Der ultimative Leitfaden für virtuelle Veranstaltungen in 2024

Mit der endgültigen Rückkehr von Präsenzevents zwei Jahre nach der Pandemie scheinen virtuelle Veranstaltungen in Vergessenheit geraten zu sein. Doch der Schein trügt. Nach wie vor setzen erfolgreiche Veranstalter, wie zum Beispiel die OMR, auf Elemente wie Livestreaming oder On-Demand-Angebote auf erfolgreiche Elemente virtueller Veranstaltungen. Das Faszinierende dabei: Kaum einer nimmt Veranstaltungen wie die OMR als virtuelles Event wahr und konsumiert dennoch zugleich wie selbstverständlich die Streamings und Aufzeichnungen.  

Wollen Sie erfolgreich virtuelle Veranstaltungen durchführen, egal ob in Reinform, ob als echtes Hybrid-Event oder lediglich als Livestream, müssen Sie diese ebenso wie Ihre Präsenzevents sorgfältig planen und durchführen. Wie Ihnen das gelingt, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.  

Was ist eine virtuelle Veranstaltung? 

Vermutlich haben auch Sie während der Pandemie an zahlreichen virtuellen Veranstaltungen teilgenommen und selbst welche organisiert. Deshalb definieren wir nur kurz: Eine virtuelle Veranstaltung ist eine Veranstaltung, bei der die Teilnehmenden die Veranstaltung und ihre Inhalte online erleben, statt sich persönlich zu treffen. 

4 Typen virtueller Veranstaltungen 

 Virtuelle Events sind weiterhin ein wichtiger Bestandteil Ihrer Jahresplanung. Dabei sind virtuelle Veranstaltungen kein Ersatz für Präsenzevents, sondern eine Ergänzung und Bereicherung für Ihr gesamtes Jahres-Eventprogramm.  

1. Webinare 

Webinare dauern in der Regel zwischen 45 und 80 Minuten. Dank der virtuellen Durchführung von Webinaren können Teilnehmende aus der ganzen Welt teilnehmen und den Inhalten von einem oder mehreren Sprechern folgen. Sie als Unternehmen können die Webinare kostenfrei oder kostenpflichtig anbieten. Für Webinare nutzen Veranstaltende in der Regel Videokonferenz-Tools, mit denen die Speaker:innen live präsentieren oder ein zuvor aufgezeichnetes Video zeigen können. Oftmals ermöglichen Videokonferenz-Tools Fragen und Antworten und eine Option, das Webinar im Nachhinein als On-Demand anzubieten.  Webinare eignen sich hervorragend für die Wissensvermittlung – für interne und externe Schulungen. 

2. Virtuelle Konferenzen 

Ähnlich wie Präsenz-Konferenzen basieren auch virtuelle Konferenzen auf einem komplexen Live-Programm, das Keynotes, Sessions, Breakouts und vieles mehr umfasst. Virtuelle Konferenzen umfassen mehrere Sessions und können Tools zur Einbindung der Community beinhalten. Virtuelle Konferenzen sind zwar in Bezug auf die Gewinnung von Leads und das Networking meist nicht so effektiv wie Veranstaltungen in Präsenz, ermöglichen es den Teilnehmenden jedoch, Keynotes in Echtzeit zu sehen, ihre eigene Agenda live oder On-Demand zusammenzustellen und mit anderen Teilnehmenden zu interagieren. 

3. Interne Hybrid-Veranstaltungen 

Dies sind Mitarbeiterversammlungen, Sales Kick-Offs, Schulungen, Abteilungsbesprechungen und mehr. Organisationen, die sich über Länder oder sogar Kontinente erstrecken, nutzen interne Hybrid-Events beispielsweise, um eine Botschaft an das gesamte Unternehmen zu übermitteln. Das ist besonders dann vorteilhaft, wenn die Mitarbeitenden nicht alle am selben Ort versammelt sein können – aus Kosten-, Zeit- oder organisatorischen Gründen. Daher ist die Durchführung von Veranstaltungen, die teils persönlich und teils virtuell sind, in Zeiten von Kostendruck, knappen Budgets und Nachhaltigkeit eine gute Alternative.  

4. Externe Hybrid-Veranstaltungen 

Diese Veranstaltungen sind für Personen außerhalb Ihres Unternehmens gedacht. Dabei kann es sich um Anwender- oder Branchenkonferenzen handeln. Diese Veranstaltungen erfordern ein höheres Maß an Videoproduktion, damit die virtuellen Teilnehmenden eine ähnliche Qualität wie die Teilnehmenden vor Ort erhalten. Diese Veranstaltungen ermöglichen es auch Teilnehmenden, die nicht zu der Veranstaltung reisen können, teilzunehmen und sich weiterzubilden. Es ist eine Herausforderung, bei externen hybriden Veranstaltungen allen Personen ein gleichwertiges Erlebnis zu bieten. Schließlich können die Teilnehmenden vor Ort freier netzwerken und sich leichter mit den Inhalten auseinandersetzen als die Teilnehmenden, die virtuell dabei sind. 

Warum führt man virtuelle Veranstaltungenn durch? 

Virtuelle Veranstaltungen werden aus denselben Gründen durchgeführt wie Präsenzveranstaltungen: Sie sollen die Botschaft Ihres Unternehmens vermitteln und so die Anzahl der Leads und damit auch die Umsätze steigern. Sie sollen die Akzeptanz zu bestimmten Produkten oder Services erhöhen und die Loyalität gegenüber Ihrer Marke steigern. Marketingexperten und Eventplaner:innen haben seit Jahren die Wahl zwischen virtuellen, hybriden und Präsenzveranstaltungen und jede Form von Veranstaltung hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. Ein Webinar beispielsweise hat den Vorteil, ein großes Publikum zu erreichen und so Schulungen oder andere Inhalte einer Vielzahl von Menschen zu vermitteln. Demgegenüber ist beispielsweise eine Anwenderkonferenz oder ein regionales Schulungsprogramm darauf ausgelegt, persönliche 1:1-Interaktionen zu schaffen. Dies wird in Präsenz deutlich verstärkt.  

Bei der Entscheidung, ob Sie Ihre Veranstaltung virtuell durchführen wollen oder nicht, sollten Sie sich überlegen, was Sie sich von der Veranstaltung erhoffen und wie gut Sie diese Ziele virtuell im Vergleich zu einer klassischen Präsenzveranstaltung erreichen können. 

Hier sind einige Gründe, die für eine virtuelle Veranstaltung sprechen: 

• Zugang und Reichweite: Selbst wenn Ihre Veranstaltung in Präsenz stattfinden, so ermöglicht die virtuelle Option, auch die Teilnahme von Personen, die nicht persönlich anwesend sein können. 
• Budget: Ihr Unternehmen muss Kosten einsparen? Führen Sie kleinere Veranstaltungen und Webinare virtuell durch, können Sie Budget in die größte Veranstaltung des Jahres stecken. Es ist auch hilfreich, eine virtuelle oder hybride Option anzubieten, wenn das Reisebudget der Teilnehmenden ein Problem darstellen könnte oder wenn Sie als Veranstalter:in selbst für Speaker und andere Beteiligte ein geringes Budget haben.  
• Es gibt keine andere Möglichkeit: Aufgrund von extremen Wetterbedingungen, Reiseverboten oder höherer Gewalt sind Sie gezwungen, Ihre Präsenzveranstaltung virtuell durchzuführen oder ganz abzusagen. 

Präsenz oder virtuell - auf die Grundlagen kommt es an 

Bei jeder Veranstaltungsplanung kommt es auf das Wesentliche an. Alle Veranstaltungen, ob physisch oder virtuell, sind ein Teil Ihres Marketing-Mix.  Denken Sie über Ihre Präsenz- und Online-Events ganzheitlich nach. Denn Ihre Kunden und Interessenten werden sowohl an Ihren physischen als auch an Ihren virtuellen Veranstaltungen teilnehmen. All Ihre Veranstaltungen zielen darauf ab, Ihre Zielgruppen zu erreichen und zu binden und Ihnen ein umfassendes Bild über Ihre Zielgruppe und sogar über jede einzelne Person zu ermöglichen. Virtuelle Veranstaltungen sollten Sie also nicht isoliert von den übrigen Events durchführen. Sie müssen in Ihr gesamtes Eventprogramm integrieren. 

Grundlagen der Veranstaltungsplanung 

• Virtuelle Veranstaltungen brauchen ein gutes Marketing – ganz so wie bei den Präsenzveranstaltungen. Ohne gezielte, effektive Werbung sinkt die Teilnehmerzahl. 
• Inhalt ist das A und O. In einer virtuellen Umgebung ist Ihr Inhalt Ihre Veranstaltung. Aussagekräftige Keynotes und ansprechende, auf die Teilnehmenden zugeschnittene Sessions sind entscheidend. 
• Allein am Rechner muss nicht gleichbedeutend mit Einsamkeit sein. Binden Sie die virtuellen Teilnehmenden ein. Bieten Sie Optionen an, die für jeden Teilnehmertyp relevant sind und nutzen Sie Online-Event-Guides für virtuelle Veranstaltungen. 
• Daten sind der einzige Weg, den Erfolg einer Veranstaltung nachzuweisen. Messen Sie das Engagement und erfassen Sie die Teilnehmerdaten, können Sie den ROI Ihrer Veranstaltung zuweisen und zugleich die Buyers Journey jedes einzelnen Teilnehmers und jeder einzelnen Teilnehmerin aktivieren. 

Präsenzveranstaltungen und virtuelle Veranstaltungen
sind nicht dasselbe 

Virtuelle Veranstaltungen haben Limitierungen, die Präsenzveranstaltungen nicht haben. Während physische Veranstaltungen Teilnehmende mit Networking anlocken können, müssen sich virtuelle Veranstaltungen auf Inhalte verlassen. Marketers und Planer:innen müssen Inhalte vermarkten, die die beste Resonanz erzielen. Und bei virtuellen Veranstaltungen müssen die Planer:innen entscheiden, wie sie die Inhalte bereitstellen wollen.  

Bei Präsenzveranstaltungen werden oft Breakout-Sessions und mehrere Inhaltsoptionen gleichzeitig angeboten. Planen Sie hingegen eine virtuelle Veranstaltung, müssen Sie entscheiden. Soll es ebenfalls mehrere Inhaltsoptionen gleichzeitig geben oder bieten Sie mehrere einzelne Inhaltserlebnisse an? Darüber hinaus ist es schwieriger, die Teilnehmenden in und durch virtuelle Meetings an sich zu binden. Daher erfordern virtuelle Veranstaltungen mehr Kreativität und den gezielten Einsatz von Event-Tech wie mobile Event-Apps oder integrierte Votingfunktionen in einer Online-Event-Plattform. 

Vermutlich haben Sie es selbst schon als Planer:in erlebt: Bei virtuellen Veranstaltungen leidet das persönliche Engagement der Teilnehmenden. Die Vernetzung der Teilnehmenden untereinander ist nicht so leicht und unkompliziert möglich. Verkaufsgespräche müssen oft im Nachhinein stattfinden, wobei die auf einer virtuellen Veranstaltung gesammelten Daten eher genutzt werden als die vor Ort gewonnenen Kontakte. Führen Sie Ihre Konferenz virtuell durch, ist es schwieriger, in den darauffolgenden Tagen ein 1:1 Meeting mit einem Sales-Experten oder einer -Expertin zu vereinbaren als dies bei Präsenzveranstaltungen der Fall ist. Nach einer virtuellen Veranstaltung muss die Nachbereitung schneller erfolgen als bei einem Präsenz-Event.  

Hierbei helfen Ihnen die online gewonnenen Daten weiter, damit Sie die Nachbereitung muss schnell und zielgerichtet umsetzen können. Virtuelle Veranstaltungen werden vermutlich nie das gleiche Maß an persönlicher Interaktion bieten können wie Präsenzveranstaltungen. Dennoch gibt es Möglichkeiten, virtuelle Veranstaltungen erfolgreich zu gestalten, aber sie erfordern eine sorgfältige Planung, gute Daten und Flexibilität. 

Elemente einer virtuellen Veranstaltung 

Eine virtuelle Veranstaltung basiert auf Inhalten, der Einbindung der Teilnehmenden und Daten. Obwohl virtuelle Veranstaltungen kein Catering benötigen, bestehen sie aus vielen der gleichen Elemente wie jede andere Art von Veranstaltung. Die Qualität der Videoproduktion und Event-Technologie spielen eine wichtige Rolle, ebenso wie die Website mit der Event-Agenda und den Inhalten. Hier sind die Elemente, aus denen sich eine virtuelle Veranstaltung zusammensetzt: 

• Website der Veranstaltung 
• Registrierung für die Veranstaltung 
• Inhalt der Live-Präsentation 
• Live-Audio/Video  
• Frage- und Antwort-Runden 
• Live-Abstimmung 
• Notizen und Favoritenfolien 
• Aufgezeichnete Inhalte 
• Interaktive Breakout-Sessions 
• Feedback-Umfragen 

Event-Tech, die Sie für eine virtuelle Veranstaltung benötigen 

Virtuelle Veranstaltungen sind auf Technologie angewiesen. Ohne den Einsatz von Computern und mobilen Geräten wäre die Teilnahme an solchen Veranstaltungen nicht möglich. Aber die Technologie für virtuelle Veranstaltungen umfasst mehr als nur Videokonferenz-Tools. Genau wie bei einer Präsenzveranstaltung profitieren Sie bei virtuellen Events von einer kompletten Event-Management-Plattform, die Sie bei der Werbung, Durchführung und Verwaltung Ihrer Veranstaltung unterstützt. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten technischen Hilfsmittel, die Sie bei Ihrer virtuellen Veranstaltung einsetzen sollten. 

Veranstaltungs-Website 

Ihre Veranstaltungs-Website dient der Werbung. Sie dient demselben Zweck, unabhängig davon, ob es sich um eine virtuelle oder Präsenzveranstaltung handelt. Ihre Veranstaltungs-Website ist Ihr wichtigstes Werbeinstrument, um Interssenten:innen anzulocken, neugierig zu machen und sie zur Anmeldung für die Veranstaltung zu bewegen. Ihre Veranstaltungs-Website sollte den Wert Ihrer virtuellen Veranstaltung klar herausstellen, den Zeitplan der Veranstaltung enthalten, die Redner und die Rednerinnen vorstellen, häufig gestellte Fragen (FAQ) enthalten und potenzielle Teilnehmende auf die Anmeldung verweisen. 

Registrierung 

Die Registrierung ist Ihr erstes Instrument zur Datenerfassung und entscheidend für Ihre Veranstaltung. Registrierungs-Tools ermöglichen es den Teilnehmenden, sich für virtuelle Veranstaltungen zu registrieren, Präferenzen und persönliche Informationen zu übermitteln und gegebenenfalls Zahlungen zu leisten. Ein gutes Online-Registrierungstool ermöglicht Ihren Teilnehmenden eine einfache Registrierung und liefert Ihnen als Planer oder Marketingexperten die Daten, die Sie für die Planung einer großartigen Veranstaltung und den Nachweis des Erfolgs Ihrer Veranstaltung benötigen. 

E-Mail-Marketing 

E-Mail-Marketing kann die Nachfrage nach einer Veranstaltung ankurbeln und die Zahl der Anmeldungen erhöhen. Über E-Mail-Marketing können Sie die Teilnehmenden vor der  Veranstaltung auf dem Laufenden halten, schon im Vorfeld Ihrer virtuellen Veranstaltung einbinden sowie für Feedback-Umfragen nutzen. E-Mail ist noch immer der beste Weg, um mit den Teilnehmenden in allen Phasen der Veranstaltung zu kommunizieren. Verwenden Sie ein E-Mail-Marketing-Tool, das personalisierte und automatisierte E-Mails in Ihrer CI versendet und Ihnen wertvolle Informationen über Öffnungs- und Klickraten liefert. 

Online-Event-Guide und mobile Event-App 

Der Online-Event-Guide und eine mobile Event-App sind wichtige Elemente von Event-Tech für virtuelle Veranstaltungen und bilden die Basis für die Teilnehmenden während der Veranstaltung. Es mag Sie überraschen, aber mobile Event-Apps sind für Präsenzveranstaltungen genauso wichtig wie für virtuelle Events. Diese Tools funktionieren auf mobilen Geräten und Webbrowsern und sind die wichtigste Informationsquelle für Ihre Teilnehmenden. Agenden mit Links zu den Sessions machen die Inhalte für die Teilnehmenden greifbar. Hier können Ihre Teilnehmenden auswählen, welche Session sie in ihre Agenda aufnehmen möchten. Das bedeutet auch, dass Sie als Planer:in die Daten über die Beliebtheit der Sessions und das Engagement der Teilnehmenden sammeln können. Diese Tools verbinden die Teilnehmenden miteinander und bieten Messaging-Tools, die es den Teilnehmenden ermöglichen, sich virtuell zu vernetzen und Kontakte zu pflegen. 

Veranstaltungs-Feedback 

Veranstaltungs-Feedback ist für virtuelle Veranstaltungen von entscheidender Bedeutung. Denn Sie als Planer:in haben nicht die Möglichkeit, die Reaktionen der Teilnehmenden vor Ort anhand von Äußerungen oder verbalem Feedback zu beurteilen. Verwenden Sie daher Event-Feedback-Tools und sammeln so mithilfe von Umfragen nach der Veranstaltung Feedback ein. Dieses können Sie als Nachweis für den Erfolg der Veranstaltung verwenden. Darüber hinaus können Sie das Event-Feedback zur Qualifizierung virtueller Leads und deren Weiterleitung an Ihren Vertrieb nutzen. 

Integrationen zu anderen Tools und Systemen 

Integrationen stellen sicher, dass wichtige Registrierungs- und Teilnehmerdaten zwischen Ihrer Registrierungslösung und Ihrer Online-Event-Plattform ausgetauscht werden. Außerdem können Sie diese Daten in Ihre Marketingautomatisierungs- und CRM-Systeme fließen lassen. Nutzen Sie Integrationen, um Ihre Teilnehmerdaten an einem Ort zu speichern, damit Sie schneller auf Leads zugreifen und wichtige Erkenntnisse aus Veranstaltungen, wie z. B. die Teilnahme an Sessions und das Engagement, analysieren können. 

Die Grundlagen: Wie Sie eine virtuelle Veranstaltung durchführen 

Der Planungsprozess ist dem jeder anderen Veranstaltung sehr ähnlich. Genauso wie Sie sich bei der Planung einer Präsenzveranstaltung in die Lage Ihrer Teilnehmenden versetzen, sollten Sie dies auch bei einer virtuellen Veranstaltung tun. Sie würden die Teilnehmenden nicht länger als zwei Stunden am Stück auf ihren Plätzen halten – und das gilt auch für virtuelle Veranstaltungen. Virtuelle Events mögen sich anders anfühlen, aber je mehr Sie sie wie eine Präsenzveranstaltung behandeln, desto besser. 

Fragen, die Sie bei der Planung einer virtuellen Veranstaltung stellen sollten 

• Werden die Inhalte live, On-Demand oder in einem Mix präsentiert? 
• Haben Sie einen Leitfaden für die Teilnehmenden erstellt, der erklärt, wie man die wichtigsten Elemente der Event-Plattform bedient?  
• Welches sind die KPIs Ihrer Veranstaltung? Wenn Sie sich weniger auf Leads konzentrieren, können Sie sich mehr auf Ziele rund um die Sessionregistrierung und Feedback-Umfragen fokussieren. 
• Was passiert, wenn Sie Probleme mit der Verbindung haben? 
• Soll das virtuelle Event kostenfrei oder kostenpflichtig sein?  
• Wie lange werden die On-Demand-Angebote verfügbar sein? 
• Wie lang sollen die Sessions sein?  
• Mit welchen Tools können sich die Teilnehmenden vernetzen und Termine vereinbaren? 

Vorbereitung der Teilnehmer auf virtuelle Veranstaltungen 

Auch wenn es so scheint, als könnten heute alle selbstverständlich sich in Plattformen oder Videokonferenz-Tools einloggen und diese bedienen, kenn Technologie im Spiel ist, kann es zu Fehlern kommen. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Teilnehmenden digital versiert sind. Am besten erstellen Sie vor der Veranstaltung einen Leitfaden für die Teilnehmenden, der erklärt, wie sie auf die Veranstaltung, die Sessions und vieles mehr zugreifen können. Noch besser ist es, wenn Sie den Teilnehmenden die Möglichkeit geben, das Navigieren und Bedienen Ihrer Plattform zu testen, bevor die Veranstaltung beginnt. Dadurch mindern Sie den Stress der Teilnehme sowie die Flut der Fragen am ersten Tag der Veranstaltung. Das verbessert das Teilnahme-Erlebnis Ihrer Teilnehmenden deutlich. Dieser Leitfaden muss keineswegs altbacken und könnte z.B. ein gut gemachtes, unterhaltsames Video sein. Dies könnte zum Beispiel Ihr Moderator oder Ihre Moderatorin für Sie entwickeln und produzieren. 

Teilnehmer-Engagement bei virtuellen Veranstaltungen 

Präsenzveranstaltungen sind auf Interaktion und Engagement ausgelegt. Von der Vernetzung der Teilnehmenden beim Get-together über Einzelgespräche bis hin zu Live Q&A-Sessions beziehen diese Veranstaltungen die Teilnehmenden mit ein, statt sie stundenlang sitzen zu lassen und Inhalte zu vermitteln. Hartnäckig hält sich der Mythos, dass virtuelle Veranstaltungen keine Möglichkeit zur Einbindung bieten. Doch auch bei virtuellen Keynotes können Sie Live-Umfragen einsetzen und die Teilnehmenden einbinden. Sessions können immer noch Live-Q&A-Runden beinhalten. Mit Messaging-Funktionen in einer mobilen 

Event-App können sich die Teilnehmenden virtuell treffen und Termine vereinbaren. Und wie immer bei jeder Präsenzveranstaltung sind die sozialen Medien ein hervorragendes Instrument zur Einbindung der Teilnehmer. Verwenden Sie einen Event-Hashtags oder lassen Sie die Teilnehmenden Bilder vom virtuellen Event posten – so können die Teilnehmenden das Gefühl bekommen, Teil einer Community zu sein. 

Vernetzung und Kontaktaufnahme während virtueller Veranstaltungen 

Nur weil sich die Teilnehmenden bei einer virtuellen Veranstaltung nicht die Hände schütteln können, heißt das nicht, dass es keine Gelegenheit zum Networking gibt. Eine mobile Event-App, ob auf dem Smartphone oder im Webbrowser, kann die Teilnehmenden miteinander verbinden und ein Nachrichtensystem bereitstellen. Sobald sich die Teilnehmenden über die App verbunden haben, können sie persönliche Termine untereinander, mit Ausstellern oder Sponsoren vereinbaren. Erwägen Sie eine spezielle Networking-Zeit, um die Teilnehmenden zu ermutigen, sich zu treffen. Bringen Sie anhand der Anmeldedaten Teilnehmende mit ähnlichen Interessen in Verbindung und richten Sie Gruppenchats und Breakouts ein. Erleichtern Sie das Networking durch Videocalls, Chatgruppen und Verabredungen. 

Daten von virtuellen Veranstaltungen 

Die verfügbaren Daten von Präsenz-Events unterscheiden sich zu den Daten der virtuellen Veranstaltungen. Dennoch können Sie Daten vor, während und nach der Veranstaltung sammeln und darüber Leads qualifizieren, den Erfolg der Veranstaltung belegen und die Veranstaltung für das nächste Jahr verbessern. 

Bei virtuellen Veranstaltungen gesammelte Daten 

• Anzahl der Anmeldungen 
• Demografische Informationen zu den Teilnehmenden 
• Session-Registrierungen 
• E-Mail-Öffnungs- und Klickraten 
• Umfrageergebnisse nach der Veranstaltung  
• Anzahl der Leads 
• Kaufinteresse 
• Session-Bewertungen und Feedback 
• Engagement und Reichweite in den sozialen Medien 

Nachweis des Erfolgs virtueller Veranstaltungen 

Der Erfolg einer virtuellen Veranstaltung hängt davon ab, ob  

• die Ziele der Veranstaltung mit den Unternehmenszielen übereinstimmen,  
• vor der Veranstaltung wichtige Erfolgs-Indikatoren definiert wurden,  
• nach der Veranstaltung die Daten analysiert und die Erkenntnisse überprüft werden. 

Der Nachweis des ROI einer Veranstaltung erfordert eine Analyse von Kosten und Nutzen. Die Kosten werden als direkte Kosten, indirekte Ausgaben und Opportunitätskosten ausgedrückt. Der Nutzen bezieht sich auf den direkten Umsatz, den zugeordneten Umsatz, die zugeordnete Sales-Pipeline, den Markenwert und den Wissensaustausch. Indem Sie die bei virtuellen Veranstaltungen gesammelten Daten nutzen, um Kosten und Nutzen abzuwägen, können Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung nachweisen. Legen Sie Ihre Erfolgskennzahlen für die Veranstaltung vor Beginn der Veranstaltung fest. Nehmen Sie sich nach der Veranstaltung Zeit, um herauszufinden, ob die Veranstaltung auf der Basis Ihrer Resultate erfolgreich war und wie Sie sie in Zukunft verbessern können. 

Wie Sie Ihre Präsenzveranstaltung in letzter Minute
in eine virtuelle Veranstaltung umwandeln 

Es kann vorkommen, dass Sie Ihre Präsenzveranstaltung in letzter Minute entweder verschieben, absagen oder virtuell gestalten müssen. Das ist gar nicht so schwer. Vorausgesetzt, Sie haben die richtige Infrastruktur. Die Organisation von Reisen, Unterkünften, Verpflegung und anderen Aspekten sind zwar mühsam, aber die Verlagerung des Inhalts von einer Präsenz- auf eine virtuelle Veranstaltung ist nicht so schwierig, wie Sie vielleicht denken oder aus Pandemie-Zeiten in Erinnerung haben. Schließlich sind heute alle - auch Ihre Dienstleister und die Technologie-Plattformen - sehr geübt in der Durchführung virtueller Veranstaltungen.

Fragen, die Sie sich vor der Umstellung auf eine virtuelle Veranstaltung stellen sollten 

• Lässt sich Ihre Agenda auf eine virtuelle Veranstaltung übertragen oder ist eine Präsenzveranstaltung erforderlich? 
• Wie werden Sie die Teilnahmen erfassen? 
• Verfügt Ihr Unternehmen über eine Lösung für virtuelle Events? 
• Verfügt Ihr Unternehmen über Mitarbeitende, die Event-Technologie einrichten und bedienen können? 
• Können Sie die Bandbreite für die gewünschte Teilnehmerzahl bewältigen?  
• Verfügen Ihre Teilnehmenden über alle Voraussetzungen, die sie für die virtuelle Teilnahme benötigen? 

Auf eine virtuelle Veranstaltung wechseln 

• Aktualisieren Sie die Veranstaltungswebsite und informieren Sie die Teilnehmenden per E-Mail über den Wechsel auf eine virtuelle Veranstaltung und den Grund für diese Änderung.  
• Geben Sie den Teilnehmenden einen Leitfaden an die Hand, wie sie virtuell an der Veranstaltung teilnehmen können. 
• Fügen Sie in der Agenda Links zur Session-Aufzeichnung oder Live-Übertragung hinzu. 

Virtuelle Veranstaltungen als Teil Ihres Jahres-Eventprogramms 

Abschließend lässt sich sagen, dass es eine gute Idee ist, virtuelle Veranstaltungen als eine wichtige digitale Strategie in Ihr Jahres-Eventprogramm aufzunehmen. Wir wissen zwar, dass virtuelle Veranstaltungen nicht die gleiche Wirkung haben wie Präsenz-Interaktionen. Doch manchmal ist es notwendig oder smart, eine Veranstaltung virtuell durchzuführen. Wenn Sie über einen Plan und die richtige Event-Technologie verfügen, können Sie sich darauf verlassen, dass der Wechsel auf die virtuelle Variante eine Alternative ist, auf die Sie vertrauen können und die den Teilnehmenen die ansprechenden und informativen Erlebnisse bietet.