03.05.2022
von Milind Singh

Die ersten großen Messen und Events werden auch in Deutschland mit Beginn des Jahres 2022 erneut abgesagt oder verschoben. Was auf der einen Seite sehr ärgerlich, mit finanziellen Verlusten und auch Ängsten verbunden ist, ist auf der anderen Seite zugleich eine Chance. Eine, die Sie nutzen können, um sich bereits heute auf den Re-Start von Präsenzevents vorzubereiten. Woran Sie dabei unbedingt denken sollten, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Eventziele – legen Sie diese smart fest

Wir wissen, wie schwer es manchmal sein kann, das Ziel eines Events festzulegen. Nicht selten erhalten Eventplaner auf die Frage, was das Eventziel sein soll, eine unverständliche Antwort. Der Klassiker: “Das machen wir jedes Jahr. Warum fragen Sie das überhaupt?”. Doch lassen Sie sich davon nicht einschüchtern. Wenn es intern oder von Ihrem externen Auftraggeber keine klare Antwort gibt, definieren Sie selbst Ihre Ziele. Achten Sie dabei darauf, dass diese SMART sind. Das bedeutet, sie müssen:

  • spezifisch,
  • messbar,
  • erreichbar,
  • realistisch und
  • terminiert sein.

Neben den klar messbaren Zielen wie “Wir wollen mit unserem Event 1.000 Anmeldungen generieren, wovon 700 Personen tatsächlich teilnehmen sollen” sollten Sie auch die weichen Faktoren und Wirkungen Ihres Events berücksichtigen. Dazu gehört beispielsweise die gesteigerte Reichweite Ihrer Marke, das verbesserte Image oder die gestärkte Community rund um Ihr Event bzw. Ihre Angebote. Manches davon lässt sich kaum in Zahlen ausdrücken.

Hinterfragen Sie in der Zeit vor dem Re-Start Ihre bisherigen Eventziele oder das bisher Erreichte. Sind die Anmeldezahlen für Sie wirklich der richtige Gradmesser? Oder wäre es besser, Sie würden messen, wie viele Interaktionen auf Ihrem Event stattgefunden haben? Oder wie viele Leads Sie generieren konnten? Oder, oder … oder. Es gibt vieles, das für Sie wichtig und daher mit dem Event verfolgbar sein sollte. Was das ist, genau darüber sollten Sie sich jetzt Gedanken machen.

Das richtige Eventkonzept

Abgeleitet aus Ihrem neu durchdachten Eventziel kann es sein, dass Ihr altes Eventkonzept nicht mehr zu den neuen Anforderungen passt. Vielleicht war es vor der Pandemie erstrebenswert, möglichst viele Teilnehmer zu gewinnen. Und vielleicht war das auch der Maßstab, an dem Sie gemessen wurden. Doch es könnte sein, dass Sie heute vielmehr die richtigen Personen auf Ihr Event locken wollen. Ganz unabhängig von irgendwelchen Erfolgsmeldungen in der Presse oder in Ihrer Branche. Vielleicht sind 50 Prozent der bisherigen Teilnehmerzahl genauso gut, wenn Sie eine höhere Qualität der Teilnehmer erreichen. Beispielsweise, weil diese über Entscheidungsbefugnis verfügen, oder weil sie sich in partizipativen Formaten mehr engagieren, oder weil sie Ihr Event stärker in die Öffentlichkeit tragen. Was auch immer Sie verfolgen, Sie brauchen ein passendes Eventkonzept dafür.

Wer die Qualität seiner Teilnehmer steigern will, muss alle Aspekte des Events hinterfragen. Zum Beispiel könnten Sie:

  • ganz andere Botschaften über Ihr Marketingteam senden,
  • eine neue Preisstruktur aufsetzen, die vor allem Ihre Wunschkunden anzieht und gegenüber “Mitläufern” eher abschreckend wirkt,
  • neue Matchmaking-Formate und Tools einsetzen, damit sich auf Ihrem Event die richtigen Personen ganz gezielt treffen, statt zufällig und damit weniger oft,
  • das Level der Themen in Vorträgen hinterfragen und somit eher die Fortgeschrittenen oder eben die Einsteiger ansprechen – je nach Eventziel,
  • bestimmte Personengruppen von Ihrem Event ausschließen, wenn diese nicht ins Kernkonzept passen – z.B. durch Vorlage von Nachweisen.

Diese Liste liesse sich beliebig erweitern und Sie ahnen vermutlich bereits, worauf wir hinaus wollen. Schauen Sie sich Ihr Eventkonzept noch einmal genau an und passen Sie es an. Sie müssen kein Event kreieren, das allen gefällt. Es reicht, wenn sich die Richtigen angesprochen fühlen.

Für jeden etwas – sprechen Sie die unterschiedlichen Personas an

Menschen sind verschieden. Sowohl mit Blick auf ihre Charaktere, Vorlieben und Ansprüche an Events als auch mit Blick auf die Personas im Rahmen Ihrer Zielgruppen-Analyse. Die Zeiten, in denen Sie ein Event für alle anbieten konnten und alle damit zufrieden waren, sind vorbei. Sie brauchen unterschiedliche Angebote für die unterschiedlichen Personas und für die unterschiedlichen Charaktere auf Ihrem Event. Es gibt Menschen, die mögen die Interaktion während des Events und lieben das Networking mit anderen. Wiederum andere jedoch wollen genau das Gegenteil: Den Vorträgen aufmerksam lauschen und sich nicht mit so vielen Fremden unterhalten müssen. Achten Sie daher darauf, dass es für jeden etwas gibt.

Praxistipp: Es gibt durchaus Menschen, die auf einem Event zunächst einmal ankommen und konsumieren wollen und später bereit sind fürs Networking. Interaktive Eventformate bieten sich für diese Personen also mit fortgeschrittener Event-Agenda an. Demgegenüber kann es gerade für Erst-Teilnehmer ermutigend sein, wenn es gleich zu Beginn des Events eine auf sie zugeschnittene “First-Timer-Attendee-Session” gibt.

Rechtzeitig Personal sichern – intern und extern

Die Eventbranche kämpft, verstärkt durch die Corona-Pandemie, ähnlich wie die Hotellerie oder die Gastronomie mit einem stärker werdenden Personalmangel. Auf allen Qualifikationsebenen fehlt Personal – egal ob der erfahrene Senior-Projektleiter oder die früher kurzfristig buchbaren Personen für Catering, Garderoben oder Technik. Viele von ihnen werden vermutlich nicht zurückkehren. Außerdem sind derzeit zahlreiche Jobs durch das Auslaufen des Kurzarbeitergeldes bedroht. Was das für Sie bedeutet? Sichern Sie sich rechtzeitig Ihr Personal – sowohl intern als auch extern. Wir kennen Eventagenturen, die jetzt Personal fest einstellen, auch mit dem Risiko, dass sie dies im Frühjahr nicht voll auslasten können. Ihr Ziel lautet einzig und allein, die Sicherung der Ressourcen für den Re-Start.

Übrigens: Manch ein Audio-Video-Dienstleister spürt heute bereits eine enorme Nachfrage für Präsenzevents ab April/Mai 2022. Wollen Sie noch einen AV-Dienstleister beauftragen, egal ob für ein Event vor Ort oder für das Streaming, sollten Sie sich mit Anfragen, Gesprächen und Absprachen beeilen.

Effiziente Prozesse definieren und durch digitale Lösungen unterstützen

Je unsicherer die Zeiten, je flexibler und kurzfristiger Sie planen müssen und je kurzfristiger sich Event-Teilnehmer entscheiden, umso mehr brauchen Sie effiziente Prozesse und digitale Lösungen, die Sie dabei unterstützen. Wer in einer Zeit der Personalknappheit jede Teilnehmerliste aufwändig bearbeiten und hin- und hersenden oder importieren und exportieren muss, vergeudet viel wertvolle Zeit und Ressourcen. Sie brauchen eine Event-Registrierungslösung, die nahtlos mit Ihrer Event-Plattform, Ihrer Event-App oder Ihrem Vor Ort Check-In verbunden ist. Gleiches gilt für die Rückspiegelung der Daten während und nach Ihrem Event. Schließlich wollen Aussteller oder Ihre Sales-Kollegen möglichst in Echtzeit wissen, welcher Teilnehmer wirklich vor Ort war und was ihn interessiert hat.

Übrigens: Cvent bietet eine Event-Management-Software an, mit der Sie alle Prozesse Ihres Events aus einem einzigen Tool heraus steuern können. Aufwändige Im- und Exporte oder das Bauen von Schnittstellen gehören damit der Vergangenheit an.

Das digitale Add-On richtig planen

Teilnehmer erwarten eine digitale Verlängerung Ihres Präsenz-Events. Zu diesem Ergebnis kommen zahlreiche Studien und Trendpaper, die gerade zu Beginn des Jahres 2022 veröffentlicht wurden. Darüber hinaus stellen auch wir bei Cvent fest, dass unsere Kunden stets eine digitale Komponente für ihre Präsenzevents einplanen und ihren Teilnehmern anbieten. Es ist einfach ein Standard geworden. Ein Muss für jedes Event.

Wie Sie Ihr Präsenzevent digital verlängern, ist jedoch noch nicht in Stein gemeißelt. Probieren Sie aus, welches Konzept, welche digitale Verlängerung, zu Ihrer Zielgruppe passt. Sie können Ihr Event in Echtzeit auch digital anbieten und so den Teilnehmern an den Bildschirmen das Gefühl geben, live dabei zu sein. Dagegen spricht, dass dies die Komplexität Ihres Events erhöht und somit auch die Kosten deutlich steigen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, dass Ihr Online-Part nur vor und nach dem Live-Event stattfindet. So können auch die Präsenzteilnehmer an den digitalen Angeboten teilnehmen. Das ist vor allem dann interessant, wenn Sie viele parallele Tracks bei Ihrem Event anbieten und wenn der Neuheitswert der Inhalte weniger zeitkritisch ist. Oder anders ausgedrückt: Ein Fußballspiel oder eine Olympiade würden Sie vermutlich immer live ins Netz übertragen. Hingegen kann die Diskussion über die neuesten Trends im Eventmarketing ruhig auch einmal zwei Tage später im Internet konsumiert werden.

Überlegen Sie sich darüber hinaus gut, wie Sie das Networking der beiden Teilnehmergruppen realisieren wollen. Nur weil es technisch möglich ist, die Online-Teilnehmer mit den Vor-Ort-Teilnehmern zu vernetzen, muss das weder sinnvoll sein noch von Ihrer Zielgruppe gefragt und angenommen werden.

Fazit

Bereiten Sie sich auf den Re-Start von Präsenzevents gut vor. Hinterfragen Sie die alten Muster, Eventziele und Konzepte. Die Welt hat sich weitergedreht und Ihre Teilnehmer haben heute andere Anforderungen an Ihre Events als noch vor der Pandemie. Da sich der Trend zu immer kürzeren und unsicheren Vorlaufzeiten weiter verstärkt, brauchen Sie außerdem effiziente Lösungen und Prozesse rund um Ihr Eventmanagement. Am besten solche, die aus einer einzigen Datenbank kommen und bei denen Sie weder mit Schnittstellen noch mit Im- oder Exports kämpfen und so wertvolle Ressourcen verschwenden.

 

Milind Singh

Milind ist Field Marketer bei Cvent und verantwortlich für die Durchführung von Kampagnen zur Markenbekanntheit und Kundenbindung für virtuelle und Live-Events von Cvent. Er ist ein Marketing-Enthusiast, der sich für interessante Moment-Marketing-Taktiken und kreative Markenkampagnen begeistert! 
Event-Engagement einfach verbessern
Event-Engagement einfach verbessern
Event-Engagement einfach verbessern

Mehr lesen

Abonnieren Sie unseren Newsletter