Back to Basics: Die Rückkehr zu Präsenz-Events

Nach der Pandemie herrschte einige Zeit lang merkliche Planungsunsicherheit in der Vranstaltungsbranche. Nun sind die Präsenz-Events endgültig zurück und die Nachfrage steigt stetig weiter. Doch sowohl das Verhalten unddie Erwartungen der Teilnehmenden wwie auch die Situation im Markt haben sich verndert. Was sollten Sie also beachten, wenn sie heute eine Präsenveranstaltung erfolgreich planen und durchführen möchten? Woran sie bei der Planung von Präsenz-Events unbdigt denken sollteen, haben wir in diesem Beitrag für Sie zusammengestellt.

Eventziele – legen Sie diese smart fest

Wir wissen, wie schwer es manchmal sein kann, das Ziel einer Prsenzveranstaltung festzulegen. Nicht selten erhalten Eventplanende auf die Frage, was das Eventziel sein soll, eine unverständliche Antwort. Der Klassiker: “Das machen wir jedes Jahr. Warum fragen Sie das überhaupt?”. Doch lassen Sie sich davon nicht einschüchtern. Wenn es intern oder von Ihrem externen Auftraggeber keine klare Antwort gibt, definieren Sie selbst Ihre Ziele. Achten Sie dabei darauf, dass diese SMART sind.

Das bedeutet, sie müssen:

• spezifisch,
• messbar,
• erreichbar,
• realistisch und
• terminiert sein.

Neben den klar messbaren Präsenz-Event-Zielen wie “Wir wollen mit unserer Veranstaltung 1.000 Anmeldungen generieren, wovon 700 Personen tatsächlich teilnehmen werden”, sollten Sie auch die weichen Faktoren und Wirkungen Ihres Events berücksichtigen. Dazu gehört beispielsweise die gesteigerte Reichweite Ihrer Marke, das verbesserte Image oder die gestärkte Community rund um Ihr Präsenz-Event bzw. Ihre Angebote. Manches davon lässt sich kaum in Zahlen ausdrücken.

Hinterfragen Sie in der Zeit vor dem Re-Start Ihre bisherigen Eventziele oder das bisher Erreichte. Sind die Anmeldezahlen für Sie wirklich der richtige Gradmesser? Oder wäre es besser, Sie würden messen, wie viele Interaktionen auf Ihrem Päsenz-Event stattgefunden haben? Oder wie viele Leads Sie generieren konnten? Oder, oder … oder. Es gibt vieles, das für Sie wichtig und daher mit der Präsenzveranstaltung messbar sein sollte. Was das ist, genau darüber sollten Sie sich jetzt Gedanken machen.

Das richtige Präsenz-Eventkonzept

Abgeleitet aus Ihrem neu durchdachten Eventziel kann es sein, dass Ihr altes Konzept für Präsenz-Events nicht mehr zu den neuen Anforderungen passt. Vielleicht war es vor der Pandemie erstrebenswert, möglichst viele Teilnehmende zu gewinnen. Und vielleicht war das auch der Maßstab, an dem Sie gemessen wurden. Doch es könnte sein, dass Sie heute vielmehr die richtigen Personen auf Ihr Präsenz-Event locken wollen. Ganz unabhängig von irgendwelchen Erfolgsmeldungen in der Presse oder in Ihrer Branche. Vielleicht sind 50 Prozent der bisherigen Teilnehmerzahl genauso gut, wenn Sie eine höhere Qualität der Teilnehmer erreichen. Beispielsweise, weil diese über Entscheidungsbefugnis verfügen, oder weil sie sich in partizipativen Formaten mehr engagieren, oder weil sie Ihre Präsenzveranstaltung stärker in die Öffentlichkeit tragen. Was auch immer Sie verfolgen, Sie brauchen ein passendes Eventkonzept dafür.

Wer die Qualität seiner Teilnehmenden steigern will, muss alle Aspekte des Präsenz-Events hinterfragen.

Zum Beispiel könnten Sie:

• ganz andere Botschaften über Ihr Marketingteam senden,
• eine neue Preisstruktur aufsetzen, die vor allem Ihre Wunschkunden anzieht und gegenüber “Mitläufern” eher abschreckend wirkt,
• neue Matchmaking-Formate und Tools einsetzen, damit sich auf Ihrem Präsenz-Event die richtigen Personen ganz gezielt treffen, statt zufällig und damit weniger oft,
• das Level der Themen in Vorträgen hinterfragen und somit eher die Fortgeschrittenen oder eben die Einsteiger ansprechen – je nach Eventziel,
• bestimmte Personengruppen von Ihrer Veranstaltung ausschließen, wenn diese nicht ins Kernkonzept passen – z.B. durch Vorlage von Nachweisen.

Diese Liste liesse sich beliebig erweitern und Sie ahnen vermutlich bereits, worauf wir hinaus wollen. Schauen Sie sich Ihr Eventkonzept noch einmal genau an und passen Sie es an. Sie müssen kein Präsenz-Event kreieren, das allen gefällt. Es reicht, wenn sich die Richtigen angesprochen fühlen.

Für jeden etwas – sprechen Sie die unterschiedlichen Personas an

Menschen sind verschieden. Sowohl mit Blick auf ihre Charaktere, Vorlieben und Ansprüche an Präsenz-Events als auch mit Blick auf die Personas im Rahmen Ihrer Zielgruppen-Analyse. Die Zeiten, in denen Sie ein Event für alle anbieten konnten und alle damit zufrieden waren, sind vorbei. Sie brauchen unterschiedliche Angebote für die unterschiedlichen Personas und für die unterschiedlichen Charaktere auf Ihrer Präsenzveranstaltung. Es gibt Menschen, die mögen die Interaktion während des Präsenz-Events und lieben das Networking mit anderen. Wiederum andere jedoch wollen genau das Gegenteil: Den Vorträgen aufmerksam lauschen und sich nicht mit so vielen Fremden unterhalten müssen. Achten Sie daher darauf, dass es für jeden etwas gibt.

Praxistipp: Es gibt durchaus Menschen, die auf einer Präsenveranstaltung zunächst einmal ankommen möchten und erst später fürs Networking bereit sind. Interaktive Präsenz-Eventformate mit fortgeschrittener Agenda bieten sich für diese Personen daher an. Demgegenüber kann es gerade für Erst-Teilnehmer ermutigend sein, wenn es gleich zu Beginn des Präsenz-Events eine auf sie zugeschnittene “First-Timer-Attendee-Session” gibt.

Rechtzeitig Personal sichern – intern und extern

Die Eventbranche kämpft, ähnlich wie die Hotellerie oder die Gastronomie nach der Pandimie weiterhin mit Personalmangel. Auf allen Qualifikationsebenen fehlt Personal – egal ob der erfahrene Senior-Projektleiter oder die früher kurzfristig buchbaren Personen für Catering, Garderoben oder Technik. Viele von ihnen werden vermutlich nicht zurückkehren. Was das für Sie bedeutet? Sichern Sie sich rechtzeitig Ihr Personal – sowohl intern als auch extern. Ihr Ziel ist die Sicherung der Ressourcen für den Re-Start bzw. die Steigeendee Anzahl an Präsenz-Events.

Effiziente Prozesse definieren und
durch digitale Lösungen unterstützen

Je unsicherer die Zeiten, je flexibler und kurzfristiger Sie planen müssen und je kurzfristiger sich Teilnehmende entscheiden, umso mehr brauchen Sie effiziente Prozesse und digitale Lösungen, die Sie dabei unterstützen. Wer in einer Zeit der Personalknappheit jede Teilnehmerliste aufwändig bearbeiten und hin- und hersenden oder importieren und exportieren muss, vergeudet viel wertvolle Zeit und Ressourcen. Sie brauchen eine Event-Registrierungslösung, die nahtlos mit Ihrer Event-Plattform, Ihrer Event-App oder Ihrem Check-In vor Ort verbunden ist. Gleiches gilt für die Rückspiegelung der Daten während und nach Ihrem Event. Schließlich wollen Aussteller oder Ihre Sales-Kollegen möglichst in Echtzeit wissen, welcher Teilnehmer wirklich vor Ort war und was ihn interessiert hat.

Die digitalen Komponenten richtig planen

Teilnehmende erwarten eine digitale Verlängerung Ihrer Präsenzveranstaltungen. Zu diesem Ergebnis kommen zahlreiche Studien. Darüber hinaus stellen auch wir bei Cvent fest, dass unsere Kunden stets eine digitale Komponente für ihre Präsenz-Events einplanen und ihren Teilnehmenden anbieten. Es ist einfach zum Standard geworden. Ein Muss für jedes Event.

Wie Sie Ihre Präsenveranstaltung digital verlängern, ist jedoch noch nicht in Stein gemeißelt. Probieren Sie aus, welches Konzept, welche digitale Verlängerung, zu Ihrer Zielgruppe passt. Sie können Ihr Präsenz-Event in Echtzeit auch digital anbieten und so den Teilnehmern an den Bildschirmen das Gefühl geben, live dabei zu sein. Dagegen spricht, dass dies die Komplexität Ihres Events erhöht und somit auch die Kosten steigen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, dass Ihr Online-Part nur vor und nach dem Präsenz-Event stattfindet. So können auch die Teilnehmenden vor Ort die digitalen Angebote nutzen. Das ist vor allem dann interessant, wenn Sie viele parallele Tracks bei Ihrem Event anbieten und wenn der Neuheitswert der Inhalte weniger zeitkritisch ist. Oder anders ausgedrückt: Ein Fußballspiel oder eine Olympiade würden Sie vermutlich immer live übertragen. Hingegen kann die Diskussion über die neuesten Trends im Eventmarketing ruhig auch einmal zwei Tage später online konsumiert werden.

Überlegen Sie sich darüber hinaus gut, wie Sie das Networking der beiden Teilnehmergruppen realisieren wollen. Nur weil es technisch möglich ist, die Online-Teilnehmer mit den Präsenz-Teilnehmern zu vernetzen, muss das weder sinnvoll sein noch von Ihrer Zielgruppe gefragt und angenommen werden.

Fazit

Bereiten Sie sich auf den Re-Start von Präsenzevents sowie die stetig stegende Nachfrage gut vor. Hinterfragen Sie die alten Muster, Eventziele und Konzepte. Ihre Teilnehmenden haben heute andere Anforderungen an Ihre Veranstaltungen. Da sich der Trend zu immer kürzeren und unsicheren Vorlaufzeiten weiter verstärkt, brauchen Sie außerdem effiziente Lösungen und Prozesse rund um Ihr Eventmanagement. Am besten solche, die aus einer einzigen Datenbank kommen und bei denen Sie weder mit Schnittstellen noch mit Im- oder Exports kämpfen und so wertvolle Ressourcen verschwenden.