02.07.2020
von Stefani Bodza

Während sich unsere Welt grundlegen in den letzten Monaten verändert hat, werden die Dinge irgendwann wieder zu einer neuen Normalität zurückkehren. Meetings- und Eventplaner werden dann vor neuen, aber nicht unüberwindlichen Herausforderungen stehen.

Wir wissen: der Wert von persönlichen Veranstaltungen ist unbestreitbar. Zwar haben virtuelle Veranstaltungen derzeit die Oberhand gewonnen, doch bieten sie nicht die gleichen Vorteile wie es persönliche Interaktionen schaffen können. Wenn die Zahl der persönlichen Veranstaltungen wieder ansteigt, müssen Eventexperten und Veranstaltungsorte vorbereitet sein. Mehr denn je muss das Wohlbefinden Ihrer Teilnehmer Ihre oberste Priorität sein. Sie müssen besonders darauf achten, dass Ihr Team die staatlichen und lokalen Vorschriften und Richtlinien befolgt, um nicht nur ein großartiges, sondern auch ein sicheres Eventerlebnis bieten zu können. Das bedeutet eine sorgfältige Planung jedes Teils des Erlebnisses vor Ort, von der Suche und Verwaltung des physischen Raums des Veranstaltungsortes bis hin zur Art und Weise, wie die Teilnehmer einchecken, sich durch Ihre Veranstaltung bewegen, Inhalte aufnehmen und sich untereinander vernetzen.

Finden Sie einen Veranstaltungsort für Ihre Events, der Ihnen die gewünschte Sicherheit bieten kann

Vergessen Sie alles, was Sie bisher über Platzbedarf zu wissen glaubten. Mit den Vorschriften zur sozialen Distanzierung ändert sich die Art und Weise, wie Sie  Kapazitäten der Veranstaltungsorte nutzen können, damit den Richtlinien entsprochen werden kann. Wenn Sie auf der Suche nach den perfekten Räumlichkeiten für Ihre Veranstaltung sind, dann müssen Sie nach einem Raum suchen, der eine viel größere Gruppe aufnehmen kann. Das wird Ihnen im Rahmen der geltenden Richtlinien einen Puffer geben. Finden Sie heraus, wie Sie Ihre Beschaffungsstrategie weiterentwickeln können.

Mit einem Sourcing-Tool für Veranstaltungsorte können Sie:

  • Ziele und Veranstaltungsorte auf Knopfdruck angezeigt bekommen
  • Ihre Auswahlmöglichkeiten in Sekunden eingrenzen
  • eRFPs im Handumdrehen verschicken
  • eRFP-Antworten effizienter auswerten
  • Auf virtuelle Besuche vor Ort in Echtzeit gehen
  • Auf einen zentralen Hub für alle Ihre Veranstaltungsdaten zugreifen

Sammeln Sie essentielle Teilnehmerinformationen

Information sind wertvoll. Nutzen Sie die Eventregistrierung als ein Werkzeug, um Teilnehmer vor dem Einchecken einer Prüfung zu unterziehen. Unabhängig davon, ob Sie die Informationen nutzen müssen oder nicht, werden sie sich im Krisenfall als nützlich entpuppen. Wenn Sie vor der Veranstaltung Fragen stellen, haben Sie dann die richtigen Informationen zur Hand, wenn Sie sie dringend brauchen, so dass Sie schnelle Entscheidungen treffen und Risiken mindern können.

Stellen Sie Fragen zur Registrierung, die es Ihnen ermöglichen:

  • Reiseziele der Teilnehmer zu identifizieren
  • Standortdaten für die Ermittlung von Kontaktpersonen aufzuzeichnen
  • Teilnehmerverfolgung mit RFID-Ausweisen zur Verwaltung sensibler Bereiche für Mitarbeiter, VIPs oder risikoreiche Teilnehmer zu nutzen

Entwerfen Sie Raumlayouts, die soziale Distanzierung ermöglichen

Verwenden Sie Tools zur Erstellung von Eventdiagrammen, um Raumlayouts zu erstellen, die den Richtlinien zur sozialen Distanzierung entsprechen. Erstellen Sie Sitzordnungen, die mehr Platz zwischen den Teilnehmern schaffen. Statt Raumlayouts mit traditionellen dicht gedrängten Reihen zu erstellen, versetzen Sie die Sitzplätze doch einfach. Mit den richtigen Werkzeugen können Sie Ihre Veranstaltung ganz einfach so gestalten, dass die Richtlinien für soziale Distanzierung und Sicherheit eingehalten werden, um sicherzustellen, dass Sie für jeden Raum die richtigen Teilnehmerkapazitäten zur Verfügung haben. Mithilfe von Diagrammwerkzeugen können Sie auch planen, wo Sie in öffentlichen Bereichen Händedesinfektionsstationen, Maskenstationen, an der Wand montierte Waschstationen und vieles mehr platzieren werden.

Bieten Sie kontaktloses Einchecken bei Veranstaltungen & Namenschild-Druck an

Vermeiden Sie beim Einchecken den Kontakt zwischen Teilnehmern und dem Personal. Mit Hilfe eines QR-Codes oder digitaler Brieftascheninformationen, die sie vor der Veranstaltung erhalten haben, können die Teilnehmer einchecken und ihren Ausweis ausdrucken, ohne einen Bildschirm zu berühren. Auf diese Weise können Sie den Kontakt auf ein Minimum reduzieren und die Gesundheit der Teilnehmer und des Personals gewähren.

Verwaltung von Raum- und Sessionkapazitäten

Die Kontrolle der Sessionteilnahme ist eine der primären Methoden, mit denen Sie die sichere Distanzierung der Teilnehmer kontrollieren können, um die Richtlinien einzuhalten. Legen Sie strenge Sessionkapazitäten fest, um sicherzustellen, dass sich nur eine gewisse Anzahl von Teilnehmern für jede Session registrieren darf.

Ermöglichen Sie es Eventplanern die Teilnahme an Sessions stets kontrollieren zu können, damit sie bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Verwenden Sie Self-Check-in-Automaten, um den Teilnehmern das kontaktlose Einchecken zu erleichtern. Prüfen Sie, wie viele Teilnehmer für jede Sessions registriert sind, und erstellen Sie das Layout für den Raum auf der Grundlage der Belegungszahlen unter Berücksichtigung der Richtlinien zur sozialen Distanzierung.  Verwenden Sie während der Veranstaltung beim Einchecken der Teilnehmer Scanner, um die Kapazitätskontrollen zu verwalten. Planer können auch Tools für das Eventmanagement verwenden, um die Anwesenheit genau zu überwachen, und gegebenfalls Räume für Sessions in der Nähe oder bei Kapazitätsengpässen zu nutzen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, dann melden Sie sich doch zu unserem Webinar Veranstaltungsorte aus der Ferne finden und gestalten an.

Schnelle und einfache Kommunikation mit Teilnehmern

Eine mobile Event-App ist ein hervorragendes Werkzeug, um schnell und effizient mit Teilnehmern zu kommunizieren. Mit einer mobilen Event-App können die Teilnehmer alle relevanten Informationen, Mitteilungen, Benachrichtigungen und Inhalte für das gesamte Event erhalten. Push-Benachrichtigungen können verwendet werden, um überfüllte Räume für beliebte Sessions zu verwalten und die Teilnehmer auf dem Laufenden zu halten, und ein dynamischer Event Guide liefert aktuelle Warnmeldungen im Zusammenhang mit Krisen oder gesundheitlichen Problemen. Wenn es um die Vernetzung geht, erleichtert eine mobile Event-App die Verbindungen zwischen den Teilnehmern und ermöglicht es ihnen gleichzeitig, durch die gemeinsame Nutzung von Kontaktinformationen eine Distanz zu wahren. Die Teilnehmer haben auch die Möglichkeit, ihr Interesse an Ausstellern und Sponsoren zu bekunden, bevor sie zur Veranstaltung kommen und Treffen vereinbaren.

Ermöglichung von sicheren Vor-Ort-Treffen zwischen Teilnehmern

Termine sind bei jeder Veranstaltung eine Selbstverständlichkeit. Um die Kapazität und die Zeitplanung der Teilnehmerinteraktionen zu verwalten, sollten Sie die Verwendung von im Voraus geplanten Terminen in Betracht ziehen. Ermöglichen Sie es Teilnehmern oder Planern, Besprechungen vor oder während der Veranstaltung zu planen, um die persönliche Interaktion zu maximieren. Die Teilnehmer müssen auch nicht vor Ort sein. Virtuelle Teilnehmer können auch Termine buchen. Mithilfe eines virtuellen Diagrammwerkzeugs können Planer die Layouts von Besprechungsräumen so anpassen, dass sie den Richtlinien zur sozialen Distanzierung entsprechen.

Berührungslose Kontaktfreigabe aktivieren

Geben Sie Teilnehmern und Sponsoren die Werkzeuge für ein sicheres Netzwerk. Mit den richtigen Tools zur Erfassung von Leads können Teilnehmer oder Sponsoren Kontaktinformationen mit einem einzigen Scan oder einer Welle eines RFID-Codierungsausweises erfassen. Auf diese Weise können die Teilnehmer Abstand halten. Sponsoren und Messestandteilnehmer lieben es, Inhalte an die Teilnehmer zu verteilen, aber statt physische Bröschüren zu verteilen, verschicken Sie Ihre Eventinhalte, um den Kontakt zu verringern und Papier zu sparen.

Informiert bleiben und stets bereit zur Anpassung sein

Bleiben Sie gut informiert, wenn sich Richtlinien und Vorschriften ändern. Es ist schwer zu sagen, was die Zukunft bringt. Diese bewährten Praktiken sind ein Anfang, werden sich aber im Laufe der Zeit ändern. Das Beste, was Meetings- und Eventplaner tun können, ist, sich weiterzubilden und flexibel zu sein. Machen Sie sich Anpassungsfähigkeit zu eigen und verlassen Sie sich auf Eventtechnologien, um Ihre Meetings und Veranstaltungen besser denn je zu gestalten.

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Stefani Bodza

Seit März 2019 unterstützt Stefani Bodza das Event Cloud Marketing Team von Cvent bei der Lead-Generierung für den europäischen Raum und ist seit Ende November 2019 die Marketing-Verantwortliche für den DACH-Markt. 

Nach Vollendung Ihres Masterstudiums in Brand Management & Marketing und Ihres CIM Marketing-Diploms, war Stefani Bodza bei Tough Mudder schon selbst auf der Eventplaner-Seite tätig.

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