In den letzten Monaten wurden die Veranstaltungsorte völlig auf den Kopf gestellt. Soziale Distanzmarkierungen, verstärkte Beschilderung, Desinfektionspunkte, Bildschirme und neu formatierte Sessionraumeinrichtungen sind nur einige der visuellen Maßnahmen, mit denen die Teilnehmer begrüßt werden, wenn sie zu Live-Meetings und Konferenzumgebungen von Angesicht zu Angesicht in ganz Europa zurückkehren.
Hinter den Kulissen mussten die Veranstaltungsorte jedoch noch viel mehr daran arbeiten, um das Vertrauen der Eventplaner zu gewinnen, die sich seit Beginn der weltweiten Coronavirus-Krise an eine Zukunft virtueller Veranstaltungen gewöhnt haben.
Eventplaner brauchen Sicherheitsgarantien und überzeugende Strategien für eine Rückkehr in den Plenarsaal oder Sessionsaal der Konferenz, und sie suchen nach Veranstaltungsorten, die ihnen diese Garantien auch bieten.
Die Zusammenarbeit zwischen Planer und Veranstaltungsort war daher noch nie wichtiger. Aber ist es fair, den Veranstaltungsort ganz in die Pflicht zu nehmen? Eventplaner haben gegenüber ihren Teilnehmern die gleiche Sorgfaltspflicht wie Veranstaltungsorte gegenüber ihren Kunden. Wer sollte also die Führung übernehmen, um die Erholung in der Tagungsbranche voranzutreiben? Und wie entwickeln sich die Gespräche zwischen Planern und Anbietern derzeit, um sich in dieser neuen Normalität zurechtzufinden?
Tatsache ist, dass der Wettlauf um Veranstaltungsräume in ganz Europa sich jetzt drastisch zugespizt hat.
Die Anzahl der verschobenen Veranstaltungen im zweiten und dritten Quartal dieses Jahres bedeutet, dass eine Umplanung wahrscheinlich zu Terminüberlastung und Engpässen um Weihnachten und die erste Hälfte des Jahres 2021 herum führen wird, da die Planer entweder die geplanten Events durch eine wohlverdiente festliche Feier ersetzen oder sie um 12 Monate verschieben und im nächsten Jahr die gleichen Termine anstreben.
Neue Regeln zur sozialen Distanzierung haben bereits zu einer Verringerung der Raumgrößen geführt, was dazu führen kann, dass Eventplaner ihre Events auf mehrere Tage aufteilen.
Was beispielsweise im April dieses Jahres eine Buchung für 200 Teilnehmer über zwei Tage war, könnte im nächsten Jahr zu einer Buchung für 50 Teilnehmer pro Tag über vier Tage im selben Monat werden.
Mehr aufeinanderfolgende Tage an Ihrem bevorzugten Veranstaltungsort oder Tagungsziel zu sichern, wird sicherlich eine Herausforderung werden, besonders wenn Sie eine exklusive Nutzung wünschen. Aber wird es bessere Angebote und einen Mehrwert von Veranstaltungsorten in verschiedenen europäischen Ländern geben, wenn der Wettbewerb um Geschäftsmöglichkeiten zunimmt?
Ich bin sicher, dass beiden empfohlen werden sollte, dass Veranstaltungsplaner und Veranstaltungsorte sofort mit der Kommunikation und den Verhandlungen beginnen sollten. Wenn Sie also Ihre Beschaffungsaktivitäten für Veranstaltungsorte noch nicht wieder aufgenommen haben, ist es jetzt an der Zeit, sich wieder in das Cvent Supplier Network einzuloggen, unsere neue Ressourcendrehscheibe "Source Safely" zu besuchen, die Grundrisse von Social Tables zu analysieren und mit Veranstaltungsorten und Hotels über Ihre Konferenz- und Tagungsanforderungen zu sprechen.
BEITRAG VON JAMIE VAUGHAN, VIZEPRÄSIDENT, EUROPEAN SALES
Jamie ist ein wahrer Vordenker im Eventtechnologie-Bereich. Er bringt eine beträchtliche Erfahrung mit der Leitung von Unternehmen und Verkaufsteams ein. So hat er viele Jahre lang SaaS- und Mobilfunkunternehmen geleitet, und diese vor allem bei der Produktvisionierung und -einführung unterstützt. Jamie kam als Vertriebsleiter für Europa zu Cvent und stieg dann schnell zum Vizepräsidenten des europäischen Vertriebs für Eventmarketing und Managementlösungen von Cvent auf. Vor Cvent arbeitete Jamie bei Glisser als Chief Commercial Officer, nachdem er mehr als zwei Jahre als Geschäftsführer für Eventbase tätig war.
