Zukunftsorientiertes Corporate Travel Management: Ihr Leitfaden für 2025

Was ist Corporate Travel Management? 

Das Corporate Travel Management umfasst die Überwachung und Organisation der Reise- und Bewirtungskosten von Mitarbeitern, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen. Es umfasst die Planung von Geschäftsreisen, wie z. B. die Gestaltung von Reiseplänen, den Kauf von Tickets und die Überprüfung von Spesenabrechnungen.  

Größere Unternehmen haben dafür oft eigene Abteilungen, während kleinere Unternehmen sich auf ihre Personal- und Buchhaltungsteams verlassen. Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, diese Aufgaben an spezialisierte Reise-Management-Unternehmen auszulagern.  

Zentrale Elemente des Corporate Travel Management 

Die Kernelemente des Corporate Travel Management drehen sich um Prozesse und Richtlinien, die darauf abzielen, alle Aspekte von Geschäftsreisen zu optimieren und zu überwachen. Diese Elemente stellen sicher, dass Reisen kostenwirksam und effizient sind und mit den Zielen und Richtlinien des Unternehmens im Einklang stehen.  

Sehen wir uns diese zentralen Komponenten genauer an:  

• Entwicklung und Einhaltung von Richtlinien: Legen Sie klare, umfassende Reiserichtlinien fest, in denen zulässige Ausgaben, bevorzugte Anbieter, Buchungsverfahren und Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften definiert sind. Diese Richtlinien helfen dabei, Erwartungen festzulegen und das Verhalten der Mitarbeiter während Geschäftsreisen zu steuern.  

• Genehmigungsprozess für Reisen: Implementieren Sie ein System zur Genehmigung von Reiseanträgen, um sicherzustellen, dass Reisen notwendig, budgetiert und auf die Geschäftsziele abgestimmt sind. Dieser Prozess umfasst häufig mehrere Genehmigungsstufen, je nach Zweck der Reise und den Kosten.  

• Buchungs- und Reservierungsmanagement: Zentralisieren oder optimieren Sie die Buchung von Flügen, Hotels, Mietwagen und anderen Dienstleistungen. Dies kann interne Ressourcen, Reisebüros für Unternehmen oder spezielle Travel-Management-Software umfassen, um die besten Preise zu erzielen und die Einhaltung der Richtlinien sicherzustellen.  

• Spesen-Management und -Erstattung: Erarbeiten Sie ein System zur Nachverfolgung, Einreichung und Erstattung von Reisekosten. Verwenden Sie eine Software für Spesenabrechnungen, um den Einreichungsprozess zu vereinfachen, Zuverlässigkeit zu gewährleisten und Aufzeichnungen für Prüfungszwecke zu führen.  

• Risikomanagement und Sorgfaltspflicht: Sorgen Sie für die Sicherheit und den Schutz reisender Mitarbeiter, indem Sie Reiserisiken bewerten, Reisende mit Informationen und Unterstützung versorgen und Notfallpläne bereithalten. Beobachten Sie globale Ereignisse und setzen Sie Sicherheitsprotokolle um.  

• Datenanalyse und Berichterstattung: Erfassen und analysieren Sie Reisedaten, um Ausgaben zu überwachen, Trends zu erkennen und Möglichkeiten für Kosteneinsparungen aufzudecken. Die Berichterstattung hilft Unternehmen, Muster bei Reisen zu verstehen, bessere Tarife mit Anbietern auszuhandeln und ihre Reiserichtlinien zu verbessern.  

• Beziehungen zu Anbietern: Bauen Sie Beziehungen zu bevorzugten Anbietern von Reisedienstleistungen wie Fluggesellschaften, Hotels, Autovermietungen und Reisebüros auf und pflegen Sie diese, um wettbewerbsfähige Preise, Sonderrabatte und günstige Laufzeiten aushandeln zu können.  

• Integration von Technologie: Nutzen Sie spezielle Technologie für Geschäftsreisen, um Buchungen vorzunehmen, Spesenabrechnungen zu erstellen, die Einhaltung von Richtlinien und die Sicherheit der Reisenden zu gewährleisten. Diese Technologielösungen können viele Aspekte des Reisemanagements automatisieren und so die Effizienz und das Nutzererlebnis verbessern.  

• Support von und Kommunikation mit Reisenden: Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter vor, während und nach ihren Reisen, z. B. durch Reisehinweise, Notfallhilfe rund um die Uhr und Feedback-Mechanismen zur Verbesserung des Reiseprogramms.  
    

• Effizienz: Mitarbeiter profitieren von optimierten Buchungsprozessen und klaren Verfahren für die Spesenabrechnung.  

Welche Vorteile bietet eine Richtlinie für Geschäftsreisen? 

Eine klar definierte Richtlinie für Geschäftsreisen ist für die effektive Verwaltung von Dienstreisen unerlässlich. Sie gewährleistet das Reisekostenmanagement, die Einhaltung von Vorschriften, Effizienz, Mitarbeiter-Reisemanagement und Zufriedenheit und trägt letztlich zu einem erfolgreichen Reiseprogramm bei.   

Folgende Vorteile bietet eine Richtlinie für Geschäftsreisen:  

Für Unternehmen: 

• Kostenkontrolle: Festlegung klarer Ausgabenobergrenzen und bevorzugter Anbieter, was zu Kosteneinsparungen und einer besseren Planbarkeit des Budgets führt.  

• Compliance: Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften, wodurch rechtliche Risiken gemindert werden.  

• Effizienz: Straffung der Prozesse für Reisebuchungen und Spesenverwaltung, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden.  

• Gewährleistung der Fürsorgepflicht und der Sicherheit der Reisenden: Förderung der Sicherheit und des Wohlergehens der Mitarbeiter durch Reiserichtlinien und Notfallpläne.  

• Zufriedenheit der Reisenden: Bietet klare Erwartungen und Support, wodurch ein positives Reiseerlebnis für die Mitarbeiter gefördert wird.   

Für Mitarbeiter: 

• Klarheit und Anleitung: Verständnis der Erwartungen und Verfahren des Unternehmens in Bezug auf Reisevorkehrungen und Spesen.  

• Budgetbewusstsein: Treffen von fundierten Entscheidungen über Reiseoptionen innerhalb des zugewiesenen Budgets.  

• Gefühl der Sicherheit: Mitarbeiter fühlen sich unterstützt und sicher, da sie wissen, dass sie die Unternehmensrichtlinien einhalten und bei Problemen Zugang zu Ressourcen haben.  

• Effizienz: Mitarbeiter profitieren von optimierten Buchungsprozessen und klaren Verfahren für die Spesenabrechnung.  

So meistern Sie die Herausforderungen des Corporate Travel Managements 
mithilfe von Technologie 

Geschäftsreisen stellen viele Unternehmen vor anhaltende Herausforderungen, von der Bearbeitung zahlreicher Anfragen bis hin zur Kostenkontrolle und Fehlerminimierung. Technologielösungen können jedoch dabei helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen, indem sie Reisevorbereitungen optimieren, Ausgaben verwalten, Zeit sparen und Fehler reduzieren.   

Software für das Corporate Travel Management unterstützt Unternehmen bei der Optimierung ihrer Reiseprozesse. Sie kann:  

• Reisevorbereitungen optimieren: Software für das Corporate Travel Management kann Mitarbeitern dabei helfen, Reisen zu buchen, zu verwalten und zu verfolgen, ohne sich an Spezialisten wenden zu müssen.  

• Reisekosten verwalten: Sie ermöglicht es Unternehmen, reisebezogene Ausgaben unter Einhaltung der Richtlinien für Geschäftsreisen zu verwalten.  

• Zeit sparen: Sie bietet eine zentralisierte Plattform, über die Mitarbeiter schneller Reservierungen vornehmen, Reisepläne verfolgen und Ausgaben einreichen können.  

• Fehler reduzieren: Eine zentralisierte Plattform kann dazu beitragen, das Risiko manueller Fehler zu reduzieren und einen effizienteren Arbeitsablauf zu gewährleisten.  

• Anbieter konsolidieren: Sie kann dazu beitragen, Rechnungen und Anbieter an einem Ort zu konsolidieren.  

• Reisen planen, nachverfolgen und analysieren: Lösungen für das Corporate Travel Management können dazu beitragen, die Richtlinien für Geschäftsreisen zu automatisieren und Unternehmen bei der Planung, Nachverfolgung und Analyse von Geschäftsreisen zu unterstützen.  

• Reisedienstleistungen, -richtlinien und -berichte bereitstellen: Sie bieten zuverlässige Reisedienstleistungen, -richtlinien und -berichte.  

Wie lassen sich die Kosten für Geschäftsreisen senken? 

Die Senkung der Kosten für Geschäftsreisen mag eine Herausforderung darstellen, insbesondere da die Ausgaben für Geschäftsreisen im Jahr 2025 voraussichtlich steigen werden.   

Zusätzlich zu einem formellen Programm für Geschäftsreisen und dem Einsatz von Software für das Corporate Travel Management können Sie die Kosten weiter senken, indem Sie die folgenden Tipps befolgen:  

• Überprüfen Sie Ihre Reiserichtlinie, um sicherzustellen, dass sie wichtige Ausgabenbereiche wie Genehmigungen, Buchungen und Spesen abdeckt. Klare Richtlinien helfen Reisenden, kosteneffiziente Entscheidungen zu treffen.  

• Implementieren Sie ein Genehmigungsverfahren vor Reiseantritt, damit keine Buchungen ohne Freigabe getätigt und Stornierungsgebühren vermieden werden. Online-Tools ermöglichen die Überwachung von Buchungen.  

• Ermutigen Sie zu Flexibilität bei Flügen – seien Sie offen für unterschiedliche Daten, Fluggesellschaften und die Economy-Class. Nutzen Sie Benachrichtigungen für Angebote und KI-Tools, um automatisch zu günstigeren Tarifen umzubuchen.  

• Legen Sie Schwellenwerte für das Hotelbudget oder Sternebewertungen fest. Nutzen Sie Erfahrungsberichte, um günstige Hotels zu finden. Handeln Sie Rabatte für häufige Übernachtungen aus. Verwenden Sie Tools zur Preisoptimierung, um automatisch zu niedrigeren Tarifen umzubuchen.  

• Erwägen Sie, „Bleisure“-Reisen (Business + Leisure) zuzulassen, die Flexibilität bieten und durch längere Aufenthalte Kosten senken können.  

• Legen Sie mehrere Reisen in dieselbe Region zusammen, um die Effizienz zu maximieren und Emissionen zu reduzieren. Sammelreisen sind dank gemeinsamer Flüge und Transfers kostengünstiger.  

• Informieren Sie sich über zusätzliche Nebenkosten wie WLAN, Parken usw. Mit Paketangeboten lassen sich diese Ausgaben besser vorhersehen und kontrollieren.  

• Steigern Sie die Produktivität mit Apps, die Zeitpläne synchronisieren und Echtzeit-Updates bereitstellen. Reibungslosere Reisen bedeuten, dass Mitarbeiter mehr arbeiten und weniger organisieren müssen.  

• Arbeiten Sie mit einem Reiseunternehmen zusammen, um Zugang zu Vorzugspreisen, Angeboten vor Ort und konsolidierten Ausgaben-/Reisedaten zu erhalten und so die Kosten zu kontrollieren.  

• Schaffen Sie Anreize für Mitarbeiter, sich für kostensparende Optionen zu entscheiden, indem Sie sie für gute Entscheidungen belohnen. Nutzen Sie außerdem Bonusprogramme für Unternehmen, um bei Buchungen Punkte zu sammeln.  

Optimieren Sie Ihr Corporate Travel Management 

Das Management von Geschäftsreisen ist für Ihren Geschäftserfolg von entscheidender Bedeutung. Durch die Einführung klarer Richtlinien, den sinnvollen Einsatz von Technologie und die Einhaltung von Best Practices können Sie Herausforderungen bewältigen, Kosten kontrollieren und reibungslose Reisen für Ihr Team gewährleisten.  

Ergreifen Sie jetzt Maßnahmen, um Ihr Corporate-Travel-Programm zu verbessern. Ob Sie bestehende Richtlinien verfeinern oder ganz neu einführen – wenn Sie sich auf Effizienz und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter konzentrieren, können Sie bessere Ergebnisse erzielen.  

Mit dem richtigen Ansatz kann Ihr Reiseprogramm das Wachstum und die Zusammenarbeit fördern. Beginnen Sie also noch heute mit der Umsetzung dieser Tipps und beobachten Sie, wie Ihr Corporate-Travel-Programm in Schwung kommt.  

Als Nächstes stellen wir Ihnen unsere Checkliste für Geschäftsreisen mit wichtigen Tipps und Tools zur Optimierung Ihrer Reiseprozesse vor.