Die Redewendung "die besten Pläne..." beinhaltet die Konnotation, dass man nicht erwarten sollte, dass die Dinge immer nach Plan verlaufen. Dies hat sich in den letzten 18 Monaten für viele virtuelle Eventplaner bewahrheitet, und mit der heutigen Verschiebung der International Confex auf das Ende des Sommers scheint dies auch für Hybrid weiterhin ein Mantra zu sein. 

Cvent sollte am zweiten Tag der International Confex sein erstes Hybrid-Seminar im ExCeL London veranstalten. Wir freuen uns darauf, Ihnen zu zeigen, wie Hybrid schon bald aussehen könnte.

Unter dem Titel "The Hybrid Dilemma: when virtual meets reality" (Das hybride Dilemma: wenn Virtualität auf Realität trifft) freuten sich unsere internen Experten darauf, die Technologien, Techniken und Talente zu diskutieren, die für die Durchführung von gemischten virtuellen und persönlichen Veranstaltungen erforderlich sind. 

Heute stehen wir vor dem Dilemma, ob wir das Seminar vollständig virtuell durchführen, einen alternativen Veranstaltungsort finden oder die Veranstaltung verschieben und im September parallel zur Confex veranstalten sollen oder nicht. 

Das war vielleicht nicht das Dilemma, das wir ursprünglich im Sinn hatten, als wir den Titel der Sitzung ausheckten, aber es zeigt einige interessante Herausforderungen auf, mit denen hybride Veranstaltungsorganisatoren häufig konfrontiert werden. 

Die erste besteht darin, die Sicherheit der physischen Gäste und Redner zu gewährleisten. 

Die International Confex sollte vom 22. bis 23. Juni stattfinden, aber angesichts der zunehmenden Fälle von Covid-19 war der Veranstalter der Meinung, dass die Sicherheit und das Vertrauen von Besuchern, Ausstellern und Mitarbeitern das Hauptanliegen sein sollte.

Der persönliche Teil unseres Seminars war vielleicht nur 30 Personen stark, aber es wäre eine unverantwortliche Veranstaltungsplanung, wenn wir am selben Ort weitermachen würden, wo ein Anstieg der Fälle, vermutlich in der Region, die Entscheidung zur Verschiebung erzwungen hat. 

Wie viele Veranstaltungsplaner würden daher jetzt schnell auf virtuell umschwenken und den angemeldeten Zuhörern mitteilen, dass sie nun von ihrem Laptop-Bildschirm aus an der Sitzung teilnehmen können?

Schließlich sind Eventplaner voll "krisenbereit", bewaffnet mit virtuellen und plattformbasierten Fähigkeiten, um sicherzustellen, dass Redner eingewählt werden und/oder vorab aufgezeichnete Inhalte digital bereitgestellt werden. 

Es ist verlockend, aber wenn wir nicht bereit sind, bei hybriden Veranstaltungen "den Weg zu gehen", haben wir dann das Recht, "zu reden"?

Veranstaltungsteilnehmer werden sich erst dann trauen, an den in-person Elementen von Konferenzen und Schulungen teilzunehmen, wenn sie gesehen haben, wie unsere Branchenführer die Durchführung von sicheren, lebendigen, zugänglichen und ansprechenden Veranstaltungen garantieren können. 

Wir wollen die Branche zurück in eine Zukunft führen, in der Veranstaltungsorte mehr sind als nur Studioräume, die Produktion sowohl Bühnen- als auch sendetechnisches Know-how umfasst, das Catering nicht immer über Deliveroo geliefert werden muss und Networking sowohl von Angesicht zu Angesicht als auch im Chatroom-Tab stattfindet. 

Vielleicht sind wir noch nicht ganz bereit für eine Rückkehr zu in-person Veranstaltungen - aber wir sind nicht weit davon entfernt. 

Das Dilemma für viele Teilnehmer der ALivex im letzten Monat (die von Mash Media auf den Etagen und in den Zimmern des Royal Lancaster Hotels in London veranstaltet wurde) war, was man tun sollte, wenn man einen Branchenkollegen trifft, den man seit 18 Monaten nicht mehr gesehen hat - ist es unhöflich, den ausgestreckten Handschlag abzulehnen, wenn andere sich umarmen oder unbehaglich zurückziehen?

Es ist klar, dass das hybride Dilemma derzeit viel mehr ist, als nur das Beste aus der gewählten Plattform herauszuholen, während man die Regeln der TV-Übertragung vor einem Live-Studio-Publikum auf den Aufbau des physischen Veranstaltungsortes anwendet. 

Solange das Dilemma, ob es sicher ist, zu reisen oder persönlich teilzunehmen, ein vorrangiges Anliegen bleibt, kann alles andere warten.

In der Zwischenzeit bietet Cvent zahlreiche Ressourcen, die Ihnen bei der Vorplanung einer hybriden Zukunft helfen, und wir freuen uns darauf, Ihnen zu zeigen, wie Hybrid schon sehr bald aussehen könnte. 

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Mike Fletcher

Mike schreibt seit fast 20 Jahren über die Meeting- und Eventbranche, zunächst als Redakteur bei der Haymarket Media Group, dann als freiberuflicher Autor und Redakteur. Derzeit betreibt er seine eigene Content-Agentur, Slippy Media, die ein breites Spektrum an Kundenanforderungen abdeckt, darunter Social Strategy, Longform, Event-Fotografie, Event-Videografie, Berichte, Blogs und Ghostwriting-Material.

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