26.08.2020
von Selina Gabriel

Wie wird Ihr Hotel bzw. Ihr Veranstaltungsort in einer Welt nach einer Pandemie sichere persönliche Meetings und Events gewährleisten? Da Hotels weltweit wieder ihre Türen öffnen, ist die Sicherheit der Gäste von höchster Bedeutung - von der Verpflegung bis hin zur Unterbringung von Hybridveranstaltungen, sozialer Distanzierung und sanitären Einrichtungen.

Sichere Meetings und Veranstaltungen werden Vorrang haben, und in einer Zeit, in der der Gewinn von MICE-Geschäften für einen erfolgreichen Neustart entscheidend ist, werden Eventplaner nach Veranstaltungsorten suchen, die Gesundheit und Sicherheit ernst nehmen.

Sichere Meetings und Events: Wo beginnen?

Safe Meeting

Die Antwort ist von Ort zu Ort verschieden, aber das Konzept bleibt dasselbe. Es beginnt mit Anpassungsfähigkeit, Fokussierung und Flexibilität sowie der Pflege der Beziehungen zu Eventplanern.

Effizienz und sorgfältige auf Daten basierte Planung müssen Priorität haben. Die Chancen stehen gut, dass die Rentabilität in einer Welt nach der Pandemie schwieriger sein wird. Infolgedessen müssen Investitionen durch Dateneinblicke nachgewiesen werden, bevor sie getätigt werden.

Eventplaner werden in einer Welt nach einer Pandemie mit komplett neuen Herausforderungen, Prioritäten und Verantwortlichkeiten konfrontiert sein, da sie bei Events vor Ort für ein sicheres Umfeld für die Teilnehmer sorgen müssen. Im Folgenden sind die Schlüsselbereiche aufgeführt, auf die sich Hotels und Veranstaltungsorte konzentrieren müssen, wenn sie sichere persönliche Veranstaltungen organisieren.

#1) Bereiten Sie sich auf hybride Events vor

hybrid

Als COVID-19 die Welt auf den Kopf stellte, wurden digitale Ereignisse zur Norm. Das Wort "virtuell" scheint allgegenwärtig zu sein: virtueller Spieleabend, virtuelles Feierabendbier, virtuelle Treffen - wir haben sogar schon von einigen virtuellen Hochzeiten gehört!

Auch wenn wir manchmal von der Technik genug haben (wer hätte gedacht, dass wir das sagen würden!), erlaubt sie uns doch, von zu Hause aus zu arbeiten, uns zu unterhalten und, was am wichtigsten ist, mit Familie, Freunden und Kollegen in Verbindung zu bleiben.

Diese Nachfrage nach "virtuellen" Veranstaltungen scheint dazu bestimmt zu sein, die Nachfrage nach hybriden Events zu beschleunigen. Die Idee, virtuell und persönlich miteinander zu vermischen, macht sehr viel Sinn. Budgets werden immer knapper, Reisebeschränkungen werden wahrscheinlich noch andauern, und es gibt eine weltweite Zurückhaltung bezüglich Reisen aufgrund von Gesundheitsrisiken.

Laut PCMA Convene integrieren Evenplaner bereits digitale Elemente wie Peer-Coaching, das Versenden von Geschenktüten an alle Registranten, virtuelle Networking-Lounges und Preisverleihungen. All dies, um sichere persönliche Meetings und Events zu ermöglichen.

Es gibt zwei Arten von hybriden Events, nämlich interne und externe.

Interne hybride Events

Dabei handelt es sich um Town Halls, unternehmensweite Veranstaltungen, Schulungen und mehr. Für Organisationen, die Länder oder sogar Kontinente überspannen, werden diese Veranstaltungen abgehalten, um ganze Unternehmen ohne physische Reisegrenzen miteinander zu verbinden.

Externe hybride Events

Dies sind diejenigen, die außerhalb Ihrer Organisation stattfinden. Dabei kann es sich um Benutzer- oder Industriekonferenzen handeln, die ein höheres Maß an Videoproduktion erfordern, damit virtuelle Teilnehmer eine ähnliche Qualität wie persönliche Teilnehmer erhalten.

Beide Arten bringen die gleichen Herausforderungen mit sich, aber um sichere Events durchzuführen, müssen Sie sich überlegen, wie Sie diese rationalisieren können. Für virtuelle Teilnehmer ist es schwieriger, sich auf der gleichen Ebene wie persönliche Teilnehmer zu engagieren und zu vernetzen, und es kann technische Schwierigkeiten geben. Im Folgenden werden einige Möglichkeiten aufgezeigt, wie man sowohl den persönlichen als auch den virtuellen Teilnehmern an hybriden Events einen hohen Standard bieten kann:

Technologie-Fähigkeit 

Ihr Veranstaltungsort muss in der Lage sein, ein virtuelles Erlebnis zu unterstützen. Das bedeutet mindestens ausreichendes Internet, eine hochwertige AV-Ausstattung und 4G-Daten.

Persönliche Events, die auf einem virtuellen Erlebnis beruhen, sollten nicht auf die leichte Schulter genommen werden - technische Pannen, Hintergrundgeräusche und die Zufriedenheit aller Teilnehmer zu erhalten, bedeutet, dass eine realistische, getestete Umgebung für Live-Streams gewährleistet sein muss.

Dennis O'Brien, ehemaliger Projektmanager bei Vimeo, beleuchtet, wie Veranstaltungsplaner und Veranstaltungsorte diese Anforderungen erfüllen können: "Sie brauchen einen Veranstaltungsort mit ausreichender Stromversorgung, die ausreicht, um alle Kameras, Lichter und Audioanlagen zu betreiben", sagt er.

Stärken Sie das Engagement der Teilnehmer mit flexiblen Formaten

Hybridveranstaltungen sind komplizierter als der Live-Stream einer Präsentation. Veranstaltungsorte, die in der Lage sind, Planern bei der Erstellung eines überzeugenden Formats zu helfen, werden deshalb einen deutlichen Vorteil haben.

Während die Präsentationen der Redner beispielsweise einfach sein mögen, werden sich die virtuellen Teilnehmer bei Breakout-Sessjons wahrscheinlich ausgeschlossen fühlen. Ziehen Sie in Betracht, separate Video-Breakouts für dieses Publikum sowie virtuelle Netzwerkaktivitäten, Abstimmungen und Fragen und Antworten durchzuführen.

Partnerschaft mit virtuellen Experten

Viele Hotels sind möglicherweise nicht in der Lage, die virtuellen Bedürfnisse einer Hybridveranstaltung zu erfüllen. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie eine Partnerschaft mit einem virtuellen Technologiepartner in Erwägung ziehen, der Ihnen die Plattform und die Anleitung für die ordnungsgemäße Integration in die Live-Veranstaltung zur Verfügung stellt.

Kommunizieren Sie mit Eventplanern

Kommunikation stand schon immer im Vordergrund einer fruchtbaren Beziehung zwischen Veranstaltungsort und Eventplaner, aber in Zeiten wie diesen ist sie umso wichtiger.

Stellen Sie rechtzeitig eine Verbindung her, um die Anforderungen Ihrer Planer und deren Bedürfnisse zu verstehen und um zu beurteilen, ob Sie über ausreichende Leistung und Internet-Bandbreite verfügen.

Testen, testen und nochmal testen

Dazu gehören Primär- und Backup-Equipment, Audio- und Videoqualität und Internetkonnektivität. Lassen Sie Ihr Personal für den Umgang mit technischen Problemen schulen.

#2) Strategien für Speisen und Getränke

Food

Es ist unerlässlich, die richtigen Strategien für sichere Meetings und Events in Bezug auf Essen und Trinken zu haben, und hier werden die meisten Veranstaltungsorte und Hotels die größten Schwierigkeiten haben. Einige Einrichtungen wie Selbstbedienungsbuffets oder Hotpots sind nicht geeignet. Die dafür vorgesehenen Servierlöffel werden Ängste hervorrufen.

Die Verringerung des Risikos ist für sichere Veranstaltungen vor Ort von zentraler Bedeutung - aber es geht auch darum, den Teilnehmern die Gewissheit zu vermitteln, dass Sie alles in Ihrer Macht Stehende tun, um sie zu schützen.

Ideen für Speisen und Getränke

Sitzgelegenheiten werden wahrscheinlich ein ideales Mittel sein, um die Sicherheit der Gäste zu gewährleisten, vorausgesetzt, die Mitarbeiter sind in Hygiene- und Lebensmittelsicherheitsmaßnahmen geschult.

Diese zusätzlichen Schritte und Vorsichtsmaßnahmen könnten die zusätzlichen Kosten für Speisen und Getränke in den Griff bekommen, so dass der beste Weg möglicherweise darin besteht, kostengünstige Lösungen anzubieten. Eine Option könnten vorverpackte Mahlzeiten sein, die die Teilnehmer aus Kühlschränken oder an mehreren Orten abholen, oder verpackte Mahlzeiten, die bereits an ihren Sitzen platziert sind.

Einige andere Ideen des Landwirtschaftsministeriums von Pennsylvania in den USA beinhalten:

  • Die Menge der ausgestellten Lebensmittel gering zu halten und die Lagerbestände häufiger aufzufüllen, um die Menge der von verschiedenen Kunden berührten Lebensmittel zu reduzieren.
  • Es sollte eine reine Menüoption angeboten werden, und das Personal sollte die Mahlzeitenbeutel oder -schachteln vorpacken.
  • Beschränkung der Anzahl der Personen im Küchenbereich, um soziale Distanzierung zu fördern und die Anzahl der Personen, die mit Lebensmitteln umgehen, zu begrenzen.
  • Verschieben Sie vorübergehend alle Essensvorführungen oder Kochkurse und bieten Sie keine Essensproben an.

#3) Prioririsieren Sie Gesundheit und Sicherheit 

hygiene

Es besteht kaum Zweifel daran, dass Eventplaner nach Hotels suchen werden, die strenge Anforderungen erfüllen. Das bedeutet, dass Gesundheits- und Sicherheitsprotokolle berücksichtigt werden müssen. Ihr Ausschreibungsverfahren muss angepasst werden, um Hygiene und Sauberkeit zu berücksichtigen, wie Sie mit sozialer Distanzierung umgehen und welche Schritte Sie unternehmen, um die Sicherheit der Teilnehmer zu gewährleisten.

Der Madrider Hotelverband arbeitet an einem Vorschlag, Hotels, die die Anforderungen erfüllen, mit einem "COVID Free Hotel"-Zertifikat auszustatten. Ebenso ist es möglich, dass in Zukunft Hotelzimmer mit Zertifizierungen versehen werden, um die Hygiene zu gewährleisten.

Es ist wahrscheinlich, dass viele Hotels und Veranstaltungsorte mit Thermoscannern ausgestattet sein werden, da dies für Eventteilnehmer ein absolutes Muss ist.

Hiltons neues Programm um Hygiene und Sicherheit zu gewährleisten

Hilton kündigte vor kurzem sein neues Programm zur Aufrechterhaltung von Hygiene und Sauberkeit auf seinen Grundstücken in der ganzen Welt an. Es werden acht Wege aufgezeigt, wie die Standards aufrechterhalten werden sollen:

  • Anbringung von Raumversiegelungen an jeder Zimmertür, die anzeigen, dass der Raum seit der letzten gründlichen Reinigung nicht betreten wurde.
  • Desinfektion der am häufigsten genutzten Gästebereiche
  • Kein Papierkram
  • Verbesserte Richtlinien für die Desinfektion von Fitnesszentren innerhalb der Hotels
  • Erhöhte Häufigkeit der Reinigung
  • Für Gäste zugängliche Desinfektionstücher
  • Kontaktloses Einchecken

#4) Digitale Tools für die soziale Distanzierung nutzen

diagramming

Wenn es darum geht, sichere Veranstaltungen in Ihrem Hotel oder an Ihrem Veranstaltungsort zu planen und durchzuführen, sind digitale Tools zur Erstellung von Eventdiagrammen und virtuelle Rundgänge unerlässlich, um der sozialen Distanz Rechnung zu tragen. Die Raum- und Bestuhlungskonfiguration wird zu einem wichtigen Thema, das Hotels und Veranstaltungsorte in den Griff bekommen müssen.

Designer und Erfinder arbeiten bereits an Möglichkeiten, soziale Distanzierung effektiv zu berücksichtigen.

Die Professional Convention Management Association (PCMA) hat vor kurzem eine Diskussion darüber veröffentlicht, wie die soziale Distanzierung bei zukünftigen Veranstaltungen gehandhabt werden kann, und einige der Teilnehmer hatten Vorschläge, wie sie diese Herausforderung bei der Raumgestaltung angehen wollen:

  • Tische im Abstand von zwei bis sechs Metern halten
  • Schaffung breiter Gänge, um eine freiere und sicherere Bewegung zu ermöglichen
  • Klebeband auf dem Boden anbringen, um anzuzeigen, wie nah die Menschen stehen oder sitzen sollen
  • Aufstellung von Säulen aus zwei Stühlen mit jeweils zwei Meter langen Gängen dazwischen

Durch diese Art von Transparenz können Planer den Grundriss Ihres Veranstaltungsortes oder Hotels bequem von zu Hause aus einsehen, um die Sicherheit der Teilnehmer zu gewährleisten.

All dies hat uns zum Nachdenken angeregt: Wie können Hotels und Veranstaltungsorte virtuelle Rundgänge und Diagrammerstellungstools nutzen, um die Planer beim Beschaffungsprozess zu unterstützen?

Schon vor COVID-19 führten Hotels und Veranstaltungsorte diese Tools ein, um die Zusammenarbeit mit Planern zu verbessern, die Arbeitsbelastung zu verringern und Tagungsräume direkt in ihre Büros zu bringen. Jetzt können sie für sichere Events genutzt werden.

Grundrisse zur Verfügung stellen

Die Möglichkeit für Eventplaner und Reisemanager, sich vor dem Einreichen eines RFPs Grundrisse anzusehen, ist unerlässlich. So können sie sehen, ob Ihr Veranstaltungsort groß genug ist, um sichere Veranstaltungen durchzuführen.

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Grundrisse in Beschaffungsnetzwerken sichtbar sind, sind Tools wie Social Tables.

Technologien für virtuelle Touren

Laut Google Trends ist die Suche nach "virtuellen Besuchen" und "virtuellen Touren" in die Höhe geschossen. Wenn Sie Planern eine 360°-Ansicht Ihres Tagungsraumes bieten, können Sie ihnen einen umfassenden Überblick über Ihr Angebot verschaffen.

Viele Hotels bieten Planern bereits die Möglichkeit einer 360°-Videotour durch Zoom oder spezielle Technologie.

Diagrammwerkzeuge

Funktionieren Bankett- oder Cocktailrunden am besten? Theater oder Klassenzimmer? Mit Hilfe von Diagrammwerkzeugen haben Hotels und Veranstaltungsorte die Möglichkeit, Planern eine einfache, gemeinschaftliche Methode zur Gestaltung von Meetingräumen zu bieten und dabei die Sicherheit von Events im Auge zu behalten.

Wenn es um sichere Events geht, war dies noch nie so wichtig wie heute. Hier sind einige Möglichkeiten, wie das Erstellen von Diagrammen Ihrem Hotel oder Veranstaltungsort helfen kann, sichere Veranstaltungen zu organisieren:

  • Geben Sie Teilnehmern, die über die sich verändernde Natur von Veranstaltungen besorgt sein könnten, ein beruhigendes Gefühl.
  • Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und sozialer Distanzierung
  • Kontaktloses Einchecken ermöglichen
  • Stellen Sie sicher, dass der Raum groß genug ist und vermeiden Sie eine Überfüllung
  • Zeigen Sie den Teilnehmerfluss mit Pfeilen
  • Einrichtung von Handdesinfektionsstationen
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Selina Gabriel

Selina Gabriel ist seit Juni 2019 für die Entwicklung und Durchführung von Marketingkampagnen zur Lead-Generierung in Europa und insbesondere der DACH-Region verantwortlich. Vor Cvent war Sie in der Hotel- und Tourismusbranche tätig.

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