Risiko Management bei der Eventplanung: Was in Krisenzeiten zu tun ist

Menschen, die ein Meeting haben

01.04.2020 | von Stefani Bodza

Auch die Meetings- und Eventindustrie kann Krisen ausgeliefert sein. Naturkatastrophen, politische Unruhen, Gesundheitsrisiken oder andere unvorhergesehene Tragödien können zu jeder Zeit auf der Welt eintreten. Eventplaner müssen daher auf alles vorbereitet sein, um dann schnell handeln zu können. Wahrscheinlich haben Sie bereits seit Jahren mit vereinzelten Komplikation zu kämpfen und verfügen daher hoffentlich über einen zuverlässigen Krisenmanagementplan, um diese Situationen optimal bewältigen zu können. Aber wenn es zu massiven, weitreichenden Komplikationen kommen sollte, dann steht noch viel mehr auf dem Spiel. Sie müssen dann in der Lage sein, Ihr gesamtes Eventprogramm sofort in die Hand zu nehmen, um kritische Entscheidungen über die Veranstaltungen, die Sie ausrichten, als auch über die Veranstaltungen, die Sie besuchen, und Ihre internen Veranstaltungen treffen zu können.

In diesem Blog-Beitrag werden wir daher die drei verschiedene Phasen des Krisenmanagements untersuchen:

  • Bewältigen: Was müssen Sie tun, um die aktuelle Situation zu bewältigen? Welche Daten und Systeme benötigen Sie, um sofort handeln zu können? Und wie können Sie sich am schnellsten anpassen?
  • Lernen: Welche Lehren haben Sie aus der Krise gezogen und wie bewegen Sie sich auf eine Erholung zu? Welche Bereiche haben Sie angepasst, die in Zukunft zu einem festen Bestandteil Ihres Eventprogramms werden könnten?
  • Bewegen: Wenn Sie Lehren aus der Krise gezogen haben, dann stellen Sie sich als Nächstes die Frage, wie Sie diese Erkenntnisse am besten in Ihr Programm einfließen lassen können, um dieses in Zukunft noch erfolgreicher zu gestalten? Wie sollte Ihr Programm überhaupt aussehen, damit es zukünftig auf Krisen besser vorbereitet ist?

 

1. Schritt: Bewältigen

Risikomanagement für Ihr Eventprogramm

Für die Krise planen

Angesichts einer groß angelegten Unterbrechung können Organisationen Tage oder länger damit verbringen, die Informationen zusammenzutragen, die sie benötigen, um die beste Vorgehensweise zu bestimmen. Wenn sich Informationen und Umstände ändern, müssen Eventplaner flexibel bleiben und so viele Informationen wie nur eben möglich ist, über alle eventuell auftretenden menschlichen und finanziellen Auswirkungen der Krise erhalten. In jeder Situation des Krisenmanagements ist das Sammeln von Informationen dabei der Schlüssel. Meeting- und Eventplaner müssen Nachrichten stets überwachen, neue Richtlinien und Vorschriften verstehen und noch vieles mehr auf dem Schirm haben. Um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wie Sie für Ihre Organisation und Ihre Veranstaltung(en) am besten vorgehen können, sollten Sie zunächst Ihre Risiken, Partnerschaften und die zu erwartenden Rückerstattungen und finanziellen Auswirkungen abschätzen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Denken Sie daran, dass die Gesundheit und Sicherheit immer an erster Stelle stehen!

 

Die Krise verstehen

Identifizieren Sie die unmittelbaren Veranstaltungen und Teilnehmer, die betroffen sind, und treffen Sie eine fundierte Entscheidung. Sobald die betroffenen Veranstaltungen identifiziert sind, müssen Sie diese dann "triagieren/einordnen" (Dringlichkeitsstufen zuweisen).

 

Wie Sie Ihre Events einordnen können

Krisen passieren schnell und ohne Vorwarnung. Diese Schritte geschehen oft gleichzeitig.

  1. Verstehen, was extern und intern geschieht. Befolgen Sie staatliche Vorschriften und interne Richtlinien und überwachen Sie die Situation kontinuierlich.
  2. Positionieren Sie Ihr Team. Damit ist nicht nur das Planungsteam gemeint, sondern auch ein internes Krisenteam, das bei der Entscheidungsfindung helfen soll.
  3. Entnehmen Sie Ihrer Eventmanagement-Plattform eine Liste aller bevorstehenden Meetings und Veranstaltungen und schlüsseln Sie jede Veranstaltung im System nach Veranstaltungstyp, Monat, Größe, Ausgaben und Region auf.
  4. Erstellen Sie ein Risikobewertungsdokument, um Veranstaltungen je nach verschiedenen Anhaltspunkten zu bewerten, z. B. Auswirkungen auf die Teilnehmer, Auswirkungen auf das Geschäft und interne Auswirkungen.
  5. Gehen Sie Ihre Veranstaltungsliste mit relevanten Interessenvertretern durch und treffen Sie eine Entscheidung über jedes Event. Kleine Veranstaltungen können leicht auf virtuelle Veranstaltungen umgestellt werden. Große Veranstaltungen erfordern möglicherweise eher einen strategischeren Ansatz, bei dem Technologie, andere Kommunikationspläne, eine geänderte Tagesordnung und ein modifiziertes Budget zum Einsatz kommen.
  6. Bleiben Sie flexibel. Eine anhaltende Krise erfordert Kreativität und Flexibilität. Halten Sie Ihr Team engagiert und arbeiten Sie darauf hin, den Teilnehmern schlussendlich die besten Veranstaltungen zu bieten.

 

Durchführung einer Risikobewertung

Sobald Sie die Krise verstanden haben und Ihre Liste der betroffenen Veranstaltungen vorliegen haben, können Sie eine Risikobewertung für jedes einzelne Event durchführen. Führen Sie Berichte basierend auf dem Veranstaltungsort, dem Standort der Teilnehmer und den Reiseplänen (einschließlich Informationen zu Flugverbindungen) durch, um zu verstehen, wie viele Teilnehmer betroffen sind. Sie möchten sich auch wichtige Fragen stellen. Welche Risiken bestehen bei der Ausrichtung Ihrer Veranstaltung? Wissen Sie, was in Ihrer Stornierungsklausel mit den Anbietern steht? Haben Sie eine Veranstaltungsversicherung? Was deckt Ihre Versicherung tatsächlich ab? Was deckt Ihre Klausel über höhere Gewalt ab? Ihre Organisation ist verpflichtet, zu wissen, welche Sessions derzeit, als auch welche Veranstaltungen in der Zukunft stattfinden, um Richtlinien und Prozessparameter bereitzustellen, die die Planungsaktivitäten unterstützen und die Interessen der Organisation schützen.

 

Die kritischsten Risikofaktoren für Sessions:

  • Regulatorisches Risiko: Was sind die staatlichen, bundesstaatlichen oder branchenspezifischen Vorschriften und wie wirken sich deren Vorgaben auf Ihre Veranstaltungen aus?
  • Finanzielle Risiken: Wie wirken sich die Ausgaben, Einnahmen und der ROI Ihrer Organisation aus?
  • Vertragliche Risiken: Welche Vertragsklauseln haben Sie mit Anbietern wie Veranstaltungsort, Destinationsmanagementfirma, AV-/Produktionsfirma, Technologieanbietern und anderen?
  • Markenbildung und öffentliches Image: Wie wird sich das Abhalten, die Stornierung oder eine andere Maßnahme auf die Marke und das öffentliche Image Ihres Unternehmens auswirken? Ohne Aufsicht werden Meetings und Veranstaltungen möglicherweise nicht mit Ihrer Unternehmensbotschaft übereinstimmen.
  • Bezahlung: Vorbehaltlich menschlichen Versagens und/oder absichtlichem Betrug, stellen Sie sicher, dass alle Zahlungen verbucht werden.
  • Sicherheit und Schutz: Von Naturkatastrophen bis hin zu politischen Aufständen können Bedingungen entstehen, die Krisenbereitschaft erfordern.

 

Rückerstattungen und finanzielle Auswirkungen überprüfen

Veranstaltungen sind zwar teuer, stellen aber auch eine Einnahmequelle dar. Wenn Ihr Eventprogramm in eine Krise gerät, müssen Sie die finanziellen Auswirkungen verstehen. Überdenken Sie Ihre Stornierungsrichtlinien für Teilnehmer, Aussteller und Sponsoren. Sie müssen verstehen, welches Geld Sie für die Rückerstattung der einzelnen Gruppen benötigen und wie sich das auf Ihren Cashflow und Ihre Einnahmequellen auswirkt. Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme für die Ausgabe von Online- oder automatischen Rückerstattungen eingerichtet sind, und bereiten Sie sich darauf vor, falls erforderlich auch Offline-Rückerstattungen zu bearbeiten.

 

Stornieren Sie, verschieben Sie oder wechseln Sie zur virtuellen Variante?

Sobald Sie die Folgen für Ihr Eventprogramm, als auch die Risiken und die finanziellen Auswirkungen identifiziert haben, ist es an der Zeit, zu entscheiden, ob Sie die Veranstaltung absagen, auf einen späteren Zeitpunkt verschieben oder auf das Virtuelle umsteigen möchten. Jede dieser Optionen hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. Ihre Veranstaltungen haben einen unterschiedlichen Wert für Ihre Organisation. Es besteht ein großer Unterschied zwischen der Absage einer kleinen, internen Session mit zwanzig Personen und der Absage einer Konferenz mit Tausenden von Teilnehmern.

 

Verschiebung des Events

Eine Verschiebung der Veranstaltung gibt Ihnen Zeit, Ihre Pläne optimal zu ändern. Seien Sie in einer Krise aber vorsichtig, wie weit Sie Ihre Veranstaltung in die Zukunft hinein verschieben. In einer sich ständig weiterentwickelnden, langanhaltenden Krisensituation müssen Sie die Entscheidung unter Umständen neu bewerten, wenn Sie Ihre Veranstaltung nicht weit genug in die Zukunft verschieben. Andere Eventplaner werden vermutlich dieselbe Idee, was die Ressourcen wie Veranstaltungsorte und Lieferanten einschränkt. Wenn das Risiko zu hoch ist, können Sie schließlich in Erwägung ziehen, Ihre Veranstaltung virtuell durchzuführen.

 

Das Event virtuell durchführen

Der virtuelle Weg ist zwar noch lange kein Ersatz für eine persönliche Veranstaltung, aber immer noch besser als eine Absage. Bei der Entscheidung, ob die Veranstaltung virtuell durchgeführt werden soll, müssen zunächst die ursprünglichen Ziele für die Veranstaltung betrachtet werden. War es das Ziel, Inhalte, Informationen oder die neusten Trends auszutauschen? Dann kann das Event problemslos virtuell veranstaltet werden. Oder ging es vielmehr darum, Kontakte und Verbindungen zu knüpfen? Wenn das der Fall ist, ist eine virtuelle Veranstaltung möglicherweise nicht die richtige Option für Sie, da Sie Ihre Ziele auf diese Weise nicht erreichen werden. Ein Event virtuell durchzuführen mag kompliziert erscheinen, ist es aber nicht. Die gute Nachricht ist, dass die Grundlagen, die den Kern persönlicher Veranstaltungen ausmachen, auch für virtuelle Veranstaltungen gelten: Registrierungen erfassen, Engagement messen, Daten nach der Veranstaltung zusammenstellen, usw..

Weitere Informationen zu virtuellen Veranstaltung finden Sie unter Virtuelle Events leicht gemacht: Der ultimative Leitfaden.

 

Absage des Events

Die Absage der Veranstaltung wäre das schlimmste aller Szenarien, aber manchmal muss es einfach sein. Wenn die Vorteile der Veranstaltung die Kosten für die Erstellung eines alternativen Veranstaltungsplans nicht aufwiegen, ist es vielleicht besser, das Event abzusagen. Erleben Sie eine Krise, die plötzlich und nur wenig Zeit zur Planung bietet, ist die Absage vielleicht die beste und einzige Wahl.

 

Was Sie tun müssen, wenn Sie eine Entscheidung getroffen haben

Haben Sie erst einmal einen Plan, dann ist es an der Zeit diesen auch in die Tat umzusetzen: Das bedeutet, mit Teilnehmern zu kommunizieren, mit Anbietern eng zusammen zu arbeiten und einen Berg an weiteren Pläne zu erstellen. Kommunikation ist der Schlüssel hierbei. Nutzen Sie Ihre Ressourcen und die Daten Ihrer Teilnehmern, Ausstellern und Sponsoren, um sofort mit den Registranten und Beteiligten der Veranstaltung kommunizieren zu können. Treffen Sie von Anfang an eine klare Entscheidung und lassen teilen Sie den Grund Ihrer Entscheidung allen Ansprechpartnern mit. Seien Sie dabei so transparent wie möglich.

Sparen Sie bei steigenden Kosten, wo auch immer es Ihnen möglich ist. Wenn Sie über Eventtechnologien verfügen, können Sie durch diese Automatisierung von Prozessen und die Transparenz über Ihr Eventprogramm schnell Entscheidungen treffen, die sich auf Teilnehmer, Aussteller und Sponsoren auswirken und gleichzeitig flexibel bleiben.

 

Sobald Sie die Entscheidung getroffen haben, kommunizieren Sie die Änderung mit den Teilnehmern, Ausstellern und Sponsoren.

  • Greifen Sie auf E-Mail-Kommunikation zurück, die alle wichtigen Informationen vermittelt. Geben Sie auch eine spezifische E-Mail Adresse oder Telefonnummer an, die bei Fragen verwendet werden kann.
  • Aktualisieren Sie die Eventwebseite mit dem neuen Datum oder Informationen über die Absage.
  • Aktualisieren Sie die mobile Event-App. Wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung durchführen, fügen Sie die Links zu On-Demand-Videos oder Live-Streams der Agenda hinzu.
  • Senden Sie spezifische Mitteilungen für Sponsoren und Aussteller, da diese anders als Teilnehmer betroffen sind.

 

Wie Sie Ihr Event für Teilnehmer verschieben können

Sie wollen Ihre Veranstaltung nicht gänzlich absagen, sind sich aber unsicher, wann Sie den Termin verschieben werden? Befolgen Sie dann die folgende Schritte:

 

  1. Bestimmen Sie, welche Auswirkungen dies auf die bereits registrierten Personen haben wird. Bevor Sie sich entscheiden, Ihre Veranstaltung zu verschieben, gehen Sie wie folgt vor: 
  • Legen Sie fest, ob Sie den Teilnehmern erlauben, ihre Registrierung aufgrund der Verschiebung zu stornieren.
  • Überprüfen Sie, wie deutlich Ihre Rückerstattungsrichtlinie sind und legen Sie fest, wann oder ob Sie Rückerstattungen vornehmen.
  • Wenn Sie Rückerstattungen bearbeiten, erstellen Sie eine Benachrichtigung für den Eventplaner, die jedes Mal verschickt wird, wenn ein Teilnehmer seine Registrierung absagt, damit Sie über die Absage informiert sind, sobald sie erfolgt.
  • Planen Sie, wie Sie zeitkritische Weiterbildungspunkte behandeln werden.
  • Legen Sie fest, wie Sie mit den anfallenden veranstaltungsbezogenen Kostenerstattungen von den angemeldeten Personen verfahren wollen.
  • Überlegen Sie sich, was passiert, wenn die Teilnehmer sich entscheiden, ihre Hotel- und Flugbuchungen zu behalten. Wenn die Veranstaltung verschoben wird, überlegen Sie, wann und wie ihre Reise neu gebucht wird.
  1. Erstellen Sie eine Umfrage, um zusätzliche Informationen von denjenigen erfassen zu können, die sich zur Stornierung entschließen.
  2. Schließen Sie Ihre Veranstaltung für Anmeldungen. Wenn Sie sich entschieden haben, die Veranstaltung zu verschieben, müssen Sie sie schließen, damit sich niemand mehr anmelden kann.
  3. Informieren Sie alle eingeladenen und registrierten Personen. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte E-Mail, um Teilnehmer effizient ansprechen zu können. Vergessen Sie dabei nicht die Gäste und Registranten, deren Genehmigung noch aussteht, als auch diejenigen eingeladenen Personen, die auf der Warteliste stehen.
  4. Stellen Sie sicher, dass Sie klare Anweisungen für die Eventregistrierung nach der Verlegung des Termins sowie Anweisungen für die Stornierung oder Umbuchung von Hotels und Flügen bereitstellen.
  5. Überarbeiten Sie Ihre Eventwebsite. Aktualisieren Sie Ihre Website so, dass sie alle notwendigen Informationen über die Verschiebung der Veranstaltung enthält. Erwägen Sie das Hinzufügen einer zusätzlichen Seite mit FAQs für Teilnehmer.
  6. Aktualisieren Sie Apps, wie z.B. mobile Event-Apps, Apps zur Terminplanung oder auch Hilfsmittel zur Verwaltung von Abstracts.

 

Wie Sie Ihr Event für Teilnehmer virtuell durchführen

Die virtuelle Durchführung Ihrer Veranstaltung kann je nach Event einfach oder komplex sein. Im Folgenden finden Sie die grundlegenden Schritte, um Ihre Veranstaltung virtuell zu gestalten.

  1. Informieren Sie Ihre Gäste: Senden Sie Teilnehmern und Eingeladenen eine E-Mail mit allen Informationen zur Teilnahme an der virtuellen Veranstaltung.
  2. Überarbeiten Sie Ihre Eventwebsite: Aktualisieren Sie Ihre Website, damit sie alle notwendigen Informationen zur virtuelle Veranstaltung enthält.
  3. Stellen Sie einen Guide zur Verfügung: Erstellen Sie einen Leitfaden, um Eingeladenen mitzuteilen, wie sie an Live-Streams teilnehmen, On-Demand-Sessions ansehen und sich mit anderen Teilnehmern über die mobile Event-App unterhalten können.
  4. Fügen Sie Links zur Agenda hinzu. Fügen Sie im Informationabschnitt jeder Session in der Agenda Links zu den Live-Streams und On-Demand-Sessions hinzu.

Mehr dazu im Ultimativen Guide für Virtuelle Events.

 

Wie Sie Ihr Event für Teilnehmer absagen

Macht die Absage Ihrer Veranstaltung den größten Sinn? Stellen Sie sicher, dass Sie mit den Teilnehmern klar kommunizieren.

  1. Informieren Sie die Eingeladenen: Schicken Sie den Teilnehmern und Eingeladenen eine E-Mail mit allen Informationen zur Absage des Events.
  2. Schließen Sie Ihre Veranstaltung für Anmeldungen. Vergewissern Sie sich, dass Sie Registrierung über Ihre Registrierungsseite nicht mehr akzeptieren.
  3. Überarbeiten Sie Ihre Eventwebsite. Aktualisieren Sie Ihre Website, um alle notwendigen Informationen über die Absage der Veranstaltung zu vermitteln. Erwägen Sie, eine zusätzliche Seite mit FAQs und einer E-Mail oder Telefonnummer zur Beantwortung von Fragen der Teilnehmer hinzuzufügen.
  4. Erstatten Sie den Teilnehmern die Kosten. Wenn die Teilnehmer online bezahlt haben, erstatten Sie ihre Zahlung per Kreditkarte und bestätigen Sie, dass alle Teilnehmer eine Rückerstattung erhalten haben.
  5. Aktualisieren Sie Anwendungen, wie Ihre mobile Event-App, das Meeting-Tool und Tools zur Verwaltung von Abstracts. Aktualisieren oder löschen Sie alle Benachrichtigungen.
  6. Seien Sie rund um die Uhr verfügbar, um Fragen der Teilnehmer zu beantworten. Teilen Sie den Teilnehmern die Gründe für die Absage der Veranstaltung mit und erklären Sie diesen, auf welche Hilfsmittel zugegriffen werden kann, falls Hilfe gebraucht wird. Ermöglichen Sie es Teilnehmern offen alle Fragen stellen zu können, die auftreten mögen.

 

2. Schritt: Lernen

Ist die Krise überstanden, können Sie mit dem Wiederherstellungs- und dem Wiederaufbauprozess beginnen, indem Sie eine Bestandsaufnahme der gewonnenen Erkenntnisse vornehmen und planen, wie die Wiederherstellung aussehen könnte. Wie aber soll das ganze aussehen, wenn Sie Ihre persönlichen Meetings und Veranstaltungen wieder aufnehmen – schließlich muss es schnell und kostengünstig sein?

Für die Zukunft planen

Krisen ermöglichen es, Risse in dem noch so am besten geführten Eventprogramm aufzudecken. Waren Sie in der Lage, Daten all Ihrer Veranstaltungen schnell zu erfassen und genau die Informationen zu erhalten, die Sie für die Beurteilung der Situation benötigten? Waren Ihre Informationen zu Planern und Entscheidungsträgern der einzelnen Veranstaltungen deutlich genug? Konnten Sie die Risiken für Ihre Teilnehmer leicht auffassen und Änderungen des Veranstaltungsstatus schnell kommunizieren? Und was ist mit den finanziellen Auswirkungen der Absage oder Verschiebung Ihrer Veranstaltungen? Konnten Sie auf strategischer Ebene, die durch diese belasteten Veranstaltungen entstandene Lead- oder Umsatzlücke verstehen, um diese Lücken dann zu schließen?

Ein guter Zeitpunkt, um Ihre Veranstaltungssysteme und -prozesse zu überprüfen, damit Sie weiterhin alle kurzfristigen Anpassungen vornehmen können, aber noch viel wichtiger ist es, sicherzustellen, dass Ihr Eventprogramm auf die nächste Krise vorbereitet ist.

Der Punkt an welchem Sie wieder anknüpfen sollten, ist die Suche nach einem neuen Veranstaltungsort. Wenn Sie eine Veranstaltung absagen mussten, hatten Sie hoffentlich eine Klausel in Ihrem Vertrag, die es Ihnen erlaubt, diesen Raum für eine zukünftige Veranstaltung zu nutzen. Dadurch können Sie Zeit - und Geld - sparen, wenn es an der Zeit ist, einen Veranstaltungsort zu suchen. Sollten Sie aber Ihr Programm ändern, haben Sie jetzt möglicherweise andere Anforderungen an den Raum und an den Zimmerkontigenten. In den meisten Fällen werden Sie wahrscheinlich Hilfe benötigen, um einen Veranstaltungsort zu finden, der Ihren Platz- und Raumanforderungen entspricht und für die gewünschten Termine verfügbar ist. Automatisierte Ausschreibungs-Tools können in einer solchen Zeit Ihr bester Weg dafür sein und ersparen Ihnen und Ihrem Team unzählige Stunden am Telefon mit Anbietern, nur um dann herauszufinden, dass dieser nicht all Ihre Anforderungen erfüllen kann.

 

Transparenz in alle Meetings und Events

Was man nicht sehen kann, kann man auch nicht steuern. Ein guter erster Schritt für viele Organisationen ist es daher, sicherzustellen, dass sie Einblick in alle ihre Meetings und Events haben, damit Sie, wenn es soweit ist, schnell alle bevorstehenden Veranstaltungen sehen können, die Sie für die Einteilung benötigen. Dies richtig hinzubekommen, ist eine Frage von Disziplin, aber auch guter Technologie.

Mit Disziplin meinen wir einen Genehmigungsprozess für Meetings und Veranstaltungen zu haben und daran auch festzuhalten. Wenn Sie sich schnell um jedes geplante Meeting oder jede geplante Veranstaltung kümmern müssen, werden Sie froh sein, dass Sie alle von nur einem Ort aus verwalten können. Technologie kann hierbei eine zentrale Anlaufstelle für Ihre Meetings und Veranstaltungen bieten, so dass Sie die Risiko- und Prioritätsbewertung für jede Veranstaltung sofort erfassen können. Diese Art der Zentralisierung stellt sicher, dass Sie wichtige Veranstaltungsinformationen immer zur Hand haben, einschließlich Veranstaltungstyp, Kosten, Veranstaltungsort, Veranstaltungsdatum, Registrierungsnummern und mehr.

 

Risiken vorzeitig erkennen

Bei manchen Krisen können bestimmte Länder oder Staaten stärker betroffen sein als andere, und zwar zu unterschiedlichen Zeiten. In diesen Fällen wird die Einsicht in die Daten der Herkunftsländer und Reiseprofile der Teilnehmer zu einem Muss. Diese Einsicht hilft Ihnen nicht nur dabei, die Teilnehmer schnell über wichtige Informationen zu informieren, sondern hilft Ihnen auch, das Gesamtrisiko der Absage und des Verlusts von Teilnehmern für diese Veranstaltungen proaktiv zu erkennen.

 

Das Kleingedruckte kennen

Es ist nun einmal eine Tatsache des Lebens – eine Veranstaltung bedarf einen Vertrag. Vom Hotel über den AV-Verkäufer bis hin zum Caterer haben Sie wahrscheinlich während der Krise viel über Ihre Verträge gelernt und einige Dinge erkannt, die Sie sich anders gewünscht hätten. Wenn eine programmübergreifende Schwierigkeit auftritt, ist es umso wichtiger und schwerer, sich schnell ein klares Bild über das finanzielle Risiko zu machen und dieses Risiko auch zu minimieren. Viele Organisationen verbringen Tage damit, grundlegende Informationen wie Stornierungsfristen, Austrittsdaten, Zimmerkontigentverpflichtungen, Stornierungsgebühren und mehr zusammenzustellen.

 

Ein guter Zeitpunkt, um Änderungen vorzunehmen. Mit derselben Disziplin und Technologie, die Ihnen Einblick in Ihr Eventprogramm gibt, wird Ihnen auch einen schnellen Zugriff auf Vertragsinformationen von Anbietern ermöglicht. Arbeiten Sie mit Ihrem Rechtsberatungsteam eng zusammen, um für Ihre Organisation Standardvertragsbedingungen für Stornierungs- und Austrittsklauseln zu erstellen.

 

Vorteile einer vollständigen Plattform für Eventtechnologien in der Krise

  • Gewinnen Sie Einblick in all Ihre globalen Meetings und Events
  • Verfolgen Sie Teilnehmerreisen und Zimmerkontigente nach
  • Erfassen und automatisieren Sie Kommunikationskanälen
  • Identifizieren Sie potenzielle Anwesenheitsrisiken im Voraus
  • Informieren und kommunizieren Sie mit all Ihren Teilnehmern
  • Verfolgen Sie die finanziellen Komplikationen einer Stornierung
  • Automatisieren Sie Erstattungen, falls erforderlich
  • Verwenden Sie stornierte Räume wieder, um später Geld zu sparen

 

3. Schritt: Bewegen

Wie Sie Ihr Eventprogramm wieder zum Erfolg bewegen können

Jetzt, da Sie die Krise überstanden ist und Sie Lücken in Ihren Prozessen identifiziert haben, ist es Zeit, weiter in die Zukunft zu blicken. Eine Krise kann die Welt, in der wir leben – sei es auf lokaler oder globaler Ebene - völlig umgestalten, und neue Vorschriften können zur Tagesordnung gehören. Dann können gesellschaftliche Reaktionen zu menschlichen Normen werden. Um Ihr Eventprogramm in die Zukunft bewegen, müssen Sie vielleicht Ihre bisherige Arbeitsweise ändern.

 

Verstehen Sie Ihren Programm-Mix

Während der Krise haben Sie einige Ihrer Veranstaltungen verschoben, abgesagt oder virtuell übernommen. Was bedeuten diese Entscheidungen für Ihr langfristiges Eventprogramm? Werden Sie zu demselben Programm zurückkehren, das Sie in der Vergangenheit durchgeführt haben, oder werden einige der Änderungen dauerhafter sein?

Einige Aspekte, die Sie bei der Planung Ihres zukünftigen Gesamtprogramms beachten sollten

  • Wie hoch war die verlorene Lead-Generierung durch verpasste Veranstaltungen? Wie wirkte sich das auf den Verkauf aus? Veranstaltungen sind ein wichtiger Teil des Marketing-Mixes, und auch wenn die Nichtdurchführung einer Veranstaltung als eine schnelle Möglichkeit zur Kostenreduzierung erscheinen mag, ist es wichtig, die nachgelagerten Auswirkungen auf das Vertriebsteam zu verstehen, die sich aus der Nichtdurchführung dieser Veranstaltung ergeben.
  • Wie erfolgreich war die virtuelle Veranstaltung und hat sie Ihre Ziele erreicht? Wenn Sie eine Veranstaltung virtuell durchgeführt haben, kann man leicht sagen, dass Sie sie in Zukunft wiederholen sollten. Bevor Sie diese Entscheidung treffen, sollten Sie sich Ihre Erfolgskennzahlen ansehen und verstehen, ob Sie Ihre Veranstaltungsziele mit einem virtuellen Programm wirklich erreicht haben.
  • Ist die persönliche Interaktion der Schlüssel zu Ihrem Unternehmen und Ihren Zielen? Für viele gibt es keine andere Wahl, als das Standardveranstaltungsprogramm wieder aufzunehmen. Manche Geschäfte können nur in einer persönlichen Umgebung stattfinden.
  • Verwalten Sie die Kündigungs- und Stornierungsklauseln sorgfältig. Es bleibt zu hoffen, dass die Lehren, die man aus den Vertragsabschlüssen während der Krise gezogen hat, während der Wiederaufbauphase umgesetzt wurden. Jetzt müssen Sie diese Aspekte kontinuierlich verwalten. Stellen Sie sicher, dass Sie für alle zukünftigen Veranstaltungen ein straffes Verfahren für Ihr gesamtes Veranstaltungsportfolio haben.
  • Werden Sie bei der Neugestaltung Ihres Programms Veranstaltungen zu einem größeren Programm zusammenfassen oder ein größeres Programm nehmen und es in regionale Veranstaltungen aufteilen? Die Größe des Programms hat großen Einfluss auf Ihre gesamte Veranstaltungslogistik und den Ablauf des Programms vor Ort.

 

Logistik und Veranstaltungsaufbau vor Ort

So wie sich Ihr Gesamtprogrammmix für die Zukunft ändern könnte, so wird sich auch Ihr Veranstaltungsaufbau und Ihre Logistik ändern. Ein paar Bereiche zum Nachdenken:

  • Layout und Design der Veranstaltung: Konfigurieren Sie Ihren Raum anders, um mehr Bewegungsfreiheit für die Teilnehmer zu ermöglichen.
  • Platzbedarf: Ändern Sie die Größe Ihres Veranstaltungsprogramms? Oder müssen neue menschliche Verhaltensweisen berücksichtigt werden? Der Raum, den Sie in der Vergangenheit für die Durchführung Ihres Programms benötigten, ist möglicherweise völlig anders als der Raum, den Sie jetzt benötigen.
  • Interaktive Technologie: Nach einer Gesundheitskrise werden Ihre Teilnehmer zögern das "Tap and Go" zu nutzen. Vielleicht sollten Sie passivere Technologien zur Anwesenheitsverfolgung untersuchen, um zu vermeiden, dass die Teilnehmer nacheinander dieselben Bildschirme berühren müssen.
  • Gesundheits- und Sicherheitsverfahren: Welche neuen Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen möchten Sie möglicherweise auch vor Ort einführen? Vielleicht denken Sie über die Desinfektion von Stationen, die Reinigung der Ausrüstung und einen aktualisierten Reinigungsplan für die Veranstaltungsorte nach.
  • Lebensmittel und Getränke: Servierstile, die die Verbreitung von Keimen einschränken, wie z.B. eine Reduzierung bei Buffets und Selbstbedienungsoptionen.
  • Hybride Veranstaltungen: Erkunden Sie die Möglichkeiten, eine virtuelle Option für persönliche Veranstaltungen zu schaffen, um die Zugänglichkeit für Teilnehmer zu verbessern, die nicht bereit oder in der Lage sind, persönlich zu erscheinen.
  • Beschilderung: Nutzen Sie Beschilderung, um gesundheitsfördernde Entscheidungen zu ermöglichen und die Teilnehmer ausreichend zu informieren.

 

Mit Ihrem Meeting- und Eventprogramm Krisen bewältigen, neue Praktiken lernen und die Zukunft der Eventindustrie bewegen

Beim Krisen- und Risikomanagement geht es um Vorbereitung, Flexibilität und Agilität. Für Situationen, mit denen Sie nie gerechnet haben, müssen Sie sich auf Anhieb anpassen und Entscheidungen über Ihre Meetings und Veranstaltungen treffen, die reale geschäftliche Auswirkungen haben. Sobald die Krise überwunden ist, ist es an der Zeit, das Programm Ihrer Meetings und Veranstaltungen weiterzuentwickeln und durch die Einführung neuer Prozesse und Systeme voranzuschreiten, um beim nächsten Mal besser reagieren zu können. Und schließlich müssen Sie Ihr Meeting- und Eventprogramm zukunftsorientiert nach vorne bewegen, indem Sie die Art und Weise, wie Sie diese ausrichten, überprüfen und intelligentere, datengesteuerte Entscheidungen treffen, die sich auf Automatisierung und Erkenntnisse stützen.

Es braucht die richtigen Werkzeuge und Prozesse, um in einer Krise agil zu bleiben. Erfahren Sie mehr über die Vorteile von Event-Marketing und -Management mit unserem Ultimativen Guide: Eventmanagement für Dummies.