Globální zásady ochrany osobních údajů ve společnosti Cvent

Shrnutí posledních změn:

Co je nového od 23. 5. 2018:

Nedávno jsme změnili naše zásady ochrany osobních údajů mimo jiné tak, aby odrážely dodržování našich závazků vyplývajících z obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) Evropské unie (EU).  Následuje přehled klíčových změn:

  • Transparentnost: Poskytli jsme další vysvětlení k informacím, které shromažďujeme od zákazníků, návštěvníků a zákaznických obchodních kontaktů, a ke způsobům, jak tyto informace zpracováváme. Také jsme objasnili, jaké možnosti jednotlivci mají a jak mohou své informace spravovat.
  • Správa údajů: Popsali jsme, jak mohou jednotlivci (i) přistupovat ke svým osobním údajům v našich systémech, opravovat je nebo mazat; a (ii) buď poskytnout, nebo odvolat souhlas.
  • Přehlednost: Aktualizovali jsme naše zásady ochrany osobních údajů, abychom usnadnili porozumění jejich zpřehledněním a použitím jednoduché angličtiny.

Poslední změna 23. 5. 2018

Úvod

Cvent, Inc. a její plně provozované subjekty – Cvent Europe Ltd., Cvent GmBH, Cvent Canada Inc., Cvent Australia PTY Limited, Cvent Singapore PTE Limited, Cvent India Private Limited, Lanyon Solutions, Inc., Passkey International, Inc. a StarCite, Inc. („dále jen Cvent“ nebo my“, „nám“), respektuje vaše soukromí a zavazuje se chránit vaše soukromí prostřednictvím našeho souladu s těmito zásadami. 

Tyto zásady popisují naše postupy v souvislosti s informacemi, které shromažďujeme prostřednictvím našich softwarových platforem a aplikací Cvent Event Cloud a Hospitality Cloud (společně naše „Aplikace“), stejně jako postupy společnosti Cvent týkající se ochrany soukromí ve vztahu k používání webových stránek společnosti Cvent (například www.cvent.com, www.lanyon.com a jiných webových stránek společnosti Cvent, které odkazují na tyto zásady) a externí marketingové aktivity.

Tyto zásady také popisují vaše práva na ochranu údajů, včetně práva vznést námitku proti některému ze zpracování společností Cvent. Zásady se nevztahují na informace shromážděné jakoukoli třetí stranou, a to ani prostřednictvím aplikací nebo obsahu třetích stran (včetně reklam), které jsou propojeny s našimi aplikacemi nebo webovými stránkami.

Obsah

Jste zákazník, zákaznický obchodní kontakt nebo návštěvník?
Jaké typy osobních údajů shromažďují naši zákazníci?
Jak naši zákazníci shromažďují osobní údaje?
Jak naši zákazníci používají osobní údaje?
Používá společnost Cvent osobní údaje shromážděné našimi zákazníky?
Jaký je pro společnost Cvent právní základ, aby mohla zpracovávat osobní údaje z EHP?
Jak dlouho společnost Cvent osobní údaje shromážděné našimi zákazníky uchovává?
Jak můžete získat přístup ke svým osobním údajům, opravit je nebo smazat?
Jak společnost Cvent používá cookies a podobné technologie?
Jak společnost Cvent zpracovává údaje od návštěvníků?
Jak společnost Cvent zpracovává informace dětí mladších 13 let?
Kam společnost Cvent přenáší údaje, které zpracovává?
Jak společnost Cvent zabezpečuje údaje, které zpracovává?
Jaké jsou produkty společnosti Cvent?
Jak můžete kontaktovat společnost Cvent nebo inspektora ochrany údajů společnosti Cvent?
JJak společnost Cvent zveřejňuje změny svých zásad ochrany osobních údajů?

Jste zákazník, zákaznický obchodní kontakt nebo návštěvník?

Tyto zásady platí pro následující skupiny jednotlivců, kteří komunikují se společností Cvent:

·      ZÁKAZNÍCI: Zákazníci jsou jednotlivci, kteří jsou zaměstnanci nebo společníky přímých zákazníků společnosti Cvent (například organizátoři akcí, nákupčí pro cestování a poskytovatelé konferenčních prostor), včetně pracovníků zákazníka, kterým je přiřazeno přihlašovací jméno a jsou oprávněni k přístupu a k používání našich aplikací dle aktivní dohody společnosti Cvent, nebo na základě dočasné licence pro zhodnocení, je-li k dispozici. Mezi zákazníky navíc patří osoby, které se zaregistrují pro přístup k našim aplikacím.

·      ZÁKAZNICKÉ OBCHODNÍ KONTAKTY: Zákaznické obchodní kontakty jsou jednotlivci, kteří s našimi zákazníky komunikují prostřednictvím našich aplikací. Patří sem současní a potenciální klienti našich zákazníků, členové, účastníci, sponzoři, vystavovatelé, marketingoví partneři, hoteloví hosté nebo další obchodní kontakty. Zákaznické obchodní kontakty zahrnují například osoby, které se přihlásí k události organizované zákazníkem, stáhnou si mobilní aplikaci týkající se události, provedou online průzkum nebo uskuteční hotelovou rezervaci pomocí jedné z aplikací společnosti Cvent.  

  • NÁVŠTĚVNÍCI: Jednotlivci, kteří komunikují pomocí našich webových stránek (například si čtou o produktech a službách společnosti Cvent, stahují si bílé knihy nebo se zaregistrují pro on-line ukázku), a také ti, kteří navštíví marketingové akce společnosti Cvent (například, CONNECTTM společnosti Cvent, „oběd s výukou“ a webináře společnosti Cvent) a se kterými se setkáváme na veletrzích nebo se o nich dozvídáme prostřednictvím odkazů třetích stran nebo jiných externích zdrojů. 

Jaké typy osobních údajů shromažďují naši zákazníci?

Naše aplikace jsou flexibilní a umožňují našim zákazníkům shromažďovat celou řadu osobních údajů od a ohledně jejich zákaznických obchodních kontaktů, včetně jména, organizace, titulu, poštovní adresy, e-mailové adresy, telefonního čísla, faxového čísla, ID účtů na sociálních médiích nebo čísla debetní karty a dalších informací, včetně mimo jiné stravovacích preferencí, zájmů, názorů, aktivit, věku, pohlaví, vzdělání a profese.

Podrobnější seznam našich aplikací naleznete v části „Jaké jsou produkty společnosti Cvent?“ na konci těchto zásad ochrany osobních údajů. Používání osobních údajů společností Cvent shromažďovaných prostřednictvím našich aplikací je omezeno na účely poskytování služeb, pro které klient společnost Cvent najal.

Pokud s našimi zásadami a postupy nesouhlasíte, můžete se rozhodnout naše aplikace nepoužívat.

Jak naši zákazníci shromažďují osobní údaje?

  • Když zákaznické obchodní kontakty dobrovolně a explicitně vkládají osobní údaje do našich aplikací.
  • Když naši zákazníci vkládají zákaznické obchodní kontakty do našich aplikací, kde je to povoleno, včetně na základě oprávněného obchodního zájmu nebo získání výslovného souhlasu zákaznického obchodního kontaktu.
  • Automaticky, protože zákaznické obchodní kontakty komunikují pomocí našich aplikací s použitím běžně používaných technologií shromažďování informací, jako jsou soubory cookie. Další informace o těchto technologiích naleznete v části nazvané „Jak společnost Cvent používá cookies a podobné technologie?

Jak naši zákazníci používají osobní údaje?

Pokud se zákaznický obchodní kontakt rozhodne pro používání našich aplikací pro podnikání se zákazníkem (například se zaregistruje nebo přihlásí k události, odpoví na online průzkum, stáhne si mobilní aplikaci nebo odpoví na výzvu k podání nabídky (RFP) nebo ji zašle), veškeré informace poskytnuté v souvislosti s touto komunikací budou převedeny na zákazníka a spadají pod jeho správu.

Zákazníci budou mít také přístup k údajům (včetně osobních údajů a údajů o používání aplikace) v souvislosti s tím, jak zákaznické obchodní kontakty komunikují pomocí aplikací, které používají. Zákazníci se v takovém případě chovají vůči zákaznickému obchodnímu kontaktu jako správci údajů podle zákonů o ochraně údajů v rámci Evropského hospodářského prostoru (dále jen „EHP“).  Proto společnost Cvent nemůže převzít a nepřebírá odpovědnost za postupy zákazníků v oblasti ochrany soukromí.

Informační postupy našich zákazníků se řídí jejich zásadami ochrany osobních údajů. Doporučujeme, aby obchodní kontakty zákazníků přezkoumaly zásady ochrany osobních údajů zákazníků a porozuměly jejich praxi a postupům.

Používá společnost Cvent osobní údaje shromážděné našimi zákazníky?

Společnost Cvent nepoužívá osobní údaje zákaznických obchodních kontaktů za jiným účelem, než je poskytování služeb, o jejichž poskytování prostřednictvím našich aplikací se s námi naši zákazníci smluvně dohodli, jak je uvedeno níže, nebo jak vyžaduje zákon.

Osobní údaje zpracováváme následujícím způsobem:

  • Pro sdělení našim dceřiným a přidruženým společnostem za účelem poskytování služeb našim zákazníkům a jejich zákaznickým obchodním kontaktům.
  • Pro sdělování dodavatelům, poskytovatelům služeb a jiným třetím stranám, pokud je to přiměřeně nutné nebo rozumné, aby tito poskytovali, udržovali a podporovali naše aplikace, např. zpracovatelům plateb a poskytovatelům datových center nebo webhostingu. Společnost Cvent nesdílí, neprodává ani si nevyměňuje s těmito třetími stranami žádné informace za účelem reklamy.
  • Pro dodání aplikací, o kterých se s námi zákazník smluvně dohodl, že je budeme poskytovat. Mezi příklady patří:
    • Pokud zákaznický obchodní kontakt využívá jednu z našich aplikací k registraci události, použijeme jejich poskytnutou e-mailovou adresu, abychom jim zaslali informace a oznámení týkající se této události.
    • Pokud zákaznický obchodní kontakt použije jednu z našich aplikací k úhradě registračního poplatku k události nebo k úhradě jiných produktů a služeb pomocí svých kreditních karet, předáme údaje o kreditní kartě zpracovateli platebních karet, aby ověřil platnost platebních údajů a transakci provedl.
    • Pokud zákazník předloží výzvu k podání nabídky (RFP) poskytovateli konferenčních prostor vedenému v Cvent Supplier Network, nebo zákaznickému obchodnímu kontaktu spadajícímu pod zákazníka, společnost Cvent kontaktuje toto místo, správcovskou společnost nebo zákaznický obchodní kontakt a uvede informace nezbytné k reakci na RFP, které obsahují osobní údaje.
    • Pokud zákazník nebo zákaznický obchodní kontakt používá své přihlašovací údaje pro sociální média pro sdílení informací na své platformě sociálních médií nebo pro přihlášení do některé z našich aplikací, budeme sdílet informace s poskytovatelem účtu sociálních médií. Informace, které budeme sdílet, se řídí zásadami ochrany osobních údajů na sociálních médiích. 
  • Pro předání třetí osobě v případě fúze, odprodeje majetku, restrukturalizace, rekapitalizace, reorganizace, rozpuštění nebo jiného prodeje nebo převodu některých nebo všech aktiv společnosti Cvent, ať už pro účely pokračování v provozování nebo v případě konkurzu, likvidace, nebo podobného řízení, přičemž v takovém případě budou osobní údaje návštěvníků našich zákazníků a zákaznických obchodních kontaktů uchovávané společností Cvent součástí převáděného majetku.
  • Tak, jak je to podle našeho přesvědčení nutné nebo vhodné: (a) podle platných právních předpisů, včetně zákonů mimo zemi vašeho pobytu; (b) v reakci na žádosti veřejných a státních orgánů, včetně veřejných a státních orgánů mimo zemi vašeho pobytu; a (c) pro ochranu před podvodnými transakcemi nebo pro jejich identifikaci.
  • Pro jiné účely, kdy zákaznické obchodní kontakty poskytují svůj výslovný souhlas.

Shromažďujeme a anonymizujeme informace o (i) zákaznících a zákaznických obchodních kontaktech a (ii) o používání našich aplikací za účelem vylepšení našich aplikací a vytváření benchmarkových a jiných produktů BI (Business Intelligence). Žádná ze souhrnných a anonymizovaných informací neobsahuje osobní údaje (tj. neidentifikuje žádné osoby).

Jaký je pro společnost Cvent právní základ, aby mohla zpracovávat osobní údaje z EHP?

U jednotlivců, kteří jsou z Evropského hospodářského prostoru (EHP), bude naším právním základem pro shromažďování a využívání jejich osobních údajů legitimní zájem tam, kde je zpracování v našem legitimním zájmu nebo v legitimním zájmu třetí strany a nepřeváží zde zájmy ochrany údajů jednotlivce nebo ochrana základních práv a svobod. Mezi tyto zájmy patří poskytnout jednotlivcům přístup k aplikacím a funkcím aplikací; zaslat jim vyžádané informace; zajistit bezpečnost našich aplikací tím, že se snažíme zabránit neoprávněným nebo poškozujícím aktivitám; nebo prosazovat dodržování našich podmínek používání, smluv a jiných zásad. V některých zemích EHP jsme závislí na souhlasu, který je právním základem pro používání údajů pro marketingové účely.

Jak dlouho společnost Cvent osobní údaje shromážděné našimi zákazníky uchovává?

Pokud zpracováváme osobní údaje pro oprávněné obchodní zájmy popsané v části „Používá společnost Cvent osobní údaje shromážděné našimi zákazníky?“, není-li v naší smlouvě se zákazníkem stanoveno jinak, zpracováváme údaje do 90 dnů po ukončení smlouvy, kdy je odstraníme z našeho výrobního prostředí. Do 13 měsíců odstraníme údaje z našich záložních médií.

Jak můžete získat přístup ke svým osobním údajům, opravit je nebo smazat?

V různých zemích, včetně zemí v EHP, mají zákaznické obchodní kontakty na základě žádosti právo přístupu ke svým osobním údajům a v případě potřeby právo na jejich úpravu, odstranění nebo omezení zpracování. Zákaznické obchodní kontakty mohou také požadovat, aby byly některé typy osobních údajů předány jim nebo jiné organizaci, kterou určili, ve strukturovaném a strojově čitelném formátu. 

Pokud zpracováváme vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu, máte právo svůj souhlas odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování údajů na základě vašeho souhlasu před jeho odvoláním. Zákaznické obchodní kontakty mají také právo podat stížnost orgánu dozoru pro ochranu údajů v zemi, kde žijí, nebo kde pracují – i když doufáme, že vám při jakýchkoli dotazech nebo obavách týkajících se používání vašich osobních údajů můžeme poskytnout pomoc.

Společnost Cvent zpracovává údaje o zákaznických obchodních kontaktech spadajících pod naše zákazníky. Osobní údaje, které zpracováváme, přímo nespravujeme ani nevlastníme. Zákazníci jsou odpovědní za dodržování předpisů nebo zákonů, které vyžadují oznámení, zveřejnění nebo získání souhlasu před přenosem údajů společnosti Cvent za účelem zpracování. Jakýkoli zákaznický obchodní kontakt, který se chce získat přístup k údajům, opravit je nebo smazat, by měl směřovat svůj dotaz na zákazníka. Pokud zákazník požádá společnost Cvent o odstranění osobních údajů zákaznického obchodního kontaktu, aby vyhověl předpisům o ochraně údajů, společnost Cvent tuto žádost zpracuje do 30 dnů.

Vaší žádosti o změnu údajů nevyhovíme, pokud se domníváme, že by změna mohla porušit jakýkoli zákon nebo právní požadavek nebo by způsobila, že by údaje byly nesprávné. V takových případech budeme zákazníka informovat o právních povinnostech, které nám ve splnění žádosti brání. 

Jak společnost Cvent používá cookies a podobné technologie?

Cookies a webové beacons

Soubory cookie nebo podobné technologie pro automatický sběr dat používáme, když jednotlivci komunikují pomocí našich aplikací, abychom shromažďovali určité informace o jejich vybavení, procházení internetu a návycích, včetně:

  • Podrobností o vašich návštěvách našich aplikací, jako je datum a čas přístupu k našim aplikacím, délka strávená na našich aplikacích, webové stránky, které jste navštívili před nebo po použití našich aplikací, zdroje a obsah, ke kterým přistupujete a které v aplikacích používáte.
  • Informace o vašem počítači a připojení k internetu, jako je IP adresa, typ počítače, rozlišení obrazovky, jazyk, typ prohlížeče a verze prohlížeče. 

Níže jsou uvedeny technologie, které používáme k automatickému sběru dat. Žádnou z těchto technologií ke shromažďování informací od zákaznických obchodních kontaktů nepoužíváme pro účely marketingu či reklamy.

  • Cookies prohlížeče.  Cookie je malý soubor umístěný na pevném disku počítače.  Webové prohlížeče mohou být nakonfigurovány tak, aby omezovaly nebo úplně blokovaly soubory cookie, konfigurovaly nastavení pro upozornění na soubory cookie a/nebo odstraňovaly soubory cookie, které se již v prohlížeči nebo v zařízení nacházejí.  Informace o tom, jak to provést, naleznete v části nápověda/odkazy webového prohlížeče. Omezení nebo blokování konkrétních typů souborů cookie může zabránit zákazníkovi nebo zákaznickému obchodnímu kontaktu, v závislosti na konfiguraci nastavení prohlížeče, v používání některých částí našich aplikací.  Pokud nejsou například cookie ve webovém prohlížeči povoleny, nebude možné se k události úspěšně zaregistrovat. Pokud nebylo nastavení prohlížeče upraveno tak, aby odmítalo soubory cookie, náš systém soubory cookie vytvoří, když prohlížeč komunikuje s našimi aplikacemi.  Další informace o souborech cookie a jak je vypínat viz www.allaboutcookies.org.
  • Soubory cookie pro relaci a trvalé soubory cookie.  Soubor cookie pro relaci trvá pouze po dobu jednotlivé relace prohlížeče a jakmile prohlížeč zavřete, bude soubor cookie vymazán. Soubory cookie pro relaci umožňují provozovatelům webových stránek propojit akce uživatele během relace prohlížeče.  Trvalý soubor cookie zůstává v zařízení uživatele (i po jeho vypnutí), dokud nevyprší jeho platnost nebo jej nevymažete.  Trvalý soubor cookie se znovu aktivuje, když se uživatel vrátí na příslušnou webovou stránku, která soubor cookie odeslala. Trvalé soubory cookie používáme k přizpůsobení vašeho webu při návratu na webovou stránku nebo na naše webové stránky.

Žádný z těchto souborů cookie nemůže číst jiné soubory cookie nebo k data z pevného disku uživatele nebo k nim přistupovat.  Dále žádný z těchto souborů cookie sám o sobě neidentifikuje uživatele, je však schopen rozeznat konkrétní webový prohlížeč nebo zařízení uživatele pomocí IP adresy, verzi prohlížeče, operační systém a další informace a jednotlivci, kteří se přihlásí ke svým účtům společnosti Cvent, budou jednotlivě identifikovatelní vzhledem ke konkrétním aplikacím používajícím cookie pro relaci.

  • Webové beacons.  Stránky v našich aplikacích a naše e-maily obsahují malé elektronické soubory známé jako webové beacons (také označované jako clear gifs, pixel tags a single-pixel gifs).  Webové beacons se liší od souborů cookie tím, že informace nejsou ukládány na vašem pevném disku, ale jsou neviditelně vloženy do webových stránek nebo do e-mailu.  Webové beacons nám umožňují sledovat online pohyby uživatelů webu, např.: počítat uživatele, kteří navštívili tyto stránky nebo otevřeli e-mail, a další související statistiky webových stránek (například zaznamenávání popularity obsahu konkrétních webových stránek a ověřování integrity systému a serveru).  To umožňuje společnosti Cvent zajišťovat pohodlné používání webových stránek uzpůsobené podle preferencí a zájmů našich uživatelů.
  • Flash Cookies.  Některé funkce našich služeb používají ke shromažďování a ukládání údajů o vašich preferencích a vstupu na naše webové stránky a jejich opouštění místní úložiště, např. soubory „Flash cookies“.  „Flash“ cookies nejsou spravovány stejným nastavením prohlížeče, které se používá pro cookies prohlížeče. Pokud nechcete, aby se Flash cookies ukládaly do vašeho počítače, můžete změnit nastavení svého Flash Player a zablokovat uložení Flash cookies pomocí nástrojů obsažených na panelu Nastavení úložiště webových stránek, který je dostupný na následujícím odkazu

V tuto chvíli nereagujeme na signály prohlížeče „nesledovat“, protože očekáváme jednotný standard, který stanoví regulační orgány nebo instituce pro ochranu soukromí.  Společnost Cvent bere vážně nezávislé právo jednotlivce určit, jak jsou jeho osobní údaje zpracovávány, a nadále sleduje vývoj v této oblasti.

Informace o tom, jak upravit nastavení vašeho prohlížeče, abyste omezili nebo zrušili soubory cookie a další technologie sledování, najdete v níže uvedené části „Poskytovatelé třetích stran pro analytické služby.“

Reklama

Využíváme informace shromážděné od našich zákazníků, abychom mohli zobrazovat reklamy od zákazníků naší aplikace Hospitality Cloud cílovému publiku uživatelů.  Poskytovatelé konferenčních prostor si například zakoupí reklamy, která jsou selektivně prezentovány prostřednictvím Cvent Supplier Network, tak aby vycházely vstříc těm, kteří plánují a již dříve udělili tomuto poskytovateli nebo konkurenčním místům konání v cílové metropolitní oblasti minimální objem konferenčních služeb.  Přestože nezveřejňujeme osobní údaje pro tyto účely, pokud uživatel adresy klikne nebo jinak zareaguje na reklamu, inzerující zákazník aplikace Hospitality Cloud, předpokládá, že uživatel adresy splňuje cílová kritéria. Přestože využíváme tuto technologii pro reklamní účely pro zákazníky, nikdy neprodáváme zákaznické obchodní kontakty.

Využíváme také třetí strany (jako jsou LinkedIn, Google AdRoll, YouTube), abychom zobrazovali reklamy, které by vás mohly zajímat, na jiných webových stránkách. Další informace a možnosti správy vašich preferencí naleznete na adresách:

Pokud se nacházíte ve Švýcarsku nebo v Evropské unii, klikněte zde

Poskytovatelé třetích stran pro analytické služby

Využíváme poskytovatele třetích stran pro analytické služby, včetně společností Google, Adobe, Mixpanel, Mouseflow a dalších, abychom shromažďovali údaje o používání našich aplikací a abychom zlepšovali fungování našich aplikací.  Tyto údaje nám umožňují sledovat obecné návyky využívání aplikací, pomáhají nám zaznamenávat veškeré vaše potíže s aplikacemi, ukazují nám, zda je naše reklama účinná či nikoliv, a umožňují nám používat reakce na reklamu k optimalizaci její účinnosti.  Služby Google Analytics, Adobe a Mixpanel používají soubory cookie a další podobné technologie ke shromažďování údajů o používání našich aplikací a k tomu, aby nás informovaly o trendech, aniž by uchovávaly jakékoli osobní údaje na externích platformách poskytovatelů analytických služeb třetích stran.  Další informace nebo zrušení těchto postupů naleznete níže:

  • Google Analytics můžete zrušit kliknutím zde
  • Agregaci vašich údajů a analýzu vašeho používání aplikací firmou Adobe můžete zrušit kliknutím na tento odkaz
  • Nástroj Mixpanel můžete zrušit, pokud navštívíte stránky https://mixpanel.com/optout/
  • Nástroj Mouseflow shromažďuje údaje vycházející z klikání myší, pohybů myší, rolování a/nebo stisknutí kláves, ale neshromažďuje pro nás osobně identifikovatelné údaje ani nesleduje zvyky uživatelů při surfování na jiných webech, které nástroj Mouseflow nepoužívají.  Více informací o fungování nástroje Mouseflow naleznete na stránkách http://mouseflow.com/privacy 

Jak společnost Cvent zpracovává údaje od návštěvníků?

Společnost Cvent zpracovává údaje návštěvníků samostatně a odlišně od způsobu, jakým zpracovává údaje o zákaznicích a zákaznických obchodních kontaktech. Návštěvou našich webových stránek, návštěvou marketingových akcí Cent nebo poskytnutím svých osobních údajů návštěvníci souhlasí se shromažďováním, zpracováním a ukládáním svých osobních údajů, jak je popsáno v této části.

Shromažďování osobních údajů návštěvníků

Společnost Cvent shromažďuje osobní údaje včetně jména, titulu, poštovní adresy, e-mailové adresy, telefonního čísla, ID účtu na sociálních médiích, informací o společnosti (včetně finančních a fakturačních informací při nákupu služeb společnosti Cvent), odpovědi z průzkumů, příspěvky na panelech, chatové zprávy, soutěžní příspěvky a propagační ankety. Tyto informace používáme k poskytování dalších informací o našich službách, provádění průzkumů, poskytnutí bílých knih nebo ke kontaktování po vaší návštěvě.

Také shromažďujeme osobní údaje ze zdrojů třetích stran, jako jsou veřejné databáze, marketingoví partneři a platformy sociálních médií.  Pokud například návštěvník zvolí připojení svého účtu sociálních médií ke svému účtu pro naše webové stránky, bude s námi sdílet určité osobní údaje z účtu sociálních médií, které mohou zahrnovat osobní údaje, které jsou součástí profilu návštěvníka nebo profilů jeho přátel.

Kromě toho shromažďujeme osobní údaje ze souborů cookie a podobných technologií s cílem shromažďovat informace o tom, které stránky si návštěvníci zobrazili, odkazy, na které návštěvníci klikli, informace o webových prohlížečích návštěvníků, IP adresy návštěvníků a dalších akce, které návštěvníci mohou při přístupu na naše webové stránky provést. Další informace o používání těchto technologií a jejich správě naleznete v níže uvedené části „cookie a podobné technologie“.

Používání shromážděných osobních údajů návštěvníků společností Cvent

Společnost Cvent zpracovává osobní údaje návštěvníků, aby mohla:

  • Analyzovat, jaký je přístup na naše stránky;
  • Personalizovat vaše návyky při prohlížení a prezentovat produkty nebo funkce, které pro vás mohou být vhodnější;
  • Identifikovat technické problémy webu;
  • Zjišťovat, prošetřovat a odstraňovat podvodné nebo nezákonné aktivity;
  • Zasílat oznámení týkající se změn produktů, služeb nebo zásad;
  • Reagovat na dotazy týkající se produktů a služeb;
  • Zasílat vám informace, jako jsou oznámení o produktech, informační bulletiny, bílé knihy, další relevantní nabídky a nadcházející propagační akce nebo události (před odesláním marketingových e-mailů si v případě potřeby, v závislosti na jurisdikci, vyžádáme a získáme váš výslovný souhlas);
  • Plánovat a hostit korporátní události společnosti Cvent, hostit on-line fóra a sociální sítě, kterých se mohou návštěvníci účastnit;
  • Analyzovat, hodnotit a identifikovat nové potencionální klienty;
  • Vytvářet reklamní, prodejní a promoční programy na míru; a
  • Účtovat zákazníkům služby a posuzovat finanční způsobilost potenciálních zákazníků, zda si mohou dovolit řešení společnosti Cvent.

Ukládání osobních údajů návštěvníků

Tam, kde zpracováváme osobní údaje návštěvníků pro marketingové účely nebo se souhlasem návštěvníka, budeme údaje zpracovávat, dokud nás návštěvník nepožádá o přerušení. Zpracování žádosti je obvykle provedeno do 30 dnů. Společnost Cvent nebude uchovávat osobní údaje návštěvníků déle, než je doba uchovávání povolená zákonem v místních jurisdikcích, kde společnost Cvent nabízí a poskytuje své služby. Abychom mohli v budoucnu respektovat žádost návštěvníka, uchováváme také informace o tom, kdy nás návštěvník požádal, abychom jej neoslovovali pomocí přímého marketingu ani nezpracovávali jeho údaje po dobu neurčitou.

Sdílení údajů návštěvníků

Společnost Cvent může sdílet informace s poskytovateli služeb třetích stran smluvně pověřenými poskytováním služeb v našem zastoupení a s třetími stranami, které prodávají služby společnosti Cvent.

Společnost Cvent může také zapojit obchodní partnery, aby se podíleli na nabízení produktů, služeb nebo jiných programů, například webinářů nebo bílých knih, a občas můžeme sdílet osobní údaje, pokud zakoupíte nebo projevíte zájem o společně nabízené produkty nebo služby.

Společnost Cvent bude sdílet osobní údaje návštěvníků, kteří se zúčastní marketingové akce společnosti Cvent, s třetími stranami, pokud a) návštěvník výslovně souhlasí, b) návštěvník povolí naskenování své visačky nebo c) je to přípustné podle platných zákonů.

Přístup k údajům návštěvníků a jejich oprava nebo vymazání

Návštěvníci mají stejná práva na přístup ke svým osobním údajům a jejich opravu nebo vymazání jako naše zákaznické obchodní kontakty, jak je uvedeno v části „Jak můžete získat přístup ke svým osobním údajům, opravit je nebo smazat?“.

Jakýkoli návštěvník, který se chce získat přístup ke svým údajům, opravit je nebo je smazat, tak může učinit odesláním žádosti na naše stránky na adrese http://www.cvent.com/gdpr. Společnost Cvent tuto žádost zpracuje do 30 dnů.

Vaší žádosti o změnu údajů nevyhovíme, pokud se domníváme, že by změna mohla porušit jakýkoli zákon nebo právní požadavek nebo by způsobila, že by údaje byly nesprávné. V takových případech budeme návštěvníka informovat o právních povinnostech, které nám ve splnění brání. 

Budeme uchovávat historii pro audit jakýchkoli žádostí o přístup k osobním údajům a jejich opravu nebo smazání, abychom tak postupovali v souladu s regulačními požadavky.

Soubory cookie a podobné technologie

Všechny postupy týkající se souborů cookie a jejich použití popsané v části „Jak společnost Cvent používá cookies a podobné technologieplatí i pro návštěvníky při komunikaci pomocí našich webových stránek.

Jak společnost Cvent zpracovává informace dětí mladších 13 let?

Naše aplikace nejsou určeny pro děti do 13 let. Od dětí mladších 13 let neshromažďujeme ani přímo nepožadujeme osobní údaje.  Jste-li mladší 13 let, (i) nepoužívejte žádné informace z těchto aplikací nebo prostřednictvím jejich funkcí ani na ně nebo prostřednictvím jejich funkcí žádné informace neposkytujte (ii) neregistrujte se pro účely používání našich aplikací, (iii) neprovádějte nákupy prostřednictvím našich aplikací, (iv) nepoužívejte žádné interaktivní nebo veřejné komentáře našich aplikací ani nám neposkytuje žádné údaje o sobě, včetně jména, adresy, telefonního čísla, e-mailové adresy ani žádné vámi používané přezdívky či uživatelského jména.  

Kam společnost Cvent přenáší údaje, které zpracovává?

Štít na ochranu osobních údajů EU-USA a Švýcarsko-USA

Společnost Cvent je certifikována v souladu se štítem na ochranu osobních údajů EU-USA a štítem na ochranu osobních údajů Švýcarsko-USA.  Společnost Cvent se v souvislosti s podmínkami štítu na ochranu osobních údajů zavázala podrobit veškeré osobní údaje získané z členských států Evropské unie (EU) a Švýcarska platným zásadám tohoto štítu.  Podrobné informace o štítu na ochranu osobních údajů naleznete v U.S. Department of Commerce’s Privacy Shield List (na seznamu štítu na ochranu osobních údajů Ministerstva obchodu Spojených států amerických).

Společnost Cvent je odpovědná za zpracovávání osobních údajů, které obdrží, v souladu se štítem na ochranu osobních údajů, a následně je převede na třetí osobu, která jedná v jejím zastoupení.  Při postupování osobních údajů z EU a Švýcarska společnost Cvent dodržuje zásady štítu na ochranu osobních údajů včetně ustanovení o povinnostech při postupování osobních údajů.

Pokud jde o osobní údaje přijímané nebo převáděné v souladu se štítem na ochranu osobních údajů, společnost Cvent podléhá prováděcím opatřením Federální obchodní komise USA.  Společnost Cvent může být za určitých okolností požádána o zveřejnění osobních údajů v reakci na zákonné požadavky orgánů veřejné moci při dodržování pravidel národní bezpečnosti nebo požadavků trestních orgánů.

Máte-li jakýkoli problém týkající se ochrany osobních údajů nebo používání osobních údajů, který jsme nevyřešili k vaší spokojenosti, kontaktujte prosím (zdarma) našeho partnera ve Spojených státech amerických, který je odpovědný za řešení sporů, na https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Za určitých podmínek, které jsou podrobněji popsány na webových stránkách štítu na ochranu osobních údajů, https://www.privacyshield.gov/article?id=How-to-Submit-a-Complaint, můžete být v případě, že jiné způsoby řešení sporu byly vyčerpány, oprávněni odvolat se na závaznou arbitráž.  

Přeshraniční transfery jiné než do EU a Švýcarska 

Osobní údaje mohou být dostupné zaměstnancům společnosti Cvent, kteří poskytují služby v kterékoli zemi, kde máme zařízení nebo ve které pro nás pracují poskytovatelé IT služeb, včetně Indie, Austrálie a Singapuru. To znamená, že osobní údaje předáváme mimo Evropský hospodářský prostor nebo USA. V takových případech používáme pro ochranu osobních údajů standardní doložky o smlouvě schválené Evropskou komisí. Pokud byste chtěli získat kopii nebo máte další dotazy, kontaktujte nás pomocí kontaktních informací uvedených níže.

Jak společnost Cvent zabezpečuje údaje, které zpracovává?

K ochraně osobních údajů v rámci naší organizace používáme řadu organizačních, technických a administrativních opatření.  Nelze bohužel zaručit 100% bezpečnost žádného systému přenosu a ukládání údajů.  Pokud máte důvod se domnívat, že vaše komunikace s námi již není bezpečná (například pokud máte pocit, že došlo k ohrožení bezpečnosti jakéhokoli účtu, který je u nás veden), okamžitě nás prosím o takovém problému informujte podle pokynů v níže uvedené části Kontaktní údaje.

Jaké jsou produkty společnosti Cvent?

Event Cloud

Cvent Meetings & Events

  • Cvent Event Management
  • RegOnline by Cvent
  • Inquisium by Cvent
  • Cvent Conference
  • Lanyon Meetings

 

Cvent Onsite Solutions

  • OnArrival
  • OnArrival 360
  • SocialWall
  • LeadCapture
  • CrowdCompass by Cvent
  • QuickMobile by Cvent

 

Hospitality Cloud
  • Cvent Supplier Network
  • SpeedRFP.com
  • EliteMeetings.com
  • Cvent Business Intelligence
  • Cvent Lead Scoring
  • Cvent Passkey
  • Cvent Business Transient

Jak můžete kontaktovat společnost Cvent nebo inspektora ochrany údajů společnosti Cvent?

Ohledně podrobností o roli inspektora ochrany údajů nebo jakýchkoli jiných dotazů týkajících se ochrany soukromí společnosti Cvent kontaktujte prosím inspektora ochrany údajů na adrese [email protected].  Chcete- li získat podrobnosti o implementaci našeho programu ochrany osobních údajů, neváhejte se rovněž obrátit na společnost Cvent na adrese:

Zástupce společnosti Cvent

1765 Greensboro Station Place, 7th Floor

Tysons Corner, Virginia 22102

[email protected]

Jak společnost Cvent zveřejňuje změny svých zásad ochrany osobních údajů?

Tyto zásady ochrany osobních údajů budeme průběžně aktualizovat, aby odpovídaly změnám našich postupů pro nakládání s údaji. Provedeme-li jakékoli zásadní změny, budeme vás informovat oznámením uvedeným na tomto webu třicet (30) dní před datem, kdy tyto změny nabudou účinnosti, nebo e-mailem (odeslaným na e-mailovou adresu připojenou k vašemu účtu) sedm (7) dní před datem, kdy tyto změny nabudou účinnosti. Jakékoli změny zásad ochrany osobních údajů však pro nové návštěvníky, zákazníky a zákaznické obchodní kontakty nabývají účinnosti okamžitě po zveřejnění. Doporučujeme vám tyto stránky pravidelně navštěvovat, abyste měli k dispozici aktuální informace o našich zásadách ochrany osobních údajů.