Cvents globale privatlivspolitik

 

Oversigt over seneste ændringer:

Nyheder pr. 23. maj 2018:

Vi har for nylig ændret vores privatlivspolitik, der nu afspejler overholdelse af vores forpligtelser i henhold til EU’s databeskyttelsesforordning (General Data Protection Regulation eller GDPR). Her følger en oversigt over de vigtigste ændringer:

  • Gennemsigtighed: Vi har gjort oplysningerne, som vi indsamler fra kunder, gæster og slutbrugere, og hvordan vi behandler oplysningerne, tydeligere. Vi har også beskrevet den enkelte persons valg og kontrol over vedkommendes personlige oplysninger.
  • Kontrol med data: Vi har beskrevet, hvordan personer kan (i) få adgang til, rette eller slette deres personlige data fra vores systemer og (ii) afgive eller trække deres samtykke tilbage.
  • Læsbarhed: Vi har gjort det lettere at forstå vores privatlivspolitik ved at omstrukturere teksten og bruge klart sprog.

Sidst ændret 23. maj 2018

Indledning

Cvent, Inc. og vores 100 % ejede virksomheder Cvent Europe Ltd., Cvent GmBH, Cvent Canada Inc., Cvent Australia PTY Limited, Cvent Singapore PTE Limited, Cvent India Private Limited, Lanyon Solutions, Inc., Passkey International, Inc. og StarCite, Inc., ("Cvent" eller "vi", "os"), respekterer dit privatliv, og vi forpligter os til at beskytte dit privatliv ved overholdelse af denne politik. 

Politikken beskriver vores praksis vedrørende oplysninger, som vi indsamler via vores softwareplatforme Cvent Event Cloud og Hospitality Cloud og applikationer (samlet kaldet vores “applikationer”) samt Cvents praksis vedrørende privatlivet ved brug af Cvents websteder (fx www.cvent.com, www.lanyon.com og andre Cvent-websteder, der er knyttet til denne politik) samt eksterne marketingaktiviteter.

Politikken beskriver også dine rettigheder med hensyn til beskyttelse af dine data, inkl. retten til at gøre indvending mod Cvents behandling i visse tilfælde. Politikken gælder ikke data indsamlet af tredjepart, inkl. via tredjepartsapplikationer eller indhold (inkl. reklamer), der linker eller gives adgang til i vores applikationer eller websteder.

Indholdsfortegnelse

Er du kunde, slutbruger eller gæst?
Hvilke personlige data indsamler vores kunder?
Hvordan indsamler vores kunder personlige data?
Hvordan bruger vores kunder personlige data?
Bruger Cvent personlige data, der er indsamlet af vores kunder?
Hvad er det juridiske grundlag for Cvents behandling af personlige data fra EØS?
Hvor længe opbevarer Cvent personlige data, der er indsamlet af vores kunder?
Hvordan får du adgang til dine data, og hvordan retter eller sletter du dataene?
Hvordan bruger Cvent cookies og lignende teknologier?
Hvordan behandler Cvent personlige data om gæster?
Behandler Cvent data fra børn under 13 år?
Hvortil overfører Cvent data, som vi behandler?
Hvordan sikrer Cvent data, som vi behandler?
Hvad er Cvents produkter?
Hvordan kontakter du Cvent eller Cvents databeskyttelsesrådgiver?
Hvordan offentliggør Cvent ændringer i privatlivspolitikken?

Er du kunde, slutbruger eller gæst?

Politikken gælder for følgende personer, som har kontakt med Cvent:

·      KUNDER: Kunder er medarbejdere eller partnere hos Cvents direkte kunder (fx eventplanlæggere, rejseindkøbere og udlejere af mødefaciliteter), inkl. kundepersonale, der er tildelt et login-id og godkendt til at bruge vores applikationer i henhold til en bestående aftale med Cvent, eller som eventuelt har en midlertidig evalueringslicens. Personer, som registrerer sig selv og bruger vores applikationer, er også kunder.

·      SLUTBRUGERE: Slutbrugere er personer, der har kontakt med vores kunder via vores applikationer. De omfatter vores kunders nuværende og kommende kunder, medlemmer, deltagere, sponsorer, udstillere, markedsføringspartnere, hotelgæster eller andre forretningsforbindelser. Slutbrugere omfatter fx personer, der melder sig til en event, der er organiseret af en kunde, henter en eventrelateret mobilapp, deltager i en onlineundersøgelse eller foretager en hotelreservation med en af Cvents applikationer.

  • GÆSTER: Personer, der bruger vores websteder (fx for at læse om Cvents produkter og ydelser, hente en hvidbog eller tilmelde sig en onlinedemonstration) samt personer, der deltager i Cvents markedsføringsaktiviteter (fx Cvent CONNECTTM, frokostforedrag og webinarer), og som vi møder på fagmesser, eller som henvises til os fra tredjepart eller andre eksterne kilder. 

Hvilke personlige data indsamler vores kunder?

Vores applikationer er fleksible og giver vores kunder mulighed for at indsamle flere forskellige personlige data fra og om deres slutbrugere, inkl. navn, organisation, titel, postadresse, e-mailadresse, telefonnummer, faxnummer, konto-id til sociale medier, kreditkort- eller debetkortnummer og andre oplysninger, inkl. men ikke begrænset til særlige madønsker, interesser, holdninger, aktiviteter, alder, køn uddannelse og beskæftigelse.

Se afsnittet “Hvad er Cvents produkter” i slutningen af vores privatlivspolitik med en mere detaljeret liste over vores applikationer. Cvents brug af personlige data indsamlet via vores applikationer begrænses til levering af ydelsen, som kunderne har indgået kontrakt med Cvent om.

Hvis du ikke er enig i vores politik og praksis, kan du vælge ikke at benytte vores applikationer.

Hvordan indsamler vores kunder personlige data?

  • Når slutbrugere frivilligt og udtrykkeligt indtaster personlige data i vores applikationer.
  • Når vores kunder indtaster slutbrugere i vores applikationer, når det er tilladt, inkl. i medfør af en berettiget forretningsinteresse eller efter indhentning af et udtrykkeligt samtykke fra en slutbruger.
  • Automatisk, når slutbrugere bruger vores applikationer, ved hjælp af almindeligt anvendte teknologier til indsamling af data, som fx cookies. Se afsnittet “Hvordan bruger Cvent cookies og lignende teknologier? nedenfor for at få yderligere oplysninger om disse teknologier.

Hvordan bruger vores kunder personlige data?

Hvis en slutbruger vælger at bruge vores applikationer til en forretningsaktivitet med en kunde (fx ved tilmelding til eller deltagelse i en event, besvarelse af en onlineundersøgelse, overførsel af en mobilapplikation eller afsendelse eller besvarelse af en anmodning om et tilbud (Request for Proposal eller RFP)), overføres eventuelle data afgivet i forbindelse med kontakten til og kontrolleres af kunden.

Kunderne har også adgang til oplysninger (inkl. personlige data og brugsdata fra vores applikationer), der vedrører slutbrugerens brug af applikationerne. I disse tilfælde er kunderne dataansvarlig over for slutbrugeren i henhold til databeskyttelseslovgivningen i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS). Af denne grund kan Cvent ikke – og påtager sig ikke – ansvaret for kundernes praksis vedrørende privatliv.

Vores kunders praksis vedrørende personlige oplysninger bestemmes af deres privatlivspolitik. Vi opfordrer slutbrugere til at læse kundernes privatlivspolitik for at forstå deres praksis og procedurer.

Bruger Cvent personlige data, der er indsamlet at vores kunder?

Cvent bruger kun personlige oplysninger fra vores slutbrugere til at levere ydelser, som vores kunder har indgået kontrakt med os om at levere via vores applikationer, som omtalt nedenfor, eller hvis påkrævet ved lov.

Vi behandler personlige data på følgende måde:

  • Videregivelse til vores datterselskaber og tilknyttede virksomheder med henblik på levering af ydelser til vores kunder og deres slutbrugere.
  • Videregivelse til underleverandører, serviceudbydere og andre tredjeparter i nødvendigt eller rimeligt omfang med henblik på at levere, vedligeholde og understøtte vores applikationer, fx betalingsformidlere og udbydere af datacenter- eller webhostingydelser. Cvent deler ikke, sælger ikke og overdrager ikke oplysninger til sådanne tredjeparter med henblik på markedsføring og reklame.
  • Levering af applikationer, som vores kunde har indgået en kontrakt med os om. Et par eksempler omfatter:
    • Hvis en slutbruger bruger en af vores applikationer til tilmelding til en event, bruger vi e-mailadressen, som vi har fået, til at sende dem oplysninger og annonceringer om eventen.
    • Hvis en slutbruger bruger en af vores applikationer til at betale tilmeldingsgebyret for eventen eller bruger et kreditkort til betaling for andre produkter og ydelser, videregiver vi kreditkortoplysningerne til betalingskortformidlerne for at bekræfte betalingsoplysningerne og gennemføre transaktionerne.
    • Når en kunde fremsender en anmodning om et tilbud til en udlejer af mødefaciliteter i Cvent Supplier Network eller til en slutbruger efter kundens anvisning, kontakter Cvent stedet, administrationsselskabet eller slutbrugeren og videregiver oplysninger, der kræves til besvarelse af tilbudsanmodningen, der indeholder personlige data.
    • Når en kunde eller slutbruger bruger sine legitimationsoplysninger til sociale medier til at dele oplysninger på sine sociale medieplatforme eller logger ind på en af vores applikationer, deler vi oplysningerne med udbyderen af den sociale mediekonto. De delte oplysninger er omfattet af privatlivspolitikken, der gælder for det sociale medies websted. 
  • Levering til tredjepart i tilfælde af fusion, frasalg, omstrukturering, kapitaltilførsel, omorganisering, opløsning eller anden form for salg eller overdragelse af nogle eller alle Cvents aktiver, uanset om det er som fortsættende virksomhed eller som en del af en konkurs, likvidation eller lignende procedure, hvor personlige data i Cvents besiddelse om vores kunder og slutbrugere indgår i aktiverne, der overdrages.
  • Hvor det skønnes nødvendigt eller passende: (a) I henhold til gældende lov, inkl. love uden for dit bopælsland, (b) i besvarelse af anmodninger fra offentlige og statslige myndigheder, inkl. offentlige og statslige myndigheder uden for dit bopælsland, og (c) til beskyttelse mod eller identifikation af bedrageriske transaktioner.
  • Til andre formål når slutbrugerne giver udtrykkeligt samtykke.

Vi aggregerer og anonymiserer oplysninger om (i) kunder og slutbrugere og (ii) brugen af vores applikationer for at forbedre applikationerne samt oprette benchmarks og andre business intelligence-produkter. Ingen af de aggregerede og anonymiserede oplysninger indeholder personlige data (dvs. identificerer ikke personer).

Hvad er det juridiske grundlag for Cvents behandling af personlige data fra EØS?

Vores juridiske grundlag for at indsamle og bruge personlige data om personer fra Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS) er vores berettigede interesse, hvor behandlingen er i vores, eller en tredjeparts, berettigede interesse og ikke tilsidesættes af personens interesse i databeskyttelse eller personens grundlæggende rettigheder og friheder. Interesserne vedrører tildeling af adgang til personer til applikationerne og funktionerne i applikationerne, sende dem oplysninger, som de har bedt om, sikre sikkerheden i vores applikationer ved at forsøge at forhindre uautoriserede eller skadelige aktiviteter eller at håndhæve overholdelsen af vores vilkår for brug, kontrakter og andre politikker. I nogle EØS-lande bruger vi samtykke som juridisk grundlag for at bruge data til markedsføringsformål.

Hvor længe opbevarer Cvent personlige data, der er indsamlet af vores kunder?

I tilfælde hvor vi behandler personlige data i henhold til vores berettigede forretningsinteresse som beskrevet i afsnittet “Bruger Cvent personlige data, der er indsamlet af vores kunder?”, opbevarer vi dataene i 90 dage efter kontraktens afslutning, medmindre andet fremgår af vores kontrakt med kunden, hvorefter vi fjerner dataene fra vores produktionsmiljø. Vi fjerner dataene fra vores backup-medier inden for 13 måneder.

Hvordan får du adgang til dine data, og hvordan retter eller sletter du dataene?

I nogle lande, inkl. lande i EØS, har slutbrugere ret til efter anmodning at få adgang til deres personlige data og om nødvendigt få dem ændret, slettet eller begrænset. Slutbrugere kan også anmode om, at visse typer personlige data leveres til dem eller en af dem udpeget organisation i et struktureret og maskinlæsbart format.

Du har ret til at tilbagetrække dit samtykke i tilfælde, hvor vi behandler dine personlige data med dit samtykke. Tilbagetrækningen af samtykket påvirker ikke lovligheden af behandlingen før tilbagetrækningen, der fandt sted på grundlag af dit samtykke. Slutbrugere har også ret til at klage til en tilsynsmyndighed vedrørende databeskyttelse i deres bopælsland eller land, hvor de arbejder. Det er dog vores håb, at vi kan være behjælpelig med eventuelle forespørgsler eller bekymringer, som du måtte have om vores brug af dine personlige data.

Cvent behandler data om slutbrugere efter instruktion fra vores kunder, og vi har ingen direkte kontrol over eller ejerskab af de personlige data, som vi behandler. Kunderne er ansvarlige for overholdelse af alle forordninger eller love, der kræver underretning, videregivelse eller opnåelse af samtykke forud for overførsel af data til Cvent til behandling. Slutbrugere, der ønsker at få adgang til, rette eller slette data, skal rette henvendelse til kunden. Hvis kunden anmoder Cvent om at fjerne en slutbrugers personlige oplysninger med henblik på at overholde databeskyttelseslovgivningen, behandler Cvent anmodningen inden for 30 dage.

Vi imødekommer ikke en anmodning om at ændre oplysninger, hvis vi er af den opfattelse, at ændringen er i strid med lovgivnings- eller juridiske krav, eller bevirker, at oplysningerne bliver forkerte. I sådanne tilfælde underretter vi kunden om de juridiske forpligtelser, der forhindrer os i at imødekomme anmodningen.

Hvordan bruger Cvent cookies og lignende teknologier?

Cookies og webbeacons

Vi bruger cookies eller lignende teknologier til automatisk dataindsamling, når personer bruger vores applikationer, for at indsamle visse oplysninger om deres udstyr, browsingaktiviteter og -mønstre, inkl.:

  • Oplysninger om dine besøg på vores applikationer, såsom dato og tidspunkt for din adgang til applikationerne, hvor længe du brugte vores applikationer, hjemmesider besøgt før eller efter vores applikationer, anvendte ressourcer og indhold i applikationerne, som du brugte.
  • Oplysninger om din computer og internetforbindelse, fx din IP-adresse, computertype, skærmopløsning, sprog samt din internetbrowsers type og version.

Vi bruger nedennævnte teknologier til automatisk indsamling af data. Vi bruger ikke teknologierne til at indsamle oplysninger fra slutbrugere med henblik på markedsføring eller reklame.

  • Browsercookie. En cookie er en lille fil, der placeres på computerens harddisk. Du kan indstille din webbrowser til at begrænse eller helt blokere cookies, at konfigurere indstillinger for besked om cookies og/eller at slette cookies, der allerede findes i browseren eller enheden. Webbrowserens hjælpe- og referenceafsnit indeholder oplysninger om indstillingerne og deres opsætning. Begrænsning eller indskrænkning af visse typer af cookies kan muligvis bevirke, at en kunde eller slutbruger ikke kan benytte alle funktioner i vores applikationer, afhængigt af konfigurationen af browserens indstillinger. Fx kan eventtilmelding ikke gennemføres korrekt, hvis cookies er deaktiveret i webbrowseren. Medmindre browseren er indstillet til at afvise cookies, opretter vores system cookies, når browseren er i kontakt med vores applikationer. Se www.allaboutcookies.org for at få flere oplysninger om cookies, og hvordan du kan deaktivere dem.
  • Sessionscookies og faste cookies. En sessionscookie bruges kun under en enkelt browsersession og slettes, når webbrowseren lukkes. Sessionscookies giver webstedsoperatører mulighed for sammenkædning af en brugers handlinger under en browsersession. En fast cookie bliver på brugerens enhed (også når enheden er slukket), indtil den udløber eller slettes. En fast cookie genaktiveres, når en bruger vender tilbage til webstedet, der oprettede cookien. Vi bruger faste cookies som hjælp til tilpasning af din weboplevelse, når du vender tilbage til en webside eller vores websted.

Ingen af disse cookies kan læse eller få adgang til andre cookies eller til data på en brugers harddisk. Endvidere kan ingen af disse cookies selv identificere brugeren som person, men en cookie genkender en brugers webbrowser eller enhed ved hjælp af en IP-adresse, browserversion, operativsystem og andre oplysninger, og personer, som logger ind på deres Cvent-konti, identificeres over for bestemte applikationer ved hjælp af sessionscookies.

  • Webbeacons. Visse sider i vores applikationer og vores e-mails indeholder små elektroniske filer, der kaldes webbeacons (også kaldet klar gif, pixelmærke og gif med enkelt pixel). Webbeacons er forskellige fra cookies, idet oplysningerne ikke gemmes på din harddisk men er usynligt integreret i websider eller i e-mails. Webbeacons gør det muligt for os at følge webbrugernes onlinenavigation, fx ved at tælle antallet af besøg på siderne eller registrering af åbning af en e-mail og andre tilsvarende webstedsstatistikker (fx registrering af populariteten af bestemt indhold på webstedet og bekræftelse af, at systemet og serveren fungerer korrekt). Det gør det muligt for Cvent at levere en webstedsoplevelse, der i højere grad er skræddersyet til vores brugeres præferencer og interesser.
  • Flashcookies. Visse funktioner i vores applikationer, såsom flashcookies, bruger lokal lagerplads til at indsamle og opbevare oplysninger om dine præferencer og navigation til, fra og på vores websteder. Flashcookies styres ikke med browserindstillingerne for browsercookies. Hvis du ikke vil have flashcookies gemt på din computer, kan du ændre indstillingerne for din Flash-afspiller til at blokere lagring af flashcookies ved hjælp af redskaberne på panelet til indstillinger af webstedslagring på følgende link .

Vi reagerer ikke i øjeblikket på signalet ”Do not track”, idet vi venter på, at der udgives en fælles standard af tilsynsmyndighederne eller brancheorganisationerne. Cvent tager en persons ret til at beslutte, hvordan personlige data om personen behandles, meget seriøst og fortsætter med at følge udviklingen på området.

Du kan lære mere om, hvordan du justerer din browsers indstillinger til at begrænse eller deaktivere cookies og andre sporingsteknologier ved at læse afsnittet ”Tredjepartsudbydere af analyser” nedenfor.

Reklamer

Vi bruger oplysninger, der er indsamlet fra vores kunder, der indkøber arrangementer, til at vise reklamer fra vores Hospitality Cloud-kunder til deres målbrugergrupper. Eksempelvis kan udlejere af mødefaciliteter købe reklamer, der vises selektivt via Cvent Supplier Network til mødearrangører, der tidligere har gjort forretninger med udlejeren eller konkurrerende udlejere i målrettede storbyområder. Selv om vi ikke videregiver personlige data til disse formål, antager den reklamerende Hospitality Cloud-kunde, at brugeren, der indkøber arrangementer, opfylder kundens målkriterier, hvis brugeren klikker på eller på anden vis reagerer på en reklame. Selvom vi bruger denne teknologi til at reklamere over for kunder, reklamerer vi aldrig over for slutbrugere.

Vi bruger også tredjeparter (såsom LinkedIn, Google AdRoll og YouTube) til visning af reklamer, der kan være af interesse for dig, på andre websteder. Du kan få flere oplysninger bl.a. om din mulighed for at kontrollere dine præferencer ved at besøge:

Hvis du bor i Schweiz eller i EU, skal du klikke her

Tredjepartsudbydere af analyser

Vi bruger tredjepartudbydere af analyser, inkl. Google, Adobe, Mixpanel, Mouseflow m.fl., til at indsamle oplysninger om din brug af vores applikationer for at gøre det muligt for os at forbedre funktionaliteten i applikationerne. Oplysningerne viser os det overordnede mønster for brugen af applikationerne. Det hjælper os med at registrere eventuelle vanskeligheder ved anvendelsen af applikationerne, viser os, om vores reklamer er effektive, og giver os mulighed for at bruge reaktionerne på reklamerne til optimering af reklameeffekten. Google Analytics, Adobe og Mixpanel bruger cookies og andre lignende teknologier til indsamling af informationer om brugen af vores applikationer og til at fortælle os om webstedstendenser uden at gemme personlige data på eksterne platforme tilhørende tredjepartsudbydere af analyser. Se nedenstående for at få yderligere oplysninger eller for at fravælge denne praksis:

  • Du kan framelde Google Analytics ved at klikke her.
  • Du kan fravælge Adobes dataindsamling og analyse om din brug af vores applikationer ved at klikke på dette link.
  • Du kan fravælge Mixpanels metoder ved at besøge https://mixpanel.com/optout/.
  • Mouseflow indsamler oplysninger om museklik, musebevægelser, rullenavigation og/eller tastetryk, men der indsamles ikke personhenførbare oplysninger på vores vegne, og brugernes vaner på andre websteder, som ikke benytter Mouseflow, registreres ikke. Du kan finde ud af mere om Mouseflows metoder ved at besøge http://mouseflow.com/privacy. 

Hvordan behandler Cvent personlige data om gæster?

Cvent behandler data om gæster på en måde, der adskiller sig klart og tydeligt fra behandlingen af kunders og slutbrugeres data. Når gæster besøger vores websteder, deltager i Cvents markedsføringsevents eller giver os deres personlige oplysninger, giver de deres samtykke til indsamling, behandling og opbevaring af deres personlige oplysninger som beskrevet i dette afsnit.

Personlige data indsamlet om gæster

Cvent indsamler personlige data, inkl. navn, titel, postadresse, e-mailadresse, telefonnummer, konto-id til sociale medier, virksomhedsoplysninger (inkl. økonomiske og faktureringsoplysninger ved køb af Cvents ydelser), svar på undersøgelser, opslag på opslagstavler, tjatbeskeder, deltagelse i konkurrencer og forespørgsler om reklamefremstød. Vi bruger dataene til at give dig yderligere oplysninger om vores ydelser, gennemføre undersøgelser, levere hvidbøger eller til at kontakte dig efter dit besøg.

Vi indsamler også personlige data fra tredjepartskilder såsom offentlige databaser, fælles markedsføringspartnere og sociale medieplatforme. Hvis en gæst fx vælger at slutte sin sociale mediekonto til vores websteder, deles visse personlige data i den sociale mediekonto med os, inkl. eventuelle personlige data, der udgør en del af gæstens profil eller venners profiler.

Vi indsamler ydermere personlige data fra cookies og lignende teknologier til indsamling af oplysninger om sider, som gæster besøger, links, som gæster klikker på, oplysninger om gæsters webbrowser, gæsters IP-adresse og andre handlinger, som gæster udfører, når de besøger vores websteder. Se afsnittetCookies og lignende teknologier“ nedenfor for at få flere oplysninger om vores brug af teknologierne, og hvordan du kontrollerer dem.

Cvents brug af indsamlede personlige data om gæster

Cvent behandler personlige data om gæster for at:

  • Analysere brugen af vores websteder,
  • Personliggøre din browseroplevelse og vise produkter eller funktioner, der kan være mere relevante for dig,
  • Identificere tekniske problemer på webstedet,
  • Opdage, undersøge og afbøde bedragerisk eller ulovlig aktivitet,
  • Fremsende bemærkninger om produkt, ydelse eller ændringer i politikker,
  • Besvare forespørgsler om produkt og ydelse,
  • Sende dig oplysninger, fx produktannonceringer, nyhedsbreve, hvidbøger, andre relevante tilbud og kommende reklamekampagner eller events (hvis påkrævet, afhængigt af land, beder vi om dit udtrykkelige samtykke, før vi sender dig markedsføringsmateriale),
  • Planlægge og være vært for erhvervsevents, vært for onlinefora og sociale netværk, som gæster kan deltage i,
  • Analysere, tildele point og identificere nye kundeemner,
  • Oprette skræddersyede reklamer, salgs- og reklamekampagneprogrammer, og
  • Fakturere kunder for vores ydelser og vurdere kundeemners økonomiske mulighed for betaling for Cvents løsninger.

Opbevaring af personlige data om gæster

I tilfælde hvor vi behandler personlige data om gæster til markedsføringsformål eller med gæstens samtykke, behandler vi dataene, indtil gæsten anmoder os om at stoppe. Det tager typisk op til 30 dage at gennemføre en anmodning. Cvent opbevarer ikke personlige data om gæster ud over den ved lov fastsatte opbevaringsperiode. Vi registrerer også, når gæster har bedt os om ikke at fremsende direkte markedsføring eller at behandle data om gæster uden tidsmæssig begrænsning, så vi kan respektere gæstens anmodninger i fremtiden.

Deling af data om gæster

Cvent kan dele oplysninger med tredjepartstjenesteudbydere, der i henhold til kontrakt leverer ydelser på vores vegne, og tredjeparter, der videresælger Cvents ydelser.

Cvent kan også sammen med forretningspartnere tilbyde produkter, ydelser eller andre programmer, såsom webinarer eller hvidbøger, og fra tid til anden kan vi dele personlige data, hvis du køber eller viser interesse for et produkt eller en ydelse, der tilbydes i fællesskab.

Cvent deler kun personlige data om gæster, der deltager i en Cvent-markedsføringsevent med tredjepart, hvis a) gæsten giver sit udtrykkelige samtykke, b) gæsten giver tilladelse til scanning af sit navneskilt, eller c) det er tilladt ved lov.

Adgang til, rettelse eller sletning af data om gæster

Gæster har samme rettigheder til adgang til, rettelse eller sletning af deres personlige data som vores slutbrugere, som beskrevet i afsnittet “Hvordan får du adgang til dine data, og hvordan retter eller sletter du dataene”.

Alle gæster kan anmode om adgang til, rettelse eller sletning af data ved at fremsende en anmodning på vores websted http://www.cvent.com/gdpr. Cvent behandler anmodningen inden for 30 dage.

Vi imødekommer ikke en anmodning om at ændre oplysninger, hvis vi er af den opfattelse, at ændringen er i strid med lovgivnings- eller juridiske krav, eller bevirker, at oplysningerne bliver forkerte. I sådanne tilfælde underretter vi gæsten om de juridiske forpligtelser, der forhindrer os i at imødekomme anmodningen.

Vi vedligeholder en revisionshistorik om anmodninger om adgang til, rettelse eller sletning af personlige oplysninger som dokumentation for overholdelse af de lovmæssige krav.

Cookies og lignende teknologier

Al praksis vedrørende cookies og deres brug beskrevet i afsnittet “Hvordan bruger Cvent cookies og lignende teknologiergælder også for gæster, når de besøger vores websteder.

Behandler Cvent data fra børn under 13 år?

Vores applikationer er ikke møntet på børn under 13 år. Vi anmoder ikke direkte om eller indsamler personlige data fra børn under 13 år. Hvis du er under 13 år, må du ikke (i) bruge eller afgive oplysninger i disse applikationer eller via deres funktioner, (ii) registrere dig med henblik på at bruge vores applikationer, (iii) foretage køb gennem vores ydelser, (iv) bruge de interaktive eller offentlige kommentarfunktioner i vores applikationer eller afgive oplysninger om dig selv til os, inkl. dit navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse eller skærmnavn eller brugernavn, som du eventuelt vil bruge.

Hvortil overfører Cvent data, som vi behandler?

EU-USA’s og Schweiz-USA’s værn om privatlivets fred (Privacy Shield)

Cvent deltager i og har certificeret sin overholdelse af EU-USA’s og Schweiz-USA’s værn om privatlivets fred. Cvent er forpligtet til at behandle alle personlige data, der modtages fra EU-medlemslandene og Schweiz, i henhold til gældende principper i rammeaftalen om værn om privatlivets fred. Besøg U.S. Department of Commerce’s Privacy Shield List for at lære mere om rammeaftalen om værn om privatlivets fred.

Cvent er ansvarlig for behandlingen af personlige data, der modtages under rammeaftalen om værn om privatlivets fred og efterfølgende overførsler til en tredjepart som deres agent. Cvent overholder principperne i rammeaftalen om værn om privatlivets fred for alle overførsler af personlige data fra EU og Schweiz, inklusive overførsel af ansvarsbestemmelser.

Cvent er underlagt USA’s føderale handelskommission, der er tilsynsførende på området, med hensyn til personlige data, der er modtaget eller overført i medfør af rammeaftalen om værn om privatlivets fred. I visse situationer kan Cvent pålægges at videregive personlige data som svar på lovlige anmodninger fra offentlige myndigheder, inklusive opfyldelse af krav om national sikkerhed eller retshåndhævelse.

Hvis du har et uløst problem angående privatlivets fred eller brug af data, som vi ikke har behandlet tilfredsstillende, kan du (gratis) kontakte vores amerikanske leverandør af løsninger til mægling med tredjepart på https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Under visse omstændigheder, som er beskrevet mere fyldestgørende på webstedet for rammeaftalen om værn om privatlivets fred, https://www.privacyshield.gov/article?id=How-to-Submit-a-Complaint, har du ret til at anmode om bindende voldgift, når andre mæglingsprocedurer er udtømt.

Overførsler til andre lande end EU eller Schweiz 

Cvent-personale, der leverer ydelser i et land, hvor vi har faciliteter, eller hvor vi bruger leverandører af IT-tjenester, inkl. Indien, Australien og Singapore, kan få adgang til personlige data. Det betyder, at vi overfører personlige data til lande uden for EØS eller USA. I sådanne tilfælde bruger vi standardkontraktbestemmelser, der er godkendt af Europa-Kommissionen til at beskytte de personlige data. Hvis du ønsker en kopi eller har andre spørgsmål, kan du kontakte os ved at bruge kontaktoplysningerne nedenfor.

Hvordan sikrer Cvent data, som vi behandler?

Vi har iværksat en række organisatoriske, tekniske og administrative tiltag i vores organisation for at beskytte personlige data. Desværre er der ingen garanti for, at datatransmissions- eller opbevaringssystemer er 100 % sikre. Hvis du har grund til at tro, at din kontakt med os ikke længere er sikker (fx hvis du føler, at sikkerheden i en af dine konti hos os er blevet brudt), skal du straks underrette os om problemet ved at kontakte os i henhold til afsnittet ”Kontaktinformationer” nedenfor.

Hvad er Cvents produkter?

Event Cloud

Cvent Meetings & Events

  • Cvent Event Management
  • RegOnline by Cvent
  • Inquisium by Cvent
  • Cvent Conference
  • Lanyon Meetings

 

Cvent Onsite Solutions

  • OnArrival
  • OnArrival 360
  • SocialWall
  • LeadCapture
  • CrowdCompass by Cvent
  • QuickMobile by Cvent

Hospitality Cloud

  • Cvent Supplier Network
  • SpeedRFP.com
  • EliteMeetings.com
  • Cvent Business Intelligence
  • Cvent Lead Scoring
  • Cvent Passkey
  • Cvent Business Transient

Hvordan kontakter du Cvent eller Cvents databeskyttelsesrådgiver?

Kontakt databeskyttelsesrådgiveren på [email protected] for at få oplysninger om rådgiverens rolle, eller hvis du har andre spørgsmål om Cvents privatlivspolitik. Du kan også kontakte Cvent om oplysninger om vores gennemførelse af vores program om privatlivspolitik på:

Cvent Representative

1765 Greensboro Station Place, 7th Floor

Tysons Corner, Virginia 22102, USA

[email protected]

Hvordan offentliggør Cvent ændringer i privatlivspolitikken?

Vi opdaterer privatlivspolitikken, når der er ændringer i overensstemmelse med vores oplysningspraksis. Hvis vi gennemfører væsentlige ændringer, meddeles det på dette websted tredive (30) dage, inden ændringerne træder i kraft, eller pr. e-mail (sendt til e-mailadressen anført på din konto) syv (7) dage, inden ændringerne træder i kraft. Ændringer af privatlivspolitikken træder dog i kraft øjeblikkeligt, når de meddeles nye gæster, kunder og slutbrugere. Vi opfordrer dig til jævnligt at besøge denne side for at få de seneste oplysninger om vores praksis vedrørende privatlivspolitikken.