Cvent wereldwijd privacybeleid

Overzicht van recente wijzigingen:

Wat is er nieuw vanaf 23/5/2018?

We hebben onlangs ons privacybeleid gewijzigd om onder meer aan te tonen dat we voldoen aan onze verplichtingen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR in het Engels) van de Europese Unie (EU).  Het onderstaande is een overzicht van belangrijke wijzigingen:

  • Transparantie: We geven extra duidelijkheid over de gegevens die we verzamelen van klanten, bezoekers en zakelijke klantencontacten en hoe we deze gegevens verwerken. We hebben ook uitgelegd hoe personen keuzes kunnen maken en hun gegevens kunnen beheren.
  • Gegevensbeheer: We hebben beschreven hoe personen (i) toegang kunnen krijgen tot hun persoonsgegevens en hoe ze deze kunnen corrigeren of van onze systemen kunnen verwijderen; en (ii) indien nog hun toestemming kunnen verlenen of intrekken.
  • Leesbaarheid: We hebben ons privacybeleid bijgewerkt om ervoor te zorgen dat het gemakkelijker te begrijpen is door het opnieuw te organiseren en algemeen Nederlands te gebruiken.

Laatst gewijzigd op 23/05/2018

Inleiding

Cvent, Inc. en zijn volledig operationele entiteiten Cvent Europe Ltd., Cvent GmBH, Cvent Canada Inc., Cvent Australia PTY Limited, Cvent Singapore PTE Limited, Cvent India Private Limited, Lanyon Solutions, Inc., Passkey International, Inc. en StarCite, Inc. (‘Cvent’ of ‘wij’, ‘ons’ of ‘onze’), respecteren uw privacy en wij doen er alles aan om uw privacy te beschermen door dit beleid na te leven. 

Dit beleid beschrijft onze praktijken die verband houden met de gegevens die wij verzamelen via onze Cvent Event Cloud- en Hospitality Cloud-softwareplatforms en -applicaties (gezamenlijk onze 'Applicaties’ genoemd), evenals de privacypraktijken van Cvent met betrekking tot het gebruik van de websites van Cvent (zoals www.cvent.com, www.lanyon.com en andere Cvent-websites die naar dit beleid verwijzen) en externe marketingactiviteiten.

Dit beleid beschrijft ook uw gegevensbeschermingsrechten, waaronder het recht om bezwaar te maken tegen sommige verwerkingsactiviteiten van Cvent. Het beleid is niet van toepassing op gegevens die door derden worden verzameld, waaronder via een applicatie of inhoud van derden (waaronder reclame) die gelinkt is naar of toegankelijk is vanuit onze applicaties of websites.

Inhoudsopgave

Bent u een klant, een zakelijke contact van een klant of een bezoeker?

Welke soorten persoonsgegevens worden door onze klanten verzameld?

Hoe verzamelen onze klanten persoonsgegevens?

Hoe gebruiken onze klanten persoonsgegevens?

Gebruikt Cvent persoonsgegevens die door onze klanten zijn verzameld?

Wat is de rechtsgrondslag voor Cvent om persoonsgegevens uit de EER te verwerken?

Hoelang bewaart Cvent persoonsgegevens die door onze klanten zijn verzameld?

Hoe verkrijgt u toegang tot uw gegevens en hoe kunt u deze corrigeren of verwijderen?

Hoe gebruikt Cvent cookies en soortgelijke technologieën?

Hoe verwerkt Cvent gegevens van bezoekers?

Verwerkt Cvent gegevens van kinderen jonger dan 13 jaar?

Naar waar draagt Cvent de gegevens over die het verwerkt?

Hoe beveiligt Cvent de gegevens die het verwerkt?

Wat zijn Cvent-producten?

Hoe neemt u contact op met Cvent of de functionaris voor gegevensbescherming van Cvent?

Hoe publiceert Cvent wijzigingen in zijn rivacybeleid?

Bent u een klant, een zakelijke contact van een klant of een bezoeker?

Dit beleid is van toepassing op de onderstaande classificatie van personen die interageren met Cvent:

·      KLANTEN: Klanten zijn personen die werknemers of medewerkers van directe klanten van Cvent zijn (bijvoorbeeld evenementenplanners, reiskopers en aanbieders van vergaderruimten), waaronder personeel van klanten aan wie een aanmelding-ID is toegewezen en die gemachtigd zijn om toegang te krijgen tot onze applicaties en deze te gebruiken op basis van een actieve Cvent-overeenkomst of onder een tijdelijke proeflicentie, indien deze beschikbaar is. Klanten zijn ook personen die zichzelf registreren om toegang te krijgen tot onze applicaties.

·      ZAKELIJKE CONTACTEN VAN KLANTEN: Zakelijke contacten van klanten zijn personen die met onze klanten interageren via onze applicaties. Deze omvatten huidige en toekomstige klanten, leden, bezoekers, sponsors, exposanten, marketingpartners, hotelgasten of andere zakelijke contacten van onze klanten. Zakelijke contacten van klanten zijn bijvoorbeeld personen die zich registreren voor een evenement dat wordt georganiseerd door een klant, een evenementgerelateerde mobiele app downloaden, een online enquête invullen of een hotelreservering maken met behulp van een van de applicaties van Cvent.  

  • BEZOEKERS: Personen die interageren met onze websites (bijvoorbeeld om te lezen over Cvent-producten en -services, een witboek te downloaden of zich te registreren voor een online demo) en personen die Cvent-marketingevenementen bijwonen (bijvoorbeeld Cvent CONNECTTM, Cvent ‘lunch and learns’, en Cvent-webinars) en personen die wij op een beurs ontmoeten of leren kennen door een referentie van derden of andere externe bronnen. 

Welke soorten persoonsgegevens worden door onze klanten verzameld?

Onze applicaties zijn flexibel en onze klanten kunnen er een verscheidenheid aan persoonsgegevens van en over hun zakelijke klantencontacten mee verzamelen. Daartoe behoren onder andere de naam, de organisatie, de titel, het postadres, het e-mailadres, het telefoonnummer, het faxnummer, de accountgegevens van sociale media, het nummer van de creditcard of bankpas en andere gegevens, inclusief, maar niet beperkt tot dieetvoorkeuren, interesses, beoordelingen, activiteiten, de leeftijd, het geslacht, de opleiding en het beroep.

Voor een meer gedetailleerde lijst van onze applicaties, raadpleegt u het gedeelte ’Wat zijn Cvent-producten?aan het einde van dit privacybeleid. Het gebruik van Cvent van persoonsgegevens die door onze applicaties zijn verzameld, wordt beperkt tot het doel van het leveren van de service waarvoor onze klanten Cvent hebben ingeschakeld.

Als u niet akkoord gaat met onze beleidsregels en praktijken, kunt u ervoor kiezen onze applicaties niet te gebruiken.

Hoe verzamelen onze klanten persoonsgegevens?

  • Wanneer zakelijke contacten van klanten vrijwillig en uitdrukkelijk persoonsgegevens invoeren in onze applicaties.
  • Wanneer onze klanten zakelijke contacten in onze applicaties invoeren wanneer dit is toegestaan, waaronder als deze een legitiem zakelijk belang hebben of uitdrukkelijke toestemming van zakelijke contacten van klanten verkrijgen.
  • Automatisch, wanneer zakelijke contacten van klanten interageren met onze applicaties met behulp van veelgebruikte technologieën voor gegevensverzameling, zoals cookies. Voor meer informatie over deze technologieën raadpleegt u het gedeelte met de titel ‘Hoe gebruikt Cvent cookies en soortgelijke technologieën?

Hoe gebruiken onze klanten persoonsgegevens?

Als een zakelijke contact van een klant ervoor kiest onze applicaties te gebruiken om zaken te doen met een klant (bijvoorbeeld: voor een evenement registreren of ervoor inchecken, op een online enquête reageren, een mobiele applicatie downloaden of een offerteaanvraag verzenden of erop reageren), worden alle gegevens die worden verstrekt in verband met die interactie, overgedragen aan de klant en komen deze onder zijn beheer te staan.

Klanten hebben ook toegang tot gegevens (waaronder persoonsgegevens en gebruiksgegevens van de applicatie) die verband houden met de manier waarop zakelijke contacten van klanten interageren met de applicaties die ze gebruiken. In dat geval fungeren de klanten als gegevensbeheerders voor de zakelijke contacten van klanten in overeenstemming met de gegevensbeschermingswetgeving van de Europese Economische Ruimte (‘EER').  Daarom kan en mag Cvent geen verantwoordelijkheid nemen voor de privacypraktijken van klanten.

De gegevenspraktijken van onze klanten worden beheerd door hun privacybeleid. Wij moedigen zakelijke contacten van klanten aan om het privacybeleid van klanten te bekijken om hun praktijken en procedures te begrijpen.

Gebruikt Cvent persoonsgegevens die door onze klanten zijn verzameld?

Cvent gebruikt de persoonsgegevens van onze zakelijke contacten van klanten niet voor andere doeleinden dan het leveren van services die onze klanten hebben aangekocht via onze applicaties, zoals hieronder wordt vermeld of zoals vereist door de wet.

Wij verwerken persoonsgegevens op de volgende manier:

  • Wij maken deze bekend aan onze dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen met het doel services te leveren aan onze klanten en hun zakelijke contacten.
  • Wij maken deze bekend aan opdrachtgevers, dienstverleners en andere derden voor zover redelijkerwijs nodig is om onze applicaties, zoals bijvoorbeeld betalingsverwerkers en leveranciers van gegevenscentra of webhosting, te verstrekken, te onderhouden en te ondersteunen. Cvent deelt, verkoopt of verhandelt geen gegevens met dergelijke derden voor promotionele doeleinden.
  • Wij leveren de applicaties die onze klant ons heeft opgedragen te leveren. Enkele voorbeelden zijn:
    • Als een zakelijke contact van een klant een van onze applicaties gebruikt om zich voor een evenement te registreren, gebruiken wij het door hem opgegeven e-mailadres om hem informatie en aankondigingen met betrekking tot dat evenement te sturen.
    • Als een zakelijke contact van een klant een van onze applicaties gebruikt om de registratiekosten te betalen voor evenementen of andere producten of voor services die hun creditcards gebruiken, worden de creditcardgegevens doorgegeven aan verwerkers van betaalkaarten om de betalingsgegevens te valideren en transacties te voltooien.
    • Wanneer een klant een offerteaanvraag indient bij een leverancier van een vergaderruimte die op het leveranciersnetwerk van Cvent wordt vermeld, of bij een zakelijke contact van een klant, zoals wordt aangegeven door de klant, neemt Cvent contact op met die locatie, het beheersbedrijf of de zakelijke contact van een klant en verstrekt Cvent de gegevens die nodig zijn om op de offerteaanvraag, die persoonsgegevens bevat, te kunnen reageren.
    • Wanneer een klant of een zakelijke contact van een klant zijn aanmeldingsgegevens gebruikt om gegevens te delen op hun sociale socialemediaplatform of om zich aan te melden bij een van onze applicaties, delen wij gegevens met de accountprovider van hun sociale media. De gegevens die wij delen worden beheerd door het privacybeleid van de socialemediasite. 
  • Wij maken persoonsgegevens bekend aan derden in geval van een fusie, afstoting, herstructurering, herkapitalisatie, reorganisatie, ontbinding of andere verkoop of overdracht van een deel of alle activa van Cvent, hetzij als een doorlopende bedrijfsactiviteit of als deel van een faillissement, liquidatie of soortgelijke procedures, waarin persoonsgegevens over onze klanten en zakelijke contacten van klanten die in het bezit zijn van Cvent tot de overgedragen activa behoren.
  • Wanneer wij van mening zijn dat dit noodzakelijk of gepast is: (a) onder de toepasselijke wetgeving, waaronder de wetten buiten het land waar u woont; (b) om te reageren op verzoeken van openbare en overheidsinstanties, waaronder openbare en overheidsinstanties buiten het land waar u woont; en (c) om frauduleuze transacties te beschermen of te identificeren.
  • Voor andere doeleinden wanneer zakelijke contacten van klanten daarvoor uitdrukkelijke toestemming geven.

Wij verzamelen en anonimiseren gegevens over (i) klanten en zakelijke contacten van klanten, en (ii) het gebruik van onze applicaties om onze applicaties te verbeteren en om benchmarkproducten en andere producten die gebaseerd zijn op informatie te creëren. Geen van de geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens bevatten persoonsgegevens (d.w.z. gegevens die geen personen kunnen identificeren).

Wat is de rechtsgrondslag voor Cvent om persoonsgegevens uit de EER te verwerken?

Voor personen die afkomstig zijn uit de Europese Economische Ruimte (EER), is onze rechtsgrondslag voor het verzamelen en gebruiken van hun persoonsgegevens ons rechtmatig belang wanneer de verwerking plaatsvindt voor de legitieme belangen van ons of van een derde en niet wordt ondermijnd door de belangen van gegevensbescherming of fundamentele rechten en vrijheden van de persoon. Deze belangen dienen om personen toegang te geven tot de applicaties en de functies van de applicaties, om hen de informatie te sturen die zij hebben aangevraagd, om de veiligheid van onze applicaties te garanderen door te proberen ongeoorloofde of kwaadwillende activiteiten te voorkomen of om naleving van onze gebruiksvoorwaarden, overeenkomsten en andere beleidsregels af te dwingen. In sommige EER-landen vertrouwen wij op toestemming als rechtsgrondslag als gegevens worden gebruikt voor marketingdoeleinden.

Hoelang bewaart Cvent persoonsgegevens die door onze klanten zijn verzameld?

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken voor de rechtmatige zakelijke belangen die worden beschreven in het gedeelte ‘Gebruikt Cvent persoonsgegevens die door onze klanten zijn verzameld?’, tenzij anders wordt bepaald in onze overeenkomst met onze klant, verwerken wij de gegevens tot 90 dagen na de beëindiging van de overeenkomst, waarna wij deze uit onze productieomgeving verwijderen. Binnen 13 maanden verwijderen wij de gegevens uit onze back-upmedia.

Hoe verkrijgt u toegang tot uw gegevens en hoe kunt u deze corrigeren of verwijderen?

In verschillende landen, waaronder landen in de EER, hebben zakelijke contacten van klanten het recht op toegang tot hun persoonsgegevens en kunnen ze deze indien nodig laten wijzigen, verwijderen of beperken als ze daarvoor een verzoek indienen. Zakelijke contacten van klanten kunnen ook vragen om bepaalde soorten persoonsgegevens die worden geleverd aan hen of een andere organisatie die ze aanwijzen in een gestructureerd en machinaal leesbaar formaat. 

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, hebt u het recht uw toestemming in te trekken. De intrekking van de toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voorafgaand aan de intrekking. Zakelijke contacten van klanten hebben ook het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming in het land waar ze wonen of waar ze werken. Wij hopen echter dat wij u kunnen helpen met vragen of zorgen die u hebt over ons gebruik van uw persoonsgegevens.

Cvent verwerkt klantgegevens voor zakelijke contacten van klanten onder toezicht van onze klanten en heeft geen directe controle over de persoonsgegevens die wij verwerken en Cvent is geen eigenaar van deze persoonsgegevens. Klanten zijn verantwoordelijk voor het naleven van voorschriften of wetten, waarbij kennisgeving, openbaarmaking of toestemming vereist is, voordat de gegevens aan Cvent worden overgedragen voor hun verwerking. Elke zakelijke contact van een klant die toegang tot gegevens probeert te verkrijgen of deze probeert te corrigeren of te verwijderen, moet zijn vraag richten aan de klant. Als de klant Cvent verzoekt om de persoonsgegevens van een zakelijke contact van een klant te verwijderen om te voldoen aan de voorschriften inzake gegevensbescherming, verwerkt Cvent dit verzoek binnen 30 dagen.

Wij accepteren geen verzoeken om gegevens te wijzigen als wij van mening zijn dat deze wijziging in strijd is met enige wet of wettelijke vereiste of dat de gegevens onjuist zijn. In dergelijke gevallen informeren wij de klant over de wettelijke verplichtingen die ons verhinderen aan het verzoek te voldoen. 

Hoe gebruikt Cvent cookies en soortgelijke technologieën?

Cookies en webbakens

Wij gebruiken cookies of soortgelijke automatische gegevensverzamelingstechnologieën wanneer personen onze applicaties gebruiken om bepaalde gegevens over hun apparatuur, surfgedrag en surfpatronen te verzamelen, waaronder:

  • details van uw bezoeken aan onze applicaties, zoals de datum en het tijdstip waarop u onze applicaties gebruikt, de tijd die u op onze applicaties doorbrengt, de websites die u hebt bezocht voorafgaand aan na het gebruik van onze applicaties en de bronnen en inhoud die u opent en gebruikt in de applicaties.
  • gegevens over uw computer en internetverbinding, zoals uw IP-adres, uw type computer, uw schermresolutie, uw taal en het type en de versie van uw internetbrowser. 

Hieronder worden de technologieën vermeld die wij gebruiken voor het automatisch verzamelen van gegevens. Wij gebruiken geen van deze technologieën om gegevens van zakelijke contacten van klanten te verzamelen voor marketing- of advertentiedoeleinden.

  • Browsercookies.  Een cookie is een klein bestand dat op de vaste schijf van een computer wordt geplaatst.  Webbrowsers kunnen worden geconfigureerd om cookies te beperken of volledig te blokkeren, om instellingen voor cookiemeldingen te maken en/of om cookies die al aanwezig zijn in de browser of het apparaat te verwijderen.  Informatie over hoe u dit kunt doen, vindt u in het help-/naslaggedeelte van de webbrowser. Het beperken van bepaalde soorten cookies kan ook voorkomen dat klanten of zakelijke contacten van klanten bepaalde delen van onze applicaties gebruiken, afhankelijk van de manier waarop de browserinstellingen zijn geconfigureerd.  De registratie van evenementen kan bijvoorbeeld niet succesvol worden voltooid als cookies zijn uitgeschakeld in de webbrowser. Tenzij de browserinstelling zodanig is ingesteld dat cookies worden geweigerd, plaatst ons systeem cookies wanneer de browser met onze applicaties communiceert.  Raadpleeg www.allaboutcookies.org voor meer informatie over cookies en hoe u ze kunt uitschakelen.

 

  • Sessiecookies and permanente cookies.  Een sessiecookie duurt maar één browsersessie en wordt verwijderd wanneer de gebruiker de webbrowser sluit. Met sessiecookies kunnen websitebeheerders de acties van een gebruiker koppelen tijdens een browsersessie.  Een permanente cookie blijft op het apparaat van de gebruiker staan (zelfs wanneer het is uitgeschakeld) totdat het verloopt of wordt verwijderd.  Een permanente cookie wordt opnieuw geactiveerd wanneer een gebruiker terugkeert naar de website die de cookie heeft geplaatst. Wij gebruiken permanente cookies om uw webervaring aan te passen wanneer u terugkeert naar een webpagina of onze website.

Geen van deze cookies kan andere cookies of gegevens van de vaste schijf van een gebruiker lezen of er toegang toe verkrijgen.  Bovendien kunnen deze cookies alleen een gebruiker niet persoonlijk identificeren. Een cookie herkent echter de individuele webbrowser of het individuele apparaat van een gebruiker via een IP-adres, browserversie, besturingssysteem en andere gegevens, en personen die zich aanmelden bij hun Cvent-accounts kunnen individueel bij bepaalde applicaties worden geïdentificeerd met behulp van sessiecookies.

  • Webbakens.  Pagina's in onze applicaties en onze e-mails kunnen kleine elektronische bestanden bevatten die ook bekend staan als webbakens (ook wel clear gif’s, pixeltags en gif’s met een enkele pixel genoemd).  Webbakens verschillen van cookies omdat de gegevens niet op uw vaste schijf worden opgeslagen, maar onzichtbaar op webpagina's of in e-mails zijn ingesloten.  Met webbakens kunnen wij online bewegingen van webgebruikers traceren, bijvoorbeeld om gebruikers te tellen die deze pagina's hebben bezocht of een e-mail hebben geopend en voor andere gerelateerde websitestatistieken (bijvoorbeeld voor de registratie van de populariteit van bepaalde website-inhoud en het verifiëren van de integriteit van het systeem en de server).  Hierdoor kan Cvent een website-ervaring bieden die beter is afgestemd op uw voorkeuren en interesses.
  • Flashcookies.  Bepaalde functies van onze services kunnen lokale opslag, zoals flashcookies, gebruiken om gegevens over uw voorkeuren en navigatie naar, vanaf en op onze websites te verzamelen en op te slaan.  Flashcookies worden niet beheerd door dezelfde browserinstellingen als deze die worden gebruikt voor browsercookies. Als u geen flashcookies op uw computer wilt opslaan, kunt u de instellingen van uw Flash-speler aanpassen om de opslag van flashcookies te blokkeren met de hulpmiddelen in het instellingenpaneel voor website-opslag dat beschikbaar is via de volgende link

Momenteel reageren wij niet op ‘Niet volgen’-signalen van de browser, omdat wij wachten op een uniforme standaard die door regelgevers of de privacysector wordt voorgesteld.  Cvent beschouwt op ernstige wijze het onafhankelijke recht van een persoon om te bepalen hoe zijn persoonsgegevens worden verwerkt, en blijft de ontwikkelingen op dit gebied nauwlettend volgen.

Voor meer informatie over hoe u de instellingen van uw browser kunt aanpassen om cookies en andere traceertechnologieën te beperken of uit te schakelen, raadpleegt u het onderstaande gedeelte ’Externe analyseleveranciers’.

Reclame

Wij kunnen gegevens die wij van onze venue sourcing-klanten hebben verzameld, gebruiken om advertenties van onze Hospitality Cloud-klanten te kunnen weergeven aan hun doelgroep van gebruikers.  Aankoopadvertenties van vergaderruimteleveranciers die bijvoorbeeld via het leveranciersnetwerk van Cvent selectief worden gepresenteerd aan vergaderingplanners die eerder een minimaal aantal zakelijke vergaderingen hebben toegekend aan die leveranciers of aan concurrerende locaties in het grootstedelijk doelgebied.  Als de venue sourcing-gebruiker klikt op of anderszins interageert met een advertentie, gaat de adverterende Hospitality Cloud-klant ervan uit dat de venue sourcing-gebruiker voldoet aan zijn doelcriteria, alhoewel wij voor deze doeleinden geen persoonsgegevens bekendmaken. Hoewel wij deze technologie gebruiken om advertenties te sturen naar klanten, sturen wij nooit advertenties naar zakelijke contacten van klanten.

Wij gebruiken ook derden (zoals LinkedIn, Google AdRoll en YouTube) om advertenties weer te geven die voor u van belang kunnen zijn op andere websites. Voor meer informatie en om uw voorkeuren in te stellen, gaat u naar:

Als u in Zwitserland of de Europese Unie woont, klikt u hier

Externe analyseleveranciers

Wij gebruiken externe analyseleveranciers, waaronder Google, Adobe, Mixpanel, Mouseflow en andere, om gegevens te verzamelen over uw gebruik van de services en ons in staat te stellen om de werking van deze applicaties te verbeteren.  De gegevens helpen ons algemene gebruikspatronen van de applicaties te zien, helpen ons problemen met de applicaties te registreren, laten ons zien of onze advertenties effectief zijn of niet en stellen ons in staat reacties op advertenties te gebruiken om advertentieprestaties te optimaliseren.  Google Analytics, Adobe en Mixpanel gebruiken cookies en andere soortgelijke technologieën om gegevens te verzamelen over het gebruik van onze applicaties en om websitetrends aan ons te melden, zonder dat er persoonsgegevens worden opgeslagen op externe leveranciersplatforms voor analyses door derden.  Raadpleeg het gedeelte hieronder voor meer informatie of om u af te melden voor deze praktijken:

  • U kunt zich afmelden voor Google Analytics door hier te klikken. 
  • U kunt zich afmelden voor de gegevensaggregatie en analyse van Adobe over uw gebruik van de services van Adobe door op deze link te klikken. 
  • U kunt zich afmelden voor de praktijken van Mixpanel door naar https://mixpanel.com/optout/ te gaan. 
  • Mouseflow verzamelt gegevens met betrekking tot muisklikken, muisbewegingen, schuifgedrag en/of toetsaanslagen, maar deze verzamelt namens ons geen persoonlijk identificeerbare informatie of volgt het surfgedrag niet van gebruikers op andere websites die Mouseflow niet gebruiken.  U kunt leren meer over de praktijken van Mouseflow door naar http://mouseflow.com/privacy te gaan. 

Hoe verwerkt Cvent gegevens van bezoekers?

Cvent verwerkt de gegevens van bezoekers afzonderlijk en gescheiden van de manier waarop wij gegevens van klanten en zakelijke contacten van klanten verwerken. Door onze websites te bezoeken, marketingevenementen van Cvent bij te wonen of ons uw persoonsgegevens te verstrekken, gaan bezoekers akkoord met het verzamelen, verwerken en opslaan van hun persoonsgegevens zoals in dit gedeelte wordt beschreven.

Verzamelde persoonsgegevens van bezoekers

Cvent verzamelt persoonsgegevens, waaronder de naam, de titel, het postadres, het e-mailadres, het telefoonnummer, accountgegevens van sociale media, bedrijfsgegevens (waaronder financiële en factuurgegevens bij de aanschaf van Cvent-services), antwoorden op enquêtes, berichten op het berichtenbord, chatberichten, deelname aan wedstrijden en promotieonderzoeken. Wij gebruiken deze gegevens om u aanvullende informatie te verstrekken over onze services, onderzoeken uit te voeren, whitepapers te leveren of na uw bezoek contact met u op te nemen.

Wij verzamelen ook persoonsgegevens van bronnen van derden, zoals publieke databases, gezamenlijke marketingpartners en platforms voor sociale media.  Als een bezoeker er bijvoorbeeld voor kiest om zijn socialemedia-account te verbinden met haar account voor onze websites, worden bepaalde persoonsgegevens van de socialemedia-account met ons gedeeld, waaronder persoonsgegevens die deel kunnen uitmaken van het bezoekersprofiel of het profiel van haar vrienden.

Bovendien verzamelen wij persoonsgegevens van cookies en soortgelijke technologieën om gegevens te verzamelen over pagina's die bezoekers bekijken, links waarop bezoekers klikken, webbrowsergegevens van bezoekers, het IP-adres van bezoekers en andere acties die bezoekers kunnen ondernemen bij het bezoeken van onze websites. Voor meer informatie over ons gebruik van deze technologieën en hoe u deze kunt beheren, raadpleegt u het onderstaande gedeelte ’Cookies en soortgelijke technologieën’.

Het gebruik van verzamelde persoonsgegevens van bezoekers

Cvent verwerkt persoonsgegeven van bezoekers om:

  • te analyseren hoe onze websites worden geopend;
  • uw surfervaring te presenteren en producten of functies voor te stellen die waarschijnlijk meer op u van toepassing zijn;
  • technische problemen van de website te identificeren;
  • frauduleuze of illegale activiteiten te ontdekken, te onderzoeken en te verhelpen;
  • kennisgevingen met betrekking tot product-, service- of beleidswijzigingen door te geven;
  • te reageren op uw vragen over producten en services;
  • om u informatie, zoals productaankondigingen, nieuwsbrieven, witboeken, andere relevante aanbiedingen en aankomende promoties of evenementen te verzenden (indien nodig en afhankelijk van het rechtsgebied vragen wij u uw uitdrukkelijke toestemming voordat wij u marketingmails verzenden);
  • bedrijfsevenementen van Cvent te plannen en te hosten en online forums en sociale netwerken te hosten waaraan bezoekers kunnen deelnemen;
  • nieuwe doelen te analyseren, te bewerkstelligen en te identificeren;
  • op maat gemaakte reclame-, verkoop- en promotieprogramma's te maken; en
  • klanten te factureren voor onze services en de financiële mogelijkheden van potentiële klanten te evalueren om te onderzoeken of de oplossingen van Cvent financieel haalbaar voor ze zijn.

Persoonsgegevens van bezoekers bewaren

Wanneer wij persoonsgegevens van bezoekers verwerken voor marketingdoeleinden of met de toestemming van de bezoeker, verwerken wij de gegevens totdat de bezoeker ons vraagt om hiermee te stoppen. Het duurt doorgaans maximaal 30 dagen om uw verzoek te verwerken. Cvent bewaart de persoonsgegevens van bezoekers niet langer dan de wettelijke bewaarperiode die is toegestaan in de plaatselijke rechtsgebieden waar Cvent-diensten worden verkocht en geleverd. Wij houden ook bij wanneer bezoekers ons hebben gevraagd geen directe marketing te sturen of bezoekersgegevens voor onbepaalde tijd te verwerken, zodat wij het verzoek van de bezoeker in de toekomst kunnen respecteren.

Bezoekersgegevens delen

Cvent kan gegevens delen met serviceleveranciers van derden die zijn uitbesteed om namens ons services te leveren en met derden die Cvent-services doorverkopen.

Cvent kan ook zakelijke partners inschakelen om gezamenlijk producten, services of andere programma's, zoals webinars of witboeken, aan te bieden en van tijd tot tijd kunnen wij persoonsgegevens delen als u belangstelling hebt voor gezamenlijk aangeboden producten of diensten of deze aanschaft.

Cvent deelt alleen persoonsgegevens van bezoekers die een Cvent-marketingevenement bijwonen met derden als a) de bezoeker daarmee uitdrukkelijk akkoord gaat, b) de bezoeker toestaat dat zijn badge wordt gescand, of c) dit is toegestaan overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Toegang krijgen tot bezoekersgegevens of deze corrigeren of verwijderen

Bezoekers hebben dezelfde rechten op toegang, correctie of verwijdering van hun persoonsgegevens als onze zakelijke contacten van klanten, zoals wordt vermeld in het gedeelte Hoe verkrijgt u toegang tot uw gegevens en hoe kunt u deze corrigeren of verwijderen?.

Elke bezoeker die toegang probeert te krijgen tot zijn gegevens of deze probeert te corrigeren of te verwijderen, kan dit doen dooreen verzoek in te dienen op onze website  http://www.cvent.com/gdpr. Cvent verwerkt dit verzoek binnen 30 dagen.

Wij accepteren geen verzoeken om gegevens te wijzigen als wij van mening zijn dat deze wijziging in strijd is met enige wet of wettelijke vereiste of dat de gegevens onjuist zijn. In dergelijke gevallen informeren wij de bezoeker over de wettelijke verplichtingen die ons verhinderen om aan het verzoek te voldoen. 

Wij houden een controlegeschiedenis bij van alle verzoeken om toegang te krijgen tot persoonsgegevens of deze te corrigeren of te verwijderen om een register bij te houden van de naleving van wettelijke vereisten.

Cookies en soortgelijke technologieën

Alle praktijken met betrekking tot cookies en hun gebruik die worden beschreven in ‘Hoe gebruikt Cvent cookies en soortgelijke technologieën, zijn ook van toepassing op bezoekers wanneer zij met onze websites interageren.

Verwerkt Cvent gegevens van kinderen jonger dan 13 jaar?

Onze applicaties zijn niet bedoeld voor kinderen jonger dan 13 jaar. Wij vragen niet rechtstreeks om of verzamelen geen persoonsgegevens van kinderen jonger dan 13 jaar.  Als u jonger bent dan 13 jaar, mag u (i) geen gegevens over deze applicaties gebruiken of verstrekken via zijn functies, (ii) zich niet registeren om een van onze applicaties te gebruiken, (iii) geen aankopen doen via onze applicaties, (iv) geen enkele interactieve of publieke reactiefunctie van onze applicaties gebruiken of gegevens over uzelf, waaronder uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres of schermnaam of gebruikersnaam, verstrekken.  

Naar waar draagt Cvent de gegevens over die het verwerkt?

Het EU-VS- en Zwitserland-VS-privacyschild

Cvent neemt deel aan en heeft verklaard dat het voldoet aan het EU-VS-privacyschildkader en Zwitserland-VS-privacyschild.  Cvent verbindt zich ertoe om alle persoonsgegevens die zijn ontvangen van de lidstaten van de Europese Unie (EU) en Zwitserland op basis van het privacyschildkader te onderwerpen aan de toepasselijke privacyschildbeginselen.  Ga voor meer informatie over het privacyschildkader naar de privacyschildlijst van het Amerikaanse ministerie van Handel.

Cvent is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die het ontvangt overeenkomstig de privacyschildbeginselen en draagt deze vervolgens over aan een derde die namens hem optreedt als agent.  Cvent voldoet aan de principes van het privacyschild voor alle verdere overdrachten van persoonsgegevens uit de EU en Zwitserland, waaronder de bepalingen voor de verdere overdracht van aansprakelijkheid.

Met betrekking tot persoonsgegevens die worden ontvangen of overgedragen overeenkomstig de privacyschildbeginselen, is Cvent onderworpen aan de regelgevende handhavingsbevoegdheden van de Amerikaanse federale handelscommissie.  In bepaalde situaties kan het nodig zijn dat Cvent persoonsgegevens openbaar maakt in antwoord op wettelijke verzoeken van overheidsinstanties, waaronder om te voldoen aan nationale veiligheids- of wetshandhavingsvereisten.

Als u vragen hebt over de privacy of het gebruik van gegevens die niet op bevredigende wijze zijn beantwoord, neemt u contact op met onze in de VS gevestigde externe geschillenbeslechtingsprovider (kosteloos) via https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

In bepaalde omstandigheden, die meer gedetailleerd op de website van het privacyschild https://www.privacyshield.gov/article?id=How-to-Submit-a-Complaint worden beschreven, hebt u mogelijk het recht om beroep te doen op bindende arbitrage wanneer andere geschillenbeslechtingprocedures zijn uitgeput.  

Grensoverschrijdende overdrachten, behalve naar E.U. of Zwitserland 

Persoonsgegevens kunnen toegankelijk zijn voor personeel van Cvent dat services verleent in elk land waar wij faciliteiten hebben of waarbij wij IT-serviceleveranciers inschakelen, waaronder India, Australië en Singapore. Dit betekent dat wij persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte of de VS overbrengen. In dergelijke gevallen gebruiken wij standaardclausules die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie om persoonsgegevens te beschermen. Als u een kopie wilt of andere vragen hebt, neemt u contact met ons op via de onderstaande contactgegevens.

Hoe beveiligt Cvent de gegevens die het verwerkt?

Wij ondernemen verschillende organisatorische, technische en administratieve maatregelen om persoonsgegevens binnen onze organisatie te beschermen.  Helaas is geen enkel gegevensoverdrachtssysteem of opslagsysteem 100% veilig.  Als u reden hebt om aan te nemen dat uw interactie met ons niet langer veilig is (bijvoorbeeld als u van mening bent dat de beveiliging van een account dat u bij ons hebt, is aangetast), brengt u ons onmiddellijk op de hoogte door contact met ons op te nemen via het gedeelte Contactgegevens hieronder.

Wat zijn Cvent-producten?

Event Cloud

Cvent Meetings & Events

  • Cvent Event Management
  • RegOnline by Cvent
  • Inquisium by Cvent
  • Cvent Conference
  • Lanyon Meetings

 

Cvent Onsite Solutions

  • OnArrival
  • OnArrival 360
  • SocialWall
  • LeadCapture
  • CrowdCompass by Cvent
  • QuickMobile by Cvent

 

Hospitality Cloud

  • Cvent Supplier Network
  • SpeedRFP.com
  • EliteMeetings.com
  • Cvent Business Intelligence
  • Cvent Lead Scoring
  • Cvent Passkey
  • Cvent Business Transient

Hoe neemt u contact op met Cvent of de functionaris voor gegevensbescherming van Cvent?

Voor meer informatie over de rol van de functionaris voor gegevensbescherming of voor vragen in verband met het privacybeleid van Cvent kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming via [email protected].  U kunt ook contact opnemen met Cvent voor meer informatie over de implementatie van ons privacyprogramma via:

Cvent Representative

1765 Greensboro Station Place, 7th Floor

Tysons Corner, Virginia 22102

[email protected]

Hoe publiceert Cvent wijzigingen in zijn rivacybeleid?

Wij zullen dit privacybeleid bijwerken, zodat wijzigingen van onze gegevenspraktijken erin worden weerspiegeld. Als wij belangrijke wijzigingen aanbrengen, brengen wij u hiervan op de hoogte door middel van een kennisgeving op deze website dertig (30) dagen voordat de wijzigingen van kracht worden, of per e-mail (die wordt verzonden naar het e-mailadres dat is opgegeven in uw account) zeven (7) dagen voordat de wijzigingen van kracht worden. Wijzigingen in het privacybeleid zijn echter onmiddellijk na hun publicatie van kracht voor nieuwe bezoekers, klanten en zakelijke contacten van klanten. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen voor de meest recente informatie over onze privacypraktijken.