Cvent - Globaali tietosuojakäytäntö

Viimeaikaisten muutosten yhteenveto:

Uutta 23.5.2018 jälkeen:

Olemme äskettäin muuttaneet mm. tietosuojaamme, heijastaen Euroopan unionin (EU) Yleisen tietosuojadirektiivin (GDPR) noudattamista.  Seuraavassa on yhteenveto koskien pääasiallisia muutoksia:

  • Läpinäkyvyys: OIemme lisänneet lisäselkeyttä tietoihin liittyen, joita keräämme asiakkailta, vierailijoilta ja liiketoiminnallisista asiakasyhteystiedoista ja kuinka käsittelemme näitä tietoja. Olemme myös selvittäneet valinnat ja hallinnan, joita yksilöillä on tietoihinsa liittyen.
  • Tietojen hallinta: Olemme kuvanneet kuinka yksilöt voivat (i) siirtyä henkilötietoihin, korjata tai poistaa nämä järjestelmästämme; ja (ii) antaa tai kumota hyväksyntä tarpeen mukaan.
  • Luettavuus: Olemme päivittäneet Tietosuojalausekkeemme tehden siitä helpommin ymmärrettävän uudelleen organisoimalla sen ja käyttämällä pelkistettyä englannin kieltä.

Viimeksi päivitetty 23. toukokuuta, 2018

Johdanto

Cvent, Inc., ja sen täysimittaisesti toimivat yksiköt Cvent Europe Ltd., Cvent GmBH, Cvent Canada Inc., Cvent Australia PTY Limited, Cvent Singapore PTE Limited, Cvent India Private Limited, Lanyon Solutions, Inc., Passkey International, Inc. ja StarCite, Inc. ("Cvent" tai  "Me"), kunnioittavat yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet suojaamaan yksityisyyttäsi tätä säännöstä noudattamalla. 

Tämä säännös kuvaa käytäntöjämme liittyen tietoihin, joita keräämme ohjelmistoalustoilta ja sovelluksista Cvent Event Cloud ja Hospitality Cloud -ohjelmistoalustoilta ja sovelluksista (yleisesti “Sovelluksemme”), kuten myös Cventin tietosuojamenettelyt liittyen Cventin verkkosivuihin (kuten www.cvent.com, www.lanyon.com ja muut Cvent-verkkosivut, jotka linkittyvät tähän säännökseen) ja ulkoisten markkinointitoimenpiteiden avulla.

Tämä menettelytapa kuvaa myös tietosuojamenettelyn oikeuksiasi, mukaan lukien oikeus vastustaa joitain Cventin käsittelytapoja. Menettelytapaa ei sovelleta minkä tahansa kolmannen osapuolen keräämiin tietoihin, mukaan lukien kaikki kolmansien osapuolten sovellukset tai sisältö (mukaan lukien mainokset), jotka linkittyvät tai joihin on pääsy sovelluksistamme tai verkkosivustoiltamme.

Sisällysluettelo

Oletko asiakas, liiketoiminnallinen asiakkaan yhteyshenkilö tai vierailija?

Minkä tyyppisiä henkilötietoja asiakkaamme keräävät?

Miten asiakkaamme keräävät henkilötietoja?

Miten asiakkaamme käyttävät henkilötietoja?

Käyttääkö Cvent asiakkaidemme keräämiä henkilötietoja?

Mikä on Cventin laillinen peruste henkilötietojen käsittelylle ETA:lta?

Miten pitkään Cvent tallentaa henkilökohtaisia tietoja, jotka ovat asiakkaidemme keräämiä?

Miten siirryt tietoihisi, korjaat tai poistat niitä?

Miten Cvent käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita?

Miten Cvent käsittelee tietoja vierailijoilta?

Käsitteleekö Cvent alle 13-vuotiaiden lasten tietoja?

Minne Cvent siirtää käsittelemänsä tiedot?

Miten Cvent varmistaa käsittelemänsä tiedot?

Mitkä ovat Cventin tuotteita?

Miten muodostat yhteyden Cventin tai Cventin tietosuojavaltuutetun kanssa?

Miten Cvent julkaisee muutoksia Tietosuojakäytäntöönsä?

Oletko asiakas, asiakkaan liiketoiminnallinen yhteyshenkilö tai vierailija?

Tätä säännöstä sovelletaan seuraavaan yksiköiden luokitukseen, jotka ovat vuorovaikutuksessa Cventin kanssa:

·      ASIAKKAAT: Asiakkaat ja yksilöt, jotka ovat Cventin suorien asiakkaiden työntekijöitä tai kumppaneita (esim., tapahtumasuunnittelijoita, matkaostajia ja kokoustilatoimittajia), mukaan lukien asiakkaan henkilöstö, joille on määritetty sisäänkirjautumisen tunnus ja ovat valtuutettuja siirtymään sovelluksiimme ja käyttämään sovelluksiamme olemassa olevan Cvent-sopimuksen mukaisesti tai väliaikaisen arviointilisenssin puitteissa, mikäli käytössä. Lisäksi, asiakkaat käsittävät henkilöt, jotka rekisteröivät itsensä siirtymään sovelluksiimme.

·      LIIKETOIMINNALLISET ASIAKASYHTEYSTIEDOT: Liiketoiminnalliset asiakasyhteystiedot ovat yksilöitä, jotka ovat tekemisissä asiakkaidemme kanssa sovellustemme välityksellä. Nämä käsittävät asiakkaidemme nykyiset ja mahdolliset asiakkaat, jäsenet, osallistuja, sponsorit, näytteilleasettajat, markkinointikumppanit, hotellivieraat tai muut liiketoiminnalliset yhteydet. Esim., liiketoiminnalliset asiakasyhteystiedot sisältävät yksilöt, jotka rekisteröityvät tapahtumaan, joka on asiakkaan järjestämä, lataavat tapahtumaan liittyvän mobiilisovelluksen, täydentävät verkkokyselyn tai tekevät hotellivarauksen käyttämällä yhtä Cventin sovelluksista.  

  • VIERAILIJAT: Yksilöt, jotka ovat vuorovaikutuksessa verkkosivujemme välityksellä (esim., lukeakseen tietoja koskien Cvent-tuotteita ja -palveluja, ladatakseen tutkimustietoja tai kirjautukseen sisään verkossa toteutettuun esittelyyn), kuten myös ne, jotka vierailevat Cvent-markkinointitapahtumissa (esim., Cvent CONNECTTM, Cvent “lunch and learns”, ja Cvent-webinaarit) ja joita tapaamme massuilla tai saamme tietoja viitteenä kolmansilta osapuolilta tai muista ulkoisista lähteistä. 

Minkä tyyppisiä henkilötietoja asiakkaamme keräävät?

Sovelluksemme ovat joustavia ja mahdollistavat asiakkaidemme keräävän erilaisia henkilötietoja koskien heidän liiketoiminnallisia asiakasyhteystietojaan ja näihin liittyen, mukaan lukien nimi, organisaatio, nimike, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, faksinumero, sosiaalisen median tilitunnus, luotto- tai veloituskortin numero ja muita tietoja mukaan lukien mutta ei rajoittuen ruokavalioon, mielenkiinnon kohteisiin, mielipiteisiin, aktiviteetteihin, ikään, sukupuoleen, koulutukseen ja ammattiin.

Saadaksesi enemmän yksityiskohtaisen luettelon sovelluksistamme, ks. tämän tietosuojamenettelyn lopussa oleva osa “Mitä ovat Cventin tuotteet”. Cventin käyttö palveluiden kautta kerättyjen henkilötietojen osalta rajoittuu tarkoitukseen tarjota palvelua, jonka asiakkaamme ovat tilanneet Cventiltä.

Jos et hyväksy käytäntöjämme ja toimintatapojamme, voit valita olla käyttämättä palvelujamme.

Miten asiakkaamme keräävät henkilötietoja?

  • Liiketoiminnallisen asiakasyhteyshenkilön vapaaehtoisesti ja yksinomaisesti syöttäessä tietoja sovelluksiimme.
  • Asiakkaidemme syöttäessä liiketoiminnallisia asiakasyhteystietoja sovelluksiimme, sallittaessa, mukaan lukien oikeutetun intressin omaaminen tai yksinomaisen hyväksynnän hankinta liiketoiminnalliselta asiakasyhteystiedolta.
  • Automaattisesti, kun liiketoiminnalliset yhteystiedot ovat vuorovaikutuksessa sovellustemme kanssa, yleisesti käytettyjen tiedonkeräämisteknologioiden käyttö, kuten evästeet. Saadaksesi lisätietoja koskien näitä teknologioita, ks. alla oleva osa nimeltään “Miten Cvent käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita?

Miten asiakkaamme käyttävät henkilötietoja?

Jos liiketoiminnallinen asiakasyhteyshenkilö valitsee käyttää Sovelluksiamme liiketoiminnan suorittamiseksi Asiakkaan kanssa (esim. rekisteröityminen tapahtumaan tai tapahtuman tarkistus, verkkokyselyyn vastaaminen, mobiilisovelluksen lataaminen tai ehdotuspyynnön lähetys tai siihen vastaaminen (”RFP”)), kaikki antamasi tiedot siirretään Asiakkaan hallintaan.

Asiakkailla on myös pääsy tietoihin (mukaan lukien henkilötiedot ja sovelluksen käyttötiedot) koskien liiketoiminnallisten asiakasyhteyshenkilöiden toimintaa sovellusten käytössä, joita he käyttävät. Kyseisen kaltaisissa tilanteissa, asiakkaat toimivat tietojen hallinnoijina asiakasyhteystietoa kohtaan, Euroopan talousalueen (“ETA”) tietosuojalakien mukaisesti.  Tästä johtuen, Cvent ei voi, eikä omaksu vastuuta asiakkaiden tietosuojakäytännöistä.

Asiakkaidemme tiedonkäsittelyn menetelmät ovat katettuja heidän tietosuojakäytäntöjensä puitteissa. Rohkaisemme asiakkaiden liiketoiminnallisten asiakasyhteyshenkilöiden tarkastavan Asiakkaiden tietosuojamenettelyt ymmärtääkseen näiden käytäntöjä ja toimenpidemenetelmiä paremmin.

Käyttääkö Cvent asiakkaidemme keräämiä henkilötietoja?

Cvent ei käytä liiketoiminnallisten asiakasyhteystietojen henkilötietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin toimittaa palveluja, joista asiakkaamme ovat muodostaneet kanssamme sopimuksen sovellustemme välityksellä, kuten ilmaistuna alla olevassa, tai lain vaatimana.

Käsittelemme henkilötietoja seuraavalla tavalla:

  • Paljastaaksemme tytäryhtiöillemme ja sivuliikkeillemme palveluiden toimittamisen asiakkaillemme sekä näiden liiketoiminnallisille asiakasyhteystiedoille.
  • Paljastaaksemme alihankkijoille, palveluntarjoajille ja kolmansille osapuolille sen ollessa kohtuullisen tarpeellista sovellustemme tarjoamiseen, ylläpitoon ja tukemiseen, kuten esimerkiksi maksujen käsittelijät ja tietokeskusten tai verkkoisännöinnin tarjoajille. Cvent ei jaa, myy tai vaihda mitään tietoja kyseisen kaltaisten kolmansien osapuolten kanssa kampanjatarkoituksia varten.
  • Toimittaaksemme sovellukset, joiden toimittamisesta asiakkaamme on muodostanut sopimuksen. Esimerkkejä koskien tätä:
    • Jos liiketoiminnallinen asiakasyhteystieto käyttää yhtä sovelluksistamme rekisteröityäkseen tapahtumaan, käytämme heidän toimitettua sähköpostiosoitetta lähettääksemme heille tietoja ja ilmoituksia tapahtumaa koskien.
    • Jos liiketoiminnalliset asiakasyhteyshenkilöt käyttävät Sovellustamme tapahtuman rekisteröinnin tai muiden tuotteiden tai palveluiden maksamiseen luottokortilla, annamme luottokortin tiedot maksukortin käsittelijälle maksutietojen vahvistamiseksi ja maksun suorittamiseksi.
    • Asiakkaan lähettäessä RFP:n tapaamistilaan, jonka toimittaja luetteloi Cvent-toimittajaverkossa, tai liiketoiminnalliselle asiakasyhteystiedolle, asiakkaan ohjaamana, Cvent ottaa yhteyttä kyseiseen tahoon, hallintayhtiöön tai liiketoiminnalliseen asiakasyhteystietoon ja paljastaa tarvittavat tiedot, jotta tämä voi vastata RFP:hen, joka sisältää henkilötietoja.
    • Kun asiakas tai liiketoiminnallinen asiakasyhteystieto käyttää sosiaalisen median tunnuksiaan jakaakseen tietoja sosiaalisen median alustalla tai kirjautuakseen sisään yhteen sovelluksistamme, me jaamme tietoja heidän sosiaalisen median tilinsä toimittajan kanssa. Tiedot, joita jaamme, hallitaan sosiaalisen median sivuston tietosuojakäytännössä. 
  • Kolmannelle osapuolelle toimituksessa, kun kyseessä sulautuminen, uudelleen järjestely, pääomapohjan vahvistus, uudelleen organisointi, jakautuminen tai muu Cventin osittainen tai koko varallisuuden myynnin tai siirron toimenpide, huomioimatta onko kyseessä liiketoiminnan jatkaminen tai konkurssi, lakkauttaminen tai vastaava toimenpide, jossa Cventin hallussa olevat asiakkaiden ja liiketoiminnan asiakasyhteystiedot kuuluvat siirrettävään varallisuuteen.
  • Kun katsomme sen tarpeelliseksi tai asianmukaiseksi: (a) sovellettavan lain mukaisesti, mukaan lukien lait, jotka ovat asuinmaasi ulkopuolella; (b) vastaamaan pyyntöihin julkisilta ja hallituksen viranomaisilta, mukaan lukien julkiset ja hallituksen viranomaiset asuinmaasi ulkopuolella; ja (c) suojautua vilpillisiä liiketoimia vastaan tai tunnistaa ne.
  • Muita tarkoituksia varten, kun liiketoiminnalliset asiakasyhteyshenkilöt antavat nimenomaisen suostumuksensa.

Kokoamme ja anonymisoimme tietoja koskien (i) asiakkaita ja liiketoimellisia asiakasyhteystietoja, ja (ii) sovellustemme käyttöä varten voidaksemme parantaa sovelluksiamme ja luoda vertailuarvon ja muita liiketoiminnallisia tiedustelutuotteita. Mikään kootuista ja anonymisoiduista tiedoista ei sisällä henkilötietoja (esim., ei muodosta tunnistetta kenenkään henkilön osalta).

Mikä on Cventin laillinen peruste henkilötietojen käsittelylle ETA:lta?

Henkilöt, jotka ovat Euroopan talousalueelta (ETA), laillinen perustamme kerätä ja käyttää heidän henkilötietojaan on oikeutettu etumme, jossa käsittely tapahtuu meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen puitteissa, eikä sitä ohiteta yksilön tietosuojakäytännön etujen tai perustavaa laatua olevien oikeuksien ja vapauksien osalta. Nämä edut toimittavat henkilöille pääsyn sovelluksiin ja sovellusten ominaisuuksiin; lähettäen heille tietoja, joita he pyysivät; jotta varmistetaan sovellustemme turvallisuus, pyrkimällä estämään valtuuttamattomat tai pahantahtoiset toiminnot; tai, vahvistamaan käyttöehtojemme, sopimustemme ja säännöstemme noudattamista. Joissain ETA-maissa, luotamme suostumukseen oikeudellisena perustana tietojen käyttämiselle markkinointitarkoituksissa.

Miten pitkään Cvent tallentaa henkilökohtaisia tietoja, jotka ovat asiakkaidemme keräämiä?

Missä käsittelemme henkilökohtaisia tietoja oikeutettujen liiketoiminnallisten etujen mukaisesti, jotka ovat kuvattuina osassa “Käyttääkö Cvent asiakkaidemme keräämiä henkilötietoja”, ellei muutoin todeta sopimuksessa asiakkaamme kanssa, käsittelemme tietoja 90 sopimuksen irtisanomisen jälkeen, jolloin poistamme sen tuotantoympäristöstämme. 13 kuukauden kuluessa, poistamme tiedot varmuuskopioinnin mediastamme.

Miten siirryt tietoihisi, korjaat tai poistat niitä?

Useissa maissa, mukaan lukien ETA-maat, liiketoiminnallisilla yhteystiedoilla on pyynnöstä oikeus henkilötietoihinsa pääsyyn ja tarpeen vaatiessa, muuttaa, poistaa tai rajoittaa niitä. Liiketoiminnalliset asiakasyhteystiedot voivat myös pyytää tietyn tyyppisiä henkilökohtaisia tietoja lähetettäviksi heille tai toiselle organisaatiolle, jonka he nimeävät, rakenteellisessa ja koneluettavassa muodossa. 

Käsitellessämme henkilötietojasi hyväksyntäsi mukaisesti, sinulla on oikeus kumota hyväksyntäsi. Hyväksynnän kumoaminen ei vaikuta käsittelyn laillisuuteen, pohjatuen hyväksyntään ennen kumoamista. Liiketoiminnallisilla asiakasyhteyshenkilöillä on myös oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle tietosuojan osalta maassa, jossa he asuvat tai työskentelevät – vaikkakin toivomme, että voimme olla avuksi kaikkien pyyntöjen tai huolenaiheiden osalta, joita sinulla saattaa olla koskien henkilötietojesi käyttöämme.

Cvent käsittelee liiketoiminnallisia asiakasyhteystietoja asiakkaidemme ohjaamana, eikä omaa suoraa käsittelemiemme henkilötietojen hallintaa tai omistusoikeutta. Asiakkaat ovat vastuussa kaikkien säännösten tai lakien noudattamisesta, jotka vaativat ilmoituksia, paljastuksia tai hyväksynnän hankintaa ennen tietojen siirtoa Cventille käsittelytarkoituksia varten. Kaikki, liiketoiminnalliset yhteystietohenkilöt, jotka hakevat tietoihin pääsyä, niiden korjausta tai poistamista, tulee ohjata kyselynsä asiakkaalle. Jos asiakas pyytää Cventiä poistamaan liiketoiminnallisen asiakasyhteyshenkilön henkilötiedot tietosuojasäännösten noudattamiseksi, Cvent käsittelee tämän pyynnön 30 päivän kuluessa.

Emme toteuta pyyntöä muuttaa tietoja, mikäli uskomme muutoksen rikkovan lakia tai yleistä vaatimusta tai jos se aiheuttaisi tietojen virheellisyyden. Kyseisissä tapauksissa, tiedotamme asiakkaalle koskien laillisia vaatimuksia, jotka estävät meitä täyttämästä pyyntöä. 

Miten Cvent käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita?

Evästeet ja verkkojäljitteet

Käytämme evästeitä tai vastaavia automaattisia tietojen keräyksen teknologioita henkilöiden ollessa vuorovaikutuksessa keräten tiettyjä tietoja koskien heidän laitteistoaan, selailun toimenpiteitä ja tapojaan, mukaan lukien:

  • Tiedot vierailuistasi sovelluksissamme, kuten käyttöpäivämäärä ja -aika sovelluksessa, sovelluksissa käytetty aika, verkkosivustot, joilla vierailit ennen ja jälkeen sovelluksen, sovelluksissa käyttämäsi resurssit ja sisältö.
  • Tietokoneesi tiedot ja internet-yhteys, kuten IP-osoitteesi, tietokoneen tyyppi, näytön resoluutio, kieli, Internet-selaimen tyyppi ja versio. 

Alla ovat teknologiat, joita käytämme automaattiseen tietojen keräykseen. Emme käytä mitään näistä teknologioista kerätäksemme tietoja liiketoiminnallisista yhteystiedoista markkinoinnin tai mainonnan tarkoituksiin.

  • Selaimen evästeet.  Eväste on pieni tiedosto, joka asetetaan tietokoneeseen tai kiintolevylle.  Verkkoselaimet voidaan asettaa rajoittamaan tai täysin estämään evästeet, voit muokata evästeilmoituksen asetuksia ja/tai poistaa selaimessa tai laitteella jo olevat evästeet.  Ohjeet tähän löytyvät selaimen ohjeosasta. Tietyn tyyppisten evästeiden rajoittaminen voi estää asiakasta tai liiketoiminnallista asiakasyhteyttä käyttämästä tiettyjä sovellustemme osia selaimen asetuksista riippuen.  Tapahtumaan rekisteröintiä ei voi esimerkiksi suorittaa, jos evästeet on poistettu käytöstä selaimesta. Ellei selaimen asetuksia ole säädetty niin, että se kieltäytyy evästeistä, järjestelmämme toimittaa evästeen selaimen olleessa on vuorovaikutuksessa sovellustemme kanssa.  Saadaksesi lisätietoja evästeiden käytöstä ja hallinnasta, siirry sivustolle www.allaboutcookies.org.
  • Istunnon evästeet ja pysyvät evästeet.  Istunnon eväste säilyy vain yhden selaimen istunnon ajan ja se poistetaan, kun käyttäjä sulkeen verkkoselaimen. Istunnon evästeet mahdollistavat verkkosivujen toimijoiden linkittävän käyttäjän toiminnot selainistuinnon aikana.  Pysyvä eväste säilyy käyttäjän laitteella (vaikka se sammutettaisiin), kunnes se vanhenee tai poistetaan.  Pysyvä eväste aktivoituu uudelleen, kun käyttäjä palaa verkkosivulle, joka julkaisi evästeen. Käytämme pysyviä evästeitä auttaaksemme mukauttamaan verkkokokemuksesi palatessasi verkkosivulle tai sivustollemme.

Kumpikaan evästeistä ei voi lukea tai käyttää muita evästeitä tai mitään tietoja käyttäjän kiintolevyasemalta.  Lisäksi, kumpikaan näistä evästeistä ei yksin tunnista käyttäjää, mutta eväste kuitenkin tunnistaa käyttäjän yksittäisen verkkoselaimen tai laitteen IP-osoitteen, selaimen version, käyttöjärjestelmän ja muiden tietojen avulla ja yksilöt, jotka kirjautuvat Cvent-tilille voidaan tunnistaa tiettyjen sovellusten käytön istuntoevästeiden avulla.

  • Verkkojäljittimet.  Sovellustemme ja sähköpostiemme sivut sisältävät pieniä sähköisiä tiedostoja, jotka tunnetaan verkkojäljittiminä (myös clear gif, pixel tag tai pixel gif).  Verkkojäljittimet eroavat evästeistä siinä, että tietoja ei tallenneta kovalevylle vaan näkymättömästi verkkosivuille tai sähköpostiin.  Verkkojäljittimien avulla voimme seurata verkkokäyttäjien liikeitä, esimerkiksi laskea käyttäjät, jotka käyvät kyseisillä sivuilla tai avasivat sähköpostin ja muihin verkkotilastojen keräämiseen (esimerkiksi tiettyjen sisältöjen suosio ja järjestelmän ja palvelimen eheyden varmistaminen).  Tällä tavoin Cvent voi mukauttaa verkkosivun käyttökokemuksen vastaamaan paremmin käyttäjämme mieltymyksiä ja kiinnostusta.
  • Flash-evästeet.  Tietyt Palveluidemme ominaisuudet käyttävät paikallista tallennusta, kuten Flash-evästeitä tietojen keräämiseen ja tallentamiseen koskien valintojasi ja selaamista Verkkosivustoillemme ja sieltä pois.  Flash-evästeitä ei hallita samoilla selaimen asetuksilla kuin selaimen evästeitä. Jos et halua, että Flash-evästeitä tallennetaan tietokoneellesi, voit säätää Flash player -sovelluksen asennuksia niin, että Flash-evästeen asennus estetään, käyttämällä Website Storage Settings -paneelin työkaluja seuraavassa linkissä http://www.macromedia.com/support/documentation/en/flashplayer/help/settings_manager07.html. 

Tällä kertaa, emme vastaa selaimen ‘älä jäljitä’ -signaaleihin, koska odotamme sääntelyviranomaisten tai yksityisyydensuojelun alan yhtenäistä standardia.  Cvent mieltää vakavasti yksilön itsenäisen oikeuden määritellä, miten heidän henkilötietojaan käsitellään ja valvoo kehitystä tällä alalla.

Voit lukea lisää selaimen asetusten säätämisestä evästeiden ja muiden teknologioiden estämiseksi tai rajoittamiseksi jäljempää kohdasta ”Kolmansien osapuolten analytiikkatoimittajat.”

Mainostaminen

Käytämme väylämme asiakkailta keräämiämme tietoja näyttääksemme mainoksia Hospitality Cloud -asiakkailtamme heidän kohdekäyttäjilleen.  Yhtenä esimerkkinä kokoustilojen tarjoajat ostavat mainoksia, jotka esitetään valitusti Cvent-toimittajaverkoston kokousten suunnittelijoille, jotka ovat aiemmin järjestäneet minimimäärän kokouksia kyseiselle tarjoajalle tai kilpaileville kokouspaikoille kyseisellä alueella.  Vaikka emme luovuta Henkilötietoja tähän tarkoitukseen, jos tilaajan hankkija napsauttaa tai on muutoin vuorovaikutuksessa mainoksen kanssa, mainostava Hospitality Cloud -asiakas olettaa, että tilaajan hankkima käyttäjä täyttää sen kohdekriteerit. Kun käytämme tätä tekniikkaa asiakkaillemme mainostaessamme, emme koskaan mainosta liiketoiminnallisille asiakasyhteystiedoille.

Käytämme kolmansia osapuolia (kuten LinkedIn, Google AdRoll, YouTube) toimittamaan mainoksia, jotka saattavat olla sinua kiinnostavia muilla verkkosivuilla. Saadaksesi lisätietoja ja mahdollisuuden hallita mieltymyksiäsi, vieraile osoitteessa:

Jos asut Sveitsissä tai Euroopan unionin alueella, napsauta tästä

Kolmansien osapuolten analytiikkatoimittajat

Me käytämme kolmannen osapuolen analytiikan toimittajia, mukaan lukien Adobe, Mixpanel, Mouseflow ja muut, voidaksemme kerätä tietoja sovellusten käytöstäsi ja parantaaksemme sovelluksen toimivuutta.  Tietojen avulla voimme nähdä sovellustemme käytön kaavoja, mikä auttaa meitä havaitsemaan mahdolliset vaikeutesi sovelluksen käytössä, näyttää, onko mainontamme tehokasta ja mahdollistaa mainontaan vastaamisen tutkimisen niiden toimivuuden optimoimiseksi.  Google Analytics, Adobe ja Mixpanel käyttävät evästeitä ja muita vastaavia teknologioita kerätäkseen tietoja sovellustemme käytöstä ja ilmoittaakseen meille verkkosivuston trendeistä tallentamatta mitään henkilötietoja ulkoisille kolmannen osapuolen analytiikkatoimittajien alustoille.  Jäljempää löydät lisätietoja ja ohjeet näiden toimintojen estämiseen:

  • Voit lakkauttaa Google Analyticsiin osallistumisen napsauttamalla tästä
  • Voit estää Adoben tiedonkeräyksen ja Palveluiden käyttöanalyysin napsauttamalla tätä linkkiä
  • Voit estää Mixpanelin käytännöt osoitteessa https://mixpanel.com/optout/
  • Mouseflow kerää tietoja liittyen hiiren napsautuksiin, liikkeisiin, rullaukseen ja/tai näppäimistön toimintoihin, mutta se ei kerää tunnistettavia tietoja puolestamme tai seuraa käyttäjien selaamistapoja muilta sivuilta, jotka eivät käytä Mouseflow-sovellusta.  Voit lukea lisää Mouseflown toiminnoista osoitteesta http://mouseflow.com/privacy

Miten Cvent käsittelee tietoja vierailijoilta?

Cvent käsittelee vierailijoiden tiedot erillisinä ja selkeästi eri tavoin kuin käsittelemme asiakkaan ja liiketoiminnallisen asiakasyhteystiedon tietoja. Vierailemalla verkkosivuillamme, osallistumalla Cvent-markkinointitapahtumiin tai toimittamalla meille henkilötietosi, kävijät antavat hyväksyntänsä henkilötietojensa keräykselle, käsittelylle, ja tallennukselle, kuten on kuvattuna tässä osassa.

Kävijöiden kerätyt henkilötiedot

Cvent kerää henkilötietoja mukaan lukien nimi, arvonimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, sosiaalisen median tilitunnus, yhtiön tiedot (mukaan lukien rahoitus- ja laskutustiedot hankkiessa Cvent-palveluja), kyselyvastaukset, viestitaulun julkaisut, keskusteluviestit, kilpailujen syötteet ja myyntikampanjoiden tiedustelut. Käytämme näitä tietoja toimittaaksemme sinulle lisätietoja koskien palveluitamme, suorittaaksemme tutkimuksia, toimittaaksemme tietopuolisia julkaisuja tai ottaaksemme yhteyttä sinuun käyntisi jälkeen.

Keräämme henkilötietoja myös kolmansien osapuolten lähteistä, kuten julkiset tietokannat, yhteiset markkinointikumppanit ja sosiaalisen median alustat.  Esim. jos vierailija päättää liittää sosiaalisen median tilinsä verkkosivustoihimme, tietyt sosiaalisen median tilin henkilötiedot jaetaan meille ja näitä voivat olla henkilötiedot, jotka ovat osa vierailijan tai tämän ystävien profiilien tietoja.

Lisäksi, keräämme henkilötietoja evästeistä ja vastaavista teknologioista kerätäksemme tietoja koskien sivustoja kävijät tarkastelevat, kävijöiden napsauttamia linkkejä, vierailijoiden verkkoselaimen tietoja, vierailijoiden IP-osoitteita ja muita toimenpiteitä vierailijat saattavat suorittaa siirtyessämme verkkosivuillemme. Lisätietoja koskien käyttöämme näiden teknologioiden osalta ja kuinka ohjata niitä, ks. osa “Evästeet ja vastaavat teknologiat“ alla olevassa.

Cventin käyttö kerättyjen henkilötietojen osalta

Cvent käsittelee vierailijan henkilötietoja:

  • Analysoidakseen kuinka verkkosivuille siirrytään;
  • Henkilökohtaistaakseen selauskokemuksesi ja esittääkseen tuotteita tai ominaisuuksia, jotka saattavat olla sinulle soveltuvia;
  • Tunnistaakseen verkkosivuston teknisiä ongelmia;
  • Havaitakseen, tutkiakseen ja korjatakseen petosten tai laittomien toimintojen tapahtumia;
  • Lähettääkseen ilmoituksia liittyen tuotteeseen, palveluun tai menettelytapojen muutoksiin;
  • Vastatakseen tuotteen tai palvelun kyselyihisi;
  • Lähettääkseen sinulle tietoja kuten tuoteilmoituksia, uutiskirjeitä, tietopuolisia julkaisuja, muita oleellisia tarjouksia ja tulevia myyntikampanjoita tapahtumia varten (vaadittaessa, riippuen oikeustoimialueesta, pyrimme hakemaan ja pyytämään nimenomaisen suostumuksesi ennen markkinointisähköpostien lähettämistä);
  • Suunnitellakseen ja isännöidäkseen Cvent-yritystapahtumia, isännöidä verkkofoorumeja ja sosiaalisia verkostoja, joihin kävijät voivat osallistua;
  • Analysoida, pisteyttää ja tunnistaa uusia mahdollisuuksia;
  • Luoda räätälöityjä mainos-, alennus- ja kampanjaohjelmia; ja
  • Laskuttaa asiakkaita palveluistamme ja arvioida mahdollisten asiakkaiden rahallisen kapasiteetin kyvyn kustantaa Cventin ratkaisuja.

Vierailijan henkilötietojen säilytys

Käsitellessämme vierailijan henkilötietoja markkinoinnin tarkoituksia varten tai vierailijan hyväksynnällä, käsittelemme tietoja kunnes vierailija pyytää meitä pysäyttämään käsittelyn. Tyypillisesti kestää noin 30 päivää toteuttaa pyyntösi. Cvent ei säilö vierailijan henkilötietoja pidempään kuin lakisääteisen säilytysajan, joka sallitaan paikallisissa tuomiovalloissa, joissa Cvent-palveluja markkinoidaan ja toimitetaan. Säilytämme myös tallenteen, kun vierailijat ovat pyytäneet, ettemme lähetä suoramarkkinointia tai käsittele vierailijan tietoja ikuisesti, niin, että voimme kunnioittaa vierailijan pyyntöä tulevaisuutta kohti.

Vierailijatietojen jako

Cvent saattaa jakaa tietoja kolmannen osapuolen palvelutoimittajien kanssa, joiden kanssa on muodostettu sopimus toimittaa palveluja puolestamme kuten myös kolmansia osapuolia, jotka toimivat Cvent-palveluiden jälleenmyyjinä.

Cvent saattaa myös sitoutua toimimaan liiketoimintakumppaneiden kanssa toimittamaan tuotteita, palveluja tai muita ohjelmia yhdessä, kuten webinaareja tai tietopuolisia julkaisuja ja ajoittain, saatamme jakaa henkilötietoja, mikäli olet hankkinut tai osoittanut kiinnostusta mihin tahansa yhteisesti tarjottuihin tuotteisiin tai palveluihin.

Cvent jakaa vain vierailijoiden henkilötietoja, jotka osallistuvat Cvent-markkinointitapahtumaan kolmansien osapuolten kanssa, jos a) vierailija nimenomaisesti antaa hyväksyntänsä, b) vierailija sallii merkintänsä skannauksen, tai c) se on sallittua sovellettavan lainsäädännön puitteissa.

Siirry, korjaa tai poista vierailijatietoja

Vierailijoilla on samat oikeudet siirtyä tietoihin, korjata tai poistaa henkilötietoja, kuin on liiketoiminnallisilla yhteystiedoillamme, kuten määritetty osassa “Kuinka siirryt tietoihin, korjaat tai poistat niitä”.

Kuka tahansa vierailija, joka pyrkii siirtymään tietoihin, korjaamaan tai poistamaan niitä, voi tehdä niin lähettämällä pyynnön verkkosivuillemme osoitteessa http://www.cvent.com/gdpr. Cvent käsittelee tämän pyynnön 30 päivän kuluessa.

Emme toteuta pyyntöä muuttaa tietoja, jos uskomme muutoksen rikkovan lakia tai yleistä vaatimusta tai jos se aiheuttaisi tietojen virheellisyyden. Kyseisen kaltaisissa tilanteissa, ilmoitamme vierailijalle koskien laillisia vaatimuksia, jotka estävät meitä täyttämästä pyyntöä. 

Säilytämme tilintarkastushistorian koskien kaikkia pyyntöjä henkilötietoihin siirtymiseksi, korjaamiseksi ja poistamiseksi, säilyttääksemme tietueen säädösten noudattamista koskien.

Evästeet ja vastaavat teknologiat

Kaikki evästeisiin ja niiden käyttöön liittyvät käytännöt, kuvattuina osassa “Miten Cvent käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioitasovelletaan myös vierailijoihin, näiden ollessa tekemisissä verkkosivustojemme kanssa.

Käsitteleekö Cvent alle 13-vuotiaiden lasten tietoja?

Sovelluksiamme ei ole tarkoitettu alle 13-vuotiaille lapsille. Emme suoraan pyydä tai kerää Henkilötietoja alle 13-vuotiailta lapsilta.  Jos olet alle 13-vuotias, älä (i) käytä tai anna mitään tietoja näissä sovelluksissa tai sen ominaisuuksissa, (ii) rekisteröidy käyttämään sovelluksiamme, (iii) tee ostoksia sovellustemme välityksellä, (iv) käytä mitään sovellustemme interaktiivisia tai julkisia kommentointiominaisuuksia tai anna meille mitään tietoja itsestäsi, mukaan lukien nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi tai mahdollinen käyttäjänimesi.  

Minne Cvent siirtää käsittelemänsä tiedot?

EU-U.S. ja Swiss-U.S. Privacy Shield -tietosuoja

Cvent osallistuu ja on sertifioinut noudattavansa EU-U.S. Privacy Shield ja Swiss-U.S. Privacy Shield -puitekehystä.  Cvent on sitoutunut käsittelemään kaikkia Euroopan unionin (EU) ja Sveitsin alueelta saamiaan henkilötietoja Privacy Shield Framework -tietosuojaa ja sen sovellettavia periaatteita noudattaen.  Löydät lisätietoja Privacy Shield Framework -tietosuojasta sivustolta U.S. Department of Commerce’s Privacy Shield List.

Cvent on vastuussa kaikkien saamiensa henkilötietojen käsittelystä Privacy Shield Framework -tietosuojan mukaan samoin kuin niiden siirtämisestä kolmannelle osapuolelle, joka toimii itsenäisesti.  Cvent noudattaa Privacy Shield Principles -periaatteita kaikissa henkilötietojen siirroissa EU:sta ja Sveitsistä mukaan lukien edelleen siirtämistä koskevat ehdot.

Käsittelemme saamiamme tai siirtämiämme henkilötietoja Privacy Shield Framework -tietosuojan mukaisesti, Cvent on Yhdysvaltain U.S. Federal Trade Commission -viranomaisen määräysvallan alainen.  Tietyissä tilanteissa Cvent voi joutua luovuttamaan henkilötietoja julkisten viranomaisten vaatimuksesta, mukaan lukien kansallisen turvallisuuden tai lakien perusteella.

Jos sinulla on ratkaisematon tietosuojaa tai tietojen käyttöä koskeva ongelma, jota emme ole ratkaisseet tyydyttävällä tavalla, voit ottaa yhteyttä Yhdysvalloissa sijaitsevaan kolmannen osapuolen selvitysasiamieheen (maksuttomasti) osoitteeseen https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Tietyissä tilanteissa, jotka on kuvattu tarkemmin Privacy Shield -verkkosivustolla osoitteessa https://www.privacyshield.gov/article?id=How-to-Submit-a-Complaint, sinulla on oikeus vaatia sitovaa sovittelua, kun muut sovitteluvaihtoehdot on käytetty.  

Siirtäminen rajojen yli muualla kuin EU:ssa tai Sveitsissä 

Henkilötietoihin saatetaan siirtyä Cventin henkilöstön toimesta, jotka toimittavat palveluita kaikissa maissa, joissa meillä on tiloja tai joissa käytämme IT-palvelutoimittajia, mukaan lukien Intia, Australia ja Singapore. Tämä tarkoittaa, että lähetämme henkilötietoja ETA-alueen tai Yhdysvaltain ulkopuolelle. Kyseisen kaltaisissa tilanteissa, käytämme sopimusten vakilausekkeita, jotka ovat Euroopan komission hyväksymiä henkilötietojen suojaamiseksi. Jos haluat kopion tai sinulla on muuta kysyttävää, ota meihin yhteyttä käyttämällä alla olevia yhteystietoja.

Miten Cvent varmistaa käsittelemänsä tiedot?

Käytämme kohtuullisesti organisatorisia, teknisiä ja hallinnollisia keinoja suojaamaan organisaatiossamme olevia henkilötietoja.  Valitettavasti minkään tiedonsiirron tai tallentamisen turvallisuutta ei voida taata 100-prosenttisesti.  Mikäli sinulla on syytä uskoa, että vuorovaikutuksesi kanssamme ei enää ole turvallista (esim. jos sinusta tuntuu, että jonkin meillä olevan tilisi turvallisuus on vaarantunut), ilmoita meille välittömästi ongelmasta ottamalla meihin yhteyttä jäljempänä kohdassa "Yhteystiedot" annettujen ohjeiden mukaisesti.

Mitkä ovat Cventin tuotteita?

Event Cloud

Cvent-tapaamiset ja -tapahtumat

  • Cvent tapahtumien hallinta
  • RegOnline by Cvent
  • Inquisium by Cvent
  • Cvent Conference
  • Lanyon Meetings

 

Cvent Onsite Solutions

  • OnArrival
  • OnArrival 360
  • SocialWall
  • LeadCapture
  • CrowdCompass by Cvent
  • QuickMobile by Cvent

 

Hospitality Cloud

  • Cvent Supplier Network
  • SpeedRFP.com
  • EliteMeetings.com
  • Cvent Business Intelligence
  • Cvent Lead Scoring
  • Cvent Passkey
  • Cvent Business Transient

Miten muodostat yhteyden Cventin tai Cventin tietosuojavaltuutetun kanssa?

Tiedot koskien DPO:n roolia tai tietosuojaan liittyviä kysymyksiä, ota yhteyttä DPO:on osoitteessa [email protected].  Ota myös vapaasti yhteyttä Cventiin koskien tietosuojaohjelmamme täytäntöönpanoa osoitteessa:

Cvent yksityisyyden edustaja

1765 Greensboro Station Place, 7th Floor

Tysons Corner, Virginia 22102

[email protected]

Miten Cvent julkaisee muutoksia Tietosuojakäytäntöönsä?

Päivitämme tämän tietosuojakäytäntöämme tietokäytäntöjemme mukaisesti. Jos teemme aineellisia muutoksia, ilmoitamme sinulle siitä ilmoittamalla tällä verkkosivustolla kolmekymmentä (30) päivää ennen muutosten soveltamista tai sähköpostitse (tiliisi liitettyyn sähköpostiosoitteeseen) seitsemän (7) päivää ennen muutosten voimaantuloa. Kuitenkin, kaikki muutokset tietosuojassa ovat voimassa välittömästi julkaistessa uusille kävijöille, asiakkaille ja liiketoiminnallisille yhteystiedoille. Kehotamme käymään säännöllisesti tällä sivulla, jotta saisit tietoosi uusimmat tietosuojakäytäntömme.