Het contract moet vóór 31-12-2025 worden ondertekend en in juli of augustus 2026 of 2027 worden geactualiseerd. De aanbieding is beschikbaar voor nieuwe RFP's, meer dan 100 op piekmomenten en kan niet worden gecombineerd met andere aanbiedingen. Er zijn black-outdatums van toepassing. De concessie voor de koffiepauze is de keuze van het hotel en mag niet hoger zijn dan de nacht voordat de kamer wordt opgehaald. Marriott Bonvoy-punten zijn maximaal 120.000 punten. Internet- en AV-korting zijn gebaseerd op het feit dat Encore de enige aanbieder is. Niet van toepassing op tuigage-, elektriciteits-, arbeids-, belasting- en servicekosten. Draadloos internet in de vergaderruimte is voor basisgebruik: standaard wifi met 5 MBPS per deelnemer. Aangepaste netwerkconfiguraties zijn niet inbegrepen. Bestemmingskosten zijn niet inbegrepen.