Event-Marketing-Leitfaden: Strategien, Ideen und Beispiele

1. Kennen Sie Ihre Event-Grundlagen 

Bevor Sie irgendetwas anderes in Angriff nehmen können, müssen Sie sich zunächst über den Zweck und die wichtigsten Details Ihres Events im Klaren sein. Skizzieren Sie Ihr Event und halten Sie dabei Folgendes fest: 

• Name des Events: Der Name Ihres Events ist der erste Eindruck, den es hinterlässt, also sollte er gut gewählt sein! Wenn Sie die Veranstaltung regelmäßig wiederholen möchten, achten Sie darauf, dass der Name jedes Mal klar erkennbar ist. Auf diese Weise können Sie eine „Marke“ für Ihr Event schaffen, die ein Gefühl der Loyalität und Begeisterung erzeugt und mit der Sie Ihr Event bei wiederkehrenden Teilnehmern leichter bewerben können. 

• Zweck des Events: Betrachten Sie den Zweck Ihres Events aus der Sicht der einzelnen Gruppen von Stakeholdern: Ihrer Organisation, der Teilnehmer, Sponsoren und Aussteller. Ihr Event muss auf die Ziele jedes einzelnen Stakeholders zugeschnitten sein, was bedeutet, dass Ihr Event für verschiedene Personen unterschiedliche Zwecke erfüllt. 

• Zielgruppe: Wer ist Ihre primäre Zielgruppe? Wie sieht der ideale Teilnehmer aus und was erwartet er von Ihrer Veranstaltung? Um Ihre Zielgruppe zu definieren, müssen Sie Ihre Eventziele bewerten und entscheiden, welche Teilnehmer dabei sein müssen, damit Sie diese Ziele erreichen können. 

• Art des Events: Die Wahl der Art Ihres Events ist die Verbindung zwischen dem Zweck und dem Format Ihres Events. Hier entscheiden Sie, ob Ihr Event am sinnvollsten als Konferenz, Webinar, Schulung oder Workshop, VIP-Event oder anderweitig durchgeführt werden sollte. 

• Format des Events (Präsenz, virtuell, hybrid oder Webinar): Sobald Sie Ihre Eventziele und Ihre Zielgruppe festgelegt haben, gilt es, das beste Format für Ihr Event zu bestimmen. Ist Ihre Zielgruppe über die ganze Welt verteilt? Dann ist eine virtuelle Veranstaltung möglicherweise die beste Wahl. Sind persönliche Gespräche entscheidend, um Ihre Ziele zu erreichen? Dann könnte eine Präsenzveranstaltung die richtige Wahl sein. Egal, für welches Format Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass Ihre Event-Management-Plattform Ihre Anforderungen erfüllt. 

• KPIs zur Messung der Performance: Nachdem Sie den Zweck Ihres Events festgelegt haben, müssen Sie eine Möglichkeit definieren, Ihren Erfolg bei der Erreichung dieser Ziele zu verfolgen und zu messen. Zu den KPIs (Key Performance Indicators) für Events können gehören: Event-Einnahmen, Registrierungs- und Teilnahmequoten, Bewertung des Teilnehmer-Engagements, qualifizierte Leads und vieles mehr. 

• Thema: Unabhängig davon, ob es sich um ein einmaliges Event oder eine jährliche Veranstaltung handelt, sollte Ihr Event ein Thema haben, das zum Zweck des Events passt, aktuell ist, potenzielle Teilnehmer anspricht und für Ihr Eventprogramm relevant ist. 

• Slogan: Wer kennt sie nicht, die Slogans von Fast-Food-Ketten und Marken, die sich dauerhaft in unser Gedächtnis eingebrannt haben? (Zum Beispiel „Ich liebe es“?) Ihr Slogan wird vielleicht nicht so lange im Gedächtnis bleiben, aber wenn Sie einen witzigen Slogan finden, der den Kern Ihres Events auf den Punkt bringt, können Sie Ihr Event damit wunderbar vermarkten. 

• Farbpalette und Markenbild: Das Branding Ihres Events sollte den Branding-Richtlinien und dem visuellen Erscheinungsbild Ihres Unternehmens entsprechen. Ziehen Sie jedoch auch in Betracht (insbesondere bei wiederkehrenden Events), Grafiken und Richtlinien zu erstellen, dank derer Ihr Event jedes Mal wiedererkannt wird und auf allen Werbemitteln gut zu sehen ist. 

Mit der richtigen Strategie können Sie Ihre Event-App nutzen, um mit den Teilnehmern in Kontakt zu bleiben, sobald sie sich für Ihr Event anmelden und die App herunterladen. Senden Sie ihnen Push-Benachrichtigungen, wenn neue Punkte zur Agenda hinzugefügt werden, um ihre Vorfreude anzuregen, und ermutigen Sie sie, Informationen zu Ihrem Event in ihren sozialen Netzwerken zu teilen.  

Auch nach Abschluss des Events können Sie Ihre App nutzen, um mit den Teilnehmern in Kontakt zu bleiben und das Engagement zu intensivieren, bis Sie sie zur Anmeldung für Ihr nächstes Event einladen. 

Vernetzen Sie Teilnehmer mit einer virtuellen Event-Plattform 

Wenn Sie ein virtuelles oder hybrides Event veranstalten, haben Sie die Möglichkeit, Ihre virtuelle Event-Plattform zu nutzen, um Ihre Marke zu präsentieren und über einen virtuellen Attendee Hub in jeder Phase Ihres Events mit den Teilnehmern in Kontakt zu bleiben. 

4. Event-E-Mail-Marketing 

E-Mail-Marketing ist ein zentrales Element jedes Event-Marketing-Plans. Wenn Sie noch kein E-Mail-Marketing-Tool verwenden, holen Sie das jetzt nach! Sie erleichtern die Gestaltung und Automatisierung von E-Mails erheblich – insbesondere, wenn Sie Ihre E-Mail-Marketing- und Event-Management-Technologie integrieren können. 

Halten Sie sich beim Versenden Ihrer E-Mails zurück und personalisieren Sie Ihre Kommunikation so weit wie möglich. Finden Sie die goldene Mitte zwischen Unauffälligkeit und Aufdringlichkeit – niemand mag es, mit Marketing-E-Mails zugespammt zu werden, ganz egal, wie toll Ihr Event ist. 

Versuchen Sie außerdem, Ihre Kontaktlisten nach den Interessen der Empfänger zu unterteilen. Wenn Sie dieselben vorgefertigten E-Mails an alle senden, werden diese nicht annähernd die Wirkung erzielen wie E-Mails, die basierend auf Branchen, Jobtiteln, Interessengebieten, der Art der Registrierung oder anderen demografischen Merkmalen speziell auf die Teilnehmer zugeschnitten sind. 

Sie möchten für Ihr Event werben und dafür sorgen, dass sich Ihre Registranten für Ihr Event interessieren und darauf freuen – und zwar so sehr, dass es ihnen nichts ausmacht, vor, während und nach Ihrem Event Marketinginhalte von Ihnen zu erhalten. 

Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, mithilfe von E-Mail-Marketing die Event-Registrierung zu steigern: 

• Verwenden Sie eine spezielle Software für E-Mail-Marketing, um Ihre Kontaktlisten einfach zu überprüfen, zu verwalten, zu segmentieren und zu aktualisieren. Gezielte Kampagnen tragen erheblich zur Steigerung der Registrierungen bei. 

• Segmentieren Sie Ihre E-Mail-Zielgruppen. Anstatt die gleichen Werbemittel an Ihre gesamte Zielgruppe zu senden, sollten Sie Ihre Zielgruppen sorgfältig unterteilen und E-Mail-Inhalte erstellen, die für jede einzelne Zielgruppe relevant sind. 

• Gestalten Sie Ihre E-Mails so, dass sie Ihrer Event-Website entsprechen, um Markenkohärenz und einen hohen Wiedererkennungswert zu gewährleisten. 

• Maximieren Sie die Registrierungen und das Engagement Ihrer Zielgruppen und sparen Sie Zeit, indem Sie E-Mails im Voraus planen, Aktualisierungen automatisieren, Bestätigungs- und Dankes-E-Mails versenden und E-Mail-Updates auf bestimmte Zielgruppen und deren Interessen zuschneiden. 

• Überprüfen Sie Ihre Berichte (Ihre Marketing-Software hilft Ihnen beim Erstellen) und analysieren Sie die Öffnungs- und Klickraten, um zu sehen, was funktioniert und was nicht, und um zusätzliche Marketingmöglichkeiten aufzudecken. 

Bonus-Tipp: Testen, optimieren und verfolgen Sie Ihre E-Mails, um Ihre Kampagnen zu optimieren. Mit den richtigen Tools für die Event Management Software und einer Prise Innovation können Sie Ihre Strategie bei Bedarf spontan anpassen. 

Fun Fact: Die durchschnittliche Person verbringt täglich 3 Stunden und 15 Minuten am Telefon und einen Großteil davon in den sozialen Medien: Der weltweite Durchschnitt liegt bei täglich 2 Stunden und 23 Minuten in den sozialen Medien. Diese Zahlen allein sollten Sie davon überzeugen, dass Social-Media-Marketing ein Selbstläufer ist!  

Nun, da Sie wissen, wie wichtig dieses Konzept ist, lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie die sozialen Medien am effektivsten als wirksamen Kanal für das Event-Marketing nutzen können: 

Verwenden Sie Hashtags 

Hashtags sind nicht nur diese nervigen kleinen Schlagwörter, die Menschen an das Ende ihrer Beiträge anhängen, um wichtig zu wirken (obwohl sie bei falscher Verwendung kaum einen anderen Zweck erfüllen). Mit Hashtags lassen sich verwandte Inhalte kategorisieren, die Auffindbarkeit von Beiträgen erhöhen, die Interaktion mit einer bestimmten Zielgruppe erleichtern und das Bewusstsein für ein bestimmtes Thema fördern.  

Im Fall von Event-Marketing bieten sich zwei Möglichkeiten für die Verwendung von Hashtags: 

1. Erstellen Sie einen Hashtag speziell für Ihr Event, damit Sie, Ihre Teilnehmer und alle, die bei der Werbung helfen (z. B. Sponsoren), ihre Beiträge markieren und problemlos auf Ihr Event verweisen können. So können Sie nicht nur alle Beiträge zu Ihrem Event leicht einsehen, sondern auch die Aufmerksamkeit für Ihr Event erhöhen. 

2. Verwenden Sie Hashtags, die mit dem Thema und der Branche Ihres Events in Verbindung stehen – insbesondere Tags, die für Ihre Zielgruppe von Interesse sind. Wenn Sie beispielsweise Hoteliers für Ihr Event gewinnen möchten, sollten Sie herausfinden, welche Themen für sie von Interesse sind, beliebte Tags prüfen und diese dann in Ihre Social-Media-Beiträge einbauen. 

Posten Sie regelmäßig 

Es reicht nicht aus, in jedem Ihrer Social-Media-Feeds einen Beitrag zu veröffentlichen und Ihre Follower die Werbung für Ihr Event für Sie verbreiten zu lassen. Sie müssen einen Zeitplan für die Veröffentlichung von Inhalten erstellen, der nicht nur dafür sorgt, dass Ihr Event im Gedächtnis bleibt, sondern auch neue Details und Gründe bietet, sich auf Ihr Event zu freuen. 

Um sicherzustellen, dass Sie nicht übertrieben viel posten, sollten Sie in Erwägung ziehen, sowohl Ihre Unternehmens- als auch Ihre persönlichen Benutzerkonten in den sozialen Medien zu nutzen, um Inhalte auszutauschen und die Sichtbarkeit zu erhöhen. Überlegen Sie sich bei jedem neuen Post, wie Sie Ihre Beiträge individuell gestalten und bei jedem neuen Beitrag in den sozialen Medien noch mehr Interaktion erzielen können.  

Gehen Sie auf Interaktionen zu Ihren Beiträgen ein 

Apropos Interaktion: Posten Sie nicht einfach Inhalte und vergessen Sie sie dann. Bei den sozialen Medien geht es um Interaktion. Das bedeutet, dass Sie auf die Interaktionen Ihrer Follower eingehen sollten, wenn diese Ihre Beiträge liken, teilen und kommentieren. Antworten Sie auf Kommentare, folgen Sie neuen Personen und Seiten, denen Ihre Inhalte gefallen, und erweitern Sie Ihr Netzwerk so weit wie möglich, um die Wirkung Ihrer Posts zu erhöhen. 

Starten Sie ein Markenbotschafter-Programm 

Diese Strategie ist nicht für jeden geeignet, aber in manchen Fällen sind Markenbotschafter eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Botschaft über Ihr übliches Netzwerk hinaus zu verbreiten. Sie können Markenbotschaftern einen Anreiz bieten (kostenlose Produkte, Geschenkgutscheine usw.), wenn diese Ihre Marke und Ihre Events über ihre persönlichen Social-Media-Kanäle bewerben. 

Markenbotschafter sollten Personen sein, denen Sie vertrauen können und die sich Ihrer Marke gegenüber loyal verhalten. Wenn ein Teilnehmer Jahr für Jahr von Ihrem Event begeistert und in den sozialen Medien aktiv ist, sollten Sie mit ihm im Rahmen einer Werbepartnerschaft zusammenarbeiten. Wenn dieser Person Ihre Marke wirklich gefällt, wird sie sich wahrscheinlich auch gerne an der Vermarktung beteiligen – und wenn sie für ihre Bemühungen eine kleine Aufmerksamkeit erhält, steigert das ihre Loyalität nur noch mehr! 

Veranstalten Sie Wettbewerbe für mehr Online-Engagement 

Das Schöne an den sozialen Medien ist, dass dort Online-Interaktionen möglich sind, durch die sich digitale Verbindungen echter anfühlen.Obwohl man Gemeinschaft und authentische Verbindungen nicht unbedingt online erwartet, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, genau diese Erfahrungen zu schaffen. 

Social-Media-Wettbewerbe sind ein perfektes Beispiel dafür. Ob Online-Schnitzeljagden, tägliche Herausforderungen oder Livestreaming-Treffen – es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Menschen nicht nur online zusammenzubringen, sondern sie auch für einen kleinen freundschaftlichen Wettbewerb zu begeistern. 

Einige dieser Werbestrategien werden über verschiedene Kanäle laufen, aber viele dieser Punkte können Sie mithilfe von Event-Technologie erledigen. Mit der richtigen Event-Management-Plattform können Sie Ihre Event-Website, die Registrierung, das E-Mail-Marketing, die mobile App und die Sponsoren an einem Ort verwalten. 

Bewerben Sie Ihre Events, während sie stattfinden 

Die Bewerbung Ihres Events sollte nicht enden, wenn Ihr Event beginnt. Sie können viel erreichen, indem Sie Ihr Event auch während der Veranstaltung bewerben. Live-Marketing während Ihrer Veranstaltung fördert nicht nur das Gefühl, etwas zu verpassen, bei denjenigen, die nicht anwesend sind, sondern bietet auch die Möglichkeit, Inhalte für zukünftige Werbeaktionen wiederzuverwenden. 

Stellen Sie sich vor, Sie werden zu einem jährlichen Event eingeladen, dessen Besuch nicht im Budget vorgesehen ist. Sie verfolgen das Event, um zu sehen, was Sie verpassen, und während Sie Live-Videos, Social-Media-Beiträge von Teilnehmern und Clips von Hauptreferenten sehen, die in Ihren sozialen Netzwerken auftauchen, verspüren Sie einen gewissen Neid. Nächstes Jahr werden Sie es unbedingt zu einer Priorität machen, daran teilzunehmen! 

Genau dieses Szenario sollten Sie anstreben, indem Sie Ihre Werbemaßnahmen während Ihres Events fortsetzen. Dies ist auch eine großartige Gelegenheit, um Unternehmen, die sich gegen eine Unterstützung Ihres Events entschieden haben, zu zeigen, warum sie sich beim nächsten Mal für eine Zusammenarbeit entscheiden sollten. 

Nutzen Sie die Marketingmöglichkeiten nach dem Event 

Nach Abschluss Ihres Events verfügen Sie über eine Sammlung großartiger Inhalte, die nur darauf warten, wiederverwendet zu werden. Von Aufzeichnungen von Sessions, die Sie als On-Demand-Videos bereitstellen können, bis hin zu kurzen Videoclips und Fotos für Ihre sozialen Netzwerke – nutzen Sie die Inhalte, die während Ihres Events erstellt wurden, optimal, indem Sie sie in zukünftigen Werbemitteln verwenden. 

Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle wertvollen Kontakte nutzen, die Sie während Ihrer Veranstaltung sammeln, um Ihre Marketingstrategie zu optimieren, Ihre Zielgruppe zu erweitern und mit allen Personen in Kontakt zu treten, die nach dem Event mehr über die Angebote Ihres Unternehmens erfahren möchten. 

Anpassung an die Unternehmensziele  

Ihre Event-Ziele sollten eng mit den Zielen Ihres Unternehmens verknüpft sein. Daher sollten Sie für jedes von Ihnen veranstaltete Event nachweisen können, dass es dazu beiträgt, sowohl übergeordnete Unternehmensziele als auch marketing- und vertriebsspezifische Ziele zu erreichen. 

Umsatz- und Lead-Generierung 

Einnahmen haben für Event-Planer und ihre Unternehmen oft eine hohe Priorität – was angesichts der Höhe der Einnahmen, die durch Events generiert werden können, durchaus sinnvoll ist. Wenn der ROI Ihres Events stark an Umsatzziele gebunden ist, sollte dies Ihre höchste Priorität vor allen anderen KPIs sein. 

Zusätzlich zu den Einnahmen, die durch Ticketverkäufe, Sponsoring usw. generiert werden, sollten auch die erfassten Leads in Ihre Berechnungen einfließen, einschließlich der insgesamt generierten Leads sowie der tatsächlichen Einnahmen, die durch die Pflege dieser Leads erzielt werden. 

Event-Teilnahme 

Die Messung der Teilnehmerzahl ist ein natürlicher Gradmesser für den Erfolg einer Veranstaltung. Denn je höher die Teilnehmerzahl, desto größer ist das Potenzial für die Generierung von Leads. Wenn Sie die Teilnehmerzahl verfolgen, sollten Sie diese unbedingt mit den Registrierungsdaten vergleichen, um die Abbrecherquote Ihres Events zu ermitteln. Dies kann Ihnen helfen, in Zukunft bessere Teilnehmerzahlen zu erzielen, indem Sie gezieltes Marketing einsetzen, um sicherzustellen, dass möglichst viele Registranten tatsächlich am Event teilnehmen. 

Medienwirkung und Markenbekanntheit 

Der Aufbau von Markenbekanntheit und die Förderung von Kontakten innerhalb Ihrer Branche können eine wichtige Messgröße für den Erfolg Ihres Events sein. Dies kann den Traffic in den sozialen Medien, neue Follower, Klicks und Website-Besuche, die Zuschauerzahlen von Live-Videos und die Berichterstattung in der Presse umfassen. 

Feedback aus Umfragen nach dem Event 

Ein Event kann erst dann als Erfolg bezeichnet werden, wenn Ihre Teilnehmer zufrieden sind. Schließlich werden zufriedene Teilnehmer mit größerer Wahrscheinlichkeit zu qualifizierten Leads und treuen Kunden als Teilnehmer, die eine weniger positive Erfahrung gemacht haben.  

Mithilfe von Teilnehmerumfragen nach dem Event können Sie qualitatives und quantitatives Feedback einholen, das die Zufriedenheit der Teilnehmer, Einblicke in die Sponsoren, Verbesserungsmöglichkeiten, positive Erfahrungen, die in Zukunft wiederholt und beworben werden können, und vieles mehr erfasst. 

Erfahrungswerte vergangener Events 

Wenn Sie nach jedem Event wertvolles Feedback von Teilnehmern, Sponsoren und anderen Stakeholdern gesammelt haben, sollten Sie diese Erkenntnisse so weit wie möglich auf Ihre zukünftigen Events anwenden. Nachdem Sie diese auf Feedback basierenden Änderungen vorgenommen haben, ist es natürlich wichtig, darüber nachzudenken, wie diese Änderungen bei Ihrem letzten Event aufgenommen wurden und ob weitere Verbesserungen erforderlich sind. 

Ihre Event-Management-Plattform sollte alles können, von der Planung und Vermarktung bis hin zum Event-Management am Tag der Veranstaltung und der Berichterstattung im Anschluss an das Event. Darüber hinaus sollte sich Ihre Event-Technologie nahtlos in Tools wie Marketo und Salesforce integrieren lassen, um sicherzustellen, dass Ihre Event-Daten problemlos erfasst, analysiert und ausgewertet werden können. 

Event-Marketing-Trends, die Sie im Auge behalten sollten 

Bei Ihrer Event-Marketing-Strategie gibt es viel zu beachten, einschließlich der Abwägung zwischen bewährten Best Practices und den neuesten Trends. Nachdem wir uns eingehend mit Ihrer übergreifenden Marketingstrategie befasst haben, werfen wir nun einen Blick auf die neuesten Trends im Event-Marketing, die Sie im Auge behalten sollten. 

Eine Marketingstrategie für jedes Eventformat 

Auch wenn Sie einen Großteil Ihres Marketingplans für verschiedene Events wiederverwenden können, müssen Sie je nach Eventformat unterschiedliche Überlegungen anstellen und Berechnungen durchführen. Beim Marketing für virtuelle Events gibt es natürlich einige Besonderheiten im Vergleich zum Marketing für Präsenzveranstaltungen. Darüber hinaus sollten Sie bedenken, dass sich verschiedene Eventformate für unterschiedliche Formen des ROI eignen. 

Wenn Sie diesen Leitfaden zur Erstellung Ihrer Event-Marketing-Strategie verwenden, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Werbestrategie für das Event in Ihr gesamtes Event-Programm passt, und Ihre Strategie bei Bedarf anpassen, um das Beste aus Ihren Präsenz-, virtuellen und hybriden Veranstaltungen und Webinaren herauszuholen. 

Marketing findet vor, während, nach und zwischen Events statt 

Da sich Events weiterentwickelt haben und nun Präsenzveranstaltungen, virtuelle Events, Hybridveranstaltungen und Webinare umfassen, ist auch der Marketing-Funnel komplexer geworden, was die Tür zu erstaunlichen neuen Marketingkonzepten geöffnet hat. 

Durch die Entwicklung einer Event-Marketing-Strategie, die Ihr gesamtes Eventprogramm umfasst, können Sie die Vorteile des Marketings für Ihre Zielgruppe vor, während, nach und zwischen den Events nutzen und so einen kontinuierlichen Engagement-Zyklus mit starkem Konversionspotenzial schaffen. 

Heben Sie ESG-Prioritäten in Ihrem Marketing hervor 

Die Themen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG) stehen auf der Prioritätenliste von Unternehmen ganz oben. Wenn Ihre Zielgruppe, Sponsoren, Stakeholder und Branchenpartner sich für Themen wie Nachhaltigkeit, Barrierefreiheit und Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion (DE&I) interessieren, sollten Sie das Engagement Ihres Unternehmens in diesen Bereichen in Ihren Marketingkanälen hervorheben. 

Mithilfe von Event-Technologie erhalten Sie einen besseren Einblick in wichtige Eventdaten, die Ihnen bei der Erstellung einer fundierten und erfolgreichen Event-Marketing-Strategie helfen.