18.05.2020
von Helena Lunzer

Eventplanern ist es nicht fremd, für das Unerwartete zu planen. Krisen passieren, wenn man sie am wenigsten erwartet. Budgets ändern sich. Veranstaltungsorte schließen. Naturkatastrophen, politische Unruhen, gesundheitliche Risiken oder jede andere unvorstellbare Handlung können überall auf der Welt passieren und Panik auslösen und zur Absage oder Verschiebung von Veranstaltungen führen. Eventplaner müssen daher vorbereitet und in der Lage sein, schnell zu handeln, Verträge mit Veranstaltungsorten zu verstehen und die finanziellen Auswirkungen zu verfolgen. Mit den richtigen Hilfsmitteln können sie deshalb schnell handeln und bei Bedarf flexibel reagieren.

Tools für die Veranstaltungsortsuche helfen Ihnen in einer Krise

Wenn eine Krise eintritt, ist es entscheidend, dass Sie Ihr Veranstaltungsprogramm überprüfen und feststellen können, ob Ihre Events davon betroffen sein werden. Wenn Sie kein zentrales Verzeichnis für die Daten Ihrer Veranstaltungsorte haben, haben Sie vielleicht Schwierigkeiten zu wissen, wo Sie anfangen sollen. Welche Events stehen an? Wo werden sie abgehalten? Sagen Sie sie ab, verschieben Sie sie oder stellen Sie sie auf virtuell um? Ein Blick auf das Wer, Was, Wo Ihrer Events kann Ihnen helfen, Entscheidungen zu treffen. Eine Möglichkeit, Ihre Veranstaltungsprogramme zu bewerten und für die Zukunft zu planen, ist der Einsatz von Venue-Sourcing-Technologie. Während diese Technologie Ihnen in der Regel zu Beginn der Planung hilft, den idealen Veranstaltungsort zu finden und RFPs zu versenden und zu verwalten, kann sie eine wichtige Rolle dabei spielen, Sie auf unvorhergesehene Situationen in der Zukunft vorzubereiten.

 

1. Identifizieren Sie alle Veranstaltungsorte

Verschaffen Sie sich schnell eine Momentaufnahme der anstehenden Events für die potenziell betroffene Zeit. Als Datenzentrale für Veranstaltungsprogramme und Standortdaten kann ein Tool zur Veranstaltungsortsuche schnell alle bevorstehenden Events und deren Veranstaltungsorte ermitteln. Dies wird Ihnen helfen, den Grad der Auswirkungen für jedes Event zu verstehen. Auf der Grundlage der Schwere der Krise, des Veranstaltungsortes und des ursprünglichen Terminplans können Sie eine Entscheidung darüber treffen, wie Sie sich anpassen - verschieben, absagen oder auf virtuell umstellen.

2. Verfolgen Sie Ihre stornierten Räumlichkeiten

Wenn Sie Ihre Veranstaltung absagen (oder an einen neuen Veranstaltungsort verlegen) müssen, dürfen Sie den Veranstaltungsort nicht ganz verlieren. Überprüfen Sie Ihre Stornoklausel, um zu sehen, ob der Veranstaltungsort Ihnen eine Stornierungsgutschrift erteilt, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt verwenden können. Wenn Sie die Räumlichkeiten wiederverwenden können, achten Sie darauf, dass Sie den Überblick behalten! Mit einem Sourcing-Tool für Veranstaltungsorte können Sie alle stornierten Räumlichkeiten an einem Ort verwalten, anstatt verschiedene Quellen prüfen zu müssen. Und wenn Sie Ihr nächstes Event planen, werden alle stornierten Räumlichkeiten in Ihren Suchfiltern angezeigt, damit Sie diese nicht vergessen.

3. Gewinnen Sie Sichtbarkeit für Ihr gesamtes Veranstaltungsprogramm

Wenn es sich um eine weitreichende oder gar globale Krise handelt, ist ein Einblick in Ihr gesamtes Meetings- und Eventsprogramm unerlässlich. Entscheidungen über einzelne Events sind einfacher zu treffen und Sie haben ein besseres Verständnis für die Gesamtauswirkungen von Veränderungen. Jede einzelne Änderung kostet vielleicht nur ein paar tausend Euro, aber die Summe für das gesamte Programm könnte sich schnell summieren. Die Venue-Sourcing-Technologie ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Events und deren Standorte in einem zentralisierten System zu sehen.

4. Verwalten Sie Ihr Budget mit früheren Daten

Da die Budgets während und nach einer Krise knapper werden, sollten Sie frühere Daten für die zukünftige Planung nutzen. Sie können alte Veranstaltungskosten als Leitfaden für neue Budgets verwenden. Frühere Daten sind über die Sourcing-Tools leicht zugänglich.

5. Nutzen Sie Stornogutschriften von stornierten Veranstaltungsorten

Es besteht die Möglichkeit, dass Sie Gutschriften für die stornierte Fläche erwerben und diese in Zukunft nutzen können. Ein Sourcing-Tool erfasst Ihre Gutschriften an einem Ort, so dass Sie diese Gutschriften nicht ungenutzt lassen, unabhängig davon, ob sie von einer Ihrer Events oder einem anderen Eventplaner in Ihrer Organisation stammen. Bei der Planung Ihres nächsten Events können Sie Ihre Veranstaltungsortsuche starten, indem Sie die Suchergebnisse danach filtern, welche Veranstaltungsorte über Stornoguthaben verfügen.

6. Setzen Sie standardisierte AGBs auf

Bleiben Sie nicht auf dem Trockenen sitzen, wenn eine unvorhergesehene Krise erneut eintritt. Stellen Sie sicher, dass Sie über allgemeine Geschäftsbedingungen verfügen, die Sie während des Beschaffungsprozesses des Veranstaltungsortes verwenden können. Diese sollten von Ihrem Rechtsteam geprüft und genehmigt werden, damit Ihre Events den Best Practices Ihres Unternehmens für die Auftragsvergabe entsprechen. Stellen Sie sicher, dass der Veranstaltungsort die Bedingungen gründlich prüft und genehmigt, bevor er einen Vertrag unterzeichnet.

7. Stärken Sie Ihre Beziehung zu den Veranstaltungsorten

 

meeting room

In den meisten Fällen haben Sie gute Beziehungen zu verschiedenen Veranstaltungsorten aufgebaut. Stellen Sie sicher, dass Sie diese wertvollen Verbindungen nutzen, indem Sie die Kontakte der Veranstaltungsorte und NSOs in Ihr Sourcing-Tool hochladen. Wenn es zu einer Krise kommt, können Sie auch damit rechnen, dass die Veranstaltungsorte in den folgenden Monaten überlastet sein werden, wenn das Geschäft wieder anzieht. Sie erhalten eine schnellere und bessere Antwort von bevorzugten Lieferanten, Hotels und NSO-Kontakten, wenn Sie diese in alle von Ihnen verschickten Ausschreibungen kopieren.

8. Stellen Sie Fragen und erhalten Sie Antworten von den Veranstaltungsorten

Seien Sie während des Ausschreibungsprozesses effizienter, indem Sie eine Bibliothek mit benutzerdefinierten Fragen erstellen, die von den Veranstaltungsorten zu beantworten sind. Wenn Sie die Veranstaltungsorte im Voraus nach Stornierungsklauseln, Umbuchungen und mehr fragen, müssen Sie beim Eintritt einer Krise nur die Antworten überprüfen.

Das Cvent Supplier Network hilft Ihnen, ein stärkeres Veranstaltungsprogramm aufzubauen

Krisen dauern nicht ewig, und was man während einer Krise lernt, kann einem helfen, ein stärkeres Veranstaltungsprogramm für die Zukunft aufzubauen. Die Venue-Sourcing-Technologie ist effizienter als die anderen Wege, einen Veranstaltungsort zu finden, da sie Sie in unvorhergesehenen Situationen auf die Zukunft vorbereitet. Nutzen Sie diese bewährten Verfahren für die Standortbeschaffung nicht nur jetzt sondern auch in Zukunft, um Ihr Veranstaltungsprogramm weiterzuentwickeln und zu beschleunigen.

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Helena Lunzer

Helena Lunzer arbeitet seit drei Jahren bei Cvent und ist als Project Coordinator für Cvents Onsite Solutions die Expertin für Check-In, Registrierung sowie den Druck von Namensschildern vor Ort. Aus der Planung und erfolgreichen Durchführung unzähliger Kundenprojekte vor Ort weiß sie, was man für den perfekten und reibungslosen ersten Eindruck vor Ort braucht und wie Technologie helfen kann, die Teilnehmenden von der ersten Minute an zu begeistern.
Event-Engagement einfach verbessern
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