Wie oft haben Sie jemanden nach einem einstündigen Meeting folgendes sagen hören: „Das hätte auch eine E-Mail sein können“? Die Meisten wollen nicht, dass ihre Zeit verschwendet wird. Innerhalb der festgesetzen Stundenzahl pro Arbeitstag möchte man lieber die nicht-enden-wollende To-Do-Liste abarbeiten. Da sind Meetings, die „nichts bringen“ mehr Stress und Ärger für die Mitarbeiter. Tatsächlich will niemand ein Meeting durchstehen, bei welchem nichts erreicht wird. Aber nicht alle Meetings müssen so sein. Persönliche Interaktion fördert die Kreativität, unterstützt Zusammenarbeit und kann Teams dazu bringen, Lösungen zu finden, die auf eigene Faust nie erreicht worden wären. Die Ausgaben für Meetings machen für die meisten Unternehmen etwas mehr als 1% der Gesamteinnahmen aus. Wie planen Sie also ein Meeting, das einen Mehrwert schafft?
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Inhalt
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Was ist ein Meeting?
Meetings gibt es in der Berufswelt wie Sand am Meet. Im Gegensatz zu einer Messe oder einer Teambildungsaktivität ist das Meeting ein allgemeiner Begriff, der verwendet werden kann, um zu beschreiben, wann immer Menschen zusammenkommen. Die Mindestanzahl liegt dabei bei zwei Personen. Doch was ist es, dass aus einem Zusammenkommen ein Meeting macht und was ein Event? Meetings und Events sind wie Rechtecke und Quadrate. So kann man sagen, dass alle Events Meetings sind, aber nicht alle Meetings Events. Meetings werden in der Regel zu Bildungs- oder Geschäftszwecken abgehalten, wohingegen Events in Größe und Zweck variieren können. Wenn ein Basketballspiel als ein Event betrachtet werden könnte, handelt es sich dabei nicht um ein Meeting.
Warum wir Meetings brauchen
Meetings werden abgehalten, um etwas zu kommunizieren, sei es für einen geschäftlichen oder pädagogischen Zweck, welcher wiederrum eine neue Initiative, eine Projektaktualisierung oder ein HR-Training beabsichtigt. Ein Meeting wird dann
abgehalten, wenn der effizienteste Weg zu einem gemeinsamen Ziel gefunden werden soll, egal ob virtuell oder persönlich.
Häufige Gründe für ein Meeting
- Eine neue Initiative oder organisatorische Änderung ankündigen
- Zusammenarbeiten und etwas Neues schaffen
- Herausforderungen angehen und herausfinden, wie sie gelöst werden können
- Kick-Off eines Projekts
- Erwartungen klären oder setzen
Verschiedene Arten von Meetings
Meetings können vielen Zwecken dienen. Die häufigsten Ziele dafür sind: Bildung, Teambildung, Inspiration, Problemlösung und Beratung.
Pädagogische Meetings
Diese Meetings erfordern, dass der Referent Interesse weckt und klares Informationsmaterial zur Verfügung stellt. Pädagogische Meetings können von einer HR-Schulung zur Unternehmenspolitik bis hin zu einer Vorstellung eines neuen Produkts reichen. Auch wenn es in diesen Bedeutungen nur wenig Interaktion gibt, ist die Informationsaufbewahrung der Schlüssel, und sie kann dazu beitragen, nach dem Meeting ein schnelles oder zusammenfassendes Dokument zu erstellen, auf das sich die Teilnehmer beziehen können.
Meetings zur Teambildung
Diese Meetings zielen darauf ab, Kollegen zu binden und die Arbeitskultur zu stärken. Ein Team, das sich gegenseitig respektiert und miteinander auskommt, arbeitet besser zusammen. Meetings zur Teambildung können als Zeitverschwendung betrachtet werden, weil ihr Zweck nicht so sehr auf Unternehmensinitiativen ausgerichtet ist wie andere Meetings, aber sie sind alles andere als das. Sie engagieren die Mitarbeiter und führen zu höheren Mitarbeiterbindungssraten. Um unnötiges Jammern zu vermeiden, sollten Sie vor dem Meeting ein klares Ziel oder eine klare Erwartungshaltung festlegen und sicherstellen, dass die Teambildungsaktivität für das Team relevant ist.
Inspirierende Meetings
Manchmal braucht das Verkaufsteam ein kurzes Meeting zum Anheizen. Manchmal muss das Marketingteam von einem Branchenführer inspiriert werden. Und manchmal müssen Sie Ihre gesamte Belegschaft durch schwere Zeiten hindurch motivieren. Inspirationsmeetings werden dann abgehalten, um Energieschübe zu kultivieren und Mitarbeiter, die sich in einem Tief befinden könnten, einzubinden. Versuchen Sie, diese Meetings interaktiver zu gestalten.
Meetings zur Problemlösung
Die meisten Meetings gehören zur Kategorie „Problemlösung“. Möglicherweise gibt es einen Fehler zu beheben, ein Projekt zu orchestrieren oder eine Teamdynamik anzugehen. Meetings zur Problemlösung sollten mit Hintergrundinformationen beginnen und darlegen, was bis zum Ende des Meetings erreicht werden sollte.
Beratende Meetings
Bei diesen Meetings wird die Meinung oder der Input eines Experten eingeholt. Meetings zur Beratung beinhalten mehr Fragen und Antworten als andere Arten und können dazu beitragen, sicherzustellen, dass ein Projekt auf dem richtigen Weg ist. Diese Meetings können auch Updates vermitteln und andere um Feedback bitten.
Externe versus interne Meetings
Das Eventprogramm einer Organisation wird aus den Meetings, die sie ausrichten, den Meetings, an denen sie teilnehmen, und internen Events zusammengestellt. 90% der Meeting- und Event-Experten planen interne und externe Events. Sowohl externe als auch interne Meetings können lehrreich, teambildend, inspirierend, problemlösend oder beratend sein. Was ist also der Unterschied zwischen diesen beiden Arten von Meetings?
Externe Meetings
Externe Meetings werden für Personen außerhalb Ihrer Organisation durchgeführt. An diesen Meetings können sowohl Kunden und Interessenten als auch Mitarbeiter teilnehmen. Das Hauptziel solcher Events variiert, kann aber dazu verwendet werden, Leads zu erfassen und die Vertriebspipeline zu verstärken. Diese Meetings können sich besser als erfolgreich erweisen, da sie sich auf Daten in Bezug auf Leads und die Vertriebspipeline stützen.
Interne Meetings
Interne Events sind Events, die innerhalb der Organisation für Mitarbeiter abgehalten werden. Sie können für ein kleines Team oder für eine ganze Organisation durchgeführt werden und können einmal im Jahr oder mehr als zehn Mal im Jahr stattfinden. Es gibt eine große Vielfalt an Arten von internen Events, die eine Organisation ausrichten kann. Alle diese Events bilden Ihr internes Eventprogramm. Interne Events sind Teil des gesamten Eventprogramms einer Organisation und ihr primäres Ziel, die Loyalität, Motivation und das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu halten. Sie sind das Herz einer Organisation, und wenn Mitarbeiter sich geschätzt fühlen, arbeiten sie härter und bleiben länger. Engagement entscheidet darüber, ob Mitarbeiter zwanzig Jahre bleiben oder ob sie ein Kündigungsschreiben einreichen werden.
Ein erfolgreiches Meeting planen
Nicht alle Meetings sind die effektivsten. Beginnen Sie Schritt für Schritt, um wirkungsvolle Meetings ins Leben zu rufen.
Einfache Wege, ein Meeting erfolgreich zu gestalten:
- Pünktlicher Beginn
- Geben Sie einen Grund oder eine Agenda für das Meeting an.
- Erlauben Sie den Teilnehmern, Fragen zu stellen.
- Sprechen Sie klar und deutlich - nicht im Kreis.
- Geben Sie einen Ort für das Meeting an oder bieten Sie eine Möglichkeit, virtuell teilzunehmen.
- Beenden Sie das Meeting mit klaren Handlungspunkten und benennen Sie eine Person, die die Aufgabe übernehmen soll als auch ein Erfüllungsdatum.
- Stellen Sie frühzeitig Hintergrundinformationen zur Verfügung, damit die Teilnehmer vorbereitet zum Meeting kommen - niemand möchte Zeit mit einer langen Zusammenfassung verschwenden.
- Stellen Sie frühzeitig Hintergrundinformationen zur Verfügung, damit die Teilnehmer vorbereitet zum Meeting kommen - niemand will Zeit mit einer langen Zusammenfassung verschwenden.
- Lassen Sie Notizen anfertigen, aber weisen Sie jemanden als klaren Notizzeichner zu. Achten Sie dabei auf geschlechtsspezifische Vorurteile - laut Forbes werden eher Frauen aufgefordert, Meetingnotizen anzufertigen, was als ungerechten Aufteilung der „Büroarbeit“ angesehen werden kann.
- Halten Sie Ihre Agenda überschaubar. Haben Sie in einem 30-minütigen Meeting keine zehn Punkte zu besprechen, die im Endeffekt eh nicht besprochen werden. Außerdem könnte etwas Dringenderes auf dem Tisch liegen.
- Machen Sie die Meetings interaktiv und beschäftigen Sie Ihre Teilnehmer.
- Gehen Sie auf besondere Bedürfnisse ein.
- Legen Sie realistische Zeitrahmen für die Erledigung von Aktionspunkten und Aufgaben fest.
Was ein Meeting überhaupt ausmacht
Meeting-Aufsetzer
Der Meeting-Aufsetzer ist die Person, die für die Leitung des Meetings und die Leitung der Gruppe verantwortlich ist. Ein Meeting-Aufsetzer kann zwar der Planer des Meetings sein, was bei größeren Meetings jedoch nicht immer der Fall ist. Wenn ein Meeting-Planer für die Planung des Meetings benötigt wird, dann gibt es immer noch einen Meeting-Aufsetzer oder eine Kontaktperson, welche die Richtung vorgibt und anleitet, was benötigt wird.
Teilnehmer
Wer wird an dem Meeting teilnehmen? Überlegen Sie bei der Entscheidung, wer zu einem Meeting eingeladen werden soll, als auch den Sinn und Zweck des Meetings. Gibt es jemanden, der einbezogen werden muss, der Einblick oder Anleitung geben könnte? In Meetings wird versucht, etwas zu erreichen, aber ohne die richtigen Personen im Raum werden die Ziele oft nicht erreicht. Denken Sie beim Aufbau Ihrer Teilnehmerliste darüber nach, wer in dem Raum am nützlichsten wäre. Achten Sie aber darauf, dass Sie keine Personen hinzufügen, die nicht in das Thema involviert sind oder nicht dazu gehören.
Uhrzeit und Ort
Für ein kleines Meeting ist es einfach, die Funktionen eines Arbeitskalenders zu nutzen, um die Zeitpläne anderer zu prüfen und eine Zeit auszuwählen, die für die gesamte Gruppe am besten geeignet ist. Achten Sie auf verschiedene Zeitzonen. Wenn Sie einen Raum planen, um die persönliche Interaktion der Mitarbeiter im Büro zu fördern, können virtuelle Meeting-Optionen für mehr Flexibilität und Zugänglichkeit sorgen. Wenn es gängige Praxis ist, eine Call-In-Nummer oder einen Code für Ihre Besprechung anzugeben, vergessen Sie nicht, diese in der Einladung zum Meeting anzugeben. Für größere Meetings, bei denen ein Veranstaltungsort außerhalb des Büros benötigt wird, suchen Sie nach Tools für die Suche nach einem geeigneten Ort, um den richtigen Raum für Ihre Bedürfnisse zu finden.
Meeting-Einladungen und Registrierung
Die Einladung zu einem Meeting kann eine Kalendereinladung oder eine Registrierung mithilfe von Eventtechnologie-Tools sein. Eine solche Einladung ist der Schlüssel, um die Teilnehmer Ihres Meetings zu erreichen, und sollte rechtzeitig im Voraus verschickt werden. Geben Sie auf der Einladungs- oder Registrierungsseite den Grund des Meetings und die Agenda, falls vorhanden, sowie alle für das Meeting wichtigen Hintergrundinformationen an.
Inhalt
Inhalt kann das Foliendeck, Bildmaterial, eine Liste von Fragen oder der Referent des Meetings selbst sein. Wenn an diesem Meeting ein externer Referent beteiligt ist, dann gehört dieser auch zum Inhalt. Dieser Inhalt treibt das Meeting an, weshalb es notwendig ist, sich Zeit für die Vorbereitung zu nehmen. Worum geht es bei dem Meeting? Die Antwort wird den Inhalt bestimmen.
Meeting-Technologie
Die Bildschirme, die Computer, die Lautsprecher, die Mikrofone, die Telefone, die Tools für die gemeinsame Nutzung, das Messaging-System, das Videokonferenzsystem und vieles mehr machen ein Meeting erst möglich. Wenn man versteht, wie die Technologie in einem Meetingraum funktioniert oder was Offsite verfügbar sein wird, können Meetings nahtlos ablaufen und verschwendete Zeit reduziert werden.
Meeting-Nachverfolgung
Der letzte Teil eines Meetings ist die Nachverfolgung. Dazu gehört eine Aufzeichnung des Meetings, falls eine solche gemacht wurde, die Notizen und die Aktionspunkte mit dem Eigentümer des Punkts und den angegebenen Deadlines.
Planung von Meetings
Egal, wie groß das Meeting ist, es gibt einen grundlegenden Prozess, der bei der Planung einzuhalten ist.
Vorlage zur Meeting-Planung
- Definieren Sie den Meetingzweck und identifizieren Sie den Meetingstyp.
- Bestimmen Sie die Größe der Besprechung. Dies hat Auswirkungen auf den Veranstaltungsort.
- Bestimmen Sie die Meetingdauer. Findet es über die Mittagszeit statt? Möglicherweise müssen Sie dann für Verpflegung sorgen.
- Identifizieren Sie das Budget. Wenn es sich um ein normales, alltägliches Meeting handelt, müssen Sie das nicht tun. Wenn es sich jedoch um ein Meeting für eine größere Gruppe handelt, das außer Haus abgehalten wird, beginnen Sie immer damit, die Standard-Budgetanforderungen für organisatorische Meetings zu verstehen.
- Finden Sie einen Veranstaltungsort. Buchen Sie einen Meeting-Raum oder legen Sie einen Standort im Büro fest. Muss diese Meeting außer Haus stattfinden? Suchen Sie nach einem Veranstaltungsort.
- Erstellen Sie eine Teilnehmerliste. Identifizieren Sie, ob einige Teilnehmer optional sind.
- Achten Sie bei der Planung Ihres Meetings auf Zeitzonen. Wählen Sie eine Zeit aus, die für alle Teilnehmer geeignet ist.
- Stellen Sie die Agenda zusammen - fassen Sie zumindest den Zweck des Meetings zusammen, der in die Einladung aufgenommen werden soll.
- Versenden Sie die Einladung zum Meeting. Kalendereinladungen können für Meetings jeder Größe verwendet werden, aber für große Meetings sollten Sie die Verwendung eines Registrierungs-Tools in Erwägung ziehen, um die RSVPs besser verfolgen zu können.
- Buchen Sie bei Bedarf Reisen und Hotelunterkünfte.
- Wenn Ihre Agenda unvollständig war, aktualisieren Sie die Einladung und senden Sie sie erneut an die Teilnehmer.
- Sammeln Sie den Inhalt - Präsentation, Bildmaterial usw.
- Führen Sie das Meeting durch.
Meeting-Agenda
Alle Meetings sollten eine Agenda haben. Dies kann ein kurzer Satz sein, der den Zweck erklärt, oder eine detaillierte, minütliche Aufschlüsselung der Diskussionsthemen umfassen.
Beispiel der Meeting-Agenda
Zweck des Meetings: Zweck des Meetings und Ziele.
- Agenda-Punkt 1
- Beschreibung
- Agenda-Punkt 2
- Beschreibung
- Agenda-Punkt 3
- Beschreibung
Überprüfung und Zuweisung von Aktionspunkten
Hintergrundinformationen und unterstützende Dokumente
Nach dem Meeting
Es ist jetzt an der Zeit, die Meetingnotizen sowie die Aktionspunkte mit Besitzern und Fristen zu verschicken. Wenn es sich um ein größeres Meeting handelt, überlegen Sie sich, eine Umfrage zu versenden, um den Erfolg des Meetings zu messen und herauszufinden, ob es Möglichkeiten gibt, sich in Zukunft zu verbessern. Der Erfolg des Meetings wird von Meeting zu Meeting anders aussehen. Allerdings wird es Zeit in Anspruch nehmen, die ursprünglichen Ziele mit den jetzigen Werten abzugleichen oder zu hinterfragen, ob ein Plan zur Erreichung der Ziele aufgestellt wurde. Wenn es sich um ein größeres Meeting handelte, verwenden Sie Umfragen, um den Erfolg zu messen.
Vorteile eines standardisierten Meeting-Prozesses
Wenn Ihre Organisation eine Vielzahl von Meetings hat, bei denen es erforderlich ist, Veranstaltungsorte zu finden, Reisen zu koordinieren und die Verpflegung über viele Büros hinweg zu verwalten, könnte es sinnvoll sein, sich mit der Standardisierung Ihres Meeting-Prozesses zu befassen. Die Standardisierung eines Meetingsprogramms kann es Ihnen ermöglichen, die Meeting-Aktivität zu verfolgen, die Beschaffung und Budgetierung zu automatisieren, um Zeit zu sparen und die Compliance und Effizienz mit Standardprozessen zu erhöhen.
Richtlinie für Meetings festlegen
Alle gut geschriebenen Richtlinien haben einen klar definierten Geltungsbereich, der festlegt, wer sie einhalten muss, welche Arten von Meetings eingeschlossen sind, wo und wann die Richtlinie gilt (geographisch und/oder organisatorisch). Es ist auch wichtig, alle Ausnahmen von den Richtlinien oder das, was als außerhalb des Geltungsbereichs liegend betrachtet wird, klar anzugeben.
Für eine Richtlinie für Meetings müssen Sie Folgendes klar definieren:
1. Definition eines Meetings
2. Sourcing- und Planungsprozesse
3. Tool für die Meeting-Technologie
4. Rollen und Verantwortlichkeiten
5. Regulatorisches Risikomanagement
6. Duty-of-Care-Richtlinien
7. Richtlinien für Treuhand-Risikomanagement und Ausgaben
8. Anfragen und Genehmigungen des Meetings
9. Gesundheit und Notfälle
10. Gruppen-Flugreisen
11. Buchung von Unterkünften
12. Einführungsreisen und Loyalitätsprogramme
13. Inspektionen vor Ort
14. Budgetgenehmigung und Zahlungsprozesse
15. Begleitung und persönliche Reisen
16. Virtuelle Meetings
17. Soziale Verantwortung und grüne Richtlinien
18. Steuerliche Implikationen
Planen Sie ein Meeting, das wirkungsvoll ist
Letztendlich kommt es bei der Planung eines großen Meetings auf Vorbereitung, Organisation und den Respekt zwischen Teilnehmern an. Nehmen Sie sich die Zeit, um zu verstehen, warum Sie ein Meeting durchführen wollen und erstellen Sie nicht einfach so ein Meeting. Meetings ermöglichen Ihnen, neue Ideen hervorzubringen, Lösungen für schwierige Probleme zu finden, Probleme anzusprechen, Kameradschaft aufzubauen und noch so vieles mehr. Bleiben Sie bei der Planung organisiert. Stellen Sie Hintergrundinformationen und eine Agenda zur Verfügung, und beginnen Sie das Meeting pünktlich. Letztendlich geht es darum, die Menschen, mit denen Sie zusammenarbeiten, zu respektieren. Wenn Sie ihnen die Tools an die Hand geben, um erfolgreich zu sein und das Beste aus ihrer Zeit zu machen, wird das Meeting seine volle Wirkung entfalten können.
Machen doch auch Sie Ihr nächstes zu einem vollen Erfolg.