17.08.2020
von Selina Gabriel

Jetzt da sich Eventplaner vermehrt auf virtuelle und hybride Veranstaltungen konzentrieren, gibt es für Veranstaltungsorte einiges zu berücksichtigen. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf hybride Events für Veranstaltungsorte. Wir diskutieren, was sie überhaupt sind, was Veranstaltungsorte tun sollten, um ihren Erfolg zu sichern, und geben Beispiele von erfolgreichen Hybridveranstaltungen der letzten Jahre. 

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Was sind hybride Events?

Hybridveranstaltungen sind Events, die sowohl persönliche als auch virtuelle Live-Streaming-Elemente enthalten. Sie haben in den letzten Jahren an Popularität gewonnen, und mit dem Einfluss von COVID-19 auf die Branche und die Möglichkeit, große Gruppen von Menschen zu versammeln, wird erwartet, dass Hybridveranstaltungen ein bedeutender Teil der Zukunft sein werden.

In einer informellen Umfrage, die während des Global Meeting Industry Day im April durchgeführt wurde, gaben 62% der Eventplaner an, dass ihre Veranstaltungen in Zukunft im hybriden Stil stattfinden werden, während 18% sagten, dass es eine größere Nachfrage nach reinen virtuellen Veranstaltungen geben wird.

Um hybride Veranstaltungen vollständig zu verstehen, ist es wichtig, die Dinge nicht zu kompliziert zu machen. Wie in einem Artikel aus dem Jahr 2014 von Meetings Today festgestellt wurde, sind hybride Veranstaltungen häufiger, als Ihnen vielleicht bewusst ist. Nehmen Sie zum Beispiel die Fußballweltmeisterschaft. Fußballspiele haben Tausende von persönlichen Teilnehmern, aber jedes Ereignis wird auch an Millionen von Menschen auf der ganzen Welt übertragen.

"Das Gleiche geschieht in der Eventindustie", sagte Dan Lotzof, Executive Vice President of Sales and Marketing bei Inxpo. "Bei jedem Meeting, zu dem Sie heute gehen, ist jemand virtuell dabei, wählt per Telefon, ruft über Skype an und nutzt WebEx. Was wir allmählich erkennen, ist, dass jede einzelne physische Veranstaltung eine Online-Komponente hat, da es unmöglich ist, das gesamte Publikum jedes Mal persönlich dorthin zu bringen. Der virtuelle Raum ist für Planer und Sponsoren ein wahr gewordener Traum".

Es ist an der Zeit, hybride Events anzunehmen!

Es ist möglich, dass wir es jahrelang mit hybriden Ereignissen zu tun haben werden. Daher wird es immer wichtiger zu lernen, was es braucht, um eine fesselnde und erfolgreiche Veranstaltung auszurichten.

"Wir werden auf keinen Fall in eine Veranstaltungsbranche gehen, die zu 100% offline ist", prognostiziert Julius Solaris, Herausgeber von EventManagerBlog.com. "Die Veranstaltung der Zukunft wird per Definition hybrid sein. Face-to-Face-Veranstaltungen werden eine virtuelle Komponente haben".

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Da hybride Veranstaltungen zur Norm werden, könnte dies einige langfristige Auswirkungen auf die Eventbranche haben. Als Veranstaltungsort wird es daher von entscheidender Bedeutung sein, einen hohen Standard an Transparenz und offener Kommunikation mit Planern aufrechtzuerhalten.

Vergessen Sie nicht, dass virtuelle und hybride Veranstaltungen immer noch Veranstaltungsorte brauchen.

Nur weil eine Veranstaltung virtuell oder hybrid ist, heisst das noch lange nicht, dass die Veranstaltungsorte Pech haben. Das visuelle Element von virtuellen und hybriden Veranstaltungen ist ein wichtiger Teil des Gesamterlebnisses. Beim Filmen der Veranstaltung zoomt die Kamera ein und aus und fängt den Hintergrund ein - so wird der Veranstaltungsort auf jeden Fall Teil des virtuellen Zuschauererlebnisses sein. Auch wenn die Planer vielleicht nicht auf der Suche nach einem übermäßig aufwendigen und geräumigen Veranstaltungsort für eine rein virtuelle Veranstaltung sind, so müssen sie dennoch einen Ort finden, der über die Grundlagen wie eine Bühne mit Podium und audiovisueller Ausrüstung verfügt, um der Übertragung eine ausgefeilte Atmosphäre zu verleihen. Wenn es sich um hybride Veranstaltungen handelt, wird der Veranstaltungsort umso wichtiger, da sich die Teilnehmer tatsächlich physisch in Ihrem Raum versammeln werden.

Entdecken Sie 5 Notwendigkeiten, wenn es um hybride Veranstaltungen für Veranstaltungsorte geht:

Da hybride Veranstaltungen immer beliebter werden, wird es von entscheidender Bedeutung sein, dass die Veranstaltungsorte über die technischen Möglichkeiten und Infrastrukturen verfügen, um für alle Beteiligten ein bleibendes Erlebnis zu bieten.

Eine hochwertige Videokamera und außergewöhnliches Wi-Fi sind nicht länger optional. Die Veranstaltungsorte müssen mit einer ausreichenden Bandbreite und Geschwindigkeit ausgestattet sein, um eine große Anzahl von Teilnehmern und fortschrittliche Eventtechnologien, wie Augmented Reality und Virtual Reality, zu bedienen.

Hoteliers sollten sicherstellen, dass sie über eine digitale Infrastruktur verfügen, die diese fortschrittlichen Annehmlichkeiten unterstützt. Und mit dem Aufkommen von 5G sollten Veranstaltungsorte überlegen, ob die Investitionen, die sie heute tätigen, in einer 5G-Welt relevant sind. Stellen Sie sicher, dass Ihre digitale Infrastruktur robust und erstklassig ist, damit sie nicht veraltet ist, wenn sich die 5G-Technologie weiter verbreitet. Veranstaltungsorte, bei denen die Modernisierung ihrer Technologie nicht im Vordergrund steht, könnten Geschäfte an Wettbewerber verlieren, die diese Anforderungen erfüllen können.

Die Professional Convention Management Association stellte eine Liste zusammen, in der hervorgehoben wird, wie man persönliche und Live-Streaming-Elemente kombinieren kann. Hier sind fünf ausrüstungsbasierte Schritte, die Veranstaltungsorte unternehmen können, um eine erfolgreiche Hybridveranstaltung zusammenzustellen:

1. Verwenden Sie die richtigen Kameras

Um ein reichhaltiges Erlebnis zu schaffen, das das virtuelle Publikum in Atem hält, ist eine Kamera eine Notwendigkeit. Überlegen Sie bei der Entscheidung, wie viele und welche Art von Kamera Sie benötigen:

  • Handelt es sich um eine Podiumsdiskussion oder eine Art Veranstaltung, die Nahaufnahmen erfordert?
  • Werden Sie mehr als zwei Blickwinkel benötigen? Wenn ja, werden mehrere Kameras benötigt. Wenn Sie sich für mehrere Kameras entscheiden, benötigen Sie auch einen Umschalter und jemanden, der die zu zeigenden Kamerawinkel auswählt.
  • Welche Bildschirmgröße werden die Zuschauer des Live-Streams verwenden? Wie sehen Ihre Bildschirme vor Ort aus? Sie benötigen eine Kamera, die alle Bildschirmgrößen unterstützt.
  • Möchte der Planer HD-Bildschirme? Wird der Stream HD unterstützen?

2. Bereitstellung hochwertiger Mikrofone

Drahtlose Lavaliermikrofone sind die beste Option, da sie auf der Kamera besser aussehen und die Wahrscheinlichkeit von Umgebungsgeräuschen geringer ist. Ziehen Sie in Betracht, einen Audio-Operator einzusetzen, der die Redner beobachtet und die Mikrofone ein- und ausschaltet. Auf diese Weise wird vermieden, dass Mikrofone versehentlich eingeschaltet bleiben und ein schlechtes Klangerlebnis für das hybride Publikum erzeugen. Wenn es einen Frage-und-Antwort-Veranstaltungsteil gibt, benötigen Sie auch drahtlose Handmikrofone und Mikrofon-Läufer für das Publikum. Denken Sie daran: Die Zuhörer zuhause müssen die Fragen auch hören. Es ist entscheidend, dass ihre Erfahrung genauso wertvoll ist wie die der Zuhörer, die physisch anwesend sind.

3. Stellen Sie sicher, dass Ihr Veranstaltungsort über ein robustes Internet verfügt.

Eine Internetleitung, die ausschließlich für den Livestream bestimmt ist, ist unerlässlich. Das bedeutet, dass niemand anderes vom Veranstaltungsort - Mitarbeiter oder Teilnehmer - dieses Internet nutzen kann. Der Streaming-Partner des Eventplaners wird in der Lage sein, den Umfang der benötigten Bandbreite zu bestimmen. Drahtlos ist hier keine Option. Es muss fest verdrahtet sein, um diese Art von Technologie zu unterstützen.

4. Technische Unterstützung vor Ort bieten

Stellen Sie jemanden ein, der weiß, wie die gesamte Ausrüstung Ihres Veranstaltungsortes funktioniert und der alle notwendigen Informationen hat, die die AV- und Streaming-Partner eines Planers wissen müssen. Beim Filmen sollten sie auf Änderungen des Fokus, der Beleuchtung oder auf alles achten, was für ein entferntes Publikum störend oder auffällig wäre.

5. Testen, testen und nochmals testen

Führen Sie im Vorfeld Gespräche mit den Planern, um sicherzustellen, dass Sie über die richtige Ausrüstung verfügen, die den Bedürfnissen der Planer entspricht. Testen Sie alles im Voraus, um sicherzustellen, dass alle Geräte funktionsfähig sind. Nehmen Sie sich vor Beginn der Veranstaltung Zeit, um die Beleuchtung, die Kamera und den Ton zu testen.

Hier sind 8 hybride Eventmarketingideen für Veranstaltungsorte:

Hybride Veranstaltungen bieten eine einzigartige Gelegenheit für Veranstaltungsorte. Sie geben ihnen die Chance, ein neues Publikum zu erreichen, sei es für eine Veranstaltung oder eine Freizeitreise. Auch wenn Sie vielleicht nicht in der Lage sind, jeden physisch zu beherbergen und ihm all die einzigartigen Angebote Ihres Hotels zu zeigen, so gibt es doch eine Menge Möglichkeiten, Planer und Teilnehmer auf einer Reise in Ihren Raum zu verkaufen - sei es in unmittelbarer Zukunft oder später.

1. Heben Sie alle Sicherheitsupdates hervor

Dies mag sich vielleicht nicht direkt auf die virtuellen Teilnehmer Ihrer Hybridveranstaltung auswirken, aber die Veranstaltungsorte sollten sich auf einige wenige wichtige Dinge konzentrieren, um die Voraussetzungen für sichere Meetings und Events zu schaffen: Gesundheits- und Sicherheitsprotokolle, Maßnahmen zur sozialen Distanzierung und hygienische Speisen und Getränke. Planer und Teilnehmer wollen wissen, dass sie sicher sind, wenn sie persönlich an einer Veranstaltung teilnehmen, daher müssen Sie für das, was Sie tun, werben. Erwägen Sie zum Beispiel die Verwendung von Instagram Live oder Facebook Live, um die Zuschauer bei einer Veranstaltung vor Ort zu bringen. Oder veröffentlichen Sie einen Beitrag in Ihrem Blog und teilen Sie relevante Updates mit.

2. Zeigen Sie echte Erfahrungen

Stellen Sie Planern und Teilnehmern Filmmaterial von vergangenen hybriden Veranstaltungen, die Sie ausgerichtet haben, zur Verfügung. Dies wird Ihre Vielseitigkeit unter Beweis stellen und die Arten von Gruppen und Veranstaltungen anziehen, die Sie für die Zukunft ins Auge gefasst haben. Nichts wirbt für Ihren Veranstaltungsort besser als echtes Filmmaterial zufriedener Kunden - sowohl derjenigen, die online als auch persönlich teilgenommen haben.

3. Implementierung eines Loyalitätsprogramms

Dies ist zwar eine häufig angewandte Marketing-Taktik für MICE-Geschäfte, aber sie muss nicht auf Personen beschränkt sein, die in Ihrem Hotel übernachten. Ganz gleich, ob Sie Planern ein  Zimmer-Upgrade versprechen, oder ob Sie allen Teilnehmern die Möglichkeit geben, sich für Ihr Treueprogramm anzumelden - es gibt unzählige Möglichkeiten.

4. Machen Sie hybride Veranstaltungen persönlich

Wenn Sie mehr tun, um ein unglaubliches Kundenerlebnis zu schaffen, kann die Tatsache, dass einige hybride Veranstaltungsteilnehmer nicht die Möglichkeit haben werden, von Angesicht zu Angesicht mit Ihren erstaunlichen Mitarbeitern zu interagieren, negativ sein. Aber das muss nicht sein. Eine Möglichkeit besteht darin, ein Video zu produzieren, in dem Ihr Personal und alles, was zu einer hybriden Veranstaltung gehört, vorgestellt wird. Stellen Sie mehrere Mitarbeiter vor und sprechen Sie die virtuellen Teilnehmer direkt an. Senden Sie die Nachricht, dass Sie sich wünschten, dass sie dabei sein könnten, und hoffen Sie, sie bald zu sehen.

5. Nutzen Sie virtuelle Rundgänge

Virtuelle Rundgänge sind eine großartige Möglichkeit, Planer dazu zu bringen, bei Ihnen zu buchen, und Hybridteilnehmer für mehr Geschäfte zurückzuholen. Schaffen Sie ein Videoerlebnis, bei dem Sie Kunden durch den Veranstaltungsort selbst führen und dabei das Layout und die Abmessungen des Raums zeigen. Oder erstellen Sie ein 3D-Diagramm und treten Sie über das Diagramm interaktiv mit dem Planer oder den Teilnehmern in Kontakt. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Führungen auf Ihren Marketingkanälen teilen, um die Sichtbarkeit zu erhöhen. 

6. Erwägen Sie Drohnen-Filmmaterial

Drohnen sind nicht nur zur militärischen Aufklärung oder für Amazonaslieferungen gedacht. Sie werden auch für virales Marketing für Hotels eingesetzt und können den Rahmen für erstaunliche Geschichten bilden. Hotels auf der ganzen Welt setzen Drohnen ein, um Videoaufnahmen von ihren Hotels zu machen und den Gästen eine Vogelperspektive auf weitläufige Landschaften und 360-Grad-Rundgänge durch die Zimmer zu bieten. Gibt es eine bessere Art und Weise, für einen zukünftigen Aufenthalt zu werben, als mit einer atemberaubenden Präsentation Ihres Reiseziels?

7. Schwerpunkt auf Content-Marketing

Nur weil eine Veranstaltung hybrid ist, bedeutet das nicht, dass sie nicht gefördert werden muss. Um sich von der Konkurrenz abzuheben und die Menschen darüber zu informieren, dass hybride Veranstaltungen Teil Ihres Angebots sind, erstellen Sie Inhalte und tauschen Sie sie über mehrere Plattformen aus. Informieren Sie Ihre Kunden mit gut produzierten Videos, die auf allen Social-Media-Plattformen verbreitet werden, über Ihre Veranstaltungen. Schreiben Sie Blog-Einträge, die Ihre Veranstaltungen detailliert beschreiben und für Suchbegriffe optimiert sind. Erstellen Sie klickwürdige E-Mail-Newsletter mit Videoclips, Fotos und kurzen Inhaltsausschnitten, um Kunden über Ihre Veranstaltungsoptionen zu informieren. Stellen Sie sicher, dass diese Aktualisierungen auch auf Ihrer Website und in Ihrem CSN-Profil enthalten sind.

8. Sammeln Sie Erfahrungsberichte von Planern und Teilnehmern

Sobald Ihre Veranstaltung beendet ist, sollten Sie den Planer und die Teilnehmer - sowohl diejenigen, die persönlich als auch die, die virtuell teilgenommen haben - dazu anregen, Feedback über die Veranstaltung und den Veranstaltungsort abzugeben. Wenn die Teilnehmer darüber sprechen, wie großartig die Erfahrung war, die sie an Ihrem Veranstaltungsort gemacht haben, wird der Planer nicht nur auf Ihren verschiedenen Plattformen gut aussehen, sondern er wird auch zeigen, wie großartig Ihr Veranstaltungsort die Erwartungen übertrifft. Fühlen Sie sich niemals schlecht, wenn Sie fragen! Wenn Menschen ein großartiges Erlebnis haben, wollen sie es mit anderen teilen, also geben Sie ihnen die Plattform dafür und steigern Sie so den Ruf Ihres Hotels.

Sehen Sie sich 4 Beispiele für echte hybride Veranstaltungen in verschiedenen Branchen an:

1. "Special Event" von Apple

Die Veranstaltung fand im Steve Jobs Theater auf dem Apple-Campus in Cupertino, Kalifornien, statt und hatte sowohl persönliche Teilnehmer als auch ein Live-Streaming-Publikum. Während der Veranstaltung, bei der Apple-CEO Tim Cook eine Handvoll neuer Geräte und Funktionen ankündigte, wurde die Sicht des Publikums der Online-Veranstaltung mit mehreren Kamerawinkeln hin- und hergeschaltet, was dem Live-Stream ein zusätzliches Gefühl der Interaktion verlieh.

2. Public Health Informatics Conference von CDC

Die CDC hielt bereits 2011 eine hybride Veranstaltung ab, an der 1.875 Teilnehmer teilnahmen - 911 nahmen persönlich teil und 964 registrierten sich für den virtuellen Teil, wie aus einem BizBash-Profil der Veranstaltung hervorgeht.

Strategic Management Solutions Inc., die bei der Zusammenstellung der Veranstaltung geholfen hat, beschrieb sie als "eine sehr erfolgreiche virtuelle Konferenzoption, die Live-Streaming-Medien von wichtigen Sitzungen, On-Demand-Sitzungen zur Ansicht durch das Publikum nach Belieben, interaktive Live-Video-Chat-Sitzungen zwischen Teilnehmern und Diskussionsteilnehmern, virtuelle Ausstellungsstände und so viel mehr umfasst!

Die Veranstaltung wurde zu Recht als eines der innovativsten BizBash-Treffen des Jahres bezeichnet.

"Ich habe versucht, die virtuelle Umgebung so weit wie möglich der persönlichen Umgebung nachzubilden", sagte Adam Arthur, Leiter der virtuellen Plattform der CDC. "Es war fotorealistisch, zeigte die Lobbys und alles des tatsächlichen Hotels, in dem wir uns befanden. Wenn man die Treppe hinuntergehen wollte, klickte man auf die Rolltreppe. Wir haben sogar Einzelpersonen grünes Licht gegeben. Da waren Leute, die buchstäblich in die Lobbys gingen und ihre BlackBerrys kontrollierten. Mehrere Leute fragten mich: 'Sind wir jetzt wirklich da?'".

3. Digital Summit von SBC

Das Event von 2020 war vollständig virtuell, es war also technisch gesehen keine Hybridveranstaltung. Aber es wurden virtuelle Elemente verwendet, um den Teilnehmern das Gefühl zu vermitteln, dass sie persönlich anwesend waren. Der Gipfel nutzte "eine fortschrittliche digitale Plattform, um den Delegierten (des Gipfels) Zugang zu einem vollständig virtuellen Veranstaltungsraum zu bieten, der viele der Vorteile einer physischen Konferenz und Ausstellung bietet".

Die virtuellen Teilnehmer "kamen" in der Lobby Area an und hatten Zugang zu verschiedenen "Räumen" wie der Ausstellungshalle, wo sie die Stände besuchen und sich mit den Ausstellern treffen konnten, und dem Konferenzauditorium, in dem sie sich alle Panels und Präsentationen der Redner anhörten.

4. Growth Marketing Conference

Die Veranstaltung, die zuletzt im Dezember 2019 stattfand, gab den Teilnehmern einen Anreiz, sich virtuell zu bewegen, indem sie den Virtual Access Pass erwarben. Zwar hatten die Passholder keinen Zugang zu den Inhalten in Echtzeit, doch erhielten sie nach der Veranstaltung ein Log-in und konnten die Inhalte auf Abruf einsehen. Darüber hinaus erhielten die Passholder Zugang zu "über 200 Bonus-Webinaren" und Zugang zur "offiziellen privaten Wachstums-Marketing-Community der Organisation, in der Sie mit führenden Fachleuten Ihrer Branche in Kontakt treten und sich gegenseitig beim Wachstum unterstützen können".

Wie The Bizzabo Blog bemerkte, war die Entscheidung der Konferenz, den virtuellen Teilnehmern spezielle Inhalte anzubieten, eine fantastische Möglichkeit, das Kundenerlebnis zu verbessern und auch die zukünftige Registrierung von Veranstaltungen zu fördern.

Nutzen Sie diese Informationen über hybride Veranstaltungen für Veranstaltungsorte zu Ihrem Vorteil!

So wie sich die Zeiten ändern, so ändern sich auch die Aussichten der Branche. Daher müssen Sie auf dem Laufenden bleiben und sich entsprechend anpassen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was den Ausschlag für virtuelle und hybride Veranstaltungen gibt und wonach Planer suchen, nehmen Sie an unserem Webinar „Hybride Events: Was Sie wissen müssen“ teil.

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Selina Gabriel

Selina Gabriel ist seit Juni 2019 für die Entwicklung und Durchführung von Marketingkampagnen zur Lead-Generierung in Europa und insbesondere der DACH-Region verantwortlich. Vor Cvent war Sie in der Hotel- und Tourismusbranche tätig.

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