Britisch-Schweizerische Handelskammer
Die Herausforderung
Die größte Herausforderung für die BSCC war die Abwicklung der Event-Registrierungen. In der Vergangenheit gab es für die vier Mitgliedschafts-Kategorien der Organisation jeweils nur ein einziges Anmeldeverfahren, was wiederrum einen großen manuellen Aufwand und viele Fehler bedeutete, die für die Handelskammer unerfreulich waren. Hinzukommt, dass zu Zeiten vor der Nutzung von Cvent‘s Eventtechnologien, mehr Mitarbeiter benötigt wurden, Eventanmeldungen abzuwickeln. Auch musste das Finanzteam Zahlungsverfahren manuell einrichten und Zahlungen ständig hinterherjagen. Das Fehlen eines einzigen, integrierten Systems zur Speicherung von Veranstaltungsdaten und zur Entgegennahme von Zahlungen bei der Anmeldung führte zu einem zeitaufwändigen und fehleranfälligen Prozess. Machte sich Effizienz des Teams bemerkbar, was einen unprofessionellen Eindruck bei den Nutzern hinterließ. Zur Entlastung des Teams und zur Unterstützung des wachsenden Veranstaltungsprogramms entschied sich die BSCC dazu, Event Management Funktionen zu automatisieren und zu optimieren.
Warum Cvent
2015 traf das BSCC-Team die Entscheidung, Cvent an Bord zu holen, nachdem man sich von den umfangreichen Funktionen der Online-Event-Management-Plattform überzeugt hatte. Dank einem leistungsstarken All-in-One-Lösungskonzept, welches die einzelnen Punktlösungen integriert und miteinander verbindet, konnte das Team einen ausgeklügelten Registrierungsund Zahlungsprozess einführen und damit den Mehrwert für die Nutzer erhöhen. „Die Menschen können jetzt direkt bei der Anmeldung bezahlen. So müssen wir keine Rechnungen rausschicken, keinen Zahlungen hinterherrennen und müssen nichts mehr manuell in Excel dokumentieren, wodurch unser Leben einfacher wird“, betont die Veranstaltungs- und Marketingleiterin der BSCC, Charlotte Gannon. Außerdem sorgt die neue Plattform dafür, dass alle Veranstaltungsdaten an einem einzigen Ort gespeichert werden, wodurch das Team viel Zeit spart und seine Dienstleistungen noch professioneller gestalten kann. „Cvent hat uns wirklich geholfen, alles zentral zu verwalten. Die Plattform funktioniert mit unseren externen Zahlungssystemen und allen anderen Systemen. Somit konnten wir unsere Effizienz in allen Bereichen erheblich steigern“, freut sich Gannon. Dank des Zeitgewinns und einer robusten E-Mail-Marketing-Lösung konnte das Team beim Marketing mehr Kreativität einfließen lassen und verschiedene Taktiken ausprobieren, um eng mit den Mitgliedern zu kooperieren. „Mit dem E-Marketing-Tool von Cvent können wir Veranstaltungen gegenüber unseren Mitgliedern intelligenter vermarkten, etwa über einen monatlichen Newsletter, VIP-Einladungen usw. Wir nutzen es wirklich gerne.“, ergänzt Gannon.
Erfüllung aller Kriterien
Da umständliche manuelle Prozesse der Vergangenheit angehören, kann sich das Team vermehrt auf andere Geschäftsbereiche konzentrieren – was vorher nicht möglich war. Was dem Team am Cvent System mit am besten gefällt, ist dessen Benutzerfreundlichkeit. Dank der Einfachheit und Flexibilität der Plattform, können alle Nutzer, einschließlich der über 100 freiwilligen Helfer der BSCC, mühelos Veranstaltungsanmeldungen einrichten und verwalten. Alles in allem konnte die BSCC durch den Einsatz der Cvent Plattform mehr Veranstaltungen mit größerer Effizienz organisieren. „Wir benutzen Cvent jetzt seit vier Jahren. Im Schnitt haben wir auf der Cvent Plattform 100 Events pro Jahr erstellt. Ich denke, das ist ein Beleg dafür, dass wir heute ein effizienteres Veranstaltungsprogramm durchziehen können.“
„Vor dem Einsatz von Cvent haben wir viel weniger Events ausgerichtet, weil deren Einrichtung viel mehr Zeit und Ressourcen in Anspruch genommen hat. Insofern erfüllt Cvent viele unserer Anforderungen“, fügt sie hinzu.
