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SCHOTT AG - Mit Eventtechnologie am Zahn der Zeit sein

Wie SCHOTT dank Cvent’s vor-Ort-Lösungen in nur wenigen Klicks erfolgreichere Events abwickeln kann

Kürzere Wartezeiten beim Check-In vor Ort
100% Adoptionsrate für mobile Event-App
30% höhere Rücklaufquote für Teilnehmerfeedback

Die Herausforderung

In der Vergangenheit griff SCHOTT in der Regel auf rudimentäre Prozesse für die Verwaltung Ihrer Events vor Ort zurück, „was mit viel Pflegen von Excel-Tabel- len und einer intensiven Nutzung von PowerPoint zum Drucken von Namensschildern verbunden war“. Insbesondere beim Check-In am Eventtag führte dies zu „langen Schlangen, da Namensschilder aufwendig rausgesucht werden mussten“. Hatten sich Fehler eingeschlichen, so konnte das Team vor Ort nur mit wenig Flexibilität darauf reagieren. Ebenso verhielt es sich mit Registrierungen von Teilnehmern, die spontan am Tag der Veranstaltung erschienen.

Eine weitere Schwierigkeit für das Team stellte auch die Gestaltung des Informationsflusses zu den Teil- nehmern vor Ort dar. Was bisher vor allem über die Erstellung und Ausgabe von Papiermaterialien bew- erkstelligt wurde, „geht nun nicht mehr mit dem Zahn der Zeit, was dem innovativen Image des Unternehmens nicht gerecht wird.“

Hinzukommt, dass manuelle Prozesse die Abfrage von Teilnehmer-Feedback und die Sammlung von Daten im Allgemeinen, insbesondere über das Verhalten der Teilnehmer vor Ort, sehr kompliziert machten.

Warum Cvent

Was dem Team also fehlte, waren Onsite-Lösungen, um manuelle Aufgaben vor Ort zu automatisieren
und damit eine schnellere Abwicklung des Check-Ins und des Druckens von Namensschildern während der Events zu ermöglichen. Dies hat sich durch den „Ein- satz von Cvent wesentlich verändert, weil das Team diese Aufgaben zur Ausführung von Events hauptsäch- lich während der Veranstaltung abhandeln kann“. Des Weiteren sollte auch, über einen nahtlosen Datenfluss zu den anderen Eventmanagement-Lösungen, flexibel auf unvorhergesehene Umstände reagiert werden können. Und auch die papierlose Gestaltung der Events durch Cvent’s OnSite Lösungen hat sich das Team zum Ziel gesetzt, nicht zuletzt, um das innovative Image des Unternehmens widerzuspiegeln. Vorbei sind also die Zeiten, in denen aufwendig Namensschil- der erstellt oder Broschüren vor dem Event gedruckt werden mussten.

„Der Vorteil bei Cvent’s Event- management-Tools ist in erster Linie der, dass man Technologie benutzen kann, mit welcher man am Zahn der Zeit ist“

Vor Ort abgesichert

Während Cvent’s Event Management Lösungen wie Event-Websites zur Registrierung von Teilnehmern oder Reporting-Funktionen zur simpleren Datenauf- bereitung „den vorgelagerten Prozess und den nachgelagerten Prozess für SCHOTT vereinfacht haben, legen Onsite-Lösungen nochmal den Fokus auf die Veranstaltung selbst.“ Das Unternehmen benutzt neben OnArrival für den Check-In und für das Drucken von Namensschildern vor Ort, auch Event in a Box bei größeren Veranstaltungen, sowie die mobile Event- App CrowdCompass, um Teilnehmer über Ihre Events zu informieren und zu engagieren.

Schluss mit Warteschlangen

Während in der Vergangenheit das Raussuchen der Namensschilder längere Wartezeiten zur Folge hatte, kann SCHOTT nun „einfach nur den Namen des Teil- nehmers abzufragen, das Namensschild sehr simpel per Knopfdruck auszudrucken und der Teilnehmer kann dann direkt auf das Event gehen. Damit hat
sich der Check-In Prozess immens beschleunigt.“ Ein weiterer Pluspunkt für SCHOTT ist vor allem auch die „verbesserte Optik des Namensschildes. Das Team ist jetzt in der Lage, hochwertige Namensschilder schnell zu drucken.”

Für größere Events setzt das Team dann auch Event in a Box ein. Dadurch, dass die nötige Hardware für den Check-In und das Drucken von Namensschil- dern ganz einfach gemietet werden kann, gestaltet werden kann, gestaltet sich die Planung dieser komplexen Veranstaltungen für das Team nun viel einfacher.

Ein großer Vorteil für SCHOTT ist vor allem auch die größere Flexibilität, die durch die Nutzung von OnArrival geboten wird. „Das heißt, wenn noch irgendwer kommen sollte, kein Namensschild hat oder sich ein Fehler eingeschlichen hat, kann jetzt ganz flexibel reagiert und ein neues Namensschild gedruckt werden.” Damit sind „Namensänderungen oder der Check-In von nicht registrierten Teilneh- mern vor dem Event dank dem Datenfluss über das Backend in Cvent’s Event Management Plattform kein Problem mehr.“ Dies wiederum ist dann auch für den Teilnehmer „super komfortabel. Dieser kom- mt jetzt auf das Event und innerhalb von Minuten ist er ausgestattet mit seinem Namensschild und mit allen Informationen über die mobile Event-App.“

Alle Informationen an einem Ort

„Um den Informationsfluss optimal zu gestalten, benutzt das Eventplanungsteam von SCHOTT als weiteres Tool die mobile Event-App CrowdCompass. Übergeordnetes Ziel war es, ein sogenanntes „Paper- less Eventmanagement“ zu erreichen und da jegliche Inhalte über die mobile Event App verbreitet werden können, braucht das Team auf ihren Events nun kein Papier mehr.”

„Der Einsatz der App ermöglicht es dem Team bei einem Event alle Informationen auf einem Gerät abrufbar zu haben. Das heißt, der Teilnehmer hat die Möglichkeit, die Agenda aufzurufen, andere Teilneh- mer zu sehen, mit den anderen Teilnehmern zu agie- ren und sich zu vernetzen. Es gibt Sprecher-Profile, die man aufrufen kann und es bietet auch die Möglichkeit, die Nutzer relativ schnell über Push-Benachrichtigun- gen über Änderungen zum Ablauf in der Agenda zu informieren und zu kontaktieren.”

Für das Eventplanugs-Team liegt ein großer Vorteil in der nutzerfreundlichen Erstellung der Apps. Was be- sonders hervorgehoben wird, ist das „selbsterklärende Backend, über welches in kürzester Zeit eine App für das Event aufgesetzt werden kann.” Die Kopierfunktion für weitere Events und die Synchronisierung zur Event Management Plattform erleichtert damit auch die Planung für die vielen zukünftigen Events von SCHOTT. Ebenso betont wird damit auch der „nahtlose Daten- fluss zwischen verschieden Lösungen, da Änderungen im Backend direkt auch auf dem Endgerät sichtbar werden.”

Zum optimalen Einsatz der mobilen Event-App vor Ort, verfolgt das Team eine klare Strategie: Während auf der Registrierungs-Website nur ein grober Über- blick über das Event veröffentlicht wird, gibt es die detaillierte Agenda nur auf der mobilen Event-App. Der positive Nutzen der mobilen Event-App drückt sich für SCHOTT wiederrum dadurch aus, dass Teilnehmer und interne Teams diese direkt anfragen und sie auch aktiv nutzen.

Interaktive und intensivere Eventteilnahme

Das liegt insbesondere auch daran, dass die mobile Event-App den Teilnehmern eine viel interaktivere und intensivere Art und Weise ermöglicht, das Event zu erleben. „Hier spielt vor allem das Aktivitäts-Feed eine große Rolle, durch welches Teilnehmer Bilder vom Event hochladen, teilen und kommentieren können. Auch nach dem Event stellen wir den Teilnehmern die Bilder weiter zur Verfügung – und so wird das Erlebnis und das Event einfach sehr viel nachhaltiger. Damit hat man auch diese langanhaltenden Erinnerungen.“

Ebenso ermöglicht die Live Polling Funktion SCHOTT neben einer „unkomplizierten Umsetzung, den Teil nehmern durch direkte Live-Abfragen während der Sessions ein interaktives Flair zu bieten.”

Datensammlung einfach gemacht

Eine weitere Funktion der mobilen Event-App, welche Schott intensiv für ihre Events einsetzt, ist das Feed- back-Tool. „Event Feedback wird nun nicht wie früher über kompliziert zu erstellende Feedback-Umfragen gesammelt, welche Teilnehmer als schwierig auszufül- len empfanden, sondern über nutzerfreundliche Um- fragen innerhalb der App, die in einem optisch anspr chenden Design angezeigt werden.” Dadurch konnte SCHOTT die Rücklaufquote um bis zu 30% erhöhen.

Cvent’s Onsite-Lösungen geben SCHOTT weiterhin auch ganz neue Möglichkeiten, Abwesenheits-Raten und das Teilnehmerverhalten näher zu betrachten. „Wer war wirklich da, wer war nicht da. Und auch wie hat sich der Teilnehmer auf dem Event verhalten, welche Themengebiete haben ihn interessiert, welche Workshops hat er besucht. Das sind neue Möglichkeit- en, die wir uns vor drei Jahren vielleicht noch gar nicht hätten denken können.“