SCHOTT AG - Rundum versorgt für den Eventerfolg

Wie SCHOTT durch Eventtechnologie Kapazitäten besser nutzen kann

Bessere Auslastung des kleinen Eventplanungs-Team
Arbeit dreier Tage werden auf einen halben Tag reduziert
100% Adoptionsrate für mobile Event-App
30% höhere Rücklaufquote für Feedback dank der mobilen Event-App

Die Herausforderung

Die SCHOTT AG verfügt über ein kleines Eventplanungsteam aus rund vier Mitarbeitern, welche vergleichbar mit einer internen Eventagentur, neben unternehmensbezogenen Angelegenheiten von verschiedensten Geschäftsbereichen auch mit der Durchführung von Events betraut werden. Dies zeigt, dass Organisationsprozesse sehr effizient und bestmöglich gestaltet werden müssen. Hauptproblem für das Team war demnach vor allem die bestmögliche Auslastung ihrer vorhandenen Kapazitäten. Zusammenhängende und komplexe Prozesse, wie etwa die Registrierung von Teilnehmern oder die Erstellung von Eventwebsites wurden zeitaufwändig manuell erledigt oder extern in Auftrag gegeben. Dadurch ging dem Team nicht nur wertvolle Zeit verloren, es entstanden auch unnötige Kosten und Fehler schlichen sich ein. Insbesondere also auch der damit verbundene Kontrollverlust und eine fehlende Berichterstattung waren dem Team ein Dorn im Auge.

Zurückzuführen ist dies vor allem auf die getrennte Handhabung der Prozesse zur Planung und Durchführung von Veranstaltungen - miteinander zusammenhängende Aufgaben wurden mit unterschiedlichen Punktlösungen erledigt. Was fehlte, war ein integriertes System als Gesamtkonzept für alle Bereiche der Eventplanung. Ziel war es also, automatisierte Event Management Prozesse integriert und gebündelt in einer einzigen Plattform abwickeln zu können.

„Der größte Nutzen von Cvent Lösungen liegt einfach darin, dass wir unser relativ kleines Team sehr stark entlasten können und unseren Fokus in der Organisation von Events und Projekten ganz neu definieren können. Das heißt relativ administrative Tätigkeiten können wir jetzt entweder sehr, sehr schnell ausführen oder Cvent übernimmt sie komplett für uns.“

Warum Cvent

SCHOTT entschloss sich schließlich in 2014, Cvent mit an Bord zu nehmen. Die leistungsstarke und intuitive Event Management Plattform von Cvent enthält nicht nur genau die automatisierten und nutzerfreundliche Prozesse, die das Team so dringend zur Entlastung beim Planen ihrer Events benötigte, sondern bietet darüber hinaus auch weitere Lösungen für den gesamten Eventlebenszyklus an, welche miteinander über die Cloud synchronisiert werden – das Unternehmen wird von Cvent also rundum zum Planen ihrer Events versorgt.

Der Übergang von manuellen zu automatisierten Prozessen, die einfache Handhabung und der nahtlose Datenfluss ermöglichen SCHOTT eine kosteneffektivere, schnellere und einfachere Eventorganisation und damit endlich eine bessere Auslastung des kleinen Eventplanungs-Teams.

Ein Rundum-Sorglos Gesamtpaket

SCHOTT‘s Events werden von den Event Management Lösungen über dem gesamten Lebenszyklus, also „von der ersten Minute an bis hin zum Ende von Cvent begleitet. Das startet mit dem Registrierungsprozess und endet mit der Mobile-App, was dem Ganzen einen einheitlichen Verlauf gibt, eine schöne Attendee Journey, wie man so schön sagt.” So nutzt das Team Flex zur Erstellung ihrer Event Websites und damit zur Registrierung ihrer Teilnehmer, OnArrival für den Check-In und die Namensschilder vor Ort und CrowdCompass als Event-App während des Events. Für größere Veranstaltungen und Konferenzen setzt SCHOTT zusätzlich auch die Event in a Box Lösung ein.

Für jeden einfach anzuwenden

Was früher sehr rudimentär mit viel Pflegen von aufwendigen Tabellen in Excel erledigt wurde, kann das Team jetzt ganz leicht und schnell mit den Tools von Cvent verwalten. Besonders zeitsparend wurde für SCHOTT damit die Erstellung von Websites und die damit verbundene Registrierungsfunktion. Dank der einfachen Handhabung und der großen Flexibilität des Systems wird es allen Mitarbeitern des Teams ermöglicht, Event Websites über Flex „in nur kürzester Zeit per Drag and Drop zu gestalten und das auch entsprechend den Ansprüchen seitens des Branding”, als auch Eventregistrierungen ganz einfach zu verwalten. Zuvor wurde dies in Zusammenarbeit mit einer Agentur erledigt, was dem Team nicht nur viel Zeit kostete, sondern auch mit einem großen Kontrollverlust verbunden war. Die Nutzerfreundlichkeit des Systems bietet aber auch für Registranten einen großen Vorteil – sich für ein Event anzumelden geht ganz einfach in nur wenigen Schritten.

Damit es auch vor Ort rund läuft

Die Teilnehmerdaten, welche während des Registrierungsprozesses gesammelt wurden, können dann unter anderem auch mit der OnArrival Lösung und der Event-App CrowdCompass von Cvent verknüpft werden, welche SCHOTT als weitere Tools zum Managen ihrer Events vor Ort einsetzt. Durch die „sehr leichte Synchronisierungsmöglichkeit hat man innerhalb von wenigen Sekunden die Änderung im Backend direkt auch auf dem Endgerät sichtbar.” Dank dem nahtlosen Datenaustausch ist es dem Eventplanungs-Team daher nun möglich, in nur wenigen Klicks den Check-In zu verwalten und Namensschilder vor Ort auszudrucken. Die große Flexibilität ermöglicht es dem Team Änderungen und Registrierungen noch direkt vor Ort durchzuführen – vorbei sind also die Zeiten, in denen „aufwendig mit sehr viel Excel-Listen pflegen bzw. die Namensschilder selbst drucken via PowerPoint” versucht wurde, den Check-In von Teilnehmern vor Ort zu verwalten.

Daten: Jederzeit am richtigen Ort

Die Event Management Plattform von Cvent bietet dem Team von SCHOTT aber noch viel mehr. Verschiedene Auswertungsmöglichkeiten, welche in der cloudbasierten Software mit integriert sind, ermöglichen es über eine benutzerfreundliche Oberfläche, Daten in einem ansprechenden Design aufzubereiten.

Damit hat das Team zum ersten Mal „die Möglichkeit das Thema Event Management messbar zu machen“ und dementsprechend auch einen „Hebel, die zukünftigen Events besser zu gestalten und auch intern immer weiter zu verbessern.“ Individuell zugeschnittene Berichte und Analysen geben dem Team schnelle Übersichten und informieren zu jedem Zeitpunkt im Event-Lebenszyklus die richtigen übergeordneten Stakeholder aus verschiedenen Abteilungen, welche die Eventprojekte jeweils in Auftrag geben. Qualitative und zuverlässige Daten werden nicht nur über das System erhoben und präsentiert, sondern vom Team auch über sehr einfache Feedbacklösungen direkt auch in der mobilen App CrowdCompass während des Events gesammelt und ausgewertet. Damit erhält SCHOTT neben Standard-Messwerten auch wertvolle Einsichten in z.B. das Teilnehmerverhalten und in das Interesse an thematisierten Inhalten.

Der Blick auf das Wesentliche

Da schwerfällige manuelle und isolierte Prozesse dank Cvent nun der Vergangenheit angehören, kann sich das Unternehmen vermehrt strategischeren Aspekten widmen — etwas das bisher nur begrenzt möglich war. Alltägliche zeitaufwendige administrative Aufgaben für die Eventplanung lassen sich über die Event-Technologien von Cvent für das Team jetzt ganz einfach, schnell und nutzerfreundlich abhandeln.

Wesentlich dazu beigetragen hat vor allem das Zusammenspiel der einzelnen Event Management Lösungen innerhalb der Plattform.

Mit der Integration der verschiedenen Tools wurde es dem Team von SCHOTT erstmals ermöglicht, einen nahtlosen Datenfluss zwischen der Registrierung der Teilnehmer über die Event Website, dem Check-In vor Ort mit den OnArrival Lösungen von Cvent und der Event-App CrowdCompass zu haben.

Ein großer Pluspunkt sind vor allem die verschiedenen Auswertungsmöglichkeiten, welche im Cvent Event Management System mit enthalten sind. Durch diese ist es dem Eventplanungsteam von SCHOTT endlich möglich, einen detaillierten Gesamtüberblick über den Erfolg Ihrer Events und Ihrer Teilnehmer zu gewinnen, um damit nicht nur zukünftige Veranstaltungen weiter verbessern, sondern schlussendlich auch Unternehmensziele erreichen zu können.