15.06.2023
von Milind Singh

Große Hochzeiten, Produkteinführungen und vieles mehr haben das Leben von Veranstaltungsplanern oft glamourös erscheinen lassen. Aber seien wir ehrlich: Eventplanung ist mehr als nur die Teilnahme an ausgefallenen Partys. Die Veranstaltungsplanung ist einer der stressigsten Berufe der Welt und erfordert besondere Fähigkeiten. Es ist ein lohnender Beruf für eine seltene Sorte von hyperorganisierten, hart arbeitenden Menschen. Sie glauben, Sie sind der geborene Eventplaner? Prüfen Sie, wie viele unserer 12 wichtigsten Fähigkeiten Sie besitzen. 

Kernkompetenzen in der Eventplanung 

Organisationstalent 

Veranstaltungsplaner haben ein großes Organisationstalent. Manche Menschen können im Chaos arbeiten, aber als Planer ist es wichtig, sich auf Prozesse und Methoden zu verlassen, wenn man Teil eines Teams ist. Das bedeutet, dass Sie Ihr Team auf dem Laufenden halten, sich an Zeitpläne, Budgets und Termine halten und wichtige Dokumente und Informationen organisieren. Schließlich ist eine gut durchgeführte Veranstaltung kein Selbstläufer. Sie erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent und Liebe zum Detail - von der Planung bis zur Analyse nach der Veranstaltung. Ein erfolgreicher Eventplaner kann sich an die kleinsten Details erinnern und hat alles im Griff - immer mit einem Lächeln. 

Kommunikationsstärke

Eine weitere wichtige Kompetenz eines Eventplaners ist die Fähigkeit, in kürzester Zeit Kontakte zu knüpfen und Beziehungen aufzubauen. Veranstaltungsplaner verfügen über hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und scheuen sich nicht, mit Führungskräften, Eventteilnehmern, Sponsoren, Marken und natürlich Anbietern zu sprechen. Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten sind ein Muss, um sicherzustellen, dass alle an der Veranstaltung Beteiligten ihre Aufgaben verstehen und dass alles reibungslos abläuft. Ebenso wichtig ist schriftliches Ausdrucksvermögen, um Informationen mit Vertrauen, Respekt und Klarheit zu vermitteln. Eventplaner sind gute Zuhörer, die Bedürfnisse und Wünsche ihrer Kunden verstehen.  

Networking-Erfahrung 

Veranstaltungsplaner sind versierte Netzwerker. Networking ist eine wesentliche Fähigkeit in der Eventplanung, denn die Eventbranche basiert auf Beziehungen und ist stark personenorientiert. Sie erfordert ein weit verzweigtes Netz von Dienstleistern, darunter Fotografen, Beleuchtungs- und A/V-Dekorateure, DJs, Bands, Videofilmer usw. Auf dieses Netzwerk können Sie sich verlassen, um Ihre Veranstaltungen unvergesslich zu machen. 

Ein grundlegendes Verständnis von Events 

Um ein guter Veranstaltungsplaner zu sein, muss man etwas von Events verstehen. Ein Verständnis dafür, wie Veranstaltungen funktionieren, ist eine wichtige Fähigkeit bei der Eventplanung. Als Planer sollten Sie wissen, wie man einen Grundriss erstellt oder eine Ausschreibung verfasst, wie man einen Vertrag prüft und Veranstaltungsdaten analysiert. Außerdem sollten Sie sich mit den Grundlagen von Bands und DJs, A/V-Technik, Floristen, Dekoration usw. auskennen. Es handelt sich um einen künstlerischen Beruf, der ein tiefes Verständnis dafür erfordert, was realistisch ist und was nicht. Diese Fähigkeiten müssen erlernt und geübt werden und werden mit der Zeit immer stärker ausgeprägt. 

Kundenorientierter Ansatz 

Einer der schwierigsten Aspekte der Veranstaltungsplanung ist es, die Kunden zufrieden zu stellen. Fazit: Ihre Stakeholder, seien es die Kunden oder die Geschäftsleitung, wollen etwas, und es ist Ihre Aufgabe, dieses Ziel zu erreichen. Um dies mit Anstand zu tun, müssen Veranstaltungsplaner eine starke Kundenorientierung haben. Selbst wenn die Aufgabe fast unmöglich ist, müssen Sie höflich antworten. Wenn Sie höflich und freundschaftlich sind, zerstreuen Sie eventuelle Bedenken Ihrer Kunden. 

Problemlöser-Mentalität 

Erfolgreiche Eventplaner können jedes Problem mit einem kühlen Kopf lösen. Ihr Einfallsreichtum ist nicht nur auf Haftnotizen und Sicherheitsnadeln beschränkt. Sie können bei unvorhergesehenen Herausforderungen schnell eine Entscheidung treffen - und dabei die Ruhe bewahren. Sie können das Publikum unterhalten, während der Hauptreferent im Stau steckt, oder lange Schlangen beim Mittagessen vermeiden. Mit dieser Planungsfähigkeit bleiben Eventorganisatoren wendig, anpassungsfähig und kreativ. Die Fähigkeit, Probleme zu lösen, kommt mit der Zeit. Wenn Sie gerade erst anfangen, können Sie Ihre Reaktion verbessern, indem Sie sich vor der Veranstaltung auf die Planung konzentrieren, um alle Fehler auszubügeln. Der Schlüssel liegt in der ständigen Suche nach Lücken in Ihren Plänen und in der Erstellung von Notfallplänen für den Fall, dass die Dinge aus dem Ruder laufen. 

Verhandlungsgeschick und Budgetierung 

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie gut verhandeln können, dann verfügen Sie über eine wichtige Fähigkeit bei der Eventplanung. Für Veranstaltungsplaner ist es von entscheidender Bedeutung, einen Vertrag mit einem Sponsor aushandeln zu können oder bei der Buchung eines Veranstaltungsortes das bestmögliche Angebot zu erhalten. Verhandeln ist eine Kunst, die eine Mischung aus Vorbereitung, Taktgefühl und Selbstvertrauen erfordert. Bei der Budgetierung müssen die Ausgaben prognostiziert und verfolgt werden, während Rechnungen, Angebote und Ausgaben jongliert werden. 

Multitasking 

Für Eventorganisatoren ist Multitasking keine Option, sondern ein Muss, um unvergessliche Veranstaltungen zu realisieren. Sie müssen mit vielen Aufgaben jonglieren, z. B. Ticketverkauf, Event-Promotion, Sponsorenakquise und Logistik am Tag der Veranstaltung. Hinzu kommt, dass Sie mehrere Events gleichzeitig planen müssen. Wenn Sie ein Team haben, können Sie einen Teil der Arbeit delegieren, aber letztendlich ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass nichts unter den Tisch fällt. 

Kreativität 

Eventplanung ist mehr als nur eine To-Do-Liste zu erstellen. Als Veranstaltungsplaner müssen Sie Ihre Kreativität einsetzen, um eine Vision zum Leben zu erwecken. Egal, was die anderen behaupten, Kreativität ist eine erlernbare Fähigkeit, die man sich mit der Zeit aneignen kann. Sie ist eine wesentliche Fähigkeit in der Eventplanung, die erforderlich ist, um Authentizität und Leidenschaft in jede Veranstaltung zu bringen. Auch wenn Ihre Veranstaltungen vielleicht nicht viel Raum für Innovation und Kreativität bieten, gibt es immer Spielraum, Dinge anders zu machen, selbst wenn Sie durch die Anforderungen Ihrer Organisation (oder Ihres Kunden) eingeschränkt sind. So können Sie beispielsweise das Thema des Events kreativ gestalten, einen einzigartigen Veranstaltungsort wählen oder einen motivierenden Referenten engagieren. Lassen Sie sich von Online-Blogs, Social-Media-Kanälen oder Influencern inspirieren, um kreative Ideen zu sammeln. 

Führungsqualitäten 

Führungsqualitäten sind für jeden Veranstaltungsorganisator eine wesentliche Fähigkeit bei der Planung. Sie müssen in der Lage sein, mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten, um perfekte Veranstaltungen durchzuführen. Dabei geht es vor allem um Vertrauen, Delegation und die Umsetzung der Aufgaben. Wenn Sie keine geborene Führungskraft sind, können Sie diese Fähigkeit mit der Zeit entwickeln. Sie müssen kein extrovertierter Mensch sein, um eine gute Führungskraft zu sein. Ihre natürliche Persönlichkeit und Ihre Leidenschaft für die Eventplanung können Ihnen helfen, Führungsqualitäten zu entwickeln. 

Leidenschaft für die Planung 

So klischeehaft und offensichtlich dies auch erscheinen mag, es kann zu Ihrem Erfolg beitragen. Ein erfolgreicher Eventplaner bringt Eigenschaften wie Leidenschaft und Begeisterung in seine tägliche Arbeit ein. Sie sind selbst motiviert und sind stolz, wenn sie eine Veranstaltung auf die Beine gestellt haben, die ihren Teilnehmern wirklich gefallen hat. 

Interesse an Technologie 

Noch vor nicht allzu langer Zeit galt Technologie in der Veranstaltungsbranche als netter Bonus, aber nicht als notwendig. Das ist vorbei. Heute fungieren Technologielösungen als ein erweitertes Team von Eventplanern. Der massive Wandel in der Veranstaltungsplanung erfordert zwar nicht, dass die Planer ihre Tools in- und auswendig kennen, aber es ist wichtig, dass sie bereit sind, den Umgang mit technischen Lösungen zu lernen und über die aktuellen Trends in der Branche auf dem Laufenden zu bleiben. 

Fazit 

Wenn Sie die meisten dieser Kompetenzen für die Veranstaltungsplanung besitzen, stehen die Chancen gut, dass Sie eine gute Arbeit als Veranstaltungsplaner/in leisten werden. Wenn nicht, können Sie trotzdem ein erfolgreicher Eventprofi werden, da die meisten dieser Fähigkeiten durch Entschlossenheit und Lernbereitschaft entwickelt werden können. Es geht darum, kontinuierlich zu lernen und sich mit jeder Veranstaltung zu verbessern. 

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Milind Singh

Milind ist Field Marketer bei Cvent und verantwortlich für die Durchführung von Kampagnen zur Markenbekanntheit und Kundenbindung sowie für virtuelle und Live-Events von Cvent. Er ist ein Marketing-Enthusiast, der sich für interessante Moment-Marketing-Taktiken und kreative Markenkampagnen begeistert! 

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