15.05.2020
von Helena Lunzer

Den idealen Veranstaltungsort zu finden, ist eine der wichtigsten Entscheidungen, die Sie als Veranstalter treffen müssen. Ein wunderschöner Standort an einem großartigen Ort, der leicht zugänglich ist, kann der größte Anziehungspunkt für Ihre Veranstaltung sein. Auch wenn aktuelle Herausforderungen und sich verändernde Umstände Menschen davon abhalten, sich physisch zu treffen, werden Live-Veranstaltungen auf lange Sicht weiterhin einen bedeutenden Teil des gesamten Marketing-Mixes ausmachen. Wenn Sie also ein spezielles Veranstaltungsprogramm als Teil Ihrer gesamten Marketingstrategie haben, ist es sinnvoll, Ihren bevorzugten Veranstaltungsort lange im Voraus zu sichern.

Die Schwierigkeiten der Online-Suche

Wie finden Sie also normalerweise einen Veranstaltungsort? Wenn Sie eine Suchmaschine verwenden, werden Sie viel Zeit damit verbringen, Hotels, Konferenzzentren und Kongresssäle zu suchen. Sie tragen sie dann in eine Tabellenkalkulation ein und versenden E-Mails und telefonieren, um weitere Informationen einzuholen. Nach viel Arbeit nehmen Sie einige wenige Orte in die engere Wahl, nur um festzustellen, dass sie nicht über das technische Know-how verfügen, um Ihre Veranstaltung zu unterstützen (wo sind die großen Projektoren?!) oder einfach weit außerhalb Ihrer Preisklasse liegen. Und es gibt immer noch das Problem, eine Ausschreibung (RFP) zu erstellen und zu verschicken und komplexe Verhandlungen zu führen.

Natürlich muss es einen besseren Weg geben, nach Ihrem Veranstaltungsort zu suchen, ohne solchen Ärger und Energieaufwand in Kauf nehmen zu müssen. Ob Sie nun Ihre erste oder Ihre 100. Veranstaltung ausrichten, was Sie brauchen, ist ein reibungsloser und effizienter Prozess, der es Ihnen ermöglicht, Veranstaltungsorte zu vergleichen, gewünschte Filter zu setzen, Ausschreibungen zu versenden, Angebote gleichzeitig zu prüfen und vieles mehr. Was ist also die Lösung?

Die Antwort liegt in der Veranstaltungstechnik, wie zum Beispiel dem Cvent Supplier Network.

Eine spezialisierte Suchmaschine für die Suche nach Veranstaltungsorten?

Wenn Sie auf der Suche nach einem Veranstaltungsort sind, möchten Sie den idealen Ort mit den richtigen Eigenschaften finden und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie Ihr Budget nicht überschreiten. Tools für die Suche nach Veranstaltungsorten wie das Cvent Supplier Network verfügen über innovative Suchfunktionen, mit denen Sie Ihren Veranstaltungsort nach Standort, Größe, Kapazität, Funktionen, Anzahl der Gästezimmer usw. filtern können. Auf diese Weise erhalten Sie vollständige Informationen über einen Veranstaltungsort, bevor Sie Ausschreibungen versenden und Vorschläge erhalten.

Hier sehen Sie zum Beispiel, wie die Veranstaltungsort-Suche im Cvent Supplier Network funktioniert:

venue sourcing process

Merkmale von Instrumenten zur Veranstaltungsortsuche, die das Finden großartiger Veranstaltungsorte zum Kinderspiel machen

Laut einer Umfrage der Stiftung der Global Business Travel Association (GBTA) fanden Veranstaltungsorganisatoren die folgenden Funktionen am nützlichsten, wenn es darum geht, mit Hilfe eines Tools nach Veranstaltungsorten zu suchen, ihre Ausgaben zu verfolgen und ihre Veranstaltungsziele zu erreichen:

Senden einer einzigen RFP, um mehrere Vorschläge zu erhalten

Der bisherige Weg: Viel Zeit und Energie aufwenden, um mehrere Ausschreibungen auszufüllen, von denen jede ein eigenes Format und eigene Spezifikationen hat.

Verwendung eines Tools zur Veranstaltungsortsuche: Sparen Sie Zeit, indem Sie eine einzige, einheitliche Ausschreibung für mehrere Veranstaltungsorte und Objekte ausfüllen. Erhalten Sie Antworten von Hotels und Veranstaltungsorten in einem einheitlichen Format, mit dem Sie verschiedene Objekte leicht vergleichen können.

Gegenüberstellung mehrerer Veranstaltungsorte

Der bisherige Weg: Verwenden Sie eine Tabellenkalkulation, um Daten über verschiedene Hotels und Veranstaltungsorte für Ihre Veranstaltung zusammenzustellen. Vergleichen Sie sie anhand verschiedener Kriterien (Größe, Ausstattung, Gästezimmer usw.) und überprüfen Sie alle Informationen per E-Mail und Telefonate.

Verwendung eines Tools zur Veranstaltungsortsuche: Vergleichen Sie mehrere Veranstaltungsorte nebeneinander und verwenden Sie Filter, um Ihre Präferenzen einzugrenzen. Dies wird Ihnen helfen, die Objekte zu finden, die Ihren Kriterien für den Veranstaltungsort entsprechen, und unnötiges Hin und Her mit ungeeigneten Objekten zu vermeiden.

Nachverfolgung der Ausgaben für Besprechungen automatisieren

Der bisherige Weg: Tabellenkalkulationen analysieren und endlose Verhandlungen führen, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für Ihren Veranstaltungsort zu erzielen, damit Sie Ihr Budget einhalten und Ihre Veranstaltungsziele erreichen.

Verwendung eines Tools zur Veranstaltungsortsuche: Automatisieren Sie die Nachverfolgung Ihrer Ausgaben vom ersten Angebot bis zum ausgehandelten Endpreis, um so Geld für Ihre Organisation zu sparen, die Effizienz zu steigern und das Risiko von Fehlerberichten zu reduzieren. Da Sie nur einen einzigen Ort haben, an dem Sie Ihre Budgetinformationen verfolgen können, haben Sie mehr Verhandlungsmacht, um die wettbewerbsfähigsten Preise zu erhalten.

Ein zentraler Ort, um Notizen zu machen, Fotos hochzuladen

Der bisherige Weg: Speichern Sie alle Ihre Informationen und Bilder vor Ort auf Ihrem Laptop/Handy, und sortieren Sie sie dann aus, um Ihre Notizen zu vergleichen.

Verwendung eines Tools zur Veranstaltungsortsuche: Sie können sich Notizen machen, Objektdetails hochladen und speichern, Fotos machen und auf all diese Informationen an einem zentralen Ort zugreifen. Dies vereinfacht die Kommunikation, wenn ein ganzes Team einen Besuch vor Ort plant.

Verkürzung der Verhandlungszeit durch Standardbedingungen und -konditionen

Der bisherige Weg: Verwicklung in E-Mails und Telefongespräche mit verschiedenen Veranstaltungsorten, während man versucht, die Bedingungen und Konditionen herauszufinden.

Verwendung eines Tools zur Veranstaltungsortsuche: Festlegen eines Rahmenvertrags für Dienstleistungen - eine Reihe von Standardbedingungen, die mit dem Objekt geteilt werden können.  Auf diese Weise können Sie sich während der Verhandlungen leicht mit dem Veranstaltungsort abstimmen und das lästige Hin und Her über Telefonanrufe und E-Mails vermeiden.

Reibungslose Kommunikation mit Verkäufern

Der bisherige Weg: Ihr Posteingang wird mit einer Million E-Mails mit Ansichten und Eingaben aller an der Veranstaltung beteiligten Personen überschwemmt. Sie versuchen erfolglos, die Hotelmanager telefonisch zu erreichen.

Verwendung eines Tools zur Veranstaltungsortsuche: Einfache Zwei-Wege-Kommunikation, die es Ihnen ermöglicht, sofortige Nachrichten und Warnungen an Verkäufer und Hotels zu senden. Eine enorme Zeitersparnis!

Wenn Sie noch mit Google und Tabellenkalkulationen arbeiten und hastig Notizen kritzeln, um den perfekten Veranstaltungsort zu finden, ist es an der Zeit, die wundersame Welt der Veranstaltungsort-Suche zu erkunden!

 

Finden Sie beeindruckende Veranstaltungsorte zu den wettbewerbsfähigsten Preisen mit dem Cvent Supplier Network.

Das Cvent Supplier Network verbindet Tagungs- und Veranstaltungsplaner mit über 260.000+ Veranstaltungsorten weltweit und ermöglicht es ihnen, ein eRFP an mehrere Objekte gleichzeitig zu senden. Dies vereinfacht den Prozess und hilft ihnen, einen Überblick über ihre Ausgaben für Meetings und Veranstaltungen zu erhalten, um die wettbewerbsfähigsten Preise auszuhandeln.

Sie verwalten die Angebote, bestimmen die Verfügbarkeit, erstellen schnell eRFPs, verfolgen die Ausgaben für Meetings und Veranstaltungen und integrieren die Beschaffung von Veranstaltungsorten nahtlos in den Prozess des Meeting- und Veranstaltungsmanagements Ihrer Organisation.

Thumbnail

Helena Lunzer

Helena Lunzer arbeitet seit drei Jahren bei Cvent und ist als Project Coordinator für Cvents Onsite Solutions die Expertin für Check-In, Registrierung sowie den Druck von Namensschildern vor Ort. Aus der Planung und erfolgreichen Durchführung unzähliger Kundenprojekte vor Ort weiß sie, was man für den perfekten und reibungslosen ersten Eindruck vor Ort braucht und wie Technologie helfen kann, die Teilnehmenden von der ersten Minute an zu begeistern.

Mehr lesen

Abonnieren Sie unseren Newsletter