07.11.2023
von Milind Singh

In allen Geschäftsbereichen gibt es einige Begriffe, bei denen man sich nie wirklich sicher ist, ob man die Definition wirklich kennt. Wenn es jedoch um Eventmanagement geht, scheint die Definition einfach zu sein. Im Kern geht es beim Eventmanagement um den Prozess der Planung einer Veranstaltung. Dabei handelt es sich um jede Art von Veranstaltung, unabhängig davon, ob sie persönlich, virtuell oder hybrid ausgerichtet wird. Der Begriff ist also gleichbedeutend mit Eventplanung und Veranstaltungsplanung. Genau wie bei diesen anderen Begriffen variieren der Umfang jedes Projekts und die wesentlichen Details je nach Branche, Unternehmensgröße und mehr. Was ist also ist eigentlich Eventmanagement?

Was ist Eventmanagement?

Eventmanagement ist der Prozess der Planung und Durchführung einer Veranstaltung. Dieser Prozess erstreckt sich vom Beginn der Planung bis hin zur Nachbereitung der Veranstaltung.

Zu Beginn trifft ein:e Eventmanager:in Planungsentscheidungen, z. B. über den Zeitpunkt, den Ort und das Thema der Veranstaltung. Während einer Veranstaltung beaufsichtigen Eventmanager:innen die Veranstaltung live und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Nach einer Veranstaltung haben Eventmanager:innen die Aufgabe, die Veranstaltungsdaten zu überprüfen, KPI- und ROI-Ergebnisse zu übermitteln und für alle Angebote nach der Veranstaltung am Ball zu bleiben.

Zum Eventmanagement gehören alle verschiedenen Bereiche der Planung, einschließlich verschiedener Arten der Beschaffung, der Gestaltung, der Überprüfung von Vorschriften und des Managements vor Ort. Im Eventmanagement können Sie eine Konferenz, eine Produkteinführung, eine interne Verkaufsveranstaltung oder sogar eine Hochzeit planen. Eigentlich ist jede Veranstaltung, die eine umfangreiche Planung und Durchführung erfordert, Eventmanagement.

Eventmanagement ist Eventplanung

Eventplanung hat viele verschiedene Namen. Einige Eventplaner:innen werden mehr als Verwaltungsassistenten angesehen, andere als Eventkoordinatoren:innen bezeichnet und wieder andere als Eenttechnologen:innen betitelt. Was haben all diese Titel gemeinsam? Die einzelnen Personen haben ein gewisses Mitspracherecht bei der Planung einer Veranstaltung. Ob die Veranstaltungen intern oder extern, groß oder klein, persönlich oder virtuell sind, sie müssen alle geplant werden.

Virtuelles Eventmanagement

In der neuen Realität müssen wir lernen, nicht nur unsere Präsenzveranstaltungen, sondern auch unsere virtuellen Jahres-Planung zu verwalten. Das Management virtueller Veranstaltungen erfordert die gleichen Schritte wie das Management von Präsenz-Events, allerdings mit der zusätzlichen Herausforderung, dass die Inhalte doppelt so fesselnd sein müssen. Während Präsenzveranstaltungen den zusätzlichen Vorteil haben, dass man reisen und Kontakte knüpfen kann, hängt eine virtuelle Veranstaltung weitgehend von ihren Inhalten ab. Wenn Sie ein virtuelles Event organisieren, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Referenten:innen darauf vorbereitet sind, virtuell zu präsentieren, und dass Ihre Inhalte interessant und prägnant sind.

Hybrides Eventmanagement

Gerade als sich die Branche an virtuelle Veranstaltungen gewöhnt hatte, wurde ein neuer Eventtyp zu einer beliebten Option: Hybrid-Events. Hybride Veranstaltungen sind eine Kombination aus virtuellen und Präsenzveranstaltungen. Sie bieten alle Vorteile beider Formen, bringen aber auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Bei einer hybriden Veranstaltung haben Sie es mit zwei Zielgruppen zu tun - einer virtuellen und einer physischen - und Sie müssen entscheiden, welche Inhalte für beide Zielgruppen verfügbar sein sollen. Wenn Sie eine hybride Veranstaltung organisieren, sollten Sie bei der Entwicklung Ihrer Strategie das Event aus allen Blickwinkeln betrachten.

 

Die verschiedenen Aspekte beim Event Management

Das perfekte Event erstellen

Der Anfang gestaltet sich recht simpel. Ein Thema. Ein Plan. Ein Ziel. Ihre Veranstaltung hat von Anfang an einen Zweck, der Inhalt, Redner und Veranstaltungsort bestimmt. Als Nächstes ist es an der Zeit, die Grundlagen zu schaffen. Sie müssen eine Eventwebsite mit einem Markenzeichen erstellen, die Besucher:innen zur Teilnahme an Ihrer Veranstaltung verleitet. Heutzutage ist es einfacher denn je, eine wunderschön gestaltete Website zu erstellen, wenn man nur die Grundlagen der Eventwebsites versteht. Dann benötigen Sie eine sichere Zahlungsabwicklung, damit die Teilnehmenen problemlos für Veranstaltungen bezahlen können.

Automatisierte Werbung über verschiedene Kanäle hinweg

Wenn niemand von Ihrer Veranstaltung weiß, wie kommt man überhaupt zur Registrierung? Deshalb ist Werbung so wichtig. Informieren Sie sich über die besten Möglichkeiten, für Ihre Veranstaltung zu werben, und lassen Sie sich inspirieren. Gezieltes E-Mail-Marketing ist eine großartige Möglichkeit, für Ihre Veranstaltungen zu werben, wenn Sie über eine riesige Datenbank verfügen. Andere Möglichkeiten der Werbung? Soziale Medien sind nach wie vor einer der besten kostenlosen Werbekanäle.

Teilnehmerinformationen und -kommunikation verwalten

Der Zweck der Veranstaltung ist immer, Verbindungen zu ermöglichen. Beim Eventmanagement geht es nicht nur um die Auswahl der Bettwäsche oder des richtigen Anbieters von virtuellen Technologielösungen, sondern auch darum, Kontakte so gut wie möglich zu verwalten. Während der Veranstaltung sammeln Sie Leads, die an den Vertrieb gehen. Diese Leads werden entscheidend sein, wenn es darum geht, den ROI Ihrer Veranstaltung nachzuweisen.

Event ROI nachweisen, indem Sie den Eventerfolg messen

Das Management von dem Event ist nicht dann beendet, wenn auch das eigentliche Event zu Ende ist. Im Verlauf der gesamten Veranstaltung ist es wichtig, Erfolge nachzuweisen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Die während des gesamten Prozesses gewonnenen Daten werden Ihnen dabei helfen. Live-Abstimmungen sind eine gute Möglichkeit, um herauszufinden, wie die Teilnehmenden die Veranstaltung empfunden haben.

Dafür gibt es auch Technologie

Beim Eventmanagement geht es darum, unvergessliche Erlebnisse zu schaffen, Verbindungen zu ermöglichen, Leads in die Vertriebs-Pipeline zu bringen und Erfolg zu nachzuweisen. Es ist keine leichte Aufgabe, all diese Dinge unter einen Hut zu bring und rund um die Uhr zu arbeiten, um einen unvergesslichen Moment für die Teilnehmenden zu schaffen. Nur gut, dass es auch eine Arbeit ist, die durch die Nutzung der Technologie ein wenig einfacher gemacht werden kann. Während sich viele Planende auf Post-It-Notes und Tabellenkalkulationen verlassen, gibt es Technologien, die einem Stunden harter Arbeit erspart und Veranstaltungen auf ein nächstes Level bringt. Finden Sie heraus, welche Eventtechnologien Ihnen beim Eventmanagement zum Erfolg verhelfen kann.

Milind Singh

Milind ist Field Marketer bei Cvent und verantwortlich für die Durchführung von Kampagnen zur Markenbekanntheit und Kundenbindung sowie für virtuelle und Live-Events von Cvent. Er ist ein Marketing-Enthusiast, der sich für interessante Moment-Marketing-Taktiken und kreative Markenkampagnen begeistert! 

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