Eine Roundtable-Diskussion ist ein strukturiertes Gespräch, bei dem die Teilnehmer zusammenkommen, um Ideen, Meinungen oder Fachwissen zu einem bestimmten Thema auszutauschen. Zu den wichtigsten Merkmalen gehören ein offener Dialog, gleichberechtigte Teilnahme und gemeinsame Problemlösung. Sie werden für Brainstorming, Entscheidungsfindung und Wissensaustausch genutzt.
Nicht jedes Event erfordert eine Bühne und Scheinwerfer. Manchmal entstehen echte Durchbrüche, wenn Menschen buchstäblich auf gleicher Ebene sitzen. Und genau das ist der Gedanke hinter Roundtable-Diskussionen.
Roundtable-Diskussionen sind kleine, fokussierte Gespräche, bei denen alle Teilnehmer einbezogen werden und aktiv miteinander ins Gespräch kommen. Sie dienen dem Austausch von Insights, der Lösung von Problemen und dem Aufbau von Beziehungen, die über das Event hinaus Bestand haben. Diese Events sind intim und strukturiert und bringen die richtigen Personen für sinnvolle Gespräche zusammen.
In diesem Leitfaden werden wir uns damit befassen, was Roundtable-Diskussionen sind, wie man sie plant und durchführt und wie Technologie zu einem reibungslosen Ablauf beitragen kann, unabhängig davon, ob es sich um eine Präsenzveranstaltung oder ein virtuelles Event handelt.
Was ist eine Roundtable-Diskussion?
Eine Roundtable-Diskussion ist eine Art Mikro-Event, bei dem eine Gruppe von Teilnehmern ein bestimmtes Thema diskutiert. Jede Person erhält die Möglichkeit, sich einzubringen, zu kommentieren und auf den Ideen anderer aufzubauen. Im Gegensatz zu traditionellen Präsentationen tauschen die Teilnehmer während diesen Diskussionen ihre Meinungen aus und entwickeln gemeinsam Gedanken.
Die meisten Teilnehmer sind in der Regel Kollegen oder Stakeholder, die ein gemeinsames Interesse oder eine gemeinsame Herausforderung teilen. Das Format der Roundtable-Diskussion eignet sich gut für interne Gespräche auf Führungsebene, branchenbezogene Breakout-Sessions oder Beratungssitzungen mit Kunden. Von allen Personen am Tisch wird erwartet, dass sie sich aktiv einbringen und nicht nur passiv zuhören.
Roundtable-Meetings sind am effektivsten, wenn die Gruppe bewusst klein gehalten wird – in der Regel zwischen sechs und zwölf Personen. Dadurch kann sich das Gespräch natürlich entwickeln und jede Person hat ausreichend Zeit, sich zu äußern. Der Rahmen kann formell oder informell sein, doch der Zweck bleibt derselbe: die richtigen Personen in einem Raum zusammenzubringen, um Ideen fokussiert und sinnvoll auszutauschen.
So veranstalten Sie eine Roundtable-Diskussion: 6 einfache Schritte
Hinter jedem produktiven Business-Roundtable steht eine sorgfältige Planung. Befolgen Sie diese Schritte, um sicherzustellen, dass das Gespräch fokussiert bleibt und alle Teilnehmer einen klaren Mehrwert aus der Erfahrung ziehen.
1. Legen Sie das Ziel fest
Beginnen Sie die Planung einer Roundtable-Diskussion mit einem klaren Ziel. Welches Thema muss diskutiert werden und welche Art von Input möchten Sie einholen? Möglicherweise geht es darum, eine neue Strategie auf Herz und Nieren zu prüfen, Kundenprobleme herauszuarbeiten oder verschiedene Teams auf ein gemeinsames Ziel einzustimmen. Je konkreter der Zweck ist, desto einfacher lässt sich das Gespräch strukturieren und seine Wirksamkeit messen.
2. Wählen Sie die richtigen Teilnehmer aus
Die Zusammensetzung der Teilnehmer bestimmt das Ergebnis. Wählen Sie 6 bis 12 Personen aus, die einen sinnvollen Beitrag leisten können. Sie müssen nicht dieselben Positionen innehaben oder dieselben Ansichten vertreten, sollten jedoch einen Bezug zum behandelten Thema haben. Die besten Roundtable-Diskussionen verbinden Erfahrung mit Perspektive und verzichten auf Personen, die sich voraussichtlich nicht aktiv beteiligen.
3. Beauftragen Sie einen kompetenten Moderator
Die Aufgabe eines Moderators besteht darin, zu leiten, nicht zu kontrollieren. Er stellt das Thema vor, sorgt für einen flüssigen Ablauf und greift ein, wenn die Diskussion vom Thema abweicht oder von einer einzelnen Stimme dominiert wird. Er achtet auch darauf, wer sich noch nicht zu Wort gemeldet hat, und gibt diesen Personen Gelegenheit, sich einzubringen. Wählen Sie eine Person, die sich sicher in Gruppendynamiken bewegt und nicht zögert, bei Bedarf die Diskussion in eine andere Richtung zu lenken.
4. Bereiten Sie einen Diskussionsablauf vor
Gute Gespräche erfordern nicht zwingend starre Agenden, aber sie benötigen eine klare Struktur. Eine kurze Struktur – Begrüßung, Kontext, Diskussion und Zusammenfassung – kann den Teilnehmern einen Ablauf vorgeben, dem sie folgen können. Geben Sie vorab einige offene Impulse oder Leitfragen vor, damit die Teilnehmer vorbereitet in die Diskussion gehen können und nicht improvisieren müssen.
5. Schaffen Sie die richtigen Rahmenbedingungen
Die Logistik beeinflusst die Teilnahme. Bei Präsenzveranstaltungen eignen sich runde oder ovale Tische am besten, damit sich alle Teilnehmer gut sehen können. Wählen Sie für virtuelle Roundtable-Diskussionen eine Plattform, die eine gleichwertige Bildschirmdarstellung für alle Teilnehmer und eine zuverlässige Audioqualität gewährleistet. Halten Sie die Gruppe klein genug, damit niemand um Gehör konkurrieren muss. Ablenkungen wie schlechte Beleuchtung, Echo und Lärm können den Gesprächsfluss schnell zum Erliegen bringen.
6. Halten Sie die wichtigsten Erkenntnisse fest
Sie benötigen kein Transkript, aber auf jeden Fall eine Aufzeichnung. Beauftragen Sie jemanden damit, das Protokoll des Meetings, wichtige Punkte, Aktionspunkte und unbeantwortete Fragen zu notieren. Versenden Sie anschließend eine Zusammenfassung, damit die gewonnenen Erkenntnisse nicht mit dem Ende des Meetings verloren gehen.
Planung effektiver Roundtable-Diskussionen
Die besten Roundtables beginnen nicht erst am runden Tisch. Sie beginnen bereits Wochen im Voraus während des Planungsprozesses. Eine gute Vorbereitung erkennt man daran, wie natürlich das Gespräch verläuft, wie durchdacht die Beiträge sind und wie klar die Ergebnisse definiert werden.
Vor dem Event
1. Wählen Sie ein konkretes Thema
Jede Roundtable-Diskussion beginnt mit einer Frage, die es wert ist, diskutiert zu werden. Sie muss relevant genug sein, damit die Teilnehmer sich dafür interessieren, und konkret genug, damit sie darauf antworten können, ohne sich im Kreis zu drehen. Wenn das Thema zu weit gefasst ist, wird die Session zu einer Aneinanderreihung von zusammenhanglosen Meinungen. Wenn es zu eng gefasst ist, halten sich die Teilnehmer zurück, weil sie sich nicht sicher sind, ob sie die richtige Stimme im Raum sind. Der goldene Mittelweg ist ein Thema, das Beiträge aus unterschiedlichen Perspektiven zulässt, ohne die Richtung zu verlieren.
2. Laden Sie die richtige Mischung von Teilnehmern ein
Bei einem Roundtable ist kein Platz für passive Teilnehmer. Jeder sollte einen Grund haben, dabei zu sein, und etwas beitragen können. Das kann eine bestimmte Perspektive sein, Erfahrung mit dem Thema oder eine Rolle bei der Entscheidung über die nächsten Schritte. Die Gruppe muss sich nicht einig sein, sollte sich aber für das Thema interessieren. Außerdem sollten die Teilnehmer in der Lage sein, offen miteinander zu sprechen. Dann entstehen die besten Gespräche.
3. Geben Sie den Teilnehmern einen Grund, vorbereitet zu erscheinen
Niemand wird gerne in einer Gruppensituation unvorbereitet überrascht. Senden Sie vor der Session eine kurze Notiz mit einigen Zeilen zum Thema, zur Art der gewünschten Diskussion sowie zur Dauer des Gesprächs. Fügen Sie bei Bedarf einige offene Fragen hinzu. So stellen Sie sicher, dass es nicht zu einer unangenehmen Stille kommt, während die Teilnehmer versuchen, sich zu orientieren.
Während der Roundtable-Diskussion
4. Schaffen Sie Klarheit
Beginnen Sie die Session, indem Sie alle daran erinnern, warum sie anwesend sind. Eine kurze Wiederholung des Themas, gefolgt von einer Vorstellungsrunde, ist in der Regel ausreichend. Das Ziel besteht darin, ausreichend Kontext zu bieten, damit sich alle als Teil von etwas Sinnvollem verstehen.
5. Sorgen Sie für eine ausgewogene Diskussion
Der Moderator hat die Aufgabe, den zeitlichen Ablauf und die Wortmeldungen im Auge zu behalten. Er sorgt dafür, dass keine einzelne Stimme dominiert und alle Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich einzubringen. Manchmal bedeutet dies, einzugreifen, wenn die Diskussion ins Stocken gerät. In anderen Fällen bedeutet es, sich zurückzuziehen und die Gruppe ein Thema selbst bearbeiten zu lassen. In jedem Fall gibt der Moderator das Tempo vor, ohne selbst zum Mittelpunkt zu werden.
Nach der Diskussion
6. Fassen Sie die Runde zusammen
Lassen Sie die Erkenntnisse nach Ende der Session nicht verloren gehen. Beauftragen Sie jemanden damit, Notizen zu machen und eine klare Zusammenfassung der wichtigsten Gedanken, aufgeworfenen Fragen und gemeinsamen Themen zu erstellen. Das Teilen dieser Zusammenfassung mit den Teilnehmern gibt ihnen die Möglichkeit, darauf zurückzugreifen, und zeigt, dass ihre Beiträge ernst genommen wurden.
7. Teilen Sie die Ergebnisse (auch wenn sie noch so klein sind)
Nicht jede Roundtable-Diskussion endet mit einer Entscheidung, aber es sollte dennoch ein klarer nächster Schritt feststehen. Dies kann eine Folgesession sein, eine Verschiebung der internen Prioritäten oder eine Rückmeldung an die Gruppe, in der erläutert wird, was mit den geteilten Insights geschehen wird. Teilnehmer nehmen eher an zukünftigen Sessions teil, wenn sie sehen, dass ihre Beiträge Wirkung zeigen.
8. Bleiben Sie in Verbindung
Roundtables bringen häufig Personen zusammen, die sich normalerweise nicht begegnen, und genau darin liegt ihr Wert. Überlegen Sie nach dem Event, ob es eine Möglichkeit gibt, das Gespräch fortzusetzen, sei es über ein gemeinsames Dokument, einen Gruppen-Thread oder eine zukünftige Veranstaltung. Selbst eine einfache Dankesnachricht kann den Kontakt aufrechterhalten.
9. Bleiben Sie beim Thema
Roundtables funktionieren am besten, wenn alle beim Thema bleiben. Das bedeutet nicht, dass man das Gespräch in eine strenge Agenda zwängen muss. Wenn die Gruppe jedoch beginnt, in nicht relevante Bereiche abzuschweifen, ist es hilfreich, sie wieder zur zentralen Frage zurückzuführen. Ein kurzer Kommentar wie „Kommen wir zurück zum ursprünglichen Punkt“ reicht oft aus, um den Fokus wiederherzustellen, ohne den Gesprächsfluss zu unterbrechen.
So unterstützt Technologie die Planung von Roundtable-Diskussionen
Die Planung einer Roundtable-Diskussion mag auf dem Papier einfach erscheinen – weniger Personen, keine Bühne und eine überschaubare Agenda. Genau diese Intimität macht die Umsetzung jedoch anspruchsvoller. Jeder im Raum muss wissen, warum er dort ist. Die Einladungen müssen klar formuliert sein. Die Erinnerungenmüssen rechtzeitig verschickt werden. Sobald die Session beginnt, sollte der Fokus auf dem Gespräch liegen und nicht darauf, Probleme mit dem Anmeldelink zu beheben oder herauszufinden, wer zugesagt hat.
Hier kann die richtige Technologie entscheidend sein. Technologie kann die meisten dieser Aufgaben automatisieren und für ein einheitliches Erlebnis sorgen. Von der Verwaltung von Einladungen und Registrierungen bis hin zur Erfassung von Feedback nach dem Event kann Software Planern dabei helfen, den Überblick zu behalten, ohne alles manuell erledigen zu müssen. Außerdem wird das Fehlerpotenzial reduziert, sodass Sessions pünktlich beginnen, die richtigen Personen anwesend sind und keine Follow-ups verloren gehen.
Dieser Support wird in hybriden und virtuellen Setups noch wichtiger. Man kann sich nicht auf Körpersprache oder beiläufige Gespräche verlassen, um die Runde zu steuern. Das Erlebnis muss durchdacht strukturiert sein – klare Übergaben, reibungslose Übergänge und integrierte Möglichkeiten für die Teilnehmer, sich zu engagieren, auch wenn sie nicht physisch anwesend sind.
Im größeren Maßstab hilft Technologie zudem dabei, das zu reproduzieren, was funktioniert. Wenn ein Roundtable-Format Anklang findet, kann dasselbe Framework in verschiedenen Regionen, Teams oder Kundengruppen wiederverwendet werden, ohne dass Sie jedes Mal bei Null anfangen müssen. Mit Tabellenkalkulationen und eigenständigen Tools kann es schwierig sein, diese Art von Konsistenz aufrechtzuerhalten. Bei der richtigen Plattform ist dies jedoch von vornherein integriert.
Dies war eine der wichtigsten Erkenntnisse aus einer kürzlich erschienenen Folge des „Great Events“-Podcasts, in der die Hosts darüber sprachen, wie wiederholbare, skalierbare Event-Formate – wie beispielsweise Roundtables – zur Grundlage für ein eventgetriebenes Wachstum werden. Sie machten auch deutlich: Nur weil etwas klein oder konsistent ist, bedeutet das nicht, dass es einfach ist. Die richtigen Personen zusammenzubringen, Inhalte anzupassen und den ROI für hochfrequente Eventprogramme zu rechtfertigen, erfordert erheblichen Aufwand. Genau hier kommt es auf die richtigen Tools und Workflows an.
Warum Cvent Essentials für jedes Roundtable-Format geeignet ist
Roundtables sind nicht immer gleich. Manche finden persönlich in Konferenzräumen statt. Andere sind virtuell und schalten die Teilnehmer aus verschiedenen Ländern zu. Manchmal sind sie hybrid, d. h., eine Handvoll Personen befindet sich am Tisch und der Rest auf dem Bildschirm. Unabhängig vom Format ändern sich die grundlegenden logistischen Anforderungen jedoch nicht. Es kommt weiterhin darauf an, die richtigen Personen einzuladen, die Rückmeldungen zu verfolgen, Erinnerungen zu versenden und sicherzustellen, dass das Event reibungslos abläuft.
Cvent Essentials eignet sich ideal für solche groß angelegten Field-Marketing-Events, die gut organisiert sein müssen, ohne den Aufwand einer vollwertigen Konferenzplattform zu erfordern. Unabhängig davon, ob Ihre Roundtable-Diskussion online oder offline stattfindet, bietet Essentials einen übersichtlichen Registrierungsablauf, eine Landingpage mit Ihrem Branding und automatisierte Bestätigungen.
Wenn Sie eine Präsenzdiskussion planen, können Sie den Check-in per QR-Code verwalten und die Teilnahme in Echtzeit einsehen. Bei virtuellen Events unterstützt die Plattform die Live-Interaktion durch Umfragen und Q&A. Auch für hybride Veranstaltungen sind keine Workarounds erforderlich: Alle Arten von Teilnehmern lassen sich zentral verwalten, mit integrierten separaten Erlebnissen.
Über die Logistik hinaus gibt Ihnen diese Field-Marketing-Software die Kontrolle darüber, wie die Teilnehmer während und nach der Session interagieren. Sie können sofort Feedback erfassen, Interaktionsdaten während des Events einsehen und alles exportieren, ohne das Tool wechseln zu müssen. So können Sie straffe, konsistente Events durchführen, die dennoch persönlich wirken.
Und wenn Sie nicht nur einen, sondern zehn oder zwanzig Roundtables in verschiedenen Teams oder Regionen durchführen, bremst Essentials Sie nicht aus. Sobald die erste Session eingerichtet ist, können Sie die Struktur mit wenigen Klicks duplizieren.
Jeder neue Roundtable bietet dann dieselbe Markenerfahrung, dieselben Workflows und dieselben Datenfelder. Diese Konsistenz ist besonders wichtig, wenn Sie funktionsübergreifend arbeiten oder Stakeholdern Bericht erstatten, die klare Zahlen und eindeutige Ergebnisse erwarten. Essentials übernimmt Einrichtung, Ablauf und Nachbereitung, sodass Sie sich auf die Diskussion konzentrieren können und nicht auf die Koordination.
Fazit
Roundtable-Diskussionen funktionieren nur, wenn sie sorgfältig geplant werden. Das bedeutet, dass Sie wissen müssen, worum es in der Session geht, wer anwesend sein sollte und wie Sie die Zeit der Teilnehmer optimal nutzen. Nichts sollte improvisiert wirken.
Für die meisten Planer hat der Inhalt Priorität. Tatsächlich geben
38 % an, dass der Inhalt des Meetings der wichtigste Teil des Teilnehmererlebnisses ist. Bei einer Roundtable-Diskussion stammen diese Inhalte von den anwesenden Personen. Das Format muss dies lediglich unterstützen, ohne dabei im Weg zu stehen.
Häufig gestellte Fragen
1. Was ist der Zweck einer Roundtable-Diskussion?
Eine Roundtable-Diskussion ist ein Treffen einer kleinen Gruppe von Personen, bei dem ein bestimmtes Thema diskutiert wird. Sie ist auf Zusammenarbeit ausgelegt und unterscheidet sich von Podiumsdiskussionen, Seminaren oder anderen internen Events. Von jedem wird erwartet, dass er einen Beitrag leistet, und das Ziel besteht darin, von der Gruppe zu lernen, anstatt nur individuelle Meinungen auszutauschen.
2. Was ist der Unterschied zwischen einer Roundtable-Diskussion und einer Podiumsdiskussion?
Der wesentliche Unterschied liegt in der Beteiligung. Eine Podiumsdiskussion ist ein einseitiges Format: Einige wenige Redner teilen ihre Ansichten, während ein Publikum zuhört. Podiumsdiskussionen werden häufig zur Steigerung der Sichtbarkeit und zum Wissensaustausch veranstaltet, nicht zur Interaktion. Ein Roundtable hingegen hat kein Publikum. Alle Anwesenden sind beteiligt. Der Wert liegt im Dialog, nicht in der Präsentation. Die Podiumsteilnehmer bereiten Beiträge vor. Die Teilnehmer einer Roundtable-Diskussion bereiten sich darauf vor, spontan zu reagieren und direkt mit anderen zu interagieren.
3. Wie bereiten Sie sich auf eine Roundtable-Diskussion vor?
Versuchen Sie zunächst zu verstehen, warum die Roundtable-Diskussion stattfindet: Welches Thema steht zur Debatte und welche Art von Beiträgen erhoffen sich die Organisatoren? Wenn vor dem Event Materialien oder Impulsfragen bereitgestellt werden, lesen Sie diese sorgfältig durch. Überlegen Sie sich, welche Erfahrungen Sie in Ihrer Arbeit mit dem Thema gemacht haben, und bereiten Sie sich darauf vor, sich einzubringen. Sie müssen keine Folien oder Stichpunkte vorbereiten, sollten aber bereit sein, offen zu sprechen, Fragen zu stellen und auf den Beiträgen anderer aufzubauen. Es geht nicht darum, Recht zu haben. Es geht darum, die Diskussion voranzubringen.
