09.06.2022
von Milind Singh

Wer ein hybrides Event erfolgreich durchführen will, muss viele Anbieter und Akteure koordinieren. Dazu gehören vor allem die Event-Location, der AV-Dienstleister und die Sponsoren. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über die Auswahl und die Zusammenarbeit mit der Location, dem AV-Dienstleister und unseren Sponsoren für unser eigenes Hybrid-Event, die Cvent CONNECT.

Recherche und Anmietung der Location für ein Hybrid-Event

Die zusätzliche Komplexität eines Hybrid-Events in Verbindung mit den aktuellen Vorschriften rund um die Pandemie erfordert mal mehr und mal weniger Kapazitäten in einer Location. Auf jeden Fall ist es mehr und komplexer als vor der Pandemie. Berücksichtigen Sie bei der Recherche für ein Hybrid-Event daher ebenfalls den Support für Ihren Audio-Video-Bedarf - bzw. ob Sie den AV-Dienstleister Ihrer Wahl nutzen dürfen - als auch die räumlichen Anforderungen an ein Hybrid-Event.

Wenn Sie Inhalte Ihres Events auch im Internet präsentieren, können Sie zwar ein größeres Publikum erreichen, allerdings entstehen hierfür zusätzliche Technikkosten. In unserem Falle, bei der Cvent CONNECT, war die Bandbreite ein wichtiges Thema, da wir viele Sitzungen live streamen wollten. Deshalb haben wir besonders eng mit unserer Location zusammengearbeitet und den AV-Dienstleister sowie unser IT-Team einbezogen, um sicherzustellen, wir hier nichts dem Zufall überlassen.

Achten Sie bei der Auswahl einer Location für Ihr Hybrid-Event darauf, dass die Internetkapazitäten sowohl für das Streaming als auch für die vielen Teilnehmer mit ihren Geräten ausreichen. Denken Sie daran, dass in den Breakout-Räumen Platz für mehrere Kameras sein muss, die den Online-Teilnehmern eine gute Sicht auf das gesamte Geschehen im Raum bieten sollte. Erkundigen Sie sich, welche AV-Leistungen die Location von Haus aus bietet, damit Sie wissen, welche Lücken Sie bei der Beschallung oder Beleuchtung durch einen externen Anbieter schließen müssen.

In unserem Fall war die Zusammenarbeit mit dem “Caesars Forum” sehr hilfreich, da es sich um eine brandneue, innovative Location handelt. Wir hatten einen hochmodernen Tagungsraum mit allen Annehmlichkeiten, die für eine moderne Hybrid-Veranstaltung erforderlich sind. Internet, Bandbreite und Stromanschlüsse waren mehr als ausreichend vorhanden. Wir haben vor der Veranstaltung umfangreiche und wirklich minutiöse Tests durchgeführt und hatten mehrere Backup-Pläne für den Fall, dass etwas Unerwartetes passiert.

"Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass man für eine Hybrid-Veranstaltung eine spezielle Hybrid-Ausrüstung braucht. Es sind die unsichtbaren Dinge, die wichtig sind. Es sind die Bandbreite und die Software, die das, was im Raum passiert, für das Online-Publikum verfügbar machen."

Kayla Sommers, Senior Meetings & Events Planner

Wenn es um Gesundheit und Sicherheit geht, sollten Sie sich so weit wie möglich auf Ihre Event-Location verlassen können und auf deren Wissen und Erfahrung einlassen. So können Sie viel wertvolle Zeit sparen und Ihre Nerven schonen. Wir sind sehr froh, dass wir auf die Basic-Sicherheitsstandards der Location aufbauen könnten. Basierend darauf konnten wir die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Teilnehmer berücksichtigen. Module wie “Cvent Seating and Diagramming”  aus unserer eigenen, umfangreichen Event-Management-Software waren in diesem Prozess für uns selbst von unschätzbarem Wert.

Wir wollten und mussten sicherstellen, dass unser Hallenplan ein intuitives und sicheres Event-Erlebnis vor Ort widerspiegelt. Außerdem wollten wir unseren Teilnehmern etwas sehr Inspirierendes bieten, das sie mitnehmen und in ihre zukünftigen Strategien einbeziehen können.

Mit den Modulen “Cvent Seating” und “Cvent Diagramming” konnten wir unsere Veranstaltung visuell so darstellen, dass dadurch eine perfekten Basis für die Zusammenarbeit mit allen Dienstleistern und der Location geschaffen haben. Wir haben mit all unseren Anbietern, Location, Ausstellung und AV-Dienstleister, innerhalb des Tools kommuniziert. So konnten wir uns und alle beteiligten Akteure sich ein Bild davon machen, wie das Event ablaufen würde und erhielten in Echtzeit Feedback. Dank der Event-Module  konnten wir Notizen austauschen und blieben flexibel – egal wie häufig oder wie sehr sich die Richtlinien weiterentwickelten und änderten.

Wie Sie das auf Ihr Event übertragen

Fragen Sie sich bei der Planung eines Hybrid-Events:

  • Ist eine ausreichende Bandbreite vorhanden? Sowohl für das Streaming als auch für zahlreiche Teilnehmer, die alle gleichzeitig ins Netz wollen?
  • Gibt es Platz für die Installation mehrerer Kameras?
  • Kann der Raum eine klare Sicht für Online-Teilnehmer bieten?
  • Welche Sicherheits- und Coronavorschriften gibt es in der Location bereits?
  • Wird der Hallen- und Bestuhlungsplan den unterschiedlichen Komfortansprüchen der Teilnehmer gerecht?

Brauchen Sie Hilfe bei der Suche nach einer geeigneten Location? Im Cvent Supplier Network  finden Sie eine umfassende und leicht durchsuchbare Liste.

Zusammenarbeit mit dem AV-Dienstleister

Sie werden nicht alles wissen, was Sie brauchen, um eine großartige Hybrid-Veranstaltung zu organisieren. Genau hier kommt ein erfahrener und zuverlässiger Audio-Video-Partner ins Spiel. Die Suche nach diesem und die Zusammenarbeit mit unserem AV-Partner verlief in drei Phasen: Recherche, Ausschreibung und Produktion.

Bevor wir mit der Ausschreibung begannen, nahmen wir uns Zeit herauszufinden, was überhaupt möglich sein könnte. Dabei haben wir gelernt, dass eine Recherchephase wichtig ist, weil sie einfach dazu inspiriert, eine besseres Event zu kreieren. Vermutlich werden auch Sie AV-Optionen entdecken, die Sie bisher nicht kannten, und etwas finden, das Ihr Event auf das nächste Level hebt. Erlauben Sie sich in dieser Phase zu träumen.

Wir haben viel Zeit investiert, um verschiedene Kameratypen kennenzulernen: ihre Fähigkeiten, die Art der Aufnahmen, die sie produzieren, und ihre Preise. Wir entdeckten 4K-Kameras, Einzelkameras, die einem Sprecher folgen können, und einzigartige Rigs, die spannende Aufnahmen ermöglichen. Nachdem wir wussten, was es alles gibt, entschieden wir uns für ein Setup aus drei Kameras für die Bühnen, die wir streamen wollten. Jede Bühne war mit zwei stationären 4K-Kameras und einer beweglichen Kamera bestückt. Wir haben uns für zwei verschiedene Arten von beweglichen Kameras entschieden, um den Teilnehmern unterschiedliche Perspektiven anbieten zu können. Die eine war eine Steadicam; die andere war eine sich langsam bewegende Kamera auf einer Gleitschiene, wie sie häufig bei Konzerten eingesetzt wird.

Sie haben ein knappes Budget? Kein Grund zur Sorge. Es gibt Kameras und Set-Ups für jedes Budget. Auch für Ihr Event können Sie eine hochwertige Produktion realisieren. Suchen Sie im Internet nach "kostengünstigem Multi-Kamera-Live-Streaming" und entdecken Sie die Möglichkeiten.

"Ich sage: Recherchieren und entdecken Sie alles. Lassen Sie sich von dem inspirieren, was es da draußen gibt. Anschließend können Sie entscheiden, was im Rahmen Ihres Budgets machbar ist."

Kayla Sommers, Senior Meetings & Events Planner

Zusammenarbeit mit Sponsoren und Ausstellern

Hybride Veranstaltungen können Ihren Sponsoren und Ausstellern einen enormen Mehrwert bieten. Der Schlüssel zum Erfolg ist ein umfassendes Training, damit sie diesen Mehrwert auch wirklich herausholen können.

Sponsoren und Aussteller wollen wissen, wie sie sich auf Ihrem Event, in Ihrer Location und auf Ihrer Event-Plattform präsentieren können, um bei den Teilnehmern Aufmerksamkeit zu erregen. Sie wollen auch wissen, wie ihr Branding aussehen wird. Zeigen Sie ihnen die virtuellen und die realen Werbeflächen vorab und geben Sie ihnen klare, kreative Guidelines sowie ein paar bewährte Praxistipps mit auf den Weg. Wir haben festgestellt, dass viele Marketingteams ihre Materialien überarbeiten mussten, um sie für den Online-Part bestmöglich präsentieren zu können.

Verwenden Sie Tools oder Mockups, um Sponsoren und Ausstellern Ihre Ideen zu zeigen. Sie haben vielleicht ein klares Bild im Kopf, aber es lässt sich nicht immer in Gesprächen umsetzen. Ein Mockup einer Website oder einer Cvent Attendee Hub -Seite zeigt dem Sponsor oder Aussteller wie er das Beste aus der Teilnahme an Ihrem Event herausholt.

"Wir glauben schnell, dass jeder mit Videocalls und der Nutzung von Technologie dafür vertraut ist, aber viele müssen sich noch daran gewöhnen. Bereiten Sie sich auf zusätzliche Schulungen und Briefings vor."

Lauren Allison, Leiterin, Meetings & Veranstaltungen

Bei der Planung der digitalen Cvent CONNECT 2020 waren wir sehr erfinderisch, was das Sponsoring angeht. Zum Beispiel sponsert “VisitDallas” normalerweise unsere “Innovation Pavilion Happy Hour”. 2020 haben sie tatsächlich ein virtuelles Erlebnis kreiert, welches das Publikum auf eine Tour durch Dallas mitnahm, ein lokalen Koch den Teilnehmern beibrachte, wie man eine Margarita macht, und lokale Bands vorstellte. Die Teilnehmer waren begeistert! Diese Erfahrung hat uns gezeigt, dass die hybride Event-Welt ein Ort für neue Ideen ist. Wir möchten Sie ermutigen, ebenfalls zu brainstormen und Ihre Kollegen auf diesem Wege mitzunehmen. Sie werden überrascht sein, was diese zu Ihrem Event Kreatives beitragen können und werden.

Einen ausführlichen Leitfaden, der auch Tipps für virtuelle Aussteller enthält, finden Sie in unserem ebook "Keeping Up With the Connectors: Die Strategien, Maßnahmen und Tools der Macher der Cvent CONNECT ".

Milind Singh

Milind ist Field Marketer bei Cvent und verantwortlich für die Durchführung von Kampagnen zur Markenbekanntheit und Kundenbindung für virtuelle und Live-Events von Cvent. Er ist ein Marketing-Enthusiast, der sich für interessante Moment-Marketing-Taktiken und kreative Markenkampagnen begeistert! 
Event-Engagement einfach verbessern
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