„Die Veranstaltungsindustrie wird sich nie von der Pandemie erholen, da die meisten Events ab jetzt virtuell ablaufen werden.“ Solche Prognosen gab es mitten im Lockdown viele.
Das ist kaum überraschend, denn es war nicht klar, wann und in welchem Ausmaß Live-Events wieder stattfinden würden.
Doch gerade nach den vielen Monaten der Isolation sehen wir eine große Nachfrage bei angekündigten Live-Events. Dass diese noch nicht wieder so groß ausfallen wie vor COVID-19 ist klar. Immerhin gelten vielerorts noch besondere Vorschriften für Veranstaltungen und auch die Anreise ist für internationale Gäste teilweise schwierig.
Darum verbreitet sich seit den ersten Lockerungen ein neuer Eventtyp rasant. Die Rede ist von Hybridevents.
Wir sehen uns nun genauer an, was hybride Events sind, bei welchen Veranstaltungen dieses Konzept erfolgreich umgesetzt wurde und worauf es dabei wirklich ankommt.
Was sind hybride Events?
Hybridevents sind Veranstaltungen, bei denen Besucher live vor Ort oder virtuell teilnehmen und interagieren können. Präsentationen und Diskussionen finden mit einem Publikum am Veranstaltungsort statt und werden live an Gäste übertragen, die nicht persönlich dabei sein können oder wollen. Dabei ist festzuhalten, dass virtuelle Teilnehmende längst nicht nur passiv zusehen. Bei einem gut organisierten Hybridevent können auch sie mit anderen Gästen interagieren, Fragen stellen und netzwerken.
Gerade während der Pandemie und aufgrund der vielen Auflagen wurden solche Hybridveranstaltungen schnell zu einer beliebten Alternative. Schon im März 2020 sahen laut German Convention Bureau 60% der befragten Anbieter hybride Events als zukunftsweisend. Aufgrund ihrer vielen Vorteile werden hybride Events auch weiterhin immer beliebter und häufiger werden.
3 Beispiele für nennenswerte Hybridveranstaltungen
Sehen wir uns nun drei Events an, welche kürzlich als Hybridversion aufgesetzt wurden und wie dies für Organisatoren und Teilnehmende ablief.
HSMA e- & MICE Day 2021
Im Jahr 2020 fand der beliebte HSMA e- & MICE Day erstmals hybrid statt. Da sich dieses Konzept bewährt hatte, gab es auch in 2021 wieder ein Hybridevent mit umfangreichem Hygienekonzept für die über 200 Gäste, die vor Ort mit dabei waren. Ca. 100 weitere Teilnehmer schalteten sich virtuell zu.
Die diesjährige Veranstaltung im Maritim Hotel in Düsseldorf fand unter dem Motto „United Skills of Hospitality“ statt. Damit wollten Organisatoren darauf aufmerksam machen, wie sehr die unterschiedlichen Bereiche im Hotel auf eine gute Zusammenarbeit angewiesen sind.
48 etablierte Expertinnen und Experten präsentierten auf vier Bühnen. In 41 Vorträgen, Workshops, Diskussionen und Barcamp-Sessions ging es um die Themen E-Commerce, Distribution, Technologie, Digitalisierung, Revenue Management, MICE und Sales. Sie teilten neueste Erkenntnisse und Fachwissen aus all diesen Bereichen, diskutierten neue Ideen und erörterten Lösungsansätze.
Zeèv Rosenberg, Hotelier und stellvertretender Präsident der HSMA Deutschland e.V., hat sich mit dem gesamten HSMA-Team über die positive Bilanz der Veranstaltung gefreut: „Es war mehr als schön zu sehen, mit welchem Enthusiasmus unser Angebot einer zukunftsorientierten Kommunikations- und Lernplattform von allen angenommen wurde. Das Feedback der Teilnehmenden hat uns geradezu überwältigt. Gerade in den sozialen Netzwerken. Die Aufbruchstimmung in der Hotellerie war deutlich spürbar. Und das ist ein wichtiges sowie richtiges Signal für uns alle.“
Mehr Infos zum HSMA e- & MICE Day 2021, den Experten und Präsentationen finden Sie hier.
Cvent CONNECT EUROPE 2021
Nach der erfolgreichen Cvent CONNECT Hybrid-Konferenz in Las Vegas Anfang August, wurde dieses Format auch für Cvent CONNECT EUROPE im Oktober geplant. Im InterContinental London O2 kamen dafür über 70 Experten zusammen. Sie behandelten über zwei Tage in 65 Vorträgen, Workshops, Diskussionen aktuelle Themen rund um MICE, Marketing, Nachhaltigkeit, Technologie u.v.m.
Teilnehmer konnten bei Cvent CONNECT Europe zwischen einem rein virtuellen und einem Hybrid-Ticket wählen. Beide Optionen ermöglichten es Gästen alle Teile des Events in Echtzeit zu erleben. Wer dennoch etwas verpasste, oder eine Präsentation erneut sehen möchte, kann noch bis Ende November auf sämtliche Aufzeichnungen zugreifen.
Ziel der Cvent CONNECT Europe Konferenz war es neben der Vorstellung der neuesten Cvent Technologie auch die Veranstaltungsbranche an sich zu unterstützen. Darum legten die Organisatoren großen Wert darauf, neueste Daten und Erkenntnisse zu teilen, branchenführende Weiterbildung anzubieten sowie das Netzwerken unter Branchenexperten zu fördern. All dies gelang für die Gäste vor Ort und jene, die sich virtuell zugeschaltet hatten.
"Das Beste an der Arbeit mit Cvent ist das Netzwerk, die Community, die Produkte, die einem viele Einblicke verschaffen, die man ohne sie nicht bekommen würde. Die Möglichkeit, an Veranstaltungen wie Cvent CONNECT teilzunehmen - wo man diese Leute persönlich trifft. Sie sind also nicht mehr nur ein Name in einer Ausschreibung, sondern sie sind tatsächlich hier in menschlicher Form, was brillant ist. Bei vielen anderen Plattformen, die wir in der Vergangenheit genutzt haben, ist das nicht der Fall. Man hat nicht diese Interaktion, diese Konnektivität. Ich denke, Cvent ist mehr als nur eine Plattform oder ein Laptop. Es ist tatsächlich eine Community und ein lebendiges Netzwerk - was die zukünftigen Beziehungen nur verbessern wird." - Jessica Southworth, Verkaufsleiterin, Hotel Football
Mehr Infos zu Cvent CONNECT Europe, den Experten und Präsentationen finden Sie hier.
ITB Berlin 2022
Als die ITB Berlin im Frühjahr 2020 erstmals abgesagt wurde, sorgte dies branchenweit für Aufsehen. Eine Alternative gab es in dem Jahr keine. Für 2021 wurde die erste vollständig digitale ITB umgesetzt: ITB Berlin NOW.
Wie sonst die „reguläre“ ITB, war auch die ITB Berlin NOW ein Schwergewicht und ein voller Erfolg. 3.513 Aussteller buchten einen virtuellen Stand und 65.700 Teilnehmende besuchten die digitale Messe. 80% von ihnen nutzen auch das live Networking-Angebot, um neue Kontakte zu knüpfen oder Verkaufsgespräche zu führen.
Obwohl sie nur einen Bruchteil der üblichen Aussteller- und Besucherzahlen verzeichnete, konnte die ITB Berlin NOW dennoch ein wichtiges Zeichen für die Zuversicht und Resilienz der Branche setzen. Außerdem bot sie zahlreiche Inspirationen für die ITB Berlin 2022. Diese soll mit dem Fokus auf „Restart & Recovery“ als Live-Event stattfinden und Teilnehmenden durch zusätzliche virtuelle Elemente extra Mehrwert bieten. Dazu gehört beispielsweise der Digital ITB Business Day, der am Tag nach der Messe abgehalten werden soll. Die Inhalte der gesamten Messe werden Teilnehmenden auch nach der Veranstaltung weiterhin online zur Verfügung stehen.
„Die Erfahrungen von ITB Berlin NOW werden nun in die Planung für März 2022 einfließen. Wir werden unsere Lehren daraus ziehen und sie mit der jahrzehntelangen Erfahrung mit der analogen Messe verbinden“, erklärt David Ruetz, Head of ITB Berlin.
„Gleichzeitig halten wir uns aber auch alle Optionen offen, um die ITB Berlin mit einer zusätzlichen Online-Veranstaltung inhaltlich und zeitlich zu erweitern. Hybride Messeplanung bedeutet für uns, die essenziellen Bausteine einer realen und digitalen Branchenveranstaltung auf bestmögliche Art miteinander zu verbinden. Alle Zielgruppen erhalten so auf die für sie optimale Weise die Chance, am Messe- und Kongresserlebnis teilzuhaben – und zwar komplett unabhängig vom jeweiligen Aufenthaltsort.“
Mehr Informationen zur ITB Berlin 2022 finden Sie hier.
Unsere Bilanz: Wie steht es nun um Hybridevents?
Wie Sie sehen, gab es in letzter Zeit so einige erfolgreiche Hybridevents. Nun stellt sich also die Frage, ob hybride Veranstaltungen auch weiterhin gefragt sein werden, wenn alle Vorschriften wieder aufgehoben werden.
Zu dem Thema haben wir mit Anna Heuer, Verbandsgeschäftsführerin des HSMA Deutschland, ein aufschlussreiches Gespräch geführt. Nachdem sie nun zum zweiten Mal an der Organisation des hybriden HSMA e- & MICE Day mitgewirkt hat, konnte sie interessante Einblicke teilen.
Gleich zu Beginn der Unterhaltung war klar, dass Hybridveranstaltungen auch in Zukunft wichtig bleiben würden. Man habe gesehen, dass sie in mehreren Bereichen großes Potenzial haben. Dazu gehöre zum einen die Chance, das Event mehr Gästen zugänglich zu machen. Jene, die aus diversen Gründen nicht vor Ort teilnehmen können oder wollen, können von überall aus zum hybriden Event zuschalten. Dies könne die Reichweite einer Veranstaltung und auch der Organisatoren erheblich steigern.
Auch die Möglichkeit, Gästen die aufgezeichneten Präsentationen zur Verfügung zu stellen, bringe Gästen Mehrwert. Trotz allem würden Hybridveranstaltungen Live-Events vor Ort auf Dauer nicht ersetzen. Vielmehr könne das hybride Angebot als eine Zusatzleistung gesehen werden, die das Eventerlebnis abrundet.
Um den Erfolg Ihres Hybridevents sicherzustellen, rät Anna folgende Punkte zu beachten:
- Ein Starkes, relevantes Konzept: wie bei rein analogen Veranstaltungen muss das Konzept die Zielgruppe auch bei hybriden Events perfekt ansprechen und für sie relevant sein.
- Abwechslungsreiche Formate: eine Mischung aus Paneelen, Diskussionen, Präsentationen, usw. ist wichtig, um für alle Teilnehmenden ein interessantes Angebot zu schaffen.
- Testen, testen, testen: bei Hybridveranstaltungen gibt es mehr Technik, mit der etwas schiefgehen kann. Darum ist immens wichtig alle Einstellungen, Streamingkanäle etc. mehrmals zu testen.
- Alle Teilnehmer einbinden: egal ob Ihre Gäste vor Ort oder virtuell dabei sind, sie sollten die Möglichkeit haben, an Diskussionen, Workshops und Fragerunden teilzunehmen. Das gilt auch für die Moderatoren und Redner. Sie sollten sowohl auf das Publikum im Saal als auch auf die zugeschalteten Teilnehmer eingehen.
- Networking für alle: auch beim Netzwerken ist es wichtig, gute analoge und digitale Lösungen zu finden. Das fördert den Austausch zwischen Ihren Gästen und verbessert deren Erfahrung, vor allem, wenn sie digital anwesend sind.
- Gut geschulte Mitarbeitende: als Hotel oder Veranstaltungsort sind sie der Berater, der Kunden hilft, ein ausgezeichnetes Event auf die Beine zu stellen. Ihr Team sollte wissen, worauf es bei hybriden Veranstaltungen ankommt, welche Technik notwendig ist und wie sie Organisatoren die Planung erleichtern können. Außerdem sind die richtigen technischen Lösung notwendig, wie zum Beispiel der Cvent Attendee Hub und Cvent Social Tables.
- Solide Organisation und Kommunikation: gerade für virtuelle Gäste ist dies besonders wichtig. Teilen Sie ihnen genau mit, wann und wie sie Zugang zum Event erhalten und wie sie verschiedene Bereiche nutzen können. Gestalten Sie die Kommunikation so einfach und klar wie möglich, um Missverständnisse zu vermeiden. So können Sie sicher sein, dass Ihre Gäste das meiste vom Event mitnehmen.
Kurz gesagt ist ausgezeichnete Technik und Organisation sowie Feingefühl für Ihre Teilnehmer das A und O für ein erfolgreiches hybrides Event.
Für viele Hotels und Veranstaltungsorte kann es sich lohnen in diesen Bereich zu investieren, da Eventplaner die vielen Vorteile von Hybridevents zu schätzen gelernt haben.
Wenn Sie darum jetzt auch Ihre Kapazitäten für hybride Veranstaltungen ausbauen möchten, wenden Sie sich gerne an unser Expertenteam.
