Das Planer-Stimmungsbarometer: Was Planer wirklich denken

Pläne ändern sich schon wieder. Gerade, als es so aussah, als hätte die Tagungs- und Veranstaltungsbranche endlich ihren Rhythmus gefunden, geraten die Dinge wieder ins Wanken. Die Budgets werden knapper. Die Zimmerkontingente schrumpfen. Und der stetige Strom von Ausschreibungen ist plötzlich nicht mehr ganz so stetig.

Die neuesten Cvent + Northstar Planner PULSE-Berichte für Nordamerika und EMEA zeichnen ein aufschlussreiches Bild der aktuellen Lage. Planer spüren den Druck. Während beide Regionen mit Kostenfragen und rückläufigen Teilnehmerzahlen zu kämpfen haben, gehen ihre Prognosen (und Pipelines) in leicht unterschiedliche Richtungen. Schauen wir uns einmal an, was in den einzelnen Märkten wirklich vor sich geht.

Wen wir befragt haben

Die Nordamerika-Ausgabe des Berichts basiert auf den Antworten von 386 Planern, die zwischen dem 19. und 28. Mai 2025 gesammelt wurden. Darunter befinden sich Planer aus verschiedenen Branchen: 28 % arbeiten für Verbände oder gemeinnützige Organisationen, 27 % sind unabhängige oder externe Planer, 24 % sind Unternehmensplaner, 11 % sind professionelle Konferenzplaner, 7 % vertreten sogenannte SMERF-Gruppen (soziale, militärische, bildungsbezogene, religiöse und brüderliche Gruppen), und ein kleinerer Prozentsatz kommt aus dem Regierungs- und Sportbereich.

Die EMEA-Ausgabe stützt sich auf 100 Antworten von Planern, die zwischen dem 5. und 26. Mai 2025 gesammelt wurden. Die Gruppe ist folgendermaßen zusammengesetzt: 38 % sind für Veranstaltungsagenturen tätig oder sind unabhängige Planer, 21 % arbeiten für professionelle Konferenzorganisatoren, 16 % kommen aus Verbänden oder gemeinnützigen Organisationen, 14 % sind Unternehmensplaner und einige wenige kommen aus dem Regierungsbereich und anderen Kategorien.

Was uns die neuesten PULSE-Berichte verraten: 8 Trends

Die neuesten PULSE-Berichte von Cvent und Northstar für Nordamerika und EMEA zeigen, dass beide Regionen ähnliche Entwicklungen durchlaufen – mit einigen wenigen, aber wesentlichen Unterschieden. Schauen wir uns einmal genauer an, was Planer derzeit denken, wie sie buchen und budgetieren.

1. Die Zuversicht ist zwar nicht erloschen, aber sie ist gerade auch nicht besonders groß

In Nordamerika hängt die positive Stimmung am seidenen Faden. Planer sind eher vorsichtig als zuversichtlich und die meisten erwarten für das kommende Jahr eher Herausforderungen als Erfolge. Die Aussichten sind nicht völlig düster, aber es ist klar, dass die Unsicherheit die Stimmung trübt.

Auf der anderen Seite des Atlantiks, im EMEA-Raum, ist die Lage etwas ausgeglichener. Die Stimmung geht genau in der Mitte auseinander. Die hoffnungsvollen und skeptischen Planer halten sich in etwa die Waage. Das Ergebnis gleicht einer Achterbahnfahrt und hängt stark vom jeweiligen Sektor ab. Einige treiben ihre Pläne für mehr Tagungen voran, während sich andere zurückhalten und unsicher sind, wie es weitergehen wird.

Auch wenn der Optimismus in keiner der beiden Regionen gerade überschwänglich ist, ist er dennoch vorhanden – nur viel zurückhaltender als zuvor.

Dies ist nur eine Momentaufnahme. Laden Sie die Cvent + Northstar Planner PULSE Reports für Nordamerika und EMEA herunter, um weitere Daten, Einblicke und direktere Zitate von Planern zu finden.

2. Sourcing ist rückläufig, aber Nachfrage besteht trotzdem

Planer in beiden Regionen schicken zwar derzeit weniger Anfragen für Angebote raus, aber die Nachfrage sieht unterschiedlich aus. 

In Nordamerika ist der Rückgang deutlich. Weniger Planer sind aktiv auf der Suche nach Veranstaltungsorten, und dies könnte für Hotels und Veranstaltungsorte im nächsten Jahr Probleme mit sich bringen. Es ist ein Zeichen dafür, dass einige Planer gerade eine Pause einlegen und abwarten, wie sich die Lage entwickelt, bevor sie feste Pläne machen.

Im EMEA-Raum ist die Nachfrage stabiler. Zwar ist die Auftragslage im Vergleich zum Vorjahr rückläufig, aber 75 % der Planer geben an, dass sie derzeit bereit zum Buchen sind. Das ist ein starkes Signal dafür, dass weiterhin neue Veranstaltungen organisiert werden, auch wenn das Volumen nicht ganz das Niveau des Vorjahres erreicht.

Während also beide Märkte einen Rückgang verzeichnen, hat EMEA etwas mehr Schwung. In Nordamerika ist mehr Zurückhaltung zu spüren.

3. Weniger Meetings insgesamt

In Nordamerika wird gebremst. Weniger Planer rechnen damit, in diesem Jahr mehr Meetings zu organisieren. Dieser Rückgang könnte sich auf die gesamte Branche auswirken, wenn er anhält. 

In EMEA sieht die Lage hingegen anders aus. Über die Hälfte der Planer dort gibt an, dass sie 2025 mehr Meetings organisieren werden, was zumindest derzeit auf eine stärkere Nachfrage und eine gesündere Pipeline hindeutet.

Hier gibt es eine klare Trennung: in Nordamerika kühlt der Markt ab, während er sich in EMEA noch warmläuft.

4. Die Erwartungen hinsichtlich der Teilnehmerzahlen sind insgesamt niedriger

Es ist keine Überraschung: Planer überall stellen sich auf geringere Teilnehmerzahlen ein. Sowohl in Nordamerika als auch in EMEA ist eine Tendenz hin zu kleineren Zimmerkontingenten und konservativeren Teilnehmerprognosen zu beobachten.

Es gibt jedoch einen entscheidenden Unterschied. Die Planer in EMEA streben weiterhin höhere Ziele an. Trotz gesunkener Erwartungen erwarten sie mehr Teilnehmer als ihre Kollegen in Nordamerika. Beide Seiten planen vorsichtig, aber EMEA gibt sich etwas optimistischer.

5. Budgets sind knapp und Mehrwert ist wichtiger denn je

Sowohl in Nordamerika als auch in EMEA sind die Kosten das größte Problem für Planer.

Die Budgets sind knapp, und Planer achten besonders sorgfältig darauf, wohin ihr Geld fließt. Ob Dollar oder Euro – jeder Cent wird genauestens geprüft, insbesondere da die Preise für Hotels und Veranstaltungsorte weiter steigen.

Die meisten Planer sind mit ihren Zulieferern nach wie vor zufrieden. Aber wenn es um das Preis-Leistungs-Verhältnis geht, sieht es schon weniger rosig aus. Hier sind die Bewertungen durchweg am niedrigsten. In einem preissensiblen Markt ist das jedoch ein entscheidender Punkt, um Kunden zu gewinnen und zu binden.

6. Was geht in den Köpfen der Planer vor?

Planer überall haben mit mehr als nur knappen Budgets zu kämpfen. In Nordamerika steigt der Stress aufgrund von Änderungen in der Regierungspolitik, sozialen und kulturellen Spannungen und sich wandelnden Veranstaltungsformaten. Dies schafft eine schwer einschätzbare Lage, in der die Planung schwerfällt. 

In EMEA sehen die Sorgen etwas anders aus. Hier beschäftigen Geopolitik, Fragen rund um die Cybersicherheit und sogar unerwartete Wetterereignisse die Planer. Unterschiedliche Auslöser, gleiches Ergebnis: Planer spüren Anspannung und Unsicherheit und bleiben deshalb vorsichtig.

7. Ausgaben für Veranstaltungstechnik stagnieren

In Nordamerika erfreut sich Veranstaltungstechnik nicht mehr derselben Beliebtheit wie früher. Die Budgets bleiben entweder unverändert oder sinken, da Planer versuchen, wo immer möglich, Kosten zu sparen. Der EMEA-Bericht erwähnt dies nicht explizit, aber da Planer überall den Gürtel enger schnallen, dürfte es dort ähnlich aussehen.

Ausgefallene neue Event-Tools haben derzeit keine Priorität, stattdessen setzt man auf Bewährtes (und das, was ins Budget passt).

8. Die USA verlieren im Ausland an Attraktivität

Wer internationale Geschäfte anstrebt, sollte sich vor Augen halten: 70 % der EMEA-Planer geben an, dass die USA als Tagungsort weniger attraktiv sind als noch zu Beginn des Jahres.

Wenn Sie internationale Planer in die USA locken möchten, sollten Sie diese Veränderung unbedingt im Auge behalten und darauf reagieren, bevor sie zu einem größeren Hindernis für Sie wird.

Was bedeutet das für Hotels und Veranstaltungsorte?

Planer in Nordamerika und EMEA bewegen sich in einem schwierigen Marktumfeld. In beiden Regionen herrscht eine Mischung aus Optimismus und Vorsicht, Budgets werden gekürzt und Veranstaltungsstrategien neu ausgerichtet.

Für Hotels und Veranstaltungsorte ist es wichtig, diese regionalen Unterschiede und die gemeinsamen Herausforderungen zu verstehen, flexibel zu bleiben und sich darauf zu konzentrieren, einen überzeugenden Mehrwert zu schaffen. Wer echte Lösungen anbieten kann, ohne das Budget zu sprengen, wird die Planer als Kunden überzeugen und behalten.

Laden Sie die Cvent + Northstar Planner PULSE Reports für Nordamerika und EMEA herunter, um weitere Daten, Einblicke und direktere Zitate von Planern zu finden.