Die Veranstaltungsbranche verändert sich stetig weiter. Und 2024 ist keine Ausnahme, denn wir sehen den Aufstieg der KI, eine größere Nachfrage nach erlebnisorientierten Events und einen erneuten Fokus auf Inklusivität und Nachhaltigkeit.
Aber es gibt auch Herausforderungen zu berücksichtigen, wie zum Beispiel steigende Kosten und die Notwendigkeit für Event-, Marketing- und Hospitality-Teams, mit weniger mehr zu erreichen.
Lesen Sie weiter und entdecken Sie die zehn wichtigsten Meeting- und Eventtrends, die Sie im Jahr 2024 kennen sollten – und wie sie sich im kommenden Jahr auf Ihre Strategien auswirken werden.
1. Präsenzveranstaltungen dominieren,
doch virtuelle Events bleiben
Zweifellos werden Präsenzveranstaltungen im Jahr 2024 das Herzstück der meisten Event- und Hospitalityprogramme sein. Persönliche Erlebnisse bieten mehr Möglichkeiten für tieferes Engagement, Networking und Interaktion und sind daher geschäftskritisch.
Laut Daten unserer Cvent-Plattform beinhalten derzeit 86 % der Eventprogramme Präsenzveranstaltungen. In einer weiteren im Auftrag von Cvent von Forrester Consulting durchgeführten Studie sagen 89 % der globalen Event- und Meeting-Strategieleiter:innen, Präsenzveranstaltungen wichtig oder entscheidend für die Umsatzsteigerung sind.
Doch während Präsenz-Events von entscheidender Bedeutung sind, sind virtuelle und hybride Erlebnisse wertvoll und von Dauer.
Unser Annual Planner Sourcing Report (DACH-Ausgabe), für den 635 europäische Eventplanende befragt wurden, ergab, dass 24 % bereits virtuelle Veranstaltungen für 2024 planen, während 41 % hybride Formate wählen (ein Anstieg von 8 % gegenüber 2022). Ebenso enthalten 45 % der Eventprogramme auf unserer Plattform virtuelle Elemente.
Warum sind virtuelle und hybride Events immer noch so wertvoll? Sie tragen dazu bei, die Reichweite Ihrer Veranstaltung zu vergrößern und den Teilnehmenden mehr Flexibilität zu bieten – ganz zu schweigen von den Nachhaltigkeitsvorteilen.
Top-Tipp: Die Investition in die richtige Technologie zur Durchführung aller Arten von Veranstaltungsformaten und zur nahtlosen Integration in Ihr CRM und andere Mar-Tech-Systeme wird für Ihren strategischen Erfolg im Jahr 2024 und darüber hinaus von entscheidender Bedeutung sein.
2. Locations unterstützen erlebnisorientierte Events
Da die Erwartungen der Teilnehmenden stetig steigen, steigt auch der Druck für Veranstalter:innen, einzigartige Veranstaltungsorte zu finden, die immersive und interaktive Erlebnisse ermöglichen.
Dies bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass die Teilnehmenden auf der Suche nach Fünf-Sterne-Extravaganz sind. Laut unserem Planner Sourcing Report sind fast die Hälfte (48 %) der europäischen Befragten auf der Suche nach einzigartigen Veranstaltungsorten, wobei Fünf-Sterne-Service und -Einrichtungen heute (34 %) weniger wichtig sind als im Jahr 2022 (48 %).
Ebenso gaben 35 % der Befragten der nordamerikanischen Ausgabe unseres Planner Sourcing Reports an, dass sie bei der Auswahl des Veranstaltungsortes nach einer einzigartigen Ästhetik suchen.
Trotz der Budgetbeschränkungen sind Veranstalterinnen und Veranstalter weiterhin entschlossen, das Erlebnis nicht zu vernachlässigen. Daher suchen Sie nach einzigartigen Veranstaltungsorten.
Top-Tipp: Für Veranstaltungsorte und Hotels ist es von entscheidender Bedeutung, zu zeigen, wie Ihre Location die interaktiven Erlebnisse unterstützen kann. Für Veranstalter:innen ist ein Blick über den Tellerrand hinaus notwendig. Erwägen Sie nicht-traditionelle Orte für Ihre Veranstaltungen, die es Ihnen ermöglichen, erlebnisreiche Events zu gestalten.
3. KI-Nutzung nimmt zu
KI war letztes Jahr eines der heißesten Themen in der Branche, und das aus gutem Grund. Der Aufstieg generativer KI-Tools wie ChatGPT hat Veranstaltungsplaner:innen und Marketingverantwortlichen neue Möglichkeiten eröffnet, zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren und sich auf kreativere und strategischere Tätigkeiten zu konzentrieren.
Im Jahr 2024 werden wir in der gesamten Branche mehr Experimente mit KI erleben. ChatGPT und andere generative KI-Tools werden ausgefeilter und leistungsfähiger bei der Entwicklung von Event- und Kampagneninhalten.
Vertriebsmanager:innen von Hotelgruppen können KI nutzen, um mehr Geschäftsreisende zu gewinnen, indem sie mithilfe von prädiktiven Analysen die zukünftige Nachfrage vorhersagen, potenzielle Geschäftsreisende gezielt ansprechen und Nachfrageänderungen antizipieren.
Top-Tipp: Obwohl KI viele Vorteile bringen kann, ist es wichtig, die Risiken zu berücksichtigen. Prüfen Sie alle Informationen, die von einem KI-Tool bereitstellt weren. Geben Sie außerdem keine vertraulichen oder geschützten Informationen an KI-Tools weiter.
4. Neue Wege, um Engagement zu fördern
Da die Teilnehmenden mit mehr Inhalten als je zuvor bombardiert werden, müssen Eventplaner:innen und Marketingverantwortliche neue Wege finden, um mit ihrem Publikum in Kontakt zu treten.
Als Gegenleistung dafür, dass sie sich die Zeit für die Teilnahme nehmen, erwarten die Teilnehmer, dass sie vollständig in die Inhalte eintauchen und das Eventdesign genießen können.
Im Jahr 2024 werden wir uns stärker auf die Erstellung überzeugender Inhalte und Breakout-Sessions, Wellness-Räume und vielfältige Networking-Möglichkeiten konzentrieren. Darüber hinaus tragen Folge-Webinare sowie umfunktionierte und auf Abruf verfügbare Inhalte dazu bei, das Engagement der Community das ganze Jahr über zu fördern.
Top-Tipp: Events sind wohl der effektivste Interaktionskanal und bieten eine größere Anzahl an Interaktionskontaktpunkten. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, über die richtige Eventtechnologie zu verfügen, um diese Daten zu erfassen und zu analysieren und Engagement-Scores für einzelne Teilnehmer zu erstellen.
5. Technologie vereint Planer und Veranstaltungsorte
Der Hospitality-Sektor war in den letzten Jahren mit anhaltendem Personalmangel konfrontiert, während Marketing- und Eventteams aufgefordert wurden, mit weniger Ressourcen oder weniger Budget mehr zu leisten.
Im Jahr 2024 wird Technologie eine wichtige Lösung für diese Herausforderungen sein.
Warum? Technologie verbessert die Zusammenarbeit zwischen Veranstaltern, Lieferanten und Veranstaltungsorten. Beispielsweise können Tools zur Erstellung von Veranstaltungsortdiagrammen Eventteams dabei helfen, die Gestaltung von Raumaufteilungen und Bestuhlungsplänen in Echtzeit mit einem ausgewählten Veranstaltungsort zu teilen, was die Kommunikation verbessert und zum Aufbau engerer Arbeitsbeziehungen auf beiden Seiten beiträgt.
Top-Tipp: Eventplanende sollten den Einsatz einer einzigen Plattform und einer cloudbasierten Technologie in Betracht ziehen, um alle vorherigen Gebote und vertraglich vereinbarten Preise zu speichern. Dadurch wird es einfacher, mit Hotels und Veranstaltungsorten zu verhandeln, um die besten Angebote zu erhalten.
6. Barrierefreie, nachhaltige Events spiegeln die Werte
der Marke wider
Verbraucher erwarten zunehmend, dass Marken ihr Engagement für soziale Themen wie Nachhaltigkeit und DE&I zeigen. Als Erweiterung einer Marke müssen Meetings und Events diesem Beispiel folgen.
Nachhaltigkeit
Nachhaltigkeit ist in aller Munde. In einer aktuellen Umfrage gaben 78 % der Befragten an, dass ihre Unternehmen planen, bis Ende 2024 Netto-Null-Ziele zu erreichen.
Obwohl Nachhaltigkeit Priorität hat, bleibt sie eine Herausforderung, da die Kosten für fast 40 % der Befragten im vierten jährlichen Benchmark-Bericht von ICE in Zusammenarbeit mit Cvent ein Hauptanliegen darstellen.
Top-Tipp: Die Umsetzung nachhaltiger Initiativen muss nicht kostspielig sein. Fangen Sie klein an, indem Sie nachhaltige Veranstaltungsorte und Lieferanten priorisieren, sich für Lebensmitteloptionen aus der Region entscheiden und Einwegplastik bei Ihrem Event reduzieren.
Barrierefreiheit
Nach Angaben der Weltgesundheitsorganisation haben etwa 16 % der Menschen weltweit eine Behinderung. EU-weit ist dieser Wert auf jeden vierten Erwachsenen angestiegen; im Vereinigten Königreich sind es etwa 24 % der Bevölkerung (oder 16 Millionen Menschen).
Einfach ausgedrückt ist es von grundlegender Bedeutung, sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltungen für alle zugänglichund inklusiv sind. Und wenn Ihre Events nicht für jedermann einladend und zugänglich sind, verpassen Sie wahrscheinlich die Gelegenheit, ein viel breiteres Publikum zu erreichen.
Top-Tipp: Stellen Sie während des Registrierungsprozesses die richtigen Fragen, achten bewusst auf das Erlebnis vor Ort und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden, um die Barrierefreiheit Ihrer Events zu gewährleisten.
7. Verlagerung von Events in Richtung Marketing
Im vierten jährlichen Benchmark-Bericht von ICE wurde im Jahr 2023 eine deutliche Verschiebung bei der organisatorischen Platzierung interner Veranstaltungsteams festgestellt.
Die meisten Eventteams (71 %) sind mittlerweile in der Marketingfunktion eines Unternehmens zu Hause, ein deutlicher Anstieg gegenüber den 55 % im Jahr 2022.
Dieser Trend bedeutet eine wachsende Anerkennung der strategischen Bedeutung von Events im Marketing.
Planer nutzen MarTech-Lösungen und integrieren Eventdaten in CRM-Systeme, während Marketingverantwortliche umfassendere Kampagnen rund um Veranstaltungen erstellen und den Wert verstehen, den Präsenz-Aktivitäten mit sich bringen. Events und Marketing sind für die Zukunft untrennbar miteinander verbunden.
Top-Tipp: Erfolgreiche Veranstaltungen und Event-Marketingkampagnen erfordern eine enge Zusammenarbeit zwischen Event- und Marketingteams, um sicherzustellen, dass sie ihre Ziele erreichen. Um die Erfolgsaussichten zu erhöhen, ist es wichtig, die Prioritäten der Stakeholder zu verstehen.
8. Technologie ist eine Schlüsselkompetenz
Technologie ist zu einer entscheidenden Säule jeder Event- oder Hospitality-Strategie geworden. Infolgedessen werden immer mehr Unternehmen der Technologie einsetzen, um ansprechende Kampagnen und Erlebnisse zu kreiren, zu automatisieren und auszuwerten.
Arbeitgeber:innen, die ihre Teams in Bereichen wie KI, Datenanalyse und Automatisierung weiterbilden, ebnen den Weg für dauerhaften beruflichen Erfolg.
Ein Zeichen für die zunehmende Bedeutung der Technologie ist das Aufkommen einer technologiebasierten Schlüsselrolle: des Eventtechnologen. Da derzeit 63 % der Eventtechnologen in der Meeting- und Eventabteilung tätig sind, stellen sie eine wertvolle Ressource dar, um technisches Fachwissen mit fundierten Kenntnissen des Eventsplanungsprozesses zu kombinieren.
Top-Tipp: Technologiekompetenz ist für alle Rollen von entscheidender Bedeutung und es ist maßgebend für Ihren Erfolg, mit technologischen Fortschritten wie KI Schritt zu halten. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Erwägen Sie eine Weiterqualifizierung durch relevante Branchenschulungen und Zertifizierungen.
9. Kostenkontrolle rückt den ROI in den Fokus
Hohe Kosten stellen auch im Jahr 2024 eine Herausforderung für Marketing- und Eventteams dar. Laut der Amex Global Trends Forecast 2024 prognostizieren 67 % der Befragten einen Anstieg der Gesamtausgaben für Meetings im Jahr 2024.
Für 38 % der europäischen Planer, die am Planner Sourcing Report von Cvent teilgenommen haben, gilt die Kosteninflation als die größte bevorstehende Herausforderung. Die Mehrheit (77 %) glaubt, dass die Kosten für die Durchführung einer Veranstaltung gleicher Größe und Komplexität im Jahr 2024 im Vergleich zu 2023 um bis zu ein Fünftel steigen werden.
Aufgrund der anhaltenden Unsicherheit hinsichtlich der Veranstaltungskosten gaben 85 % dieser Befragten an, dass sie in ihrem Budget für 2024 einen Notfallplan eingebaut hätten. Dieser Notfallplan wird dazu führen, dass Planer neue Wege finden, um mit weniger mehr zu erreichen, indem sie die Kosten senken und die Effizienz steigern.
Mittlerweile geben 48 % der nordamerikanischen Planer an, dass kostensparende Maßnahmen ihre Prioritäten bei der Eventplanung im Jahr 2024 überwiegend bestimmen werden. Die überwiegende Mehrheit (83 %) gab an, dass sie den Veranstaltungsort wechseln würden, um Einsparungen von 6 % oder mehr zu erzielen, wobei die Hälfte einem Wechsel zustimmte für bis zu 10 % Ersparnis. Dies spiegelt die Herausforderungen wider, denen sich alle Unternehmen gegenübersehen, wenn es darum geht, ihre Budgets mit dem Designerlebnis und dem Event-ROI in Einklang zu bringen.
Top-Tipp: Da der ROI ständig auf dem Prüfstand steht, ist es wichtig, dass Sie für jede Ihrer Veranstaltungen die richtigen KPIs haben und die Zustimmung Ihrer Stakeholder einholen. Nutzen Sie Technologie, um alle Ihre Meetings und Events transparent zu machen und herauszufinden, wo Sie Effizienzsteigerungen erzielen und Kosten senken können.
10. Zentralisierung für Wachstum
Unternehmen prüfen derzeit, wie sie ihre Eventtechnologie zentralisieren können, so wie sie bereits ihre CRM- und Marketingtechnologien zentralisiert haben. Die Arbeit mit einem einzigen System senkt die Kosten und ermöglicht überlasteten Teams, effektiver zu arbeiten.
Bei der Konsolidierung geht es nicht nur um Kosten- und Ressourceneffizienz. Immer mehr Unternehmen setzen auf einen zentralisierten Technologie-Stack, um das Wachstum voranzutreiben.
Ein zentralisierter und integrierter Tech-Stack hilft Teams, besser mit Anbietern und Lieferanten zu kommunizieren, weniger Zeit mit der Konsolidierung und Zusammenführung von Daten zu verbringen und bietet ihnen dafür mehr Zeit, mithilfe von Technologie die Interessen der Teilnehmer zu verstehen und den Umsatz zu steigern.
Top-Tipp: Stellen Sie sicher, dass Ihre Eventdaten nicht von anderen internen Systemen isoliert sind. Nutzen Sie eine leistungsfähige Eventplattform, die sich in Ihre Kernsysteme integrieren lässt, um eine einzige Datenquelle zu schaffen und die Erfolgsmessung zu verbessern.
2024: Ein starkes Jahr für die Meeting- und Eventbranche
Die Welt der Meetings und Events verändert sich ständig und es entstehen neue Trends, wie zum Beispiel der Aufstieg der KI und immer neue Wege, um das Publikum einzubinden. Den Überblick über diese Wellen zu behalten, ist entscheidend für den anhaltenden Erfolg. Nutzen
