26.10.2020
von Stefani Bodza

Aufgrund des dringenden Bedarfs und der geringen Optionen haben viele Organisationen ihre Präsenzveranstaltungen virtuell durchgeführt, weil sie dies für die einzige Alternative hielten. Obwohl virtuelle Veranstaltungen nichts neues sind, standen Eventplaner auf Grund der plötzlichen Umstellung von einer komplexen Präsenzveranstaltung zu einer virtuellen Teilnahme immer wieder vor Problemen. Für viele war dies nämlich noch die "Phase des Herumexperimentierens" , in welcher Veranstaltungsorganisatoren an jeder neuen Erfahrung lernen und wachsen konnten.

In den letzten Monaten gab es  daher auch große Neuerungen, da Organisationen aller Art sich in die Möglichkeiten und Grenzen virtueller Veranstaltungen einfühlen mussten. Jetzt, da wir mehr Optionen als je zuvor haben und die langfristigen Auswirkungen unserer neuen Normalität im Auge behalten müssen, können virtuelle Veranstaltungen die Aufmerksamkeit erhalten, die sie auch verdienen.

Die Umsetzung der logistischen und technologischen Elemente virtueller Veranstaltungen erfordert oft Fähigkeiten und teamübergreifende Disziplinen, die für eine Veranstaltung vor Ort vielleicht nicht nötig gewesen wären. Und obwohl viele Durchführungselemente von virtuellen Veranstaltungen die gleichen sind wie bei einer Präsenzveranstaltung (man denke nur an Werbung und Registrierung), erfordert die Schaffung und Erfassung des Teilnehmerengagements in einer virtuellen Umgebung oft ein Überdenken Ihrer Programmierung und Ihrer Technologie.

Die Planung virtueller Veranstaltungen besteht in der Regel aus zwei Teilen: Strategie und Umsetzung. Im Folgenden werden wir dazu einige Details näher beleuchten, welche wir aus unserem eBook Strategie und Umsetzung virtueller Veranstaltungen: Ein Leitfaden für Praktiker entnommen haben.

Wie entwickeln Sie eine Strategie für virtuelle Veranstaltungen?

Wie entscheiden Sie, welche Veranstaltungen virtuell durchgeführt werden können? Vielleicht noch wichtiger: Welche Eventaspekte können virtuell erfasst werden? Dies erfordert eine sorgfältige Bewertung des Zwecks und der Ziele der Veranstaltung.

Beginnen Sie mit dem Warum"

Was war der ursprüngliche Zweck der Veranstaltung? Ihr Event anstelle einer Präsenzveranstaltung virtuell auszurichten, bedeutet vor allem, Ihre Veranstaltung bis auf das Gerüste zu zerlegen und wieder neu aufzubauen. Virtuelle- und Präsenzveranstaltungen sind sich zwar in der Durchführung sehr ähnlich, müssen aber in Bezug auf die Strategie anders angegangen werden.

Was waren die KPIs oder Ziele der Veranstaltung? Können Ihre ursprünglichen Ziele virtuell erreicht werden?

Wenn Sie Ihre Veranstaltung zerlegen, wird die Ausrichtung auf alte oder neue Ziele Ihrer Veranstaltung einen klaren Zweck geben.

Keine Angst vor dem Experiment

Risiken eingehen! Obwohl diese Veranstaltungsart neu und im Wandel begriffen ist, sollten Sie sich aus dem Fenster lehnen, sich auf große Ideen einlassen und etwas Neues ausprobieren.

Verschiedene Optionen für virtuelle Veranstaltungen erkunden

Nur weil Sie vorhatten, eine traditionelle Konferenz zu veranstalten, heißt das noch lange nicht, dass Sie es jetzt auch tun sollten. Die verschiedenen virtuellen Veranstaltungstypen, von Konferenzen über Webinare bis hin zum Networking, sehen etwas anders aus als ihre vor-Ort-Counterparts.

Ihr Budget aufschlüsseln

Ohne ein Budget können Sie keine Veranstaltung planen. Möglicherweise ist Ihr Budget kleiner geworden oder Sie haben nur wenig Spielraum, jetzt, da einige der Kosten für Präsenzveranstaltungen weggefallen sind. Beurteilen Sie Ihre Situation, bevor Sie mit der Planung Ihrer virtuellen Veranstaltung beginnen. Es gibt zwar einige Dinge, die Sie nicht brauchen werden, wie z.B. Essen und Trinken, aber eine qualitativ hochwertige virtuelle Veranstaltung erfordert die richtige Technologie, die möglicherweise mehr von Ihrem Budget verschlingt.

Eventplaner und Vermarkter als eine Einheit

Es ist an der Zeit, dass Eventplaner und Vermarkter voneinander lernen. Marketingexperten verfügen bereits über ein Repertoire an virtuellen Eventtechnologien, während die Eventplaner über die Fähigkeiten verfügen, jedes Problem zu durchdenken, das während einer Veranstaltung auftreten könnte. Um eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung auszurichten, müssen sich Marketingexperten und Eventplaner aufeinander stützen können.

ROI und Eventerfolg nachweisen

Alles in allem ist der Übergang zum Virtuellen eine Gelegenheit, die Teilnehmer über ein neues Medium anzusprechen. Obwohl die Grundelemente die gleichen sein,  gibt es mit der Einführung von mehr Technologie mehr Daten als je zuvor, um das Teilnehmerengagement und den Veranstaltungserfolg zu verfolgen. Indem sie die gleichen Systeme verwenden, können Eventplaner den Erfolg von Veranstaltungen aller Art, ob vor-Ort, virtuell oder hybrid, vergleichen.

Wie man virtuelle Veranstaltungen durchführt

Beginnen Sie mit einer klaren Vorstellung von dem Erlebnis, die Sie vermitteln möchten. Eine breite, integrierte Sicht ist hier von wesentlicher Bedeutung, eine Sicht, die Teilnehmerdaten von sowohl virtuellen als auch vergangenen Veranstaltungen nutzt, um ein vollständiges Bild des Teilnehmerinteresses zu erhalten.

Die richtige Denkweise und Fähigkeiten entwickeln

Virtuelle Veranstaltungen erfordern einen frischen Blick, Kreativität und die Bereitschaft zur Anpassung. Aber wer ist in letzter Zeit nicht gut darin geworden, sich anzupassen? Virtuelle Veranstaltungen sind keine Präsenzveranstaltungen und werden es auch nie sein. Das ist die einfache Wahrheit. Wenn Sie also planen, versuchen Sie nicht, eine alte Veranstaltung nach zu planen. Die Teilnehmer konsumieren Inhalte online anders. Akzeptieren Sie das und erlauben Sie sich, über den Tellerrand hinaus zu schauen. Mit dieser Denkweise sollten Sie bereit sein, sich auf neue Technologien einzulassen. Im Zeitalter des digitalen Wandels gilt: Je mehr Sie lernen, desto besser wird Ihre Veranstaltung sein.

Die Durchführung vor dem Event sieht nicht viel anders aus

Keine Sorge - es ist nicht alles anders! Viele der frühen Stadien der Veranstaltungsdurchführung, unabhängig von der Veranstaltungsart, sind immer noch die gleichen.

Engagement bei virtuellen Veranstaltungen

Das Teilnehmerengagement basiert auf vier Schlüsselelementen:

  • Die Inhaltserfahrung: Wenn der Inhalt virtuell ist, dann stellt er also auch Ihre Eventerfahrung dar, also muss dieser auch überzeugen.
  • Vernetzung und Verbindungsaufbau: Teilnehmer müssen sich vernetzen können - und es gibt mehr Möglichkeiten denn je, sich virtuell mit Hilfe von Technologie zu verbinden.
  • Die Erfahrung des Sponsorings: Geben Sie Sponsoren Raum, auch in virtuellen Umgebungen zu glänzen.
  • Daten und Analysen: Mit den richtigen Daten aus Live-Umfragen, Sessionteilnahmen und mehr können Sie den Wert Ihrer Veranstaltung maximieren.

Die virtuelle Technologielandschaft

Was ist der Unterschied zwischen Videostreaming, Videokonferenzen, Webinaren und virtuellen Konferenzen? Welche Veranstaltungstechnologie Sie benötigen, hängt von der Art der virtuellen Veranstaltungen ab, die Sie veranstalten werden. Um die richtige Technologie auszuwählen, müssen Sie zunächst verstehen, was verfügbar ist und was Ihren Bedürfnissen entspricht.

Wie Sie die richtige Strategie und Umsetzung für virtuelle Veranstaltungen wählen

Mit klaren Zielen, der richtigen Technologie und besserem Engagement bringen Sie Ihre virtuellen Erfahrungen auf die nächste Stufe. Eine Übersicht über die virtuelle Technologielandschaft und mehr über die Strategie und Umsetzung von virtuellen Veranstaltungen finden Sie in dem eBook: Strategie und Umsetzung von virtuellen Veranstaltungen: Ein Leitfaden für Praktiker.

 

 

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Stefani Bodza

Seit März 2019 unterstützt Stefani Bodza das Event Cloud Marketing Team von Cvent bei der Lead-Generierung für den europäischen Raum und ist seit Ende November 2019 die Marketing-Verantwortliche für den DACH-Markt.  Nach Vollendung Ihres Masterstudiums in Brand Management & Marketing und Ihres CIM Marketing-Diploms, war Stefani Bodza bei Tough Mudder schon selbst auf der Eventplaner-Seite tätig.

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