07.04.2022
von Milind Singh

Was ist ein Webinar? Webinare waren die ursprünglichen virtuellen Events. Diese allein online umgesetzten Events wurden bisher von Marketers zur Nachfragegenerierung eingesetzt. Mittlerweile ist das anders. Als Lead-Generierungstool mit bedeutender Reichweite sind haben sich Webinar-Programme aufgrund der explosionsartigen Häufung virtueller Events sprunghaft entwickelt, weil sie dabei helfen, den Bedarf nach technologischem Fortschritt, verstärkter Interaktivität und gesteigertem Produktionswert zu decken.

Wir erleben gerade ein Zeitalter der digitalen Umwälzung, wobei diese sowohl Planern als auch Marketers dabei hilft, das Format des Webinars neu zu gestalten und die Art und Weise zu überdenken, in der Webinare verwendet werden sollten, um die größte Wirkung zu erzielen. Es bietet sich an, Webinare neu zu gestalten, die ohnehin unbedingt ein fester Bestandteil Ihres gesamten Veranstaltungsprogramms sein sollten.

Außerdem ist es an der Zeit, Ihre Strategien und Werkzeuge zu überdenken, damit Sie den gesteigerten Erwartungen der Teilnehmer Ihrer Events an das virtuelle Engagement gerecht werden können. Dieser ultimative Leitfaden zu Webinaren macht es nicht nur leicht, die Grundprinzipien zu verstehen sondern bietet Ihnen auch Tipps, mit denen Sie Ihre derzeitigen Webinar-Programme verbessern können.

In diesem Beitrag werden wir Folgendes behandeln:

Was ist ein Webinar?

Ein Webinar ist in der Regel eine Online-Veranstaltung mit einer Dauer von 30-60 Minuten, die in erster Linie dazu dient, Leads zu generieren und die Teilnehmer zu schulen oder weiterzubilden. Webinare finden seit geraumer Zeit als wirksames Tool zur Verbesserung der Reichweite einer Marke statt, zur Festigung der Stellung eines Unternehmens als Vordenker seiner Branche und als Hilfsmittel für das Engagement von Interessenten und Kunden über eine zugängliche Plattform.

Die in letzter Zeit übliche Verlagerung des Arbeitsplatzes in unser eigenes Zuhause hat die Teilnahme an Webinaren exponentiell wachsen lassen, aber auch schon früher stellten Webinare ein hervorragendes Werkzeug dar, das von den Teilnehmern nicht allzu viel verlangte (ein wenig geopferte Zeit und das Ausfüllen eines simples Formulars genügten).

Noch vor nicht allzu langer Zeit war es normal, dass Teilnehmer ein Webinar als ein passives und etwas einseitiges Erlebnis empfanden. Es gab kaum Branding, nur wenig Interaktivität und der Produktionswert war praktisch nicht gegeben. Es handelte sich um einen simplen Online-Broadcast, der mehrere Episoden umfassen konnte. Und auch wenn diese Webinare durchaus erfolgreich waren, hat sich die Technologie weiterentwickelt, was logischerweise auch die Erwartungen angehoben hat.

Inzwischen können Webinare von einem einzelnen Referenten oder einem Podium mit ausgewählten Referenten bis hin zu einem offenen Diskussionsforum reichen. Es gibt viele verschiedene Wege, Inhalte zu erstellen, und mit den Fortschritten bei der Entwicklung von Software für virtuelle Events auch immer mehr Wege, um mit Teilnehmern zu interagieren. Engagement ist schließlich von wesentlicher Bedeutung.

Arten von Webinaren

Ein Webinar dient mehreren Zwecken. Weil die Interaktion mit den Teilnehmern bei einem Webinar zeitlich beschränkt ist, muss eine klare Absicht verfolgt werden. Im Folgenden finden Sie einige Gründe für die Veranstaltung von Webinaren. 

  • How-To-Inhalte zur Erläuterung einfacher Konzepte
  • Schulung zu Branchentrends
  • Einführung in ein Produkt
  • Festigung Ihrer Rolle als Vordenker
  • Interne Schulung für Mitarbeiter oder Führungskräfte
  • Berufliche Weiterbildung in der Branche
  • Generierung von Leads zur Steigerung des Interesses an einem Produkt
  • Kontaktaufnahme mit Branchenführern
  • Kunden und Interessenten die Möglichkeit bieten, Fragen zu einem Thema zu stellen

Planung eines Webinars

Auch wenn Webinare praktisch überall anzutreffen sind, heißt das nicht, dass alle gut sind. Um ein erfolgreiches Webinar zu veranstalten, bedarf es sorgfältiger Planung. Vom Inhalt bis zum Engagement muss bei Webinaren der Teilnehmer im Vordergrund stehen. Und der Einsatz von erstklassiger Technologie für virtuelle Events ist ein Muss.

Bestimmen Sie den Zweck Ihres Webinars

Es ist eine wirklich einfache Frage, die aber leicht übersehen werden kann.Welchen Zweck verfolgt Ihr Webinar? Die Antwort auf diese Frage bestimmt alles weitere: Die Erstellung von Inhalten, die benötigte Technologie und wie Sie mit den Teilnehmern interagieren (und später den Kontakt aufrecht erhalten). Es ist wichtig, zu beachten, dass alle Events zwei Zwecke haben. Der erste Zweck bestimmt, was den Teilnehmern durch diese Erfahrung vermittelt werden soll. Der zweite bezieht sich darauf, was Sie selbst mit dieser Erfahrung erreichen wollen. Webinare wirken sich vielfältig aus: Webinare steigern Ihre Gewinne und binden die Teilnehmer ein.

Webinare funktionieren, weil sie leicht zugänglich sind. Sie nehmen nicht viel Zeit in Anspruch, sind oft kostenlos und für die Teilnahme reicht meist ein simpler Mausklick auf einen Link. Webinare sind daher ein wunderbares Werkzeug zur Generierung von Leads. Mit dem richtigen auszufüllenden Formular können Sie wichtige Informationen über Ihre Teilnehmer sammeln, die später verwendet werden können, um diesen auf ihrem Weg als Teilnehmer zusätzliche Inhalte vorzustellen oder ihnen Ihre Angebote zu unterbreiten. Der Inhalt des Webinars bestimmt das Niveau Ihrer Zielsetzung und kann potenziellen Käufern den richtigen Weg zeigen oder als zusätzlicher Datenpunkt für deren Profil dienen.  

Legen Sie Ziele für Ihr Webinar fest

Sobald Sie einen Zweck festgelegt haben, können Sie Ziele für Ihr Webinar setzen. Egal, ob es Ihr erstes oder hundertstes Webinar ist, Sie benötigen Kennzahlen, um Ihren Erfolg messen zu können. Die besten Ziele basieren auf bisher erreichten Kennzahlen. Wenn Sie normalerweise 100 Anmeldungen erreichen, dann setzen Sie das Ziel, diese Zahl um 20 % zu steigern. Wenn sich viele Leute für Ihre Webinare anmelden, aber dann nur wenige wirklich teilnehmen, sollten Sie bessere Teilnehmerzahlen als Ziel setzen. Weil sämtliche Aspekte eines Webinars von Technologie abhängen, gibt es keine Einschränkungen bezüglich der Punkte, die Sie nachverfolgen und verbessern können.

Machen Sie sich Gedanken über die Kontaktpunkte mit den Teilnehmern. Setzen Sie sich Ziele für E-Mail-Marketing-Kampagnen, Social Media, die auf der Webinar-Website verbrachte Zeit, ausgefüllte Formulare, Teilnehmerzahlen, wie lange die Teilnehmer wirklich zuschauen und natürlich auch Ergebnisse von Umfragen nach Abschluss des Webinars Daten machen Sie stark. Sie sollten keine Angst vor Daten haben, sondern diese auswerten und daraus lernen, was auch das Aufstellen neuer Ziele umfasst

Beim Aufstellen von Zielen sollten Sie alle Beteiligten berücksichtigen. Was erwarten diese? Ist es ihnen wichtig, wie lange ein Teilnehmer einem Webinar zuschaut oder legen sie mehr Wert darauf, wie viele Leads dabei für den Verkauf entstehen und von welcher Qualität diese Leads sind? Oft ist es der Fall, dass ihre unternehmenseigenen Beteiligten, von Führungsschicht bis hin zu Marketing, von Planung bis hin zu IT, allesamt unterschiedliche Erwartungen haben. Erkennen Sie die Erwartungen aller Beteiligten und orientieren Sie Ihre Ziele daran.

Erstellen Sie ansprechende Webinar-Inhalte

webinar engagement

Ihr Inhalt ist von zentraler Bedeutung. Die Erstellung der Inhalte wird am meisten Zeit in Anspruch nehmen, wird sich aber lohnen, vorausgesetzt, Sie machen es richtig. Webinare binden die Teilnehmer nicht nur momentan ein, sondern sie können auch später nach Bedarf bereitgestellt oder in E-Books, Infografiken und Blog-Beiträge umgewandelt werden. Forbes hat sogar 12 Gebote für ein erfolgreiches Webinar veröffentlicht.

Finden Sie das richtige Thema

Ein großartiges Webinar basiert auf großartigen Inhalten. Was erwarten Ihre Kunden, Interessenten, Mitarbeiter und sonstige Akteure Ihrer Branche? Für welche Produkte strebt Ihr Unternehmen es an, Interesse zu wecken? Sobald Sie eine anfängliche Vorstellung haben, können Sie diese nun verfeinern. Sie haben den Zweck bestimmt und müssen nun ein Thema finden, das zu Ihrem Zweck passt. Möchten Sie die Leute weiterbilden? Ein How-To-Webinar kommt immer gut an. Sind Sie darauf aus, eine Diskussionsrunde in Ihrer Branche anzuregen? Dann ist es an der Zeit, Experten für die Runde der Fragen und Antworten zu finden.

Die Wahl des richtigen Themas macht nur dann Sinn, wenn Sie wissen, mit welcher Zielgruppe Sie zu tun haben. An wen richtet sich dieses Webinar? Das Thema, das Sie wählen, sollte Interesse bei potenziellen Teilnehmern wecken und in einer Linie mit einem Problempunkt stehen, für den sie nach Abhilfe suchen.

Wählen Sie das Format der Inhalte für Ihr Webinar

Hier wird die Erstellung von Inhalten erst richtig interessant. Die Technologie für virtuelle Events hat im letzten Jahr ein starkes Wachstum verzeichnet. Sie müssen sich nicht mehr mit einem im Voraus aufgenommenen Webinar zufrieden geben, das aus einfachen Slides besteht, kein Video und keine Live-Fragerunde umfasst. Sie haben jetzt Alternativen!

Beliebte Webinar-Formate:

  • Ein Redner
  • Mehrere Redner
  • Podiumsdiskussion mit Moderator
  • Live-Fragerunde mit Moderator
  • Interview unter Leitung eines Moderators

Wählen Sie das richtige Datum

Auch wenn ein Webinar recht schnell vorbereitet werden kann, erfordert ein wirklich gutes Webinar seine gewisse Zeit für die Vorbereitung, was insbesondere für Webinare gilt, die Sie vermarkten möchten. Eine strategische E-Mail-Marketing-Kampagne kann man nicht im Handumdrehen mal eben so umsetzen. Bei der Auswahl von Zeit und Datum für Ihr Webinar sollten Sie zunächst einmal den Vorbereitungsprozess des Webinars selbst berücksichtigen. Wie lange wird es dauern, einen Redner zu finden, das Event aufzubauen, eine Marketing-Kampagne zu starten, um nur ein paar Schritte zu nennen?

Sobald Sie eine Vorstellung davon haben, wie lange die Umsetzung dauern wird, ist es an der Zeit, zum Kalender zu greifen. Blättern Sie so viele Wochen vor, wie es dauern wird, das Webinar zu erstellen. Statistiken haben gezeigt, dass Webinare, die an einem Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag stattfinden, mehr Anmeldungen erzielen als jene, die an einem Montag oder Freitag stattfinden (und deutlich mehr Anmeldungen als Webinare an einem Wochenende).

Wenn Ihr Webinar sich an Teilnehmer auf der ganzen Welt richtet, müssen Sie das bei der Auswahl der Zeit berücksichtigen. Andernfalls sind 11 Uhr oder 13-14 Uhr gute Optionen für den Start Ihres Webinars. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie eine angemessene Teilnehmerzahl für ein Webinar erreichen, das früh morgens, in der Mittagszeit oder spät abends stattfindet.

Noch wichtiger ist es, Feiertage und besondere Ereignisse im Blick zu halten. Wenn Sie sich entschließen, ein Webinar an einem offiziellen Feiertag einzuplanen, wird es wahrscheinlich nur sehr wenige Anmeldungen geben. Es sollte Ihnen bewusst sein, dass Teilnehmer es bevorzugen, wenn das Webinar zu einer für sie praktischen Uhrzeit stattfindet und möglichst wenig ihrer kostbaren Zeit in Anspruch nimmt.

Wählen Sie einen geeigneten Titel

Viele Unternehmen haben ihre eigene Terminologie, weshalb vieles auf ganz bestimmte Art und Weise formuliert wird. Das heißt aber nicht, dass Ihre Teilnehmer dieselben Worte verwenden. Für die Optimierung des Titels Ihres Webinars sollten Sie auch SEO-Suchbegriffe berücksichtigen. Sie brauchen einen ansprechenden Titel, der bei Suchanfragen gefunden wird und das Thema des Webinars direkt erkennen lässt.

So wählen Sie einen Titel, der bei Suchanfragen gefunden wird

  • Finden Sie heraus, welche Schlüsselwörter derzeit aktuell sind, anhand von Google Trends und Keyword-Tools
  • Denken Sie dabei an für die Branche typische Begriffe
  • Verwenden Sie Schlüsselwörter im Titel
  • Wählen Sie einen kurzen Titel, der Schlüsselwörter enthält
  • Stellen Sie sicher, dass der Titel das Thema des Webinars angemessen vermittelt
  • Bereiten Sie mehrere mögliche Titel vor, die Sie dann Kollegen zeigen, um deren Reaktion zu sehen

Wie Sie den/die perfekten Redner, Referenten oder einen Moderator finden

Der Redner ist von zentraler Bedeutung für ein Webinar. Ganz gleich, ob Sie sich für einen Redner, mehrere Referenten oder einen Moderator entscheiden - die Entscheidung sollte mit Bedacht getroffen werden. Sie sollten auf jeden Fall Experten für das jeweilige Thema bevorzugen. Ein gut bekannter Redner sorgt für mehr Anmeldungen. Ihr Redner sollte wesentlich dazu beitragen, das bestmögliche Webinar zu erstellen. Ohne einen ansprechenden Redner werden Sie wahrscheinlich weniger Anmeldungen erreichen und das Engagement der Teilnehmer wird nicht so stark sein.

Die Wahl einer Gruppe von Rednern kann eine Herausforderung sein, sorgt aber auch für Abwechslung. Ein Team von Rednern, die darin versiert sind, sich gegenseitig zu ergänzen und ihre Gedanken zu einem Thema zu teilen, mit dem sie sich hervorragend auskennen, hilft dabei, die Teilnehmer einzubinden.

Sie können einen Moderator miteinbeziehen, wenn Sie viele Referenten haben oder wenn das Webinar eine Fragerunde oder ein Interview ist. Ein Moderator sollte aufmerksam sein, schnell und unvorbereitet die sich ergebenden Aussagen durchdenken können und geschickt dafür sorgen, dass stets ein angeregtes Gespräch erhalten bleibt. Wenn Sie eine Live-Fragerunde abhalten, muss Ihr Moderator verstehen, wie Ihre Software für virtuelle Events funktioniert, damit das Publikum Fragen stellen kann.

Tipps und Tricks für Referenten und Redner bei virtuellen Events

webinar speaker

Ein virtueller Vortrag fällt nicht immer leicht. Stellen Sie für Ihre Redner und damit Ihr Webinar die Weichen auf Erfolg, indem Sie den Rednern die folgenden Tipps und Tricks vermitteln.

Proben

Ihre Körpersprache ist vor der Kamera klar zu erkennen und wenn Sie nicht entsprechend vorbereitet sind, wird diese noch zusätzlich verstärkt vermittelt. Es ist dann ganz klar zu erkennen, wer entsprechend geprobt hat und wer das versäumt hat. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um das Script und den Ablauf der Präsentation einzuüben und zu proben, sowohl allein als auch zusammen mit anderen Referenten. Eine Fragerunde oder ein Interview erweisen sich als entspannter, Sie sollten sich aber dennoch die Fragen vorher anschauen und einen Umriss für Ihre Antworten erarbeiten.

Unentbehrliches für Referenten

Script oder Plan für Powerpoint, Remote-Support für Informatik, eigener Laptop, zusätzliche Mikrofone und Ausrüstung für die Ausleuchtung, zuverlässige Internetverbindung  

Script in angemessener Entfernung

Falls Sie Notizen oder ein Script haben, sollten Sie diese in digitaler oder gedruckter Form auf einem Ständer auf Augenhöhe in der Nähe der Kamera platzieren. Sollte das nicht möglich sein, können Sie den Text vor sich unterhalb des Erfassungswinkels der Kamera platzieren. Versuchen Sie, einen Großteil der Notizen auswendig zu lernen, damit Sie den direkten Blickkontakt mit dem Zuschauer aufrecht erhalten können.

Wenn Sie und weitere Referenten von unterschiedlichen Standorten aus einen gemeinsamen Vortrag leisten, sollten Sie dasselbe Dokument für alle ausarbeiten, damit Sie dem Ablauf auch dann folgen können, wenn Sie selbst gerade nicht sprechen.

Kleidung

Sie sollten sorgfältig überlegen, was Sie zum Event tragen werden. Ihre Kleidung sollte auf jeden Fall bequem sein. Wenn der Hintergrund keine auffälligen Farben aufweist, sollten Sie etwas farbenfrohes tragen und umgekehrt. Vermeiden Sie ausgeprägte Muster (werden von der Kamera häufig verzerrt wiedergegeben) sowie Kleidungsstücke, die einheitlich schwarz oder weiß sind (die Kamera betont die Kontraste).

Make-Up

Abhängig von der von Ihnen verwendeten Ausleuchtung, kann ein leichtes Make-Up erforderlich sein. Es empfehlen sich neutrale, gedämpfte Farbtöne.

Brille

Sind Sie Brillenträger, sollten Sie prüfen, ob Reflexionen entstehen und Ihre Position dahingehend korrigieren. Seine Sie besonders umsichtig mit der Stellung der Kamera, wenn Ihre Brille Gleitsichtgläser hat oder es sich um eine Zweistärkenbrille handelt. Wenn Sie Text auf dem Bildschirm durch den unteren Teil Ihrer Brillengläser lesen müssen, führt das möglicherweise dazu, dass Sie den Kopf nach hinten neigen, was ein unschönes Kamerabild ergibt.

Einstellung der Kamera

Die Stellung der Kamera und Ihre Sitzposition sind sehr wichtig. Nehmen Sie sich Zeit, die verschiedenen Möglichkeiten zu prüfen, bevor Sie proben, und versuchen Sie, eine Stellung zu finden, in der Sie korrekt und möglichst zentral im Bild erscheinen.

Ausleuchtung

Sie sollten eine möglichst kräftige Ausleuchtung einsetzen, die von vorne auf Ihr Gesicht scheint. Verwenden Sie eine Ringleuchte und platzieren Sie diese etwas erhöht hinter Ihrer Webcam.

Hintergrund

Ein persönliches Umfeld ist gut, sollte aber aufgeräumt sein. Der Hintergrund sollte einige farbige Akzente aufweisen, alternativ können Sie auch einen virtuellen Hintergrund mit Branding verwenden.

Ton

Stellen Sie das Mikrofon so auf, dass der Abstand zu Ihrem Gesicht zwischen 20 bis 30 cm beträgt. Es kann sein, dass Sie diesen Abstand optimal abstimmen müssen, damit Sie den besten Klang erreichen. Testen Sie den Ton auf jeden Fall vorher.

Körpersprache

Vermeiden Sie es, Ihre Hände deutlich zu bewegen oder überhaupt zu gestikulieren. Fassen Sie sich nicht in Ihr Gesicht. Vermeiden Sie es, sich nach vorn in Richtung der Kamera zu neigen.

Tipps für den Webinar-Inhalt

Hier folgt eine Liste von Empfehlungen.

  • 60 Minuten oder weniger
  • Planen Sie einen Tag in der Mitte der Woche, um 11 Uhr oder 14 Uhr ein
  • Wählen Sie einen Titel, der für SEO optimiert ist
  • Stellen Sie sicher, dass die Vorführung Branding enthält
  • Folgen Sie den bewährten Praktiken für Präsentationen allgemein
  • Variieren Sie das Format während der Präsentation
  • Binden Sie die Teilnehmer ein, indem Sie eine Fragerunde, Chat und Umfragen einfügen
  • Falls Sie längere Inhalte haben, sollten Sie diese auf mehrere Webinar-Folgen aufteilen
  • Stellen Sie Ihren Rednern Anweisungen oder Technologie bereit

Vermarktung Ihres Webinars

Der nächste Schritte ist das Marketing für Ihr Webinar. Ohne entsprechende Werbung werden Sie keine Anmeldungen erzielen, und ohne Anmeldungen gibt es keine Teilnehmer. Der Webinar success Erfolg eines Webinars. hängt vom Marketing ab. Es gibt für die Bewerbung von Webinaren einige notwendige Punkte. Zunächst einmal benötigen Sie eine Website für das Event, damit sich die Leute dort anmelden können. Dann ist eine E-Mail-Marketing-Kampagne wirklich unumgänglich. Und ein dritter wichtiger Schritt ist die zusätzliche Bekanntmachung auf Social Media und über bezahlte Anzeigen.

Event-Website für das Webinar

Build a virtual event website

Ihre Website kann so einfach sein wie eine Webinar-Landingpage oder aber auch so kompliziert, wie es Ihre Kreativität und die verfügbare Technologie erlauben. Die wichtigsten Elemente einer jeden Webinar-Website sind allerdings die Funktion für das Anmelden und die wesentlichen Informationen zum Event. Die Webinar-Website stellt daas Zentrum für Ihre Teilnehmer dar. Dort erfahren sie mehr zu dem Event, werden davon überzeugt, teilzunehmen und füllen ein Formular aus, um sich einzuschreiben.

Im Zuge der steigenden Beliebtheit von virtuellen Events, hat sich das Kostenmodell für Webinare verändert. Früher waren Webinare größtenteils kostenlos, der einzige Aufwand war das Ausfüllen eines Formulars. Mittlerweile gibt es Events, abhängig von der Beliebtheit der Redner oder des Werts der Informationen, wo die Teilnahme kostenpflichtig ist. Um zu entscheiden, ob Sie eine Anmeldegebühr verlangen sollen oder nicht, ist es wichtig, die Kosten des Events den potenziellen Einnahmen gegenüber zu stellen, sowie die Gewohnheiten der jeweiligen Branche zu berücksichtigen.

E-Mail-Marketing-Kampagne

E-Mail stellt eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit zur Bekanntmachung Ihres Events dar. Wählen Sie in Ihrer Datenbank die für Ihre festgelegte Zielgruppe passenden Kontakte aus. Und dann legen Sie los! Bei einer traditionellen Webinar-Kampagne versenden Sie mehrere E-Mails. Im weiteren Verlauf können Sie die Kennzahlen zu den geöffneten E-Mails, angeklickten Links und Anmeldungen nachverfolgen. E-Mail-Adressen können sich leicht ändern, daher sollten Sie die Daten im Auge behalten, und wenn etwas nicht funktioniert - ändern Sie es!

Was die E-Mail selbst betrifft, ist es ratsam, E-Mails zu erstellen, die nicht zu viel Text enthalten und gut aussehen. Bei der Wahl des Betreffs gilt es darauf zu achten, dass dieser kurz und interessant ist. Ziel dieser E-Mails ist es, den Empfänger zu der Website des Events zu führen. Seien Sie kreativ und halten Sie einen lockeren Ton ein. Während Sie die E-Mail verfassen, machen Sie sich Gedanken darüber, was Sie selbst dazu bewegen würde, eine E-Mail zu öffnen.

Eine E-Mail-Marketing-Kampagne besteht nicht aus einer einzigen E-Mail – es ist eine Reihe von E-Mails. Es folgt eine Liste typischer E-Mails einer ganz einfachen E-Mail-Marketing-Kampagne für ein Webinar, wobei der Zeitpunkt für das Abschicken des jeweiligen E-Mails im Verhältnis zum Datum des Webinars angegeben ist.

Zeitplanvorlage für einfache E-Mail-Marketing-Kampagne  

  • Einladung 1: Einen Monat vor dem Datum des Webinars
  • Einladung 2: Zwei Wochen vor dem Datum des Webinars
  • Letzte Erinnerung an den Termin: Eine Woche vor dem Datum des Webinars
  • Sie sind angemeldet: Wird an die Teilnehmer verschickt, die sich angemeldet haben
  • Erinnerung für angemeldete Teilnehmer mit Informationen zur Teilnahme: Am Vortag
  • Dankesschreiben für die Teilnahme mit Fragebogen: Wird nach dem Webinar verschickt
  • E-Mail für Teilnehmer, die nicht anwesend waren: SWird nach dem Webinar verschickt

Automatisiertes E-Mail-Marketing

Eine E-Mail-Marketing-Kampagne erfordert die richtigen Tools. Niemand erwartet, dass Sie eine große Anzahl E-Mails manuell verschicken - das würde Ewigkeiten dauern! In dieser Hinsicht ist das automatisierte Marketing Ihre rechte Hand. Mit einem Event-Marketing-Tool erreichen Sie die Integration mit Marketing-Automatisierungssystemen und können die Beziehung zu Interessenten und Kunden nachverfolgen. Aber mehr noch, Sie können den E-Mail-Vorgang automatisieren, E-Mails einplanen und Daten ganz leicht im Blick behalten.

Webinar-Bewerbung auf Social Media

Soziale Medien sind weiterhin die günstigste Lösung zur Bewerbung mit dem Potenzial, die größte Reichweite zu erzielen. Schreiben Sie BitRage zur Bekanntmachung Ihres Webinars. Auf Social Media können Sie kreativ sein und stets einen lockeren Ton einhalten. Ein weiterer Weg zur Bewerbung besteht darin, Markenbotschafter zu gewinnen oder andere in der Branche davon zu überzeugen, Ihr Webinar zu verbreiten. Im Wesentlich gilt dabei: Je mehr Leute einen Beitrag sehen, desto größer ist die Chance, dass dies zu Anmeldungen führt.

Bezahlte Bewerbung des Webinars mit digitalen Anzeigen

Digitale Anzeigen sind zwar etwas kostspieliger, stellen aber eine effektive Lösung zur Bekanntmachung Ihres Webinars dar. Erstellen Sie Anzeigen, die visuell ansprechend sind und klar vermitteln, wofür geworben wird. Digitale Anzeigen liefern Ihnen Daten. Damit können Sie die Wirksamkeit ganz leicht im Auge behalten. Wenn eine Anzeige nicht funktioniert oder ihren Preis nicht wert ist, können Sie ganz leicht die Strategie anpassen.

Sponsoren finden

Auch wenn Sponsoren für größere Events unentbehrlich sind, wird diese Möglichkeit für Webinare nicht immer in Erwägung gezogen. Sponsoren für virtuelle Events können aber dennoch dabei helfen, Referenten zu gewinnen, das Event besser bekannt zu machen und die für Ihr Unternehmen anfallenden Kosten für benötigte Dienstleistungen, Werbung oder Branding im Laufe des Webinars zu reduzieren oder eine Kontaktliste nach Ende des Webinars aufzustellen. Erwägen Sie die Möglichkeit, mit Sponsoren für ein einzelnes Webinar oder eine Reihe von Webinaren zusammenzuarbeiten. 

Erstellen eines Webinars mithilfe von Software für virtuelle Events

Wir haben die Erstellung von Inhalten und die Bewerbung behandelt, jetzt ist es an der Zeit, die Details des Webinars selbst unter die Lupe zu nehmen. Sobald Sie wissen, welchen Inhalt Sie erstellen möchten, können Sie bestimmen, welche Technologie dafür erforderlich sein wird. Ganz gleich, ob Sie Software für virtuelle Events haben oder nicht, ist es immer eine gute Idee, einen Moment innezuhalten und ihre Bedürfnisse zu klären.

Entscheiden Sie sich für ein Webinar-Format

Es stehen verschiedene Webinar-Formate zur Auswahl. Auch wenn Sie bereits das Format Ihrer Inhalte gewählt haben, müssen Sie immer noch ein paar grundlegende technische Fragen beantworten. Wird das Webinar live stattfinden? Oder ist es vorher aufgezeichnet?

Es folgen einige Webinar-Formate als Beispiele:

  • Live-Video: Das Webinar findet live statt. Ein live aufgeführtes Webinar stellt eine größere Herausforderung dar, weil keine Fehler auftreten dürfen, es ermöglicht aber auch ein besseres Engagement der Teilnehmer anhand von Live-Fragerunden oder dem Beantworten von Kommentaren im Chat.
  • Teilweise live: Es gibt Webinare, die größtenteils vorher aufgenommen wurden, aber am Ende steht der Referent für die Beantwortung von Fragen live zur Verfügung. Dieses Format kann es Ihnen erlauben, eine aufwendigere Produktion während der gesamten Vorführung anzuwenden.
  • Vorher aufgezeichnet: Dieses Format ist vorher aufgenommen, was bedeutet, dass sich die Teilnehmer einloggen, um ein Video zu betrachten. Diese Art von Webinar können Sie ganz einfach auch nach Bedarf bereitstellen.
  • Whiteboard: Das Whiteboard ist ein kreativer Weg, Konzepte zu vermitteln, wobei während des Webinars Inhalte und von Rednern erwähnte Ideen in Echtzeit auf das Whiteboard geschrieben werden. Es wirkt sich gut darauf aus, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu erhalten.

Was Ihr Webinar unbedingt benötigt

Boosting Attendee Engagement through Mobile Event Apps

Es kann langweilig sein, eine Stunde lang auf einen Bildschirm zu starren (außer wenn es sich um Ihre neueste Netflix-Serie handelt). Warum ist es so schwer, das Engagement der Teilnehmer zu erhalten? Ob nun unsere Aufmerksamkeitsspanne immer kürzer wird oder die Welt um uns herum immer mehr Ablenkungen aufweist: Der beste Weg, um das Interesse Ihrer Teilnehmer während des Webinars aufrecht zu erhalten ist, sie direkt in das Geschehen einzubinden. Von hochwertiger Produktion bis hin zu Chat-Funktionen, hier sind einige Punkte, die dabei helfen, das Teilnehmererlebnis bei einem Webinar zu verbessern.

Eingebettetes Video

Präsentieren Sie während der virtuellen Sitzung eingebettete Video-Livestreams oder aufgezeichnete Videos, um den Teilnehmern ein nahtloses virtuelles Erlebnis zu ermöglichen.

Live-Fragerunde

Teilnehmer können anhand der Chat-Funktion während der Live-Fragerunde dem/den Referenten Fragen stellen, was die Interaktivität zusätzlich steigert. Die Fragerunde sorgt für ein stärkeres Engagement der Teilnehmer während des Events und wirkt sich direkt auf das Erlebnis aus.

Sitzungs-Chat

Die Teilnehmer können über die Seite des Webinars direkt miteinander kommunizieren. Dies stellt einen ausgezeichneten Weg dar, um Networking anzuregen, Fragen zu stellen und wichtige Punkte während des Webinars zu betonen.

Web-Analysen (Klicks und Seitenaufrufe)

Holen Sie sich seitenweise Analysen mit Klicks und Seitenaufrufen, um zu verstehen, welche Inhalte Ihre Besucher am meisten interessieren, damit Sie Ihr Event-Programm verbessern können.

Engagement-Scoring

Das Engagement-Scoring bietet Ihren Vertriebs- und Marketing-Teams einen einfachen, umsetzbaren Überblick über die Aktivitäten der Teilnehmer für eine schnellere und intelligentere Nachverfolgung.

Nachverfolgung der virtuellen Teilnahme

Verfolgen Sie die Teilnahme an Sitzungen zur Kontrolle durch Ihre Führungsschicht und im Rahmen der Vergabe von CE-Schulungseinheiten. Daten aus dieser Nachverfolgung können Marketers und Planern dabei helfen, Trends zu verstehen.

Wählen Sie die passende Webinar-Technologie

Sie verfügen vielleicht bereits über eine Plattform für das Marketing und Management von Events, die möglicherweise sogar virtuelle Events unterstützt. Wenn das der Fall ist, dann umso besser! Aber selbst wenn Sie ein Tool haben, das funktioniert, sollten Sie einen Moment innehalten, um zu überlegen, ob es auch wirklich alles erledigt, was Sie benötigen. Die Technologie für virtuelle Events hat im letzten Jahr ein starkes Wachstum verzeichnet und sie eignet sich immer besser auch für alltägliche Aufgaben. Im Laufe Ihrer nächsten Webinare und Events sollten Sie festhalten, was technisch funktioniert hat und was nicht.

Wenn Sie sich Webinar-Software anschauen, sollten Sie sich Folgendes fragen:

  • Über welche Ressourcen verfügen Sie derzeit?
  • Wie hoch ist Ihr Budget?
  • Welche Funktionen benötigen Sie (Chat, Fragerunde, Produktionshilfsmittel usw.)?
  • Brauchen Sie eine vollwertig ausgerüstete Plattform für das Marketing und Management von Events?
  • Ist die Software benutzerfreundlich?
  • Lässt sich das Tool mit Software integrieren, die Sie bereits besitzen?
  • Wie viele Teilnehmer sind pro Raum möglich?
  • Können Sie mehr als einen Referenten haben?
  • Brauchen Sie Live-Übertragung, Zugriff nach Bedarf (on-demand) oder beides?
  • Welche Daten benötigen Sie und welche Daten und Kennzahlen kann Ihnen das Tool bereitstellen?
  • Gibt es Kundensupport-Ressourcen?

Sie sind sich immer noch nicht sicher, welche Optionen Sie haben? Dann lesen Sie Virtuelle & Online Events: Strategie und Umsetzung.

So schließen Sie nach dem Webinar den Kreis

Das Webinar ist zu Ende! Aber ist es das wirklich? Natürlich nicht. Zunächst einmal gilt es, eine Umfrage bei den Teilnehmern durchzuführen, um den Erfolg auszuwerten. Anschließend heißt es, die Inhalte zu Ihrem Vorteil einzusetzen. Eine der besten Eigenschaften von Webinaren ist, dass der Inhalt noch lange Zeit nach dem Datum der ersten Ausstrahlung weiter verwendet werden kann, und dabei von immer mehr Menschen angeschaut wird.

Nach dem Webinar

Lassen Sie es nicht zu, dass die Kommunikation mit Ihren Teilnehmern nach dem Webinar abbricht. Auch wenn sie jetzt in Ihrem CRM sein sollten, ist es dennoch ratsam, nach dem Webinar Kontakt aufzunehmen. Was ist der beste Weg dafür? Das Versenden einer Umfrage. Am besten ist es, die Umfrage spätestens einen Tag nach Ende des Webinars zu verschicken, weil die Teilnehmer dann die Inhalte noch frisch in Erinnerung haben. Halten Sie die Umfrage kurz, so dass sie maximal 2 bis 5 Minuten in Anspruch nimmt, und weisen Sie in der E-Mail darauf hin. Die Umfrage ist von zentraler Bedeutung, um herauszufinden, was während Ihres Webinars funktioniert hat und was nicht.

Nutzen Sie Webinar-Inhalte als Ressourcen

Willkommen, Inhalte! Jetzt wo das Webinar zu Ende ist, haben Sie ein neues Webinar, das Sie zu Ihrer Liste der nach Bedarf abrufbaren Webinare hinzufügen können. Das sollte aber nicht der einzige Ort sein, an dem Ihr Webinar weiter existiert. Webinare sind eine tolle Quelle für Inhalt, demnach sollten Sie diese Inhalte für sich nutzen. Je nach Thema und Format können Sie überlegen, ob Sie Ihr Webinar in ein E-Book, einen Blog-Beitrag oder eine Infografik verwandeln können. Je mehr weiteres Material Sie aus einem guten Inhalt erstellen können, desto besser. Sie können auch Inhalte für Ihre Webinare nutzen, die für Präsenzveranstaltungen entwickelt wurden.

Prüfen Sie die Daten und Kennzahlen Ihres Webinars

Erinnern Sie sich an die Ziele, die Sie sich am Anfang der Planung Ihres Webinars gesetzt haben? Es ist jetzt an der Zeit zu prüfen, ob Sie diese erreicht haben. Ihre Event-Technologie sollte Ihnen die Daten liefern können, die Sie brauchen, um zu beurteilen, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben. Greifen Sie zu den Daten und fangen Sie an, diese zu analysieren.

Von Daten abhängige Fragen, die nach einem Webinar gestellt werden sollten

  • Wie waren die E-Mail-Öffnungsraten und Klickraten?
  • Wie viele Anmeldungen hatten Sie?
  • Wie viele Teilnehmer hatten Sie?
  • Wie viele Personen haben sich angemeldet, sind aber nicht gekommen?
  • Wie lange dauerte das Engagement der Teilnehmer mit den Inhalten?
  • Wie stark haben sich Ihre Teilnehmer engagiert (Verwendung des Chats, gestellte Fragen in der Fragerunde usw.)?
  • Was ergab die Umfrage nach Ende des Webinars?

Bewertung des Erfolgs und Nachbesprechung mit dem Team

Sie haben die Daten, aber ohne Kontext sind sie wertlos. Nur wenn Sie die Daten auf Ihre Ziele, KPIs und Interessen der Stakeholder beziehen werden Sie in der Lage sein, den Erfolg Ihres Events und den Nutzen desselben für das Unternehmen zu beurteilen. Schauen Sie sich die Zahlen genauer an. Hat sich irgendetwas drastisch verändert vom letzten Webinar zu diesem? Haben Sie Ihre Ziele erreicht?

Die Beurteilung des Erfolgs und der Gelegenheiten erfordert eine Analyse. Vielleicht hatten Sie nicht so viele Anmeldungen, wie Sie sich erhofft hatten, aber warum? War das Datum eine schlechte Wahl für Ihre Teilnehmer, gab es technische Probleme, war die Website so ansprechend wie möglich? Daten sind der erste Schritt; sie zu verstehen, der zweite. Auch wenn Sie nicht immer sicher sein können, warum etwas passiert ist, können Sie sich dennoch Gedanken darüber machen und diese mit den sonstigen Beteiligten teilen. Dann können Sie beim nächsten Event diese Überlegungen testen, um zu sehen, ob Sie recht hatten.

Webinare: Ein unverzichtbarer Bestandteil Ihres gesamten Veranstaltungsprogramms

Webinare sind oft nicht so aufwendig wie ein Live-Event, ein virtuelles Event oder ein Hybrid-Event, aber der Nutzen, den sie langfristig bringen, ist mindestens genauso beeindruckend. Von der Festigung der Stellung Ihres Unternehmens als Vordenker bis hin zu dem Sammeln neuer Leads, spielen Webinare eine wichtige Rolle in Ihrem gesamten Veranstaltungs- und Meetingprogramm . Mit einem großartigen Team, das Know-how in der Planung und im Marketing vereint, kann sich Ihr Veranstaltungsprogramm als wichtiger Antrieb der Verkaufszahlen erweisen und sich auf das gesamte Unternehmen auswirken. Der Aufbau Ihrer Webinare sollte strategisch und gut durchdacht erfolgen, die Inhalte müssen hochwertig sein und Sie sollten die Ergebnisse stets kritisch bewerten.

 

Milind Singh

Milind ist Field Marketer bei Cvent und verantwortlich für die Durchführung von Kampagnen zur Markenbekanntheit und Kundenbindung für virtuelle und Live-Events von Cvent. Er ist ein Marketing-Enthusiast, der sich für interessante Moment-Marketing-Taktiken und kreative Markenkampagnen begeistert! 
Event-Engagement einfach verbessern
Event-Engagement einfach verbessern
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