Warum kostet heutzutage alles mehr – auch Veranstaltungen? Von extrem hohen Raummieten bis hin zu unberechenbaren Cateringkosten – Veranstaltungsplaner spüren den Preisanstieg deutlich. Und wenn sie sich an Kongress- und Tourismusbüros (CVBs) und Destinationsmarketingorganisationen (DMOs) wenden, suchen sie nach effektiver Unterstützung, um ihre Veranstaltungsbudgets im Zaum zu halten, ohne dabei Abstriche bei der Qualität zu machen.
Sie sind am allerbesten in der Lage, dabei zu helfen. Als die Experten vor Ort kennen Sie die besten Partner, wissen, zu welchen Zeiten die Preise etwas sinken und haben bestimmt auch noch einige Geheimtipps. Mit intelligenten Tools, lokalen Kontakten und einem klaren Überblick über die Kosten, können Sie Ihre Stadt für Planer attraktiv und bezahlbar machen.
In diesem Blogartikel zeigen wir einfache und effektive Möglichkeiten auf, wie Sie Planern helfen können, Geld zu sparen und trotzdem erstklassige Veranstaltungen zu organisieren.
Warum Veranstaltungen heute mehr kosten und warum das von Bedeutung ist
Veranstaltungsbudgets sind nicht mehr so großzügig wie früher. Die Preise sind auf breiter Front gestiegen: Veranstaltungsorte, Personal, Catering, Technik, um nur einige Beispiele zu nennen. Die Inflation ist ein wichtiger Faktor, aber nicht der einzige. Der Arbeitskräftemangel treibt die Löhne in die Höhe. Probleme in der Lieferkette verteuern Mieten und Lebensmittel. Selbst das Streben nach mehr Nachhaltigkeit ist zwar wichtig, aber auch oft mit zusätzlichen Kosten verbunden.
Laut dem aktuellen Cvent Planner Sourcing Report sind die beiden wichtigsten Anliegen für Veranstaltungsplaner im Jahr 2025 die Kosten (30 %) und die Einhaltung ihres Budgets (31 %). Darüber hinaus geben 35 % der Veranstaltungsprofis an, dass Maßnahmen zur Kosteneinsparung ein entscheidender Faktor bei der Planung sind. 34 % bestätigen außerdem, dass die Gesamtkosten ihr zentraler Richtwert sind.
Gleichzeitig sind die Erwartungen aber nicht gesunken. Wenn überhaupt, wollen die Teilnehmer mehr. Sie wollen bessere Erlebnisse, mehr Personalisierung, ausgefeiltere Technologie und ausgefallenere Speisen. Und die Planer stehen vor der Herausforderung, all das zu liefern, ohne das Budget zu sprengen.
CVBs und DMOs sind in einer hervorragenden Position, um hier einzugreifen, und Planer in Kostenfragen zu unterstützen, damit sie sich leisten können, die Veranstaltungen tatsächlich am gewünschten Zielort auszurichten.
Sehen wir uns nun einige flexible Strategien an, mit denen Organisatoren ihre Veranstaltungskosten senken und gleichzeitig erstklassige Erlebnisse bieten können.
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Wie steigende Veranstaltungskosten die Erwartungen von Planern verändern
Angesichts der allgemein steigenden Kosten überdenken Planer, wie sie Veranstaltungsorte auswählen.
Die Budgets sind knapper, die Planungsfenster kürzer und der „Wow“-Faktor bedeutet heute etwas anderes als früher. Planer wollen konkrete Zahlen, schnelle Antworten und echten Mehrwert. Viele verzichten auf Schnickschnack und bevorzugen Städte, die den Planungsprozess einfach und überschaubar machen. Das bedeutet, dass hybride Veranstaltungsorte mit integrierter Technik mehr Aufmerksamkeit erhalten und kompakte Layouts gegenüber weitläufigen Anlagen den Vorzug genießen.
Für CVBs und DMOs ist diese Veränderung tatsächlich eine große Chance. Seien Sie nicht nur ein Fürsprecher Ihrer Stadt, sondern ein beratender Partner. Zeigen Sie Planern, dass Sie etwaige Einschränkungen kennen und verstehen. Bieten Sie ihnen intelligente Lösungen, kostensparende Alternativen und praktische Ratschläge.
10 clevere Möglichkeiten, um als CVB oder DMO die Kosten für Veranstaltungen zu senken
Sie müssen keine Abstriche bei der Qualität machen, damit die Kosten im Rahmen bleiben. Hier erfahren Sie, wie Sie praktische Lösungen zur Kosteneinsparung entwickeln, die Planern helfen, ihr Budget einzuhalten und immer wieder zurückzukommen.
Bieten Sie Echtzeit-Einblicke in lokale Kosten
Wenn Planer keine klare Vorstellung von den örtlichen Kosten haben, geraten ihre Ausgaben schnell außer Kontrolle. Hier kommen Ihre Insider-Informationen ins Spiel.
Machen Sie es Planern leicht, überhöhte Kosten zu vermeiden, indem Sie ihnen Echtzeit-Preistrends für Veranstaltungsorte, Zulieferer, Servicegebühren, Transport usw. zur Verfügung stellen. Sie könnten diese Informationen sogar in Tabellen oder Planungsleitfäden zusammenfassen und kostenfrei zum Herunterladen zur Verfügung stellen. Solide, auf Ihr Reiseziel zugeschnittene Tipps zur Veranstaltungsbudgetierung durch die DMO helfen Planern, ihre Ausgaben von Anfang an richtig zu planen.
Möchten Sie Bonuspunkte (und organische Webseitaufrufe) sammeln? Stellen Sie diese Tools auf Ihrer Website, damit Planer sie während der Recherchephase finden.
Bauen Sie lokale Partnerschaften auf, die Planern Geld sparen
Sie kennen Ihr Reiseziel besser als jeder andere. Nutzen Sie dieses Wissen, um lokale Partnerschaften aufzubauen, die zu echten Einsparungen bei Veranstaltungen führen.
Arbeiten Sie mit Hotels, Restaurants und Transportunternehmen zusammen, um Pauschalangebote oder Rabatte für Veranstaltungen anzubieten, die über Sie gebucht werden. Diese Art kostensparender Lösungen des CVB kann der entscheidende Grund sein, warum sich ein Planer für Ihre Stadt und nicht für die nächste auf seiner Liste entscheidet.
Und vergessen Sie nicht, alternative Veranstaltungsorte, Raten außerhalb der Hochsaison oder „Geheimtipps“ hervorzuheben, die einen hohen Mehrwert zu einem niedrigeren Preis bieten. Budgetfreundlich muss nicht gleich langweilig sein.
Helfen Sie Planern, bessere Preise mit Zulieferern und Dienstleistern auszuhandeln
Planer möchten zwar Geld sparen, wissen aber möglicherweise nicht, wo sie verhandeln können.
Vermitteln Sie ihnen Partner Ihres Vertrauens und geben Sie ihnen ein paar Tipps für geschicktes Verhandeln. Helfen Sie ihnen, nach gebündelten Angeboten, angepassten Mindestumsätzen oder Zusatzleistungen zu fragen. Viele Zulieferer sind offen für flexible Preise, wenn sie wissen, dass sie die Anfrage über das CVB kommt.
Frühzeitige Buchungen sind ebenfalls eine kluge Entscheidung. Ermutigen Sie Planer, Preise vor Beginn der Hochsaison zu vereinbaren, um die Veranstaltungskosten zu reduzieren. Als CVB können Sie auch hier wieder strategische Unterstützung bieten. Allein dadurch, dass sie Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt treffen, können Organisatoren schon dreistellige Summen sparen.
Schlagen Sie Planern stadtweite oder standortübergreifende Lösungen vor
Manchmal lassen sich die größten Einsparungen durch ein Umdenken bei der Organisation und Eventlogistik erzielen. Schlagen Sie Stadtviertel vor, in denen Hotels, Veranstaltungsorte und Restaurants nahe beieinander liegen und fußläufig gut erreichbar sind. Das reduziert die Transport- und Personalkosten.
Empfehlen Sie multifunktionale Veranstaltungsorte, damit keine separaten Räume und Aufbauteams erforderlich sind. Oder bieten Sie kreative „Raumbündel“ an, bei denen Planer mehrere Räume zusammen buchen und dadurch bessere Raten erzielen können.
Planern dabei zu helfen, effiziente Arrangements und intelligente Locations zu finden, ist ein einfacher Weg, um die Veranstaltungskosten zu optimieren, ohne die Qualität des Events zu beeinträchtigen.
Vermitteln Sie Planern technisch versierte Veranstaltungsorte, die ihnen Zeit und Geld sparen
Möchten Sie Planern helfen, sich Kosten (und Stress) zu sparen? Empfehlen Sie Hotels und Veranstaltungsorte, die Tools zur Vereinfachung der Planung einsetzen.
Veranstaltungsorte, die beispielsweise kollaborative Diagrammtechnologien wie Cvent Event Diagramming oder foto-realistisches 3D einsetzen, helfen Planern dabei, die Raumaufteilung, Bestuhlung und Abläufe in Echtzeit zu planen. Das bedeutet weniger Besichtigungstermine vor Ort, schnellere Zusagen und weniger Hin und Her mit Zulieferern. Außerdem lassen sich dadurch Fehler vermeiden, die zu teuren Änderungen in letzter Minute führen (z. B. wenn festgestellt wird, dass die Bühne nicht in den Raum passt).
Oder nutzen Sie Tools wie Cvent Passkey zur Verwaltung der Zimmerkontingente. Sie helfen Planern, den Überblick über Zimmerreservierungen zu behalten und Überbuchungen sowie Zahlungen für nicht belegte Zimmer zu vermeiden. Es ist einfach, damit die aktuelle Auslastung zu verfolgen, die Verfügbarkeit anzupassen und Gästen ein reibungsloses Buchungserlebnis zu bieten, das einen positiven Eindruck der Veranstaltung und des Veranstaltungsorts hinterlässt.
Wenn Sie Beziehungen zu technologisch fortschrittlichen Häusern haben, heben Sie diese gezielt hervor. Oder noch besser: Nehmen Sie diese Tools in Ihre RFP-Empfehlungen auf.
Sprechen Sie über Finanzierungen, Sponsoring und Zuschüsse
Wenn Ihr Reiseziel Zuschüsse, Rabatte oder Sponsoring für Events in bestimmten Städten anbietet, machen Sie dies lautstark bekannt. Viele Planer wissen gar nicht, dass es solche Möglichkeiten gibt.
Unterstützen Sie sie bei der Beantragung lokaler Tourismus- oder Wirtschaftsförderungsmittel oder helfen Sie ihnen, Kontakte zu Sponsoren zu knüpfen, welche die Bekanntheit ihrer Marke im Markt steigern möchten. Vielleicht gibt es vor Ort eine Universität, die sich bei Pädagogen präsentieren will, oder ein Technologie-Startup, das eine Branchenkonferenz unterstützen möchte.
Wenn Sie Planer dabei unterstützen, sich solche Finanzmittel zu sichern, spielen Sie eine entscheidende Rolle dabei, den ROI der Veranstaltungen zu maximieren.
Bieten Sie Hilfestellung bei Marketing- und Werbemaßnahmen
Möchten Sie Planern eine Freude machen? Helfen Sie ihnen, mehr Tickets zu verkaufen, ohne mehr Geld für Marketing und Werbung auszugeben.
Bieten Sie Co-Branding-Marketing-Kits, Werbetexte, hochauflösende Bilder und Informationen an, die Planer direkt in ihre eigenen Kampagnen einbinden können. Präsentieren Sie bevorstehende Veranstaltungen in Ihren Newslettern, auf Ihrer Webseite oder über lokale Medienpartner. So helfen Sie Organisatoren, die Reichweite und Besucherzahlen ohne Zusatzkosten zu steigern. Wenn Veranstaltungen in Ihrer Region erfolgreich sind, strahlt auch Ihr Reiseziel.
Informieren Sie Planer über kostengünstige Alternativen
Sie kennen sich vor Ort perfekt aus. Warum sollten Sie dieses Wissen für sich behalten?
Halten Sie kurze Webinare oder Frage-Antwort-Runden, in denen Sie budgetfreundliche Planungstipps teilen. Erstellen Sie „Top 10“-Listen mit erschwinglichen Veranstaltungsorten, Dienstleistern mit eigener Ausstattung oder Räumlichkeiten, in denen externes Catering möglich ist. Teilen Sie konkrete Beispiele für Veranstaltungen, welche die Teilnehmer begeistert haben, ohne das Budget zu sprengen.
Solche einfachen, praktischen Informationen schaffen Vertrauen und Sicherheit und sorgen dafür, dass sich Planer in Zukunft erneut für Ihr Reiseziel entscheiden.
Machen Sie Ihre CVB/DMO-Ressourcen benutzerfreundlich
Selbst die besten Budgetierungstools der Welt nützen nichts, wenn sich Planer erst ewig durch Ihre Webseite klicken müssen, um sie zu finden.
Gestalten Sie Ihre Webseite planerfreundlich. Veröffentlichen Sie aktuelle Preisinformationen, Zuliefererverzeichnisse, Buchungsformulare und Muster für Budgets in einem Format, das leicht zu überfliegen und herunterzuladen ist. Bieten Sie eine 15-minütige telefonische Beratung oder einen virtuellen „Budget-Check“ an, um Planern zu helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und aus dem Weg zu räumen.
Bieten Sie Planern einen echten Mehrwert und helfen Sie ihnen, die Event-Ressourcen von CVBs und DMOs optimal zu nutzen, vor allem, wenn sie vorher noch nichts von diesen Möglichkeiten wussten.
Bleiben Sie am Ball
Budgets ändern sich. Das Gleiche gilt für die Preise der Zulieferer, die Erwartungen der Teilnehmer und sogar die Infrastruktur Ihrer Stadt.
Sprechen Sie regelmäßig mit Organisatoren. Was kostet ihrer Meinung nach zu viel? Was ist schwer zu finden? Nutzen Sie Umfragen oder informelle Gespräche, um in Kontakt zu bleiben und zu sehen, was für Planer gut funktioniert. Passen Sie Ihre Empfehlungen dann entsprechend an.
Schauen Sie auch auf Ihren eigenen ROI. Welche Arten von Veranstaltungen bringen Ihrer Stadt den größten Nutzen? Welche bringen Hotelübernachtungen, Restaurantbesuche oder wiederkehrende Buchungen? Je mehr Sie wissen, desto besser können Sie Planer unterstützen.
Checkliste: Was sich Planer derzeit am meisten von einem CVB oder einer DMO wünschen
Die Planer von heute sind unter Druck, mit weniger mehr zu erreichen, und sie zählen auf CVBs und DMOs, um dies zu schaffen. Das erwarten sie von Ihnen:
Klare Kosteninformationen: Anstelle von vagen Spannen und versteckten Gebühren wünschen sie sich ehrliche, aktuelle Preise, die ihnen helfen, von Anfang an ein realistisches Budget aufzustellen.
Geprüfte, budgetfreundliche Empfehlungen für Zulieferer und Dienstleister: Stellen Sie Planern Partner vor, die hervorragende Arbeit leisten und mit knapperen Budgets arbeiten. Bonuspunkte gibt es für jene, die Rabatte für von DMOs/CVBs vermittelte Buchungen anbieten.
Ehrliche Gespräche darüber, welche Ausgaben sich rechnen: Lohnt sich der Cocktailempfang auf der Dachterrasse wirklich? Ist das umfangreichere A/V-Paket ein Muss? Planer wollen Ihre ehrliche Meinung, keine Werbesprüche.
Die Gewissheit, dass sich die Veranstaltung gelohnt hat: Helfen Sie Planern, die Ausgaben gegenüber ihren Vorgesetzten zu rechtfertigen. Mit soliden Daten geht das besonders gut. Denken Sie z.B. an offizielle Teilnehmerzahlen, die Buchungsentwicklung im Hotel oder die Medienreichweite Ihrer Werbemaßnahmen.
Veranstalten Sie großartige Events, ohne das Budget zu sprengen
Die steigenden Kosten für Veranstaltungen werden auch weiterhin ein Thema bleiben. Aber das bedeutet nicht, dass Planer sich allein damit auseinandersetzen müssen. CVBs und DMOs sind in einer starken Position, um Unterstützung anzubieten, Prozesse zu vereinfachen und zum Erfolg von Veranstaltungen beizutragen, ohne, dass Abstriche gemacht werden müssen.
Durch clevere Tipps zur Budgetplanung, den Aufbau kostensparender Partnerschaften und die Bereitstellung wichtiger Informationen über Ihre Region, machen Sie Ihren Standort für Planer attraktiver und zugänglicher. So gewinnen Sie Stammkunden für sich und bauen langfristige Beziehungen zu den Planern auf, die immer wieder Veranstaltungen in Ihrer Stadt ausrichten.
Warten Sie also nicht darauf, dass Planer Sie um Hilfe bitten. Seien Sie frühzeitig präsent, bleiben Sie flexibel und sorgen Sie dafür, dass ihre nächste Veranstaltung in Ihrer Stadt, die bisher beste wird.
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Juliana Hahn
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