29 Anwendungsmöglichkeiten für KI im Veranstaltungsort- und Eventmanagement

Wenn Sie einen ausgefallenen Veranstaltungsort betreiben – eine Galerie, einen Golfclub, eine Brauerei oder etwas dazwischen – wissen Sie, dass es nicht immer einfach ist, Gruppenbuchungen für sich zu gewinnen. Planer lieben zwar das Besondere, wissen aber nicht immer, wo Sie zu finden sind. 

Und wenn Planer doch auf Sie stoßen, konkurrieren Sie mit Hotels und großen Veranstaltungsstätten, die schneller reagieren, mehr Informationen rund um ihre Ausstattung anbieten und Planern so ihre Entscheidung erleichtern. Und wenn Sie dann noch wenig Personal, Zeit oder Technologie zur Verfügung haben, wird es für Sie noch schwieriger hier mitzuhalten.

Die richtigen KI-Tools machen es Planern einfacher, Ihren Veranstaltungsort zu entdecken. Außerdem helfen sie Ihnen schneller auf Anfragen zu reagieren und potenziellen Kunden genau das zu bieten, was sie brauchen, um „Ja“ zu sagen. 

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen 29 einfache Möglichkeiten, wie Sie künstliche Intelligenz (KI) einsetzen können, um mehr Gruppenbuchungen anzuziehen und sicherzustellen, dass die richtigen Planer Ihren Veranstaltungsort finden (und buchen).

Was ist KI für Eventplanung und den Eventvertrieb?

KI klingt komplex, aber im Kern handelt es sich dabei nur um intelligente Technologie, die von Daten lernt, um Ihnen zu helfen, schneller und intelligenter zu arbeiten. Sie erkennt Muster, schlägt nächste Schritte vor oder übernimmt Aufgaben, die Sie normalerweise manuell erledigen würden. 

Im Eventvertrieb könnte das heißen, dass Ihr Veranstaltungsort genau dann in den Suchergebnissen von Planern erscheint, wenn sie nach einem neuen Austragungsort wie dem Ihren suchen. Es könnte auch bedeuten, dass Ihr Angebotsentwurf schon mit Details ausgefüllt ist, die den Anforderungen des potenziellen Kunden entsprechen. Oder die KI markiert Events, für die Ihr Veranstaltungsort am besten geeignet ist, damit Sie nicht den falschen Leads nachjagen.

Gleichzeitig geht es aber nicht darum, die persönliche Ansprache und den Kontakt zu ersetzen. Es geht vielmehr darum, es Planern leichter zu machen, Sie zu finden, Vertrauen zu Ihnen aufzubauen und Ihre Räumlichkeiten zu buchen, insbesondere, wenn Zeit und Ressourcen knapp sind. 

Warum ausgefallene Veranstaltungsorte ein Auge auf KI haben sollten

Wenn Sie einen besonderen Veranstaltungsort betreiben, haben Sie wahrscheinlich vielfältige Aufgaben zu bewältigen. Wahrscheinlich handeln Sie Verträge für die Raummiete aus, führen Rundgänge durch, organisieren Veranstaltungen und kümmern sich um die Verwaltung. Gleichzeitig stehen Sie im Wettbewerb mit großen Hotels und Veranstaltungsorten, die über eigene Vertriebsteams und ausgefeilte Prozesse verfügen. KI hilft Ihnen, hier gleichzuziehen. 

KI bietet Ihnen eine intelligentere und schnellere Möglichkeit, das gewünschte Gruppengeschäft anzuziehen und für sich zu gewinnen. Hier erfahren Sie, wie KI Ihnen dabei hilft:

• Schneller gefunden werden: KI-gestützte Sourcing-Plattformen rücken Ihren Veranstaltungsort ins Rampenlicht, wenn Planer aktiv nach Räumlichkeiten wie Ihren suchen.

• Schneller bessere Antworten versenden: Automatisch ausgefüllte Angebote, Vorlagen und intelligente Vorschläge helfen Ihnen, schnell zu antworten, ohne, dass dabei die Qualität leidet.

• Die richtigen Interessenten finden: Intelligente Filter und Daten helfen Ihnen dabei, sich auf Gruppen zu konzentrieren, die tatsächlich zu Ihren Räumlichkeiten und Ihren Kapazitäten passen.

• In einem stark umkämpften Markt überzeugen: Personalisierte Vorschläge, Grafiken und Layouts sorgen dafür, dass Ihr Angebot auch dann individuell wirkt, wenn Sie wenig Zeit haben.

• Erwartungen von Planern erfüllen: Organisatoren nutzen KI, um schneller und effizienter zu planen. Wenn Sie keine Tools einsetzen, die ihren Anforderungen entsprechen, verpassen Sie eine Chance.

Erfahren Sie in unserem E-Book alles über KI-Strategien für das Gruppen- und Veranstaltungsgeschäft.

29 Anwendungsmöglichkeiten für KI im Veranstaltungsort- und Eventmanagement

KI spart Veranstaltungsorten, die mehr Gruppenbuchungen anlocken und gewinnen wollen, viel Zeit. Ganz gleich, ob Sie bessere Angebote erstellen, Ihren Verkaufsprozess ankurbeln oder herausfinden möchten, was funktioniert (und was nicht) – KI hilft Ihnen dabei.

Verwenden Sie KI, um schneller bessere Inhalte zu erstellen

Spannende Inhalte steigern Ihre Bekanntheit, bauen Interesse an Ihrem Betrieb auf und steigern das Vertrauen in Ihr Unternehmen. Die Erstellung neuer, individueller Inhalte ist jedoch zeitaufwändig, und wenn Sie sich um den Vertrieb, das Tagesgeschäft und das Veranstaltungsmanagement kümmern müssen, ist Ihre Zeit begrenzt. KI hilft Ihnen die Aufgaben schneller zu bewältigen und sorgt für bessere Qualität mit folgenden intelligenten Ansätzen:

1. Ideen sammeln: Verwenden Sie KI-gestützte Schreibassistenten, um neue Veranstaltungskonzepte oder Werbekampagnen zu entwickeln. Beschreiben Sie beispielsweise Ihren Veranstaltungsort und Ihre Zielgruppe im Tool und erhalten Sie Ideen für themenbezogene Veranstaltungen, Gruppenaktivitäten oder saisonale Pakete, die perfekt zu Ihrer einzigartigen Location passen.

2. Entwerfen Sie ansprechende E-Mails: Fällt es Ihnen schwer, die richtigen Worte für Ihre Vertriebsaktivitäten zu finden? Verwenden Sie einen KI-basierten Schreibassistenten, um erste E-Mail-Entwürfe zu verfassen, die persönlich klingen und auf die Bedürfnisse der Planer zugeschnitten sind. Ob Follow-Up, Vorstellung oder saisonale Werbeaktion – Sie müssen nur noch ein paar Änderungen vornehmen und los geht’s.

3. Heben Sie die Besonderheiten Ihres Veranstaltungsortes hervor: Erstellen Sie fix Beschreibungen Ihres Veranstaltungsortes, die Ihre Vorzüge hervorheben, sei es das natürliche Licht einer Kunstgalerie, der Panoramablick vom Golfclub aus oder das Ambiente eines historischen Museums. Die KI schlägt Formulierungen vor, die bei Planern Anklang finden.

4. Passen Sie Angebote individuell an: Anstelle eines generischen Pauschalangebots können Sie mithilfe von KI kundenspezifische Details, passende Raumaufteilungen und individuelle Preisoptionen basierend auf Gruppengröße oder Veranstaltungstyp automatisch ausfüllen und so Stunden an Arbeitszeit sparen.

5. Verfassen Sie Beschreibungen für Tagungsräume: Erstellen Sie klare, prägnante und einladende Beschreibungen für jeden Raum (Kapazität, technische Daten, Tageslicht, Barrierefreiheit), damit Planer sich die Optionen gut vorstellen können. Verwenden Sie KI, um diese Texte anhand Ihrer Eingaben zu generieren und sie bei Änderungen der Räume zu aktualisieren.

6. Erstellen Sie Website-Texte: KI hilft Ihnen beim Verfassen von SEO-freundlichen, überzeugenden Inhalten, die hervorheben, warum Planer Ihren Veranstaltungsort gegenüber anderen bevorzugen sollten. Verwenden Sie KI auch, um Seiten regelmäßig zu überarbeiten oder zu aktualisieren, damit sie immer auf dem neuesten Stand sind.

7. Verfassen Sie Social-Media-Texte: Sparen Sie Zeit, indem Sie die KI Beiträge und Bildunterschriften erstellen lassen, die auf LinkedIn, Instagram oder Twitter zugeschnitten sind. Fügen Sie Hashtags, Handlungsaufforderungen und sogar Ideen für begleitende Bilder hinzu.

8. Führen Sie Übersetzungen durch: Wenn Sie internationale Gruppen ansprechen möchten, helfen Ihnen KI-gestützte Übersetzungstools dabei, Ihre Website, Broschüren und E-Mails schnell zu lokalisieren, ohne teure manuelle Übersetzungsdienste in Anspruch nehmen zu müssen.

9. Erstellen und analysieren Sie Umfragen: Nutzen Sie KI, um Umfragen zu erstellen, mit denen Sie aussagekräftiges Feedback von Planern und Gästen sammeln können. Lassen Sie dann die KI die Antworten auf Trends und umsetzbare Erkenntnisse hin analysieren, z. B. was an Ihrem Veranstaltungsort am meisten geschätzt wird oder in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht.

10. Recyceln Sie Inhalte: Holen Sie mehr aus Ihrem Content heraus, indem Sie KI-Tools zur Umformatierung nutzen. So wandeln Sie z.B. einen Blogbeitrag ganz schnell in Social-Media-Beiträge, E-Mail-Tipps oder ein Videoskript um.

11. Fassen Sie Meetings zusammen: KI-Tools zur Transkription und Zusammenfassung helfen Vertriebsteams dabei, wichtige Punkte aus Telefonaten oder Begehungen vor Ort zu erfassen. Somit werden Folgegespräche und jegliche weitere Kommunikation präziser und relevanter. 

12. Bleiben Sie Ihrer Marke treu: Trainieren Sie KI-Tools mit den Vorgaben für Ihre Markensprache und Ihre Botschaften, damit alle Inhalte einheitlich bleiben, auch wenn sie von verschiedenen Teammitgliedern erstellt werden.

13. Erweitern Sie Ihre Recherche: Bei der Vorbereitung von Verkaufsgesprächen oder Angeboten sammelt KI schnell Daten zu Veranstaltungstrends, Präferenzen von Planern oder Veranstaltungsorten von Mitbewerbern und liefert Ihnen so wertvolle Gesprächspunkte und Strategieideen.

14. Kommunizieren Sie klar: KI-Tools helfen dabei, komplexe Informationen oder mit Fachjargon gespickte E-Mails zu vereinfachen, sodass Ihre Nachrichten klar, ansprechend und für Planer leicht verständlich sind.

Nutzen Sie KI, um Meetings und Veranstaltungen effizienter zu organisieren

Die Organisation von Gruppenveranstaltungen bedeutet, unzählige Variablen wie Termine, Zulieferer, Raumaufteilung und Teilnehmer unter einen Hut zu bringen. KI hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten und ein reibungsloses Erlebnis zu bieten:  

1. Terminplanung: KI-gestützte Kalender und Terminplanungsassistenten reduzieren den endlosen E-Mail-Verkehr. Beispielsweise schlagen Tools auf Grundlage Ihres Kalenders freie Termine für Besichtigungen oder Kundengespräche vor und synchronisieren diese automatisch.

2. Antworten priorisieren: KI kann eingehende Anfragen analysieren, um zu ermitteln, welche Planer ernsthaft interessiert sind, wie groß ihre Gruppe ist oder wie dringend die Buchung ist. So können Sie sich zuerst auf die vielversprechendsten Leads konzentrieren. 

3. Chatbots: Integrierte KI-Chatbots auf Ihrer Webseite oder in Ihren Anfrageformularen beantworten häufig gestellte Fragen (z.B. rund um Verfügbarkeit, Preise usw.) sofort, erfassen Leads auch außerhalb der Bürozeiten und entlasten Ihr Team, sodass es sich auf komplexe Aufgaben konzentrieren kann.

4. Diagramme und Raumpläne: Mit KI-gestützten Plattformen wie Cvent Event Diagramming können Sie schnell detaillierte, interaktive Raumpläne erstellen, die den Organisatoren helfen, sich die Gestaltung ihrer Veranstaltung vorzustellen. Die KI schlägt basierend auf der Gruppengröße und der Art der Veranstaltung optimierte Sitzordnungen, Verkehrswege oder die Platzierung von Technik vor. Dadurch wird der Planungsaufwand reduziert. Bei besonderen Veranstaltungsorten ohne standardisierte Raumpläne bringt diese visuelle Klarheit Durchblick und Vertrauen. So können Organisatoren Ihre Räumlichkeiten guten Gewissens buchen, auch wenn sie nicht vor Ort waren.

5. Die richtigen Kontakte aufbauen: Sie brauchen keine weiteren Einträge in Branchenverzeichnissen. Sie brauchen echte Leads. Genau dafür wurde der Cvent Vendor Marketplace, unterstützt von Reposite, entwickelt. Anstatt darauf zu warten, dass Planer zufällig auf Ihre Website stoßen, verbindet Sie diese KI-gestützte Plattform mit Planern, die aktiv nach Anbietern und Veranstaltungsorten suchen, die ihren spezifischen Anforderungen entsprechen. Die KI hilft dabei, Ihr Profil mit aktuellen Ausschreibungen abzugleichen, wobei Faktoren wie Standort, Art der Veranstaltung, Kapazität und Ihre angebotenen Dienstleistungen berücksichtigt werden.

6. Planer leichter finden: Nutzen Sie KI-basierte Tools, um im Cvent Supplier Network (CSN) die Planer zu finden, die am besten zu Ihrem Veranstaltungsort passen.

7. Inventar effektiver verwalten: Erfassen Sie Tische, Stühle, AV-Geräte, Tischwäsche und mehr mit KI-gestützten Systemen zur Inventarverwaltung. Sie sagen Ihnen Engpässe vorher, bestellen automatisch Nachschub und melden Probleme, bevor die Veranstaltung beginnt. 

8. Problemlösung von überall: KI-gestützte Eventmanagement-Apps können Ihr Team auf plötzliche Probleme (wie Raumänderungen oder das Absagen eines Zulieferers) aufmerksam machen und Lösungen vorschlagen, sodass Sie Herausforderungen schnell und auch aus der Ferne bewältigen können.

Setzen Sie KI ein, um die Effizienz und den Umsatz Ihres Veranstaltungsortes zu steigern

Je intelligenter Sie mit Ihren Daten und den daraus gewonnenen Erkenntnissen umgehen, desto besser läuft Ihr Geschäft. KI hilft Ihnen dabei, Buchungen, Preise und die Zufriedenheit der Planer zu maximieren:

1. Dateneingabe automatisieren: KI-gesteuerte CRM- (Customer Relationship Management) Tools übertragen Anfragedaten direkt in Ihr Vertriebssystem. Dadurch entfällt die mühsame manuelle Eingabe und die Anzahl der Fehler sinkt. So bleibt Ihre Datenbank immer auf dem neuesten Stand und Ihr Team kann sich ganz auf den Vertrieb konzentrieren.

2. Preise optimieren: KI-basierte Preisgestaltungstools analysieren Buchungstrends, lokale Veranstaltungen und Nachfragespitzen, um dynamische Preise vorzuschlagen, die Ihren Umsatz maximieren, ohne Planer abzuschrecken. Wenn beispielsweise eine große Konferenz in der Stadt stattfindet, passen sich Ihre Preise automatisch an die höhere Nachfrage an.

3. Auf Online-Bewertungen reagieren: KI-Tools zur Sentimentanalyse scannen Bewertungen auf verschiedenen Plattformen und schlagen umgehend personalisierte Antworten vor. So können Sie Ihre Wertschätzung Ihren Kunden gegenüber zeigen und den Ruf und die Vertrauenswürdigkeit Ihres Veranstaltungsortes stärken.

4. Feedback sammeln: Sammeln Sie Kundenstimmen aus Umfragen, Bewertungen und Erwähnungen in sozialen Medien an einem Ort. KI analysiert die Daten, um herauszufinden, was Planern gefällt und was verbessert werden muss. So können Sie Ihr Angebot strategisch optimieren.

5. Nachfrage voraussagen: KI-Modelle sehen vorher, wann Ihr Veranstaltungsort Nachfragespitzen erleben wird. Das erlaubt es Ihnen, Marketingmaßnahmen, Personalplanung und sogar Wartungsarbeiten proaktiv zu organisieren.

6. Detailliert segmentieren: KI hilft Ihnen, Ihre Planer-Zielgruppe nach Branche, Veranstaltungsart, Budget oder Präferenzen zu unterteilen. So können Sie maßgeschneiderte Inhalte und Angebote erstellen, die bei jeder Gruppe genau ins Schwarze treffen.

7. Ein Auge auf die Konkurrenz haben: Beobachten Sie, wie nahegelegene Veranstaltungsorte ihre Preise gestalten, für sich werben oder ihre Räumlichkeiten modernisieren. KI-Tools sammeln diese Informationen regelmäßig, sodass Sie immer auf dem Laufenden sind und Ihre Strategie entsprechend anpassen können.

Machen Sie KI zur Geheimwaffe Ihres Veranstaltungsortes für den Gruppenvertrieb

KI im Veranstaltungsort- und Eventmanagement hat sich in kurzer Zeit stark entwickelt. Heute ist sie ein praktisches Werkzeug, das einzigartigen Veranstaltungsorten hilft, sich von der Masse abzuheben und dadurch mehr Gruppenbuchungen für sich zu gewinnen. Von der Erstellung intelligenterer Inhalte über die Organisation komplexer Veranstaltungen bis hin zur Steigerung des Umsatzes durch datengestützte Erkenntnisse – KI macht Sie wettbewerbsfähiger, ohne dass Sie ein größeres Team benötigen.

Tools wie Cvent Event Diagramming und Cvent Vendor Marketplace, unterstützt von Reposite, helfen Veranstaltungsorten bereits dabei, schneller mit Planern in Kontakt zu treten, rascher zu reagieren und reibungslosere Abläufe zu gewährleisten. Die Frage ist: Werden Sie KI für sich arbeiten lassen oder zusehen, wie Ihre Konkurrenten Ihnen zuvorkommen?

Entdecken Sie KI noch heute und machen Sie Ihren Veranstaltungsort zu einer beliebten Adresse, die Planer gerne für ihre Gruppenveranstaltungen buchen.