Der clevere Weg zu mehr Personalisierung im Gruppenvertrieb

Eine neue Anfrage kommt rein und wieder geht eine Standardantwort raus, die von jedem Ihrer Hotels stammen könnte. Kommt Ihnen das bekannt vor? 

Wenn Sie ein ganzes Portfolio verwalten, ist es einfach, in das Denkmuster zu verfallen, dass man die Bearbeitung von RFPs nur möglichst „schnell hinter sich bringen“ muss. Aber Planer sind schlau und spüren das sofort. Sie sind anspruchsvoll und haben eine riesige Auswahl. Wenn Ihre Angebote für Gruppen wie von der Stange wirken, wenden sich Organisatoren an jemanden, der ihnen das Gefühl gibt, gesehen und verstanden zu werden.

Personalisierung, basierend auf intelligenten Daten, klarer Segmentierung und künstlicher Intelligenz (KI), ist entscheidend, um die Aufmerksamkeit von Planern zu gewinnen. In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen genau, wie Sie Personalisierung im Gruppenvertrieb in Ihrem gesamten Portfolio umsetzen können, wie KI-gesteuerte Gruppenvertriebsstrategien die Branche beeinflussen und wie Sie Planern ein besseres Kundenerlebnis bieten können, das tatsächlich zu mehr Buchungen führt.

Was Personalisierung im Gruppengeschäft wirklich bedeutet

Personalisierung heißt nicht, den Vornamen eines Planers in die Anrede einzufügen und es damit gut sein zu lassen. Und es heißt definitiv nicht, jedem potenziellen Kunden das gleiche PDF-Dokument zu schicken, bei dem Sie nur die ersten paar Zeilen angepasst haben. 

Personalisierung im Gruppengeschäft bedeutet, die gesamte Interaktion auf das auszurichten, was dem Planer wichtig ist, und nicht auf das, was Sie verkaufen wollen. Es geht um Relevanz, Kontext, Timing und darum, Ihr Angebot weniger wie ein Verkaufsprospekt und eher wie eine Lösung wirken zu lassen.

So könnte das beispielsweise aussehen:

• Angebote, die Optionen aufzeigen, nach denen ein Planer schon bei früheren Veranstaltungen gefragt hat

• E-Mails, die sich gezielt auf die Branche, die Art der Veranstaltung oder den bevorzugten Buchungszeitraum beziehen

• Dynamische Inhalte auf Landingpages, die sich je nach Nutzerverhalten oder -Profil ändern

• Follow-Ups, die menschlich wirken, anstatt automatisiert oder abgedroschen

Für Teams, die mehrere Hotels verwalten, bedeutet das auch, dass nicht alle Häuser in Ihrem Portfolio die gleichen Nachrichten schicken. Bei der Personalisierung muss auch berücksichtigt werden, was jedes Hotel einzigartig macht (seine Räumlichkeiten, seine Mitarbeiter, die Lage und das Ambiente) und wie dies zu den Bedürfnissen der anfragenden Gruppen passt. Mit den richtigen Tools und ein wenig Strategie lässt sich ein Großteil der Personalisierung automatisieren, und zwar ohne, dass sie sich künstlich anfühlt.

Erfahren Sie hier mehr über Personalisierung im Gruppenvertrieb

Warum es im Gruppenvertrieb eine persönliche Note braucht (heute mehr denn je)

Früher war es vielleicht ausreichend, ein pauschales Angebot mit einer Preisliste und einem Foto des Ballsaals zu verschicken. Diese Zeiten sind vorbei.

Planer erwarten heute mehr und erkennen recycelte Angebote sofort. Sie machen sich schlau, nutzen Sourcing-Plattformen, lesen Bewertungen, vergleichen Angebote und erstellen eine Auswahlliste, lange bevor Ihr Team die Chance hat, sich zu präsentieren. Wenn Ihre Antwort nicht direkt auf das eingeht, was sie suchen, sind Sie raus.

Planer vergleichen auch ihre Erfahrungen und bewerten, wie einfach die Zusammenarbeit mit Ihnen ist. Sie schauen darauf, wie viel Mühe Sie sich geben, um die Veranstaltung und ihre Anforderungen zu verstehen, wie schnell Sie auf Nachrichten reagieren und wie relevant Ihre Antworten sind. 

Für Hotelgruppen und Managementgesellschaften, die mehrere Häuser betreiben, ist es wichtig, einen einheitlichen Standard für das gesamte Portfolio zu schaffen. Ein Planer sollte das Gefühl haben, dass es bei Ihrem Team „klickt“, egal ob er mit einem Resort an der Ostsee Scottsdale oder einem Konferenzhotel in Berlin in Kontakt ist.

10 effektive Tools und Strategien zur Personalisierung Ihres Gruppenvertriebs

Personalisierung mag zeitaufwändig klingen, aber mit den richtigen Hilfsmitteln sind Sie bestens gerüstet. Mit KI und datengesteuerter Technologie wurde das, was früher mühsame Handarbeit war, zu einer optimierten, skalierbaren Formel für Ihr gesamtes Portfolio. Tatsächlich nutzen 50 % der Planer KI zur Planung und Durchführung von Veranstaltungen, und 70 % geben an, KI täglich zu verwenden.

So nutzen führende Hotelgruppen daten- und KI-gestützte Strategien und Systeme für den Gruppenvertrieb, um diesen zu personalisieren und mehr Aufträge abzuschließen:

1. Anfragenauswertug, die zeigt, wer es ernst meint

Nicht jede Angebotsanfrage verdient das gleiche Maß an Zeit und Aufmerksamkeit. Bewertungstools für Anfragen helfen Ihrem Team, schnell die hochwertigsten und am besten geeigneten Anfragen zu identifizieren, sodass Ihre besten Angebote an die Planer gehen, bei denen die Wahrscheinlichkeit einer Zusammenarbeit am höchsten ist. Das bedeutet, dass Sie Spekulationen und verschwendete Anstrengungen vermeiden können, was im Gruppenvertrieb immer von Vorteil ist.

2. Automatisierte Antworten, die nicht künstlich wirken

KI-gestützte Antwortautomatisierung hilft Ihrem Team, schnelle und treffende Angebote zu erstellen, ohne, dass die persönliche Note verloren geht. Dafür sorgen markenspezifische Vorlagen, die dennoch die Individualität eines jeden Hotels widerspiegeln, sowie dynamische Felder, die sich entsprechend dem Profil oder den Bedürfnissen des Planers anpassen. Für Sie ist die Antwortautomatisierung zeitsparend und für Ihre Kunden bringt sie relevante Angebote.

„Die Antwortautomatisierung hat für uns einen echten Unterschied gemacht. Der größte Vorteil ist die Zeitersparnis für das Team. Die Kunden sind zufrieden, weil sie schneller eine Antwort von uns erhalten.“

Amy Russell, Groups, Meetings and Events Distribution Manager, Park Plaza Hotel Group

3. Planner Navigator: Wissen, mit wem Sie es zu tun haben

Mit Planner Navigator lernen Ihre Vertriebsteams den Planer hinter der Anfrage kennen (z. B. vergangene Veranstaltungen, Präferenzen, Branche und mehr). Sie können es sich fast wie einen Spickzettel vorstellen, der Ihnen hilft, relevantere Antworten zu schreiben. Anstatt ins Blaue hineinzuschießen, sprechen Sie direkt das an, was dem Planer wichtig ist. 

Planner Navigator: 

• Vernetzt Ihre Hotels mit den richtigen Planern. Die Grundlage dafür sind Präferenzen der Organisatoren wie Lage, Art der Veranstaltungsstätte, Kapazität und Ausstattung.

• Erfasst Leads für alle Veranstaltungsorte an einem Platz, unabhängig davon, welches Hotel oder welche Region sich ein Interessent gerade ansieht.

• Gibt Ihnen anhand von Interaktions- und Suchdaten Einblicke in die Wünsche potenzieller Kunden, damit Sie Ihre Vertriebsstrategie verfeinern können.

„Planner Navigator hat mir geholfen, meine Kunden besser zu verstehen, und es hat mir bei der Suche nach dem richtigen Planer viel Arbeit abgenommen.“

Jeff Howell, Director of Sales and Marketing, The Lodge at Flying Horse

4. Intelligente Software, die Zimmerkontingente intelligent verwaltet

Das Puzzlespiel mit Zimmerkontingenten und Raumblöcken in mehreren Hotels kann schnell unübersichtlich werden. Vielleicht füllt sich das Kontingent einer Gruppe deutlich schneller als geplant, während sich bei einer anderen Gruppe kaum etwas tut. Gleichzeitig versuchen Sie krampfhaft mithilfe von Tabellen und E-Mail-Verläufen den Überblick zu behalten.

Software, die auf die Verwaltung von Zimmerkontingenten spezialisiert ist, erleichtert diesen Prozess ungemein. Damit können Sie zum Beispiel einfache, markenspezifische Buchungsseiten für jede Gruppe einrichten. Dann können Sie in Echtzeit beobachten, wie die Buchungen eingehen und schnelle Anpassungen vornehmen, wenn es zu langsam vorangeht. Das reduziert das Hin und Her mit den Planern, weil alle Beteiligten stets auf dem Laufenden sind.

5. Eventdiagramme, die Kunden schon vor der Besichtigung überzeugen

Natürlich ist die Quadratmeterzahl ein wichtiger Faktor. Aber Planer wollen auch wissen, wie ihre Veranstaltung in Ihren Räumlichkeiten tatsächlich aussehen und ablaufen wird. Software für Veranstaltungsdiagramme hilft Ihnen dabei. 

Anstatt Planern lediglich einfache Grundrisse der Räume zu schicken und zu hoffen, dass sie sich ein Bild davon machen können, können Ihre Vertriebsteams damit schnell individuelle Layouts erstellen, die Sitzplätze, Bühnen, Abläufe und sogar AV-Einrichtungen zeigen. So können Organisatoren ihre Veranstaltungen visualisieren und alle Beteiligten mit ins Boot holen, noch bevor sie die Räumlichkeiten überhaupt besichtigt haben.

Außerdem spart es allen Parteien viel Zeit und liefert klare, detaillierte Schaubilder, mit denen Ihr Team genau das umsetzen kann, was sich der Kunde vorstellt.

„Die Planer erstellen ihre komplett individuellen Diagramme, senden sie an uns zurück, und plötzlich sind alle miteinander vernetzt und ziehen am selben Strang – das nationale Team, die Leute vor Ort, die Vertriebsmitarbeiter und die operative Seite.“

Nick Kopach, Director, National Events and Programs, TopGolf

6. CRM-Plattformen, die Ihnen helfen, besser zu verkaufen

Moderne CRMs (wie die von Salesforce oder Cendyn) nutzen KI, um vielversprechende Leads zu identifizieren, die nächsten Schritte vorzuschlagen und zu vermerken, welche Planer am ehesten wieder buchen werden.

Ein CRM verfolgt jede Interaktion mit Planern, z. B. welche Art von Veranstaltungen sie zuvor gebucht haben, für welche Räumlichkeiten sie sich interessiert haben und was ihnen am wichtigsten ist (z. B. flexible Flächen, luxuriöse Ausstattung oder schnelles WLAN). Wenn sie sich also erneut melden, müssen Sie nicht wieder bei null anfangen. Das bedeutet weniger Rätselraten und mehr Zeit für den Aufbau echter Partnerschaften.

Bonus: Wenn Ihr CRM mit anderen Tools (wie E-Mail, Website-Tracking oder Ihrer RFP-Plattform) verknüpft ist, erhalten Sie ein vollständiges Bild des Recherche- und Buchungsprozesses eines jeden Planers. Das macht Ihnen die Personalisierung noch einfacher.

7. Vorausschauende Erkenntnisse, die Sie wirklich nutzen können

Möchten Sie wissen, welche Planer wahrscheinlich wiederkommen werden? Oder in welchen Märkten Verbände gerade besonders aktiv Veranstaltungen planen? Vorausschauende Analysen und Business-Intelligence-Plattformen nutzen Buchungsverhalten, Nachfragetrends und Informationen über Ihre Konkurrenz, um Ihren Vertriebs- und Marketingteams einen entscheidenden Vorteil zu verschaffen.

„Es ist eine großartige Möglichkeit, das Geschäftsgeschehen zu verstehen, und es spart Zeit ... Das BI-Tool zeigt Ihnen, wo Sie ansetzen müssen und woher die meisten Ihrer Leads für das Jahr kommen. So können Sie einfach proaktiver vorgehen.“

Chagrin Olivo, Director of Sales and Marketing, Royal Sonesta San Juan

8. Kundensegmentierung, die tatsächlich funktioniert

Kundensegmentierung ist eigentlich nur eine vornehme Umschreibung für: Nicht alle Planer sind gleich, also behandeln Sie sie auch nicht so.

Anstatt pauschale Nachrichten zu verschicken, teilen Sie Ihre Empfänger anhand gemeinsamer Merkmale in kleinere Zielgruppen ein, damit Ihre Werbebotschaften besser ankommen. Dafür bieten sich Eigenschaften wie die Branche, Buchungshistorie oder Veranstaltungsgröße an. Dies funktioniert besonders gut für Marken mit mehreren Standorten, bei denen jedes Hotel unterschiedliche Kundengruppen anzieht. 

Kundendatenplattformen (CDPs) wie BlueConic oder Segment helfen Ihnen dabei, Daten von Planern aus verschiedenen Quellen zu bündeln und zu sortieren. Auch E-Mail-Marketing-Plattformen wie HubSpot, Mailchimp oder Cendyn bieten Optionen zur Listensegmentierung und dynamische Content-Bausteine.

9. E-Mails, deren Inhalt sich an die Empfänger anpasst

Dynamischer Inhalt bedeutet, dass sich Teile Ihrer E-Mail je nach Empfänger automatisch ändern. Anstatt 10 verschiedene E-Mails an 10 verschiedene Planersegmente zu versenden, schicken Sie eine intelligente E-Mail, die sich in Echtzeit an jeden Leser anpasst. 

Nutzen Sie dynamische Inhalte in Ihrer E-Mail-Marketing-Plattform (wie HubSpot oder MailChimp), um eine Nachricht zu erstellen, die für verschiedene Segmente völlig anders aussieht. So würde beispielsweise ein Planer, der Tech-Konferenzen veranstaltet, etwas anderes sehen als jemand, der Hochzeiten plant, ohne dass Ihr Team dafür viel zusätzliche Arbeit hat.

Sie sind skeptisch? Planer sagen selbst, dass Personalisierung in E-Mail-Kampagnen funktioniert. Laut Gitnux kann Personalisierung im Event-Marketing die Engagement-Rate unter Teilnehmern um 40 % steigern.

10. Eine Chat-Funktion, die sich authentisch anfühlt

Sie könnten von Planern erwarten, dass sie ein ellenlanges Kontaktformular ausfüllen und dann zwei Tage auf eine Antwort warten. Oder Sie lassen Ihren Kunden von intelligenten Chat-Tools wie Drift oder LivePerson ein paar kurze Fragen stellen (z. B. zur Art der Veranstaltung, zum Zeitpunkt, zur Anzahl der Teilnehmer), um sie dann an den richtigen Vertriebsmitarbeiter oder das richtige Hotel weiterzuleiten. So geht gleich etwas voran und Sie machen einen guten ersten Eindruck. 

Personalisierung ist inzwischen unverzichtbar

Wenn Ihre Kundenansprache genauso aussieht und klingt wie die aller anderen, geht sie unter. Aber wenn Sie die Daten nutzen, die Ihnen bereits zur Verfügung stehen, intelligente Technologien einsetzen und ein wenig strategische Segmentierung betreiben, dann läuft Ihr Vertrieb wie am Schnürchen.

Bei der Personalisierung im Gruppenvertrieb geht es darum, relevant zu sein und die richtige Botschaft an die richtige Person zu richten, das richtige Hotel zu empfehlen und das richtige Problem zu lösen, ohne dass der Planer lange danach fragen und warten muss.

Und für Hotelgruppen, die mehrere Häuser betreiben, verwandelt dieser individuell abgestimmte Ansatz Interesse in Anfragen und führt zu langfristigen Partnerschaften.

Neugierig, wie Ihnen KI bei der Personalisierung Ihres Gruppenvertriebs helfen kann? Lesen Sie unseren neuen Leitfaden KI-Strategien für das Gruppen- und Veranstaltungsgeschäft 2025.