13 Fragen, die Sie nach einem Event stellen sollten

Ihr Event ist beendet. Sie haben alle Daten und Rückmeldungen von Teilnehmern und Besuchern gesammelt. Sie haben eine Analyse nach dem Event erstellt, um den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu ermitteln und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Nun ist es Zeit für den letzten Schritt: die Nachbesprechung des Events.

Was ist eine Event-Nachbesprechung?

Eine Event-Nachbesprechung ist ein Meeting, das ein Eventmanager mit dem Rest seines Eventplanungsteams (und möglicherweise anderen Stakeholdern) nach Abschluss eines Events durchführt, um das Event zu besprechen und zu erörtern, was gut funktioniert hat, was nicht funktioniert hat und was beim nächsten Mal wiederholt oder anders gemacht werden sollte.

Eine Nachbesprechung ist ein wesentlicher Bestandteil einer intelligenten, gut durchdachten Event-Strategie und hilft Ihnen, den Erfolg jedes Events zu messen, um Ihre zukünftige Planung zu optimieren.

Wie verfasse ich eine Nachbesprechung über ein Event?

Das Dokument, das Sie zur Organisation Ihrer Event-Nachbesprechung verwenden, dient sowohl als Protokoll aller Event-Analysen als auch als nützliches Hilfsmittel, um Ihr Nachbesprechungs-Meeting auf Kurs zu halten. Dies beginnt in der Regel mit einer Liste von Fragen zur Nachbesprechung des Events, die als eine Art Agenda für das Meeting dienen und sicherstellen, dass Sie alle wichtigen Elemente Ihres Events ansprechen.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, sind die folgenden Fragen ein guter Ausgangspunkt für Ihre Vorlage zur Nachbesprechung von Events.

9 wesentliche Fragen zur Nachbesprechung eines Events

Je nachdem, ob es sich um ein Präsenz-, Hybrid- oder virtuelles Event handelt, haben Sie möglicherweise weitere spezifische Punkte zu besprechen. Es gibt jedoch einige wesentliche Fragen zur Nachbesprechung eines Events, die Sie unabhängig von der Art des Events berücksichtigen sollten:

1. Haben wir unsere Ziele erreicht? / Wie war der ROI unseres Events?

Die Ziele Ihres Events sollten von Anfang an festgelegt sein, sodass Sie sie problemlos aus Ihren Planungsunterlagen entnehmen können. Haben Sie die gewünschte Teilnehmerzahl erreicht? Haben Sie alle Ihre KPIs erreicht? Haben Sie Ihr Budget eingehalten und Ihre Umsatzziele erreicht?

Nach jedem Event sollten Sie wissen, welche Ihrer großen und kleinen Ziele erreicht wurden. Dies wird Ihnen dabei helfen, den ROI Ihres Events zu ermitteln, nachzuweisen und allen wichtigen Stakeholdern zu berichten.

2. Haben wir die richtigen KPIs für diesen Event verfolgt?

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, festzustellen, wie gut Sie Ihre Ziele erreicht haben, werfen Sie einen Blick auf die von Ihnen gewählten KPIs. Hätten Sie andere Kennzahlen verwenden können, um den Erfolg besser zu verfolgen? Gab es KPIs, die Sie übersehen haben, die für das nächste Mal nützlich sein könnten?

3. Haben wir das Budget eingehalten?

Wie jeder Eventplaner weiß, ist dies von großer Bedeutung. Wenn Sie Ihr Budget eingehalten haben, ist das hervorragend! Das ist jedoch nicht alles. Analysieren Sie, wie Sie Ihr Budget verwaltet haben, wo Sie Möglichkeiten zur Kosteneinsparung gefunden haben, in welchen Bereichen Sie mit einer besseren Planung oder anderen Entscheidungen Kosten hätten einsparen können usw. Selbst nach einem großen Erfolg gibt es Dinge, die man für das nächste Mal lernen kann.

Wenn Sie Ihr Budget überschritten haben, gibt es wahrscheinlich noch viel mehr zu lernen, und Sie müssen möglicherweise einige Erklärungen abgeben, sobald Sie vor den Stakeholdern Ihres Events stehen. Hier müssen Sie herausfinden, wo etwas schiefgelaufen ist. War es etwas, das außerhalb Ihrer Kontrolle lag, oder etwas, das einfach besser geplant hätte sein müssen? Ist es möglich, dass das Budget von Anfang an unrealistisch war?

Viele Planer müssen Opfer bringen und schwierige Entscheidungen treffen, da sie einerseits ein optimales Erlebnis für die Teilnehmer schaffen möchten und andererseits Kosteneinsparungen und eine verbesserte Rentabilität gewährleisten müssen.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Optimierung Ihrer Event-Kosten? Sehen Sie sich diese Tipps zum Kosteneinsparen an und überlegen Sie, wie Sie mit Ihrer Event-Technologie Kosten für Dinge wie die Suche nach Veranstaltungsorten oder die Einrichtung einer virtuellen Event-Plattform einsparen können.

4. Sind die Planung und Logistik des Events reibungslos verlaufen?

Sie haben Ihren Veranstaltungsort ausgewählt, Vorführungen geplant, die Logistik vorbereitet und mit dem Personal vor Ort sowie den Lieferanten zusammengearbeitet, um Ihr Event zu verwirklichen. Sind alle diese Schritte reibungslos verlaufen oder gab es Komplikationen? Wenn Sie auf Herausforderungen gestoßen sind, hätten Sie Prozesse verbessern, Probleme vorhersehen oder Ergebnisse besser kontrollieren können?

Möglicherweise hat Ihnen Ihr Veranstaltungsort einige unerwartete (und unwillkommene) Überraschungen bereitet oder die von Ihnen ausgewählten Anbieter waren schwierig in der Zusammenarbeit. Oder vielleicht hatten Sie noch nie bessere Partner und möchten für Ihre zukünftigen Events weiterhin einen bestimmten Veranstaltungsort oder Anbieter nutzen. Dies sind wichtige Informationen, die Sie für Ihren nächsten Event benötigen.

5. Wie haben sich unsere Marketingmaßnahmen ausgewirkt?

Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Events ist die Effektivität Ihrer Marketingstrategie. Nachdem Sie Ihre Event-Marketing-Kampagnen gestartet haben, sollten Sie deren Erfolg in jeder Phase messen, um zu verstehen, wie Sie Ihre Marketingmaßnahmen für zukünftige Events verbessern können.

6. Was sagen uns unsere Engagement-Kennzahlen über unser Publikum?

Die Kennzahlen zum Teilnehmer-Engagement sind nicht nur eine hervorragende Möglichkeit, um festzustellen, wie gut Sie das Interesse Ihres Publikums geweckt haben, sondern auch ein Mittel, um Leads zu pflegen und potenzielle Kunden, Klienten oder Partner durch Ihre Marketing- und Vertriebs-Trichter zu führen.

Wie viele Teilnehmer haben sich für jede Ihrer Event-Sessions angemeldet? Wie viele Appointments haben die Teilnehmer gebucht oder an wie vielen Messestände haben sie sich eingescannt? Wie hoch war der Prozentsatz der Teilnehmer, die bei den virtuellen Session-Inhalten bis zum Ende der Präsentation geblieben sind?

All diese Interaktionskennzahlen (und viele weitere) verschaffen Ihnen ein besseres Verständnis der Interessen der Teilnehmer und zeigen Ihnen, inwieweit Ihre Inhalte deren Erwartungen entsprochen haben. Ihre beliebtesten Sessions lassen sich ebenso leicht identifizieren wie die weniger beliebten, und Sie können Themen ermitteln, die Sie bei zukünftigen Events vermeiden oder weiterverfolgen sollten.

7. Gab es Überraschungen bei der Zusammensetzung der Teilnehmer?

Ihr Event wird natürlich Fachleute aus bestimmten Branchen anziehen, die Ihren Event-Zielen und Ihrem Thema entsprechen. Es ist jedoch wichtig, nach jedem Event die demografischen Daten der Teilnehmer zu analysieren, um zu verstehen, ob es Abweichungen von Ihren Erwartungen gibt und wie sich die demografische Zusammensetzung verändert.

Sind neue Unternehmen anwesend oder stellen sie aus? Nehmen Fachleute aus unerwarteten Branchen oder Bereichen an Ihrer Veranstaltung teil und finden sie Ihre Inhalte wertvoll? Hatten Sie mehr Teilnehmer mit Behinderungen als erwartet? Wie weit ist der durchschnittliche Teilnehmer gereist, um an Ihrem Event teilzunehmen?

8. Haben die Teammitglieder und das Event-Personal die Erwartungen erfüllt?

Ohne mit dem Finger auf einzelne zu zeigen, besprechen Sie, wie die Rollen der Mitarbeiter zum Erfolg eines Events beigetragen haben. Hat jeder seine Aufgaben erfüllt? Sollte jemand beim nächsten Mal eine andere Rolle oder zusätzliche Aufgaben übernehmen?

Vergessen Sie nicht, auch das Personal des Veranstaltungsortes und der Lieferanten zu berücksichtigen, da diese Personen über den Erfolg oder Misserfolg Ihres Events entscheiden können. Haben Sie positive oder negative Rückmeldungen von Teilnehmern bezüglich des Event-Personals erhalten? Würden Sie aufgrund der Leistung der Mitarbeiter wieder mit den von Ihnen ausgewählten Event-Partnern zusammenarbeiten?

9. Was können wir aus dem Feedback der Teilnehmer, Sponsoren und Stakeholder lernen?

Das Feedback der Teilnehmer und aller Beteiligten kann ein hervorragender Indikator für den Erfolg oder Misserfolg eines Events sein. Mithilfe von Umfragen nach dem Event können Sie Stärken und Schwächen herausarbeiten, die Ihnen zuvor nicht aufgefallen sind, und Erkenntnisse über Ihr Event gewinnen, die sich aus den reinen Eventdaten nicht unmittelbar ableiten lassen.

Sie sollten eine gute Mischung aus verschiedenen Arten von Umfragefragen zusammenstellen, um zu ermitteln, wie Ihr Event aufgenommen wurde. Obwohl es einige Zeit dauern kann, lange Antworten durchzugehen, lohnt es sich, offene Umfragefragen zu stellen, die es den Befragten ermöglichen, Details mitzuteilen, die Sie möglicherweise nicht berücksichtigt haben.

10. Wie hat sich unsere Event-Technologie auf das Event ausgewirkt?

Die richtige Event Management Software sollte Ihnen, Ihren Teilnehmern, Anbietern, Referenten und anderen Beteiligten die Arbeit erleichtern. Es sollte die Planung optimieren, während des Events für einen reibungslosen Ablauf sorgen und alle Daten sammeln, die Sie für die Analyse des Erfolgs benötigen (und mithilfe von Technologieintegrationen sicherstellen, dass alle Daten an einem Ort gesammelt werden).

Darüber hinaus sollte Ihre gesamte Event-Technologie dazu beitragen, manuelle Prozesse zu reduzieren und ein reibungsloses Erlebnis für alle Beteiligten in jeder Phase zu schaffen, von der Einreichung von Event-Anfragen bis hin zur Interaktion der Teilnehmer mit Ihrer Event-App.

Wenn Ihre Event-Technologie all dies und mehr nicht leisten kann oder Ihre derzeitige Technik Ihnen die Arbeit sogar erschwert, sollten Sie für Ihren nächsten Event eine Änderung in Betracht ziehen.

11. Welche Teile des Events waren am erfolgreichsten?

Nachdem Sie einige der spezifischeren Fragen durchgegangen sind, fragen Sie sich selbst und Ihr Team ganz allgemein, was gut gelaufen ist. Möglicherweise haben Ihre Teamkollegen Beobachtungen gemacht, die Sie nicht berücksichtigt haben, oder Notizen gemacht, die bei der Durchsicht der vorherigen Fragen nicht zur Sprache gekommen sind.

Was wie ein kleines Detail erscheint, kann erhebliche Auswirkungen auf Ihr Event haben. Dies ist Ihre Gelegenheit, alle positiven Aspekte Ihres Events ausführlich zu diskutieren, von den Vorzügen des ausgewählten Veranstaltungsortes oder der Location bis hin zu inspirierenden Erkenntnissen aus freien Diskussionen oder Networking-Sessions.

Nutzen Sie diese Frage optimal, indem Sie Ihr Team bitten, vor Beginn des Events darüber nachzudenken – auf diese Weise werden sie während des gesamten Events Beobachtungen machen und können diese in der Nachbesprechung des Events wiedergeben.

12. Welche Teile des Events waren nicht erfolgreich?

Eine weitaus weniger unterhaltsame Frage als die vorherige, aber dennoch von entscheidender Bedeutung. Nicht alles wird nach Plan verlaufen oder so beliebt sein, wie Sie es sich vorgestellt haben. Wenn Sie darüber sprechen, was nicht funktioniert hat, können Sie besser entscheiden, welche Elemente Sie aus Ihrem Event streichen oder optimieren sollten, um es in Zukunft zu verbessern.

An diesem Punkt des Gesprächs haben Sie auch die Möglichkeit, unterschiedliche Meinungen zu hören und zu verstehen, welche Elemente Ihres Events möglicherweise nicht jedermanns Geschmack treffen.

Beispielsweise könnte es sein, dass die Mehrheit Ihres Teams die Live-Unterhaltung am ersten Abend sehr genossen hat, diese jedoch von den Teilnehmern nicht besonders gut angenommen wurde. War dies ein Problem bei der Werbung für den Event oder gibt es Präferenzen, die Sie aufgrund der Demografie, des Zeitpunkts des Events, sich überschneidender Erfahrungen usw. nicht berücksichtigt haben?

13. Was sind unsere nächsten Schritte?

Dies ist die wichtigste Frage, die in einer Nachbesprechung zu einem Event gestellt werden sollte. Sie und Ihr Team sollten eine Nachbesprechung eines Events immer mit konkreten Punkten verlassen, an denen Sie arbeiten können. Schließlich gibt es immer etwas, das beim nächsten Mal verbessert werden kann, höhere Zahlen, die erreicht werden könnten, oder Dinge, die zumindest etwas reibungsloser ablaufen könnten.

Dies ist auch eine gute Gelegenheit, um aktuelle Event-Trends und verschiedene Event-Themenideen zu besprechen, um möglicherweise für Ihr nächstes Event etwas Neues auszuprobieren. Überprüfen Sie jede der vorherigen Fragen, um festzustellen, welche wichtigen Warnsignale aufgetreten sind, welche großen Erfolge Sie erzielt haben und welche Details Ihnen für die nächsten Schritte bei der Optimierung Ihrer zukünftigen Event-Strategie helfen können.

So erstellen Sie Ihre eigene Vorlage für die Nachbesprechung eines Events

Nachdem Sie Ihre Liste mit Fragen zur Nachbesprechung eines Events zum ersten Mal erstellt haben, können Sie diese als Vorlage für zukünftige Nachbesprechungen verwenden.

Zusätzlich zu den Fragen sollten Sie alle relevanten Informationen zum Event in dem Dokument für die Besprechung zusammengetragen haben. Dazu gehören:

· Ihre Vorab-Informationen zum Event mit den geplanten Zielen, dem Budget, den KPIs usw.

· Der Bericht nach dem Event, der alle erforderlichen Event-Daten enthält (z. B. Anwesenheitsliste, Session-Daten und Lead-Generierungen).

· Feedback aus Teilnehmer- und Besucherumfragen

· Rückmeldungen von Stakeholdern

Fügen Sie daher in das Dokument Abschnitte ein, in denen Sie wichtige Unterlagen, Rückmeldungen und Datenpunkte vor, während und nach dem Event einfügen können.

Wie sollte eine Vorlage für eine Nachbesprechung aussehen?

Um Ihre Event-Nachbesprechung produktiv zu gestalten, sollte eine Vorlage für die Event-Nachbesprechung so formatiert sein, dass sie sowohl die Informationen enthält, mit denen Sie gekommen sind, als auch Platz für die Eindrücke und Erkenntnisse bietet, die während der Event-Nachbesprechung selbst gewonnen werden.

Wenn Sie über ein Tool verfügen, mit dem Sie Event-Erkenntnisse verfolgen und berichten können, ist das hervorragend. Dadurch wird es einfacher, alle Ihre Notizen und Daten in einer Nachbesprechungspräsentation zusammenzufassen.

So halten Sie eine Nachbesprechung nach einem Event ab

Um genaue und fundierte Eindrücke zu erhalten, sollten alle Mitglieder Ihres Event-Planungsteams das Event noch frisch in Erinnerung haben. Sie werden Ihre wertvollen Erkenntnisse sicherlich auch für zukünftige Events nutzen wollen. Wenn Sie also in Kürze ein weiteres Event planen, sollten Sie unbedingt zeitnah eine Nachbesprechung einplanen. Es empfiehlt sich, innerhalb einer Woche nach Abschluss des Events eine Nachbesprechung in den Kalendern aller Beteiligten zu vermerken.

Sie können auch Personen außerhalb Ihres zentralen Event-Planungsteams zur Nachbesprechung Ihres Events einladen, wenn Sie der Meinung sind, dass zusätzliche Erkenntnisse von Vorteil wären. Sie können Vertreter des Unternehmens oder der Unternehmen, die Ihren Event gesponsert haben, sowie Mitarbeiter und Lieferantenpartner einbeziehen. Diese zusätzlichen Personen können ihre eigenen Daten und Erkenntnisse aus der Praxis einbringen.

Wie strukturiere ich eine Nachbesprechung?

Anhand der oben aufgeführten wesentlichen Fragen können Sie Ihre Nachbesprechung logisch in drei allgemeine Abschnitte gliedern:

Identifizieren Sie die Fakten eines Events

Dies ist die objektive Sicht auf Ihren Event: Dazu gehören alle wichtigen Ereignisse, die Kosten des Events, die Teilnehmerzahlen, demografische Details, Marketingerfolge und so weiter.

Feedback und Erkenntnisse

Nachdem Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Informationen zusammengetragen haben, ist es an der Zeit, die Bedeutung Ihrer Ergebnisse zu erläutern. Warum sind die Dinge so gelaufen, wie sie gelaufen sind? Warum kosteten verschiedene Elemente so viel, wie sie kosteten? Warum haben sich die Teilnehmer während des Events an bestimmten Orten aufgehalten? Welche Marketingstrategien waren am erfolgreichsten und warum?

Maßnahmen und Verbesserungsmöglichkeiten

Erstellen Sie abschließend anhand Ihrer Daten, des Feedbacks und der Eindrücke Ihres Teams eine Liste mit Event-Ideen und anderen umsetzbaren Maßnahmen, um Ihr nächstes Event noch besser zu gestalten.

Wichtige Punkte für die Nachbesprechung nach dem Event

Die globale Event-Branche wird bis 2028 voraussichtlich einen Umsatz von 1,46 Milliarden US-Dollar erzielen, was einer erstaunlichen jährlichen Wachstumsrate von 23,1 % zwischen 2021 und 2028 entspricht. Zahlen wie diese verdeutlichen den Anreiz für Eventplaner, ihre Veranstaltungen mithilfe grundlegender Tools wie Nachbesprechungen nach dem Event weiterzuentwickeln und zu verbessern. Es zeigt auch, welche finanziellen Prämien auf diejenigen warten, die diese Nachbesprechungen gut durchführen und Daten-Insights gewinnen.

Selbstverständlich ist es erforderlich, diese Erkenntnisse auch tatsächlich umzusetzen. Schließlich haben Lösungen und Verbesserungen auf dem Papier wenig Bedeutung, wenn sie nicht in die Praxis umgesetzt werden.

Es ist der Hauptzweck einer Event-Nachbesprechung: zu erfahren, wie Sie Ihr nächstes Event noch besser und erfolgreicher gestalten können als das letzte.