Von kleinen, internen Meetings bis hin zu riesigen Messen: Beim Planen von Events kommt heutzutage zunehmend Eventtechnologie zum Einsatz. In der Tat zeigt ein aktueller Northstar/Cvent Meetings Industry PULSE-Bericht, dass 42 % der Eventplaner im Vergleich zum Jahr 2023 einen größeren Anteil des Budgets für Event-Technologie vorgesehen haben.
Warum? Event-Technologie erleichtert nicht nur das Verwalten von Events, sondern bietet Unternehmen auch die Möglichkeit, Daten zu erfassen und nachzuverfolgen, um den Erfolg ihrer Events zu belegen.
Eventmanager müssen eine Vielzahl von Datenpunkten nachverfolgen, um den ROI eines Events nachzuweisen. Das Zusammenfassen dieser gesammelten Daten in einem einzigen, leicht verständlichen Bericht nach dem Event beschleunigt und erleichtert die Bestimmung des ROI – und damit des Ansatzes für zukünftige Events – ungemein.
Wie sieht ein Bericht nach dem Event aus?
Ein Bericht nach dem Event ist eine Sammlung und Zusammenfassung aller Daten, die es den Stakeholdern erlauben, den ROI eines Events zu bestimmen sowie zu erkennen, ob das Event die erwarteten Ziele/Kennzahlen erreicht hat und wo für das nächste Mal Verbesserungen erforderlich sein könnten.
Als Eventplaner sind Sie beim Erstellen des Berichts dafür verantwortlich, diesen so auszuarbeiten, dass die Daten Ihres Events so klar wie möglich dargestellt werden.
Warum ist der Bericht nach dem Event für Eventplaner so wichtig?
Die Vollständigkeit der Daten ist selbstverständlich. Von entscheidender Bedeutung ist es aber, dass der Bericht die Daten zum Erfolg eines Events den Entscheidungsträgern Ihres Unternehmens auf logische und leicht verständliche Art vermittelt. Ein gut strukturierter und übersichtlicher Bericht ist oft auch ein wirksames Hilfsmittel, um das Interesse von Sponsoren und Ausstellern an zukünftigen Events zu steigern. Das sorgfältige Erstellen eines Berichts nach dem Event sollte daher immer am Ende der Checkliste Ihres Events vermerkt sein.
Für manche Stakeholder sind die Zahlen das A und O: sie haben eine Vorliebe dafür, sich in Details zu vertiefen und abstrakte Werte selbst zu interpretieren. Mit einem Bericht nach dem Event erhalten Sie die Chance, diesen Stakeholdern die wichtigsten Daten zu vermitteln.
Viele Stakeholder bevorzugen allerdings eine klare, ansprechend gestaltete und übersichtliche Zusammenfassung der Fakten, um sich nicht durch den Dschungel der Rohdaten kämpfen zu müssen. Hier macht ein Bericht nach dem Event den Unterschied: Er führt Ihre Präsentation der Ergebnisse eines Events mit Diagrammen, Tabellen und anderen visuellen Elementen in neue Höhen.
Anhand des Berichts nach dem Event können die Stakeholder klar erkennen, was funktioniert hat und was nicht. Auf Grundlage dieser Daten kann nun eine Strategie für die Planung zukünftiger Events entwickelt werden.
So erstellen Sie einen Bericht nach dem Event
Um einen Bericht nach dem Event zu erstellen, müssen Sie zunächst alle Daten zusammentragen. Im Idealfall wurden diese Daten bereits im Laufe des Events anhand Ihrer Event Management Software erfasst, woraufhin Sie alles nahtlos zusammenfassen können.
Als Eventplaner sollten Sie sich im Klaren darüber sein, welche Informationen die Stakeholder Ihres Unternehmens benötigen, um Entscheidungen zu treffen. Ebenso wichtig ist es, zu wissen, welche Informationen die Sponsoren und Aussteller vor und nach der Teilnahme am Event benötigen.
Nach dem Ende Ihres Events können Sie dieselbe Eventtechnologie verwenden, um einen Bericht zu entwerfen, der präzise, ausführlich und überschaubar ist. Besonders praktisch ist, dass Sie ein Format im Plug-and-Play-Prinzip als Vorlage zur Dokumentation zukünftiger Events verwenden können, sobald es sich als geeignet erwiesen hat.
Einmal mehr sei betont, dass ein gelungener Bericht nach einem Event anschaulich sein muss und die relevanten Informationen ins Auge springen sollten. Vermeiden Sie daher unbedingt längere Textblöcke und Rohdaten und setzen Sie so viel wie möglich auf Diagramme, Tabellen, Fotos und andere visuelle Elemente zur Präsentation der Daten.
Folgendes sollten Sie in Ihrem Bericht berücksichtigen
Ein gelungener Bericht nach dem Event führt die Stakeholder durch die wichtigsten Datenpunkte des Events und bietet eine klare Analyse des Ergebnisses sowie aller Bereiche, in denen Verbesserungen möglich sind. Als Erstes gilt es, den Inhalt in leicht verständliche Abschnitte zu gliedern.
1. Eventzusammenfassung
Dieser Abschnitt ist die Zusammenfassung aller Informationen, die den Stakeholdern anhand dieses Berichts vermittelt werden. Hier sollten Sie einen kurzen Überblick des Events und der wichtigsten Ziele und KPIs bereitstellen. Anschließend gilt es, zu analysieren, ob diese KPIs erreicht wurden und Schlüsselerfolge sowie sämtliche Empfehlungen zur Verbesserung und Optimierung der Strategie für zukünftige Events auszusprechen.
An dieser Stelle sollte einfach eine kurze Übersicht geboten werden, um dann in die detaillierten Daten einzutauchen. Im Folgenden sollten Sie in Ihrem Bericht nach dem Event Ihre Schlussfolgerungen vermitteln.
2. Marketingaktivitäten
Was haben Sie und Ihr Marketingteam getan, um Teilnehmer, Sponsoren und Aussteller zu gewinnen? Wie stand es um die Präsenz in den Medien? Hier sollten Sie Ihre Maßnahmen für mehr Engagement beschreiben und die hervorheben, die besonders wirksam waren, wie z. B.:
- Social Media (verwendete Kanäle, Häufigkeit der Beiträge, am meisten aufgerufene Inhalte, Wirksamkeit der #Hashtags)
- E-Mail-Listen
- Kostenpflichtige Werbung
- SEO-Maßnahmen für besseren Suchmaschinen-Traffic
- Pressemitteilungen
- Cross-Posting von Inhalten in den Marketingkanälen der Sponsoren und Aussteller
- Cross-Posting von Inhalten auf persönlichen Social-Media-Profilen
- Kostenlose Einladungen und sonstige Anreize zur Teilnahme
- Frühbucherangebote und sonstige Sonderaktionen für die Registrierung
3. Logistik
Hier wird erörtert, von wem oder was, wann, wie und warum dieses Event geplant wurde. Analysieren Sie den gewählten Veranstaltungsort und ob dieser wirklich die optimale Wahl für die Art und Größe des Events war. Gab es Probleme mit dem Transport? Unterkünfte und Bewirtung? Personal? Geeignetes WLAN?
4. Teilnahme und Registrierung
In diesem Abschnitt sollten Sie nicht nur die Teilnehmerzahlen der Anzahl der Registrierungen gegenüberstellen, sondern auch demografische Einblicke zu den Teilnehmern liefern. Das kann dabei helfen, genau festzustellen, welchen Menschen Ihr Event am besten gefallen hat und ob die Ergebnisse Ihren Erwartungen entsprechen.
- Anzahl der Teilnehmer: Berücksichtigen Sie nicht nur die Anzahl der Teilnehmer insgesamt, sondern auch besonders hohe und besonders niedrige Teilnehmerzahlen an verschiedenen Tagen oder Sessions.
- Anzahl der Registrierungen: Sie sollten die Gesamtzahl der Teilnehmer der Anzahl der Registrierungen gegenüberstellen, um die Abbrecherquote zu erhalten (d. h., wie viele registrierte Personen nicht als Teilnehmer anwesend waren). Weiterhin sollten Sie die Registrierungen genauer untersuchen, um zu verstehen, wann die meisten Registrierungen eingegangen sind. War das während einer Sonderaktion bezüglich der Registrierung? War das nach dem Start einer bedeutenden Werbekampagne? Für viele Events gilt, dass in den letzten Tagen vor dem Event die meisten Registrierungen eingehen.
- Demografische Daten: Dokumentieren Sie Herkunft, Alter, Geschlecht und Ethnie Ihrer Teilnehmer sowie deren Zugehörigkeit zu Branchen und Unternehmen usw.
- Teilnehmer-Feedback: Einmal abgesehen von den Zahlen - wie lautet das Feedback Ihrer Teilnehmer zum Event? Umfragen nach dem Event liefern Feedback, das für die Verbesserung zukünftiger Events unentbehrlich ist.
5. Daten zu Sponsoren und Ausstellern
Zeigen Sie, welche Sessions, Vorstellungen oder Ausstellungsstände besonders viele und besonders wenige Besucher angezogen haben und machen Sie sich Gedanken über die Gründe dafür. In diesen Abschnitt lässt sich auch gut das Feedback der Sponsoren und Aussteller integrieren:
- Wie war der Fußgängerverkehr?
- Gab es eine zufriedenstellende Anzahl an Leads?
- Ließen sich die Stände leicht aufbauen/abbauen?
- Für Referenten: War das Publikum angemessen und interessiert?
6. Budget-Aufschlüsselung
In diesem Abschnitt wird die Monetarisierung des Events unter Einbeziehung der Kosten aufgezeigt. Zunächst sollten Sie eine Einzelaufstellung sämtlicher mit dem Event verknüpfter Kosten anführen. Stellen Sie diese dann den Einnahmen aus Ticketverkauf, Ausstellergebühren, Sponsorbeiträgen, neuen Buchungen usw. gegenüber. Schließen Sie diesen Abschnitt mit der Feststellung ab, dass Ihr Event finanziell im roten, oder, mit etwas Glück, im schwarzen Bereich gelandet ist.
7. ROI-Zusammenfassung
Auch wenn der ROI meist von finanzieller Natur ist, kann es andere immaterielle Werte geben, die Ihre Stakeholder als Ausgleich für das rein finanzielle Ergebnis empfinden können. Das hängt in erster Linie von den Zielen Ihres Events ab. Diese Überlegungen zum ROI können zum Beispiel berücksichtigen, wie viele Leads generiert wurden und ob sinnvolle Kontakte zwischen Unternehmen oder Teilnehmern hergestellt wurden. Auch die Menge der für zukünftiges Marketingmaterial erstellten Inhalte und der Anteil der Sponsoren oder Aussteller, die Ihre Ziele erreicht haben, können dabei eine Rolle spielen.
Wenn Sie Daten dazu erfassen konnten, sollten Sie untersuchen, inwieweit die Marke Ihres Unternehmens einen Zuwachs an Beliebtheit beim Publikum und/oder anderen Unternehmen Ihrer Branche verzeichnet hat. So, jetzt ist es an der Zeit, die wichtigsten Fragen zu beantworten:
- Insgesamt betrachtet: War dieses Event ein Erfolg?
- Sollte dieses oder ein vergleichbares Event in Zukunft erneut stattfinden?
Beispiel für einen Bericht nach dem Event
Es folgt ein Beispiel für einen Bericht nach einem Event - in diesem Fall geht es um eine regionale Messe für Haus und Garten:
Eventzusammenfassung
Drei Tage lange Veranstaltung: Messe zum Thema Haus und Garten im Kongresszentrum vor Ort. 200 Vertriebsmitarbeiter trafen auf 20.000 Besucher. Dieses Event erwies sich insgesamt als ein Erfolg. Feedback und ROI bestätigen, dass dieses Event einmal im Jahr eingeplant werden könnte. Angesichts der vor Ort angetroffenen Probleme sollte eventuell ein anderer Veranstaltungsort gesucht werde.
Marketingaktivitäten
- Wöchentliche Posts auf Facebook und X; kurz vor dem Event sollte dann täglich ein Post veröffentlich werden.
- Zielgerichtete E-Mail-Kampagnen auf Grundlage von Lead-Listen, Registrierungsarten und während der Registrierung ausgewählter Interessen.
- Pressemitteilungen, die innerhalb der Social-Media-Kanäle des Unternehmens geteilt werden.
- Vorbereitete Social-Media-Copy für Aussteller, die innerhalb der Social-Media-Kanäle von 110 Ausstellern und 10 Sponsoren geteilt wurde.
- 50 Menschen haben sich an den Online-Spielen auf Social Media vor dem Event beteiligt.
- Der #Hashtag des Events wurde mehr als 70 Mal auf externen Social-Media-Kanälen verwendet.
Logistik
Meist reibungslos, beim Aufbau gab es aber teilweise Engpässe für Aussteller. Die Klimaanlage fiel am ersten Tag aus, wurde aber innerhalb von drei Stunden wieder repariert. Einige Beschwerden über das als eingeschränkt empfundene WLAN. Empfehlung: den Ausstellern mehr Zeit für Aufbau und Abbau gewähren.
Teilnahme und Registrierung
- Anzahl der Teilnehmer: 20.000 Teilnehmer im Laufe der drei Tage Die meisten Teilnehmer am Samstag.
- Anzahl der Registrierungen: 24.000 Registrierungen = 17 % Absagequote. Die Mehrheit der Registrierungen fand nicht länger als drei Wochen vor dem Event statt. 10 % der Registrierungen erfolgten vor Ort.
- Demografische Daten: Die meisten Teilnehmer waren zwischen 45 und 65 Jahre alt (72 %). Die Mehrheit der Teilnehmer waren Frauen (68 %). 30 % der Teilnehmer kamen in Vertretung ihres jeweiligen Unternehmens mit dem Aufbau neuer Geschäftsbeziehungen als Hauptmotiv für ihre Anwesenheit.
- Teilnehmer-Feedback: Die Teilnehmer waren größtenteils zufrieden mit dem Event und 75 % gaben an, dass sie wahrscheinlich oder mit Sicherheit an diesem Event einmal im Jahr teilnehmen würden. Als negative Aspekte gaben die Teilnehmer am häufigsten die defekte Klimaanlage und das problematische WLAN an. Das betraf hauptsächlich Aussteller und Anbieter, die für Präsentationen und Transaktionen das WLAN verwendeten.
Daten zu Sponsoren und Ausstellern
Im Durchschnitt haben die Aussteller mit 500 oder mehr Teilnehmern am Tag interagiert. Viele Aussteller sind zuversichtlich, auch langfristig nutzbare Leads gewonnen zu haben. Eine Vielzahl der Teilnehmer äußerten sich besonders positiv zu den Ständen der Baumschulen.
Budget-Aufschlüsselung
Ausgaben: Miete für die Räumlichkeiten im Kongresszentrum, Management der Einrichtungen, Sicherheit, Eventtechnologie.
Umsatz: Ticketverkauf, Konzessionen, Sponsorbeiträge und Ausstellergebühren. Nach Abzug der Ausgaben hat unser Unternehmen einen Umsatz von €100.000 verzeichnet.
ROI-Zusammenfassung
Hervorragender Umsatz. Zufriedene Aussteller und Teilnehmer, die gerne erneut teilnehmen würden. Schlussfolgerung: ausgezeichnete Rendite (ROI).
Häufig gestellte Fragen
Suchen Sie weitere Informationen zur Erstellung eines Berichts nach einem Event? Dann sind Sie hier richtig. Schauen Sie sich diese zusätzlichen FAQs an:
Was ist eine Bewertung nach dem Event?
Bei der Bewertung nach einem Event wird der Bericht zu den Ergebnissen des Events offiziell mit den Stakeholdern geteilt. Sie stellen also Ihren Bericht nach dem Event vor und besprechen die Ergebnisse mit den Stakeholdern, um gemeinsam strategische Entscheidungen bezüglich zukünftiger Events zu treffen.
Wie erstelle ich einen gelungenen Bericht nach einem Event?
Ein guter Bericht nach einem Event sollte ausführlich sein und die Daten enthalten, die Ihre Stakeholder und Anbieter benötigen, um den Erfolg Ihres Events beurteilen zu können. Der Bericht muss diese Daten auf eine klare, visuell ansprechende Art darstellen. Um alle benötigten Daten zu erhalten und die gewünschte Formatierung zu erreichen, empfiehlt sich die Verwendung von Event Management Software mit ihrer integrierten Funktionalität zur Berichterstattung. Dies erleichtert den Vorgang ganz erheblich im Vergleich zu einem Ansatz, bei dem Sie selbst von Grund auf anfangen.
Wie erstelle ich die Zusammenfassung des Events?
Im Grunde geht es dabei um ein überblickartiges Resümee des Events. Dabei sollte es Ihr Ziel sein, den Stakeholdern einen guten Überblick der Ereignisse zu bieten, ohne zu sehr auf nebensächliche Details oder sonstige für die Beurteilung des Erfolgs des Events irrelevante Informationen einzugehen.
Wie erhalte ich Hilfe für die Erstellung eines Berichts nach dem Event?
Als Aufzeichnungsmedium der Daten zu Ihrem Event, ist der Bericht nach dem Event eines der wichtigsten von Ihnen erstellten Dokumente. Zum Glück müssen Sie ihn nicht allein erstellen. Spezialisierte und an den Benutzer anpassbare Event Management Software und die dafür zuständigen Kundendienstexperten helfen Ihnen dabei, zu erlernen, wie Sie Tools für die Event-Berichterstattung einsetzen, um einen gelungen Bericht nach dem Event zu erstellen.
