Dank der Existenz elektronischer RFPs scheint das heutzutage eine relativ leichte Aufgabe zu sein. Doch wenn eine RFP nicht eindeutig und der gewünschte Veranstaltungsort nicht klar beschrieben ist, kann das zu einer Menge Verwirrung, Chaos und Konkurrenzgerangel unter den Anbietern führen. Lassen Sie uns also ganz von vorn anfangen. Wir sehen uns genauer an, was eine RFP ist, wozu sie dient und welche Elemente wichtig sind, um gute Angebote zu erhalten.
Was ist eine RFP?
Eine RFP (Request for Proposal) ist eine Aufforderung zur Angebotsabgabe, die ein Unternehmen an potenzielle Zulieferer richtet. Der Einkäufer interessiert sich für die Beschaffung von Dienstleistungen und bittet potenzielle Anbieter um die Abgabe eines Angebots innerhalb einer bestimmten Frist. Die Anforderungen sind für alle Anbieter dieselben, um die Angebote besser vergleichen und bewerten zu können.
Wozu dienen RFPs?
Die meisten Veranstalter veröffentlichen RFPs, weil die Veranstaltung in einer anderen Stadt stattfindet und/oder sie noch keine Stammkunden einer bestimmten Location sind. Manchmal möchten sie auch einfach den Veranstaltungsort wechseln, weil ihre Anforderungen sich geändert haben. Die Veranstaltung hat sich erheblich vergrößert oder verkleinert, das Budget wurde gekürzt oder das Format wird überarbeitet.
Was auch immer der Grund ist: Es ist an der Zeit, sich nach einem neuen Anbieter umzusehen. Prüfen Sie jedoch genau, ob Sie wirklich bereit für eine Veränderung sind. Mit anderen Worten: Es wäre unmoralisch, einen bewährten Anbieter, mit dem Sie weiterhin zusammenarbeiten möchten, gegen andere Anbieter auszuspielen.
Hintergrundinformationen erwünscht
Geben Sie den RFP-Empfängern einen umfassenden Überblick über Ihr Unternehmen und das Meeting, für das Sie ein Angebot erbitten. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter Ihre Anforderungen und den Grund, warum Sie sein Hotel oder Tagungszentrum für eine gute Wahl halten, versteht.
Erklären Sie, warum Sie die RFP veröffentlichen. Möchten Sie eine neue Stadt testen? Sind Sie mit dem bisherigen Veranstaltungsort unzufrieden? Seien Sie transparent und erläutern Sie die Gründe. Schildern Sie auch, was bei den bisherigen Meetings funktioniert hat und was nicht.
Beschreiben Sie zu guter Letzt die Chancen und Herausforderungen der geplanten Veranstaltung. Wenn kontinuierliches Wachstum zu Ihren Stärken zählt, das Budget aber nicht entsprechend mitwächst, spielen Sie mit offenen Karten. Auf der Makroebene geben Sie genauso viele Informationen über die Veranstaltung, reduzieren dadurch die Unsicherheit und ermutigen hoffentlich auch das Marketing-Team des Hotels, Ihnen ein gutes Angebot zu machen.
Klar umrissene Ziele
Beschreiben Sie klar und deutlich, was Sie von einem Veranstaltungsort erwarten. Geht es um eine einmalige Veranstaltung oder um ein Meeting, das in den kommenden Jahren immer an diesem Ort stattfinden soll? Besteht die Aussicht, dass Sie im Falle einer erfolgreichen Veranstaltung turnusmäßig mit dem Anbieter zusammenarbeiten werden? Dann lassen Sie ihn das gleich zu Beginn wissen. Die Aussicht auf künftige Aufträge führt möglicherweise zu einem besseren Angebot.
Denken Sie auch daran, die Veranstaltungsziele zu nennen. Welche drei bis fünf Hauptziele will Ihr Unternehmen durch die Veranstaltung erreichen und wie kann der Anbieter Ihnen dabei helfen?
Ein vollständiges Veranstaltungsprofil
Wie lauten Ihr Name und die Namen des Unternehmens und der Veranstaltung?
Lassen Sie die Empfänger wissen, zu welchem Marktsegment Sie gehören: Verband, Unternehmen, Behörde, gemeinnützige Organisation oder religiöse oder soziale Einrichtung. Das Vertriebsteam eines Hotels oder Tagungszentrums ist in der Regel in diese Segmente untergliedert, sodass Ihre Anfrage dadurch gleich beim richtigen Ansprechpartner landet.
Handelt es sich um die erste Veranstaltung dieser Art?
Falls nicht, teilen Sie mit, seit wie vielen Jahren Sie sie bereits abhalten, und nennen Sie folgende Durchschnittswerte der letzten drei Jahre: Gesamtteilnehmerzahl, Anzahl der gebuchten Übernachtungen und Platzbedarf.
Wie viele Tage umfasst die Veranstaltung?
Und benötigen Sie vor oder nach der Veranstaltung noch Zimmer oder Tagungsräume? Darüber hinaus ist es sehr wichtig, das geplante Anfangs‑ und Enddatum der Veranstaltung zu nennen und anzugeben, ob Sie in dieser Hinsicht flexibel sind.
Wie viel Platz benötigen Sie?
Auch hier sind vergangene Veranstaltungen ein nützlicher Anhaltspunkt. Wenn es noch keine gegeben hat, nennen Sie die Anzahl der allgemeinen Sessions (die für alle Teilnehmer gedacht sind) und der gleichzeitig stattfindenden (kleineren) Sessions zu bestimmten Themen. Fragen Sie außerdem nach der maximalen Kapazität des größten Raums sowohl für allgemeine als auch für Themen-Sessions.
Welche Merkmale hat die Zielgruppe?
Nennen Sie Alter, Geschlecht, Beruf, Bildungsniveau und Herkunft der Teilnehmer und geben Sie an, ob sie mehrheitlich mit dem Auto oder mit dem Flugzeug anreisen. Schildern Sie, was sie in der veranstaltungsfreien Zeit gern tun. Lassen Sie das Hotel oder Tagungszentrum wissen, ob die Teilnehmer voraussichtlich mit Partner/in und/oder Familienangehörigen zur Veranstaltung kommen werden.
Welche Freizeitaktivitäten interessieren die Teilnehmer und/oder ihre Begleiter?
Schwimmen, Fitnesscenter, Golf, Wellness? Oder lieber Sehenswürdigkeiten und die Gastronomie der Region? Sind die entsprechenden Örtlichkeiten vom Hotel oder Tagungszentrum aus zu Fuß erreichbar? Fragen Sie den Anbieter, was der Veranstaltungsort im Hinblick auf die Teilnehmerbedürfnisse anzubieten hat.
Attraktivität des Veranstaltungsorts
Wenn die Veranstaltung eine Art Fachmesse ist, teilen Sie dem Anbieter mit, wie viel Platz Sie insgesamt benötigen, wie viele Ausstellerstände erwartet werden und ob Sie eine dedizierte Ausstellungsfläche brauchen.
Beschreiben Sie außerdem das typische Ausstellerprofil. Dazu gehören beispielsweise demografische Daten wie Alter, Geschlecht und Interessen. Geben Sie an, ob die Aussteller an der Konferenz teilnehmen und ob sie Familienangehörige mitbringen werden.
Budgetvorgaben
Es ist wichtig, dass Sie angeben, über welchen Spielraum Sie im Hinblick auf die Übernachtungspreise verfügen und ob die Zimmer über Sie oder direkt beim Hotel gebucht werden.
Nennen Sie auch Ihr Budget für Speisen und Getränke und bitten Sie um eine Preisangabe einschließlich Steuern, Bedienungszuschlag und Servicepauschale. Versuchen Sie außerdem, ein Gefühl für den Preis pro Mahlzeit und Person zu bekommen.
Erkundigen Sie sich nach den Preisen folgender Komponenten:
- verbindliche Aufschläge, die ein Hotel im Allgemeinen pro Nacht veranschlagt, um die Kosten bestimmter Ausstattungsmerkmale zu decken
- Parkplatz und Valet-Parken
- Gebühren für die Nutzung des Internetanschlusses und anderer Hausanschlüsse, einschließlich WLAN, Elektrizität, Wasser, Abwasser und Heizkosten, die während der Veranstaltung verbraucht werden.
- Korkengeld, das Gäste für den Konsum zur Veranstaltung selbst mitgebrachter alkoholischer Getränke bezahlen
- Abgaben, die an eine Gewerkschaft für den Ein‑/Auszug und/oder den Aufbau zu entrichten sind
Fristen
Teilen Sie dem Hotel und/oder Tagungszentrum mit, bis wann Sie ein Angebot benötigen. Geben Sie an, wann Sie die Erstentscheidung treffen und ob Sie im Anschluss eine Präsentation benötigen. Teilen Sie auch mit, ob vor der endgültigen Entscheidung eine Besichtigung vor Ort erforderlich ist und wann diese in etwa getroffen wird.
Vorlagen und Online-Ressourcen
CIC und APEX bieten kostenlose Vorlagen, mit denen sich RFPs leichter strukturieren lassen. Wenn Sie die RFP an mehrere Hotels und Veranstaltungsorte senden, passen Sie die Vorlage an Ihre Bedürfnisse an.
Sie können auch das Cvent Supplier Network nutzen, um nach Anbietern zu suchen und RFPs an über 234.000 Veranstaltungsorte weltweit zu senden. Wenn Sie die RFP an die ausgewählten Anbieter versandt haben, können Sie sie dem RFP-Showcase hinzufügen, sodass passende automatisch ermittelte Anbieter, die sie nicht erhalten haben, ebenfalls antworten können.
Kurzum, Sie erhalten mehr qualifizierte Angebote von Anbietern, die Sie ursprünglich nicht in Betracht gezogen hatten, und geben den Anbietern eine zusätzliche Chance, auf eine passende RFP zu reagieren.
Verfügbarkeit
Wenn die Empfänger die RFP lesen, werden sie sicherlich Fragen dazu haben. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Name und der Unternehmensname, die Anschrift, die E‑Mail-Adresse und die Telefonnummer in der RFP angegeben sind. Geben Sie an, welche Kontaktoptionen Sie bevorzugen und wann frühestens mit einer Antwort von Ihnen zu rechnen ist. Nennen Sie außerdem einen Ansprechpartner für den Fall, dass Sie nicht verfügbar sein sollten.
Fazit
Auf diese Weise dauern die Vorbereitungen zwar unter Umständen ein bisschen länger, doch langfristig erhalten Sie bessere, passendere Angebote. Im nächsten Abschnitt geht es um die Formulierung einer Antwort und die Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsorts.
Nützliche Tipps für die Planung erhalten Sie auch in unserem Guide zur Eventplanung von A bis Z.