11 Hotel Management Tipps, die jeder Hotelier kennen muss

Personalknappheit, unberechenbare Märkte und Nachfrage, die so hoch oder gar höher ist als vor der Pandemie – diese und weitere Herausforderungen bilden eine komplexe Mischung, mit der Hoteliers heutzutage zu kämpfen haben. Hinzu kommen schwierige Personalplanung, Ineffizienz, Stress oder sogar Burnout. Kurz gesagt, haben viele Hotelmanager derzeit eine Reihe von Hürden zu überwinden. Wenn Sie die Produktivität Ihres Hotels verbessern, ein stärkeres Team aufbauen oder Ihre Führungskompetenzen ausbauen möchten, ist diese Liste mit Hotel Management Tipps genau das Richtige für Sie. In diesem Beitrag teilen wir zahlreiche Hotel Management Tipps, die Fachleuten wie Ihnen helfen werden, besser Führungskräfte zu sein. Hier finden Sie Ratschläge, Tools und Ressourcen, mit denen Sie Ihr Hotel und Ihre Mitarbeiter besser führen können.

Entdecken Sie 11 Hotel Management Tipps, um Ihre Führungskompetenzen, Ihre Effizienz und vieles mehr zu optimieren

Ganz gleich, ob Sie ein erfahrener Hotelmanager sind, ganz neu in diesem Job anfangen oder schnell aufsteigen wollen, es gibt immer die Möglichkeit zu wachsen, Neues zu lernen und sich weiter zu verbessern. Hier finden Sie Tipps, um Ihre Führungsqualitäten auszubauen und Ihr Hotel Management effektiver zu gestalten.

1. Bauen Sie ein starkes Team auf

Ein Hotelmanager ist nur so stark, wie das Team, das hinter ihm steht. Konzentrieren Sie sich deshalb darauf, die richtigen Mitarbeiter einzustellen, sie zu schulen und jedes Mitglied Ihres Teams zu unterstützen. Sorgen Sie dafür, dass sich neue Beschäftigte vom ersten Moment an wohl und willkommen fühlen, und führen Sie regelmäßig Gespräche mit allen Angestellten, um deren Zufriedenheit sicherzustellen. Investieren Sie auch in Schulungen und Weiterbildungen sowie Softwaresysteme und Technologien, die Ihrem Team die Arbeit erleichtern. Überlegen Sie außerdem, welche Zusatzleistungen für Ihre Mitarbeiter hilfreich sein könnten. 

Halten Sie Teambesprechungen ab und integrieren Sie Aktivitäten zur Teambildung. Ermutigen Sie die Mitarbeiter zur Teilnahme an Aktionen und Wettbewerben, die die Aufgaben der verschiedenen Abteilungen im Hotel einbeziehen. Veranstalten Sie z. B. ein Wettrennen beim Bettenmachen mit verbundenen Augen oder üben Sie in humorvoll übertriebenen Szenarien, mit Beschwerden von Gästen umzugehen. Indem sie die Herausforderungen, denen die verschiedenen Abteilungen tagtäglich begegnen, aufzeigen, ermutigen Hotelmanager ihre Mitarbeiter, sich ineinander hineinzuversetzen, und fördern somit ein kollegiales Arbeitsumfeld.

2. Nehmen Sie sich Zeit für Anerkennung und Wertschätzung Ihrer Mitarbeiter

Dies ist vielleicht der offensichtlichste Hotel Management Tipp, aber seine Bedeutung darf keinesfalls unterschätzt werden. Neben einer guten Work-Life-Balance ist Anerkennung einer der Hauptgründe, warum viele Mitarbeiter an ihrem aktuellen Arbeitsplatz bleiben. Laut dem Global Talent Monitor nannten 19 % der Befragten Anerkennung und 33 % den respektvollen Umgang im Betrieb als Hauptgrund für ihren Verbleib in ihrer derzeitigen Position. Mit 54 % liegt die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ganz klar an erster Stelle. 

Mitarbeiterbindung ist für viele Hotelmanager eine ständige Herausforderung. Investitionen in die Anerkennung und Wertschätzung des Personals können dazu beitragen, die Zufriedenheit nachhaltig zu steigern. Langfristig kann das die Mitarbeiterfluktuation verringern. Neben Mitarbeiterversammlungen, gemeinsamen Abendessen, Ausflügen und anderen üblichen Aktionen, können Sie Ihre Dankbarkeit mit Belohnungen zeigen, die für Ihr Team wirklich einen Unterschied machen, wie z. B.:

• Anreiz- und Bonusprogramme
• Konkurrenzfähige Löhne
• Zusätzliche Urlaubstage
• Gewinnbeteiligung
• Gesundheitsleistungen
• Unterstützung des geistigen Wohlbefindens

Setzen Sie sich einmal im Monat mit den Abteilungsleitern zusammen, um die Erfolge Ihrer Beschäftigten zu besprechen. Ernennen und ehren Sie einen „Mitarbeiter des Monats“ oder mehrere Top-Mitarbeiter pro Quartal. Sie können Team-Mitglieder auch in morgendlichen Besprechungen oder auf Ihren sozialen Medien hervorheben.
Bonus Tipp: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Mitarbeitenden zufrieden sind, fragen Sie sie einfach!

3. Investieren Sie in hochwertige Hotel-Software

Die Investition in hochwertige, integrierte und intuitive Hotel Software kann die Art und Weise, wie Hotelmanager ihr Unternehmen führen, komplett revolutionieren. Auch wenn neue Software zunächst zusätzliche Kosten mit sich bringt, ist die Zeit- und Geldersparnis, die Sie durch integrierte Systeme erreichen können, von unschätzbarem Wert. Vielbeschäftigte Hoteliers, insbesondere jene, die große Hotels oder mehrere Häuser verwalten, investieren in ein integriertes PMS, um Zeit zu sparen und langwierige Prozesse zu vereinfachen. Integrierte PMS verbinden das CRM und das RMS des Hotels, um die Verfügbarkeit in Echtzeit zu aktualisieren und an die Vertriebskanäle des Hotels weiterzuleiten. Außerdem helfen integrierte Softwaresysteme Hotels bei der Optimierung ihrer Preisstrategien, der Automatisierung langwieriger manueller Arbeitsschritte und vielem mehr.

4. Entwerfen Sie durchdachte SOPs

Unzureichende Schulung des Personals kann die Effizienz des Hotelbetriebs beeinträchtigen und das Risiko von Fehlern erhöhen. Erstellen Sie durchdachte und umfassende Service- und Betriebsstandards (SOPs) für Ihr Hotel sowie detaillierte SOPs für jede Stelle. Erstellen Sie für jede Tätigkeit oder jeden Prozess, den ein Mitarbeiter während seiner Schicht ausführen muss, eine ausführliche Arbeitsanweisung (SOP). Darin sollte Schritt für Schritt beschrieben sein, wie die Aufgabe zu erledigen ist. SOPs unterstützen Mitarbeiter bei der Erledigung ihrer täglichen Pflichten im Hotel und tragen dazu bei, dass das gesamte Team am selben Strang zieht. Beim Einchecken eines Gastes beispielsweise sollten alle Mitarbeiter in der Lage sein, sich auf ihre Rezeptionstrainings zu beziehen und die gleichen Schritte in der gleichen Reihenfolge durchführen. 

Während der Nachtschicht, über Feiertage und zu anderen Zeiten, in denen Manager nicht direkt erreichbar sind, können Angestellte die SOPs zur Hand nehmen, um Antworten auf ihre Fragen zu finden und komplexe Prozesse richtig durchzuführen. Legen Sie dafür nicht nur leicht zugängliche Computerdateien an, die Ihr Team ausdrucken kann. Halten Sie auch eine bereits gedruckte Version bereit, für den Fall, dass es zu Stromausfällen, Computerfehlern oder anderen technischen Problemen kommt, die den Zugriff auf die Computerdateien verhindern könnten.
Bonus-Tipps: 

• Erstellen Sie separate SOPs für jede Abteilung: Housekeeping, den Wartungsdienst, F&B, den Vertrieb und die Rezeption. 
• Aktualisieren Sie die abteilungsspezifischen SOPs regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter immer auf die aktuellen Regeln und Verfahren zugreifen können.

5. Üben Sie sich in der Kunst des Delegierens

Um ein Höchstmaß an Erfolg zu erzielen, müssen Hotelmanager ihre Zeit und Energie auf jene Bereiche konzentrieren, wo es dem Hotelbetrieb am meisten nutzt. Erfolgreiche Hotelmanager sind in der Lage, ihre Stärken und Schwächen zu erkennen und auch die ihrer Kollegen. Halten Sie Ausschau nach Mitarbeitern und Managern mit auffallenden Interessen oder Fähigkeiten und weisen Sie ihnen Aufgaben zu, die die Entwicklung dieser Interessen fördern.

Hotel Management kann auch unglaublich stressig sein. Manche Manager haben die schlechte Angewohnheit, immer mehr Verantwortung zu übernehmen, wenn neue Aufgaben anfallen. Das kann Burnout, Angstzustände und möglicherweise schlechte Mitarbeiterführung zur Folge haben. Delegieren Sie deshalb Managementaufgaben an die Teamleiter, die am besten dafür geeignet sind, anstatt sich selbst zu überfordern und immer alle neu anfallenden Pflichten selbst zu übernehmen. 

6. Behalten Sie die Konkurrenz im Auge

Die Wettbewerbslage und die Konkurrenz Ihres Hotels zu verstehen, ist ein wesentlicher Aspekt effektiven Hotel Managements. In erster Linie ist es wichtig, die Aspekte zu kennen, die Ihr Hotel von anderen in der Umgebung unterscheiden. 
Beantworten Sie dafür folgende Fragen:

• Bietet Ihr Hotel mehr oder größere Veranstaltungsräume als die Konkurrenz?
• Sind Ihre Gästezimmer mit der neuesten Smart-Room-Technologie ausgestattet?
• Bieten Sie bei längeren Aufenthalten Vergünstigungen auf verschiedene Dienstleistungen an?

Vermarkten Sie gezielt die wichtigsten Merkmale, Vorzüge und sonstigen Alleinstellungsmerkmale, die Ihr Hotel von anderen abheben. Machen Sie es allen – von Reisenden und Reiseberatern bis hin zu Veranstaltungsplanern und Eventteilnehmern – leicht, zu erkennen, warum Ihr Hotel die Konkurrenz in den Schatten stellt. 
Bonus-Tipps:

• Schauen Sie nicht nur, was Ihr Hotel mit der Konkurrenz gemeinsam hat. Suchen Sie auch gezielt nach Bereichen, in denen Ihre Dienstleistungen im Vergleich zur Konkurrenz hinterherhinken. 
• Prüfen Sie regelmäßig die Webseite und die Social Media Profile Ihrer wichtigsten Konkurrenten. Wenn beispielsweise alle Hotels in Ihrer Region eine Instagram-Präsenz haben, Sie aber nicht, verpassen Sie die Chance, hier mit Ihrer Zielgruppe in Kontakt zu treten.
• Bleiben Sie beim Thema Hoteltechnologien auf dem neuesten Stand und schauen Sie, welche Lösungen Ihrer Mitbewerber einsetzen. 

7. Teilen Sie Mitarbeiter effizient ein

Nutzen Sie Nachfrageprognosen, um Daten mit hoher Auslastung schon lange im Voraus zu erkennen. Das erlaubt es Hotelmanagern ihre Personalplanung zu optimieren und für jede Schicht ausreichende Belegung sicherzustellen. Darüber hinaus können Abteilungsleiter ihre Personalbudgets entsprechend anpassen und für Stoßzeiten höhere Ausgaben einplanen. Hoteliers sollten außerdem zusätzliche Mitarbeiter in spezialisierten Aufgaben schulen, die mit wichtigen Stellen verbunden sind. So können sie zum Beispiel bei einem spontanen Krankheitsfall einspringen. Der oder die Angestellten, die nachts arbeiten, haben beispielsweise ganz andere Aufgaben als jene, die am Nachmittag die Rezeption besetzen. Bestimmen Sie ein oder zwei Kollegen, die bereit sind, bei Bedarf die Night-Audit-Schicht zu übernehmen, und schulen Sie sie in den dafür relevanten Vorschriften und Prozessen.

Machen Sie dasselbe für F&B-Positionen am frühen Morgen, Housekeeping-Inspektoren und andere spezialisierte Positionen, damit der Hotelbetrieb nicht beeinträchtigt wird, wenn ein Mitarbeiter nicht verfügbar oder abwesend ist. Wenn Ihre Beschäftigten in sekundären Positionen nicht ausreichend geschult sind, kann dies dazu führen, dass Manager häufig einspringen müssen, um offene Schichten zu übernehmen. Wenn der Rezeptionschef zum Beispiel ständig den Night-Audit übernehmen muss, fehlt er im Tagesgeschäft. 
Bonus-Tipps:

• Schauen Sie, welche Mitarbeiter bereit sind, nach vorheriger Ankündigung Zusatzschichten zu übernehmen. 
• Nehmen Sie Urlaubsanfragen weit im Voraus aus an, damit Sie in der Woche vor einem besonderen Ereignis oder Feiertag nicht mit einem plötzlichen Personalengpass oder verärgerten Mitarbeitern konfrontiert sind. 
• Behalten Sie die Erreichbarkeit Ihrer Angestellten und Änderungen in deren Verfügbarkeit im Auge, insbesondere in der Hochsaison oder in Zeiten mit vielen täglichen An- und Abreisen. 

8. Nutzen Sie Tools zur Prozessautomatisierung

Nutzen Sie Tools zur Prozessoptimierung, um die Abläufe in Ihrem Hotel noch effizienter zu gestalten. Ganz gleich, ob Sie die Kreditkarte eines Gastes schon vor der Ankunft autorisieren, den Gästen die Rechnung nach dem Auschecken per E-Mail zusenden oder die Servicegebühren in Echtzeit verbuchen – die Automatisierung verschiedener Arbeitsschritte trägt dazu bei, dass sich die Rezeption besser auf Gäste vor Ort konzentrieren kann. Gleichzeitig wird dadurch das Risiko von Rücklastschriften verringert. 

9. Bleiben Sie mit neuen Trends im Hotel- und Gastgewerbe auf dem Laufenden

Wer im Gastgewerbe eine führende Rolle spielen will, muss innovativ sein. Um in einem umkämpften Markt relevant und wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Hotelmanager mit Branchentrends, neuen Marketingstrategien und Entwicklungen in ihrem Markt Schritt halten. 

Bleiben Sie stets auf dem neuesten Stand und lassen Sie sich auf Veränderungen ein. Besonders in folgenden Bereichen sollten Sie Trends genau im Blick behalten:

• Hoteltechnologie
• Revenue Management
• Online-Werbung und -Anzeigen
• Marketing auf sozialen Medien
• Erlebnisorientiertes Marketing
• Hotel-Software
• Kontaktloser Check-in

Nutzen Sie die neuen Möglichkeiten, die Ihnen innovative Lösungen bringen und implementieren Sie Technologien, die Ihnen helfen, Betriebsabläufe zu optimieren und Ihren Umsatz zu steigern. 

Bleiben Sie in Sachen Gastgewerbe immer auf dem neuesten Stand

10. Halten Sie die Online-Präsenz Ihres Hotels stets auf dem neuesten Stand

Aktualisieren Sie Ihre Hotelwebseite sowie Ihre Profile auf Online-Portalen mit hochwertigen professionellen Fotos und präsentieren Sie Ihre modernisierte Ausstattungen oder neue Dienstleistungen. Fügen Sie modernisierte Marketinginhalte hinzu, die Veranstaltungsplaner, Reiseberater und technikaffine Reisende ansprechen. Laden Sie Ihre Gäste online zu einem fotorealistischen 3D-Rundgang durch Ihr Hotel ein oder erkunden Sie das Gelände aus der Vogelperspektive mit hochauflösenden Drohnenaufnahmen. 

Konzentrieren Sie sich hier aber nicht nur auf die Webseite Ihres Hotels, sondern auf die Optimierung Ihrer gesamten Online-Präsenz. Von Social Media Profilen bis hin zu Einträgen auf externen Buchungsseiten (z.B. OTAs) sollten die Informationen Ihres Hotels auf allen Plattformen aktuell und richtig sein. Um den Bekanntheitsgrad Ihres Hotels weiter zu erhöhen, sollten Sie Ihr Haus auf Plattformen für Veranstaltungsorte wie dem Cvent Supplier Network auflisten. Entscheiden Sie, welche Marktsegmente Sie anziehen wollen (z.B. SMERF, Gruppen, Hochzeiten, usw.) und listen Sie Ihr Haus auf den Plattformen, die auf diese Zielmärkte ausgerichtet sind.

11. Nehmen Sie konstruktive Kritik an und setzen Sie Feedback um

Erfahrene Hotelmanager wissen, wie wichtig es ist, die Zufriedenheit von Gästen und Mitarbeitern zu einer ihrer höchsten Prioritäten zu machen. Sie verhalten sich nicht überheblich und gehen nicht davon aus, dass sie alles besser wissen. Stattdessen freuen sich erfahrene Hotelmanager über konstruktives Feedback von ihren Gästen und Beschäftigten. Sie ermutigen andere, ihre ehrlichen Gefühle zu teilen, analysieren die Rückmeldungen der Gäste und nutzen sie zur Verbesserung des Hotelbetriebs.

Lesen und beantworten Sie Gästebewertungen, Kommentare auf sozialen Medien und anonyme Mitarbeiterbefragungen. Nehmen Sie konstruktive Kritik von Gästen und Arbeitnehmern gleichermaßen an. Drücken Sie Ihre Wertschätzung für Ehrlichkeit und den Wunsch nach Verbesserungen aus. Nehmen Sie das Problem nicht nur zur Kenntnis, sondern engagieren Sie sich auch für die Ausarbeitung und Umsetzung einer Lösung. Erstellen Sie einen Plan, der die Maßnahmen beschreibt, welche die Führungsetage zur Behebung des Problems in Zukunft ergreifen wird. 
Ermutigen Sie Ihre Kollegen, ihr Feedback offen zu äußern, indem Sie ein transparentes und vertrauensvolles Umfeld schaffen. Arbeiten Sie daran, Vertrauen bei den Hotelangestellten aufzubauen, indem Sie die Verantwortung für Managementfehler übernehmen. Fördern Sie Verantwortlichkeit, indem Sie selbst Verantwortung übernehmen.

Speichern Sie diese Liste mit Hotel Management Tipps ab, damit Sie schnell darauf zugreifen können!

Nun haben Sie eine Liste mit Hotel Management Tipps, mit denen Sie Ihren Hotelbetrieb optimieren, die Gästezufriedenheit steigern und die Moral Ihres Teams verbessern können. Vergessen Sie jedoch nicht, dass zu effektivem Hotel Management auch präzises Revenue Management gehört. Selbst wenn der Hotelbetrieb tipptopp läuft, kann unzureichende Arbeit in diesem Bereich den Gesamterfolg des Hotels beeinträchtigen.