12.05.2021
von Marion Maly

Es gibt viele Dinge zu beachten, wenn Sie geschäftlich unterwegs sind. Haben Sie die Präsentation beendet? Haben Sie Ihr Handy-Ladegerät dabei? Wie war noch mal der Name Ihres Kontakts? Wir sind hier, um Ihnen mit unserer ultimativen Checkliste für Geschäftsreisen zu helfen, sich an alles Wesentliche zu erinnern.

Diese Checkliste für Geschäftsreisen kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben und sicherzustellen, dass Sie nichts Wichtiges vergessen, wenn Sie beruflich unterwegs sind. Im Folgenden erfahren Sie, woran Sie vor, während und nach der Reise denken müssen.

Doch bevor Sie loslegen, sollten Sie bedenken, dass es bei Geschäftsreisen keine Einheitslösung gibt. Jedes Reiseziel - und jedes Unternehmen, das Reisen benötigt - ist anders. Aus diesem Grund sind einige der unten aufgeführten Tipps (z. B. zur Buchung von Unterkünften oder zum Abschluss einer Reiseversicherung) möglicherweise nicht anwendbar. Aber egal, was Sie tun, wir ermutigen Sie, sich abzusichern und sicherzustellen, dass das Wesentliche beachtet wird, und dieser Leitfaden ist ein großartiger Ort, um genau das zu tun.

Ihre komplette Checkliste für Geschäftsreisen:

Recherchieren Sie Ihr Ziel

  • Informieren Sie sich über die Gegend, in die Sie reisen werden, auch wenn Sie schon einmal dort waren. Berücksichtigen Sie Dinge, die auf Ihrer Reise wichtig sind, wie z. B. die aktuelle politische Situation, kulturelle Unterschiede, Kriminalität, Geschäftszeiten und Geschäftskleidung.
  • Recherchieren Sie die besten Attraktionen und Speisen, die Sie an Ihrem Zielort probieren sollten. Vielleicht haben Sie am Ende etwas mehr Freizeit, als Sie erwartet haben. Sie können es sogar in eine Freizeitreise verwandeln.
  • Sprechen Sie mit Freunden und Kollegen, die schon einmal an diesem Ort waren, falls sie Tipps haben.

Treffen Sie Reisevorbereitungen

  • Überprüfen Sie, ob Ihr Reisepass, Ihr Personalausweis und die entsprechenden Visa gültig sind.
  • Wenn Sie selbst für die Buchung der Reise verantwortlich sind, informieren Sie sich über etwaige Budget- oder Reiseroutenanforderungen. Wenn Sie nicht für die Reisebuchung verantwortlich sind, reichen Sie Ihre vorgeschlagene Reiseroute bei der entsprechenden Person ein.
  • Buchen Sie die direkteste und einfachste Reise, die Ihr Budget zulässt.
  • Planen Sie Ihre An- und Abreise unter Berücksichtigung des Grundes Ihrer Reise (z. B. Meetings). Überlegen Sie, ob Sie am Vorabend anreisen oder am nächsten Tag abreisen müssen, je nach Ihren Besprechungszeiten.
  • Buchen Sie Unterkünfte in der Nähe des Ortes, an dem Ihr Geschäft stattfinden wird.
  • Buchen Sie den Transport zum Flughafen oder Bahnhof. Denken Sie an jede Etappe der Reise und was Sie im Voraus buchen müssen.
  • Wenn Sie Mitglied in einem Airline- oder Hotel-Treueprogramm sind, sollten Sie bei diesen Marken buchen, um Punkte zu erhalten. Wenn Sie häufig geschäftlich reisen und nicht bei diesen Programmen angemeldet sind, sollten Sie dies unbedingt nachholen.
  • Melden Sie sich bei Global Entry, TSA PreCheck oder Clear an, falls zutreffend. Diese machen das Reisen ein bisschen schneller und einfacher.
  • Ziehen Sie eine Reiseversicherung in Betracht, um unvorhergesehene Umstände abzudecken.

Erstellen Sie Ihre Reiseroute

  • Kommunizieren Sie mit den Personen, mit denen Sie sich treffen werden, um sicherzustellen, dass es einen Reiseplan für Ihre Reise gibt. Sie sollten wissen, mit wem Sie sich treffen, und wann und wo diese Treffen stattfinden werden.
  • Prüfen Sie, ob es etwas Ungewöhnliches gibt, das Sie mitbringen müssen. Bestätigen Sie, ob Sie Zugang zu Wi-Fi, Strom, einem Präsentationsbildschirm und anderen notwendigen Geräten haben werden.
  • Kennen Sie Ihren Zeitplan und wissen Sie, an welchen Veranstaltungen Sie teilnehmen werden, damit Sie entsprechend packen können (mehr dazu später).

Bereiten Sie sich auf Ihre Meetings vor

  • Legen Sie für jedes Ihrer Meetings einige kurze Ziele fest.
  • Überprüfen Sie die Namen, Rollen und Titel der Personen, mit denen Sie sich treffen werden.
  • Bereiten Sie notwendige Dokumente und Präsentationen in einem gemeinsam nutzbaren Format vor und versenden Sie sie bei Bedarf im Voraus.
  • Überprüfen Sie die wichtigsten Informationen, die Sie weitergeben müssen.
  • Speichern Sie eine Karte und eine Wegbeschreibung zu Ihren Meetings auf Ihrem Telefon oder Computer, oder drucken Sie sie aus, wenn Sie dies bevorzugen. Wenn Sie mit dem Auto oder den öffentlichen Verkehrsmitteln fahren müssen, planen Sie vorausschauend und berücksichtigen Sie den Verkehr und andere Verzögerungen.

Gepäck

  • Prüfen Sie, ob Sie Reisebedarf kaufen müssen, um die Vorräte von Ihrer letzten Reise aufzufüllen.
  • Überprüfen Sie die entsprechende Vorschriften, die die Größe und das Gewicht Ihres Gepäcks beschränken, sowie etwaige Beschränkungen für persönliche Gegenstände wie Toilettenartikel.
  • Versuchen Sie, sich nach Möglichkeit auf einen Handgepäckkoffer zu beschränken. So sparen Sie sich die Zeit und den Stress, der mit dem Aufgeben einer Tasche verbunden ist. Wenn Sie ein Gepäckstück aufgeben, stellen Sie sicher, dass Sie wichtige Dinge wie Elektronik, Medikamente und Kleidung zum Wechseln in Ihrem Handgepäck haben, nur für den Fall.
  • Erwägen Sie die Verwendung von "Packwürfeln", um Ihre Sachen zu organisieren und zu rationalisieren.
  • Geben Sie Toilettenartikel in einen durchsichtigen Plastikbeutel, den Sie verschließen können, um ein Auslaufen zu verhindern.
  • Nehmen Sie Kleidung mit, die knitterfrei ist und sich leicht übereinander legen lässt. Halten Sie sich an einfarbige und neutrale Farben, damit Sie sie leicht zu verschiedenen Outfits kombinieren können. Dies erleichtert die Planung Ihrer Outfits für eine mehrtägige Reise.
  • Vergessen Sie nicht folgendes einzupacken:
    • Reisepass/Visum für den/die Ort(e), den/die Sie besuchen, Kreditkarten, Bankkarten und einen Personalausweis (denken Sie daran, ein hochauflösendes Bild davon auf Ihrem Telefon als Backup zu speichern).
    • Impfpass mit den entsprechenden Impfungen für den/die Ort(e), den/die Sie besuchen.
    • Genug lokale Währung für den Transport und einen Happen zu essen, wenn Sie ankommen. Sie können später mehr Geld wechseln, falls nötig.
    • Visitenkarten.
    • Notizbuch und Stift.
    • Geeignete Ausrüstung für das Wetter an Ihrem Zielort.
    • Ladegeräte (und ggf. Stecker-Konverter) für alle Ihre Geräte.
    • Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung oder Ohrstöpsel für das Flugzeug und laute Räume.
    • Erforderliche Medikamente.
    • Ein "Mit allem fertig werden"-Set, einschließlich Pflaster, Fleckenentferner, Fusselrolle, Pfefferminzbonbons, Allergiemedikamente, Medikamente gegen Magenverstimmung, Schmerzmittel, Erkältungsmedikamente, Handdesinfektionsmittel, Gesichtsmaske und Babytücher.
    • Legere Kleidung für abends und am Wochenende.
    • Trainingskleidung.
    • Wasserflasche.

Bereiten Sie sich auf die Abfahrt vor

  • Speichern Sie alle Dokumente, die Sie benötigen, auf einer Festplatte oder in der Cloud, damit Sie eine zusätzliche Kopie haben.
  • Drucken Sie bei Bedarf Ihre Tickets und Bestätigungen für Transport, Unterkunft und Flüge aus.
  • Richten Sie Ihre Abwesenheitsnachricht für die Tage ein, an denen Sie auf Reisen sind.
  • Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, wohin Sie gehen und wie lange Sie unterwegs sind.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie eine Vertretung für die Aufgaben im Büro haben, die Sie verpassen werden.
  • Finden Sie jemanden, der sich um Ihre Haustiere kümmert und Ihre Pflanzen gießt, während Sie weg sind.
  • Wenn Sie länger als ein paar Tage weg sind, sollten Sie Ihre Post und Pakete zurückhalten.
  • Geben Sie Ihre Reiseroute und Kontaktinformationen an einen vertrauenswürdigen Freund oder ein Familienmitglied weiter, damit diese wissen, wo Sie sind.
  • Denken Sie daran, aufzuräumen und eine Mahlzeit in den Gefrierschrank zu stellen, damit Sie nach Hause kommen und ein sauberes Haus und ein einfaches Abendessen vorfinden.
  • Laden Sie alle Ihre Geräte am Vorabend auf, damit Sie nicht mit unerwarteten Ausfällen konfrontiert werden.
  • Sie notwendige Ausrüstung, wie z. B. einen Regenschirm, einpacken können.

Am Reisetag

  • Verschließen Sie Ihre Türen und Fenster, stellen Sie Ihren Thermostat um und schalten Sie Ihren Alarm ein.
  • Räumen Sie den Kühlschrank aus und bringen Sie den Müll raus.
  • Wenn es an Ihrem Zielort eine Zeitverschiebung gibt, versuchen Sie, tagsüber so viel Sonnenlicht wie möglich zu bekommen, um den Jetlag zu reduzieren.
  • Achten Sie darauf, mehr zu trinken als sonst. Dies hilft bei Reisemüdigkeit und Jetlag.

Bonus-Tipps

  • Bewahren Sie eine gedruckte Version dieser Checkliste und Ihrer Packliste in Ihrem Koffer auf, damit Sie sie für alle zukünftigen Reisen zur Hand haben (oder speichern Sie eine digitale Version auf Ihrem Telefon oder Computer).
  • Tun Sie Ihr Bestes, um einen kurzen Spaziergang im Freien zu machen, eine landschaftlich reizvolle Route zu einem Meeting zu nehmen oder ein Restaurant an Ihrem Zielort zu besuchen. Sie wollen nicht, dass das Einzige, was Sie sehen, Hotelzimmer und Konferenzzentren sind!

Nutzen Sie diese Checkliste für Geschäftsreisen!

Reisen für die Arbeit muss nicht stressig sein. Mit dieser Checkliste für Geschäftsreisen sind Sie auf dem besten Weg zu einer reibungslosen Reise, die ganz nebenbei auch noch zum Urlaub werden kann.

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Marion Maly

Marion Maly ist für die Entwicklung und Durchführung von Marketingkampagnen zur Lead-Generierung in Europa und insbesondere der DACH-Region verantwortlich. Vor Cvent war Sie in der Eventbranche tätig und für die Paid Media Strategien und Cross-Channel Vermarktung zuständig.
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