Jeder Veranstaltungsplaner weiß, wie stressig es ist, in einer neuen Stadt den „Google-Detektiv“ zu spielen. Stundenlang klickt man sich durch Stadtkarten, Bewertungen und Webseiten von unzähligen Anbietern, nur um sich dann zu fragen, ob man etwas Wichtiges übersehen hat. Ist dieser angesagte Veranstaltungsort auch wirklich zuverlässig? Werden die Teilnehmer gut hinfinden? Übersieht man vielleicht die echten Geheimtipps, die das Erlebnis zu etwas Besonderem machen könnten?
Genau aus diesem Grund gibt es Kongress- und Tourismusbüros (CVBs). Sie kennen ihre Stadt in- und auswendig und ihre Aufgabe ist es, Ihnen zum Erfolg zu verhelfen. Von Insiderwissen bis hin zu Kontakten, die Sie online nicht finden können – mit CVBs an Ihrer Seite haben Sie Gewissheit, dass nichts dem Zufall überlassen bleibt.
Durch die Zusammenarbeit mit einem CVB verbringen Sie weniger Zeit mit Rätselraten und können sich intensiver auf das große Ganze konzentrieren. So wird aus dem Planungsstress eine erfolgreiche Veranstaltung.
Was ist ein CVB?
Ein Kongress- und Tourismusbüro (auf Englisch Convention and Visitors Bureau – CVB) ist eine Art Willkommenskomitee der Stadt für Veranstaltungsplaner. Seine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass Planer, Teilnehmer und Besucher das bestmögliche Erlebnis an ihrem Reiseziel haben.
Die meisten CVBs werden durch eine Mischung aus lokalen Tourismussteuern (z. B. Kurtaxe), Mitgliedsbeiträgen und manchmal auch mithilfe städtischer Unterstützung finanziert. Das bedeutet, dass sie Ihnen nicht einen bestimmten Veranstaltungsort oder Anbieter verkaufen wollen. CVBs möchten stattdessen, dass Sie der Stadt insgesamt mehr Events und Besucher bringen. Je erfolgreicher Ihre Veranstaltung ist, desto mehr Menschen übernachten in Hotels, essen in Restaurants und erkunden die Gegend. So profitieren alle davon.
CVBs sind nicht dazu da, Ihnen etwas aufzudrängen. Sie sind eine kostenlose, unabhängige Ressource, die dazu dient, lokales Wissen zu teilen und Ihnen die Eventplanung in ihrer Stadt zu erleichtern. Betrachten Sie CVBs als Ihre Partner hinter den Kulissen, die schlaue Abkürzungen, Geheimtipps und die richtigen Ansprechpartner kennen.
Warum CVBs für Eventplaner wichtig sind
Die Planung einer Veranstaltung in einer fremden Stadt ist mit vielen Fragezeichen verbunden. Welche Veranstaltungsorte eignen sich am besten? Welche Stadtteile sind für die Teilnehmer gut erreichbar? Wie lassen sich typische Probleme vermeiden, die nur Einheimische kennen? Hier kommt ein CVB ins Spiel.
Ein CVB versorgt Sie mit Insiderwissen, das Sie über Suchmaschinen nur schwer finden würden. Das Team dort kennt jedes Stadtviertel, die Verkehrsverhältnisse, Veranstaltungsorte mit Charakter und Anbieter, die ihre Serviceversprechen zuverlässig einhalten. Außerdem verfügen die Mitarbeiter dort über Kontakte, die Ihnen wichtige Türen öffnen und Ihnen die richtigen Hotels, Restaurants oder Partner vorstellen, die Ihre Veranstaltung zu etwas Besonderem machen.
Vergessen wir auch nicht die Chance auf Kosteneinsparungen. CVBs weisen auf mögliche finanzielle Vergünstigungen und Unterstützung hin, unterstützen Sie bei Verhandlungen mit Hotels und zeigen Ihnen sogar versteckte Vorteile von Veranstaltungsorten, die Sie sonst vielleicht nicht in Betracht ziehen würden.
Durch diese 11 Punkte steigern CVBs den Erfolg Ihrer Veranstaltungen
1. Sie teilen lokales Insiderwissen
Jede Stadt hat ihre Eigenheiten. Das können Veranstaltungsorte sein, die online perfekt aussehen, aber schwierige Zufahrten und Liefereingänge haben, Stadtviertel, in denen zu bestimmten Tageszeiten viel los ist, oder Strecken, die auf der Karte kurz aussehen, aber immer durch Staus blockiert sind. Ein CVB weiß all das und mehr. Es kann Ihnen schnell sagen, welche Räumlichkeiten Ihre Teilnehmer begeistern werden und welche eher zu Enttäuschungen führen könnten.
Dieses Insiderwissen erspart Ihnen stundenlanges Rätselraten und verhindert Fehlentscheidungen, die erst zu spät erkennbar werden. Anstatt mühsam aus Fehlern lernen zu müssen, profitieren Sie sofort von lokalem Wissen und wirken, als würden Sie schon seit Jahren in dieser Stadt Veranstaltungen planen.
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2. Sie vermitteln Ihnen die richtigen Kontakte
Erfolgreiche Veranstaltungen hängen von Beziehungen ab, und CVBs sind mit der gesamten Stadt vernetzt. Sie kennen die Manager der einzelnen Veranstaltungsorte, die besten AV-Teams mit der neuesten Ausrüstung, die Restaurantbesitzer, die private Abendessen ausrichten können, und sogar die Beamten in der Stadtverwaltung, die bei Genehmigungen oder Sicherheitsfragen helfen können. Das sind Türen, die für Sie als Außenstehender nur schwer zu öffnen sind.
Indem Sie sich in das Netzwerk des CVB einklinken, vermeiden Sie ewiges Herumtelefonieren und fragwürdige Empfehlungen. Stattdessen werden Sie zuverlässigen Partnern vorgestellt, die ihre Kompetenz bereits wiederholt unter Beweis gestellt haben. Das bedeutet weniger Risiko, mehr Unterstützung und einen reibungsloseren Ablauf Ihrer Veranstaltung.
3. Sie unterstützen Sie beim Marketing
Die Vermarktung einer Veranstaltung beschränkt sich nicht nur auf Ihre E-Mails und Social-Media-Beiträge. Viele CVBs bieten Unterstützung beim Marketing, um Ihre Reichweite zu vergrößern. Sie stellen Ihre Veranstaltung beispielsweise auf ihrer Website vor oder bieten Ihnen Stadtführer, die Sie an die Teilnehmer weitergeben können. Einige CVBs helfen sogar bei der Kontaktaufnahme mit lokalen Medien oder Werbepartnern.
Diese zusätzliche Sichtbarkeit macht Ihre Veranstaltung attraktiver und steigert in den Augen Ihrer Zielgruppe den Wert einer Reise an diesen Zielort. Wenn Sie die Marketing-Tools eines CVB nutzen, profitieren Sie gleichzeitig von der Anziehungskraft der Stadt.
4. Sie erleichtern Ihnen die Suche nach Veranstaltungsorten
Endlose Tabellen, Telefonate und E-Mail-Korrespondenz machen die Suche nach Veranstaltungsorten zu einer Vollzeitbeschäftigung. CVBs unterstützen Sie dabei, die richtigen Veranstaltungsorte für die Größe, die Ziele und das Budget Ihrer Veranstaltung zu finden. Sie kennen sowohl die lokalen Geheimtipps als auch die namhaften Veranstaltungsorte und können Ihre Auswahl schnell eingrenzen.
Anstatt wochenlang verschiedene Orte zu vergleichen, erhalten Sie eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Kurzauswahl. Das bedeutet, dass Sie mehr Zeit für die strategische Planung haben und weniger Zeit mit logistischen Fragen verbringen müssen.
5. Sie helfen bei der Hotelbuchung
Die Koordination von Zimmerkontingenten über mehrere Hotels hinweg kann chaotisch werden, insbesondere wenn Ihre Teilnehmer unterschiedliche Budgets oder Vorlieben haben. CVBs springen hier oft ein und sorgen dafür, dass Ihre Teilnehmer verschiedene Optionen haben, ohne dass Sie mehrfach verhandeln müssen.
Außerdem kennen sie die saisonalen Buchungstrends, sodass sie Ihnen helfen können, durch eine clevere Terminwahl bessere Zimmerpreise angeboten zu bekommen. Ihre Teilnehmer erhalten den gewünschten Komfort zu einem prima Preis, und Sie haben weniger Aufwand bei der Koordination der Details.
6. Sie sorgen für reibungslose Abläufe
Es sind die kleinen Details, die über den Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung entscheiden können. Ein CVB kennt die Verkehrsverhältnisse, die sich auf Shuttlebusse auswirken können, die saisonalen Wetterbedingungen, die Empfänge im Freien beeinträchtigen könnten, oder sogar Bauprojekte, die zu Verzögerungen führen könnten. Sie kennen diese Probleme und weisen Sie frühzeitig darauf hin, sodass Sie entsprechend planen können.
Wenn Sie dank des CVB schon über potenzielle Schwierigkeiten Bescheid wissen, können Sie Ihren Teilnehmern trotzdem ein reibungsloses Erlebnis bieten. Anstatt vor Ort im letzten Moment noch nach Lösungen suchen zu müssen, berücksichtigen Sie die Besonderheiten der Stadt nämlich schon im Voraus.
7. Sie beschaffen Ihren Teilnehmern attraktive Vergünstigungen
CVBs haben oft Partnerschaften, die es ihnen ermöglichen, Rabatte für Restaurants, kulturelle Attraktionen, Museen oder sogar öffentliche Verkehrsmittel anzubieten. Diese Vergünstigungen geben den Teilnehmern weitere Gründe, das Reiseziel auch jenseits Ihrer Veranstaltung kennenzulernen.
Wenn die Teilnehmer die Stadt bequem (und zu geringeren Kosten) erkunden können, nehmen sie eine noch wertvollere Erfahrung mit nach Hause. Dieser Mehrwert wirkt sich positiv auf Sie als Planer aus und macht Ihre Veranstaltung unvergesslich.
8. Sie bieten finanzielle Unterstützung
Geld spielt eine wichtige Rolle, und einige CVBs bieten finanzielle Anreize, um Veranstaltungen in ihre Stadt zu holen. Dies kann in Form von Zuschüssen, Rabatten, Unterstützung beim Marketing oder Subventionen zum Kostenausgleich geschehen. Bei größeren Veranstaltungen können diese Anreize einen echten Unterschied bei den Gesamtkosten machen.
Diese Art der Unterstützung wird nicht immer aktiv beworben, aber CVBs wissen, was verfügbar ist und wie man darauf zugreifen kann. Wenn Sie die richtigen Fragen stellen, könnten Sie Finanzmittel aufdecken, die Ihr Budget erweitern und es Ihnen erlauben, den Teilnehmern ein noch besseres Erlebnis zu bieten.
9. Sie sorgen dafür, dass während der Veranstaltung alles nach Plan läuft
Selbst mit den besten Plänen kann etwas schiefgehen. Vielleicht brauchen Sie mehr ehrenamtliche Helfer oder ein Zulieferer sagt in letzter Minute ab. Ein CVB kann oft mit Lösungsvorschlägen einspringen und Sie schnell mit den richtigen lokalen Ansprechpartnern vernetzen, sodass die Veranstaltung reibungslos weiterlaufen kann, ohne dass die Teilnehmer etwas davon mitbekommen.
Diese zusätzliche Unterstützung während der Veranstaltung gibt Ihnen die Gewissheit, dass Sie Probleme nicht allein bewältigen müssen. Stattdessen haben Sie einen Partner vor Ort, der genau weiß, wo Sie die benötigte Hilfe finden.
10. Sie helfen dabei, den Erfolg im Nachhinein zu messen
Nach Ende der Veranstaltung stellen viele CVBs Daten wie Berichte über die finanziellen und wirtschaftlichen Resultate der Veranstaltung und Teilnehmerbefragungen zur Verfügung. Diese Informationen helfen Ihnen, den ROI Ihres Events zu zeigen, den Wert Ihrer Veranstaltung zu belegen und für zukünftige Projekte noch bessere Entscheidungen zu treffen.
Es ist nicht immer einfach, solche Informationen nach einer Veranstaltung selbst zu erheben. Mit der Hilfe eines CVB erhalten Sie konkrete Zahlen und klares Feedback, die Ihren Erfolg untermauern.
11. Sie bauen langfristige Partnerschaften auf
Wenn Sie zum ersten Mal mit einem CVB zusammenarbeiten, hilft es Ihnen, sich in einer neuen Stadt zurechtzufinden. Beim zweiten Mal kennt man dort bereits Ihren Stil, Ihre Prioritäten und Ihre Veranstaltungsziele. Das macht die Planung zukünftiger Veranstaltungen noch reibungsloser.
Mit der Zeit werden CVBs zu vertrauten Partnern, an die Sie sich wenden können, wenn Ihre Veranstaltungen Sie wieder in ihre Stadt führen. Das ist der Beginn einer langfristigen Beziehung, die Jahr für Jahr einen Mehrwert für alle schafft.
Machen Sie CVBs zu einem Teil Ihres Planungsteams
Die Planung einer Veranstaltung in einer neuen Stadt muss kein Ratespiel mit ungewissem Ausgang sein. CVBs wurden gegründet, um Ihnen Insider-Informationen zu liefern, die Organisation zu vereinfachen und Sie mit den richtigen Ansprechpartnern zusammenzubringen, damit Ihre Veranstaltung reibungslos abläuft. Von Kosteneinsparungen bis hin zu lokalen Vergünstigungen für Ihre Teilnehmer bieten sie Ihnen ein Maß an Unterstützung, das Sie sonst nirgendwo finden.
Durch die Zusammenarbeit mit einem CVB gewinnen Sie einen lokalen Partner, der sich vor, während und nach der Veranstaltung für Ihren Erfolg einsetzt. Und wenn Sie dieses lokale Fachwissen mit Tools wie Cvent kombinieren, haben Sie alles, was Sie brauchen, um Veranstaltungsorte zu finden, Hotels zu buchen und die Ressourcen zu nutzen, die Veranstaltungen unvergesslich machen.
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