Haben Sie schon einmal an einer Messe teilgenommen und sich gewünscht, Sie könnten auf alle Informationen und Ressourcen bequem von zu Hause aus zugreifen? Mit virtuellen Messen wird dieser Traum nun Wirklichkeit.
In diesem Blogbeitrag werden wir die Vorteile virtueller Messen untersuchen und wie sie die Art und Weise verändern können, wie wir mit anderen in Kontakt treten. Sie werden erfahren, wie virtuelle Messen eine Fülle von Möglichkeiten für Networking, Weiterbildung und Wachstum bieten können. Tauchen wir also ein und erkunden gemeinsam die Welt der virtuellen Messen!
Was ist eine virtuelle Messe?
Eine virtuelle Messe ist eine Art virtuelles Event, das in einer Online-Umgebung stattfindet.
Registrierte Teilnehmer können sich in einer digital erstellten Umgebung bewegen, in der sie mit virtuellen Ausstellerständen interagieren, mit Sponsoren in Kontakt treten, mit anderen Besuchern chatten und Ausstellungsbereiche wie ein virtuelles Auditorium mit On-Demand- oder Live-Streaming-Inhalten, Networking-Lounges mit Chat-Funktionalität oder gesponserte Zonen erkunden können.
Online-Ausstellungsstände können in vielen verschiedenen Formaten kommen – von einfachen Symbolen und Bannern bis hin zu maßgeschneiderten Webseiten und aufwendigen 3D-Renderings.
All diese Aktivitäten finden auf einer gehosteten Microsite statt, die den Benutzern über eine Online-Plattform zur Verfügung gestellt wird.
Die Vorteile von virtuellen Messen und virtuellen Ständen
- Verbesserte Lead-Generierung
- Steigerung der Markenbekanntheit
- Mehr Reichweite
- Kosteneffizient und produktivitätssteigernd
- Sponsoring-Einnahmequellen
Verbesserte Lead-Generierung
Da es online zu bedeutsamen Interaktionen zwischen Ausstellern und Besuchern kommt, wird die Gewinnung, Messung und Nachverfolgung neuer Leads durch die Verfügbarkeit der Analysefunktionen der Plattform verbessert.
Die Metriken können von der Dauer, die ein Teilnehmer eine Präsentation angesehen hat, über die angeklickten Links bis hin zu den besuchten virtuellen Ständen und den Bereichen des Events und dessen Inhalten, mit denen er sich am meisten beschäftigt hat, reichen.
Detaillierte Analysen wie diese machen den Prozess der Lead-Bewertung extrem einfach. Für Aussteller bedeutet dies möglicherweise, dass sie den virtuellen Stand nicht einmal „besetzen“ müssen, da die Analysen sie über potenzielle Interessenten informieren, die Unternehmens- oder Produktinformationen zur Nachverfolgung heruntergeladen haben.
Steigerung der Markenbekanntheit
Virtuelle Messen bleiben in der Regel länger aktiv und geöffnet als Präsenz-Events, sodass Sponsoren und Aussteller über einen längeren Zeitraum hinweg von einer höheren Markenbekanntheit profitieren.
Die Organisatoren der Messe können den Ausstellern dabei helfen, ihre Präsenz zu maximieren, indem sie sie auf digitalen Marketingmaterialien, in den sozialen Medien und in speziellen Bereichen des Events, wie z. B. Sponsoren- und Ausstellerlisten, die für die Teilnehmer leicht auffindbar sind, an prominenter Stelle präsentieren.
Aufgrund der Vielzahl von Interessengruppen, die alle ein Interesse daran haben, den Erfolg der virtuellen Ausstellung sicherzustellen, können Sie sicher sein, dass jeder Sponsor, Referent, Aussteller und Event-Partner die Aktivität auch in seinen sozialen Netzwerken bewerben wird.
Durch die verstärkte Online- und Social-Media-Werbung, die größere globale Reichweite und die längeren Öffnungszeiten rund um die Uhr kann ein großes potenzielles Publikum online erreicht werden, wodurch die Sichtbarkeit Ihres virtuellen Messestandes erhöht wird.
Mehr Reichweite
Die Möglichkeit, von überall auf der Welt an einer virtuellen Messe teilzunehmen, bedeutet, dass der potenzielle Teilnehmerkreis größer ist als bei einem physischen Event.
Durch die virtuelle Durchführung von Messen wird die potenzielle Teilnehmerzahl erhöht, was sich positiv auf die Markenbekanntheit und die Lead-Generierung für virtuelle Aussteller auswirkt. Bei virtuellen Events ist die Zahl der Anmeldungen in der Regel 8- bis 10-mal höher als bei herkömmlichen Präsenzveranstaltngen.
Die Beseitigung von Hindernissen für die Teilnahme, wie Kosten, Reisebeschränkungen und Umweltbedenken, kann sowohl für die Organisatoren als auch für die Aussteller von großem Nutzen sein, da sie potenzielle Teilnehmer nicht auf bestimmte Termine, Orte und Zeiten beschränken, wie dies bei Präsenzveranstaltungen der Fall ist.
Der wichtigste Aspekt einer Präsenzmesse ist das Treffen mit den Teilnehmern – wobei die Terminvereinbarung im Vordergrund steht. Dieses persönliche Gespräch kann auch virtuell stattfinden.
Aussteller sollten Videokonferenzfunktionen nutzen, um Termine in einer Einzel- oder Gruppensituation einfach zu vereinbaren. Teilnehmer und Aussteller können auch im Voraus Termine miteinander vereinbaren, was dem Standpersonal hilft, ihre Zeitpläne mit den richtigen virtuellen Treffen zu füllen, bevor die Ausstellung überhaupt eröffnet wird.
Indem Sie sicherstellen, dass die Inhalte auch nach dem Event zum Herunterladen oder Ansehen auf Abruf verfügbar bleiben, oder indem Sie weitere digitale Inhalte wie ein Webinar oder eine Podcast-Reihe anbieten, um die Themen der Messe weiterzuführen, stellen Sie sicher, dass die Inhalte der Ausstellung auch lange nach Anmeldeschluss noch aktuell sind.
Kosteneffizient und produktivitätssteigernd
Obwohl die Ausrichtung einer virtuellen Messe oder die Präsentation an einem virtuellen Stand immer noch nicht billig sein mögen, können sie ohne all die zusätzlichen Kosten, die mit Reisen, Unterkunft, Verpflegung und Unterhaltung verbunden sind, äußerst budgetfreundlich sein.
Das Geschäftsmodell für Veranstalter besteht oft darin, das Plattformpaket zu erwerben, die gerenderten Standdesigns, Webseiten und gesponserten Begleitmaterialien zu erstellen und sie dann an Marken zu verkaufen, um ihre Ausgaben wieder hereinzuholen.
Durch das Einsparen unzähliger Aufgaben, die mit der Organisation von Präsenzausstellungen oder der Gestaltung und dem Bau eines Messestandes verbunden sind, bleibt mehr Zeit für andere Dinge.
Aussteller können sogar während der Messe ihrer täglichen Arbeit nachgehen, da sie das Büro nicht verlassen müssen. Es ist nicht notwendig, einen digitalen Stand zu bestimmten Zeiten zu besetzen, wenn es eine Live-Chat-Funktion oder andere Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme gibt, über die Besucher per E-Mail, Telefon oder soziale Medien Kontakt aufnehmen können.
Denken Sie daran, dass die Plattformanalyse die Aussteller auch über alle potenziellen Interessenten informiert, die Unternehmens- oder Produktinformationen für die Nachbereitung der Messe herunterladen.
Sponsoring-Einnahmequellen
Virtuelle Messen bieten den Organisatoren zahlreiche kommerzielle Möglichkeiten. Die häufigste davon sind Einnahmen durch Sponsoring.
Sponsoren können Teile der digitalen Umgebung mit ihrem Branding versehen, virtuelle Stände einrichten, Gamification-Elemente mit ihrem Branding versehen, eine live gestreamte Keynote präsentieren oder On-Demand-Inhalte zum Ansehen oder Herunterladen bereitstellen.
Je stärker ein bestimmter Sponsor in verschiedene Aspekte der virtuellen Messe eingebunden ist, desto lukrativer ist das Paket für den Veranstalter, da er eine größere Sichtbarkeit erhält, was wiederum zu einem stärkeren Engagement führen sollte.
Da die Organisatoren über die Analysefunktionen der Plattform nachweisen können, wie effektiv verschiedene gesponserte Pakete in den Vorjahren waren, können sie ihre Preise festlegen und die Nachfrage steigern.
Im Gegensatz zu einer Präsenzmesse, die auf physische Veranstaltungsorte beschränkt ist, gibt es bei einer digitalen Version keine derartigen Einschränkungen, sodass die Anzahl der Stände und gesponserten Bereiche entsprechend wachsen kann.
Was Sie Sponsoren anbieten können
- E-Mail-Kommunikation: Erlauben Sie Sponsoren, ihre Logos in Ihre verschiedenen E-Mail-Kommunikationen einzubinden, wie Einladungen, Bestätigungen, Erinnerungen oder sogar spezielle Sponsorenankündigungen
- Registrierung: Heben Sie Sponsoren bei der Registrierung mit speziellen Umfragepunkten hervor, um das Interesse zu messen oder auf gesponserte Sessions aufmerksam zu machen.
- Empfohlene Sponsoren: Maximieren Sie die Sichtbarkeit von Ausstellern und Sponsoren, indem Sie sie in stark frequentierten Bereichen Ihres virtuellen Events präsentieren.
- Gesponserte Sessions: Ermöglichen Sie es Partnern, Sessions auf Ihrem Event zu sponsern, um ihnen Zugang zu bestimmten Zielgruppen von Teilnehmern zu verschaffen. Sie können gesponserte Sessions in Ihrer Event-Agenda angeben und nach dem Event Lead-Informationen von Teilnehmern der Sessions an Ihre Partner senden.
- Gesponserte Videoanzeigen: Während sich die Teilnehmer bei einer Session anmelden und auf deren Beginn warten, können Sponsoren in dieser Zeit eine Videoanzeige abspielen, um ihr Unternehmen und ihre Angebote zu präsentieren.
Wie erstellt man eine virtuelle Messe?
Keine Sorge. Sie haben das schon einmal gemacht – nur nicht virtuell. Die Planung einer virtuellen Messe umfasst die Suche nach der richtigen Plattform, die Ihre Ziele unterstützt, die Kommunikation mit den Ausstellern und auf alles vorbereitet zu sein. Ganz oben auf der Liste steht, dass Sie den Ausstellern alles bieten, was sie brauchen, damit sich ihre Teilnahme an Ihrem Event lohnt. Das bedeutet Termine, Messestände, Branding, Möglichkeiten, mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten, und natürlich die Erfassung von Leads.
Ihre Anforderungen hängen von der Größe Ihres Events ab. Wenn Sie nach Anbietern für Messelösungen suchen, denken Sie ganzheitlich. Gibt es eine Event-Tech-Plattform, die virtuelle Lösungen für sowohl Ihre Events als auch Ihre Messen anbietet?
Wenn Sie ein umfassendes Eventprogramm erstellen, das die richtige Event-Technologie zur Unterstützung Ihrer virtuellen, Präsenz- und hybriden Events nutzt, können Sie die Ergebnisse auf derselben Plattform verfolgen, wodurch sich der Erfolg leichter definieren und nachweisen lässt. Erstellen Sie eine Liste mit den Funktionen, die Sie auf Ihrer Messe benötigen, und suchen Sie nach Anbietern, die Ihnen die gewünschte Lösung anbieten können.
Fünf Merkmale, die bei virtuellen Messen zu berücksichtigen sind
Es versteht sich von selbst, dass die Event-Technologie der Schlüssel zum Erfolg einer virtuellen Messe ist. Denken Sie über Aspekte von Präsenzmessen nach und wenden Sie diese an, wo immer Sie können. Achten Sie bei der Planung darauf, die folgenden Merkmale zu berücksichtigen.
Sponsoren- und Ausstellerlisten
Richten Sie innerhalb Ihres virtuellen Events spezielle Bereiche für Ihre Sponsoren- und Ausstellerlisten ein, die für die Teilnehmer leicht zu durchsuchen sind. Sie können nach Sponsorenebene organisiert werden, um Ihren wertvollsten Sponsoren und Ausstellern eine prominente Platzierung zu bieten.
Virtuelle Ausstellerstände
Virtuelle Stände mit Videokonferenzfunktion ermöglichen es Ausstellern, ihr Branding und Unternehmensinformationen zu präsentieren und interessierte Teilnehmer persönlich zu treffen.
Virtuelle Besprechungsräume
Die Teilnehmer können sich per Videokonferenz direkt von ihrem Stand aus mit den Ausstellern treffen. Sie können Teilnehmern und Ausstellern auch ermöglichen, Termine miteinander zu vereinbaren und im Voraus zu planen.
Eingehende Aussteller-Leads
Helfen Sie Ausstellern dabei, eingehende Leads zu generieren, indem Sie die Teilnehmer ihre Interessen angeben lassen und ihre Kontaktinformationen sofort direkt an die Aussteller weitergeben.
Ausstellerunterlagen
Helfen Sie den Teilnehmern, sich über die Aussteller zu informieren, indem Sie ihnen ermöglichen, relevante Inhalte direkt auf ihre Ausstellerstände hochzuladen, z. B. digitale Broschüren, Videos und Links.
Wie stellt man auf einer virtuellen Messe aus?
Eine virtuelle Messe ist immer noch eine Messe. Die Zeit und Aufmerksamkeit, die Sie in eine Präsenzausstellung einbringen würden, müssen Sie virtuell einbringen. Das bedeutet, über die Tools nachzudenken, die zum Erfolg führen.
- Branding: Ihr Messestand ist die beste Visitenkarte für Ihr Unternehmen. Einheitliches Branding, Logos und alles, was auffällt, kommt bei Besuchern sehr gut an.
- Klare Video- und Audioqualität: Auf Messen geht es normalerweise laut und geschäftig zu. Aber mit der virtuellen Option haben Sie die volle Kontrolle. Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter an Ihrem Stand über eine gute Audio- und Videoausrüstung sowie eine zuverlässige Internetverbindung verfügen.
- Virtuelle Begleitmaterialien zum Teilen: Digitale Unterlagen sind besser – niemand kann sie verlieren! Halten Sie Materialien zum Herunterladen bereit, um den Teilnehmern weitere Informationen zu bieten.
- Kurze kommerzielle Präsentationen zur Vorstellung des Unternehmens: Bereiten Sie einen 30-sekündigen Pitch vor und üben Sie ihn im Voraus. Sie wollen nicht über die Basics stolpern, wenn Sie bei einem Termin Eindruck machen wollen.
- Senden Sie den Teilnehmern Werbegeschenke: Für eine besondere Note können Sie den Teilnehmern ein digitales Geschenk wie einen Online-Gutschein oder ein Sonderangebot machen.
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