Wir leben in einer personalisierten Welt. Von der Musik, die wir streamen, bis hin zu den Produkten, die wir kaufen – Personalisierung prägt unsere Wahrnehmung von Marken. 

Allerdings gibt es eine Diskrepanz: Laut dem Digital Trends Report 2024 von Adobe bezeichnen nur 26 % der Verbraucher ihre digitalen Erfahrungen mit einer Marke, zu der sie bereits eine Beziehung haben, als „ausgezeichnet“. Personalisierung bleibt eine der wichtigsten Prioritäten für Unternehmen, doch viele tun sich noch schwer damit, sie richtig umzusetzen.

Events bieten eine Lösung. Sie liefern wertvolle First-Party-Daten, die Personalisierung ermöglichen. Personalisierung wiederum steigert das Engagement, stärkt die Markentreue und hebt das gesamte Event-Erlebnis auf ein neues Niveau. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie die Kraft der Personalisierung nutzen, um hochgradig ansprechende Erlebnisse zu schaffen. 

Was ist Event-Personalisierung?  

Event-Personalisierung bedeutet, das Event-Erlebnis der Teilnehmer auf ihre Bedürfnisse und Vorlieben zuzuschneiden. Dies kann verschiedene Touchpoints umfassen – von Einladungen vor dem Event über Session-Empfehlungen vor Ort bis hin zu Follow-up-E-Mails. 

Durch die Nutzung relevanter Teilnehmerdaten können Event-Organisatoren Erlebnisse schaffen, bei denen sich die Teilnehmer wertgeschätzt und aktiv eingebunden fühlen.

Warum die Personalisierung von Events wichtig ist  

1. Sie steigert das Engagement 

Personalisierte Erlebnisse geben den Teilnehmern das Gefühl, gesehen und geschätzt zu werden, was zu einem höheren Engagement führt. Wenn die Teilnehmer relevante Inhalte und Empfehlungen erhalten, sind sie eher bereit, sich aktiv zu beteiligen, zu interagieren und Ihr Event zu genießen. Wenn Ihre Teilnehmer das Gefühl haben, dass Sie sie direkt ansprechen, zeigt das, dass Sie ihre Vorlieben und Erwartungen berücksichtigt haben.

2. Sie stärkt die Markentreue

Ein maßgeschneidertes Event-Erlebnis schafft eine tiefere Verbindung zwischen Ihrer Zielgruppe und Ihrer Marke. Wenn die Teilnehmer das Gefühl haben, dass Ihr Event ihren Interessen entspricht, empfehlen sie es eher Freunden und Kollegen weiter und nehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit auch am nächsten Event teil. 

3. Sie liefert wertvolle Daten-Insights

Effektive Personalisierung bedeutet, Teilnehmerdaten zu sammeln und zu analysieren, um wertvolle Daten-Insights zu den Vorlieben und zum Verhalten Ihrer Zielgruppe zu gewinnen. Diese Daten-Insights helfen Ihnen dabei, zukünftige Events zu optimieren und Ihre Marketingstrategien gezielt weiterzuentwickeln. 

Warum Sie Daten für die Personalisierung von Events benötigen  

Daten sind die Grundlage für eine effektive Personalisierung. Durch die Erfassung und Analyse relevanter Daten können Sie fundierte Entscheidungen treffen, die das Teilnehmererlebnis verbessern und dauerhaft hohes Engagement sicherstellen.

Es ist wichtig, im Voraus zu wissen, welche Datentypen Sie erfassen müssen und warum. Wenn Sie nicht wissen, warum Sie bestimmte Daten erfassen, werden Sie diese wahrscheinlich auch nicht analysieren.

Profi-Tipp: Kommunizieren Sie bei der Datenerfassung klar, wo die Daten gespeichert werden und wer Zugriff darauf hat. Die Teilnehmer haben ein Recht auf Transparenz. Wenn Sie Ihre Absichten offen darlegen, schaffen Sie Vertrauen und geben den Teilnehmern ein sicheres Gefühl bei der Angabe ihrer personenbezogenen Daten.

Quellen für nützliche Teilnehmerdaten

Teilnehmerdaten bieten wertvolle Einblicke in die Erwartungen der Teilnehmer an ein Event. Die Daten können aus verschiedenen Quellen stammen. Hier einige Beispiele:

• Registrierungsformulare: Hier können Sie gezielt Fragen stellen, um die Interessen und Vorlieben Ihrer Teilnehmer zu erfassen. Zum Beispiel, für welche Themen sie sich interessieren, welche Sessions sie besuchen möchten oder sogar, welche Produktinteressen sie haben.
• Daten aus früheren Events: Diese zeigen, welche Sessions, Referenten und Aussteller bei den Teilnehmern am beliebtesten waren. Anhand dieser Informationen können Sie die beliebtesten Referenten und die meistbesuchten Stände ermitteln und vieles mehr.
• Vorhandene Daten: Wahrscheinlich liegen Ihnen bereits Daten in Ihrem CRM oder Ihrer Datenbank vor, die wichtige Informationen wie Branche, Unternehmensgröße usw. enthalten. Nutzen Sie diese Informationen gezielt für die Segmentierung und Personalisierung. 

„Feedback ist entscheidend für die Weiterentwicklung von Events. Auch wenn herkömmliche Umfragen sinnvoll sind, liefert die Analyse von Verhaltensdaten oft zuverlässigere Erkenntnisse. Nehmen die Teilnehmer beispielsweise aktiv an mehreren Sessions teil, deutet ihr Verhalten auf Engagement hin, auch wenn die Umfrageergebnisse etwas anderes vermuten lassen.“  

Felicia Asiedu, Director, Europe Marketing, Cvent

Beispiele für die Personalisierung von Events 

1. Personalisierung vor dem Event 

Personalisieren Sie Einladungen und Kommunikation

Starten Sie die Personalisierung bereits vor dem Event. 

Ihre Teilnehmer sind keine homogene Gruppe – Sie haben möglicherweise VIPs, Referenten, Aussteller, Sponsoren und Mitarbeiter. Jede dieser Gruppen hat unterschiedliche Bedürfnisse. 

Die Berücksichtigung dieser Bedürfnisse beginnt bereits bei der Registrierung. Stellen Sie im Voraus die richtigen Fragen, damit Sie Ihre Zielgruppe segmentieren können. 

Passen Sie Event-Erlebnisse, Kommunikation und Angebote gezielt an die unterschiedlichen Vorlieben, demografischen Merkmale und Verhaltensweisen der verschiedenen Teilnehmergruppen an. 

Gestalten Sie Registrierungsformulare und -pfade individuell

Individuelle Registrierungspfade ermöglichen es Ihnen, personalisierte Erlebnisse zu schaffen, die auf einzelne Teilnehmerprofile, spezifische Zielgruppen oder gezielte Zielgruppensegmente zugeschnitten sind.

So können Sie die Registrierung fördern und gezielt die relevanten Daten der eingeladenen Teilnehmer erfassen. Sie haben die Flexibilität, Registrierungswege mit unterschiedlichen Fragen zur Registrierung, Preisstrukturen, Session-Optionen und mehr zu gestalten.

Starten Sie den Vernetzungsprozess

Bieten Sie den Teilnehmern bereits vor dem Event personalisierte Vorschläge für mögliche Gesprächspartner über Ihre Event-App an. So können sie die Empfehlungen prüfen und ihre Meetings im Voraus planen.

2. Personalisierung vor Ort 

Halten Sie die Teilnehmer auf dem Laufenden 

Nutzen Sie Push-Benachrichtigungen mit personalisierten Hinweisen zu Zeitplanänderungen und Networking-Gelegenheiten. 

Teilnehmer schätzen es, wenn sie gezielt Benachrichtigungen zu für sie relevanten Themen erhalten. Anstatt allen Teilnehmern dieselben Informationen zu senden, stellen personalisierte Benachrichtigungen sicher, dass die Inhalte für einzelne Personen oder Gruppen direkt relevant sind. Wenn beispielsweise ein Teil Ihrer Teilnehmer aus einer bestimmten Branche stammt, können Sie sie mit einer Push-Benachrichtigung an eine bevorstehende branchenspezifische Session erinnern.

Passen Sie Agenden und Session-Empfehlungen individuell an

Inhalte sind für Teilnehmer eine wichtige Entscheidungsgrundlage für die Teilnahme an einem Event. Sie möchten relevante Inhalte erleben, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Session-Empfehlungen helfen den Teilnehmern dabei, ihre Agenda individuell zu gestalten. Event-Technologie kann dabei Sessions auf Basis ihres bisherigen Verhaltens und Engagements vorschlagen.

Intelligentes Networking

Events sind ideale Networking-Plattformen, aber es kann frustrierend sein, wenn Teilnehmer nicht die richtigen Kontakte knüpfen. Wenn Sie KI-gestützte Matchmaking-Tools in Ihre Event-App integrieren, können sich Teilnehmer basierend auf Branche, beruflicher Position oder gemeinsamen Interessen gezielt vernetzen.

3. Personalisierung nach dem Event  

Follow-up-Kommunikation

Nach Ihrem Event können Sie mit Follow-up-Kommunikation weiterhin Mehrwert bieten. 

Mit den genauen Daten, die Sie bereits über die Interessen und das Verhalten Ihrer Teilnehmer während des Events erfasst haben, können Sie personalisierte E-Mails mit den wichtigsten Erkenntnissen und relevanten Inhalten versenden, z. B. Aufzeichnungen von Sessions, die sie verpasst haben, oder kuratierte Post-Event-Materialien passend zu den von ihnen besuchten Sessions.

Empfehlungen für On-Demand-Inhalte

Wenn Sie eine Bibliothek mit Event-Inhalten haben, eröffnen sich zusätzliche Möglichkeiten, Mehrwert zu schaffen. Nutzen Sie die Präferenzdaten Ihrer Teilnehmer und gleichen Sie diese mit Ihren Inhalten ab. Erstellen Sie anschließend personalisierte E-Mails, in denen Sie aufgezeichnete Sessions oder verwandte Inhalte basierend auf den Interessen der Empfänger empfehlen. 

Personalisierte Umfragen und Feedback-Formulare

Personalisierte Umfragen sind eine äußerst effektive Methode, um Feedback zu den individuellen Erlebnissen der Teilnehmer zu sammeln. 

Um dieses Feedback noch wertvoller zu machen, schaffen Sie Anreize für detaillierte Rückmeldungen. Je spezifischer die Daten sind, desto effektiver können Sie Ihr Marketing steuern.

So nutzen Sie KI für die Personalisierung von Events 

1.Chatbots und virtuelle Assistenten 

KI-gestützte Chatbots können Teilnehmern vor, während und nach dem Event in Echtzeit personalisierte Empfehlungen und Unterstützung bieten.

Die Integration von KI-Chatbots und virtuellen Assistenten in Event-Apps hilft Teilnehmern, sich leichter im Zeitplan zurechtzufinden und Antworten auf häufig gestellte Fragen zu erhalten. 

2. Empfehlungen für Sessions und Inhalte

Algorithmen des maschinellen Lernens analysieren Teilnehmerdaten, um relevante Sessions, Referenten und Ausstellerstände vorzuschlagen. 

Die KI kann basierend auf dem Echtzeit-Engagement sofort Empfehlungen aussprechen und so sicherstellen, dass die Teilnehmer das Beste aus ihrem Event-Erlebnis herausholen.

3. Automatisierte Networking-Vorschläge

Der Einsatz von KI für Networking-Vorschläge ist eine hervorragende Möglichkeit, Teilnehmer mit ähnlichen Interessen oder beruflichen Zielen gezielt zu vernetzen.

4. Echtzeit-Datenanalyse

Events können riesige Datenmengen generieren, von Registrierungsdaten und Engagement-Kennzahlen bis hin zu Session-Präferenzen und Networking-Interaktionen. Die effiziente Verarbeitung und Analyse dieser Daten für personalisierte Erlebnisse kann ohne die richtige Infrastruktur eine Herausforderung darstellen.

Glücklicherweise können künstliche Intelligenz und Machine-Learning-Algorithmen große Datenmengen schnell analysieren und Muster und Präferenzen erkennen, die manuell kaum zu verarbeiten wären. 

KI kann das Teilnehmer-Engagement, die Stimmung und die Interaktionen in Echtzeit überwachen und ermöglicht es Ihnen, Inhalte und Erlebnisse sofort anzupassen.

„KI-gesteuerte Personalisierung wird die Meeting-Branche revolutionieren, da sie den Teilnehmern hochgradig maßgeschneiderte Inhalte, Sessions und Networking-Möglichkeiten bietet, die alle auf ihren individuellen Präferenzen und Verhaltensweisen basieren.“

McNeel Keenan, Vice President, Product Management, Cvent. 

So messen Sie die Wirkung Ihrer Personalisierungsmaßnahmen  

Der Erfolg Ihrer Personalisierungsstrategie hängt davon ab, wie gut sie bei den Teilnehmern ankommt. Die Messung der Effektivität stellt sicher, dass Ihre Personalisierungsmaßnahmen echten Mehrwert schaffen und für zukünftige Events gezielt weiterentwickelt werden können.

Es gibt mehrere Gründe, warum die Erfolgsmessung von Personalisierung entscheidend ist. 

• Optimiert zukünftige Events: Datengestützte Erkenntnisse helfen Eventplanern, Personalisierungsstrategien gezielt weiterzuentwickeln.
• Belegt den ROI: Rechtfertigt Investitionen in Technologie und Ressourcen.
• Steigert die Teilnehmerzufriedenheit: Hilft Veranstaltern zu verstehen, was die Teilnehmer am meisten schätzen.

1. Teilnehmerumfragen und Feedback-Formulare

Nutzen Sie Umfragen vor dem Event, um Erwartungen zu verstehen, und Umfragen nach dem Event, um die Zufriedenheit zu messen.

Stellen Sie konkrete Fragen wie: „Haben Sie relevante Sessions leicht gefunden?“ oder „Waren die Networking-Empfehlungen für Sie hilfreich?“

Verwenden Sie eine Kombination aus Bewertungsskalen und offenen Fragen, um qualitative und quantitative Erkenntnisse zu gewinnen.

2. Event-App und Website-Analysen

Daten sind das A und O, wenn es darum geht, das Teilnehmererlebnis zu verbessern. Die Event-App kann Interaktionen mit personalisierten Zeitplänen, Empfehlungen und Session-Lesezeichen erfassen.

Die Effektivität der App lässt sich daran messen, wie häufig Teilnehmer personalisierte Funktionen wie KI-gestütztes Networking oder Agenda-Vorschläge nutzen. 

Durch die Identifizierung von Punkten, an denen Teilnehmer abspringen, können Planer zukünftige Erlebnisse gezielt optimieren.

3. RFID-gestützte Anwesenheitserfassung 

Der Einsatz von RFID (Radio Frequency Identification) ist eine hervorragende Möglichkeit, Teilnehmerdaten vor Ort zu erfassen. Sie können die Teilnahme an Sessions und Besuche an Messeständen erfassen. Ebenso kann die Erfassung der Verweildauer in verschiedenen Eventbereichen Ihnen helfen, das Interesse der Teilnehmer besser einzuschätzen.

4. KI-gestützte Stimmungsanalyse

Mit KI-Tools können Sie Live-Chat-Nachrichten, Erwähnungen in sozialen Medien und Feedback-Umfragen analysieren. Die KI erkennt positive, neutrale oder negative Stimmungen zu Ihren Events.

Die Fähigkeit, Muster im Teilnehmer-Feedback zu erkennen, eröffnet Ihnen die Chance, zukünftige Personalisierungsmaßnahmen kontinuierlich zu verbessern.

5. Interaktion mit personalisierten Inhalten

Die Messung der Öffnungs- und Klickraten für personalisierte E-Mails und Benachrichtigungen liefert klare Einblicke in das Interaktionsverhalten der Teilnehmer. Die Nachverfolgung, welche Teilnehmer sich mit empfohlenen Sessions, Networking-Matches oder Ausstellervorschlägen beschäftigen, liefert wertvolle Erkenntnisse für die Gestaltung neuer Inhalte.

Sie können nachvollziehen, welche Sessions nach dem Event aufgerufen werden, indem Sie personalisierte Links zu Aufzeichnungen oder Event-Materialien verwenden. Ebenso ist es wichtig, zu messen, wie viele Teilnehmer empfohlene Inhalte erneut aufrufen, um die langfristige Interaktion zu bewerten.

6. Social-Media-Aktivitäten 

Aktivitäten in den sozialen Medien liefern eine Fülle an Informationen. Überwachen Sie Erwähnungen in sozialen Medien, um zu sehen, wie Teilnehmer auf personalisierte Erlebnisse reagieren, und nutzen Sie Engagement-Kennzahlen wie Shares, Likes und Kommentare, um das Interesse zu messen und zukünftige Reaktionen zu prognostizieren.

7. Heatmaps und Besucherfluss-Analyse

Verwenden Sie Heatmaps, um die Wege der Teilnehmer im gesamten Veranstaltungsort zu erfassen. So können Sie stark frequentierte Bereiche und weniger genutzte Wege identifizieren.

Durch den Vergleich von Heatmaps mit den tatsächlichen Bewegungen der Teilnehmer lässt sich leichter feststellen, ob personalisierte Aussteller- oder Networking-Empfehlungen das Teilnehmerverhalten tatsächlich beeinflusst haben.

Tipps für den Einstieg in die Event-Personalisierung 

1. Fangen Sie klein an und konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Bereiche

Wenn Sie neu in der Event-Personalisierung sind, starten Sie mit einem oder zwei Bereichen, anstatt gleich alles auf einmal zu personalisieren. Das Erfassen von Daten bei der Registrierung und deren Nutzung für Agenda-Empfehlungen sind zwei hervorragende Einstiegspunkte. Beides wirkt sich direkt auf die Teilnehmerzufriedenheit aus. Darauf aufbauend können Sie Ihre Personalisierung auf Networking-Empfehlungen, die Bereitstellung von Inhalten und das Engagement nach dem Event ausweiten.

2. Nutzen Sie das Teilnehmerfeedback, um Ihre Personalisierungsstrategien zu verfeinern

Personalisierung ist ein fortlaufender Prozess, der sich mit der Zeit verbessert. Sammeln Sie Feedback zu Umfragen, sozialen Medien und direkte Rückmeldungen der Teilnehmer, um herauszufinden, was funktioniert hat und was nicht. Je mehr Sie Ihren Ansatz verfeinern, desto erfolgreicher wird Ihre Personalisierung sein.

3. Investieren Sie in Event-Technologie und KI-Lösungen und setzen Sie diese gezielt ein

Event-Technologie-Plattformen und KI-gestützte Lösungen können einen Großteil der Personalisierungsarbeit übernehmen. 

KI-Tools können Inhalte vorschlagen, Networking-Matches automatisieren und Echtzeit-Empfehlungen basierend auf dem Teilnehmerverhalten anpassen.

Investitionen in robuste Event-Technologie sorgen für ein nahtloses, personalisiertes Erlebnis, ohne Ihr Team zu überlasten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Event-Technologie in Ihren übrigen Martech-Stack integriert ist, sodass Ihre Daten systemübergreifend synchronisiert werden. 

4. Richten Sie Ihre Personalisierungsmaßnahmen an den Zielen Ihres Events aus 

Bevor Sie Personalisierungsstrategien umsetzen, fragen Sie sich, was Sie konkret erreichen möchten. Wenn Sie ein höheres Engagement anstreben, konzentrieren Sie sich auf interaktive Elemente wie Umfragen, Q&A-Sessions und KI-gestütztes Networking. Wenn Sie die Teilnehmerbindung nach dem Event stärken möchten, investieren Sie in Follow-up-Kommunikation und exklusive Inhalte für Teilnehmer.

Der Schlüssel ist eine zielgerichtete Planung und die Sicherstellung, dass Ihre Datenerhebung und Personalisierungsmaßnahmen mit den Zielen Ihres Events übereinstimmen.

5. Stetige Verbesserung und Anpassung

Nutzen Sie Analysetools, um das Engagement, die Session-Teilnahme und Networking-Interaktionen zu analysieren und herauszufinden, welche Aspekte Ihrer Personalisierungsstrategie am besten funktionieren. Aktualisieren und optimieren Sie Ihren Ansatz regelmäßig, um mit Branchentrends und Teilnehmerpräferenzen Schritt zu halten.

6. Datenschutz hat oberste Priorität 

Der Umgang mit Teilnehmerdaten bringt Verantwortung mit sich. Sie müssen Vorschriften wie die DSGVO einhalten und sicherstellen, dass Daten ethisch und sicher verarbeitet und gleichzeitig effektiv für die Personalisierung genutzt werden.

Halten Sie sich über die aktuellen Datenschutzpraktiken auf dem Laufenden, um Vertrauen aufzubauen und gesetzliche Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Die Verschlüsselung personenbezogener Daten, die Verwendung von Opt-in-Einwilligungsmechanismen und eine klare Kommunikation über die Datenverwendung tragen dazu bei, dass sich die Teilnehmer sicher fühlen und gleichzeitig von der Personalisierung profitieren.

Optimieren Sie Ihre Events durch Personalisierung  

Um Teilnehmer zu begeistern, die Markentreue zu stärken und den ROI Ihrer Events zu maximieren, sollten maßgeschneiderte Erlebnisse im Zentrum Ihrer Strategie stehen. 

Dank KI und datengestützter Erkenntnisse ist es heute einfacher denn je, Personalisierung im großen Stil umzusetzen. Beginnen Sie mit kleinen, strategischen Änderungen, nutzen Sie das Teilnehmerfeedback und optimieren Sie Ihren Ansatz kontinuierlich. Das Ergebnis? Events, die sich persönlich, relevant und unvergesslich anfühlen.

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