Jährlich werden in Deutschland zwischen 160 und 180 internationale und nationale Messen veranstaltet, tendenz steigend. Dieses beständigeWachstumtrotz der komplexenHerausforderungen in Bezug auf Budgetierung, Inflation und dünnbesetztePlanungsteamsunterstreicht den Wert von Messen für Planer, Aussteller und Besucher.
Selbstverständlichhängt der Wert von Messen für die organisierenden und ausstellendenUnternehmen in hohemMaße von den Einnahmen und anderen ROI-Faktoren ab, was bedeutet, dass die Einhaltung des Budgets für den Erfolgeiner Messe von entscheidenderBedeutungist. Aus diesem Grund habenwireinenLeitfadenzusammengestellt, der Ihnen bei der Planung und EntwicklungIhres Messe-Budgets behilflich sein soll.
Wir bieten Ihnen Einblicke in Budgetierung von Events, Messemarketing, Software und vieles mehr, um Ihnen dabei zu helfen, IhreRessourceneffizienteinzusetzen und IhrenEvent-ROIzumaximieren.
Wie vielsollten Sie für eine Messe ausgeben?
Die Entscheidungüber die Höhe der Ausgaben für eine Messe erforderteinestrategischeBetrachtung, wie Sie den potenziellen Return on Investment (ROI) und die finanziellenBeschränkungenIhresUnternehmens in Einklangbringenkönnen. ImDurchschnittgebenUnternehmen31,6 % ihres jährlichen Marketingbudgets für Events aus, einschließlichMessen.
Als Aussteller auf einer Messe geben Sie natürlich weit weniger aus als wenn Sie eine Messe planen und veranstalten, sodass Ihr Budget in beiden Szenarien sehr unterschiedlich aussehen wird. Lassen Sie uns die durchschnittlichen Kosten aufschlüsseln, die Ihnen in beiden Szenarien entstehen könnten.
Wie vielsollten Sie alsAussteller auf einer Messe ausgeben?
Die durchschnittlichen Kosten für die Teilnahme an einer Messe werdenmit 10.000 bis 30.000 EUR angegeben. Selbstverständlichkanndiese Zahl je nach Branche, Unternehmensgröße, Umfang des Events und den Zielen der Ausstellerhöheroderniedrigerausfallen. Als Ausstellersollten Sie Ihr Messe-Budget auf die folgendenwesentlichenAusgabenkonzentrieren:
- Standfläche und Gestaltung: Ihr Stand wirdetwa 60 % IhresGesamtbudgets in Anspruchnehmen, darunter die Mietkosten für den von Ihnen gewähltenStandort und die Größe des Standes, die Gestaltung und den Aufbau des Standes, Möbel, TeppichbodenoderandereBodenbelägesowie alle anderenMaterialien, die zurAusstattungIhresStandeserforderlichsind.
Tipp: Wenn es Ihr Ziel ist, möglichstvieleneue Leads zugenerieren, sollten Sie in Erwägungziehen, mehr in IhrenMessestandzuinvestieren, um sicherzustellen, dass er sich in einem stark frequentiertenBereichbefindet, dass Sie überoptischansprechendeElementeverfügen, die eineMenschenmengeanziehen, und dass Sie das Interesse der MessestandbesuchermitinteressantenVorführungen, außergewöhnlichenWerbegeschenken, praktischenErfahrungenusw. wecken und aufrechterhaltenkönnen.
- Reise, Personal und Logistik: Etwa 25 % Ihres Budgets werden für die BesetzungIhresMessestandes, die Buchung von Reisen, Unterkünften und Verpflegung für das Personal, den Versand von Standmaterialien und den Transport vor Ort aufgewendet, wenn das Personal nicht vor Ort übernachtet.
Tipp: Sie könntenmöglicherweise Personal- und Reisekosteneinsparen, wenn Sie nureinkleines, hochqualifiziertes Team entsenden. Das Ziel hierbeiist, möglichstvieleDirektverkäufezutätigen und möglichstvielevielversprechende Leads zugenerieren, zusätzlichzum Aufbau neuerKontakte und zursorgfältigenPflege von Beziehungen. Dadurchkönnten Sie Ihr Budget in anderenBereichenbesserausnutzen.
- Marketing und Werbung: Die BekanntmachungIhrerTeilnahme am Event sowie alle für Ihren Stand erforderlichenWerbematerialienbeanspruchen in der Regel die verbleibenden 15 % IhresMessebudgets. Dazu könnendigitaleMarketingkampagnen, Werbegeschenke und Stand-Goodies, gedruckteLiteratur, Standbeschilderung, Technologie, einschließlichTechnologie zur Erfassung von Messekontakten, sowie alle anderenMarketingressourcengehören.
Tipp: Sollten Sie sichdafürentscheiden, das Event zu sponsern, müssen Sie einengrößeren Teil Ihres Budgets für Marketingmaßnahmenaufwenden, da Sie nicht nur für ein Sponsoring-Paket bezahlen, sondernauch für zusätzlicheMarketingmaßnahmen, um sicherzustellen, dassIhre Marke hervorsticht.
Wie vielsollten Sie für die Ausrichtungeiner Messe aufwenden?
Während das Messe-Budget eines Ausstellers relativ einfach in Prozentsätze aufgeteiltwerden kann, ist es wesentlich komplizierterzubestimmen, wieviel für die Ausrichtungeiner Messe aufgewendetwerdensoll. Zunächst müssen Sie in Ihrem Budget weitausmehr Posten berücksichtigen, darunterElemente wie den Veranstaltungsort, zusätzliches Personal, umfangreichere Marketingmaßnahmen, den Bedarf an Speisen und Getränken und vielesmehr.
Beachten Sie auch, dass der Umfang von Messen je nachStandort, Veranstaltungsort, Besucherzahlen und Event-Zielen stark variierenkann. Das bedeutet, dass Sie für einekleinere Messe möglicherweisemehrals 100.000 EUR ausgeben, währendIhreFlaggschiff-Konferenzeher 1 oder 2 Millionen Dollar kostenkönnte. Bei einerderartgroßenBandbreiteist es wichtig, alle mit der Planungeiner Messe verbundenen Kosten zuberücksichtigen, um einvollständiges Budget zuerstellen.
Messekosten
Um Ihnen bei der BudgetierungIhrer Messekostenzuhelfen, betrachten wir diedamit verbundenen Event-Kosten für Aussteller und Veranstalter, damit Sie einen vollständigenÜberblickdarübererhalten, welche Posten in Ihrem Budget berücksichtigtwerdenmüssen.
Messekosten für Aussteller
- Standfläche: Die Kosten für die Ausstellungsflächekönnen je nachGröße und Lage variieren.
- Standgestaltung und -bau: Ausgabenim Zusammenhang mit der Gestaltung, dem Bau und der EinrichtungeinesästhetischansprechendenStandeseinschließlichBodenbelag, Möbeln und Technik.
- Marketing und Branding: Kosten für die Erstellung von Bannern, Beschilderungen und anderen Branding-Materialien für Ihren Messestand sowie für Marketingmaßnahmen vor der Messe, Werbegeschenke, Stand-Werbegeschenke usw. Sie sollten auch Marketingmaßnahmen nach der Messe, Technologien für die Lead-Generierung und Follow-up-Kampagnen sowie die Berichterstattung über Ihren Erfolg auf der Messe berücksichtigen.
- Versand und Logistik: Kosten für den Versand des Messestandes und der Materialienzum und vom Event.
- Versorgungsleistungen und Dienstleistungenvor Ort: Kosten für Strom, Internet, Reinigung und andereDienstleistungenvor Ort.
- Personal, Reise und Unterkunft: Kosten im Zusammenhang mit der EinstellungoderZuweisung von Personal für die BetreuungIhresStandeswährend der Event sowie Kosten für Reise, Unterkunft, Nahverkehr und VerpflegungIhres Teams.
- Notfallplanung: Es kann immer zuunerwartetenEreignissenkommen – auchbeiIhrenMessekosten. Reservieren Sie einenkleinen Teil Ihres Budgets für unerwarteteAusgaben, die während der Messe auftretenkönnen.
Kosten für die Ausrichtungeiner Messe
Ihre Checkliste für die Ausrichtungeiner Messe wirdwesentlichumfangreicher sein als die einesAusstellers. Betrachtenwir die Kosten, die mit der Planungvor dem Event, der Durchführung des Events und den Anforderungennach dem Event verbundensind.
Kosten vor der Veranstaltung
Event-Planung:
- PlanungsteamsoderBeratungshonorare
Veranstaltungsort:
- Mietgebühren von Veranstaltungsorten
- Anzahlungen und Buchungsgebühren
- Versicherungsgebühren
- WLAN und andereVersorgungsleistungen
Marketing und Werbung:
- Aussteller-, Sponsor- und Referentenakquise
- Event-Registrierungssoftware und Erstellung von Websites
- Bezahlte Werbung und Event-Marketingkampagnen
- Pressemitteilungen und Öffentlichkeitsarbeit
Sonstige Gebühren:
- Sonderaktivitätsgenehmigungen
- Musik- oder Aufführungslizenzen
- Reservefonds für unvorhergesehene Kosten
Kosten für Event-Logistik
Standgestaltung und -bau:
- Standmiete, Gestaltung und Aufbau
- Vermietung von Bodenbelägen und Möbeln (Teppiche, Tische, Stühle, Theken)
- Ausstellungsmaterialien (Banner, Hintergründe, Beschilderungen, Monitore)
- Beleuchtung, Elektrik und Versorgungsleitungen
Personal:
- Reisekosten für Mitarbeiter (Flüge, Mitfahrgelegenheiten, öffentliche Verkehrsmittel)
- Mahlzeiten und Nebenkosten
- Einstellung von Zeitarbeitskräften oder Auftragnehmern
- Uniformen oder Markenbekleidung
- Mitarbeiterschulung
Reise und Unterkunft:
- Kostenlose Reise für Referenten, Sponsoren, VIPs usw.
- Lokale Transportmittel wie Busreisen, Shuttlebusse usw.
Aufbau und Materiallogistik:
- Versand und Handhabung von Bühnenaufbauten, Standmaterialien usw.
- Lagergebühren, Zollabfertigung und sonstige Frachtgebühren
- Gebühren für die fachgerechte Montage von Technik, Beleuchtung, Raumaufteilung usw.
Kosten für die Durchführung des Events
Event-Anbieter:
- Anbieter von audiovisuellen Geräten und Personal
- Dekorations-, Aufbau- und Abbau-Dienstleistungen
- Dienstleistungen zur Gewährleistung der Sicherheit von Events
- Event-Unterhaltung
- Catering-Personal und Gebühren
Anmeldung der Teilnehmer:
- Technologie zur Registrierung vor Ort
- Event-Check-in Kioske, Personal und Einrichtung
- Badges und Lanyards, einschließlich Softwarezum Drucken von Badges und Namensschildern und Kiosksysteme
- Teilnehmer-Engagement und Unterhaltung:
- Honorare für Referenten
- Unterhaltung und Darbietungen
- Interaktive Ausstellungen und Aktivitäten
- Externe Engagement-Aktivitäten
- Mobile Event-App, komplett mit Live-Umfragen, Agendaerstellung usw.
Marketingtechnologie:
- IntegrierteEventmanagement- und Marketingplattform
- Teilnehmer-Tracking-Technologie
Werbegeschenke und Werbeartikel:
- Check-in und Standgeschenke
- Markenartikel zum Verschenken oder Verkaufen
- Produktmuster
- Preise des Wettbewerbs
- Geschenke für Preisverleihungen, wie beispielsweise Trophäen oder Plaketten
Lebensmittel und Getränke:
- Begrüßungsempfänge
- Bankette und Preisverleihungsessen
- Snacks für die Ausstellerfläche
- Mahlzeiten zwischen den Sessions
- VIP-Event-Menüs
- Cocktailempfänge und Networking-Häppchen
Kosten nach dem Event
Demontage und Reinigung:
- Abbau und Rückgabe von Stand- und Veranstaltungsmaterialien
- Abbau, Verpackung und Versand von Werbematerialien
- Reinigungs- und Abfallentsorgungsdienstleistungen
- Trinkgelder für Mitarbeiter und Lieferanten sowie Restzahlungen
Marketing nach dem Event:
- Follow-up-E-Mail-Kampagnen und Lead-Pflege
- Erstellung von Marketingmaterialien unter Verwendung von Fotos und Videos von Events
- Event-Plattform mit On-Demand-Inhalten
Analyse und Berichterstattung von Events:
- Event-Insights und Datenerfassung
So erstellen Sie ein Budget für eine Messe
Bei der Erstellung Ihres Messe-Budgets ist es wichtig, klare Ziele für Ihre Messeteilnahme festzulegen, wie z. B. die Gewinnung von Leads, die Steigerung der Markenbekanntheit oder die Generierung von Umsatz. Nachdem Sie Ihre Ziele festgelegt haben, weisen Sie jedem Aspekt des Events Mittel zu, basierend auf dessen Bedeutung für die Erreichung dieser Ziele.
Die Verwendung einer Vorlage für das Messe-Budget kann als Checkliste dienen, um diesen Prozess zu vereinfachen und sicherzustellen, dass keine wichtigen oder kostspieligen Elemente übersehen werden.
Vorlage für das Budget einer Messe
Eine Vorlage für das Budget einer Fachmesse ist ein wertvolles Tool für die Budgetierung von Events, da Sie damit Ausgaben organisieren und nachverfolgen sowie dafür sorgen können, dass Sie Ihr Budget einhalten.
Hier finden Sie eine einfache Vorlage, die Ihnen den Einstieg in die Budgetplanung für Ihren Messeauftritt erleichtern soll:
- Standfläche, Gestaltung und Aufbau
- Standpersonal
- Marketing und Werbung
- Grafik und Branding
- Werbegeschenke und Merchandise-Artikel
- Vor-Ort-Dienstleistungen und Services
- Reise und Unterkunft
- Versand und Logistik
- Sonstige und unvorhergesehene Ausgaben
Zusätzliche Budgetposten für die Ausrichtung einer Messe
Als Veranstalter einer Messe sollte Ihre Budgetvorlage zusätzlich zu den oben aufgeführten Elementen Folgendes enthalten:
- Software für die Planung von Events und Personal
- Kosten für Veranstaltungsorte
- Gebühren für Möbel, Inszenierung und Event-Gestaltung
- Gebühren für Verkäufer und Lieferanten
- Technologie und Ausrüstung vor Ort
- Check-in-Technologie und Personal
- Teilnehmer-Engagement, einschließlich Technologie und Unterhaltung
- Event- und Sicherheitspersonal
- Lebensmittel und Getränke
- Abbau und Reinigung nach dem Events
- Event-Analyse- und Berichterstellungstools
Tipps zur Budgetplanung für Messen
Durch die Umsetzung effektiver Strategien zur Budgetierung von Messen können Sie Kosten verwalten, Ressourcen optimieren und Ihren ROI für Events maximieren. Hier finden Sie einige praktische Tipps, die Ihnen bei der Erstellung und Einhaltung eines Messe-Budgets helfen, um ein reibungsloses und wirkungsvolles Event zu gewährleisten.
- Planen Sie frühzeitig: Beginnen Sie rechtzeitig mit der Budgetplanung, um Frühbucherrabatte zu nutzen und Ausgaben in letzter Minute zu vermeiden.
- Verhandeln und vergleichen Sie: Nehmen Sie nicht unbedingt das erste Angebot an, das Sie erhalten. Fordern Sie mehrere Preisoptionen von potenziellen Veranstaltungsorten Anbietern und Lieferanten an, verhandeln Sie die Platzierung der Stände und prüfen Sie die Möglichkeit von Pauschalangeboten. Einige Veranstalter bieten Event-Ausstellern gebündelte Dienstleistungen an, die zur Senkung der Gesamtkosten beitragen können.
- Priorisieren Sie Ihre Ausgaben: Weisen Sie mehr Mittel für Bereiche mit hoher Wirkung zu, wie beispielsweise Standgestaltung und Marketing.
- Mietoptionen: Erwägen Sie, die Standkomponenten zu mieten, anstatt sie direkt zu erwerben, und mieten Sie möglichst alles beim gleichen Anbieter, um Preisnachlässe zu erhalten. Bitte beachten Sie genau, welche Leistungen in Ihren Verträgen mit Lieferanten und Veranstaltungsorten enthalten sind.
- Lokale Lieferanten: Nutzen Sie lokale Lieferanten für Materialien und Dienstleistungen, um Versand- und Reisekosten zu reduzieren.
- Kosteneffizientes Standdesign: Anstatt für jede Messe, an der Sie teilnehmen, einen komplett neuen Stand zu erwerben, empfehlen wir Ihnen, in ein vielseitiges, modulares Design zu investieren, das für verschiedene Events neu konfiguriert werden kann. Erwägen Sie die Optionen für die Anmietung oder den Kauf hochwertiger, wiederverwendbarer Display-Komponenten.
- Partnerschaften: Teilen Sie sich die Standfläche und die Kosten mit einem Partnerunternehmen, um Ausgaben zu reduzieren, und informieren Sie sich über die Vorteile, die Sie als Sponsor eines Events oder als langfristiger Partner des Veranstaltungsortes erhalten können.
- Sponsoring- und Vortragsmöglichkeiten: Einige Events bieten Unternehmen, die bereit sind, Sessions zu sponsoren oder Teammitglieder als Referenten zur Verfügung zu stellen, vergünstigte Standpreise oder kostenlose Marketingpräsenz an. Diese Möglichkeiten können einen erheblichen Mehrwert gegenüber der traditionellen Platzierung von Messeständen bieten.
- Nutzen Sie Messe-Software: Verwenden Sie Event Management Software, um Anmeldungenzuverwalten, Leadszuverfolgen und die Budgetierungzuoptimieren.
- Personalauswahl und -schulung: Entsenden Sie ein Team Ihrer zuverlässigsten und kompetentesten Mitarbeiter, von denen Sie überzeugt sind, dass sie Ihre Messeziele erreichen können. Schulen Sie Ihre Teammitglieder so, dass sie mehrere Aufgaben übernehmen können, um die Anzahl der benötigten Mitarbeiter zu reduzieren und Reise- und Unterbringungskosten zu minimieren.
Ein erfolgreiches Messe-Budget bedeutet nicht nur, Kosten zu reduzieren, sondern vielmehr strategisch zu investieren, um Ihre Marketing- und Vertriebsziele zu erreichen. Durch die Umsetzung dieser Tipps zur Budgetplanung können Sie einen umfassenden, kosteneffizienten Ansatz für Ihre nächste Messe entwickeln, der messbare Ergebnisse liefert, ohne Ihr Budget zu überschreiten.
Analyse nach der Veranstaltung und ROI
Messen bieten eine einzigartige Gelegenheit für direkte, messbare Interaktion, die eine umfassende Bewertung erfordert. Eine gründliche Analyse nach der Messe unterstützt die Beteiligten dabei, den tatsächlichen Wert der Investition in die Messe zu verstehen und liefert wichtige Erkenntnisse für zukünftige Marketingstrategien.
Eine aussagekräftige ROI-Analyse umfasst die Berücksichtigung der Lead-Qualität und der Konversionsraten. Nicht alle Leads sind gleichwertig. Entwickeln Sie einen systematischen Ansatz zur Bewertung und Qualifizierung von Leads unmittelbar nach dem Event. Berechnen Sie den Prozentsatz der Leads, die zu aussagekräftigen Verkaufsgesprächen und letztendlich zu abgeschlossenen Angeboten führen. Bitte verfolgen Sie die durchschnittliche Geschäftsgröße und die Dauer des Verkaufszyklus für Leads, die auf der Messe generiert wurden.
Zu den Leistungskennzahlen (KPIs), die Sie zur Messung Ihres Messe-ROI verwenden können, gehören:
- Prognostizierte Einnahmen aus neuen Leads
- Tatsächlicher Umsatz, der aus konvertierten Leads generiert wurde
- Geschätzter Wert der Markenpräsenz und der Networking-Möglichkeiten
- Mögliche langfristige Partnerschaften, die auf dem Event initiiert wurden
- Anzahl der gebuchten Termine
- Qualität der Interaktionen mit potenziellen Kunden
- Gesammelte Informationen über die Konkurrenz
- Erhöhte Markenbekanntheit oder Verbesserung der Markenwahrnehmung
- Erreichte Anerkennung durch Medien oder Industrie
- Social-Media-Beiträge
- Anstieg des Website-Traffics
- Verbesserte Klickraten bei E-Mails
Unternehmen sollten den ROI von Messen als ganzheitliches Maß für den Erfolg betrachten, das unmittelbare finanzielle Erträge mit langfristigem Markenaufbau, Beziehungsentwicklung und Marktpositionierung kombiniert.
Wenn Sie die Nachbesprechung als wichtigen Bestandteil Ihrer Messestrategie betrachten, können Sie jedes einzelne Event, das Sie veranstalten oder besuchen, optimal nutzen. Jede Messe bietet die Gelegenheit, Ihren Ansatz zu verfeinern, Ausgaben zu optimieren und einen greifbaren geschäftlichen Mehrwert zu demonstrieren.
Häufig gestellte Fragen
Wie hoch ist das durchschnittliche Budget für eine Messe?
Für Ausstellerliegt das durchschnittliche Budgetfür eine Messe angeblich i der Regel 10.000 und 30.000 EUR, aber diese Zahl kann je nach Faktoren wie Standgröße, Standort, Komplexität des Designs und Werbeaktivitäten erheblich variieren.
Für Organisationen, die Messen veranstalten, ist das durchschnittliche Budget einer Messe deutlich höher als das eines Ausstellers, da mit der Ausrichtung einer Messe weitaus mehr Kosten verbunden sind. Aus diesen Gründen können Messen zwischen einigen hunderttausend Dollar und über einer Million Dollar kosten.
Wie viel kostet ein Messestand?
Die Kosten für einen Messestandvariieren erheblich je nach Größe, Komplexität und Mietbedarf, jedoch können die durchschnittlichen Kosten zwischen 10.000 und 60.000 EUR liegen. Selbstverständlichist es nicht ungewöhnlich, dass Unternehmennoch mehr für einenaufwendigen Messestand ausgeben, wenn das Eventan einem besonders teuren Ortstattfindetoderwennihre Event-Zieleeinenauffälligerenodertechnischanspruchsvolleren Stand erfordern.
Wie erstellen Sie ein Budget für eine Ausstellung?
Die Erstellung eines Budgets für eine Ausstellung erfordert eine umfassende Finanzplanung und ein strategisches Kostenmanagement. Beginnen Sie mit der Erstellung einer detaillierten Checkliste für die Messe und einer Budgetvorlage, in der alle potenziellen Ausgaben aufgeführt sind, einschließlich Standfläche, Design, Reisekosten, Personal, Marketing und andere potenzielle Kosten und Ausgaben.
Schätzen Sie die Ausgaben jeder Kategorie anhand historischer Daten, Angebote von Lieferanten und Branchenbenchmarks und senken Sie Ihre Kosten, indem Sie Ihre Ausgaben für besonders wirkungsvolle Elemente priorisieren, Frühbucherrabatte in Anspruch nehmen und nach Möglichkeit kostengünstige Alternativen zu herkömmlichen Optionen suchen.
