Die Planung von MessenkanneineHerausforderung sein. Es ist nicht nur der typische Stress bei der Planungeines Events, Sie müssensichauchintensiv auf den Return on Investment (ROI) Ihrer Marketing- und Vertriebsmaßnahmenwährend der Messe konzentrieren.
Natürlich muss dieser Wert nachjeder Messe nachgewiesenwerden. Dazu benötigen Sie eineumfassende und effektiveMessestrategiemiteiner Vorlage für die Messeplanung, die Ihnen dabeihilft, dieses Ziel zuerreichen.
Um Sie beiIhrenVorbereitungenzuunterstützen, habenwireineCheckliste für Messenzusammengestellt, die von der Planungvor bis zurNachbereitungnach der Messe reicht. Dies istIhrLeitfaden für die Veranstaltungsplanungmitallen Tools und Strategien, die Sie benötigen, um IhrenächsteMessezueinemdurchschlagendenErfolgzumachen.
Vorbereitung: Planungeinereffektiven Messe
Die Entwicklung und Planungeinererfolgreichen Messe beginntbereitslangevor dem Tag des Events. Unabhängigdavon, ob Sie eineganze Messe organisierenoderalsAusstellerteilnehmen, können Ihnen die folgendenChecklisten für Messendabeihelfen, in dieserersten Phase IhrerPlanung die Weichen für den Erfolgzustellen.
Checkliste für Teilnehmervor der Messe
Mit der Checkliste für Messeteilnehmer für IhreUnternehmensveranstaltunghaben Sie allesWesentlicheim Blick. Durch die Befolgungeines gut strukturiertenEventmanagementplanskönnensichAusstellerdaraufkonzentrieren, mit den Teilnehmern in Kontaktzutreten, Leads zugenerieren und ihreKapitalrenditewährend der Veranstaltungzumaximieren.
Nachfolgendfinden Sie einevollständigeCheckliste für Messeteilnehmervor der Messe:
Ressourcen für die Messeplanung
- Verwenden Sie Messesoftware, um Chancen von Anfang an zumaximieren
- Planen Sie Mitarbeiterzuordnungenim Team
- Legen Sie Fristen für die Messeplanung fest
Ziele und KPIs des Events
- Legen Sie Event-Ziele und Messe-ROI-Ziele fest
- Legen Sie messbareLeistungskennzahlen (KPIs) fest
- Identifizieren Sie die Zielgruppe
Messe-Budget
- Legen Sie das Gesamtbudget für die Messe fest, das in der Regel wiefolgtaufgeschlüsseltist:
- Standfläche und Gestaltung
- Reisen, Personal und Logistik
- Marketing und Werbung
Ästhetik und Strategie des Messestandes
- Wählen Sie Standort und Größe des Standesaus
- Planen Sie die Gestaltung und den Aufbau des Messestandes (einschließlichTeppichboden, Möbel und Dekoration)
- UnverzichtbareStandausstattung (einschließlichgängigerBüroartikel)
- Marketing-, Werbe- und Networking-Materialien (Visitenkarten, Broschüren, Werbegeschenke)
- Erforderliche Technologie und Materialien für Demonstrationen und Engagement
Marketing- und Werbestrategie
- Erstellen Sie Event-Marketingkampagnen, um IhrePräsenz auf der Messe zubewerben
- Entwickeln Sie IhreStrategiezurLead-Generierung auf Messen
- Richten Sie IhreMesse-Software für eineeffiziente Lead-Erfassung und Berichterstellungein
- Nutzen Sie die Event-Marketing-Software, um Ihre Marketing- und Lead-Datenzuverwalten
Vereinbarung von Terminen und Nutzung von Networking-Möglichkeiten
- Vereinbaren Sie Termine für Einzelgespräche
- Fügen Sie Networking-EventszuIhremTerminkalenderhinzu
- Planen Sie Abendessen und BesprechungenmitbekanntenInteressenten und Leads, um die Beziehungenzupflegen
Reise und Unterkunft
- Buchen Sie Reise und Unterkunft für das Event-Personal
- Planen Sie die lokalenTransportmöglichkeiten und die damitverbundenen Kosten für die Mitarbeiter
Schulung des Standpersonals
- Bestimmen Sie, welche Mitarbeiter als Stand-/Markenvertreter am wertvollstensind
- Schulen Sie das Personal in den BereichenStandlogistik, Technik und Werbestrategien
Aufbau und Material-Logistik
- Miete, Versand und HandhabungallerElemente des Standdesigns (Möbel, Teppichboden, Technik)
- Materialienlagerungsplan, einschließlichStandort, Handhabung und Gebühren
- Auf- und Abbauplan, einschließlich der dafürvorgesehenen Mitarbeiter, Ladezeitenusw.
- Anbieter und Lieferanten für Standausstattung, die einefachmännische Montage erfordert
Checkliste für Veranstaltervor der Messe
Wenn Sie der Veranstalter des Events sind, wirdIhreCheckliste für die Messeplanungwesentlichkomplexeraussehenalswenn Sie Ausstellersind. Sie müssenweiterhindieselbenPunktewieAusstellerbeachten, da Sie ebenfallseineneigenen Stand auf Ihrer Messe habenwerden, jedochmüssen Sie zusätzlichmehrereweitereAspekteberücksichtigen.
Nachfolgendfinden Sie eineumfassendeCheckliste für Veranstaltervor der Messe.
Ressourcen für die Messeplanung
- Nutzen Sie die Event-Management-Software, um Ihr Event zuorganisieren
- Planen Sie Aufgaben für das Team odereinenbeauftragten Event-Koordinator
- Wählen Sie die Optionen für das Event-Datum aus
- Legen Sie den Zeitplan und die Fristen für die Messeplanung fest
Ziele und KPIs des Events
- Legen Sie Event-Ziele und Messe-ROI-Ziele fest
- Legen Sie messbareLeistungskennzahlen (KPIs) fest
- Identifizieren Sie die Zielgruppe
Messe-Budget
- Legen Sie das Gesamtbudget für die Messe fest und weisen Sie jedemAusgabenbereicheinenprozentualenAnteilzu
Veranstaltungsorte und Anbieter
- Suchen Sie VeranstaltungsortemithilfeeinesVenue Sourcing Tools
- Suchen Sie auf dem Vendor Marketplacenach Event-Anbietern
- Senden Sie Angebotsanfragen (RFPs) an Lieferanten und verhandeln Sie Verträge
- Legen Sie die Termine für das Event auf Grundlage des ausgewähltenVeranstaltungsortes fest
- Erstellen Sie einenAusstellungsflächenplanmiteinemTool zur Verwaltung von Messeständen
- Entwerfen Sie Räume für Sessions und Aktivitätenvor Ort mitEvent Diagramming Software
Planung von Inhalten und Interaktionen
- Recherchieren Sie Branchen- und Eventtrends, um relevanteVeranstaltungsthemen und -inhaltezuermitteln
- Rekrutieren Sie Veranstaltungssponsoren, Aussteller und Referenten
- Verbessern Sie die ErfahrungIhrer Partner mitSoftware zur Ausstellerverwaltung
- Fordern Sie Abstracts an und organisieren Sie die Inhalte der Sessions mitSoftware zur Referentenverwaltung
- Planen Sie AktivitätenzurFörderung der Interaktion (Networking, Mahlzeiten, Unterhaltungusw.)
- Nutzen Sie eineTeilnehmer-Engagement-Plattformmit Engagement-Bewertungssoftware
Marketing- und Werbestrategie
- Erstellen Sie eine Website und implementieren Sie eine Software zur Event-Registrierung
- Erstellen Sie Event-Marketingkampagnen
- Nutzen Sie Event-Marketing-Software, um die Event-Planung und das Marketing an einem Ort zuverwalten
- Entwickeln Sie IhreStrategiezurLead-Generierung auf Messen
Ästhetik und Strategie des Messestandes
- Messestanddesign und Bauplan (einschließlichTeppichboden, Möbelusw.)
- UnverzichtbareStandausstattung (einschließlichgängigerBüroartikel)
- Marketing-, Werbe- und Networking-Materialien (Visitenkarten, Broschüren, Werbegeschenke)
- Erforderliche Technologie und Materialien für Demonstrationen und Engagement
Vereinbarung von Terminen und Nutzung von Networking-Möglichkeiten
- Verwenden Sie Terminplanungssoftware, um Einzelgesprächezuplanen
- Planen Sie Zeit für Networking-Events, Kunden- und Partneressen, VIP-Treffen usw. ein
Reise und Unterkunft
- Hotelzimmerkontingente für Teilnehmer, Referenten, Aussteller und Sponsoren
- Buchen Sie Reisen für Mitarbeiter, VIPs und andereInteressengruppen
- Planen Sie lokaleTransportmöglichkeiten (gemieteteShuttlebusse, öffentlicheVerkehrsmittel, Bustouren)
Mitarbeiterschulung und Sicherheitsmaßnahmen
- Schulen Sie das Personal für bestimmteAufgaben (BetreuungIhresStandes, Registrierung und Support der Teilnehmer)
- Schulen Sie alle Mitarbeiter, Lieferanten und Veranstaltungsortpartner in Bezug auf die Event-Sicherheitsprotokolle
Aufbau und Material-Logistik
- Versand und HandhabungallerDesignelemente für das Event (Bühnen, Standmaterialien, Marketingmaterialienusw.)
- Materialienlagerungsplan, einschließlichStandort, Handhabung und Gebühren
- Auf- und Abbauplan für alle Aussteller und Sponsoren
- Anbieter und Lieferanten für Ausrüstung, die einefachmännische Montage erfordert (Technik, Bühne, Beleuchtungusw.)
Während der Messe: Aufbau des Messestandes und Networking
Sobald Sie auf der Messe sind, verlagertsich der Fokus auf die Umsetzung und Interaktion. Betrachtenwir die wesentlichenElemente, die am Tag des Events zubeachtensind, angefangenvom Aufbau IhresStandes bis hinzurInteraktionmit den Event-Teilnehmern.
Wir habenChecklisten für zweiSzenarienerstellt: die Organisationeiner Messe und die TeilnahmealsAussteller.
Checkliste für den Tag des Events für Messeteilnehmer
Wenn der Tag der Messe gekommenist, müssen Sie neben der optimalenNutzung des Events alsTeilnehmerauchvieleandereAspekteberücksichtigen. Hier finden Sie eineCheckliste für den Tag des Events für Messeteilnehmer.
Checkliste für Verkäuferstände
- Standaufbau: Stellen Sie sicher, dassIhreStandmöbel, Teppiche, Technik usw. pünktlichankommen und gemäßIhrenVorgabenaufgebautwerden.
- Ästhetik des Messestandes: Richten Sie die Dekoration, Displays, Banner und Werbematerialien des Messestandes so ein, dasseineoptischansprechendeGestaltungentsteht.
- Marketing- und Vertriebsmaterialien: Packen Sie Produktmuster, Broschüren, Visitenkarten, Werbegeschenke und alle anderen Marketing- und Vertriebsmaterialienaus und richten Sie sieein.
Checkliste für die InteraktionmitStandbesuchern
- Technologie zur Lead-Generierung: Richten Sie IhreLead-Erfassungssoftware für eineeffiziente Lead-Verfolgung, NachbearbeitungnachMessen und Berichterstellungein.
- Vorbereitung des Personals: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter am Stand mit den wichtigstenBotschaften, Produktdetails, StrategienzurKundenbindung, häufiggestelltenFragen und angemessenerKleidungvertrautsind.
- Engagement-Taktiken: Integrieren Sie interaktiveElemente in IhrStandkonzept, wie Live-Demos, Gamification, Wettbewerbe, Social-Media-Engagement und Werbegeschenke.
Checkliste für das Networking
- Technologie zur Terminvereinbarung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Standmitarbeiter die mobile App des Events heruntergeladen haben, damit sie Termine mit potenziellen Kunden vereinbaren können, die mit ihrer Event-Agenda vereinbar sind.
- Nutzen Sie jedeGelegenheitzum Networking: Tragen Sie alle geplanten Networking-Veranstaltungen in die TerminkalenderIhrer Mitarbeiter ein, darunter Breakout-Meetings, Networking-Events, After-Work-Veranstaltungen und geplante Cocktail- oder Dinner-Events.
- Beziehungenausbalancieren: WährendIhre Mitarbeiter einGleichgewichtzwischen der GewinnungneuerInteressenten und der Pflegebestehender Partner findenmüssen, sollten Sie sicherstellen, dass alle ihreBemühungen in die produktivsteRichtunglenken. Sollte dies bedeuten, einenpotenziellen Kunden zumMittagesseneinzuladen und einenlangjährigen Kunden zumAbendessenzutreffen, wäre das hervorragend!
Checkliste für den Tag des Events für Messeveranstalter
Wenn Sie eine Messe organisieren, nutzen Sie die obenstehendeChecklistealsAusgangspunkt und bauen Sie darauf auf. Neben IhrerErfahrungalsAussteller auf Ihrer Messe müssen Sie auchFaktorenberücksichtigen, die mit der DurchführungIhresgesamten Event zusammenhängen, nicht nurmit dem, was auf der Ausstellungsflächegeschieht.
Checkliste für Anbieter, Aussteller und Referenten
- Logistikmanagement: Stellen Sie sicher, dass alle Anbieter, Aussteller und Referentenüberallesverfügen, was sie für eineerfolgreicheTeilnahme an IhrerVeranstaltungbenötigen. Dies umfasst die Koordination des Auf- und Abbaus des Messestandes, die Be- und Entladevorgänge an IhremVeranstaltungsortsowie die Überprüfung, obIhreAnbietervorbereitsind.
- Vorbereitung der Referenten: Kontaktieren Sie IhreReferenten, um sicherzustellen, dasssie an IhremVeranstaltungsortangekommensind und ihreVorträgehaltenkönnen (und dassihreInhaltevollständigvorbereitetsind). IdealerweisesolltenIhreReferentenvorBeginn des Events eintreffen, um eine Probe durchzuführen.
- Sicherheit vor Ort: Stellen Sie sicher, dassIhreSicherheitsdienstleisteroder -prozesse für das Event bereitstehen und dass alle Mitarbeiter in der Lage sind, die Sicherheitsprotokolle für das Event umzusetzen.
Checkliste für die Ankunft der Teilnehmer
- Registrierung: Verwalten Sie den Ablauf der Registrierungen und Check-ins vor Ort mithilfe der Event-Software für den Einsatz vor Ort.
- Ausgabe von Badges: Sorgen Sie für einenreibungslosenAblauf der Badge-ErstellungmitOn-Demand-Badgedruckan Check-in-Kioskenoder Tablets.
Bonus: Nutzen Sie Ihre Event-Badges, um das Teilnehmer-EngagementwährendIhresgesamten Events zuverfolgen, indem Sie Badge-Scanner an den Ausstellerständen und außerhalb der Session-Räumeaufstellenoder passive RFID-Technologie einsetzen, um einwenigeraufdringlichesErlebniszuschaffen.
Checkliste für das Teilnehmer-Engagement
- BeauftragteUnterhaltung: Stellen Sie sicher, dass Sie sichmitallenbeauftragtenUnterhaltern, wieAuftretenden, KünstlernoderReiseleitern, in Verbindunggesetzthaben, um derenZeitplänezubestätigen.
- Interaktive Displays und Aktivitäten: Richten Sie interaktive Displays wie Virtual-Reality-Erlebnisse (VR), interaktiveKunstinstallationen, Fotokabinenoder Live-Stream-Setups für soziale Medien ein und verwalten Sie diese.
- Aktivitätenaußerhalb des Veranstaltungsortes: Bestätigen Sie den Transport, die Teilnehmerzahlen und die Logistik für Aktivitätenaußerhalb des Veranstaltungsortes, wielokaleTouren, Abendessen, Networkingusw.
Checkliste für Lebensmittel und Getränke
- Catering- und Servicemitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass Sie überausreichend Personal verfügen, um einenreibungslosenAblaufzugewährleisten, wennMahlzeitenoderErfrischungenserviertwerden.
- Bankette, Preisverleihungen und VIP-Menüs: DiesewichtigenMahlzeitensindEreignisse für sich, und Sie müssenjedes Detail bestätigen, um sicherzustellen, dasssiemit dem von Ihnen gewünschtenLuxusniveaudurchgeführtwerden.
- Erfrischungen auf der Ausstellungsfläche: Von der Anordnung der Erfrischungstische bis hinzumZeitpunkt der Snackausgabe – wenn die Messe am stärkstenfrequentiertist, müssen Sie sicherstellen, dassIhrVerpflegungsplan für die Ausstellungsfläche für den Tag festgelegtist.
- Erfrischungen für zwischendurch: Vergessen Sie den Kaffee nicht! Stellen Sie während des gesamten Events sicher, dass Sie den Teilnehmern Wasser, Kaffee und kleine Snacks anbieten, damitsieausreichendmit Energie und Flüssigkeitversorgtsind. ErschöpfteTeilnehmersind der größte Feind einererfolgreichenMessen. Achten Sie daherdarauf, Besucherbei Laune zuhalten, damitsieStändebesuchen und sich für IhreKonferenzinhalteinteressieren.
Nach der Messe: Nachverfolgung von Leads
Die Arbeit endet nicht mit dem Ende der Messe. Nachdem die Ständeabgebautwurden, die Veranstaltungbeendetist und Ihre Mitarbeiter nach Hause gegangensind, benötigen Sie einesolideNachverfolgungsstrategie, um Leads in Geschäftsmöglichkeitenumzuwandeln.
Checkliste für nach der Messe
Unabhängigdavon, ob Sie AusstelleroderMesseveranstaltersind, wirdIhreChecklistenach dem Event weitgehendidentischaussehen. Als Gastgebermüssen Sie den StakeholdernetwasmehrInformationenliefern, aber das Ziel bleibtdasselbe: den ROI Ihrer Messe nachzuweisen.
Lead-Daten und andere KPI-Analysen
- Lead-Qualität und Kennzahlen: Ermitteln Sie die Anzahl der Leads, die Sie während des Events gewonnenhaben, und entwickeln Sie eineStrategie für die Nachverfolgung, die auf der Qualität der einzelnen Leads basiert.
- Analysieren Sie die DatenzuIhrem Event: Alle Ihnen zurVerfügungstehendenDatensindwertvoll, um den ROI Ihres Events zuermitteln. Von Standbesuchern bis hinzuvereinbartenTerminen – jedes Detail vermitteltein Bild davon, wie die Messe für Sie verlaufenist, und kannals KPI verwendetwerden.
- Aktivitäten in sozialen Medien: Analysieren Sie die Online-Aktivitäten auf Ihren Social-Media-Plattformen, um Erkenntnisseüber die Stimmung IhrerZielgruppe, die Steigerung der Markenbekanntheit, die Verbesserung des Markenimagesusw. zugewinnen.
Feedback der Teilnehmer und Nachbereitung
- Sammeln Sie Feedback nach dem Event: Verwenden Sie Event-Umfrage-Software, um direkt von Teilnehmern und Standbesuchern Feedback zuderenEindrücken, Zufriedenheit und allgemeinenErfahrungenzusammeln.
- Verfolgen Sie Leads weiter: Stellen Sie sicher, dass Sie jeden neuen Lead mithilfe von E-Mail-Kampagnen, sozialen Medien und anderen Lead-Pflege-Maßnahmen aus Ihrem Marketing-Arsenal weiterverfolgen.
- Pflegen Sie Beziehungen: Wenn Sie sich mit langjährigen Partnern oder neueren Kunden getroffen haben, sollten Sie sich unbedingt bei jedem einzelnen von ihnen melden, um den Dialog fortzusetzen und die Beziehung auch nach der Veranstaltung aufrechtzuerhalten.
Berichterstattung zum ROI von Events
- Verfolgen Sie die Konversionsraten von Leads: Wenn Sie die auf der Messe generierten Leads weiterverfolgen, stellen Sie sicher, dass Sie die Konversionsraten für diese Leads getrennt von den an anderer Stelle generierten Leads verfolgen. Dies sind wichtige Kennzahlen, die zur Ermittlung Ihres Messe-ROI verwendet werden.
- Kuratieren Sie Event-Daten: Kombinieren Sie mithilfe von Event-Berichts-Tools Ihre Daten und Analysen, um den Gesamt-ROI Ihres Event aufzuzeigen.
- Event-Nachbesprechung: Berichten Sie währendeiner Event-NachbesprechungüberIhreErkenntnisse und nutzen Sie diese, um IhreStrategie für zukünftige Events zuentwickeln, Ihre Fähigkeiten in der Event-Planungzuverbessern und Ihr Team zusammenzubringen, um IhreErfolgezufeiern.
Nun sind Sie bereit für Messen
Die erfolgreicheTeilnahme an einer Messe erforderteineKombinationausstrategischerPlanung, effektiverUmsetzung und datengestützterNachbereitung. Mit diesenChecklisten und Tipps zur Event-Planungkönnen Sie sicher sein, dass Sie jedes Detail berücksichtigen, von der Einbindung der Teilnehmer und der Erfassung von Leads bis hinzurBewertung des ROI und der AnpassungIhrerStrategie für die nächste Messe.
Häufig gestellte Fragen
Was sollte ich an meinem Messestand bereitstellen?
Ein wirkungsvoller Messestand verfügt über auffällige Displays, Werbematerialien und -geschenke mit Markenlogo, digitale Tools zur Lead-Erfassung, interaktive Elemente, Produktvorführungen und gut geschultes Personal, das Besucher anzieht und das Interesse an Ihren Produkten und Dienstleistungen weckt.
Wie bereite ich mich auf eine Messe vor?
Bereiten Sie sich auf eine Messe vor, indem Sie eine Checkliste für die Messeplanung befolgen, um Ihre Aufgaben zu organisieren und sicherzustellen, dass Sie keinen Schritt übersehen. Sie müssen alle Aspekte berücksichtigen, vom Messe-Budget und der Marketingstrategie bis hin zur Logistik vor Ort und der Anreise.
Wie richte ich einen Messestand ein?
Richten Sie einen Messestand ein, indem Sie Markenelemente, Werbematerialien, Ausstellungsstücke und Werbegeschenke integrieren, um Standbesucher anzulocken, sowie lebendige Vorführungen, die die Aufmerksamkeit auf sich ziehen.
