Die Pandemie zwang Unternehmen, neue Wege zur Sicherung der Geschäftskontinuität zu finden und auf Technologie umzusteigen. Webkonferenzen wurden zur Lebensader der Gesellschaft. Unser Alltag wurde über Nacht neu gestaltet und die digitale Transformation erheblich beschleunigt. Auch 2025 prägen diese Veränderungen weiterhin unser Leben und Arbeiten.
Von „Sind alle anwesend?“ bis hin zu „Bitte teilen Sie den Link zur Besprechung“ – Webkonferenzen wurden zur Norm.
Und dieser Trend wird sich so schnell nicht ändern, da der Markt für Webkonferenzsoftware zwischen 2021 und 2028 voraussichtlich mit einer jährlichen Wachstumsrate von 12,95 % auf 10,24 Milliarden US-Dollar wachsen wird.
Was sind Webkonferenzen und wie funktionieren sie? Wie unterscheiden sie sich von Videokonferenzen? Warum braucht man sie? Welche Verhaltensregeln gelten bei Webkonferenzen? Dies sind einige der Fragen, die wir in diesem Beitrag beantworten werden.
Was sind Webkonferenzen?
Webkonferenzen sind Online-Meetings zwischen zwei oder mehr Personen an verschiedenen Orten, die eine Webkonferenzplattform nutzen. Es ist die beste Möglichkeit, Online- oder Remote-Geschäftstreffen, Webinare, Seminare/Demos und Präsentationen durchzuführen. Die meiste Webkonferenz-Software unterstützt Funktionen, die das Engagement fördern, darunter Umfragen, Chat-Diskussionen, Referentenverwaltung, gemeinsame Whiteboards usw. Sie benötigen einen Webbrowser und eine stabile WLAN-Verbindung.
Wie unterscheiden sich Webkonferenzen von Videokonferenzen?
Videokonferenzen und Webkonferenzen werden oft synonym verwendet. Doch diese beiden haben einen großen Unterschied.
Für eine Videokonferenzlösung sind spezielle Ressourcen wie ein großer Bildschirm, eine Webcam, ein Konferenztelefon und andere Geräte erforderlich. Im Gegensatz dazu ist Webkonferenz ein Oberbegriff für verschiedene Lösungen für Besprechungen, darunter virtuelle Konferenzen, Webinare und Webcasts. Betrachten Sie sie als Videokonferenz 2.0.
Für Webkonferenzen benötigen Sie lediglich einen Webbrowser und eine stabile Internetverbindung. Normalerweise können unbegrenzt viele Teilnehmer von verschiedenen Standorten aus teilnehmen und Online-Inhalte teilen. Es wird für die Durchführung von Schulungen, großen Meetings (auch im öffentlichen Sektor), virtuellen oder hybriden Marketing-Events, Webinaren und mehr verwendet.
Eine Webkonferenz hat:
- einen Gastgeber: Der Gastgeber ist der Organisator des Meetings, der für die Festlegung der Agenda und des Event-Formats sowie für das Versenden einer Einladung an die Gäste verantwortlich ist.
- einen Referenten: Der Referent ist der Moderator des Meetings, der den Inhalt vorträgt. Der Referent kann, muss aber nicht der Gastgeber des Events sein. In manchen Fällen können mehrere Moderatoren an einer einzigen Konferenz teilnehmen.
- Teilnehmer: Diese Personen erhalten die Details zur Veranstaltung, die Agenda und weitere Informationen, um an dem Event teilzunehmen.
Webkonferenzen nutzen die WebRTC-Technologie, die es Webanwendungen ermöglicht, Video-, Audio- und andere Daten ohne Integration oder Plugin im Browser zu übertragen. WebRTC ist eine verschlüsselte Software, die den Austausch von Fotos, Text, Video und Audio in Echtzeit ermöglicht, ohne dass eine App erforderlich ist. Aus diesem Grund ist sie für Sofortnachrichten sehr empfehlenswert.
Arten von Webkonferenzen
Webkonferenzen haben ein beispielloses Maß an Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Unternehmen geschaffen. Von der Präsentation von Diashows bis hin zur Übertragung von Dateien und Tabellenkalkulationen – Webkonferenzen bieten verschiedene Anwendungsmöglichkeiten, von denen einige im Folgenden erläutert werden:
Teammeetings
Gestalten Sie Ihre virtuellen Meetings interaktiv, indem Sie eine Webkonferenzsoftware verwenden, die es den Teilnehmern ermöglicht, Ideen und Meinungen auszutauschen und Funktionen zur Zusammenarbeit wie Bildschirmfreigabe und Anmerkungen zu nutzen.
Beispiel: Ein Sales Director beruft eine virtuelle Teambesprechung mit seinen Sales Managern ein, um ihre Strategie zu überdenken. Aber sein Team ist nicht im Büro. Da sie auf verschiedene Kundenstandorte verteilt sind, können sie nur aus der Ferne teilnehmen. Daher kann der Sales Director eine Webkonferenzsoftware verwenden, die es seinem Team ermöglicht, von verschiedenen Standorten aus an einem Brainstorming teilzunehmen und Ideen zu sammeln, wie sie mehr Geschäfte abschließen können.
Interne Events
Wenn Sie ein internationales Team wie wir haben, schaffen Sie für Ihre Teammitglieder das beste Online-Event-Erlebnis, indem Sie spezialisierte Webkonferenzplattformen wie Event Management Software verwenden, mit der Sie Einladungen versenden, Registrierungsseiten erstellen und vieles mehr von einer einzigen Plattform aus erledigen können. Eine Webkonferenzlösung ermöglicht es Ihnen, Folien zu teilen und nahtlos Live-Fragerunden und -Umfragen durchzuführen, um allen eine Stimme zu geben, Erfolge gemeinsam zu feiern und das gesamte Unternehmen auf dem Laufenden zu halten.
Beispiel: Stellen Sie sich eine Firmenversammlung vor. Webkonferenzplattformen helfen Ihnen, Reisekosten zu sparen, und ermöglichen es allen, an wichtigen Events teilzunehmen, unabhängig davon, wo sie sich befinden.
Webinare
Ein Webinar ist ein webbasiertes Seminar. Ein Gastgeber lädt die Teilnehmer in der Regel zu einer Schulung, Produktaktualisierungen oder in einigen Fällen zu Produktdemos ein. Es handelt sich in der Regel um eine 45- bis 60-minütige Session, die mit einer interaktiven Fragerunde endet. Der Moderator kann die Teilnehmer während des Webinars um Feedback bitten, indem er Umfragen, Abstimmungen oder eine „Hand heben“-Funktion auf der Webinar-Plattform nutzt.
Beispiel: Ein Vordenker-Webinar, damit Ihr Publikum die Best Practices in Ihrer Branche versteht. Sie müssen eine Einladung und Erinnerungen an Ihre Marketingliste senden, Registrierungen nachverfolgen, eine Registrierungsseite erstellen, einen Link für die Webkonferenz generieren und die Aufzeichnung nach dem Webinar versenden. Dies sind einige der Aufgaben, die Sie bei der Planung eines Webinars berücksichtigen müssen.
Webcasts
Mit Webkonferenzlösungen können Unternehmen eine Live- oder aufgezeichnete Session durchführen. Webcasts sind die perfekte Lösung, wenn Sie Ihr Event online für jeden zugänglich machen möchten.
Im Gegensatz zu einem Webinar, für das ein bestimmter Link und ein Kennwort erforderlich sind, können Webcasts von einem viel größeren Publikum von jedem Gerät aus virtuell abgerufen werden. Sie können damit auch Umfragen durchführen, Fragen stellen und Live-Q&A-Sessions veranstalten.
Beispiel: Nehmen wir an, Sie weihen neue Büroräume ein. Sie möchten, dass externe Interessengruppen und Kunden virtuell teilnehmen. In solchen Fällen können Sie einen Webcast veranstalten und Ihr Event Menschen auf der ganzen Welt zugänglich machen.
Weitere Anwendungsfälle für Webcasts sind die Übertragung von Live-Shows, Bildungsprogrammen und interaktiven Events.
Vorteile der Webkonferenzplattform
Die Nutzung von Webkonferenzsoftware bietet mehrere Vorteile, darunter:
- Zeit- und Kostenersparnis: Vor der Popularität von Webkonferenzlösungen mussten Teams reisen, um Kunden zu treffen. Reisen sind nicht nur mit Kosten verbunden, sondern nehmen auch Zeit in Anspruch. Wenn Sie eine Webkonferenz-Software verwenden, sparen Sie beides.
- Effizienzsteigerung: Webkonferenz-Software spart Reisezeit sowie Zeit für die Buchung von Veranstaltungsorten, die Vorbereitung der Agenda und in einigen Fällen die Koordination des Caterings. Es macht die Planung und Organisation von Besprechungen schneller, einfacher und effizienter.
- Flexibilität: Spontane Besprechungen ohne Webkonferenzsoftware sind fast unmöglich. Webkonferenz-Software beseitigt geografische Barrieren und ermöglicht Gespräche mit Kunden und Mitarbeitern auf der ganzen Welt. Wenn Sie sie verwenden, können Sie die Einladung zum Meeting senden, und der Teilnehmer kann dem Meeting dann beitreten, auch wenn er nicht im Büro ist.
- Sofortiges Teilen von Inhalten: Webkonferenzen ermöglichen das Teilen von Apps und Desktops. Mit der Bildschirmfreigabefunktion können Sie Informationen in verschiedenen Anwendungen wie PowerPoint oder Excel-Tabellen präsentieren. So stellen Sie sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und Ihre Besprechungen reibungslos ablaufen, unabhängig davon, wo sich Ihr Team befindet.
- Verbesserung der Work-Life-Balance: In einer Zeit, in der sich Unternehmen auf psychische Gesundheit und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben konzentrieren, ist eine Webkonferenzplattform unerlässlich. Der traditionelle Ansatz bei Geschäftstreffen bedeutete, dass die Mitarbeiter regelmäßig reisen mussten. Im Gegensatz dazu bieten virtuelle Meetings die Möglichkeit, diese Reisezeit zu reduzieren. Die eingesparte Zeit könnte dazu beitragen, dass die Mitarbeiter ausgeruhter sind und mehr Zeit mit Freunden und Familie verbringen können. Dies kommt wiederum dem Unternehmen zugute, da zufriedene, ausgeruhte Mitarbeiter in der Regel aufmerksamer und produktiver sind und seltener kündigen.
Funktionen, auf die Sie bei einer Konferenzlösung achten sollten
Die Welt hat sich tatsächlich verändert, und nicht alle Mitarbeiter möchten wieder Vollzeit ins Büro zurückkehren. Laut einer Gallup-Umfrage möchten 91 % der Arbeitnehmer entweder in einem hybriden Modell oder weiterhin vollständig im Homeoffice arbeiten.
Da Großraumbüros immer mehr dynamischen und kreativen Arbeitsplätzen weichen, sorgt die Wahl des richtigen Tools für Webkonferenzen dafür, dass Ihre Mitarbeiter in Verbindung bleiben und Produktivitätsziele erreicht werden.
Hier sind die vier wichtigsten Dinge, auf die Sie bei einer Webkonferenzlösung achten müssen:
1. HD-Video/Audio: Die meisten Webkonferenzlösungen bieten VoIP- oder Einwahloptionen, damit die Teilnehmer die beste Möglichkeit wählen können, um an einer Besprechung teilzunehmen. Mit Einwahloptionen können Sie eine Menge Geld sparen, während HD-Videos den Nutzern ein großartiges visuelles Erlebnis bieten. Dies kann unter Umständen eine Premium-Funktion sein, erkundigen Sie sich also bei Ihrem Anbieter.
2. Bildschirmfreigabe: Dies ist ein wesentliches Feature für Teams an entfernten Standorten. Die Bildschirmfreigabe kann für verschiedene Zwecke eingesetzt werden, z. B. zum Teilen, Präsentieren, Sammeln von Feedback zu Begleitmaterialien und Vorschlägen, Durchführen von Produkt-Walkthrough-Sessions etc. Prüfen Sie, ob Ihr Tool eine Swap-Funktion bietet, sodass mehrere Hosts bei Events wie Webinaren die Kontrolle gemeinsam übernehmen können.
3. Aufnahme: Die meisten von uns verbringen wahnsinnig viel Zeit in Besprechungen. Studien zeigen, dass ein durchschnittlicher Mitarbeiter 12 Stunden pro Woche mit der Vorbereitung von oder der Teilnahme an Besprechungen verbringt. Und in manchen Fällen ist es unmöglich, an allen teilzunehmen.
In einer solchen Situation ist die Möglichkeit, ein Meeting aufzuzeichnen, von unschätzbarem Wert. Sehen Sie verpasste Meetings auf Abruf an und lesen Sie alle während der Session geteilten Informationen nach. Obwohl die Aufzeichnung von Besprechungen bei den meisten Webkonferenz-Tools eine Standardfunktion ist, sollten Sie die Speicherbeschränkungen der Plattform berücksichtigen.
Wenn Sie der Meinung sind, dass die Aufnahmefunktion ein absolutes Muss ist, suchen Sie sich ein Tool mit mehr Speicherplatz, auch wenn Sie dafür einen Aufpreis zahlen müssen.
4. Tools für Zusammenarbeit und Engagement: Seien wir ehrlich, es ist heutzutage schwer, sich die Aufmerksamkeit des Publikums zu sichern. Und es ist noch schwieriger, wenn sie sich nicht im selben Raum befinden.
Um freiwilliges Engagement zu schaffen und die Aufmerksamkeit der Menschen in einer virtuellen Umgebung zu erregen, sind die richtigen Tools und Funktionen erforderlich. Eine Studie zeigt beispielsweise, dass 81,8 % der Organisatoren von Online-Meetings Umfragen einsetzen, um die Interaktion zu verbessern.
Bevor Sie also ein Webkonferenz-Tool in Betracht ziehen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, wie es Ihnen helfen kann, aus der Ferne zusammenzuarbeiten und Besprechungen noch ansprechender zu gestalten. Suchen Sie nach Funktionen wie Umfragen, Live-Quiz, Reaktionen, Chats, Bildschirmfreigaben und Anmerkungen, um das Engagement und die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu fördern.
Wie wählt man das beste Webkonferenz-Tool aus?
Die Wahl des besten Webkonferenz-Tools hängt zwar von Ihren geschäftlichen Anforderungen ab, aber es gibt einige Dinge, die Sie berücksichtigen müssen, darunter:
Benutzerfreundlichkeit
Erwarten Sie nicht, dass jeder in Ihrem Team neue Technologien schnell annimmt. Wenn das Tool kompliziert ist und keinen hervorragenden Kundensupport bietet, kann es sein, dass Ihre Teammitglieder es aufgeben, noch bevor Sie den ROI erkennen. Entscheiden Sie sich für eine Lösung mit einer hervorragenden Benutzeroberfläche und einfacher Bedienung, unabhängig vom Gerät.
Umfassende Funktionen
Wie bereits erwähnt, sind Funktionen, die Engagement und Zusammenarbeit fördern, ein Muss. Scheuen Sie sich nicht, Ihren potenziellen Anbieter nach verschiedenen Funktionen wie Umfragen, interaktiven Anmerkungen, Echtzeit-Whiteboards oder Aufzeichnungen von Besprechungen für die zukünftige Verwendung zu fragen.
Sicherheit
Ihre Teamkollegen könnten bei Teambesprechungen vertrauliche und sensible Informationen austauschen. Überprüfen Sie, ob Ihre Webkonferenzlösung über eine integrierte mehrschichtige Sicherheit verfügt, um Datenlecks zu vermeiden.
Integration
Getrennte Kommunikationsmittel erschweren die Zusammenarbeit und Kommunikation, da Sie zwischen den Plattformen wechseln müssen. Dies kann zu einer Menge manueller Datenübertragungen führen, die anfällig für menschliche Fehler sind und die Produktivität beeinträchtigen können.
Fragen Sie Ihren Anbieter, ob die Lösung in Ihre technische Infrastruktur integriert werden kann. Sie können sich auch für ein konsolidiertes System entscheiden, das es Ihren Teams ermöglicht, Live-Meetings abzuhalten, Anrufe zu tätigen und ihre Arbeit über eine einzige Schnittstelle zu erledigen.
Top 5: Verhaltensregeln bei Webkonferenzen
1. Schalten Sie sich stumm, wenn Sie nicht sprechen: Schalten Sie sich immer stumm, wenn Sie nicht sprechen, da Mikrofone Hintergrundgeräusche aufnehmen können. Dies lenkt den Referenten und die anderen Teilnehmer ab. Machen Sie sich dies zur Gewohnheit.
2. Überprüfen Sie Ihre Technik: Wenn Sie pünktlich sein wollen, stellen Sie sicher, dass Sie die Technik vor Beginn der Besprechung getestet haben. Pannen in letzter Minute liegen außerhalb unserer Kontrolle, aber diese können leicht durch ein paar Testläufe erkannt und behoben werden.
3. Tragen Sie angemessene Arbeitskleidung: Ja, Sie arbeiten vielleicht von zu Hause aus, aber es ist immer am besten, angemessene Arbeitskleidung zu tragen. Nichts Ausgefallenes, aber wählen Sie etwas, das Sie auch im Büro tragen würden.
4. Überprüfen Sie, ob der Kamerawinkel korrekt ist: Wenn Sie an einer Webkonferenz mit eingeschalteter Kamera teilnehmen, achten Sie darauf, dass der Kamerarahmen so eingestellt ist, dass er natürlich wirkt. Sorgen Sie für ausreichend Licht im Raum, damit Ihr Video nicht unscharf und körnig wird.
5. Schauen Sie in die Kamera: Wenn Sie mit den Teilnehmern an entfernten Standorten sprechen, schauen Sie in die Kamera und nicht auf den Video-Feed. Wenn Sie in die Kameralinse schauen, sieht es so aus, als würden Sie dem Gesagten Aufmerksamkeit schenken.
Die nächste Stufe der Geschäftskommunikation
Die globale Gesundheitskrise hat bestehende Trends beschleunigt, und Webkonferenzen sind mittlerweile unverzichtbar geworden. Im Jahr 2025 sind sie für die meisten Unternehmen zur zweiten Natur geworden und bieten eine zentrale Plattform, um zu inspirieren, zusammenzuarbeiten und effektive Teams zu bilden.
