09.04.2021
von Marion Maly

Der Markt von Hotels und Veranstaltungsorten ist ein hart umkämpfter Bereich - es ist sehr wichtiger, dass Ihre Marke bei den Veranstaltungsplanern deshalb immer präsent bleibt. Jeder weiß, dass ein Tag im Leben eines Veranstaltungsplaners ohne Pause abläuft und jede Minute heiß umkämpft ist.

Aber wie können Sie trotzdem Aufmerksamkeit mit Ihrem Hotel oder Veranstaltungsort erregen? Ein guter Newsletter kann dabei das Geschäft ankurbeln. Lesen Sie hier weiter, um Ideen für Hotel-Newsletter zu erhalten, die Veranstaltungsplaner beeindrucken werden. 

Entdecken Sie 10 Ideen für Hotel-E-Mail-Newsletter, die Planer lieben werden:

Die besten E-Mail-Newsletter werden zu sehnsüchtig erwarteten Ankünften im E-Mail-Posteingang. Sie bieten einzigartige Ideen, hilfreiche Tipps und Einblicke, an die die Empfänger vorher nicht gedacht haben - obwohl sie von morgens bis abends in die Eventbranche eingespannt sind.

1. Ein Insider-Überblick über die jüngsten Ereignisse.

Heben Sie Ihre beeindruckendsten letzten Veranstaltungen hervor. Inspirieren Sie sie mit Fotos von belebten Messeständen und lächelnden Teilnehmern, Ihre Veranstaltungsorte für zukünftige Events zu buchen. Fügen Sie Zitate von Testimonials und Zusammenfassungen von Veranstaltungen ein, einschließlich detaillierter Statistiken wie Besucherzahlen, geografische Anziehung und Raumbuchungen.

Teilen Sie mit, was für jede Art von Veranstaltung und Planer mit unterschiedlichen Nischen am wichtigsten ist, und konzentrieren Sie sich mit Ihren Bildern und Inhalten auf diese Details. Wenn Sie zum Beispiel einen Newsletter an eine Liste senden, die für große Konferenzen segmentiert ist, sollten Sie sich nicht die Mühe machen, über erfolgreiche Hochzeiten zu sprechen (und umgekehrt).

Für eine Zielgruppe, die eine Messe plant, sollten Sie erläutern, wie Sie die beeindruckende IT-Infrastruktur Ihres Hauses nutzen konnten, um das erforderliche Hochgeschwindigkeits-WiFi bereitzustellen, damit Verkaufstransaktionen an den Messeständen problemlos durchgeführt werden können.

Sie könnten auch einen 3D-Grundriss von einer erfolgreichen Veranstaltung zeigen. Ein Bild des 3D-Plans kann mit einem virtuellen Rundgang durch die verschiedenen Veranstaltungsorte Ihres Hotels verknüpft werden, was den Planern hilft, sich ihre Veranstaltungen in Ihren Tagungsräumen vorzustellen. Indem Sie Planern zeigen, dass Sie die Technologie und das Know-how haben, um ihnen das Leben zu erleichtern, brechen Sie eine weitere Buchungsbarriere.

Bringen Sie Ihren E-Mail-Newsletter mit diesen digitalen Marketing-Tipps auf die nächste Stufe

2. Hinter-den-Kulissen-Geschichten und Ansichten Ihrer Veranstaltungsorte.

Bringen Sie Planer mit einer Führung mit "VIP-Zugang" auf den neuesten Stand Ihrer Hoteltechnik, Einrichtungen und Veranstaltungsräume. Machen Sie einen Spaziergang mit Ihrem Küchenchef durch die Küche und den Speisesaal und fragen Sie ihn, wie er Konferenz-Abschlussdinner mit 500 Gästen und mehr handhabt.

Sie können auch Ihren RFID-Zugang zu den Zimmern, den elektronischen Check-in und die WiFi-Hotspots vorführen oder das Lesegerät in verschiedene Zimmer mitnehmen, um Annehmlichkeiten zu präsentieren und erstklassige Mitarbeiter vorzustellen, die einen unvergleichlichen Service bieten.

Fügen Sie Videos und Fotos ein. Videos sind ein bewährtes Mittel, um das Engagement bei E-Mails zu erhöhen - selbst wenn sie einfach mit einem Smartphone oder einer Digitalkamera aufgenommen wurden. Fotos sind besonders effektiv, wenn es sich um Motive mit leuchtenden Farben oder komplexen Strukturen handelt, wie z. B. ein Tisch voller Essen oder eine überfüllte Bar.

Verwenden Sie eine freundliche Sprache. Genauso wie Sie einem Planer persönlich gegenüber freundlich sein würden, sollten Sie Ihren Leser darauf hinweisen, was er in diesem Newsletter hinter den Kulissen erfahren wird. Verwenden Sie Wörter wie "Genießen Sie Ihren VIP-Pass für die Northwestern Publishers Conference" oder "Begleiten Sie uns, wenn wir unsere Strategien für einen optimierten Event-Check-in vorstellen".

3. Stellen Sie das außergewöhnliche Veranstaltungsteam Ihres Hotels vor.

Ihre Mitarbeiter sind Ihr stärkstes Kapital - heben Sie die Professionalität Ihres Hotelpersonals und die Fähigkeit Ihres Veranstaltungsteams hervor, die Bedürfnisse der Planer zu antizipieren und das Unerwartete zu bewältigen. Stellen Sie ein Star-Mitglied Ihres Veranstaltungsteams vor oder konzentrieren Sie sich auf eine bestimmte Abteilung - Essen und Trinken, Housekeeping, Event-Support - mit der Beteiligung mehrerer Teammitglieder. 

Lassen Sie einzigartige Persönlichkeiten strahlen. Ihre Mitarbeiterprofile sollten natürlich Details wie den Namen, die Position, das Fachgebiet, die Jahre in Ihrem Hotel und die Branchenerfahrung enthalten. Aber was ist mit dem IT-Techniker, der Craft-Bier braut? Der Verkaufsleiter, der Triathlon läuft? Der Housekeeping-Manager, der eine körperliche Behinderung oder Krankheit überwunden hat und nun andere inspiriert? Jeder liebt eine gute Geschichte, besonders wenn sie mit einem lebendigen Foto kombiniert wird.

Lassen Sie Ihr Team an der Vorbereitung von Großveranstaltungen teilhaben. Geben Sie einen Überblick über die einzigartigen Unterstützungsleistungen, die Ihr Hotel anbietet, bevor der Planer Ihren Veranstaltungsort bucht und während der Veranstaltung. Von der Hilfe bei der Suche nach F&B-Anbietern bis zur Lieferung des Mittagessens an das Team des Planers am Tag der Veranstaltung, schreiben Sie darüber, was Sie zu einem exzellenten Veranstaltungspartner macht.

4. Spezielle Reisetipps für Event-Teilnehmer.

Stellen Sie Informationen für Gäste und Teilnehmer bereit, damit ihre Anreise einfacher wird und ihr Aufenthalt in Ihrem Hotel Spaß macht und produktiv ist. Dies weckt das Vertrauen der Planer, dass ihre Veranstaltungsteilnehmer eine positive Erfahrung machen werden.

Machen Sie Ihr Grundstück einzigartig. Gibt es einen einfachen Bike-Sharing-Service mit Ständern direkt vor Ihrer Hoteltür? Teilen Sie das mit Ihren Lesern. Andere Informationen, die Sie präsentieren könnten, sind: 

  • Die nächstgelegenen Stationen der öffentlichen Verkehrsmittel

  • Hochwertige Restaurants am Flughafen

  • Ihr Flughafenshuttle mit weißen Handschuhen

  • Die VIP-Lounge Ihres Hauses für Veranstaltungen

Schicken Sie Veranstaltungsplaner auf Ihre Website. Fügen Sie Kontaktinformationen für Ihren speziellen Event-Concierge hinzu. Lassen Sie die Leser wissen, dass sie anrufen können, um ihre Sorgen über große Transportprobleme zu besprechen und wie das Anwesen Staus bei zeitkritischen Gästeankünften verhindert.

5. Teilen Sie ausgezeichnete Anerkennungen und Bewertungen.

Katalogisieren Sie positive Teilnehmerkommentare in sozialen Medien, Branchenauszeichnungen, positive Bewertungen und Umfrageergebnisse nach der Veranstaltung, um Ihre hohe Kundenzufriedenheit zu präsentieren. Wählen Sie geeignete Beispiele aus, um Mini-Fallstudien-Newsletter zu erstellen, die als Bestätigung für Ihre Veranstaltungsdienstleistungen dienen.

Quantifizieren Sie positive Ergebnisse. Wenn Sie ein wiederholter Gewinner einer Auszeichnung sind, lassen Sie die Leute wissen, wie viele Jahre in Folge Sie die Auszeichnung erhalten haben. Teilen Sie Ihre Position in der Nähe der Spitze von "Best of..."-Listen mit und wie viele Veranstaltungsorte im Feld waren.

Porträtieren Sie einen bekannten Veranstaltungsplaners, der Ihren Veranstaltungsort geliebt hat. Holen Sie Bewertungen und Zitate von bekannten Veranstaltungsplanern ein. Stellen Sie sie in einem Profil vor und fügen Sie Fragen und Antwort dazu ein, warum Ihr Veranstaltungsort so gut ist. Teilen Sie wie oft die Planer bereits mit Ihrem Veranstaltungsort zusammengearbeitet haben. 

Heben Sie das "Warum" hervor. Es reicht nicht aus, nur darüber zu sprechen, dass eine Veranstaltung erfolgreich war - zeigen Sie, warum sie ein Erfolg war. Egal, ob es sich um die Unterstützung der Teilnehmer, den digitalen Zugang oder den hochgelobten Speisen- und Getränkeservice handelte, nennen Sie die wichtigsten Angebote, die zur Zufriedenheit der Veranstaltung beigetragen haben.

6. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Mehrwerte für das Geschäft.

Was sind die herausragenden Merkmale Ihres Hotel-Business-Centers? Wie wachsen Ihre Mitarbeiter bei Geschäftstreffen über sich hinaus? Ist Ihre Veranstaltungstechnik auf dem neuesten Stand der Technik? Teilen Sie dies in einem E-Mail-Roundup für Geschäftsangebote mit - Konferenzplaner und Planer von Firmenmeetings werden an den Details interessiert sein.

Überlassen Sie den lokalen Verantwortlichen das Reden. Bauen Sie Beziehungen zu lokalen Wirtschaftsführern und Ihrer Handelskammer auf. Bieten Sie in ruhigen Zeiten ungenutzte Veranstaltungsräume zu einem Preisnachlass für Unternehmen in der Umgebung an. Erstellen Sie Profile von Führungskräften und Unternehmensplanern aus diesen Unternehmen und bitten Sie sie, zu erzählen, was sie an Ihren Veranstaltungsorten schätzen. Diese positive Interaktion kann Ihnen Botschafter für Ihre Marke einbringen.

Tauchen Sie tief in Ihre Meeting-Technologie ein. Schreiben Sie einen Newsletter mit dem Titel "Meeting Technology in Close-Up", in dem Sie die Details Ihres WiFi, Ihrer Großbildschirme und Ihres A/V-Systems vorstellen. Knausern Sie nicht mit den Details: Sprechen Sie über Geschwindigkeit, Kapazität, Cybersicherheit und technische Modelle.

7. Kurze Vorschau in neue Annehmlichkeiten und Immobilien-Upgrades.

Erzeugen Sie Spannung bei Veranstaltungsplanern, indem Sie ihnen einen ersten Blick auf interessante Updates und Aktivitäten an Ihrem Veranstaltungsort geben. Konferenzen für Veranstaltungsplaner, neue oder verbesserte Dienstleistungen, Raumumgestaltungen, Menüänderungen, zusätzliche Veranstaltungseinrichtungen, Technologie und sogar Werbevideos. 

Schließen Sie Negatives ein. Wenn Ihr Hotel Zimmer oder Einrichtungen erneuert, lassen Sie Ihr Publikum wissen, dass dies geschieht, weil Sie mit dem Status quo nicht zufrieden sind. Jede Bemühung, Verbesserungen als Reaktion auf negatives Gästefeedback vorzunehmen, zeigt, dass Sie die Kundenzufriedenheit ernst nehmen.

Sprechen Sie mit potenziellen Kunden. Die Planung von Veranstaltungen erfordert viel Zeit und Mühe; es kann mehr als ein oder zwei Jahre dauern, eine große Konferenz zu organisieren. Helfen Sie Veranstaltungsplanern sich besser vorstellen zu können , wie sie mit Ihrem neuen und verbesserten Veranstaltungsort zusammenarbeiten und von ihm profitieren können.

8. Veröffentlichen Sie Ihre besten lokalen Angebote und "versteckten Perlen".

Zeigen Sie den Planern, dass Sie verstehen, dass die Veranstaltungsteilnehmer den lokalen Geschmack lieben und keine Standardlocations wollen. Halten Sie den Teilnehmern den Rücken frei, indem Sie Werbematerial zu beliebten Restaurants, Unterhaltungsangeboten und Freizeitaktivitäten in Ihrer Gegend bereitstellen. Erwähnen Sie auch anstehende lokale Festivals, Sportveranstaltungen und Konzerte. 

Holen Sie sich Material. Ihr örtliches Besucherbüro und die Handelskammer sollten kostenlose schriftliche Inhalte, Fotos und Videos zur Verfügung stellen. Achten Sie darauf, dass Sie einen einfachen Hinweis wie "Foto mit freundlicher Genehmigung..." einfügen. Sie können auch ein Profil herausragender Restaurants in Ihrer Gegend erstellen. Besuchen Sie es mit einer Digitalkamera in der Hand und interviewen Sie den Chefkoch. Das Restaurant wird die Aufmerksamkeit zu schätzen wissen, und vielleicht erhalten Sie in der Hochsaison sogar ein Vorkaufsrecht.

Liefern Sie eine visuelle Tour. Schnappen Sie sich eine Digitalkamera oder ein Smartphone und gehen Sie mit einem Mitglied Ihres Gruppenverkaufs- oder Veranstaltungsteams oder Ihrem Concierge los, um eine Handvoll beliebter lokaler Attraktionen zu besuchen. Stellen Sie ein kurzes "Top 5 Must-Visit"-Video zusammen, das diese Orte mit Text auf dem Bildschirm zeigt. Fügen Sie am Ende einen Call-to-Action ein, um Ihren Event-Concierge für weitere Informationen zu kontaktieren.

9. Gewähren Sie Einblicke in Ihre Speisen und Getränke am Veranstaltungsort.

Die Lebensmittel, die Sie für Veranstaltungen und Gäste zur Verfügung haben, einschließlich gesunder Optionen, Rezepte, Menüergänzungen und die Möglichkeit, auf spezielle Diätwünsche der Teilnehmer einzugehen, sind ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal für Veranstaltungsplaner.

Beeindrucken Sie mit visuellen Rezepten. Führen Sie die Leser durch die Zubereitung eines besonderen Gerichts. Verwenden Sie viele Farbfotos von der Zubereitung und dem Endprodukt. Fügen Sie mindestens ein einfaches Gericht hinzu, damit die Leser etwas zum Zubereiten haben.

Geben Sie F&B etwas Persönlichkeit. Gäste wollen wissen, wer hinter dem Essen steht, das sie zu sich nehmen: Teilen Sie ein Profil Ihres Küchenchefs oder ausgewählter Mitglieder des Food & Beverage-Teams. Führen Sie die Leser durch den Prozess, den Ihr Star-Barkeeper verwendet, um Signature-Cocktails und Mocktails für eine Veranstaltung zu kreieren.

10. Geben Sie Veranstaltungsplanern eine Hilfestellung.

Versuchen Sie nicht, Veranstaltungsplanern vorzuschreiben, wie sie ihre Arbeit zu tun haben; suchen Sie stattdessen nach einer Handvoll Branchentrends, die Ihr Haus beherrscht. Lokal bezogene Speisen und Getränke, optimierter Zugang zu Veranstaltungen, sofortige und präzise digitale Antworten auf Ausschreibungen - und erklären Sie, wie Ihr Veranstaltungsort die Probleme der Kunden löst.

Konzentrieren Sie sich auf die Suche nach dem Veranstaltungsort. Für Veranstaltungsplaner kann die Suche nach dem perfekten Veranstaltungsort wie die Suche nach einem Einhorn sein. Lassen Sie die Planer wissen, dass Sie alle Details, die sie benötigen, in Ihren Veranstaltungsort-Listen bereitstellen. Ihr Newsletter kann Screengrabs Ihrer Website, 3D-Beispiel-Layouts und einen Link zum Angebot selbst enthalten.

Bauen Sie eine E-Mail-Serie auf. Schaffen Sie Vorfreude, indem Sie eine E-Mail-Serie rund um Ihr Veranstaltungsangebot entwerfen. Ziehen Sie eine Serie über Ihre unerwarteten hauseigenen Angebote in Betracht, wie z.B. werfbare Mikrofone, einen veranstaltungsspezifischen Koch oder preisgekrönte vegane Menüs. Klären Sie am Ende immer das Thema und den Zeitpunkt des nächsten Newsletters.

Auch die besten Hotel-E-Mail-Newsletter brauchen Abonnenten!

Egal wie ansprechend Ihre Inhalte sind, eine der wichtigsten Ideen für Hotel-E-Mail-Newsletter ist es, eine Abonnentenliste von Personen aufzubauen, die die Ankunft des Newsletters in ihrem Posteingang begrüßen und wahrscheinlich auf Ihre Handlungsaufforderungen antworten werden. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Liste erweitern können:

Bauen Sie eine Opt-in-Liste auf. Ihre idealen E-Mail-Kontakte sind diejenigen, die sich über ein elektronisches Formular für einen Newsletter angemeldet haben oder die ein Kästchen angekreuzt haben, um den Newsletter anzufordern.

Gewinnen Sie Abonnenten organisch. Ideen, um organisches Interesse an Ihrem Newsletter aufzubauen: 

  • Fügen Sie Einladungen zum Abonnieren Ihres Newsletters in bestehende Gästekommunikations-E-Mails ein (Buchungsbestätigungen, Willkommens-E-Mails, Umfragen nach dem Besuch).

  • Bieten Sie auf jeder Seite Ihrer Website Anmeldeformulare an. 

  • Fügen Sie in alle E-Mail-Signaturen von Mitarbeitern (auch in Ihre) einen Anmeldelink ein.

  • Fügen Sie Ihrer Newsletter-Vorlage Funktionen für Social Sharing und Weiterleitung hinzu.

Sprechen Sie bestehende und neue Kunden an. Es ist angemessen, eine einmalige Einladung zum Newsletter-Abonnement an Eventplaner zu senden, mit denen Sie Geschäfte gemacht haben, oder an Gäste, die innerhalb des letzten Jahres E-Mail als Teil ihrer Kontaktdaten angegeben haben; spammen Sie diese Listen nur nicht mit Newslettern zu.

Fokussieren Sie Ihre Hotel-E-Mail-Marketing-Kampagnen.

Vermarkter haben die Segmentierung von Listen als effizienten Weg zur Steigerung des Engagements gewürdigt und eine beeindruckende Umsatzsteigerung von 760 % erzielt. Segmentieren Sie Ihre gäste- und veranstaltungsorientierten Listen auf eine Weise, die für Ihren Veranstaltungsort am sinnvollsten ist. Zu den Möglichkeiten gehören:

  • Social (Hochzeit, Jubiläum, Wiedersehen)

  • Kleine Events (Schulung, Klausurtagung, Vorstandssitzung)

  • Große Konferenzen (Seminar, Messe, Workshop, Jahrestagung, Kongress)

  • Geografischer Standort

  • Solo-Geschäftsreisende

  • Familien

  • Dauer des Aufenthalts

Sind Sie bereit, die Beziehungen zu Eventplanern zu pflegen?

Newsletter verbinden Sie mit Ihrer Zielgruppe, indem sie nützliche, relevante Inhalte teilen, um Vertrauen aufzubauen und gewünschte Aktionen zu initiieren. Gepaart mit den Marketinglösungen von Cvent können sie helfen, ein erfolgreiches digitales Marketingprogramm aufzubauen, um mehr Interessenten zu erreichen und den Umsatz zu steigern.

Marion Maly Thumbnail

Marion Maly

Marion Maly ist für die Entwicklung und Durchführung von Marketingkampagnen zur Lead-Generierung in Europa und insbesondere der DACH-Region verantwortlich. Vor Cvent war Sie in der Eventbranche tätig und für die Paid Media Strategien und Cross-Channel Vermarktung zuständig.

Abonnieren Sie unseren Newsletter