Egal ob Sie ein Kongresszentrum mit 18.500 Quadratmetern Tagungsfläche, eine Boutique-Hochzeitslocation mit einer Kapazität von 25 Personen oder etwas dazwischen eröffnen möchten - es gibt vieles, was Sie über die Gründung einer Veranstaltungslocation wissen müssen. Die gute Nachricht? Sie fangen am richtigen Punkt an.
Obwohl der Betrieb einer Veranstaltungslocation eine lohnende Erfahrung ist, gibt es auch Herausforderungen. Egal ob Sie schon lange in der Veranstaltungsbranche tätig sind oder gerade erst einsteigen - diese wichtigen Tipps, Tricks und Tools helfen Ihnen dabei, von Anfang an alles richtig zu machen.
Erkunden Sie, wie man eine Veranstaltungslocation mit diesen 10 Tipps gründet
1. Wägen Sie die Vor- und Nachteile der Gründung einer Veranstaltungslocation ab.
Bei der Gründung einer Veranstaltungslocation ist es wichtig, ein realistisches Verständnis für die verschiedenen Herausforderungen zu haben, die mit der Führung eines Unternehmens verbunden sind. Diese unterscheiden sich von Person zu Person und von Unternehmen zu Unternehmen, weshalb wir empfehlen, mit einer Vor- und Nachteile-Analyse zu beginnen, die auf Ihr Leben, Ihre Ziele und Ihre Situation zugeschnitten ist.
Die erste Kategorie, die Sie bewerten müssen, ist das Geld. Können Sie sich das finanzielle Risiko leisten, ein Unternehmen zu führen, das teure Kosten wie Versicherungen und Personal erfordert? Werden die Gewinne, die Sie aus der realistischen Anzahl von Buchungen über die Zeit erwarten können, zu einem Profit führen?
Neben den finanziellen Kosten gibt es auch den zeitlichen Aufwand. Wenn Sie zum Beispiel planen, einen Vollzeitjob zu behalten, während Sie Ihre Veranstaltungslocation aufbauen, müssen Sie bedenken, dass Ihre Abende und Wochenenden wahrscheinlich belegt sein werden. Das mag einfach genug erscheinen, aber sobald die Location läuft, fängt die Arbeit erst an. Die Vorbereitung des Raums für Veranstaltungen, das Marketing der Location und Kundenservice-Aufgaben müssen möglicherweise auch in der wenigen freien Zeit erledigt werden, die Ihnen noch bleibt.
Andererseits sind Sie vielleicht jemand, der sich am glücklichsten und erfülltesten fühlt, wenn Sie ununterbrochen arbeiten. In diesem Fall könnte dies in Ihrer Pro-Spalte landen.
Auch wenn es einige erhebliche Nachteile auf Ihrer persönlichen Liste gibt, recherchieren Sie mögliche Lösungen, bevor Sie aufgeben. Zum Beispiel könnte die Einstellung eines Geschäftspartners, der Ihnen bei der Führung der Location hilft, Ihnen etwas Zeit und Geld zurückgeben, besonders wenn dieser mehr Erfahrung in der Veranstaltungsbranche hat.
Eine Vor- und Nachteile-Liste zu erstellen ist wichtig, damit Sie ein realistisches Verständnis für die verschiedenen Hindernisse und Belohnungen haben, die mit der Gründung und dem Betrieb einer Veranstaltungslocation verbunden sind. Wenn Sie nach sorgfältigem Abwägen beider Seiten immer noch von der Idee begeistert sind, eine Veranstaltungslocation zu gründen, dann sind Sie wahrscheinlich bereit loszulegen.
2. Führen Sie umfangreiche Marktforschung durch.
Egal ob Sie Branchenerfahrung haben oder nicht - ohne eine gründliche Analyse Ihres Marktes können Sie keine Veranstaltungslocation gründen. Die Liste der zu berücksichtigenden Punkte ist lang, aber hier sind einige Fragen zum Einstieg:
- Wer werden Ihre Hauptwettbewerber sein?
- Wo befinden diese sich?
- Wie sieht deren Branding aus?
- Was ist deren Alleinstellungsmerkmal?
- Wie strukturieren diese ihre Dienstleistungen?
- Welches Preismodell haben diese und wie viel berechnen sie?
- Wie sieht deren Marketing aus?
- Welche Strategien nutzen diese zur Verbesserung von Marketing und Vertrieb?
- Was sagen Planer, Teilnehmende, Gäste und alle anderen Kunden online über die Location?
3. Erstellen Sie einen Geschäftsplan für die Veranstaltungslocation.
Wenn Sie planen, eine Veranstaltungslocation zu gründen, egal ob groß oder klein, benötigen Sie einen umfassenden Geschäftsplan. Ein Geschäftsplan hilft Ihnen und Ihrem Team dabei, eine Strategie zu entwickeln und die verschiedenen Aspekte des Unternehmens zu managen.
Die gute Nachricht ist, dass es viele Ressourcen gibt, die Ihnen bei den notwendigen Schritten zur Gründung einer Veranstaltungslocation helfen. Während Organisationen wie die Small Business Administration Vorlagen für Geschäftspläne anbieten, empfehlen wir, einem Beispiel zu folgen, das speziell für Veranstaltungslocations entwickelt wurde.
4. Erledigen Sie die Formalitäten.
Dies versteht sich von selbst, aber Sie müssen sicherstellen, dass Sie die erforderlichen Lizenzen und Genehmigungen für Ihre Location haben, lange bevor Sie Ihre erste Veranstaltung ausrichten. In den meisten Fällen verfügt Ihre lokale Gemeinde über die notwendigen Informationen, um Sie durch die verschiedenen Anforderungen für Ihre Location zu führen.
Achten Sie besonders auf Bebauungsvorschriften, die sich auf Ihre spezifische Locationstruktur beziehen. Zum Beispiel kann eine in einer Scheune untergebrachte Veranstaltungslocation besondere Anforderungen haben, da einige Zonen nur die Nutzung von Scheunen für Landwirtschaft erlauben.
Sie sollten auch mit einer Steuerberatung oder professionellen Beratung zusammenarbeiten, um herauszufinden, welche Steuerstruktur für Ihr Veranstaltungsgeschäft am sinnvollsten ist. Und vergessen Sie nicht, Angebote für Veranstaltungsversicherungen einzuholen!
5. Wählen Sie einen Namen für Ihre Location.
Ihr Veranstaltungsort sollte einen bedeutungsvollen Namen haben, den sich Menschen für immer merken und mit Ihrer Marke in Verbindung bringen können. Er sollte aber auch minimale Konkurrenz in den Google-Suchergebnissen haben. Bei der Namensfindung für Ihr neues Unternehmen ist es wichtig, dass Sie die Art der Veranstaltungen berücksichtigen, die Sie anziehen möchten.
Wie die Person in der Position des Director of Demand Generation bei Funky Marketing sagt:
"Auch wenn es viele erfolgreiche Unternehmen mit einem vagen Namen gibt, der sich nicht auf ihre spezifischen Nischen bezieht, ist es immer ratsam, dass dieser Teil Ihrer Marke so gut wie möglich bei der Zielgruppe ankommt, besonders wenn Ihr Unternehmen sich noch in der Startphase befindet."
6. Beginnen Sie mit der Vorbereitung Ihres Veranstaltungsortes.
Dieser Tipp variiert je nachdem, welche Art von Location Sie planen und ob Sie von Grund auf neu beginnen oder einen bereits bestehenden Raum übernehmen. Unabhängig davon gibt es einige Dinge, die Sie bei der Vorbereitung Ihrer Location beachten sollten:
- Beauftragen Sie Auftragnehmer und Inspektoren, um sicherzustellen, dass Ihr Raum alle notwendigen Sicherheitsanforderungen erfüllt.
- Säubern Sie vernachlässigte Bereiche in und um die Location.
- Erwägen Sie die Auffrischung der Landschaftsgestaltung, Farbe und so weiter.
- Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme der Möbeloptionen und entscheiden Sie, ob Sie eigene bereitstellen oder mit einem Drittanbieter zusammenarbeiten.
7. Bringen Sie das digitale Marketing Ihrer Location in Ordnung.
Ihre brandneue Location bedeutet nicht viel, wenn niemand davon weiß. Hier sind einige wichtige Marketingfaktoren, die Sie umsetzen sollten:
- Eine Website, die einen umfassenden Überblick über Ihr Unternehmen bietet, einschließlich einer Beschreibung Ihrer Nische und der Art der Einrichtung, die Sie anbieten.
- Social-Media-Konten einschließlich, aber nicht beschränkt auf Facebook, TikTok, Instagram und Pinterest.
- Hochwertige Fotos und Videos der Location und ihrer Räumlichkeiten.
- Ein 3D-Diagramm der Location und ihrer Layoutoptionen.
- Geschäftsprofile auf Google, Yelp und anderen großen und Nischen-Bewertungsseiten. Nach dem Hinzufügen sollten Sie diese pflegen und auf Bewertungen reagieren.
- Listen Sie Ihre Location auf Sourcing-Plattformen. Fügen Sie Details über die herausragenden Merkmale Ihrer Location sowie Standort, Gästekapazität und Annehmlichkeiten hinzu und beobachten Sie, wie die Leads eintreffen.
8. Stellen Sie großartiges Personal ein.
Eine Location ist nur so gut wie die Menschen, die sie betreiben. Hier sind einige wichtige Positionen für Veranstaltungslocations, die Sie in Betracht ziehen sollten:
- Location-Koordination: Diese Person hilft den Eventplanenden und den Dienstleistenden bei der Planung der Veranstaltung.
- Küchenpersonal: Wenn Sie Catering-Services anbieten möchten, sollten Sie eine Küchenchefposition plus deren bevorzugtes Team von Küchenpersonal, Köchen, Zubereitenden, Servicekräften und Assistierenden einstellen.
- Auf- und Abbauteam: Diese Personen helfen bei Tischen, Stühlen und Dekoration.
- Veranstaltungspersonal: Sie werden zusätzliche Unterstützung benötigen als Laufkräfte, Garderobenpersonal, Parkservice und Assistierende für alles, was während Ihrer Veranstaltungen anfällt.
Je nach Art der Arbeit können diese Personen bei Ihrem Unternehmen angestellt sein oder nicht. Wenn Sie planen, temporäre Arbeitskräfte einzusetzen, stellen Sie sicher, dass Sie Personaldienstleister mit einem guten Ruf in Ihrer Region beauftragen.
Eine Person, die zwei Veranstaltungslocations in Toronto betreibt, betonte:
"STELLEN SIE GUTE LEUTE EIN. Sie können dies absolut nicht alleine machen. Das sollten Sie auch nicht. Es wird eine wunderbare, angenehme Erfahrung sein, solange Sie die Work-Life-Balance aufrechterhalten können!"
Diese Person sagte auch, dass Sie, sobald Sie Dienstleistende finden, die Ihnen wirklich gefallen, einen speziellen Vertrag mit ihnen abschließen sollten. Wie diese locationbesitzende Person sagt, gibt es einen "riesigen, massiven, lebensrettenden Vorteil beim Abschluss von bevorzugten Lieferantenvereinbarungen". Das gilt für Catering, Personal und Vermietungen.
9. Stellen Sie Backup ein.
Eine Veranstaltungslocation zu besitzen, bedeutet viel Verantwortung. Wenn jemand nicht zur Arbeit erscheint, wird es sofort Ihre Aufgabe sein, die Arbeit zu erledigen, wenn Sie kein Backup zur Verfügung haben. Wie uns mitgeteilt wurde: "Wenn Ihre Reinigungskraft/Management/etc. sich krankmelden und Sie keinen kurzfristigen Ersatz haben, herzlichen Glückwunsch; jetzt sind Sie dran. Schnappen Sie sich einen Eimer, ziehen Sie eine Schürze an, was auch immer nötig ist. Es ist jetzt Ihre Aufgabe."
Sie denken vielleicht, dass das für einige seltene Notfälle in Ordnung ist, aber dem wird widersprochen.
"Erwarten Sie immer, dass dies passiert. Freie Veranstaltungsabende sind die Ausnahme, nicht die Regel."
10. Bereiten Sie sich und Ihr Team vor.
Hier sind einige bewährte Tipps, was Sie tun sollten, um sich physisch auf Ihre Veranstaltungen vorzubereiten:
- Kaufen Sie gute Schuhe. "Investieren Sie in gutes Schuhwerk", wird empfohlen. "Etwas Einfaches, in dem Sie 10-12 Stunden durchhalten können, Leitern besteigen und Meetings abhalten können. Fußpflege ist kein Witz." Wir empfehlen auch rutschfeste Sohlen und zusätzliche gepolsterte Bodenmatten für Ihr Küchenpersonal.
- Statten Sie Ihre Schubladen aus. Es gibt einige "Pflichtschubladen in einem Aufbewahrungssystem an einem zugänglichen Ort", die alle haben müssen. Diese Schubladen sollten ausgestattet sein mit:
- Scheren
- Klebeband (verschiedene Arten)
- Sicherheitsnadeln
- Fleckenstifte
- Telefonladegeräte für Gäste plus Adapter für alle technischen Anschlüsse
- Batterien aller Art (wiederaufladbar und Einweg)
- Unterlegkeile zum Ausrichten von Tischen. "Sie werden VIELE davon brauchen."
- Energieriegel oder einen anderen haltbaren Mahlzeitenersatz. "Es wird viele Tage geben, an denen Sie weder wegkommen noch vom Catering versorgt werden können. Seien Sie vorbereitet."
- Halten Sie Vorbesprechungen ab. Selbst eine kurze Zusammenkunft wird viel dazu beitragen, dass Ihre Veranstaltungslocation-Mitarbeitenden am Tag der Veranstaltung alle auf dem gleichen Stand sind.
Sie sind auf dem Weg zu lernen, wie man eine Veranstaltungslocation gründet!
Es gibt natürlich Hunderte weiterer Faktoren, die bei der Gründung einer Location zu berücksichtigen sind, aber solange Sie diese Tipps im Hinterkopf behalten und unsere Ressourcen und Hospitality-Blog erkunden, sind Sie auf dem richtigen Weg.
Marion Hesse
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