Barrierefreiheit und Inklusion waren schon immer wichtig, aber angesichts der steigenden Zahl von Menschen mit Behinderungen ist dies heute mehr denn je ein grundlegender Bestandteil Ihrer Eventplanung.
Ganz gleich, ob Sie ein kleines Meeting oder eine große Konferenz veranstalten, die sorgfältige Berücksichtigung der Barrierefreiheit wird dafür sorgen, dass alle Ihre Teilnehmer ein positives und inklusives Event-Erlebnis haben.
Lesen Sie weiter und erhalten Sie praktische Tipps sowie Best Practices und stellen Sie sicher, dass die Barrierefreiheit ein zentraler Bestandteil Ihrer Eventplanung ist – vor, während und nach Ihrem Event.
Warum Barrierefreiheit bei Events wichtig ist
Nach Angaben der Weltgesundheitsorganisation haben etwa 16 % der Menschen weltweit eine Behinderung. In der gesamten EU betrifft dies jeden vierten Erwachsenen; im Vereinigten Königreich sind es etwa 24 % der Bevölkerung (bzw. 16 Millionen Menschen).
Wenn Ihre Events nicht für alle zugänglich und barrierefrei sind, verpassen Sie wahrscheinlich die Chance, eine viel größere Zielgruppe zu erreichen.
Einfach ausgedrückt bedeutet die Gestaltung eines barrierefreien Events, dass es für alle zugänglich ist, unabhängig von körperlichen Einschränkungen oder versteckten Behinderungen. Ebenso bedeutet Inklusion, dass sich alle in einer vielfältigen Umgebung willkommen fühlen, die die Gleichberechtigung aller Beteiligten fördert.
Im Vereinigten Königreich sind Sie gesetzlich verpflichtet, Ihre Veranstaltungen vollständig barrierefrei zu gestalten. Behinderung ist eines von neun „geschützten Merkmalen“, die im britischen Equality Act von 2010 definiert sind. Damit ist es für jedes Unternehmen illegal, Menschen mit Behinderungen zu diskriminieren.
Barrierefreiheit verstehen
Es gibt viele verschiedene Arten von Behinderungen, und Menschen mit Behinderungen haben unterschiedliche Bedürfnisse. Unterschiedliche Menschen mit der gleichen Behinderung können auch unterschiedliche Zugangsanforderungen haben.
Einige Behinderungen sind sichtbar, während andere nicht sofort erkennbar sind – wie z. B. bestimmte neurodivergente Befunde oder psychische Erkrankungen. Gehen Sie also nie vom Offensichtlichen aus und fragen Sie immer, welche zusätzlichen Maßnahmen zur Barrierefreiheit Sie ergreifen können, um Ihre Events wirklich inklusiv zu gestalten.
Folgende Beispiele sollten Sie bei der Planung Ihres Events berücksichtigen.
Mobilitätseinschränkungen
Besucher mit Bewegungseinschränkungen können Rollstühle oder Elektromobile benutzen. Damit sie sich auf Ihrem Event bequem und sicher fortbewegen können, sollten barrierefreie Lösungen wie Rampen, Aufzüge, breitere Gänge und spezielle Parkplätze bereitgestellt werden.
Sehbehinderungen
Für Besucher mit Sehbehinderungen sollten Sie barrierefreie Lösungen wie Beschilderungen in Brailleschrift und Audiodeskription in Betracht ziehen. Großdruckoptionen bieten ebenfalls eine zusätzliche Unterstützung, damit alle den gleichen Zugang zu Informationen haben.
Etwas so Alltägliches wie Farbenblindheit kann einen erheblichen Einfluss auf die Entscheidung einer Person haben, ob sie eine Veranstaltung besucht oder nicht. Denken Sie also daran, visuelle Gestaltungselemente schlicht zu halten und die Programmpunkte oder die Agenda Ihrer Veranstaltung niemals farblich zu kennzeichnen.
Hörbehinderungen
Für Besucher, die möglicherweise Schwierigkeiten haben, Präsentationen auf der Bühne zu hören und zu verstehen, sollten Sie den Einsatz von Gebärdensprachdolmetschern, Untertiteldiensten und Audioverstärkern in Betracht ziehen.
Kognitive Beeinträchtigungen
Besucher mit kognitiven Beeinträchtigungen haben möglicherweise Schwierigkeiten, Informationen und sensorische Reize zu verstehen oder zu interpretieren.
Um Ihre Inhalte und Ihr Design für sie zugänglich zu machen, sollten Sie textbasierte Sprache (z. B. Beschilderung, Flyer und Programme) einfach halten und visuelle Hinweise und sensorisch angepasste Räume bereitstellen.
Neurodiversität
Autismus, ADHS, Legasthenie und andere neurodivergente Besonderheiten haben erhebliche Auswirkungen auf die Fähigkeit einer Person, sich auf traditionelle Formen der Eventgestaltung einzulassen, wie z. B. überfüllte, laute Räume oder interaktives Networking.
Um Menschen mit neurodivergenten Besonderheiten gerecht zu werden, sollten Sie eine reizarme Umgebung schaffen, bei Bedarf ruhige Rückzugsräume zur Verfügung stellen und im Voraus auf Änderungen von Zeitplänen oder Abläufen hinweisen.
Psychische Erkrankungen
Psychische Erkrankungen wie Depressionen, PTBS und Angststörungen können den emotionalen oder psychischen Zustand einer Person stark beeinträchtigen. Um Menschen mit psychischen Problemen während Ihres Events zu unterstützen, können Sie barrierefreie Ressourcen für psychische Gesundheit anbieten und Tiere zur emotionalen Unterstützung zulassen.
5 Schritte zur Planung barrierefreier Events
Schauen wir uns nun die verschiedenen Phasen der Eventgestaltung an, um festzustellen, wo barrierefreie Planung ins Spiel kommen kann.
1. Registrierung
Das Anmeldeformular auf Ihrer Event-Website ist die erste Gelegenheit, um herauszufinden, welche zusätzlichen Bedürfnisse Ihre Teilnehmer haben könnten. Stellen Sie also sicher, dass das Anmeldeformular für Ihr Event die richtigen Fragen und Kontrollkästchen enthält.
Dazu könnten Fragen gehören wie:
- Benötigen Sie Untertitel?
- Benötigen Sie einen Gebärdensprachdolmetscher?
- Werden Sie von einem Assistenztier oder einem Betreuer begleitet?
- Benötigen Sie einen Rollstuhlzugang?
Wenn Sie bei der Anmeldung detailliertere Fragen stellen oder sich mit Personen in Verbindung setzen, die bestimmte Bedürfnisse angemeldet haben, hinterlassen Sie nicht nur einen positiven ersten Eindruck von Ihrem Event, sondern verschaffen sich auch mehr Zeit für die Planung, um zusätzliche barrierefreie Elemente zu integrieren.
Vergessen Sie nicht, Kontaktinformationen anzugeben, damit sich die Personen bei Fragen oder Wünschen an Sie wenden können.
2. Erlebnis vor Ort
Um das Erlebnis vor Ort zu verbessern, versetzen Sie sich in die Lage einer Person mit Behinderung und betrachten Sie ihre gesamte Teilnehmer-Journey.
Rollstuhlgerechte Zugänglichkeit
Um beispielsweise Besucher im Rollstuhl willkommen zu heißen, sollten Sie in Erwägung ziehen, die Gänge zu verbreitern oder einige niedrigere Stehtische hinzuzufügen. Vergessen Sie nicht, in Ihrem Konferenzsaal oder in den Gruppenräumen einen speziellen Rollstuhlbereich einzurichten.
Betreuer
Andere Teilnehmer mit Behinderungen werden möglicherweise von Pflegepersonal begleitet, das dem Teilnehmer zur Seite steht. Stellen Sie sicher, dass:
- diese Betreuer freien Eintritt erhalten
- sie immer neben der Person sitzen können, die sie betreuen
- Sie diese bei der Anzahl der zu verpflegenden Personen und der Raumkapazität berücksichtigt haben
Assistenztiere
Das Gleiche gilt für Assistenztiere wie Blindenhunde für sehbehinderte Teilnehmer. Stellen Sie sicher, dass:
- es einen reservierten Platz für sie am Gang gibt, damit ihr Hund neben ihnen bleiben kann
- Sie Ausstattungsmerkmale wie Trinkwasser und einen Ort für die "Toilette" des Hundes bereitstellen
- die Mitarbeiter darauf aufmerksam gemacht werden, ein Assistenztier nicht abzulenken
Wellnessbereiche
Ruheräume und Wellnessbereiche, in denen jeder eine Pause vom Trubel auf der Veranstaltungsfläche einlegen kann, sind eine großartige Ergänzung für Ihr Event.
Bühnenbilder und Beleuchtung
Eventuell müssen Sie auch audiovisuelle Elemente wie Stroboskoplicht auf der Bühne überdenken, damit dieses keine photosensitive Epilepsie auslöst.
3. Virtuelle und hybride Events
Die Barrierefreiheit Ihres Events erstreckt sich auch auf virtuelle und hybride Formate. Hier sind einige Tipps:
- Stellen Sie sicher, dass Online-Präsentationen bestimmte Farbkontrastverhältnisse erfüllen, damit sie für Menschen mit Sehbehinderungen, einschließlich Farbenblindheit, zugänglich sind.
- Da nicht jeder, der virtuell teilnimmt, die Präsentationsfolien sehen oder interpretieren kann, bitten Sie die Vortragenden, visuelle Inhalte zu erklären.
- Stellen Sie sicher, dass Gebärdendolmetscher jederzeit und in angemessener Größe auf dem Bildschirm zu sehen sind, damit man sie gut erkennen kann.
4. Barrierefreie Kommunikation und Vermittlung von Informationen
Es ist wichtig, dass Sie bei der Gestaltung Ihrer Kommunikation im Vorfeld des Events Informationen zur Barrierefreiheit einbeziehen.
- Ergänzen Sie beispielsweise Plakate oder Flyer mit einer einfachen Zeile in schwarzer Schrift auf hellem Hintergrund, die besagt: „Unser Veranstaltungsort ist rollstuhlgerecht“ oder „Mit Gebärdendolmetscher“.
- Überprüfen Sie, ob die Schriftarten für Präsentationen groß genug sind, um auch von der hintersten Sitzreihe aus gelesen werden zu können, ob die Bildqualität gut ist und ob die Botschaften klar sind.
- Wenn Sie einen Gebärdendolmetscher einsetzen, stellen Sie sicher, dass in der ersten Reihe genügend Plätze für sehbehinderte Teilnehmer reserviert sind. Die richtige Beleuchtung und der richtige Hintergrund sorgen auch dafür, dass das Gesicht und die Hände des Dolmetschers von der Bühne aus gut zu sehen sind.
- Wenn Ihr Event viele Teilnehmer mit zusätzlichen Bedürfnissen anzieht, sollten Sie in Erwägung ziehen, am Eingang eine Anlaufstelle für Barrierefreiheit einzurichten. Informieren Sie Ihre angemeldeten Teilnehmer darüber, dass sie sich bei Problemen an die Mitarbeiter dieser Anlaufstelle wenden können, um zusätzliche Hilfe zu erhalten.
5. Schulung und Sensibilisierung des Personals
Schaffen Sie eine Kultur der Inklusion, indem Sie sicherstellen, dass alle an der Planung und Durchführung Ihres Events beteiligten Personen die gleiche Schulung erhalten.
Wenn beispielsweise ein Teilnehmer an Ihrem Registrierungsschalter vor Ort ankommt, schulen Sie das Personal darin, zu erkennen, wann eine Person zusätzliche Zeit benötigt, um zu antworten oder Hilfe bei Informationen, Wegbeschreibungen oder dem Drucken ihres Badges zu erhalten.
Ihr Registrierungspersonal muss wissen, wie es sich gegenüber einem gehörlosen Teilnehmer oder einer sehbehinderten Person, die beispielsweise mit einem Assistenztier ankommt, korrekt verhält (z. B. den Hund nicht streicheln oder ablenken, den Teilnehmer nicht am Arm packen, wenn man ihm den Weg beschreibt).
Schaffen Sie eine Kultur der Inklusion, indem Sie sicherstellen, dass alle an der Planung und Durchführung Ihres Events beteiligten Personen geschult werden.
Barrierefreie Hotels und Veranstaltungsorte finden
Die Wahl des Veranstaltungsortes kann sich auf vielerlei Weise darauf auswirken, wie leicht verschiedene Menschen an Ihrem Event teilnehmen können – von der Möglichkeit, sich frei im Gebäude zu bewegen, bis hin zum Gefühl der Sicherheit in einer Umgebung, die keine Auslöser für Anfälle oder Angstzustände birgt oder die Teilnehmer gefährdet.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl von Veranstaltungsorten sowohl die Barrierefreiheit innerhalb des Veranstaltungsortes als auch die Anreise Ihrer Teilnehmer.
Hier sind 10 veranstaltungsspezifische Fragen, über die Sie nachdenken sollten:
- Können Sie Parkplätze für Menschen reservieren, die in besonderem Maße auf diese angewiesen sind?
- Gibt es ausreichend Platz für Mobilitätshilfen?
- Verfügt der Veranstaltungsort über einen alternativen barrierefreien Eingang? Wenn ja, bleibt dieser während Ihres Events zugänglich?
- Ist der Weg zum Veranstaltungsort befestigt oder benötigen Sie einen provisorischen Weg? Weicher Schlamm und loser Kies können für viele Menschen problematisch sein.
- Ist der Veranstaltungsort durchgehend stufenfrei zugänglich? Kann man Aufzüge benutzen, ohne nach einem Schlüssel fragen zu müssen? Haben die Rampen eine geringe Steigung (1:20) und Handläufe auf beiden Seiten?
- Welche Beschilderung bietet der Veranstaltungsort? Ist die Beschilderung groß und kontrastreich? Gibt es Reliefschrift oder Brailleschrift? Wenn nicht, können Sie Schilder aufstellen?
- Gibt es in Ihrem Veranstaltungsraum eine induktive Höranlage für Nutzer von Hörgeräten? Wenn ja, funktioniert diese? Weiß jemand, wie man sie einschaltet oder die Lautstärke ändert? Wird diese Person anwesend sein, wenn Sie Ihr Event in dem Gebäude durchführen?
- Verfügt der Veranstaltungsort über „angepasste“ oder geschlechtsneutrale Toiletten?
- Gibt es visuelle (blinkende) Feueralarme in Räumen wie Toiletten, um gehörlose oder schwerhörige Teilnehmer auf einen Brand aufmerksam zu machen? Wenn nicht, überlegen Sie, wie Sie sich auf einen eventuellen Feueralarm vorbereiten können.
- Gibt es einen Raum, der als multireligiöser Gebetsraum genutzt werden kann?
Einsatz von Event- und unterstützender Technologie
Nutzen Sie Technologie, um die Barrierefreiheit Ihres Events zu verbessern. Mit diesen beiden Möglichkeiten der Technologie sind Sie auf dem richtigen Weg:
Barrierefreie Tools
Für Teilnehmer mit Sehbehinderungen oder kognitiven Beeinträchtigungen wandeln Bildschirmleseprogramme Text und andere Elemente in Sprache oder Brailleschrift um.
Ob eine Website mit unterstützender Technologie funktioniert oder nicht, hängt hauptsächlich von der Event-Plattform ab. Wählen Sie daher eine Plattform, die mit unterstützender Technologie wie Bildschirmleseprogrammen getestet und verifiziert wurde.
Um zu überprüfen, ob eine Eventplattform die Standards für Barrierefreiheit erfüllt, z. B. die Zusammenarbeit mit unterstützender Technologie, fordern Sie beim Anbieter ein VPAT (Voluntary Product Accessibility Template) an. Cvent verfügt über VPATs für unsere Produkte wie Event Registration, Attendee Hub und andere.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltungsplattform mit Tools von Drittanbietern kompatibel ist, die es ermöglichen, Audioinhalte in verschiedenen Sprachen für Ihre globale Zielgruppe bereitzustellen.
Barrierefreies Design
Verwenden Sie beim Entwerfen von Event- oder Registrierungs-Websites eine Plattform wie Attendee Hub von Cvent, die Sie proaktiv darauf hinweist, wenn Farbkombinationen nicht den Richtlinien für Barrierefreiheit entsprechen, damit Sie Teilnehmer mit Sehbehinderungen oder Farbwahrnehmungsstörungen besser unterstützen können.
Fügen Sie Alternativtext zu Bildern hinzu und erleichtern Sie Personen, die unterstützende Technologien wie Bildschirmleseprogramme und Braillezeilen verwenden, die Navigation auf Ihrer Event-Website und im Registrierungsprozess.
Nächste Schritte
Barrierefreiheit bei der Eventplanung ist ein Muss. Da über eine Milliarde Menschen, d. h. 16 % der Weltbevölkerung, in irgendeiner Form von einer Behinderung betroffen sind, ist es sowohl eine moralische als auch eine rechtliche Verpflichtung, Ihre Events barrierefreier und inklusiver zu gestalten.
Verwenden Sie unsere Checkliste für Barrierefreiheit, um Ihre Events schrittweise barrierefrei zu gestalten. Je mehr Fragen Sie mit JA beantworten können, desto mehr Menschen schließen Sie in Ihr Event ein.
