Eventformate: Wie Sie das richtige auswählen

So entscheiden Sie sich für ein Eventformat 

Es gibt kein universelles Format, das für alle Eventarten geeignet ist. Das richtige Format hängt davon ab, was Sie wirklich erreichen möchten und für wen Sie die Veranstaltung organisieren. Was sind Ihre Eventziele? Was möchten Sie damit erreichen? Weiterbildung, Networking, Produktwerbung oder Lead-Generierung? Mit anderen Worten: Verschiedene Formate dienen unterschiedlichen Zwecken.  

Produkteinführungen funktionieren am besten in einem Showcase-Format, bei dem die Teilnehmer Ihre Produkte sehen und anfassen können. Webinare eignen sich hervorragend für die Lead-Generierung, während für Führungskräftetrainings möglicherweise interaktive Workshops erforderlich sind. Ebenso erfordern Networking-Ziele Formate mit integrierter Gesprächszeit.  

Als Nächstes sollten Sie über Ihre Zielgruppe nachdenken. Wer sind Ihre Teilnehmer? Was erwarten sie? Was hält ihr Interesse aufrecht?  

Technikaffine Fachleute bevorzugen möglicherweise hybride Events mit digitalen Komponenten. Kreative Teams reagieren oft besser auf unkonventionelle Formate wie Hackathons oder Walking-Sessions. Führungskräfte schätzen meist fokussierte Diskussionsformate mit Austausch unter Fachkollegen.  

Sprechen Sie mit früheren Teilnehmern oder versenden Sie Umfragen, um zu verstehen, was Ihre spezifische Zielgruppe wünscht. Ihre Präferenzen sind wichtiger als Branchentrends. Berücksichtigen Sie auch praktische Grenzen: Ihr Budget, verfügbare Locations und die Kapazitäten Ihres Teams bestimmen, was möglich ist. Ein kleines Budget schließt vielleicht mehrtägige Formate aus, ermöglicht aber dennoch einen wirkungsvollen halbtägigen Workshop. 

Zeit ist ein weiterer wichtiger Faktor. Die ideale Dauer hängt von Ihren Inhalten und Ihrer Zielgruppe ab. Lange Veranstaltungen bergen das Risiko von Ermüdung und abnehmender Teilnehmerzahl, während kurze Events leicht gehetzt wirken können. Es erfordert Zeit und sorgfältige Überlegungen, um den optimalen Mittelweg zu finden. 

Erstellen Sie eine grobe Agenda, bevor Sie Ihr Format endgültig festlegen. Listen Sie die Themen auf, die Sie behandeln möchten, sowie potenzielle Redner. So können Sie besser einschätzen, ob Ihr gewähltes Format alles abdecken kann. Vergessen Sie nicht, auch Unvorhergesehenes einzuplanen. Die besten Formate sind flexibel. Können Sie Ihr Format anpassen, wenn ein Redner absagt? Was passiert, wenn die Teilnehmerzahl höher oder niedriger als erwartet ist? Ein gutes Format ist flexibel, ohne dabei an Stabilität einzubüßen. 

Wenn Sie Ihr Format vor der Hauptveranstaltung mit einer kleinen Gruppe testen, erhalten Sie wertvolles Feedback und können Anpassungen vornehmen. Selbst ein einfacher Probedurchlauf mit Teammitgliedern kann potenzielle Probleme aufdecken. Sie können sogar Formate kombinieren und müssen sich nicht immer an einestarre Vorlage halten. Die unvergesslichsten Events kombinierenoftElementeausverschiedenenFormaten, um etwaszuschaffen, das auf ihrespezifischenZiele und ihreZielgruppezugeschnittenist. 

Bonus: Sie gewinnen Content, den Sie nach dem Event wiederverwenden können. Die Episode wird zu einem Medieninhalt, der fortbesteht und die Menschen noch lange nach dem Abbau der Stühle begeistert.  

2. Fishbowl-Diskussionen 

Fishbowls sind eine andere Variante der traditionellen Podiumsdiskussion. Sie stellen einige Stühle in einem Kreis auf – in der Regel vier oder fünf – und lassen einen frei. Alle anderen sitzen als Publikum um diesen Kreis herum.  

Der Clou: Jeder Zuschauer kann sich auf den freien Stuhl setzen und an der Diskussion beteiligen. Wenn das passiert, steht jemand aus dem inneren Kreis von seinem Platz auf. Es entsteht ein ständiger Austausch, der jedoch nie chaotisch wirkt.  

Dieses Format schafft Raum für einen echten Dialog. Es baut die Barriere zwischen „Rednern“ und „Publikum“ ab und ermutigt die Menschen, sich zu beteiligen, wenn sie tatsächlich etwas zu sagen haben, und nicht nur, weil sie Teil des Programms sind.  

Dieses Format eignet sich besonders gut für interne Events, Community-Diskussionen oder alle Themen, bei denen Sie mehrere Perspektiven und ehrliche Beiträge wünschen. Es eignet sich weniger für formelle oder technische Inhalte, doch wenn es um Offenheit und Austausch geht, ist es kaum zu übertreffen.  

3. Speed-Networking 

Speed-Networking ähnelt dem Speed-Dating, jedoch im geschäftlichen Kontext. Die Teilnehmer treffen sich kurz (in der Regel etwa 3 bis 5 Minuten) zu Einzelgesprächen, bevor sie zur nächsten Person weitergehen.  

Speed-Networking ist schnell, strukturiert und effizient. Damit es gut funktioniert, sollten Sie den Teilnehmern zu Beginn eine Art Starthilfe geben – eine Frage, ein Thema oder sogar eine gemeinsame Herausforderung, über die sie diskutieren können. Sie können die Rotationen manuell organisieren oder Softwaretools verwenden, die Personen anhand ihrer Interessen oder Berufsbezeichnungen zusammenbringen.  

Speed-Networking eignet sich besonders gut für den Auftakt eines Events. Es bricht das Eis, lockert die Stimmung und erhöht die Chance, dass Teilnehmer später leichter ins Gespräch kommen.  

4. Lernen im Stil einer Gameshow 

Lernen spielerisch zu gestalten ist nichts Neues, aber immer mehr Eventplaner beginnen, komplette Gameshow-Formate zu nutzen, um das Engagement zu fördern. Denken Sie an „Jeopardy“, „Familien-Duell“ oder Quiz-Wettbewerbe mit Fragen, die auf Ihre Branche oder Ihr Thema zugeschnitten sind. Sie können die Teilnehmer in Teams aufteilen, Preise vergeben oder Referenten als Kandidaten auf die Bühne zurückholen. 

Dieses Eventformat eignet sich besonders für interne Schulungen, Sales-Kickoffs oder überall dort, wo Wissen nachhaltig vermittelt werden soll.  Dafür brauchen Sie kein aufwendiges Bühnen-Setup. Ein einfaches Buzzersystem, ein selbstbewusster Moderator und einige kreative Fragen sind alles, was Sie brauchen.  

5. Walking-Sessions 

Wer sagt, dass man sitzen muss, um etwas zu lernen? Walking-Sessions brechen mit dem traditionellen Format, indem sie körperliche Bewegung mit geführten Gesprächen verbinden. Die Teilnehmer erhalten Kopfhörer oder Audiogeräte und bewegen sich – draußen oder innerhalb einer Veranstaltungsstätte –, während sie einem Sprecher zuhören oder in kleinen Gruppen diskutieren. 

Walking-Sessions eignen sich ideal für Brainstorming, wellnessorientierte Events oder alles, was von einer Abwechslung profitiert. Sie sind praktisch, wenn die Energie nachlässt oder die Teilnehmer Zoom-Fatigue verspüren.  

Bewegung macht munter und fördert die Kreativität. Sie können solche Meetings auch mit der Umgebung verbinden. Spaziergänge durch eine Stadt, einen Konferenzort oder sogar eine Kunstinstallation können Gespräche rund um Ihr Thema anregen. 

Allerdings sind sie nicht immer praktikabel – Wetter, Barrierefreiheit und Technik können Herausforderungen darstellen. Wenn jedoch alles nach Plan läuft, hinterlassen sie einen starken Eindruck und durchbrechen die Monotonie traditioneller Formate. 

6. Interaktive Workshops 

Workshops sind kein neues Konzept, aber viele Planer unterschätzen, wie vielseitig sie sein können. In dieser Art von Sessions können die Teilnehmer wirklich aktiv werden. 

Bei einem interaktiven Workshop ist die Raumgestaltung entscheidend. Tische anstelle von Reihen. Materialien oder gemeinsame Dokumente stehen schon bereit. Ein Moderator, der Anleitung bietet, statt zu belehren. Die Teilnehmer sollten den Workshop mit einer neuen Fähigkeit, einer gelösten Aufgabe oder einem gemeinsam mit anderen erarbeiteten Ergebnis verlassen. 

Workshops sind aktiv und zielgerichtet und führen gewöhnlich dazu, dass das Gelernte besser im Gedächtnis bleibt. Die Teilnehmer erinnern sich an das, was sie ausprobiert haben, nicht an das, was sie beobachtet haben. Virtuelle Workshops können ebenfalls erfolgreich sein, jedoch sind dafür die richtigen Tools erforderlich: Whiteboards, Breakout-Räume, Live-Umfragen und technischer Support, der bei Problemen sofort eingreifen kann. 

7. Storytelling-Sessions 

Wenn Sie möchten, dass sich die Teilnehmer auf menschlicher Ebene näherkommen, lassen Sie sie Geschichten erzählen. 

Storytelling-Sessions laden die Teilnehmer – nicht nur die Referenten – dazu ein, echte, persönliche Erfahrungen zum Thema des Events zu teilen. Diese können informell sein, wie bei einer Open-Mic-Veranstaltung, oder im Voraus kuratiert werden, um eine Handvoll Stimmen zu präsentieren. In jedem Fall verlagern sie den Fokus von Experten auf alltägliche Erfahrungen.  

Dieses Format wird häufig bei Community-orientierten Events oder DEI-Workshops verwendet. Es eignet sich jedoch auch für Führungskräftetrainings, das Gesundheitswesen, den Bildungsbereich und Programme zur psychischen Gesundheit. Um dieses Format erfolgreich umzusetzen, schaffen Sie einen sicheren Raum. Machen Sie deutlich, wer etwas erzählt, wie viel Zeit dafür zur Verfügung steht und welche Art von Geschichten willkommen ist. Geben Sie den Teilnehmern stets die Möglichkeit, zuzuhören, ohne sich selbst äußern zu müssen.  

8. Escape Rooms 

Dieses Format verwandelt Ihr Event in ein Rätsel – und Ihre Teilnehmer in Spieler. Bei Escape Rooms suchen kleine Gruppen nach Hinweisen, kämpfen gegen die Zeit und arbeiten zusammen, um aus einem Raum zu „entkommen“ oder eine Mission zu erfüllen.   

Der Clou: Die Herausforderung wird rund um Ihre Inhalte aufgebaut. Ein Cybersicherheitsunternehmen könnte beispielsweise ein Szenario entwerfen, in dem die Teilnehmer einen gefälschten Phishing-Angriff identifizieren müssen. Bei einem Retreat für ein Vertriebsteam könnte ein Escape Room zum Einsatz kommen, bei dem es darum geht, Bedenken von Kunden aufzudecken. 

Dieses Format ist unterhaltsam, einprägsam und basiert auf Teamarbeit. Es schafft schnell Vertrauen und fördert die Kommunikation, insbesondere mit Personen, die Sie noch nie getroffen haben. 

Sie können es persönlich oder virtuell mithilfe von Breakout-Räumen und interaktiven Tools durchführen. Entscheidend ist, Spaß und Konzentration in Einklang zu bringen. Stellen Sie sicher, dass die Herausforderung einen Bezug zu Ihrer Botschaft hat. Andernfalls ist es nur ein Spiel.  

9. Virtual Reality (VR) 

VR bietet ein besonders intensives Erlebnis, bei dem sich die Teilnehmer mitten ins Geschehen hineinversetzen können. Dort findet dann das eigentliche Lerneerlebnis statt.  

Mit VR können die Teilnehmer einen Veranstaltungsort erkunden, bevor er überhaupt gebaut wurde, eine Katastrophenschutzsimulation durchlaufen oder im Rahmen eines kulturellen Events eine historische Stätte besichtigen. Die Technologie mag kostspielig sein, aber das Engagement ist hoch. 

Dieses Format eignet sich natürlich für Branchen wie Immobilien, Architektur, Schulungen und Bildung, aber auch immer mehr verbraucherorientierte Marken greifen darauf zurück. Denken Sie daran, dass nicht jeder mit Virtual Reality vertraut ist. Stellen Sie daher sicher, dass ein Mitarbeiter vor Ort ist, der die Teilnehmer einweist. Wenn Ihre Teilnehmer zum ersten Mal mit VR in Berührung kommen, ist dieser Support von entscheidender Bedeutung.  

10. AMA (Ask me anything) 

AMA-Sessions sind genau das, wonach sie klingen: Die Teilnehmer können alles fragen, was sie möchten – und der Redner antwortet live. 

Dieses Format verzichtet auf Formalitäten: keine Agenda, keine Folien – nur direkter Austausch. Und genau das macht seinen Reiz aus. 

Stellen Sie sicher, dass Ihr Redner jemand ist, der für die Teilnehmer von Interesse ist, etwa ein CEO, eine bekannte Persönlichkeit, ein Gründer oder jemand aus den Schlagzeilen. Aber auch weniger bekannte Experten können überzeugen, wenn sie offen, ehrlich und schlagfertig sind. 

Für ein gelungenes AMA benötigen Sie einen Moderator, der die Fragen sortiert, den Ablauf steuert und alles unterbindet, was nicht zum Thema gehört oder unangemessen ist. Außerdem müssen Sie den Teilnehmern eine Möglichkeit bieten, Fragen zu stellen – entweder anonym oder direkt. 

Die besten AMAs erinnern an ein Gespräch, bei dem man gerne dabei ist. Sie zeigen den Redner von seiner menschlichen Seite und geben der Zielgruppe das Gefühl, gehört zu werden.  

11. Lightning Talks 

Lightning Talks sind kurze, zielgerichtete Präsentationen von maximal fünf bis sieben Minuten Länge, die dazu dienen, eine klare Idee schnell zu vermitteln. 

Sie sind bewusst schnell angelegt, sodass die Redner zum Punkt kommen müssen: keine langen Einleitungen, keine Füllfolien, kein Abschweifen. Nur eine klar erklärte Kernaussage. 

Verwenden Sie dieses Format, wenn Sie mehrere Stimmen zu Wort kommen lassen möchten, ohne Stunden mit einem einzigen Thema zu verbringen. Sie können einen Lightning-Talk-Block organisieren, in dem sich fünf oder sechs Redner abwechseln und jeder etwas Einzigartiges mitteilt. 

Dieses Format ist bei Tech-Events, Kreativkonferenzen und Startup-Meetups sehr beliebt. Es lässt sich jedoch überall einsetzen, wo Energie, Abwechslung und straffes Storytelling gefragt sind.  

12. Pecha Kucha 

Pecha Kucha ist eine spezielle Variante des Lightning Talks mit strengem Zeitplan: 20 Folien, 20 Sekunden pro Folie, automatischer Wechsel. Das sind 6 Minuten und 40 Sekunden, nicht mehr.  

Dieses Format erfordert Klarheit. Man kann nicht vom Skript abweichen, sondern muss das Tempo einhalten. Für die Zuschauer bedeutet dies keine ausschweifenden Erklärungen, keine Zeitverschwendung – nur visuelles Storytelling mit Tempo.  

Ob Design-Showcases, Studentenprojekte oder thematische Open-Mic-Abende – Pecha Kucha eignet sich besonders für kreative Inhalte, persönliche Geschichten oder den schnellen Ideenaustausch.  

Wenn Sie dieses Eventformat einsetzen möchten, sollten Sie Ihre Technik unbedingt im Voraus testen. Das Timing ist gnadenlos. Schon eine kleine Störung, und Ihr Redner liegt im Handumdrehen drei Folien zurück.  

13. Überraschungsgast 

Ein Überraschungselement kann Ihre Teilnehmer spürbar begeistern. Beim Format mit einem Überraschungsgast bleibt die Identität des Redners geheim, bis er die Bühne betritt (oder auf dem Bildschirm erscheint). Dies funktioniert am besten, wenn Sie wissen, dass der Gast viel Aufmerksamkeit auf sich zieht, weil er bekannt, polarisierend oder unerwartet ist. 

Diese Taktik weckt Vorfreude. Sie wird häufig bei internen Kickoffs („Bleiben Sie gespannt – jemand Besonderes schaut vorbei“) oder öffentlichen Events eingesetzt, bei denen das Interesse der Medien wichtig ist. 

Übertreiben Sie es jedoch nicht: Wenn die Enthüllung nicht zündet, verpufft die Wirkung. Setzen Sie das Format sparsam ein, und zwar nur dann, wenn sich der Überraschungsmoment wirklich auszahlt.

14. Living Library 

In einer Living Library sind Menschen die Bücher. Sie schaffen einen Raum, in dem die Teilnehmer echte Menschen für kurze Einzelgespräche „ausleihen“ können. Jedes „Buch“ ist ein Freiwilliger, der eine persönliche Erfahrung, Fachkenntnisse oder eine Perspektive zu einem bestimmten Thema verkörpert. 

Die Teilnehmer wählen aus einer Liste verfügbarer Gespräche aus – etwa zu Themen wie „Das Leben als Erstgründer“, „Umgang mit Burnout“ oder „Arbeiten mit Neurodiversität“ – und entscheiden, mit wem sie sprechen möchten. 

Das Format ist intim und persönlich. Außerdem fördert es das Zuhören auf eine Weise, die Podiumsdiskussionen und Fragerunden nicht immer bieten können. Living Librarys werden häufig in DEI-Programmen, Mitarbeiter-Ressourcengruppen oder Wellness-Events eingesetzt. Sie können jedoch auch für berufliche Weiterentwicklung, Mentoring oder internes Storytelling angepasst werden.  

15. Pop-up-Erlebnisse 

Pop-up-Events sind zeitlich begrenzte, oft unerwartete Aktionen, die in stark frequentierten Bereichen oder im Rahmen größerer Veranstaltungen stattfinden. Die zeitliche Begrenzung von Pop-ups schafft Spannung. Die Menschen wollen sie erleben, bevor sie wieder verschwinden. Und genau das erzeugt eine Aufmerksamkeit, die Sie vor Ort und online weiter nutzen können.  

Das Spektrum reicht von einem Marken-Kaffeewagen mit Networking-Impulsen bis hin zu aufwendigen Aktionen wie einer kompletten Produktdemo in einem umgebauten Schiffscontainer. Entscheidend ist, dass sie spontan und zeitlich begrenzt wirken.  

Pop-ups auf Messen heben sich vom üblichen Standlayout ab. Auf Festivals oder Konferenzen können sie eine ruhige Erholungszone, eine Überraschungsperformance oder einen Fotomoment bieten. 

Und das Beste daran ist, dass Sie kein großes Budget benötigen, um ein Pop-up-Erlebnis zu realisieren. Was zählt, sind das Überraschungsmoment und die Relevanz. Warum hier, warum jetzt – und warum sollte es die Menschen interessieren?  

Das richtige Eventformat finden 

Es gibt keine Formel für das „richtige“ Eventformat. Sie werden Entscheidungen treffen, sie ausprobieren, anpassen und manchmal auch alles verwerfen und von vorn beginnen. Das gehört einfach dazu. 

Aber die von Ihnen gewählten Formate bestimmen alles, was folgt – wie Menschen sich begegnen, was ihnen in Erinnerung bleibt und ob sie beim nächsten Mal wieder dabei sind. Kopieren Sie also nicht einfach, was andere schon gemacht haben.  

Übernehmen Sie Ideen, passen Sie sie an und verwerfen Sie sie, wenn es sinnvoll ist. Die besten Events fühlen sich nicht wie Formate an. Sie sind wie Momente, die nicht anders hätten stattfinden können.