30.05.2022
von Milind Singh

In der neuen Event-Welt nutzen erfahrene Veranstaltungsprofis ein strategisch aufgesetztes Jahresprogramm vielfältiger Events und steigern so den Wert selbiger. Da sowohl Planer als auch Marketingverantwortliche den ROI ihrer Events verstärkt nachweisen müssen, wird es immer wichtiger, das gesamte Eventprogramm strategisch betrachten. Nicht als eine Sammlung von Kampagnen sondern als einen zusammenhängenden Plan. Mit dieser Sicht auf Ihre Veranstaltungen können Sie eine höhere Rendite für Ihre Events erzielen. 

In diesem Beitrag erfahren Sie:  

  • Was ist ein Jahres-Eventprogramm? 

  • Wie Sie mit Event-IT das Engagement bei allen Eventtypen und -formaten maximieren 

  • Wie Sie mit Event-IT wichtige Daten Ihrer Veranstaltungen sammeln und sowohl kurz- als auch langfristig darauf reagieren können. 

Warum brauchen Sie ein ganzheitliches Eventprogramm für das ganze Jahr? 

Die Pandemie hat der gesamten Eventbranche einen Innovationsschub beschert und das praktisch über Nacht. Sie warf für viele Eventplaner und Marketeers allerdings auch die Frage auf, wie sie so viele Veränderungen auf einmal bewältigen können. Veranstaltungen wurden digital – egal für welches Publikum, egal in welchem Format und egal, wie analog das Event zuvor gestaltet gewesen sein mag. Das zwang Eventplaner und Marketing-Experten dazu, ihre Strategien und Technologien zu überdenken. Gefragt waren und sind nun innovative Herangehensweisen, mit denen Sie in der neuen Event-Welt erfolgreich sein können. Sei es bei Online-, Hybrid- oder Live-Events.  

Hier kommt das Jahres-Eventprogramm ins Spiel. Es verändert die Art und Weise, wie Sie in Ihren Unternehmen und Organisationen Veranstaltungen planen, vermarkten und durchführen. Stets mit dem Fokus auf den Mehrwert für ihr Publikum. Nur mit einem ganzheitlichen und strategischen Ansatz für Ihr Event-Management können Sie als Unternehmen sicherstellen, dass Ihre Veranstaltungen die gewünschten Ergebnisse erzielen. Das Jahres-Eventprogramm Framework stellt eine Methode dar, mit der Sie genau das erreichen. Da auch Live-Events wieder immer beliebter werden, ist es jetzt an der Zeit, eine für das Jahr 2023 geeignete Strategie für all Ihre Veranstaltungen zu entwickeln.  

Was ist ein Jahres-Eventprogramm? 

Das Jahres-Eventprogramm ist ein konzeptioneller Rahmen für die Planung, Durchführung und Aktivierung aller Meetings und Events einer Organisation. Es bietet Ihnen einen ganzheitlichen Ansatz für das Management aller Ihrer Veranstaltungen. Hierbei setzen Sie digitale, für Events entwickelte und miteinander verbundene Technologien so ein, dass Sie alle Prozesse von einer zentralen Stelle steuern und optimieren. Sei es die Planung der Events, die Steigerung der Teilnehmerzahl oder die Föderung des Engagements. Mit solch einer Event-IT während des gesamten Planungsprozesses können Sie viel besser fundierte Entscheidungen treffen und so den Wert jedes einzelnen Events steigern.  

Ihr Jahres-Eventprogramm beinhaltet alle Veranstaltungen: Ob groß oder klein, intern oder extern, online oder physisch, ob als Veranstalter oder als teilnehmendes Unternehmen, ob für Interessenten, Kunden oder Mitarbeiter. 

Betrachten Sie jede Veranstaltung als Teil eines Gesamtsystems, mit dem Sie die Ziele Ihres Unternehmens erreichen wollen. Ein gut durchdachtes Eventprogramm umfasst mehrere Komponenten, die perfekt aufeinander abgestimmt sind. 

Das Jahres-Eventprogramm stellt die Aktivierung Ihrer Zielgruppe in den Mittelpunkt Ihrer Veranstaltungsstrategie. So können Sie das ganze Jahr über mit Teilnehmern, potenziellen Teilnehmern, Kunden und Partnern in Kontakt treten bzw. diesen pflegen. Es basiert auf der Nutzung einer einzigen Veranstaltungs-Software, die für jeden Prozess Ihres Event-Managements eine individuell angepasste Lösung bietet. Eine, die Ihre Marke widerspiegelt, Ihr Publikum anspricht und die “Single Source of Truth” für all Ihre Daten darstellt. So werden Ihre Events messbar erfolgreicher.  

Ein ganzheitlicher Ansatz dank integrierter Event-IT nimmt Ihnen viel Stress bei der Planung, Durchführung und Auswertung Ihrer Veranstaltungen. Wie? Indem Ihnen die Event-Software einen zentralen Ort für die Verwaltung aller Aspekte Ihrer Veranstaltungs-strategie bietet. Die Aufgaben werden rationalisiert und Sie können Sie Ihre Arbeit effizienter erledigen. 

Ist ein Jahres-Eventprogramm auch für meine Organisation geeignet? 

Für Unternehmen, Organisationen, Institutionen, Verbände… 

Die Struktur des Jahres-Event-Programms können alle nutzen – egal ob Verband oder Unternehmen, ob Institution, Hochschule oder Non-Profit-Organisation. Mit einer ganzheitlichen Sicht über mehrere Events maximieren Sie den Wert jeder einzelen Veranstaltung. 

Für kleine und für große Organisationen 

Sie müssen nicht viele Veranstaltungen pro Jahrausrichten, um eine Strategie für ein ganzheitliches Eventprogramm zu implementieren. Kleinere Organisationen können ebenso mit einer einzigen Veranstaltung beginnen. Sie sollten sich nach Lösungen umsehen, die mit ihnen wachsen und es ihnen ermöglichen, dort anzufangen, wo sie gerade stehen. Starten Sie dort, wo Sie gerade sind. Wachsen Sie mit einer ganzheitlichen Event-Software. 

Vorteile eines Jahres-Eventprogramms 

Mithilfe eines Jahres-Eventprogramms können Sie: 

  • das Beste aus Ihren Veranstaltungen und Investitionen in diese herausholen. 

  • mehr erreichen als dies mit traditionellen, isolierten Ansätzen möglich wäre. 

  • die Komplexität zu reduzieren, indem Sie eine einzige Event-Management-Software für alle Ihre Veranstaltungen nutzen.

  • ein einheitliches Erlebnis für Ihr Publikum kreieren und deren ständige Einbindung fördern.

  • Ihr gesamtes Veranstaltungsportfolio unter einem gemeinsamen Dach managen. 

  • die Auswirkungen von Events auf die Geschäftsergebnisse besser nachvollziehen. 

Event-Technologie im Einsatz

Wie Sie die beste Technologie wählen, um das Engagement für jedes Event zu maximieren 

Digitale Lösungen können über den Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung entscheiden. Wenn sie nicht richtig eingesetzt werden, können sich die Teilnehmer voneinander und von Ihrer Marke abgekoppelt fühlen. Wenn Sie jedoch die richtigen Tools wählen, werden sich die Teilnehmer stärker als je zuvor sowohl miteinander als auch mit Ihrem Unternehmen beschäftigen. 

Engagement ist eine Währung 

Veranstaltungsprofis wissen schon lange, dass Engagement - Aktivierung - wichtig ist. Aber was ist so besonders an Engagement? Und warum sollten Sie sich darum kümmern? 

Kurz gesagt: Engagement ist eine Währung. Darüber können Sie Werte schaffen und austauschen. Es verschafft Ihnen Aufmerksamkeit, Nachfrage, Käufe, Akzeptanz, Bindung, Loyalität oder jedes andere Conversion-Ergebnis, das Sie erreichen wollen. Engagement ist das, was eine Veranstaltung erfolgreich macht. Und es ist auch das, was Ihr Unternehmen antreibt. Ohne Engagement gibt es keine Conversion – und ohne Conversion gibt es keine Umsätze für Ihr Unternehmen. 

Key Takeaway: Engagement ist die Währung der neuen Event-Welt. Ohne Engagement gibt es keine Conversion und ohne Conversion gibt es keine Umsätze. 

Engagement ist immer da 

Ihr Event ist nicht länger eine Insel. Engagement ist nicht mehr auf einen einzigen Zeitpunkt beschränkt. Es kann vor, während, nach oder zwischen mehreren Veranstaltungen stattfinden. Die Einbindung geht über das traditionelle Start- und Enddatum einer Veranstaltung hinaus und beginnt bereits Wochen vor der Veranstaltung durch Inhalte und weit nach der Veranstaltung durch On-Demand. 

Damit Sie die Teilnehmer wirklich bei der Stange halten, müssen Sie ständig neue und aufregende Inhalte, Erlebnisse und Möglichkeiten für sie schaffen. Glücklicherweise kann die Technologie Ihnen bei dieser Herausforderung helfen. 

Die effektivsten IT-Lösungen unterstützen ein umfassendes Jahres-Eventprogramm. 

Key Takeaway: Damit Sie das Engagement Ihrer Zielgruppe wirklich maximieren, sollten Sie Veranstaltungen nicht mehr als einmalige Erlebnisse betrachten, sondern als Teil eines fortlaufenden Gesamtprogramms. 

Ein Jahres-Eventprogramm maximiert
das Engagement 

“Das Jahres-Eventprogramm ist ein konzeptioneller Rahmen für die Planung und Durchführung aller Meetings und Events eines Unternehmens. Es stellt das Engagement in den Mittelpunkt Ihrer Eventstrategie und bietet das ganze Jahr über Möglichkeiten zur Interaktion mit Teilnehmern, potenziellen Teilnehmern, Kunden und Partnern. 

Ihr gesamtes Jahres-Eventprogramm umfasst alle Veranstaltungen, große und kleine, interne und externe, online und physische, die ein Unternehmen veranstaltet und an denen es teilnimmt, um seine Interessenten, Kunden und Mitarbeiter zu erreichen und einzubinden.” - Cvent 

Sie können das Jahres-Eventprogramm auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und auf Ihre Ziele abstimmen. Jedoch geht es beim Jahres-Event-programm darum, Erlebnisse zu schaffen. Erlebnisse, die Menschen auf mehreren Ebenen und über alle Kanäle hinweg kontinuierlich ansprechen. Hierfür ist die Auswahl der IT entscheidend für ein erfolgreiches Jahres-Eventprogramm. 

Key Takeaway: Ein ganzheitliche Eventprogramm umfasst alle Veranstaltungen, die ein Unternehmen ausrichtet und an denen es teilnimmt, um seine Kunden zu erreichen und einzubinden. Es geht darum, Erlebnisse zu schaffen, die Menschen auf verschiedenen Ebenen und über alle Kanäle hinweg kontinuierlich ansprechen. 

Wie wählen Sie also die beste Technologie aus? 

Damit Sie ein hohes Engagement erreichen, sollten Sie eine digitale Lösungen wählen, die Ihre Teilnehmer bei der Stange halten. Wählen Sie eine Plattform, die ein umfassendes Jahres-Eventprogramm unterstützt.  

Diese Fragen helfen Ihnen bei der Auswahl:  

  • Bietet Ihnen die digitale Lösung eine einzige Quelle für alle Daten und Informationen für Ihre Veranstaltungen? Auch für verschiedene Formate und unterschiedliche Zielgruppen? 

  • Eignet sich die Plattform für Veranstaltungen jeglicher Art und Größe? Von Kleinst-Veranstaltungen bis hin zu mehrtägigen Branchenevents? 

  • Können Sie mit der IT-Lösung das Engagement fördern und das Erlebnis des Teilnehmers personalisierten? Zum Beispiel durch eine eigene Agenda oder passende Networking-Vorschläge.   

  • Ist die Lösung skalierbar und flexibel, um Ihren sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden? 

Die Antwort auf all diese Fragen sollte “Ja” lauten. Wenn nicht, suchen Sie weiter. 

 

Eventplaner schaut sich Eventdaten auf einem Tablet an

Wie Sie mit digitalen Lösungen Event-Daten erfassen und nutzen 

Damit Sie den größten Nutzen aus Ihrem Gesamtprogramm ziehen, sollten Sie Daten erfassen, nutzen und kontinuierlich optimieren. Bei der Datenerfassung geht es um die Aufzeichnung der Ereignisse. So werden Daten zu einem wertvollen Instrument für bessere Entscheidungen rund um Ihre Veranstaltungen. 

Bei der Vielzahl von Anbietern auf dem Markt, von Event-Management-Plattformen bis hin zu Webinar-Technologien, kann die Wahl der richtigen Tools zur Erfassung und Nutzung von Daten herausfordernd sein. 

Was sind Veranstaltungsdaten und warum sollten Sie sich dafür interessieren? 

Analysen und Daten sind das neue Gold. Daher ist das Verständnis Ihrer Veranstaltungsdaten der Schlüssel zum Erfolg. Es reicht nicht aus, dass die Menschen über verschiedene Kanäle mit Ihrer Marke in Kontakt treten. Sie müssen diese Kontakte erfassen, strukturieren und verstehen, damit Sie anschließend fundierte Maßnahmen ergreifen können. 

Veranstaltungen sind eine riesige Sammlung von Daten. Wenn Sie aus Ihren Events - egal ob Single-Event oder Jahresprogramm - einen Nutzen ziehen wollen, ist der erste Schritt die Erfassung dieser Daten. Sie müssen sie in ein CRM oder eine Marketing-Automation-Plattform integrieren. Nur so können sie ihren wahren Wert entfalten. 

Vertriebsteams müssen die am stärksten engagierten Leads priorisieren und so den Erfolg ihrer Sales-Aktivitäten maximieren. Sie müssen wissen, wer an mehreren Veranstaltungen teilgenommen hat und diese entsprechend priorisieren. Je mehr Daten sie haben, desto einfacher ist es für sie, die engagiertesten Leads zu identifizieren, Beziehungen aufzubauen und letztendlich zu verkaufen. 

Plattformen, die Ihnen genau dabei helfen, bieten Integrationen, die Ihre Veranstaltungs- und Teilnehmerdaten schnell und einfach in Systeme wie Marketo, Salesforce und ähnliche übertragen. Dort können Sie sie nutzen und Beziehungen aufbauen sowie Umsätze generieren. 

Fünf Schritte, mit denen Sie Daten in
Werte umwandeln 

Damit Sie das Potenzial von Veranstaltungsdaten voll ausschöpfen können, sollten Sie die folgenden fünf Schritte beachten – von der Festlegung der Ziele bis zur Messung der Ergebnisse. 

1. Überlegen Sie zunächst, was Sie mit Ihren Daten erreichen wollen. Was wollen Sie erfahren? Wohin werden diese Erkenntnisse Ihr Unternehmen führen? Daten um der Daten willen sind wertlos. Sie brauchen ein klares, umsetzbares Ziel. Erst dann können Sie Daten in Geld oder andere messbare Ergebnisse verwandeln. 

2. Ermitteln Sie, welche Daten Sie zum Erreichen Ihres Ziels benötigen. Denken Sie zunächst über alle Informationsquellen nach, die Ihnen helfen könnten, Ihre Veranstaltung zu verstehen. Was haben die Besucher getan als sie ankamen? Welche Erfahrungen haben sie gemacht? Wie waren ihre Interaktionen mit Ihrem Unternehmen? Welche Daten sind für Ihr Ziel am wichtigsten und welche Quellen liefern die besten Informationen? 

Denken Sie daran, dass auch Daten vor und nach den Veranstaltungen zu erfassen. So erhalten Sie ein vollständiges Datenbild. 

3. Stellen Sie fest, wie Sie derzeit Veranstaltungsdaten erfassen. Überlegen Sie, wie diese Daten gespeichert werden und ob sie so zugänglich sind, dass Sie sie leicht nutzen können. Überlegen Sie auch, was Sie tun, um Veranstaltungsdaten wirklich zu nutzen. Wie werden die Erkenntnisse in Maßnahmen umgesetzt? 

4. Stellen Sie Ihren derzeitigen Ansatz den gewünschten Ergebnissen gegenüber. Wie können Sie Ihre wichtigsten Fragen am besten beantworten? Wie viel Vertrauen haben Sie in die Daten, die Ihnen derzeit zur Verfügung stehen? Welche potenziellen Risiken birgt die Nichtverwendung von Daten? Verursachen Sie zusätzliche Aufwände, indem Sie Daten in mehreren IT-Systemen speichern? 

5. Wählen Sie die IT aus, die Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen. Es gibt zwar kein Patentrezept für eine digitale Lösung, jedoch gibt ein paar entscheidende Aspekte. Die (Event-)IT sollte in der Lage sein, Daten mit einem Minimum an menschlichen Eingriffen in Erkenntnisse umzuwandeln. Sie sollte einfach zu implementieren sein und sie sollte Wachstum und Veränderungen zulassen. 

Nutzen Sie eine zentralisierte Software
für maximale Ergebnisse 

Bei der Auswahl von Technologien zur Erfassung und Aktivierung von Daten sollten Sie eine zentrale Plattform bzw. Software in Betracht ziehen, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen. Mit solch einer zentralisierten Software können Sie problemlos skalieren, Kampagnen in Echtzeit anpassen und die Conversion Rate durch Ihre Events erhöhen. 

Ein zentralisierter Ansatz bietet Ihnen eine einzige Quelle sämtlicher Daten und sämtlicher Events - egal ob intern oder extern, ob online, onsite oder hybrid. Nur so können Sie wirklich und effizient skalieren. Wir können den Vorteil der Zentralisierung von Daten gar nicht oft genug betonen und hoch genug einschätzen. 

Fazit 

Mit Hilfe eines Jahres-Eventprogramms steigern Sie den Wert Ihrer Veranstaltungen. Es is essentiell, Ihre Event-Strategie als einen zusammenhängenden Plan zu betrachten und nicht als separate Kampagnen. Das Jahres-Event-Programm hilft Ihnen, Ihre Zielgruppe effektiver zu erreichen und einzubinden. 

Um Ihr Publikum wirklich an sich zu binden, brauchen Sie die richtige Technologie. Entscheiden Sie sich für eine einzige Plattform bzw. Software, können Sie Erlebnisse schaffen, die Ihre Zielgruppe kontinuierlich ansprechen und einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen. 

Um Daten zu erfassen und zu aktivieren, sollten Sie sich zunächst Ziele setzen und anschließend relevante Daten ermitteln, die Ihren Prozess abbilden. Stellen Sie dies Ihren gewünschten Ergebnissen gegenüberstellen und wählen Sie erst dann eine Technologie aus. Mit der richtigen IT können Sie Daten in messbare Werte umwandeln und das Versprechen des durch Events gesteuerten Marketings einlösen.    

Milind Singh

Milind ist Field Marketer bei Cvent und verantwortlich für die Durchführung von Kampagnen zur Markenbekanntheit und Kundenbindung für virtuelle und Live-Events von Cvent. Er ist ein Marketing-Enthusiast, der sich für interessante Moment-Marketing-Taktiken und kreative Markenkampagnen begeistert! 
Event-Engagement einfach verbessern
Event-Engagement einfach verbessern
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