So verfassen Sie überzeugende Anschreiben für Sponsoring-Anfragen (mit Vorlagen)

Bei Events ist das Thema Geld der sprichwörtliche Elefant im Raum. Darüber zu sprechen ist zwar unangenehm, aber notwendig. Ihr Ziel ist es zwar, unvergessliche Erlebnisse zu schaffen, doch das Event-Budget erfordert den Aufbau strategischer Partnerschaften. Hier kommt Sponsoring ins Spiel. Derzeit wächst der Sponsoring-Bereich in der B2B-Eventbranche rasant und wird bis 2028 voraussichtlich um 12,1 % steigen.

Sie haben im Laufe Ihrer Karriere wahrscheinlich schon einige Sponsoring-Anfragen verfasst. Einige waren vielleicht erfolgreich, andere weniger. Eines ist jedoch sicher: Das Verfassen solcher Anschreiben kann eine große Herausforderung sein. Sie möchten Aufmerksamkeit erregen, den Mehrwert Ihres Events hervorheben und potenzielle Sponsoren davon überzeugen, dass Ihr Event das richtige für sie ist. Aber wo fangen Sie an und was sollten Sie erwähnen? 

Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess des Verfassens von Sponsoring-Anfragen, die Ergebnisse erzielen. Sie erfahren, was ein überzeugendes Anschreiben ausmacht, sehen konkrete Beispiele, die funktionieren, und entdecken, wie Sie Event-KI-Tools einsetzen können, um Ihren Schreibprozess zu beschleunigen. 

Was ist eine Sponsoring-Anfrage?

Eine Sponsoring-Anfrage ist Ihr Pitch an potenzielle Partner, die Ihr Event finanziell oder anderweitig unterstützen können. Stellen Sie es sich als einen Geschäftsvorschlag vor, in dem Sie den Mehrwert einer Zusammenarbeit präsentieren.  Die meisten Sponsoring-Anfragen beginnen als Erstes mit einem Brief oder einer E-Mail. Dieser erste Kontakt gibt den Ton für Ihre zukünftige Partnerschaft vor. Ihre Anfrage muss den Sponsoren klar vermitteln, welchen Nutzen sie durch die Unterstützung Ihres Events haben.

Die besten Sponsoring-Anfragen sind mehr als einfache Bitten um finanzielle Unterstützung. Sie informieren Sponsoren über die Reichweite Ihres Events, Ihre Zielgruppe und darüber, wie eine Zusammenarbeit mit Ihnen ihre Marke signifikant stärken kann.

Ihre Anfrage sollte auf die tatsächlichen Interessen Ihrer potenziellen Sponsoren abgestimmt sein. Wenn ein Unternehmen junge Berufstätige ansprechen möchte, heben Sie die Millennials und die Generation Z in Ihrer Zielgruppe hervor. Wenn das Unternehmen Wert auf gesellschaftliches Engagement legt, erklären Sie, wie sich Ihr Event positiv auf die Region auswirkt. Denken Sie daran, dass Sponsoren viele Anfragen erhalten. Ihre Aufgabe ist es, Ihr Event zu einem „Must-have“ und „Can't-miss“ zu machen. Halten Sie Ihr Anschreiben klar und fokussiert. Konzentrieren Sie sich auf das, was für den Sponsor am wichtigsten ist und wie Sie diesen Mehrwert liefern können. 

Arten von Sponsoring-Anfragen

Es gibt verschiedene Arten von Sponsoring-Anfragen, die jeweils unterschiedliche Zwecke verfolgen:

• Anfängliche E-Mail-Anfrage: Hierbei handelt es sich um eine kurze, zielgerichtete E-Mail, die das Gespräch eröffnet, indem sie Ihr Event vorstellt und ein Telefonat oder Meeting vorschlägt. Dieses Format eignet sich besonders für den Erstkontakt, da es schnell gelesen und leicht beantwortet werden kann. 
• Formelles Angebotsschreiben: Ein detailliertes Dokument, das als Follow-up nach dem ersten Interesse verwendet wird. Es enthält umfassende Informationen zum Event, zur Zielgruppe, zu bisherigen Erfolgskennzahlen und zu vollständigen Sponsoring-Paketen. 
• Digitale Sponsoring-Präsentation: Eine visuelle Präsentation, die Ihr Event anhand von Folien mit Fotos früherer Events, Erfahrungsberichten, Grafiken zu Besucherzahlen und weiteren aussagekräftigen Statistiken vorstellt. Dieses Format eignet sich besonders für virtuelle Meetings oder wenn Informationen mehreren Entscheidungsträgern zugänglich gemacht werden sollen. 
• Video-Angebot: Dies ist ein neues Format, das immer beliebter wird. Kurze Videos (2–3 Minuten) vermitteln die Energie und Wirkung Ihres Events. Sie können Video-Testimonials von früheren Sponsoren und B-Roll-Aufnahmen enthalten, die die Begeisterung rund um Ihre Events zeigen. Anhand dieses Formats können sich Sponsoren ihr eigenes Engagement besser vorstellen. 

6 Tipps für das Verfassen erfolgreicher Sponsoring-Anschreiben 

Eine durchdachte Struktur Ihres Sponsoring-Anschreibens kann entscheidend sein, um eine Rückmeldung zu erhalten. Befolgen Sie diese Schritte, um die Aufmerksamkeit potenzieller Sponsoren zu gewinnen. 

1. Verfassen Sie aufmerksamkeitsstarke Betreffzeilen 

Die Betreffzeile Ihrer E-Mail ist Ihre erste Gelegenheit, die Aufmerksamkeit eines Sponsors zu gewinnen. Verwenden Sie statt „Sponsoring-Anfrage“ lieber Formulierungen wie „Werden Sie unser Partner beim TechFest 2025 – 5.000 Tech-Führungskräfte sind dabei“ oder „Exklusive Branding-Möglichkeit beim größten Food-Festival in Miami“. Formulieren Sie die Betreffzeile konkret und heben Sie einen zentralen Vorteil oder ein Alleinstellungsmerkmal Ihres Events hervor. Mit kostenlosen KI-Tools können Sie sogar die potenzielle Wirksamkeit Ihrer Betreffzeile messen. 

2. Hinterlassen Sie einen starken ersten Eindruck

Nutzen Sie den ersten Absatz, um sich vorzustellen und zu erklären, worum es bei Ihrem Event geht. Kommen Sie schnell auf den Punkt. Teilen Sie mit, wann und wo Ihr Event stattfindet und warum es für den Empfänger relevant ist. Gestalten Sie Ihre E-Mail persönlich und zeigen Sie, dass Sie das Unternehmen des Empfängers kennen und warum Sie ihn als potenziellen Sponsor ausgewählt haben. 

3. Konzentrieren Sie sich auf den Mehrwert für Sponsoren

Seien wir ehrlich: Sie veranstalten vielleicht das coolste Event aller Zeiten, aber Sponsoren möchten wissen, welchen konkreten Nutzen sie durch die Finanzierung Ihres Events haben. Wird ihr Logo auf allen Event-Materialien, digitalen Anzeigen usw. erscheinen? Können sie bei Ihrem Event einen Vortrag halten? Werden sie potenzielle Kunden treffen? Listen Sie diese Vorteile klar und direkt auf. 

4. Belegen Sie Ihre Aussagen mit Daten 

Zahlen sprechen für sich. Teilen Sie den Sponsoren mit, wie viele Personen Ihre bisherigen Events besucht haben. Kommunizieren Sie Ihre Reichweite in den sozialen Medien. Stellen Sie konkrete Daten zu Ihrer Zielgruppe bereit. Diese Details helfen Sponsoren, den tatsächlichen Mehrwert zu erkennen, den sie erhalten.

5. Bieten Sie Sponsoring-Optionen an 

Nicht jeder Sponsor möchte sich im gleichen Umfang engagieren. Einige möchten vielleicht klein anfangen, während andere bereit sind, mehr zu investieren. Listen Sie alle verfügbaren Optionen auf. Erstellen Sie Pakete, die von der einfachen Logoplatzierung bis hin zu Premium-Angeboten mit Vortragsplätzen und VIP-Zugang reichen. 

6. Schließen Sie mit klaren nächsten Schritten ab

Legen Sie konkret fest, was Ihre potenziellen Sponsoren als Nächstes tun sollen. Sollen sie einen Termin mit Ihnen vereinbaren? Geben Sie alle Kontaktinformationen und weitere Materialien an, die sie möglicherweise benötigen oder die Ihnen helfen könnten, das Sponsoring zu sichern. Machen Sie es ihnen so einfach wie möglich, den nächsten Schritt zu gehen. 

Profi-Tipp: Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten 

Viele Eventplaner schreiben zu viel über ihre eigenen Bedürfnisse und zu wenig über die Vorteile für den Sponsor. Sie verwenden komplexe Sprache, obwohl einfache Wörter besser funktionieren. Sie vergessen, nach dem ersten Kontakt nachzuhaken. Ihr Sponsoring-Anschreiben sollte wie der Beginn eines Gesprächs wirken, nicht wie eine Bitte um Hilfe. Verfassen Sie es so, als würden Sie mit jemandem persönlich über eine Gelegenheit sprechen, von der beide Seiten profitieren können. 

Verwendung von KI zum Verfassen von Sponsoring-Anschreiben

KI-Tools können den Prozess des Verfassens von Sponsoring-Anschreiben beschleunigen, ohne dass dabei die persönliche Note verloren geht. Sie müssen nicht mehr auf eine leere Seite starren und sich fragen, wie Sie anfangen sollen. KI kann Ihnen dabei helfen, einen überzeugenden ersten Entwurf zu erstellen, den Sie dann für jeden Sponsor individuell anpassen können. 

Erste Schritte mit KI-Prompts 

Konkret zu sein ist der Schlüssel zum Erfolg und spart Ihnen noch mehr Zeit. Unabhängig davon, welche KI-App Sie verwenden, beschreiben Sie zunächst Ihr Event im Detail und den Sponsor, den Sie ansprechen möchten. Sie könnten beispielsweise schreiben: „Erstelle ein Sponsoring-Anschreiben für eine dreitägige Technologiekonferenz mit 500 Teilnehmern, das sich an ein Softwareunternehmen mit Schwerpunkt Cybersicherheit richtet.“ Je mehr Details Sie angeben, desto besser wird Ihr Anschreiben. Nennen Sie Ihre Zielgruppe, Ihre bisherigen Erfolge und was Ihr Event so besonders macht. 

Sie können die KI verwenden, um das gesamte Sponsoring-Anschreiben oder nur bestimmte Teile davon zu verfassen. Die KI kann eine aussagekräftige Einleitung erstellen, die Vorteile für den Sponsor erläutern und sogar einen Abschnitt über die Vorteile verfassen, die Sponsoren durch die Unterstützung Ihres Events erhalten. 

Hier sind einige Vorschläge, die gut funktionieren: 

• Für Betreffzeilen: „Verfasse 5 Betreffzeilen für eine Sponsoring-Anfrage für ein Musikfestival. Die Betreffzeilen sollen sich an lokale Unternehmen richten, die Auswirkungen auf die Community hervorheben und junge Berufstätige ansprechen.“
• Für einleitende Absätze: „Erstelle einen einleitenden Absatz für ein Sponsoring-Anschreiben für eine Technologiekonferenz. Die Konferenz hat 2.000 Teilnehmer, von denen 80 % CTOs und IT-Leiter sind. Der Sponsor ist ein Cybersicherheitsunternehmen.“ 
• Für die Beschreibung der Vorteile: „Verfasse einen Absatz über die Vorteile des Sponsorings für eine Wellness-Messe. Nenne konkrete Kennzahlen wie ‚5.000 gesundheitsbewusste Teilnehmer‘ und „70 % weibliche Zielgruppe im Alter von 25 bis 40 Jahren“. 

Denken Sie daran, dass KI-Inhalte niemals als „endgültiger Entwurf“ betrachtet werden sollten. Überarbeiten Sie den Text und überprüfen Sie ihn gründlich, bevor Sie ihn an potenzielle Sponsoren senden. KI-generierte Inhalte bieten Ihnen einen Ausgangspunkt, aber Sie müssen die Inhalte zu Ihren eigenen machen. Fügen Sie spezifische Details zu Ihrem Event hinzu. Nennen Sie konkrete Zahlen und Ergebnisse aus früheren Events. Erwähnen Sie Dinge, die Sie über die Ziele und Werte des Sponsors wissen. 

Der KI-Schreibassistent von Cvent für Eventplaner 

Wenn Sie Cvent für Ihre Events nutzen, kann Ihnen der integrierte KI-Schreibassistent die Ansprache potenzieller Sponsoren erheblich erleichtern. Dieses Tool hilft Ihnen dabei, professionell ausgearbeitete Inhalte zu erstellen, die zum Ton und Stil Ihres Events passen. 

Der KI-Assistent unterstützt Sie beim Verfassen ansprechender Event-Beschreibungen, die Sie potenziellen Sponsoren zur Verfügung stellen können. Mit wenigen Klicks können Sie die Länge und den Ton Ihrer Inhalte anpassen. Soll Ihr Sponsoring-Anschreiben professioneller klingen? Möchten Sie es enthusiastischer gestalten? Mit dem Tool können Sie den Ton individuell auf jeden Sponsor abstimmen. 

Das Besondere an dem Tool von Cvent ist, dass es speziell für Events entwickelt wurde. Sie können es in verschiedenen Phasen Ihrer Eventplanung einsetzen:

• Verfassen Sie klare Event-Beschreibungen, die Sponsoren verdeutlichen, was sie unterstützen. 
• Sorgen Sie für eine einheitliche Kommunikation, wenn Sie mit verschiedenen Sponsoren sprechen. 
• Erstellen Sie professionelle RFPs für die Zusammenarbeit mit Dienstleistern. 
• Optimieren Sie bestehende Inhalte für Ihre Event-Website oder Landing Page. 

Beispiele für Sponsoring-Anschreiben

Sponsoring-Anschreiben sind keine 08/15-Standardvorlagen. Sie sollten speziell auf das jeweilige Event und den jeweiligen Sponsor zugeschnitten sein. Im Folgenden finden Sie drei Beispiele für verschiedene Arten von Anschreiben für Sponsoring-Anfragen. 

Sponsoring-E-Mail-Beispiel 1: Sponsoring-Anschreiben für ein lokales Food-Festival 

Betreff: Werden Sie Partner des FoodFest 2025 – erreichen Sie 15.000 Feinschmecker

Sehr geehrter Herr Rodriguez,

das Engagement von Wholesome Market zur Unterstützung lokaler Unternehmen ist in unserer Community bemerkenswert. Das FoodFest 2025 bringt über 15.000 Feinschmecker zusammen, die Wert auf Qualität und lokale Zutaten legen – das passt perfekt zur Mission von Wholesome Market. 

Frühere Sponsoren konnten bemerkenswerte Ergebnisse erzielen und durch direkte Kundeninteraktionen durchschnittlich über 200 Anmeldungen für ihr Treueprogramm verzeichnen. Das Gold-Sponsoring-Paket bietet ähnliche Möglichkeiten für den Aufbau wertvoller Kundenbeziehungen. 

Zu den Vorteilen gehören:

• Logoplatzierung auf allen Event-Materialien
• Premium-Standfläche in stark frequentiertem Bereich
• Vortrags-Slot beim Panel „Future of Food“
• VIP-Meet-and-Greet mit lokalen Spitzenköchen
• Social-Media-Beiträge mit einer Reichweite von über 50.000 Followern 

Sponsoring-E-Mail-Beispiel 2: Sponsoring-Anschreiben für eine Technologiekonferenz 

Betreff: Erreichen Sie 5.000 Entscheidungsträger aus dem Tech-Bereich auf der DevCon 2025

Sehr geehrte Frau Chen,

die jüngsten Innovationen von CloudTech im Bereich KI-Sicherheitslösungen passen perfekt zum Schwerpunkt der DevCon 2025. Die Konferenz zieht 5.000 Entwickler und Technologie-Entscheider an, die Kaufentscheidungen für ihre Unternehmen treffen.

Frühere Sponsoren berichteten von durchschnittlich 150 qualifizierten Leads. Platin-Sponsoren erzielten ihren ROI durch neue Verträge innerhalb von drei Monaten.

Das Platin-Paket bietet:

• 30-minütiger Keynote-Slot
• Privater Besprechungsraum für Kundengespräche
• Logoplatzierung auf der Hauptbühne und in der Event-App
• Zugang zur Kontaktliste der Teilnehmer
• Spezielle Social-Media-Kampagne 

Sponsoring-E-Mail-Beispiel 3: Sponsoring-Anschreiben für einen Wohltätigkeitslauf 

Betreff: Unterstützen Sie die Jugend vor Ort – 2.000 Läufer beim Stadtmarathon 2025

Sehr geehrter Herr Dr. Smith,

das Engagement des Metro Hospital für Gesundheitsprogramme für Jugendliche macht es zum idealen Partner des jährlichen Stadtmarathons. Bei der letztjährigen Veranstaltung wurden 100.000 Dollar für Jugendsportprogramme gesammelt, was den Sponsoren große Anerkennung in der Community verschaffte.

Diese Partnerschaftsmöglichkeit bringt das Metro Hospital mit gesundheitsbewussten Mitgliedern der Community in Kontakt und unterstützt gleichzeitig lokale Jugendprogramme. Das Silber-Paket umfasst:

• Logoplatzierung auf allen Läufer-T-Shirts
• Bannerplatzierung an Start- und Ziellinie
• Erwähnung in sozialen Medien mit einer Reichweite von 30.000 lokalen Zielpersonen
• Redebeitrag bei der Siegerehrung
• Stand auf der Gesundheitsmesse im Vorfeld des Laufs

Bauen Sie neue Partnerschaften mit überzeugenden Sponsoring-Anfragen auf 

Ein hervorragendes Event-Sponsoring-Anschreiben öffnet Türen. Wenn es gut formuliert ist, schafft es Möglichkeiten, von denen sowohl die Eventplaner als auch die Sponsoren profitieren. Über die hier vorgestellten E-Mail-Vorlagen und Techniken für Sponsoring-Anfragen hinaus ist eine einfache Erkenntnis entscheidend für den Erfolg: Sponsoren suchen nicht nur nach Events, die sie finanzieren können – sie suchen nach Partnern, die ihnen beim Wachstum helfen.

Ihr nächstes Sponsoring-Anschreiben könnte der Beginn einer langfristigen Beziehung sein. Überlegen Sie sich daher, wie Sie Sponsoren dabei unterstützen können, ihre Ziele zu erreichen, ihre Zielgruppe anzusprechen und ihre Marke aufzubauen. Zeigen Sie ihnen, dass Sie ihre Herausforderungen verstanden haben. 

Sind Sie bereit, Ihr nächstes Sponsoring-Anschreiben zu verfassen? Die Tools, Vorlagen und Techniken finden Sie hier. Jetzt ist es an der Zeit, sie in die Tat umzusetzen.

Häufig gestellte Fragen

Sie fragen sich noch, wie Sie anfangen sollen? Hier finden Sie häufig gestellte Fragen und Antworten zur Sponsorenansprache. 

Wie bitte ich um Sponsoring?

Das Einholen von Sponsoring erfordert einen strategischen Ansatz, bei dem die Bedürfnisse des Sponsors im Vordergrund stehen. Beginnen Sie mit der Recherche potenzieller Sponsoren, um deren Geschäftsziele, Zielgruppe und bisherige Partnerschaften zu verstehen. Suchen Sie nach Unternehmen, deren Werte mit den Zielen Ihres Events übereinstimmen. 

Personalisieren Sie jedes Anschreiben, wenn Sie Kontakt aufnehmen. Beginnen Sie mit einer Betreffzeile, die einen konkreten Vorteil für den Sponsor hervorhebt. Ihr Anschreiben sollte folgende wichtige Elemente enthalten:

• Eine klare Beschreibung Ihres Events und dessen Zweck
• Konkrete Zahlen zu Ihrer Zielgruppe und Reichweite
• Details dazu, was Sponsoren erhalten
• Verschiedene Sponsoring-Stufen oder -Pakete
• Eine klare Handlungsaufforderung

Am effektivsten fragen Sie nach Sponsoring, indem Sie es als lohnende Geschäftschance präsentieren. Anstatt sich auf Ihre Bedürfnisse zu konzentrieren, betonen Sie, welche Vorteile Sponsoren erhalten. Nennen Sie beispielsweise, wie viele potenzielle Kunden sie treffen werden, welche Presseberichterstattung sie erhalten oder wie ihre Marke davon profitiert. Auch der Zeitpunkt ist entscheidend. Senden Sie Ihr Anschreiben mindestens 6–8 Monate vor Ihrem Event. So haben Sponsoren genügend Zeit, Ihr Angebot zu prüfen und in ihre Event-Budgetplanung aufzunehmen.

Nach dem Versand Ihres Anschreibens sollten Sie innerhalb einer Woche nachfassen. Eine kurze, höfliche E-Mail, in der Sie sich erkundigen, ob Ihr Anschreiben angekommen ist, zeugt von Professionalität und hält den Kontakt aufrecht. 

Wie sieht ein Beispiel für ein erfolgreiches Sponsoring aus?

Die Konferenz AWS re:Invent zeigt, wie wirkungsvoll Sponsoring sein kann, wenn es richtig umgesetzt wird. Dieses jährliche Technologie-Event zieht über 50.000 Besucher an und wird von großen Technologieunternehmen gesponsert. Die Sponsoren erhalten eigene Ausstellungsflächen, Vortrags-Slots und direkten Zugang zu Entscheidungsträgern der Technologiebranche. Auch Sportveranstaltungen zeigen, wie effektives Sponsoring funktionieren kann. Ein Beispiel hierfür ist die Partnerschaft zwischen dem Bank of America Chicago Marathon und Nike. Nike platziert nicht nur sein Logo auf den Materialien rund um den Lauf, sondern entwirft auch exklusive Laufbekleidung für die Teilnehmer, organisiert Trainingsevents vor dem Rennen und baut langfristige Beziehungen zu den Läufern auf. 

Was erhalten Sponsoren im Gegenzug?

Sponsoren profitieren von greifbaren Vorteilen, die weit über die Platzierung ihres Logos auf den Eventmaterialien hinausgehen. Ganz oben auf der Liste steht der direkte Zugang zur Zielgruppe. Weitere Vorteile sind exklusive Markeninszenierung, Zugang zu Eventdaten und Networking-Möglichkeiten. Der wahre Wert liegt darin, die richtigen Menschen im richtigen Kontext zu erreichen. Wenn ein Sponsor eine Zielgruppe erreicht, die sich für seine Produkte oder Dienstleistungen interessiert, ist die Partnerschaft für alle Beteiligten ein Gewinn. 

Erfahren Sie als Nächstes, wie Sie die passende Location für Ihr nächstes Event auswählen – in unserer Checkliste für Event-Locations.